Apostila de ACCESS 2

Microsoft ACCESS 2007

Bancos de Dados

A informática é a ciência que estuda a aplicação de ferramentas ou quaisquer outros meios que facilitem a manipulação dos dados. Com base no princípio do processamento de dados, podemos dizer que tudo que envolve tarefas como a classificação, organização, cálculo, visando obter informações mais precisas e compreensíveis pode ser definida como uso da informática.

Dentro da computação ocorre da mesma maneira. Os programas de computador visam tornar mais simples, rápidos e precisos o trabalho com a informação. Alguns desses programas operam com Banco deDados.

Chamamos de BANCO DE DADOS uma coleção de dados necessários à existência de uma organização. Ele pode ser aplicado em várias situações do cotidiano, como uma empresa que necessita que suas informações sejam organizadas por assunto, de forma que determinados usuários competentes acessarão somente aquilo que lhe for útil e necessário. Todos esses dados funcionam de forma integrada, onde o trabalho de um interfere nos dados apresentados a outro.

O Banco de Dados é o princípio de funcionamento de programas como o Access, o que comumente causa certa confusão. Usuários inexperientes julgam ser a mesma coisa esses dois termos distintos. Daí a necessidade de abrir um espaço para essas considerações iniciais.

Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados

Existem programas de computador cuja função é registrar, manipular, manter e gerenciar as informações contidas em bancos de dados. É o que chamamos de Sistemas Gerenciadores de Bancos deDados, ou simplesmente SGBD.

O Microsoft Office Access 2007 é a mais recente versão de um SGBD da maior empresa fabricante de softwares do mundo. Integrante do pacote Office, largamente utilizado em lares, corporações e entidades em geral, o Access tem a vantagem de ser um sistema do tipo relacional.

Os sistemas desse tipo possuem uma organização mais simples e flexível. Isso ocorre porque o usuário pode organizar os dados em tabelas diferentes, conforme o assunto, e em seguida criar relacionamentos ligando essas tabelas. Essa integração possibilita a criação de bancos de dados complexos, mas ao mesmo tempo fáceis de trabalhar.

Iniciando o ProgramaInicie o Access 2007 clicando no botão iniciar; todos os programas; Microsoft Office

e selecione Microsoft Office Access 2007.

1PET CURSOS PROFISSIONALIZANTES LTDA


INTERFACE DO PROGRAMA

Para começar clique na opção Banco de Dados em Branco. Após o clique você deverá definir o local onde seu Banco de Dados será salvo para isso clique no ícone de pasta ao lado da caixa “Nome do Arquivo”.



Ao clicar será aberta uma caixa de diálogo “Nome do Arquivo de Banco de Dados”, nela você deverá encontrar sua pasta, abri-la e somente depois de abrir sua pasta você irá salvar o Banco de Dados com o nome de “Teste” clicando no botão “OK”.

Depois de definir o local onde será salvo seu arquivo clique no botão “Criar”. Seu arquivo será salvo na sua pasta.


1


1. Barra de Título: Apresenta o nome do programa e do arquivo em uso.

2. Barra de Menu: Acesso a todas os comandos do Access agrupados por assunto.

3. Barra de Ferramentas Padrão: Os comandos mais utilizados no Access são apresentados em botões e caixas de consulta de rápido acesso.

Os Bancos de Dados possuem estruturas integradas, mais ou menos complexas de acordo com sua função. Um banco pode ser criado com objetivos diversos: controle de vendas, organização de dados escolares, acompanhamento de consultas, emissão de ordens de serviços, etc.

Criação de Tabelas

As tabelas são fundamentais para a estrutura de um banco de dados. A partir dela você irá gerar outros objetos. Automaticamente quando você cria seu Banco de Dados uma tabela é criada, nela nós iremos definir os nomes dos campos do nosso Banco de Dados.

Clique no botão modo de exibição.


3

2


Selecione a opção Modo Design. Na caixa de diálogo “SALVAR COMO” altere o nome da tabela para “CADASTRO DE MERCADORIAS” depois salve a tabela.

Crie os seguintes campos na tabela: Código Do Produto – Nome Do Produto – Unidades Em Estoque – Preço Unitário.

Sua tabela deverá ter a seguinte aparência:

Em seguida, salve a sua tabela e altere o modo de exibição para “Modo de Exibição de Folha de Dados”. Sua tabela deverá ter a seguinte aparência:

Insira os seguintes registros e altere a largura das colunas se necessário. Peça auxílio do seu professor.



Depois de concluir os campos salve suas alterações e feche apenas sua tabela mantendo o ACCESS aberto para continuarmos com as explicações.

Registros de TabelasUm registro é cada linha de dados armazenada em uma tabela. Conforme citado

anteriormente, a capacidade de gravação de uma tabela é bem extensa, e o armazenamento é seguro e confiável.

Ao abrir o programa ACCESS repare que a caixa “Todas as Tabelas” se encontra aberta logo à esquerda na tela, através dela nós temos acesso a todas as tabelas criadas em nosso Banco de Dados. Para abrir a tabela basta somente clicar sobre ela duas vezes.

Estatísticas de Registros

Quando trabalhamos com uma tabela com poucos dados armazenados, é muito fácil fornecer informações quanto às quantidades de registros, de campos, etc. Porém, os bancos de dados logo ficam repletos de informações gravadas, e a cada nova adição, mais caracteres e linhas você verá à sua frente, dificultando o processo de estatística.

Clique no produto de código “1”.

