Análise e melhoria de processos FERRAMENTAS PARA Análise e Melhoria de Processos Por que as ferramentas? Um caminho lógico e gradativo para identificar

Análise e melhoria deAnálise e melhoria deprocessosprocessosAnálise e melhoria deAnálise e melhoria deprocessosprocessos

FERRAMENTAS PARA Análise e Melhoria FERRAMENTAS PARA Análise e Melhoria de Processos de Processos

Por que as ferramentas?Por que as ferramentas?

Um caminho lógico e gradativo para identificar e Um caminho lógico e gradativo para identificar e solucionar problemas que utilizam , em cadasolucionar problemas que utilizam , em cada fase , fase , ferramentas apropriadas.ferramentas apropriadas.


Evite armadilhasEvite armadilhas

O hábito de disciplinar a busca de O hábito de disciplinar a busca de soluções,com ferramentas adequadas,evita soluções,com ferramentas adequadas,evita uma série de armadilhas muito comuns nas uma série de armadilhas muito comuns nas decisões do quotidiano:decisões do quotidiano:

ArmadilhasArmadilhasArmadilhasArmadilhas

1- - concluir por intuição:concluir por intuição: ir direto à ir direto à solução do problema sem analisar os solução do problema sem analisar os ângulos da questão,sem explorar outras ângulos da questão,sem explorar outras alternativas;alternativas;

2- 2- decidir pelo caminho mais curto: decidir pelo caminho mais curto: desprezar dados e fatos desprezar dados e fatos fundamentais,por pressa ou dificuldade fundamentais,por pressa ou dificuldade em obtê-los;em obtê-los;


3- 3- dimensionar mal o problema: dimensionar mal o problema: muitas vezes,a muitas vezes,a solução encontra-se em esfera superior de solução encontra-se em esfera superior de decisão - fora do controle da empresa - ou decisão - fora do controle da empresa - ou depende de negociações em outras esferas,pois depende de negociações em outras esferas,pois não são da competência do grupo encarregado não são da competência do grupo encarregado de resolver a questão; de resolver a questão;

4- 4- contentar-se com uma única solução: contentar-se com uma única solução: insistir insistir na solução encontrada,tentar justificá-la,passando na solução encontrada,tentar justificá-la,passando por cima de objeções,dificuldades e custos;por cima de objeções,dificuldades e custos;


5- 5- isolar-se com o problema: isolar-se com o problema: não consultar não consultar pessoas-chave para a solução e nem aquelas pessoas-chave para a solução e nem aquelas que serão responsáveis pela implementação que serão responsáveis pela implementação da decisão;da decisão;

6- 6- desprezar os detalhes: desprezar os detalhes: encontrar a encontrar a solução sem aprofundar sua viabilização,com solução sem aprofundar sua viabilização,com o planejamento dos recursos o planejamento dos recursos financeiros,humanos e materiais.financeiros,humanos e materiais.


a) Identificação e seleção do problema:a) Identificação e seleção do problema:

O primeiro passo é identificar as diferenças O primeiro passo é identificar as diferenças entre a situação atual e a desejada,indicada entre a situação atual e a desejada,indicada por observações e pesquisas realizadas junto por observações e pesquisas realizadas junto a clientes.a clientes.

Etapas do Método de Análise e Melhoria do Etapas do Método de Análise e Melhoria do ProcessoProcesso


A situação desejada poderá ser apontada tanto pelos clientes A situação desejada poderá ser apontada tanto pelos clientes externos como pelos internos.Lembre-se que os resultados externos como pelos internos.Lembre-se que os resultados das pesquisas realizadas apontam alguns problemas da das pesquisas realizadas apontam alguns problemas da empresa.Consulte estes resultados,pois poderão lhe dar empresa.Consulte estes resultados,pois poderão lhe dar boas indicações sobre melhorias a serem feitas na empresa.boas indicações sobre melhorias a serem feitas na empresa.

Depois é preciso reconhecer os processos que envolvem os Depois é preciso reconhecer os processos que envolvem os estágios do problema: entrada,saída e produto.estágios do problema: entrada,saída e produto.

Ferramentas:Ferramentas:

--brainstorming/brainwritingbrainstorming/brainwriting

-3Q1POC -3Q1POC


b) Estabelecimento de prioridades:b) Estabelecimento de prioridades:

Escalonar os problemas,levando em conta o Escalonar os problemas,levando em conta o impacto positivo ou negativo de sua correção,e impacto positivo ou negativo de sua correção,e quantifica-los com aplicação das ferramentas.quantifica-los com aplicação das ferramentas.


-Pareto/Matriz-Pareto/Matriz


c) Busca e avaliação das causas:c) Busca e avaliação das causas:

Devem ser identificadas as causas que mais Devem ser identificadas as causas que mais diretamente contribuem para o não atingimento da diretamente contribuem para o não atingimento da situação desejada.situação desejada.


--brainstorming:brainstorming:levantamento das possíveis causas;levantamento das possíveis causas;

-espinha de peixe:análise dos recursos envolvidos.-espinha de peixe:análise dos recursos envolvidos.


d) Geração de alternativas de solução:d) Geração de alternativas de solução:

Aumenta a possibilidade de acerto à proporção Aumenta a possibilidade de acerto à proporção que crescem as alternativas.que crescem as alternativas.

As ações sugeridas podem ser As ações sugeridas podem ser corretivas,adaptativas ou provisórias.corretivas,adaptativas ou provisórias.

CorretivaCorretiva é a ação que resolve o problema com a é a ação que resolve o problema com a eliminação de sua causa originária.eliminação de sua causa originária.


AdaptativaAdaptativa é a ação utilizada para é a ação utilizada para bloquear ou atenuar ao efeitos do bloquear ou atenuar ao efeitos do problema,quando constatada a problema,quando constatada a impossibilidade de sua eliminação.impossibilidade de sua eliminação.

Normalmente,nesses casos,a causa Normalmente,nesses casos,a causa do problema está fora da área de do problema está fora da área de influência e controle do processoinfluência e controle do processo


Justifica-se a opção por uma ação Justifica-se a opção por uma ação provisóriaprovisória,quando o processo não pode parar ou ,quando o processo não pode parar ou quando os efeitos do problema são bastante quando os efeitos do problema são bastante sérios. Trata-se de medida-tampão:um rol de sérios. Trata-se de medida-tampão:um rol de ações provisórias pode ser implementado ações provisórias pode ser implementado imediatamente para evitar danos (efeitos) em imediatamente para evitar danos (efeitos) em outros processos.outros processos.


--brainstormingbrainstorming


e) Avaliação de alternativas de solução:e) Avaliação de alternativas de solução:

Devem ser estabelecidos critérios para a Devem ser estabelecidos critérios para a escolha da solução,conforme os sugeridos a escolha da solução,conforme os sugeridos a seguir:seguir:

evidência: evidência: existem informações suficientes existem informações suficientes que provem ser esta a solução mais adequada que provem ser esta a solução mais adequada para o problema?para o problema?

tempo: tempo: quanto tempo é necessário à quanto tempo é necessário à implantação da solução?implantação da solução?


dinheiro: dinheiro: qual o montante qual o montante necessário de recursos financeiros necessário de recursos financeiros (despesas de custeio e de capital)?(despesas de custeio e de capital)?

qualidade: qualidade: que benefícios serão que benefícios serão conseguidos?conseguidos?

quantidade:quantidade: quais os impactos quais os impactos positivos positivos (pessoas,produtos,atendimento (pessoas,produtos,atendimento etc.)?etc.)?


cultura: cultura: os empregados estão prontos para aceitar a os empregados estão prontos para aceitar a mudança?Faz parte da cultura da empresa?Há mudança?Faz parte da cultura da empresa?Há necessidade de treinamento?Há necessidade de se necessidade de treinamento?Há necessidade de se contratar pessoas de fora para a implantação?contratar pessoas de fora para a implantação?

tecnologia:tecnologia: há necessidade de mudança no processo há necessidade de mudança no processo de produção ou equipamento?A empresa domina a de produção ou equipamento?A empresa domina a nova tecnologia ou é preciso buscar fora?nova tecnologia ou é preciso buscar fora?

outros fatores: outros fatores: existem outros impactos não-existem outros impactos não-mensuráveis ou difusos,mas que são importantes e mensuráveis ou difusos,mas que são importantes e devem ser levados em conta?devem ser levados em conta?