No Access é muito simples obter essas informações. Por exemplo, para saber a quantidade de registros que seu objeto de trabalho possui, basta observar a parte inferior da janela da tabela, que traz a seguinte figura:

Essa barra fornece informações e traz botões de navegação de registros. Nela podemos observar o número do registro atual e a quantidade de registros de nossa tabela.

Ativação e Seleção de Registros

Dizemos que um registro encontra-se ativo quando o cursor encontra-se posicionado dentro de quaisquer uns de seus campos. Porém, para selecionar todo um registro, que se compõe de uma linha inteira, você precisa posicionar o ponteiro do mouse no quadrado cinza que fica localizado no início do primeiro campo. Clicando sobre esse quadrado, o registro inteiro ficará destacado:

Para retirar a seleção de um registro, clique dentro de quaisquer umas das células dos campos.

Para selecionar mais de um registro, clique sobre o início do primeiro que deseja destacar, segure e arraste e o botão do mouse para baixo, ou para cima, de acordo com a direção de seleção desejada.

Para selecionar todos os registros de uma tabela, clique sobre o quadrado seletor que fica no início da primeira legenda de campo dela:



Para retirar a seleção da tabela inteira você pode clicar em qualquer uma das células de sua tabela. Clique sobre na célula código de produto número 1.

Com o auxílio de seu professor alterne entre os registros da tabela utilizando os botões de controle na barra de registro.

Editando um Registro

Para realizar a alteração de um ou mais campos de um registro, modificando os dados digitados, posicione o ponteiro do mouse dentro do espaço que quer alterar e proceda com a digitação normal, apagando, incluindo ou corrigindo caracteres. Lembre-se, porém, que apenas os campos com propriedades editáveis podem sofrer essa alteração. Dados com formatos especiais, como Numeração Automática, não podem ter suas informações mexidas. Outro detalhe importante: você pode apagar dados de alguns campos, desde que eles não possuam propriedades que bloqueiem a ausência de dados dentro deles. É o que chamamos de campos Requeridos, onde é obrigatória a inserção de dados para garantir a gravação de todo o registro.

Excluindo um Registro

Para deletar permanentemente um registro, de forma que não será mais possível recuperá-lo, selecione toda a linha que deseja remover e tecle DEL. Por padrão, o Access emite a mensagem de alerta. Se você clicar em “Sim”, perde os dados que foram selecionados. Clicando em “Não”, o programa cancela a operação.

Selecione a linha de código número “13” e em seguida pressione a tecla delete.Logo após uma caixa de diálogo se abrirá perguntando se deseja realmente excluir o

registro. Clique em “ Não ” , pois não iremos excluir o registro apenas iremos ver como funciona o processo de exclusão.

Cópia, Recorte e Colagem de Registros

A ação de Recortar um registro selecionado faz com que ele seja retirado de seu local original e alocado temporariamente na “Área de Transferência” do Windows, até que você informe onde ele será reintegrado. Para executar um recorte, selecione um ou mais registros e use a opção “Recortar” do Menu “Início”, ou o atalho do teclado CTRL + X.

Outra maneira fácil de recortar é recorrendo ao Menu Interativo do mouse, clicando com o botão direito sobre o quadrado seletor de registros. Surge um Menu de opções, e você procura a correta:



Quando um ou mais registros são recortados ou copiados, a ação de colagem é imediatamente disponibilizada. Mas para colar você precisa informar ao Access em que ponto deseja fazer isso. Você pode colar o registro copiado ou recortado na linha em branco, no final da tabela, ou acima de um registro selecionado. Para isso basta selecionar a linha de registro em branco no final da tabela e clicar no botão colar do menu início ou clicar com o botão direito do mouse sobre a linha selecionada e selecionar a opção colar.

Localizando Dados

Conforme explicação anterior, quanto maior a tabela, mais difícil de localizar determinadas informações registradas. Para não precisar sair procurando “a olho”, correndo o risco de não encontrar, use a ferramenta de localização de dados.

Quando acionamos esse comando, através do Menu “Início”, vemos a seguinte caixa de diálogo:

Localizar: Neste espaço, digite a palavra ou termo que deseja pesquisar.Examinar: Determine em que campos você quer o Access faça a busca. Você sempre verá nessa caixa o campo da coluna da tabela que estava ativo no momento que acionou a ferramenta de localização. Deixando assim mesmo, o Access procurará o termo digitado acima somente dentro do campo atual. Mas você pode determinar que ele faça a pesquisa em toda a tabela, se não souber exatamente onde está o termo, mudando a seleção nesta caixa.Coincidir: Por padrão veremos Campo Inteiro, que faz com que o Access somente localize os registros cujo termo pesquisado seja todo o conteúdo de um campo. Por exemplo: Para localizar a palavra freezer, com a opção “Campo Inteiro” ativa, o sistema ignoraria qualquer campo com os termos: Freezer Vertical, ou Freezer Cônsul. Então, para pesquisa mais abrangente, você poderá alterar este critério, escolhendo por Coincidir “Qualquer parte do campo” ou apenas “Início do campo”.Pesquisar: Deixando ativa a opção “Tudo” o Access faz a busca em todas as direções da tabela. Mas você pode pedir que ele faça a pesquisa somente “Abaixo” ou “Acima” do registro que estiver atualmente ativo.Determinados esses critérios, basta sair pesquisando através de cada clique no botão “Localizar”.

Substituindo Dados

A ação de Substituir informações é feita associada à tarefa de Localizar, que busca o termo especificado e o permuta pelo outro que foi determinado. Para realizar esse tipo de comando, acione a ferramenta através do Menu “Início”:

No campo “Localizar” digite a palavra “Freezer”, no campo “Substituir por:” digite a palavra “Geladeira”, no campo “Examinar:” selecione a opção “CADASTRO DE MERCADORIAS”, que é nossa tabela atual, no campo “Coincidir:” selecione a opção



“Qualquer parte do campo” e no campo “Pesquisar:” selecione a opção “Tudo”. Em seguida clique no botão “Substituir”.