Exemplo: Exemplo: quantas pessoas estão envolvidas no quantas pessoas estão envolvidas no processo de mudança?A quem afetam as processo de mudança?A quem afetam as mudanças?Onde se localizam as mudanças?Qual mudanças?Onde se localizam as mudanças?Qual a natureza das resistências à mudança?Quantas a natureza das resistências à mudança?Quantas etapas formam o processo de mudança?Que etapas formam o processo de mudança?Que efeitos futuros a mudança terá?efeitos futuros a mudança terá?

Ferramenta:Ferramenta:

-matriz de decisão -matriz de decisão


f) Planejamento de ações:f) Planejamento de ações:

Definida a solução,é preciso planejar sua Definida a solução,é preciso planejar sua implementação.implementação.

O planejamento de uma solução deve passar pelos O planejamento de uma solução deve passar pelos seguintes estágios:seguintes estágios:

- envolvimento de todos os afetados pela solução;- envolvimento de todos os afetados pela solução;

- determinação de tarefas específicas a serem - determinação de tarefas específicas a serem executadas;executadas;

- ordenação da execução das tarefas;- ordenação da execução das tarefas;


- previsão dos recursos necessários a cada - previsão dos recursos necessários a cada tarefa, indicação do responsável e tempo exigido tarefa, indicação do responsável e tempo exigido para sua conclusão;para sua conclusão;

- previsão de datas para a conclusão de cada - previsão de datas para a conclusão de cada tarefa;tarefa;

- identificação dos resultados esperados em - identificação dos resultados esperados em cada estágio da implantação da solução;cada estágio da implantação da solução;

- escolha dos métodos de medição e avaliação.- escolha dos métodos de medição e avaliação.


Importante:Importante:

- estabelecimentos de normas,procedimentos e - estabelecimentos de normas,procedimentos e manuais que possam garantir a confiabilidade do manuais que possam garantir a confiabilidade do processo;processo;

- a nova rotina deve estar documentada antes da - a nova rotina deve estar documentada antes da implantação.Mais duas orientações:implantação.Mais duas orientações:

- não tome nada como definitivo;- não tome nada como definitivo;

- certifique-se de que todos sabem o que devem - certifique-se de que todos sabem o que devem fazer.fazer.



- 3Q1POC- 3Q1POC

- fluxogramafluxograma

g) Implantação e avaliação:g) Implantação e avaliação:

Depois de implantar a solução,é necessário Depois de implantar a solução,é necessário avaliar se o problema foi eliminado ou reduzido avaliar se o problema foi eliminado ou reduzido satisfatoriamente e se todo o processo está satisfatoriamente e se todo o processo está funcionando como o previsto.funcionando como o previsto.


Caso o problema persista ou tenha surgido um novo Caso o problema persista ou tenha surgido um novo problema,todo o processo de análise e otimização deve ser problema,todo o processo de análise e otimização deve ser recomeçado.recomeçado.

Entretanto,se o problema foi totalmente eliminado,deve ser Entretanto,se o problema foi totalmente eliminado,deve ser escolhido outro problema,de acordo com a lista de escolhido outro problema,de acordo com a lista de prioridades estabelecida na etapa b(estabelecimento de prioridades estabelecida na etapa b(estabelecimento de prioridade).prioridade).

Se você já resolveu todos os problemas,é hora de Se você já resolveu todos os problemas,é hora de enfrentar novos desafios e estabelecer novo patamar para enfrentar novos desafios e estabelecer novo patamar para a situação desejada.O processo de aperfeiçoamento não a situação desejada.O processo de aperfeiçoamento não pode parar nunca.pode parar nunca.


Ferramentas para análise do processoFerramentas para análise do processo

Brainstorming/brainwritingBrainstorming/brainwriting

BrainstormingBrainstorming

É a grande percursora e,provavelmente,a mais É a grande percursora e,provavelmente,a mais conhecida das técnicas de geração de idéias.Foi conhecida das técnicas de geração de idéias.Foi originalmente desenvolvida por Osborn em 1930.originalmente desenvolvida por Osborn em 1930.


O O brainstorming brainstorming é baseado em dois princípios e é baseado em dois princípios e quatro regras básicas.O primeiro princípio é o da quatro regras básicas.O primeiro princípio é o da suspensão do julgamentosuspensão do julgamento,o que requer esforço e ,o que requer esforço e treinamento.Dos dois tipos de pensamento treinamento.Dos dois tipos de pensamento humano,o criativo e o crítico,usualmente humano,o criativo e o crítico,usualmente predomina o último (Osborn,1962).Assim,o objetivo predomina o último (Osborn,1962).Assim,o objetivo da suspensão de julgamento é o de possibilitar a da suspensão de julgamento é o de possibilitar a geração de idéias,sobrepujando o pensamento de geração de idéias,sobrepujando o pensamento de julgar e criticar.Só após a geração das idéias julgar e criticar.Só após a geração das idéias consideradas suficientes,é que se fará o consideradas suficientes,é que se fará o julgamento de cada uma.julgamento de cada uma.


O segundo princípio doO segundo princípio do brainstorming brainstorming sugere que sugere que quantidade origina quantidade origina qualidade.qualidade.Quanto maior o número de Quanto maior o número de idéias geradas,maior será a possibilidade idéias geradas,maior será a possibilidade de encontrar a solução do problema.de encontrar a solução do problema.

Maior será também o número de Maior será também o número de conexões e associações a novas idéias e conexões e associações a novas idéias e outras soluções.outras soluções.

Eis quatro regras básicas para o êxito de Eis quatro regras básicas para o êxito de uma sessão de uma sessão de brainstorming:brainstorming:


•Eliminar qualquer crítica,no primeiro momento do Eliminar qualquer crítica,no primeiro momento do processo,para que não haja inibição nem processo,para que não haja inibição nem bloqueios e ocorra o maior número de idéias.bloqueios e ocorra o maior número de idéias.

•Apresentar as idéias tal qual elas surgem na Apresentar as idéias tal qual elas surgem na cabeça,sem rodeios,elaborações ou maiores cabeça,sem rodeios,elaborações ou maiores considerações.As pessoas devem se sentir muito considerações.As pessoas devem se sentir muito à vontade,sem medo de “dizer uma bobagem”.Ao à vontade,sem medo de “dizer uma bobagem”.Ao contrário,as idéias mais desejadas são aquelas contrário,as idéias mais desejadas são aquelas que parecem disparatadas,”loucas”e sem que parecem disparatadas,”loucas”e sem sentido,no primeiro momento.sentido,no primeiro momento.


Essas idéias costumam oferecer conexões para Essas idéias costumam oferecer conexões para outras idéias criativas e até mesmo outras idéias criativas e até mesmo representarem soluções.Mesmo que mais tarde representarem soluções.Mesmo que mais tarde sejam abandonadas completamente,isso não é sejam abandonadas completamente,isso não é importante no momento da “colheita”das importante no momento da “colheita”das contribuições.contribuições.

•No No brainstorming,brainstorming,quantidade gera quantidade gera qualidade.Quanto mais idéias qualidade.Quanto mais idéias surgirem,melhor.Maior será a chance de se surgirem,melhor.Maior será a chance de se conseguir,diretamente ou por meio de conseguir,diretamente ou por meio de associações,as idéias realmente boas.associações,as idéias realmente boas.


•Numa segunda etapa,feita a seleção das Numa segunda etapa,feita a seleção das idéias,aquelas potencialmente boas devem ser idéias,aquelas potencialmente boas devem ser aperfeiçoadas.Nesse processo,costumam surgir aperfeiçoadas.Nesse processo,costumam surgir outras idéias.Mas lembre-se: derrubar uma idéia é outras idéias.Mas lembre-se: derrubar uma idéia é mais fácil que concebe-la.Novas idéias normalmente mais fácil que concebe-la.Novas idéias normalmente nascem frágeis: é preciso reforça-las para que sejam nascem frágeis: é preciso reforça-las para que sejam aceitas. aceitas.


Brainstorming: Brainstorming: o processoo processo

O processo de O processo de brainstormingbrainstorming é conduzido por um grupo é conduzido por um grupo de 6 a 12 participantes,com um coordenador e um de 6 a 12 participantes,com um coordenador e um secretário escolhidos.secretário escolhidos.

Cada participante recebe,antes da reunião,o enunciado do Cada participante recebe,antes da reunião,o enunciado do problema com todas as informações disponíveis.problema com todas as informações disponíveis.

A sessão do A sessão do brainstorming brainstorming começa com a orientação aos começa com a orientação aos participantes sobre as regras do jogo,a origem e o motivo participantes sobre as regras do jogo,a origem e o motivo do problema a ser estudado.do problema a ser estudado.