Classificação de Registros

A ordenação de registros é feita por cada coluna de dados. Ou seja, você pode determinar que os registros sejam listados pelo seu Código ou pelo seu nome, ou ainda por um determinado campo de valor monetário, etc. A classificação dos registros apenas os reposiciona dentro da tabela, mas não altera nenhuma de suas informações.Para classificar uma coluna de dados, posicione o ponteiro do mouse sobre o botão “Drop Down” que se encontra ao lado do nome do campo e escolha a opção de “Classificar de ‘A’ a ‘Z’” e observe o que acontece.

EXERCÍCIO 01

1ª. Acione um Banco de Dados em branco no Access gravando com o nome EXERCÍCIO 1 , em sua pasta.

2ª. Altere o modo de exibição para “Modo Design”; Uma caixa de diálogo irá se abrir perguntando se deseja salvar sua tabela; Salve com o nome de ATIVIDADES FÍSICAS



Em seguida crie os seguintes campos:“Código Do Registro Do Exercício”, “Data Da Ginástica”,“Tipo De Exercício”, “Aeróbico Ou Anaeróbico”, “Tempo Exercitado”, “Calorias Queimadas”.

Depois de concluir os campos, salve sua tabela e inclua os seguintes registros. Altere a largura das colunas o quanto for necessário.

3ª. Selecione o primeiro registro e o exclua.

4ª. Copie os 4 últimos registros e cole as réplicas no final da tabela.

5ª. Localize e substitua os seguintes termos, usando as ferramentas do Menu “Início”:

“Localizada” por “Ginástica Passiva”“Forró” por “Dança de Salão”

6ª. Verifique a ortografia dos registros, clicando no botão “Ortografia e Gramática” no Menu “Início”.

7ª. Aplique uma Classificação Crescente na coluna que contém as Calorias queimadas.

8ª. Inclua mais 3 registros com informações ao seu critério na tabela.

9ª. Aplique uma Classificação Decrescente na coluna da Data da Ginástica.

10ª. Salve seu Banco de Dados antes de sair do Access.

Estrutura de uma Tabela

Até agora procedemos na criação de Tabelas através do auxílio da apostila e de seu instrutor.

Para recapitular, sabemos que no Access podemos trabalhar de duas maneiras com um objeto do tipo Tabela: no Modo Folha de Dados, usado para inserção, edição e manipulação de registros, e também o Modo Design, que exibe a tabela com todos os seus campos detalhadamente.

Através do Design de uma Tabela podemos incluir, excluir e alterar as propriedades de um campo. Todas as tabelas dos bancos de dados bem planejados têm uma estrutura bem definida.

Para acessar uma tabela pelo modo Design, siga os seguintes passos:



Primeiramente abra o “Exercício 01” que está em sua pasta, em seguida abra a tabela “ATIVIDADES FÍSICAS”, depois com a tabela aberta altere o modo de exibição de “Modo de Exibição de Folha de Dados” para “Modo Design”.

Sua tabela deverá ser exibida da seguinte maneira:

Percebe-se que a estrutura de uma tabela também é muito semelhante ao modo de folha de dados, que também parece com uma planilha do Excel. A diferença está na posição dos campos, que ao invés de serem exibidos na parte superior, como identificadores de coluna, aparecem como registros, um em cada linha.

Cada campo ocupa uma linha. E na parte superior as colunas vêm identificas com a descrição:

Nome do Campo: Exibe a descrição do campo que compõe a tabela.Tipo de Dados: Coluna onde o usuário determina o formato dos dados que aquele

campo suportará, quando inserir as informações na tabela.Descrição: Espaço opcional para o operador digitar um texto que possa explicar a

função daquele campo. Essa descrição será exibida na Barra de Status da tabela, no modo folha de dados, quando o campo em questão estiver ativo.

Observe que abaixo dos campos que estão listados, existem linhas em branco. Nelas você poderá inserir novos campos. O Access permite que você insira no máximo 255 campos em uma tabela.

Na parte inferior da estrutura, existe uma caixa com mais especificações e propriedades sobre o campo atualmente ativo. Veremos posteriormente a maneira de trabalhar com ela.

Criando Tabelas Passo a passo

Além dos campos a serem inseridos devemos planejar os nomes que receberão, qual formato de dados vão usar, qual a seqüência mais funcional para que possam ser colocados, etc. Todas essas informações só podem ser determinadas se antes você souber que tabela vai criar.

Como exemplo, ilustraremos a criação de uma AGENDA PESSOAL, para registrar eletronicamente os dados pessoais e comerciais de seus contatos. Podemos dizer, inicialmente, que esta tabela deveria possuir os seguintes campos:

Código ContatoNome ContatoSobrenome ContatoEndereço ResidencialEndereço ComercialTelefone Residencial



Telefone ComercialAniversário

De posse desses dados, criaremos a tabela dentro de um banco de dados já salvo em sua pasta. Caso o “Exercício 02” não esteja aberto abra-o.

Clique no menu “CRIAR” e selecione a opção “Tabela”, depois altere o modo de exibição para “Modo Design”. Uma caixa de diálogo irá aparecer pedindo o nome da tabela, no campo nome da tabela digite “Agenda Pessoal” e depois clique em “OK”.

Por padrão o cursor já estará piscando na primeira linha de registro de campo, e você poderá digitar um nome para identificação. Importante saber que o nome de um campo pode ter até 64 caracteres, permitindo inclusive a inserção de espaços. Porém, quanto mais simples a descrição do campo for, mais fácil de trabalhar com ele:

Após registrar o campo, passe para a próxima coluna teclando ENTER ou TAB. Nessa próxima etapa, você vai informar qual o tipo de dado que esse campo irá suportar. Para visualizar as opções disponibilizadas pelo Access, abra a caixa de listagem através da seta no final do campo:



Para esse campo, escolheremos o formato de “Numeração Automática”, mais apropriado para o registro de um contato. Como vimos, esse tipo de formato cria um número exclusivo e sequencial para cada linha de registro gravada na tabela. Isso impossibilita qualquer uso de um mesmo código para outro contato.

Passando para a próxima coluna, você especifica, se desejar, uma descrição mais detalhada sobre esse campo.

Os próximos campos, sequência ideal, seriam o de Nome e Sobrenome, cujo tipo de dados mais correto seria o formato de “Texto”, que possibilita a inserção de trechos com até 255 caracteres. A máxima vale para os campos de Endereço Comercial e Residencial, pois o formato Texto também permite a inserção de dados numéricos, e até mesmo símbolos e caracteres especiais. Observe que nos campos que julgamos necessários, sugerimos algumas descrições:

Os campos de Telefone Comercial e Residencial vão receber outro formato de dados. No caso, incluímos o tipo “Número”. O campo Aniversário receberia o atributo “Data/Hora”.

Finalmente, após a definição da estrutura, é preciso gravar a nova tabela. Porém, antes disso, é necessário explicar a função da propriedade “Chave Primária”. Essa característica especial atribuída a um campo faz com que ele torne-se o identificador exclusivo de toda a tabela.

É comum o campo de código receber este atributo porque normalmente é do Tipo de Dados Numeração Automática, que faz com que todos os dados inseridos nele sejam exclusivos. Exatamente como é definida a função de uma chave primária. Mas nem sempre é obrigatório que seja um campo de Código.

Descrição dos Campos



Retornando ao Modo de Exibição de Folha de Dados, veremos a tabela pronta para receber novos registros. O primeiro campo, Código, estará ativo. Você poderá observar, na Barra de Status, o texto que foi inserido na Descrição, estrutura da tabela.

Incluindo campos

Muitas vezes, depois da tabela criada, ocorrerá a necessidade de acrescentar campos. As vezes por esquecimento, outras vezes por ocorrências futuras no uso do banco de dados que irão requerer essa tarefa.

Para incluir um campo em uma tabela pronta, você deve visualizá-la no “Modo Design”

Em seguida, escolha em que local o novo campo será adicionado. Vamos supor que seja entre os campos “Telefone Comercial” e “Aniversário”.

Selecione o campo que fica logo a seguir ao local onde deseja inserir o novo. No exemplo, o campo “Aniversário”.

Clique acima na barra de ferramentas no botão “Inserir Linhas”. Uma nova linha será aberta. Nela, você define as características do novo campo.

Excluindo Campos

Para remover um campo da estrutura, selecione e tecle DEL. No exemplo, excluímos os campos de “Endereço Comercial” e “Telefone Comercial”. Obviamente que os dados inseridos dentro dele são apagados junto, e não poderão ser recuperados.

Depois de deletar estes campos insira o campo “Telefone Celular” logo após o campo “Aniversário”. Ao inserir o campo para telefone celular O Access determinou o formato de dados “Texto”. Porém, os demais telefones que incluímos foram todos do tipo “Número”. Na verdade, o que ocorre é que um campo de telefone precisa ser preenchido com os dados adicionais, fora os dados numéricos. Por exemplo: Parênteses (para colocar DDD entre eles) e hífen (para usar como separador). Esses caracteres não são interpretados como números, mas sim como texto. Então, quando você tentar adicionar um número de telefone (85) 3333-3333, num dos campos de telefone anteriormente incluídos que receberam o formato de Número, o Access não irá aceitar, emitindo uma mensagem padrão:



Essa é apenas uma das muitas situações em que você se acharia na necessidade de alterar o formato de dados aplicado a um campo. Para fazer isso, no ”Modo Design” posicione-se na linha de registro que o descreve e altere o formato:

Vale lembrar que, a troca do tipo de dados pode acarretar erros na gravação e exclusão de dados, se já existirem registros gravados. Por exemplo: troque o tipo de dados do campo “Nome Contato” para “Número”, e veja o que acontece ao gravar a tabela:

Uma caixa de diálogo se abre alertando sobre a perda de dados. Clique em “Sim” para continuarmos. Logo após aparecerá uma outra caixa de diálogo perguntando se realmente deseja continuar:

Em outras palavras, o Access informaria que a conversão de dados implicaria em perda de registros, porque os dados inseridos naquele campo estavam em formato “Texto”, e o novo tipo de dados entra em conflito com o que está gravado lá. Clique em sim e depois altere o modo de exibição para “Modo de Exibição de Folha de Dados” e observe o que ocorreu com o



campo “Nome Contato”. O registro que estava lá, no caso o nome do contato foi excluído. Se houvesse mais contatos inseridos naquele campo eles também seriam deletados.

Felizmente tínhamos somente um contato inserido naquele campo então fica fácil voltar as configurações anteriores e cadastrar novamente o nome deste contato.

Volte para o “Modo Design” e altere novamente o tipo de dados do campo “Nome Contato” para “Texto” e depois cadastre novamente o nome Fagner.