Se o grupo não está acostumado a sessões de Se o grupo não está acostumado a sessões de brainstormingbrainstorming (em inglês,quer dizer “tempestade (em inglês,quer dizer “tempestade cerebral”),é aconselhável fazer um breve aquecimento cerebral”),é aconselhável fazer um breve aquecimento e,se necessário,é possível redefinir o problema nessa e,se necessário,é possível redefinir o problema nessa ocasião.ocasião.

Ao se anotar,finalmente,o problema no quadro,é que Ao se anotar,finalmente,o problema no quadro,é que realmente inicia o realmente inicia o brainstormingbrainstorming em si,com duração em si,com duração aproximada de 40 minutos. aproximada de 40 minutos.


Durante esse período,cada pessoa do grupo deve Durante esse período,cada pessoa do grupo deve estar estimulada e desinibida para oferecer o maior estar estimulada e desinibida para oferecer o maior número possível de idéias,segundo a regra de ouro: número possível de idéias,segundo a regra de ouro: é proibido fazer críticas.é proibido fazer críticas.

Todas as idéias devem ser anotadas em local bem Todas as idéias devem ser anotadas em local bem visível.visível.

O último passo da sessão consiste na seleção das O último passo da sessão consiste na seleção das idéias,feita por um pequeno grupo de duas a cinco idéias,feita por um pequeno grupo de duas a cinco pessoas,que depois prestará contas ao grupo maior pessoas,que depois prestará contas ao grupo maior de seu trabalho.de seu trabalho.


BrainwritingBrainwriting

Técnica originada no Instituto Battelle,em Técnica originada no Instituto Battelle,em Frankfurt,é uma variação doFrankfurt,é uma variação do brainstorming, brainstorming,com a com a diferença essencial de que todas as idéias são diferença essencial de que todas as idéias são escritas,trazendo como conseqüência calma e escritas,trazendo como conseqüência calma e ordem no processo.Foi planejada para evitar ordem no processo.Foi planejada para evitar alguns efeitos negativos de reuniões,com a alguns efeitos negativos de reuniões,com a influência da opinião dos coordenadores ou de influência da opinião dos coordenadores ou de dificuldades em verbalizar rapidamente as idéias dificuldades em verbalizar rapidamente as idéias (Greschka,1973). (Greschka,1973).


Existem diferentes versões dessa técnica,sendo mais Existem diferentes versões dessa técnica,sendo mais utilizada a que se convencionou chamar Método 6-3-5.utilizada a que se convencionou chamar Método 6-3-5.

Um grupo de participantes,sentados ao redor de uma Um grupo de participantes,sentados ao redor de uma mesa,tem conhecimento do problema através do mesa,tem conhecimento do problema através do coordenador.Cada um dos participantes,então,escreve coordenador.Cada um dos participantes,então,escreve três idéias relacionadas com o problema.Ao fim de cinco três idéias relacionadas com o problema.Ao fim de cinco minutos,os participantes trocam de papeis,em rodízio.minutos,os participantes trocam de papeis,em rodízio.


Cada participante,após receber o papel de seu Cada participante,após receber o papel de seu vizinho,tenta desenvolver ou acrescentar algo vizinho,tenta desenvolver ou acrescentar algo correlato,com mais três idéias.O processo correlato,com mais três idéias.O processo continua com períodos de cinco minutos para continua com períodos de cinco minutos para cada participante contribuir,até que cada um cada participante contribuir,até que cada um receba seu papel de volta.receba seu papel de volta.

Nesse ponto,o coordenador recolhe os papéis Nesse ponto,o coordenador recolhe os papéis para a seleção de idéias.para a seleção de idéias.


Brainstorming invertido (sessão pichação)Brainstorming invertido (sessão pichação)

Trata-se de uma simples inversão da regra da Trata-se de uma simples inversão da regra da “eliminação de críticas”do “eliminação de críticas”do brainstormingbrainstorming normal.O objetivo é imaginar todos os possíveis normal.O objetivo é imaginar todos os possíveis problemas que uma determinada solução possa problemas que uma determinada solução possa causar.Equivale ao papel de “advogado do causar.Equivale ao papel de “advogado do diabo” ou a uma verdadeira sessão de críticas diabo” ou a uma verdadeira sessão de críticas (pichação).(pichação).


Histograma/diagrama de ParetoHistograma/diagrama de Pareto

Problemas deProblemas de qualidade qualidade aparecem sob a forma de aparecem sob a forma de perdas.A maioria delas é devido a poucos tipos de perdas.A maioria delas é devido a poucos tipos de defeitos que podem ser atribuídos a um número defeitos que podem ser atribuídos a um número restrito de causas.Se as causas desses defeitos restrito de causas.Se as causas desses defeitos “vitais”forem identificadas e corrigidas,torna-se “vitais”forem identificadas e corrigidas,torna-se possível a eliminação de quase todas as perdas.É possível a eliminação de quase todas as perdas.É uma questão de prioridade. uma questão de prioridade.


Os defeitos “secundários” ou “triviais”,com Os defeitos “secundários” ou “triviais”,com menores conseqüências,devem ficar para solução menores conseqüências,devem ficar para solução posterior.O gráfico de Pareto permite resolver este posterior.O gráfico de Pareto permite resolver este tipo de problema.tipo de problema.

Em 1897,o economista italiano Pareto apresentou Em 1897,o economista italiano Pareto apresentou uma fórmula que mostrava a desigualdade na uma fórmula que mostrava a desigualdade na distribuição de salários.Teoria semelhante foi distribuição de salários.Teoria semelhante foi apresentada na forma de diagrama pelo apresentada na forma de diagrama pelo economista americano Lorenz em 1907.economista americano Lorenz em 1907.


Os dois professores demonstraram que a maior Os dois professores demonstraram que a maior parte da riqueza pertence a muito poucas parte da riqueza pertence a muito poucas pessoas.No campo de controle da qualidade,o Dr. pessoas.No campo de controle da qualidade,o Dr. Juran aplicou o método com forma de classificar Juran aplicou o método com forma de classificar os problemas da qualidade em os problemas da qualidade em pouco vitais e pouco vitais e muito triviais,muito triviais,e denominou-o de Análise de e denominou-o de Análise de Pareto.Demonstrou que a maior parte dos defeitos Pareto.Demonstrou que a maior parte dos defeitos e seus custos provém de um número pequeno de e seus custos provém de um número pequeno de causas.causas.


Etapa 1Etapa 1

•Decida os problemas a serem investigados e a coleta Decida os problemas a serem investigados e a coleta de dados necessária.de dados necessária.

Exemplos:Exemplos: itens defeituosos,devoluções,ocorrência de itens defeituosos,devoluções,ocorrência de acidentes e reclamações de clientes.acidentes e reclamações de clientes.

•Decida quais serão os dados necessários e como Decida quais serão os dados necessários e como classificá-los.classificá-los.

Exemplos: Exemplos: por tipo de defeito, localização, processo, por tipo de defeito, localização, processo, máquina,operário,método.máquina,operário,método.


Nota:Nota: Reuna os itens que não são freqüentes sob o título Reuna os itens que não são freqüentes sob o título de “outros”.de “outros”.

•Determine o método de coleta de dados e o período Determine o método de coleta de dados e o período durante o qual serão colhidos.durante o qual serão colhidos.

Nota:Nota: Recomendável o uso de formulário. Recomendável o uso de formulário.

Etapa 2Etapa 2

Crie uma folha de verificação.Crie uma folha de verificação.

Liste os itens e deixe espaço para os totais.Liste os itens e deixe espaço para os totais.


Folha de verificaçãoFolha de verificação

Tipo de defeito Verificação TotalTipo de defeito Verificação Total

Trinca ///// ///// ///// 15Trinca ///// ///// ///// 15

Risco ///// ///// ///// ///// ///// ///// // 30Risco ///// ///// ///// ///// ///// ///// // 30

Mancha ///// ///// 10Mancha ///// ///// 10

Folga ///// ///// ///// ///// ///// // 27Folga ///// ///// ///// ///// ///// // 27

Outros ///// /// 08Outros ///// /// 08

Total 90Total 90


Etapa 3Etapa 3

Preencha a folha de verificação e calcule os totais.Preencha a folha de verificação e calcule os totais.

Etapa 4Etapa 4

Prepare uma folha de dados para o Gráfico de Prepare uma folha de dados para o Gráfico de Pareto,listando os itens,seus totais individuais,os totais Pareto,listando os itens,seus totais individuais,os totais acumulados,as percentagens sobre o total geral e as acumulados,as percentagens sobre o total geral e as percentagens acumuladas.percentagens acumuladas.