Gravando as Alterações da Tabela

Toda mudança realizada na estrutura ou layout de uma tabela já gravada, precisa ser confirmada. Para isso, salve novamente seu trabalho. Sempre que você tentar sair de uma tabela, ou alternar o modo de exibição sem gravar suas alterações, verá a seguinte mensagem de alerta do Access:

Inserindo Registros

Finalmente depois de criar e aprimorar a estrutura da tabela, você poderá fazer o uso das ferramentas que criou. Os bancos de dados, tanto comerciais quanto pessoais, podem ser meios muito mais simples, rápidos e seguros de guardar informações, evitando o acúmulo de papel e dificuldade na pesquisa e edição de conteúdo.

Exercícios

1º. Acione um Banco de Dados em branco no Access gravando com o nome Exercício 3, em sua pasta.

2º. Crie uma nova tabela no “Modo Design”, e salve com o nome de “Registro de Empregados” com os seguintes campos e tipos de dados:

Código Funcionário – Numeração Automática



Nome Funcionário – TextoDepartamento – TextoSalário – Unidade MonetáriaData Admissão – Data/HoraVale Transporte – Sim/NãoCarga Horária Mensal – Número

Por padrão o Access irá inserir a chave primária no campo “Código”, que agora se chama “Código Funcionário”, mas como foi dito anteriormente podemos alterar a chave primária de nossas tabelas conforme nossas necessidades.

Depois de criada a tabela, insira os registros abaixo:

5º. Acesse o design da tabela e inclua uma Descrição para o campo “Data de Admissão” com o seguinte texto: Data do Registro Oficial em Carteira Profissional.

6º. Adicione um novo campo entre Nome do Funcionário e Departamento com o título Telefone Residencial, e atribua um formato de texto para este campo.

7º. Inclua no final da tabela um campo com o nome de “Número da Carteira de Trabalho”, e atribua um formato de texto para este campo.

8º. Altere o tipo de dados do campo “Carga Horária Mensal” para texto.9º. Grave as alterações da tabela e retorne para o Modo Folha de Dados. Inclua os dados

dos espaços em branco que foram gerados pela inclusão dos novos campos, nos 4 registros gravados.

Inclua mais 5 registros ao seu critério e salve as alterações de seu banco de dados.

Propriedades do Campo

Quando exemplificamos a criação de tabelas pelo meio manual, onde tivemos acesso à estrutura, percebemos que havia uma caixa na parte inferior da lista de campos, cuja denominação era “Propriedades do Campo”.

As propriedades são características especiais definidas a um item. Nas tabelas do Access, as propriedades são especificadas para cada um dos campos que formam sua estrutura. Além disso, a janela que controla as propriedades se modifica de acordo com o “Tipo de Dado” daquele campo.

Nesta aula, estudaremos as propriedades dos principais tipos de dados.

Propriedades do Campo tipo “Numeração Automática”

Acessando a estrutura de uma tabela e com um campo do tipo Numeração Automática ativo, veríamos a seguinte tela de propriedades. As principais características são:



Tamanho do Campo: O Access define o padrão de tamanho “Inteiro longo” para os campos de numeração automática que foram atribuídos como chave primária da tabela. Esse padrão é aplicado porque permite um número extenso e sem casas decimais ou números negativos, que é a melhor opção para campos do tipo “Código”.

Legenda: Texto que você digita para ser usado como Rótulo de identificação para aquele campo, quando for criado um formulário a partir desta tabela. Se nenhuma legenda é especificada, no formulário será quando for criado um formulário será exibido o nome do campo conforme ele foi criado na estrutura. Portanto, é opcional.

Indexado: Através desta propriedade você pode definir um índice para um único campo da tabela. O índice é um recurso que agiliza a pesquisa e classificação em uma tabela, baseada em valores em valores de chave. O padrão, quando você cria um campo qualquer no Access, é “Não”. Mas quando você transforma um campo em chave primária, é definido o índice com a opção “Sim”, seguida da característica “Duplicação não autorizada”. É essa característica que faz com que os dados inseridos no campo Código jamais possam ser repetidos na tabela.

DICA: É altamente recomendável que você não altere as propriedades de campo de chave-primária de uma tabela, pois isso pode comprometer o funcionamento de todo o objeto.

Propriedades do Campo do tipo “Texto”

Os atributos desse tipo de dados trazem mais opções, e você poderá visualizá-las ativando um campo de formato Texto, na estrutura da tabela. Veremos as mais importantes:

Tamanho do campo: Ao contrário de campos numéricos, para textos você informa a quantidade de caracteres que aquele campo suportará (incluindo os espaços). Apesar de um campo se tipo Texto poder abrigar até 255 caracteres, o padrão é que o Access defina o número 255. Entretanto, ocorrerão situações em que será preciso aumentar ou diminuir a quantidade de caracteres, personalizando de acordo com a função do campo. Por exemplo, para



campos usados para inserir nomes completos pode ficar inviável usar o padrão 50 que irá limitar textos grandes. Já num campo tamanho do campo do tipo texto, digite dentro desta caixa a nova quantidade.

Requerido: Nesta propriedade informamos aos Access se aquele campo é de preenchimento obrigatório, ou não. Por exemplo: você cria um cadastro de clientes e deseja que seja impossível a pessoa que estiver digitando os registros pular o campo do nome ou do endereço do cliente. Para isso, bastaria definir a propriedade de Requerido para “Sim”, escolhendo a opção na seta que fica ao lado.