Etapa 5Etapa 5

Coloque os itens na folha de dados em ordem Coloque os itens na folha de dados em ordem decrescente de quantidade e preencha-os com os decrescente de quantidade e preencha-os com os dados da folha de verificação.dados da folha de verificação.

Nota: Nota: O item “outros”deve ficar no final,seja qual for o O item “outros”deve ficar no final,seja qual for o seu valor,porque ele é composto de um grupo de seu valor,porque ele é composto de um grupo de fatores que têm,cada um,valor menor do que o fatores que têm,cada um,valor menor do que o menor valor de item listado individualmente.menor valor de item listado individualmente.


Etapa 6Etapa 6

Trace dois eixos verticais de mesmo comprimento e um Trace dois eixos verticais de mesmo comprimento e um eixo horizontal.eixo horizontal.

-Eixo vertical do lado esquerdo:-Eixo vertical do lado esquerdo:

Marque-o com escala de 0 até o valor total da folha de Marque-o com escala de 0 até o valor total da folha de verificação.verificação.

-Eixo vertical do lado direito:-Eixo vertical do lado direito:

Marque-o com escala de 0% a 100% que corresponde ao Marque-o com escala de 0% a 100% que corresponde ao valor total da folha de verificação. valor total da folha de verificação.


-Eixo horizontal:-Eixo horizontal:

Divida-o em intervalos iguais de acordo com a Divida-o em intervalos iguais de acordo com a quantidade de itens da folha de dados.quantidade de itens da folha de dados.

Etapa 7Etapa 7

Construa um diagrama de barras,colocando os Construa um diagrama de barras,colocando os itens na ordem da folha de dados.itens na ordem da folha de dados.


Etapa 8Etapa 8

Transforme os valores encontrados para cada barra em Transforme os valores encontrados para cada barra em percentuais e marque os pontos para formar a curva.percentuais e marque os pontos para formar a curva.

Etapa 9Etapa 9

Desenhe a curva acumulada (Curva de Pareto),ligando Desenhe a curva acumulada (Curva de Pareto),ligando os pontos marcados.os pontos marcados.

Complemente com as informações necessárias:Complemente com as informações necessárias:


Dados referentes ao gráfico:Dados referentes ao gráfico:

•Título, quantidade significativa, unidades, nome da Título, quantidade significativa, unidades, nome da pessoa que construiu o gráfico.pessoa que construiu o gráfico.

Informações sobre os dados:Informações sobre os dados:

•Período,Período, assunto e local do levantamento, quantidade assunto e local do levantamento, quantidade

total dos dados.total dos dados.

Outras sugestões:Outras sugestões:

•É indesejável que o item “outros”tenha percentagem É indesejável que o item “outros”tenha percentagem muito alta.muito alta.


Se isso acontece é porque os itens não estão Se isso acontece é porque os itens não estão classificados de forma adequada. classificados de forma adequada. Nesse caso, é preciso rever o método de classificação.Nesse caso, é preciso rever o método de classificação.

Se um item parece de simples solução, deve ser Se um item parece de simples solução, deve ser atacado imediatamente, mesmo que tenha menor atacado imediatamente, mesmo que tenha menor importância relativa. Como o Gráfico de Pareto objetiva importância relativa. Como o Gráfico de Pareto objetiva eficiente solução do problema, exige, que ataquemos eficiente solução do problema, exige, que ataquemos somente os somente os pontos vitais. pontos vitais. Se determinado item parece Se determinado item parece ter importância relativa menor, mas pode ser resolvido ter importância relativa menor, mas pode ser resolvido por medida corretiva simples, deve servir como exemplo por medida corretiva simples, deve servir como exemplo de eficiência na solução de problemas. de eficiência na solução de problemas.


Será extremamente motivador para a equipe, Será extremamente motivador para a equipe, além de representar ganhos de experiência para além de representar ganhos de experiência para problemas futuros.problemas futuros.

Após a identificação do problema com o Gráfico Após a identificação do problema com o Gráfico

de Pareto por sintomas, é necessário identificar de Pareto por sintomas, é necessário identificar

as causas para que o problema possa ser as causas para que o problema possa ser

resolvido. Portanto, é importantíssimo fazer um resolvido. Portanto, é importantíssimo fazer um

Gráfico de Pareto por causas,caso se queira Gráfico de Pareto por causas,caso se queira

algum progresso. algum progresso.


Gráfico de Pareto por itens defeituososGráfico de Pareto por itens defeituosos

deformaçãodeformação

riscorisco

porosidadeporosidade

trincatrinca

outrosoutros

folgafolgamanchamancha

100100909080807070606050504040303020201010

PercentuaisPercentuais

AcumuladosAcumulados

200200180180160160140140120120100100

8080606040402020

Quant. deQuant. de

defeitosdefeitos


Matriz de decisãoMatriz de decisão

Quando uma alternativa deve ser selecionada entre Quando uma alternativa deve ser selecionada entre pequeno número de outras, um ótimo processo é o pequeno número de outras, um ótimo processo é o de ponderar diferentes critérios de avaliação. de ponderar diferentes critérios de avaliação. Formamos, dessa forma, uma matriz de decisão Formamos, dessa forma, uma matriz de decisão que vai revelar os pontos fortes e fracos de cada que vai revelar os pontos fortes e fracos de cada alternativa.alternativa.

Siga as instruções para formar a matriz de decisão:Siga as instruções para formar a matriz de decisão:


Escolha os critérios para avaliação das alternativas, Escolha os critérios para avaliação das alternativas, colocando-os em ordem de importância. Dê pesos a cada colocando-os em ordem de importância. Dê pesos a cada um deles. Por exemplo: de 1 a 5. (os mais relevantes um deles. Por exemplo: de 1 a 5. (os mais relevantes recebem peso 5 e os de menor importância peso 1)recebem peso 5 e os de menor importância peso 1)

Construa a matriz, colocando as alternativas e os critérios Construa a matriz, colocando as alternativas e os critérios em eixos diferentes.em eixos diferentes.

Compare cada alternativa com cada um dos critérios, Compare cada alternativa com cada um dos critérios, dando-lhe uma nota á proporção que atenda bem ou mal dando-lhe uma nota á proporção que atenda bem ou mal cada critério.cada critério.


Multiplique a nota de cada alternativa pelo peso Multiplique a nota de cada alternativa pelo peso de cada critério e obtenha a nota ponderada.de cada critério e obtenha a nota ponderada.

Some, para cada alternativa, todas as notas Some, para cada alternativa, todas as notas ponderadas obtidas.ponderadas obtidas.

Verifique que alternativa obteve o maior número Verifique que alternativa obteve o maior número de pontos: esta é a alternativa vencedora.de pontos: esta é a alternativa vencedora.


Exemplos de critérios:Exemplos de critérios:

-rapidez e facilidade de implantação-rapidez e facilidade de implantação

-possibilidade de teste preliminar-possibilidade de teste preliminar

-boa relação custo x benefício-boa relação custo x benefício

-existência de -existência de know-how know-how internointerno

-reação a mudança administrável-reação a mudança administrável


Como exemplo vamos priorizar 5 tipos de problemas:Como exemplo vamos priorizar 5 tipos de problemas:

a)a) manutenção manutenção

b)b) qualidade qualidade

c)c) custo custo

d)d) limpeza limpeza

e)e) segurança segurança

Cada membro “vota”de 1 a 5 estabelecendo a priorização Cada membro “vota”de 1 a 5 estabelecendo a priorização para os itens de para os itens de AA a a EE..


OPÇÃO João Vera Pedro Paulo Júlia TOTALOPÇÃO João Vera Pedro Paulo Júlia TOTAL

A 2 5 2 4 1 14A 2 5 2 4 1 14B 1 4 5 5 5 20B 1 4 5 5 5 20C 4 1 3 3 4 15C 4 1 3 3 4 15D 5 2 1 1 2 11D 5 2 1 1 2 11

E 3 3 4 2 3 15E 3 3 4 2 3 15

Assim o item Assim o item BB qualidade qualidade é prioritário.é prioritário.

Para refinar a verificação,podemos pedir a cada Para refinar a verificação,podemos pedir a cada participante para repartir 100 pontos entre as participante para repartir 100 pontos entre as opções de opções de A A a a E , E , de acordo com os pontos da de acordo com os pontos da tabela acima .tabela acima .