Quando estivesse no modo Folha de Dados e alguém tentasse concluir um registro sem informar dados no campo que estava com a propriedade de Requerido, o Access exibiria a seguinte mensagem:

Valor Padrão: É um valor que é automaticamente inserido no registro no Modo de Folha de Dados. Apesar de exibir esse valor, o Access não vai proibir a mudança de valor na digitação de registros. Por exemplo, vamos imaginar que você está cadastrando seus contatos numa tabela de agenda e a grande maioria deles mora na cidade de Maracanaú. Para não ter que ficar sempre digitando Maracanaú num campo da Cidade, você poderia inserir um valor padrão para um campo Cidade com o texto mais freqüente. Dessa forma, quando estivesse inserindo os registros no modo Folha de Dados, só precisaria trocar o valor padrão para os quem morassem em outro município.

Regra de Validação: A regra de validação vai além do conceito de valor padrão. Nessa propriedade você especifica um texto ou valor que será obrigatório naquele campo, não permitindo a inserção de nenhum outro diferente. Exemplo: Você cria um campo Nacionalidade numa tabela, e deseja que nenhuma outra a não ser Brasileira, seja aceita na tabela. Para isso, bastaria inserir o texto Brasileira dentro do campo da regra de validação. No Modo Folha de Dados, ao tentar digitar outro texto diferente, o Access emitiria a seguinte mensagem de alerta:

Texto de Validação: Quando inserimos um conteúdo num registro que entra em conflito com a regra de validação atribuída ao campo, o Access emite uma mensagem de alerta



padrão. Essa mensagem pode ser excessivamente técnica e de difícil compreensão para os usuários leigos. Sendo assim, você pode personalizar esta mensagem criando um “Texto de Validação” neste campo, que explicaria a regra atribuída.

Esse texto seria exibido no lugar da mensagem padrão de alerta que o Access mostra quando ocorre o conflito de dados num registro:

Propriedades do Campo tipo “Número”

Ativando um campo desse tipo na estrutura de uma tabela, veríamos as seguintes propriedades:

Formato: Você pode definir um formato específico de exibição para os números que serão digitados naquele campo, no Modo Folha de Dados da tabela. Normalmente esse formato não é especificado pelo Access, mas você pode escolher uma das opções listadas:



Casas Decimais: Você pode controlar o número de casas decimais que serão exibidas nos campos de formato numérico. A opção “Automático” define a quantidade de números depois da vírgula de acordo com o tamanho do campo, também especificado na propriedade. Mas você pode dizer exatamente quantas casas decimais deseja exibir, escolhendo na caixa de listagem:

Propriedades do Campo “Data/Hora”

Campos com formato de dados “Data/Hora” podem receber características especiais para, dentre outras coisas, facilitar a digitação de informações em seus espaços.

Formato: Você pode personalizar o formato de dados desse campo para especificar exatamente que tipo de informação ele deverá receber. Abrindo a caixa de listagem você visualizará as diversas opções, aonde cada uma vem com um exemplo para que o usuário escolha aquela que mais se encaixe naquilo que deseja.



Máscara de Entrada: A função de uma máscara de entrada é definir o padrão de caracteres, determinando detalhes como quantidade, espaçamento, inclusão de caracteres extras, etc. Em outras palavras, encarregaria de colocar itens adicionais e limitar quantidades.

Por exemplo, poderíamos aplicar uma máscara para um campo que contivesse uma data. Poderíamos determinar o número de caracteres desse campo e inserir o separador. Para isso, bastaria digitar a quantidade de caracteres desse campo e inserir o separador. Para isso, bastaria digitar a quantidade de caracteres desse campo e inserir o separador. Para isso, bastaria digitar a quantidade de caracteres padrão usando o número 9 e colocando o separador dentro da propriedade Máscara de Entrada.

Aplicando essa propriedade e entrando no modo Folha de Dados, você veria o campo da seguinte maneira conforme abaixo. Bastaria apenas digitar os números nas quantidades padronizadas.

Existem muitos outros casos que o uso dessa propriedade poderá facilitar o trabalho no Modo Folha de Dados. Podemos incluir máscaras de entrada para campos de telefone 9999-9999, e onde mais for necessário, desde que as informações inseridas não entrem em conflito com o tipo de dados determinado para aquele campo.

Assistente de Pesquisa

Um dos tipos de dados que podem ser utilizados como ferramenta que facilitará a inserção de informações é o “Assistente de Pesquisa”. Através deste tipo de dado, você pode



determinar uma listagem de opções para serem usadas num campo. Por exemplo: na tabela de registro de empregados, o departamento em que cada funcionário trabalha é digitada manualmente. O usuário pode usar o assistente de pesquisa para determinar quais os departamentos existentes na empresa. No modo Folha de Dados, o campo abrirá uma listagem de consulta e você só precisaria escolher o departamento desejado para cada registro.

Ao escolher o tipo de dados “Assistente de Pesquisa” visualizamos a seguinte caixa:

A primeira opção refere-se a usar como listagem de pesquisa uma tabela ou consulta salva no banco de dados. É útil quando você deseja utilizar os dados de uma tabela ou consulta já gravada como fonte de pesquisa para esse campo. Já a segunda opção desse assistente serve para que o usuário digite as informações que serão utilizadas. Com essa segunda opção selecionada, ao Avançar veremos a seguinte tela:

Na tabela você digita as informações de pesquisa.



No último passo, definimos ou aceitamos o rótulo sugerido para o campo e procedemos com a conclusão. No Modo Folha de Dados percebemos a mudança na aparência do campo que foi aplicado o assistente de pesquisa:

Exercício

1º. Abra o banco de dados Exercício 03 e crie uma nova tabela no Modo Design e insira os seguintes campos e respectivos tipos de dados.