OPÇÃO João Vera Pedro Paulo Júlia TOTAL %OPÇÃO João Vera Pedro Paulo Júlia TOTAL %

A 10 30 07 30 05 82 16,4 A 10 30 07 30 05 82 16,4 B 05 25 60 30 40 160 32,0 B 05 25 60 30 40 160 32,0

C 20 10 15 20 30 95 19,0 C 20 10 15 20 30 95 19,0 D 50 15 03 05 10 83 D 50 15 03 05 10 83

16,6 16,6 E 15 20 15 15 15 80 16,0E 15 20 15 15 15 80 16,0

Agora,além de destacar a prioridade ao problema Agora,além de destacar a prioridade ao problema qualidade, é possível verificar que o grupo a grosso qualidade, é possível verificar que o grupo a grosso modo considera duas vezes mais importante a modo considera duas vezes mais importante a qualidade que os atuais problemas com qualidade que os atuais problemas com manutenção,limpeza e segurança.manutenção,limpeza e segurança.


Técnica para diagnóstico do problema e Técnica para diagnóstico do problema e planejamento de solução (3Q1POC)planejamento de solução (3Q1POC)

Á medida que os processos se tornam mais complexos e Á medida que os processos se tornam mais complexos e menos definidos, fica mais difícil identificar sua função a menos definidos, fica mais difícil identificar sua função a ser satisfeita,bem como os problemas, as oportunidades ser satisfeita,bem como os problemas, as oportunidades que surgem e as causas que dão origem aos efeitos que surgem e as causas que dão origem aos efeitos sentidos.sentidos.A técnica de diagnóstico do problema enfrenta essa A técnica de diagnóstico do problema enfrenta essa situação,determinando a abrangência do problemasituação,determinando a abrangência do problemae o escopo de idéias a serem consideradas.e o escopo de idéias a serem consideradas.


A técnica consiste em equacionar o problema, A técnica consiste em equacionar o problema, descrevendo-o por escrito. A descrição mostra descrevendo-o por escrito. A descrição mostra como o problema é sentido naquele momento como o problema é sentido naquele momento particular:particular:como afeta o processo, as pessoas, que situação como afeta o processo, as pessoas, que situação desagradável o problema causa. A descrição deve desagradável o problema causa. A descrição deve considerar os seguintes aspectos: o quê, quem, considerar os seguintes aspectos: o quê, quem, quando, quanto, onde, por quê e o como do quando, quanto, onde, por quê e o como do problema.problema.


O que é o problema?O que é o problema?

Onde ele ocorre?Onde ele ocorre?

Quando (desde quando, em que situação) ocorre?Quando (desde quando, em que situação) ocorre?

Quem está envolvido?Quem está envolvido?

Como o problema surgiu? Como o problema surgiu?

Quando se busca informações para responder a essas Quando se busca informações para responder a essas questões, normalmente ressalta outro tipo de questões, normalmente ressalta outro tipo de conhecimento também importante ao bom diagnóstico do conhecimento também importante ao bom diagnóstico do problema: problema: o que é problema poderia ser, mas não é. o que é problema poderia ser, mas não é. Isso nos leva ás seguintes questões:Isso nos leva ás seguintes questões:


•O que não é problema?Por quê?Em que situações não O que não é problema?Por quê?Em que situações não ocorre?ocorre?•Onde o problema não ocorre? Por quê? Em que Onde o problema não ocorre? Por quê? Em que locais,órgãos,regiões?locais,órgãos,regiões?•Quando não ocorre?Por que? (época do ano, dia da Quando não ocorre?Por que? (época do ano, dia da semana, hora do dia, a partir de quando?)semana, hora do dia, a partir de quando?)

•Quem não está envolvido? Por quê? Com quem ocorre? Quem não está envolvido? Por quê? Com quem ocorre? Com quem não ocorre?Com quem não ocorre?


OBS.:OBS.: O O porquêporquê não aparece nas primeiras questões não aparece nas primeiras questões referentes aoreferentes ao É É, já que a indagação somente pode ser , já que a indagação somente pode ser respondida quando a respondida quando a causacausa é conhecida. Responder ao é conhecida. Responder ao porquêporquê nessa frase representa o risco de um nessa frase representa o risco de um prejulgamento da causa provável.prejulgamento da causa provável.

ObserveObserve as diferenças entre as diferenças entre o que é o que é e e o que não é o que não é o o problema, formule algumas hipóteses para essas problema, formule algumas hipóteses para essas divergências e melhore a descrição do problema. Verifique divergências e melhore a descrição do problema. Verifique que mudanças ocorreram no processo (modo, local, que mudanças ocorreram no processo (modo, local, responsabilidades etc...) que poderiam justificar o responsabilidades etc...) que poderiam justificar o problema.problema.


3Q1POC aplicado no planejamento da solução:3Q1POC aplicado no planejamento da solução:Esta técnica do 3Q1POC pode também ser utilizada para Esta técnica do 3Q1POC pode também ser utilizada para planejamento da solução escolhida.planejamento da solução escolhida.A seqüência de perguntas para este objetivo seria:A seqüência de perguntas para este objetivo seria:

1- Qual ação vai ser desenvolvida?1- Qual ação vai ser desenvolvida?2- Quando será feita? (cronograma das ações)2- Quando será feita? (cronograma das ações)3- Quem será o responsável pela sua implantação?3- Quem será o responsável pela sua implantação?4- Por que foi definida esta solução? (resultado esperado)4- Por que foi definida esta solução? (resultado esperado)5- Onde a solução será implantada? (abrangência)5- Onde a solução será implantada? (abrangência)6- Como vai ser implementada a ação? (etapas com sua 6- Como vai ser implementada a ação? (etapas com sua descrição)descrição)


3Q1POC3Q1POC

Problema:Problema:

Descrição Mudanças ocorridasDescrição Mudanças ocorridas

É NÃO É no Processo É NÃO É no Processo

O quê?O quê?

Quando?Quando?

Quem?Quem?

Por Quê?Por Quê?

Onde?Onde?

Como?Como?


Plano de AçãoPlano de Ação

Solução:Solução:

O quê?O quê? Quando?Quando? Quem?Quem? Por Quê?Por Quê? Onde?Onde? Como?Como?


FluxogramaFluxograma

Fluxograma é a representação gráfica das Fluxograma é a representação gráfica das atividades que integram um determinado processo, atividades que integram um determinado processo, sob a forma seqüencial de passos, de modo sob a forma seqüencial de passos, de modo analítico caracterizando as operações e os analítico caracterizando as operações e os agentes executores.agentes executores.Existem vários tipos de fluxograma, cada um com Existem vários tipos de fluxograma, cada um com sua simbologia e seu método próprio.sua simbologia e seu método próprio.


SimbologiaSimbologiaÉ o conjunto de símbolos que traduz cada passo da É o conjunto de símbolos que traduz cada passo da rotina, representando não só a seqüência das operações rotina, representando não só a seqüência das operações como também a circulação dos dados e documentos.como também a circulação dos dados e documentos.

OrientaçõesOrientações O fluxograma visualiza cada rotina integrante do O fluxograma visualiza cada rotina integrante do processo, na sua forma mais completaprocesso, na sua forma mais completa e utiliza e utiliza

simbologia estabelecida para esta finalidade. Torna mais simbologia estabelecida para esta finalidade. Torna mais claros fatos que poderiam passar despercebidos em claros fatos que poderiam passar despercebidos em outra forma de representação.outra forma de representação.


•A elaboração da representação gráfica A elaboração da representação gráfica (fluxograma) tem como ponto de partida o (fluxograma) tem como ponto de partida o levantamento da rotina em seus aspectos de:levantamento da rotina em seus aspectos de:

- identificação das entradas e de seus fornecedores- identificação das entradas e de seus fornecedores- definições de padrões de entrada;- definições de padrões de entrada;- identificação das operações executadas no - identificação das operações executadas no âmbito de cada órgão ou pessoa envolvida;âmbito de cada órgão ou pessoa envolvida;- identificação das saídas e de seus clientes;- identificação das saídas e de seus clientes;- definição dos padrões de saída.- definição dos padrões de saída.


Os passos da rotina são ordenados de acordo Os passos da rotina são ordenados de acordo com a seqüência lógica de sua execução.com a seqüência lógica de sua execução.

Os símbolos e as técnicas utilizados na Os símbolos e as técnicas utilizados na elaboração do fluxograma identificam os órgãos elaboração do fluxograma identificam os órgãos ou as pessoas responsáveis pela ação.ou as pessoas responsáveis pela ação.