Código do Cliente (Numeração Automática), Nome do cliente (Texto), Endereço Residencial (Texto), Cidade (Texto), UF (Texto) Tipo de Residência (Texto), Telefone Residencial (Texto), Data de Nascimento (Data/Hora)

2º. Determine a chave primária para o campo Código do Cliente.

3º. Salve sua tabela com o nome Clientes Ceará.

3º. Mude o tipo de dados do campo “Tipo de Residência” para o “Assistente de pesquisa” e insira as seguintes informações para serem consultadas neste campo: Alugada, Própria, Cedida, Outra.

4º. Diminua o tamanho do campo “Nome do Cliente” para que abrigue 80 caracteres e o campo “UF” para 2 caracteres.

5º. Aplique uma propriedade “Requerido” para o campo “Nome do Cliente”.



6º. Aplique uma Máscara de Entrada para o campo “Telefone Residencial” com 4 caracteres numéricos, um hífen separador e mais 4 caracteres numéricos.

7º. Determine o formato do campo “Data de Nascimento” para Data Abreviada. Aplique uma máscara também para esse campo com o formato 99/99/0000.

8º. Insira uma propriedade de Valor Padrão com o texto Fortaleza para o campo “Cidade”.

9º. Insira uma Regra De Validação para o campo “UF” com o texto CE e determine o seguinte Texto de Validação: Somente Clientes residentes no estado do Ceará.

10º. Determine a seguinte Descrição para o campo “Tipo de Residência”: Selecione o tipo de moradia do cliente.

11º. Salve as alterações feitas na tabela e inclua os registros abaixo:

13º. Insira mais 3 registros ao seu critério em sua tabela e em seguida saia do Access gravando possíveis alterações.

Objeto Formulário

Conforme explicado, o Formulário é um objeto de banco de dados usado principalmente para inserir e exibir dados. Sua função é praticamente a mesma da tabela, porém os formulários além de mostrar as informações de uma forma mais atraente e muitas vezes mais simples de manipular, também permitem a inclusão de botões e comandos que facilitam e tornam mais interessante e o trabalho com o banco de dados.

Antes de criar um formulário é fundamental que exista uma tabela devidamente gravada e estruturada. Esta tabela pode conter ou não registros gravados. É comum o usuário criar a tabela e em seguida criar o formulário, e usar este objeto para começar a inserir as informações. Pode ocorrer também do formulário ser criado para uma tabela que já contenha registros. Nesse caso, ele já apresentará estas informações.

Assistente de Criação de Formulário

Para acessar o Assistente, clique no menu “Criar”, selecione a opção “Mais Formulários” e por fim clique sobre “Assistente de Formulário”.



A primeira etapa do assistente é destinada à escolha de uma tabela ou consulta do banco de dados atual que servirá de base para o formulário. Isso é feito no campo “Tabelas/Consultas”. Depois de definida, deverão ser escolhidos os campos. Isso ocorre porque nem sempre é necessário incluir todos os campos de uma tabela num formulário, já que certas informações podem ficar armazenadas apenas na tabela.

Depois de inseridos os campos, avançamos para a etapa seguinte, destinada a escolha do layout (modo de exibição) do formulário.

Depois de definir o layout e avançar, trabalharemos o estilo do formulário, incluindo cores de campos, textos, sombreamentos e planos de fundo. A cada clique num estilo você tem um exemplo na visualização:



Finalmente, a última etapa consiste na conclusão do formulário, definindo seu nome (ou aceitando o nome sugerido) e escolhendo como deseja exibi-lo: se através do modo layout para exibir e inserir informações ou através de sua estrutura.

Concluindo com a primeira opção selecionada, veremos uma tela parecida com a seguinte. A variação pode ocorrer de acordo com o layout e o estilo de formulário escolhido:



Para inserir dados num formulário, basta posicionar-se dentro dos campos e movimentar-se entre eles usando as teclas ENTER ou mesmo TAB. Geralmente quando digitamos dentro do último campo de um registro, tecla ENTER fará com que um novo seja inserido, mas você pode proceder com a movimentação entre os dados usando os botões de registro localizados na parte inferior da janela do formulário.

Acessando a Estrutura de um formulário

Acessar a estrutura de um formulário é tão simples quanto realizar a mesma operação com uma tabela. Se ele estivesse aberto, o usuário pode simplesmente alternar entre os modos de exibição usando o Menu “Início” e selecionando a opção “Modo de exibição”

Ao exibir o formulário no Modo Design você irá visualizar a estrutura do formulário da seguinte maneira:



Através da estrutura você pode, dentre outras coisas, mover e redimensionar campos, alterar a formatação, incluir campos, modificar rótulos, inserir botões e comandos, alterar plano de fundo, etc.

Alterando o Estilo do Formulário

O estilo selecionado na execução do assistente de criação pode ser modificado depois de o formulário ser concluído. Pelo “Modo Layout”, clique no item “AutoFormatação” que se encontra no Menu “Formatar”. No menu que surge, selecione a opção “Assistente de AutoFormatação”, feito isto uma caixa de diálogo irá se abrir:

Além de aplicar um estilo, você pode configurar a aplicação do formato. Clicando no botão “Opções”, a caixa de diálogo de “AutoFormatação” abre uma are na parte inferior onde você pode destacar ou desativar pontos onde deseja que as propriedades do estilo escolhido sejam aplicadas:



Personalizando a Formatação

Mesmo que você aplique um estilo de formato predefinido, poderá ainda pela estrutura modificar detalhes na formatação do formulário, também através do design.

Selecionando um campo ou rótulo

Para selecionar um campo do formulário do Access, simplesmente clique sobre ele. Você verá oito quadrados ao redor dele, demonstrando a seleção do item e permitindo também seu redimensionamento. A partir da seleção, você poderá realizar diversas tarefas com ele.