A simbologia usada é a seguinte:A simbologia usada é a seguinte:


OperaçãoOperação

O quadrado representa os diversos passos que O quadrado representa os diversos passos que possam existir numa rotina.possam existir numa rotina.A identificação da operação e de quem executa é A identificação da operação e de quem executa é registrada no interior do símbolo. Definir quem a registrada no interior do símbolo. Definir quem a executa é importante por ser este cliente ou executa é importante por ser este cliente ou fornecedor das operações anteriores e posteriores.fornecedor das operações anteriores e posteriores.


Fluxo dos dados/documentosFluxo dos dados/documentos

A linha reta representa os dados de A linha reta representa os dados de entrada/saída de cada operação ou decisão. A entrada/saída de cada operação ou decisão. A identificação do dado deve ser feita sobre a identificação do dado deve ser feita sobre a linha, se necessário.linha, se necessário.


DecisãoDecisão

Representa o losango operação de decisão Representa o losango operação de decisão ou de chaveamento que determina o ou de chaveamento que determina o caminho a seguir dentre os vários possíveis. caminho a seguir dentre os vários possíveis. A identificação da decisão e as alternativas A identificação da decisão e as alternativas do caminho devem ser registradas no do caminho devem ser registradas no interior e ao lado do símbolointerior e ao lado do símbolo


Início e fimInício e fim

O círculo representa o início ou O círculo representa o início ou o fim de um processo.o fim de um processo.



Diagrama de causa e efeitoDiagrama de causa e efeito(Espinha de peixe)(Espinha de peixe)

A relação entre uma característica da qualidade e A relação entre uma característica da qualidade e os fatores que a determinam constitui o diagrama os fatores que a determinam constitui o diagrama de causa e efeito,muito útil para a esquematização de causa e efeito,muito útil para a esquematização de processos mais complexos.de processos mais complexos.


Também chamado de “Diagrama de espinha de Também chamado de “Diagrama de espinha de peixe”,foi aplicado, pela primeira vez, no Japão, peixe”,foi aplicado, pela primeira vez, no Japão, em 1953.em 1953. Professor da Universidade de Tóquio, K. Professor da Universidade de Tóquio, K. lshikawa utilizou o diagrama para sintetizar as lshikawa utilizou o diagrama para sintetizar as opiniões de engenheiros de uma fábrica, quando opiniões de engenheiros de uma fábrica, quando discutiam problemas de qualidade.discutiam problemas de qualidade.


Antes, o diagrama era usado por auxiliares de Antes, o diagrama era usado por auxiliares de lshikawa para dar organização a pesquisas. Hoje, é lshikawa para dar organização a pesquisas. Hoje, é aplicado no mundo inteiro, não apenas para aplicado no mundo inteiro, não apenas para equacionar problemas de qualidade, mas mostrou equacionar problemas de qualidade, mas mostrou ser útil em várias outras aplicações de outros ser útil em várias outras aplicações de outros campos.campos.No Japão, seu uso é generalizado nas empresas. O No Japão, seu uso é generalizado nas empresas. O diagrama de causa e efeito está; inclusive, incluído diagrama de causa e efeito está; inclusive, incluído na terminologia de controle da qualidade da JIS -na terminologia de controle da qualidade da JIS -Japoneses Industrial Standards (Normas Industriais Japoneses Industrial Standards (Normas Industriais Japonesas).Japonesas).


Não é fácil construir, com precisão, o diagrama. Não é fácil construir, com precisão, o diagrama. Mas pode-se afirmar que sua resolução significa Mas pode-se afirmar que sua resolução significa sucesso garantido na solução de problemas de sucesso garantido na solução de problemas de controle da qualidade.controle da qualidade.

Há muitas maneiras de elaborar o Diagrama Há muitas maneiras de elaborar o Diagrama espinha de peixe. Vamos descrever o método espinha de peixe. Vamos descrever o método mais típico:mais típico:


Listagem de causas

Primeiro passoPrimeiro passoEstabeleça claramente o problema a ser analisado Estabeleça claramente o problema a ser analisado (efeito).(efeito).

Segundo passoSegundo passoEncontre o maior número possível de causas que Encontre o maior número possível de causas que possam contribuir para gerar o efeito. Uma discussão possam contribuir para gerar o efeito. Uma discussão franca e aberta é fundamental para levantar as causas. franca e aberta é fundamental para levantar as causas. O envolvimento de todos os participantes do processo é O envolvimento de todos os participantes do processo é indispensável.indispensável.


Utilize o Utilize o brainstormingbrainstorming para que para que apareça o maior número possível de apareça o maior número possível de causas neste momento, pois há o risco causas neste momento, pois há o risco de não haver oportunidade delas serem de não haver oportunidade delas serem conhecidas nos estágios posteriores.conhecidas nos estágios posteriores.


Terceiro passoTerceiro passo

Construa o diagrama de causa e efeito no formato da Construa o diagrama de causa e efeito no formato da espinha de peixe, colocando o efeito que está sendo espinha de peixe, colocando o efeito que está sendo estudado no quadrado à frente.estudado no quadrado à frente.Faça tantos diagramas de causa e efeito quantos forem Faça tantos diagramas de causa e efeito quantos forem os efeitos estudados (peso, defeito, cor, tamanho).os efeitos estudados (peso, defeito, cor, tamanho).O estudo em separado dos efeitos possibilita analisá-lo O estudo em separado dos efeitos possibilita analisá-lo com mais detalhe,criando as soluções mais adequadas e com mais detalhe,criando as soluções mais adequadas e efetivas.efetivas.


Quarto passoQuarto passo

Para facilitar a análise, agrupe as causas em categorias Para facilitar a análise, agrupe as causas em categorias conhecidas como os 5Ms: método, mão-de-obra, conhecidas como os 5Ms: método, mão-de-obra, material, máquina, meio ambiente. Se for necessário, material, máquina, meio ambiente. Se for necessário,

crie outras espinhas para agrupar outros tipos de causascrie outras espinhas para agrupar outros tipos de causas

como: recursos financeiros, gerência etc.como: recursos financeiros, gerência etc.Se for necessário para entender melhor o problema, Se for necessário para entender melhor o problema, poderá fazer outros diagramas de causa e efeito para poderá fazer outros diagramas de causa e efeito para cada uma das causas encontradas. Neste caso, seriam cada uma das causas encontradas. Neste caso, seriam encontradas as causas das causas.encontradas as causas das causas.




GráficosGráficos

A importância dos gráficos na Melhoria de Processos é A importância dos gráficos na Melhoria de Processos é muito grande. Após a coleta de dados suficientes sobre muito grande. Após a coleta de dados suficientes sobre o desempenho da organização, é interessante o desempenho da organização, é interessante apresentar as informações visualmente, o que torna apresentar as informações visualmente, o que torna mais evidente as tendências, seqüências e mais evidente as tendências, seqüências e comparações.comparações.

Vários são os tipos de gráficos utilizados, seja de linha,Vários são os tipos de gráficos utilizados, seja de linha,

barras ou circulares: todos objetivam visualizar dados.barras ou circulares: todos objetivam visualizar dados.


Gráfico de linhaGráfico de linha

A figura a seguir apresenta exemplo de gráfico de A figura a seguir apresenta exemplo de gráfico de linha,que normalmente mostra o relacionamento linha,que normalmente mostra o relacionamento entre dois eventos ou,como dizem os entre dois eventos ou,como dizem os especialistas,entre duas variáveis.Uma das especialistas,entre duas variáveis.Uma das variáveis é marcada no eixo horizontal e a outra variáveis é marcada no eixo horizontal e a outra no eixo vertical.no eixo vertical.


Gráfico de linhaGráfico de linha

Quantidade vendidaQuantidade vendida

90908080 7070

34-34-

33-33-

32-32-

31-31-

30-30-

Relação Peço x Quant. Vend.Relação Peço x Quant. Vend.


Gráfico de tempoGráfico de tempo

O gráfico de tempo é um tipo de gráfico O gráfico de tempo é um tipo de gráfico de linha utilizada para mostrar a de linha utilizada para mostrar a variação de um evento ao longo de um variação de um evento ao longo de um período de tempo qualquer.período de tempo qualquer.


Gráfico de tempoGráfico de tempo

MESESMESES

MAI.MAI.ABR.ABR.MAR.MAR.FEV.FEV.JAN.JAN.

30-30-

25-25-

20-20-

15-15-

10-10-

Empresa XYZEmpresa XYZ

Faturamento Mensal em Faturamento Mensal em

milhões de R$milhões de R$


Gráfico de barrasGráfico de barras

O gráfico de barras se assemelham ao O gráfico de barras se assemelham ao gráfico de tempo,exceto por ser formado por gráfico de tempo,exceto por ser formado por barras paralelas,normalmente barras paralelas,normalmente verticais,mostrando o relacionamento de verticais,mostrando o relacionamento de duas variáveis.duas variáveis.


Gráfico de barrasGráfico de barras

MESESMESES

MAI.MAI.ABR.ABR.MAR.MAR.FEV.FEV.JAN.JAN.

30-30-

25-25-

20-20-

15-15-

10-10-

Faturamento emFaturamento em

milhões de R$milhões de R$


Faturamento mensalFaturamento mensal

em milhões de R$em milhões de R$


Gráficos circularesGráficos circulares

Gráficos circulares são usados para mostrar o Gráficos circulares são usados para mostrar o relacionamento de cada parte com o todo.Enquanto relacionamento de cada parte com o todo.Enquanto os gráficos de tempo e os de barra basicamente os gráficos de tempo e os de barra basicamente mostram com que média ocorre uma simulação,os mostram com que média ocorre uma simulação,os gráficos circulares exibem como cada uma das gráficos circulares exibem como cada uma das partes contribui para o todo.partes contribui para o todo.Os gráficos circulares apresentam o quadro total,por Os gráficos circulares apresentam o quadro total,por isso são considerados igual a 100%.isso são considerados igual a 100%.


Gráfico circularesGráfico circulares


Participação dos produtos A,B,C nas vendasParticipação dos produtos A,B,C nas vendas


HistogramasHistogramas

Os histogramas são um tipo de gráfico de Os histogramas são um tipo de gráfico de barra,utilizados na análise de distribuições de barra,utilizados na análise de distribuições de freqüência,de uma característica freqüência,de uma característica medida,como por exemplo,altura de medida,como por exemplo,altura de funcionário de uma empresa,diferença entre funcionário de uma empresa,diferença entre peças analisadas,peso do funcionário,etc.peças analisadas,peso do funcionário,etc.


HistogramaHistograma


Implantação orientadaImplantação orientadaAnálise e melhoria de processosAnálise e melhoria de processos

Implantação do MAMPImplantação do MAMP

InstruçõesInstruções

•Defina data,hora,local e convide seu Time para Defina data,hora,local e convide seu Time para iniciar a análise e melhoria de processo (MAMP) em iniciar a análise e melhoria de processo (MAMP) em seu departamento/ empresa.seu departamento/ empresa.


• Leia para o grupo as instruções de cada etapa,Leia para o grupo as instruções de cada etapa, tendo o tendo o

cuidado de ensinar com antecedência as ferramentas cuidado de ensinar com antecedência as ferramentas adequadas, conforme sua necessidade.adequadas, conforme sua necessidade.

Etapas do Método de Análise e Melhoria do ProcessoEtapas do Método de Análise e Melhoria do Processo

a) a) Identificação de problemasIdentificação de problemasb) b) Estabelecimento de prioridadesEstabelecimento de prioridadesc) c) Busca e avaliação das causasBusca e avaliação das causasd) d) Geração de alternativas de soluçãoGeração de alternativas de soluçãoe) e) Avaliação de alternativas de soluçãoAvaliação de alternativas de soluçãof) f) Planejamento de açõesPlanejamento de ações


A implantação e a avaliação da solução A implantação e a avaliação da solução escolhida podem se realizar após a aplicação escolhida podem se realizar após a aplicação das ferramentas , caso dependa de das ferramentas , caso dependa de providências que demandem maior tempo, tais providências que demandem maior tempo, tais como: compra de equipamentos, contratação como: compra de equipamentos, contratação de pessoal ou treinamento de longo prazo,não de pessoal ou treinamento de longo prazo,não deixe de dar retorno as pessoas para não deixe de dar retorno as pessoas para não prejudicar o programa.prejudicar o programa.


Etapas da ImplantaçãoEtapas da Implantação

- Identificando os problemas:- Identificando os problemas:

Em conjunto com o Time , liste os problemas encontrados Em conjunto com o Time , liste os problemas encontrados em seu departamento/empresa, utilizando os resultados das em seu departamento/empresa, utilizando os resultados das pesquisas com os clientes externos e as sugestões do pesquisas com os clientes externos e as sugestões do grupo sobre problemas nos processos internos. Utilize o grupo sobre problemas nos processos internos. Utilize o brainstorming brainstorming parapara ajudar os participantes a contribuir com ajudar os participantes a contribuir com o maior número possível de idéias. Ensine o uso desta o maior número possível de idéias. Ensine o uso desta ferramenta, conforme aprendemos.ferramenta, conforme aprendemos.


Considere problema toda diferença entre a situação Considere problema toda diferença entre a situação atual e a desejada.atual e a desejada.Nessa etapa, a preocupação é somente a de listar os Nessa etapa, a preocupação é somente a de listar os problemas, sem ordená-los ou analisá-los.problemas, sem ordená-los ou analisá-los.Identifique os problemas encontrados com os Identifique os problemas encontrados com os processos levantados anteriormente. O Time, em processos levantados anteriormente. O Time, em conjunto com as pessoas envolvidas nos processos conjunto com as pessoas envolvidas nos processos que estão sendo analisados, irá fazer um que estão sendo analisados, irá fazer um brainstorming brainstorming para obter a contribuição de todos os para obter a contribuição de todos os envolvidos, no sentido de especificar, com mais envolvidos, no sentido de especificar, com mais clareza, todos os problemas existentes nos processos.clareza, todos os problemas existentes nos processos.


Para dar continuidade à análise dos problemas, é Para dar continuidade à análise dos problemas, é necessário implantar controles em cada um dos processos necessário implantar controles em cada um dos processos estudados, para quantificar a natureza dos problemas estudados, para quantificar a natureza dos problemas encontrados. encontrados. Exemplo:Exemplo:Problema: rejeição de produto Problema: rejeição de produto Controle: quais os defeitos encontrados no produto?Controle: quais os defeitos encontrados no produto?quebra = 3quebra = 3falta de cor = 5falta de cor = 5arranhado = 4arranhado = 4Estes dados serão utilizados para a construção do Estes dados serão utilizados para a construção do Diagrama de Pareto.Diagrama de Pareto.


Conceito de melhoriaConceito de melhoria

A palavra melhoria tem vários significados. Para a A palavra melhoria tem vários significados. Para a Gestão da Qualidade , significa subir um ou mais níveis Gestão da Qualidade , significa subir um ou mais níveis de avaliação no processo. Pode se dar tanto no campo de avaliação no processo. Pode se dar tanto no campo da qualidade do produto/serviço ou do processo da qualidade do produto/serviço ou do processo utilizado (eficácia), quanto no da produtividade do utilizado (eficácia), quanto no da produtividade do processo em si (eficiência).processo em si (eficiência).A palavra melhoria se contrapõe à palavra rotina, que A palavra melhoria se contrapõe à palavra rotina, que significa estabilizar e dar confiabilidade ao processo. significa estabilizar e dar confiabilidade ao processo. Essa idéia pode ser visualizada na figura a seguir:Essa idéia pode ser visualizada na figura a seguir:

Análise e melhoria deAnálise e melhoria deprocessosprocessosAnálise e melhoria deAnálise e melhoria deprocessosprocessos Desempenho,eficiência,eficáciaDesempenho,eficiência,eficácia

RotinaRotina

RotinaRotina

RotinaRotina

MelhoriaMelhoria

MelhoriaMelhoria

TempoTempo


O início da fase de melhoria se dá na geração de O início da fase de melhoria se dá na geração de alternativas de solução para o problema em alternativas de solução para o problema em análise. Isso ocorre depois que o problema tem análise. Isso ocorre depois que o problema tem todas as causas identificadas na espinha de peixe, todas as causas identificadas na espinha de peixe, estando já destacadas as causas fundamentais estando já destacadas as causas fundamentais (fase de análise).(fase de análise).

A fase de melhoria exige um conjunto de ações A fase de melhoria exige um conjunto de ações que elimine, bloqueie ou atenda às causas que que elimine, bloqueie ou atenda às causas que geram o problema. geram o problema.


As ações que eliminam definitivamente as causas As ações que eliminam definitivamente as causas são chamadas de "ações corretivas". As que apenas são chamadas de "ações corretivas". As que apenas bloqueiam ou atenuam chamam-se "ações bloqueiam ou atenuam chamam-se "ações adaptativas".adaptativas".Outra categoria de ação possível é a que engloba as Outra categoria de ação possível é a que engloba as "ações provisórias" adotadas enquanto não se "ações provisórias" adotadas enquanto não se consegue uma ação corretiva ou adaptativa consegue uma ação corretiva ou adaptativa definitiva. Ações provisórias são essenciais quando definitiva. Ações provisórias são essenciais quando os efeitos interferem em outros processos, causando os efeitos interferem em outros processos, causando prejuízos ou incômodos.prejuízos ou incômodos.


Exemplo 1Exemplo 1

Se aparece uma goteira em casa, ação Se aparece uma goteira em casa, ação provisória é colocar panela ou bacia para provisória é colocar panela ou bacia para recolher a água e evitar que o chão se recolher a água e evitar que o chão se molhe. Ação corretiva é consertar o molhe. Ação corretiva é consertar o telhado depois que a chuva passar.telhado depois que a chuva passar.


Exemplo 2Exemplo 2

Faltou dinheiro no final do mês para pagar a folha Faltou dinheiro no final do mês para pagar a folha de pagamento. Causas identificadas: um cliente de pagamento. Causas identificadas: um cliente não pagou uma fatura expressiva, e há falta de não pagou uma fatura expressiva, e há falta de capital de giro para bancá-la. Ação corretiva é capital de giro para bancá-la. Ação corretiva é gerar mais recursos de maior número de clientes e gerar mais recursos de maior número de clientes e evitar que isso volte a ocorrer. Ação adaptativa é evitar que isso volte a ocorrer. Ação adaptativa é pedir empréstimo no banco. Ação provisória é pedir empréstimo no banco. Ação provisória é pagar apenas parte dos salários até sair o dinheiro pagar apenas parte dos salários até sair o dinheiro emprestado.emprestado.


Todas as ações devem evitar que os problemas Todas as ações devem evitar que os problemas voltem a acontecer (prevenção); se acontecerem, voltem a acontecer (prevenção); se acontecerem, porém, devem ser corrigidos rapidamente porém, devem ser corrigidos rapidamente (correção).(correção).

Quando um processo aparentemente não tem Quando um processo aparentemente não tem problemas, a Gestão da Qualidade nos diz para problemas, a Gestão da Qualidade nos diz para não nos conformarmos com o nível alcançado e não nos conformarmos com o nível alcançado e trabalharmos para melhorar sempre. Com a trabalharmos para melhorar sempre. Com a definição de metas desafiadoras, que nos definição de metas desafiadoras, que nos obriguem a pensar novos métodos para atingi-las.obriguem a pensar novos métodos para atingi-las.


Ajuste do processoAjuste do processo

Várias ações para melhoria dos processos podem ser Várias ações para melhoria dos processos podem ser predefinidas, pois se ajustam a vários tipos deles. predefinidas, pois se ajustam a vários tipos deles. Algumas delas estão listadas:Algumas delas estão listadas:

Reduzir a burocraciaReduzir a burocracia

Com a eliminação de aprovações desnecessárias, Com a eliminação de aprovações desnecessárias, assinaturas, nassinaturas, n0 0 de vias, cópias etc.de vias, cópias etc.


Eliminar a duplicaçãoEliminar a duplicação

Cancelando atividades idênticas ou similares que ocorrem Cancelando atividades idênticas ou similares que ocorrem em mais de um ponto do processo.em mais de um ponto do processo.

Avaliar o valor agregadoAvaliar o valor agregado

Avaliar cada atividade do processo e determinar sua Avaliar cada atividade do processo e determinar sua contribuição para a satisfação do cliente. Atividades que contribuição para a satisfação do cliente. Atividades que agregam valor são aquelas pelas quais o cliente não agregam valor são aquelas pelas quais o cliente não pagaria. pagaria. Exemplo:Exemplo: o lanche servido no avião agrega valor o lanche servido no avião agrega valor ao processo.ao processo.


SimplificarSimplificar

Reduzir a complexidade do processo - facilitar a vida de Reduzir a complexidade do processo - facilitar a vida de quem usa ou recebe o produto/serviço.quem usa ou recebe o produto/serviço.

Reduzir tempo no cicloReduzir tempo no ciclo

Introduzir maneiras de reduzir o tempo do processo para Introduzir maneiras de reduzir o tempo do processo para superar expectativas do cliente e diminuir prazos de superar expectativas do cliente e diminuir prazos de estoque.estoque.


Processo à prova de errosProcesso à prova de erros

Tornar difícil ou impossível a ocorrência de erros no Tornar difícil ou impossível a ocorrência de erros no processo. processo. Exemplo:Exemplo: mudar o desenho de uma peça, de mudar o desenho de uma peça, de modo que ela só possa encaixar se estiver na posição modo que ela só possa encaixar se estiver na posição correta.correta.

PadronizarPadronizar

Aperfeiçoar a maneira de executar o processo, Aperfeiçoar a maneira de executar o processo, documentar e fazer com que os empregados façam documentar e fazer com que os empregados façam sempre daquela maneirasempre daquela maneira.


Parceria com fornecedoresParceria com fornecedores

Exigir qualidade dos fornecedores. A qualidade da saída Exigir qualidade dos fornecedores. A qualidade da saída depende muito da qualidade de entrada.depende muito da qualidade de entrada.

Questionar o processoQuestionar o processo

Se os itens sugeridos anteriormente não levam a grandes Se os itens sugeridos anteriormente não levam a grandes melhorias,provavelmente todo o processo deva ser melhorias,provavelmente todo o processo deva ser mudado ou até mesmo extinto.mudado ou até mesmo extinto.


Automatizar e mecanizarAutomatizar e mecanizar

Introduzir equipamentos, ferramentas, informática Introduzir equipamentos, ferramentas, informática para garantir estabilidade no processo e aumentar para garantir estabilidade no processo e aumentar drasticamente seu desempenho.drasticamente seu desempenho.

Dinâmica : Exercícios das bolasDinâmica : Exercícios das bolas


Ao término do ajuste do processo,Ao término do ajuste do processo, solicite que solicite que

cada membro relate as soluções encontradas cada membro relate as soluções encontradas e obtenha consenso do grupo para as e obtenha consenso do grupo para as alternativas de solução de implementação alternativas de solução de implementação mais viável.mais viável.As alternativas de solução escolhidas devem As alternativas de solução escolhidas devem passar agora por rigoroso crivo, conforme já passar agora por rigoroso crivo, conforme já vimos.vimos.


Veja,Veja, com o seu Time ,com o seu Time , que aspectos são que aspectos são

importantes para a avaliação, dentre os importantes para a avaliação, dentre os sugeridos por eles para a seleção das soluções. sugeridos por eles para a seleção das soluções. Leve em conta as ferramentas estudadas.Leve em conta as ferramentas estudadas.

Faça uma lista final das soluções avaliadas, por Faça uma lista final das soluções avaliadas, por ordem de prioridade e mãos a obra.ordem de prioridade e mãos a obra.


Planejando as açõesPlanejando as ações

Selecionada a melhor solução, é preciso Selecionada a melhor solução, é preciso

agora prever todas as condições necessárias agora prever todas as condições necessárias

à sua implementação. Utilize o plano de à sua implementação. Utilize o plano de

ações e as ferramentas do fluxograma e ações e as ferramentas do fluxograma e

3Q1 POC .3Q1 POC .


- Implantando e avaliando- Implantando e avaliando

Reúna seu Time para rever todos os aspectos de Reúna seu Time para rever todos os aspectos de

implantação da solução selecionada. Discuta os implantação da solução selecionada. Discuta os

resultados com o grupo; verifique a necessidade de resultados com o grupo; verifique a necessidade de

correções. Se o processo agora funciona bem, destaque correções. Se o processo agora funciona bem, destaque

outro problema a ser atacado.outro problema a ser atacado.

Mantenha seu Time sempre mobilizado. Não descuide Mantenha seu Time sempre mobilizado. Não descuide de buscar soluções caso a caso: leve tudo até as últimas de buscar soluções caso a caso: leve tudo até as últimas conseqüências. conseqüências.

FIM DA APRESENTAÇÃO

Adaptação: Ronaldo Costa

Apresentação: Ronaldo Costa

Produzido especialmente para distribuição pelo Qualiblog (http://qualiblog.wordpress.com/)

Documents

Análise e melhoria de processos FERRAMENTAS PARA Análise e Melhoria de Processos Por que as ferramentas? Um caminho lógico e gradativo para identificar