DICA: Você pode usar a tecla SHIFT combinada como clique do mouse para destacar vários rótulos e campos diferentes do formulário, ao mesmo tempo, permitindo que vcê modifique suas propriedades de uma só vez.

Barra de Formatação

O exemplo de outros programas do Office, a Barra de Formatação consiste na melhor maneira de trabalhar com formatação.

Além das áreas já conhecidas que trabalham fontes, tamanhos estilos e alinhamentos, você verá no final desta barra alguns botões adicionais.

Exercício

1º. Abra o Banco de Dados Exercício 03 e crie uma tabela no Modo Design com os seguintes campos e características:

OBS: Quando você for inserir a Máscara de Entrada para o campo Data da Consulta será necessário salvar a tabela, salve com o nome Controle de Consultas.

Campo Tipo de dados PropriedadesCódigo Do Paciente Numeração Automática Definir como chave primáriaNome Do Paciente Texto Tamanho do campo diminuir para 80 e colocar sim para a

propriedade Requerido

Número Da Carteira Número Colocar sim para a propriedade Requerido

Data Da Consulta Data/Hora Escolher o formato Data Abreviada e inserir uma Máscara de Entrada 99/99/0000

Hora Da Consulta Data/Hora Escolher o formato Hora Abreviada e inserir uma Máscara de Entrada 99:99

Médico Assistente De Pesquisa Digitar uma tabela com os seguintes valores para serem usados como pesquisa: Ana Miranda, Carlos Alencar,



Marília silva, Paulo Benevides, Francisco RodriguesEspecialidade Assistente De Pesquisa Digitar uma tabela com os seguintes valores para serem

usados como pesquisa: pediatria, psicologia, clinico geral, dermatologia, oftalmologia

Atendido Sim/NãoData Do Retorno Data/Hora Escolher o formato Data Abreviada e inserir uma máscara

de entrada 99/99/000

2º. Salve as alterações feitas na tabela.

3º. Crie um novo formulário através do assistente, seguindo as dicas por etapa:

1ª Etapa: Selecione a tabela de “Controle de Consultas” e inclua todos os campos, exceto “Código”.

2ª Etapa: Escolha o Layout “Justificado”3ª Etapa: Selecione o estilo “Metrô”4ª Etapa: Conclua o Formulário entrando diretamente com informações dentro deles.

4º. Acesse o Layout do formulário e altere o estilo para “Urbano”.

5º. Selecione os rótulos dos campos (legendas) e mude a fonte para “Arial Narrow”, tamanho 10 aplique um efeito de baixo relevo.

6º. Salve as alterações da estrutura do formulário e entre no Modo Formulário. Insira os seguintes registros abaixo dentro do Formulário:

Consultas

As consultas são objetos usados para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras, havendo ainda a possibilidade de usar os seus resultados como fontes de registros na geração de formulários e relatórios. Existem diversos tipos de consultas, mais ou menos complexas, mas a mais comum é a do tipo “Seleção”, que serve para recuperar dados de uma ou mais tabelas usando critérios especificados pelo usuário, exibindo os dados na ordem desejada.



A consulta tem a mesma estrutura de dados de uma tabela. A diferença é que elas são criadas a partir das informações contidas em uma ou mais tabelas, de forma que você pode filtrar essas informações para selecionar e exibir somente os dados que se encaixem em critérios específicos, determinados pelo criador da consulta.

As consultas como todos os objetos do Access, podem ser criadas pelo meio manual e automático. Apesar do assistente ser prático, a criação de uma consulta por sua estrutura pode conferir um resultado muito mais interessante e preciso.

Estrutura da Consulta

O esquema que representa a estrutura de uma consulta vazia, aberta através do cliques na opção “Design da Consulta” no menu “Criar”, é exemplificado abaixo. Lembre-se que para criar uma consulta você precisa ter uma tabela gravada no banco de dados.

O que visualizamos é um painel da estrutura da consulta e na frente desse painel, uma caixa exibindo as tabelas existentes no banco de dados, para que o usuário adicione aquelas que formarão a consulta que está para ser criada.

Para incluir uma tabela na consulta, simplesmente selecione dentro da caixa “Mostrar Tabelas” e clique no botão “Adicionar”. Ela passa a ser exibida dentro do painel da estrutura e você poderá fechar em seguida a caixa das tabelas.



Obviamente, para definir a consulta você precisa ter em mente que dados da tabela de origem serão selecionados, para serem exibidos no objeto criado. È como ocorre no planejamento do banco de dados. A partir dessa necessidade, você seleciona os campos e define os critérios que darão origem a consulta.

Como forma de exemplo, ilustraremos a criação de uma consulta que exibisse todos os pacientes que tem data de retorno no mês de março. Para essa consulta, os dados que interessam são dos campos Nome do Paciente, Número da Carteira, Médico, Especialidade e Retorno.

Para incluir tais campos, simplesmente dê um clique-duplo sobre cada um deles. Automaticamente eles serão inseridos na parte inferior da janela, chamada “Grade de Design”, na ordem com que são clicados.

Limitar Resultados usando Critérios



A consulta, da maneira como está estruturada, exibiria todos os dados dos campos inseridos da tabela, sem critério de filtragem. Para dizer ao Access quais os parâmetros de seleção da consulta, usamos a célula “Critério:”.

Os critérios são inseridos no formato de expressões ou informações exatas. Existem várias expressões utilizadas como parâmetro. Eles podem ser colocados em um ou mais campos, ou mesmos inseridos em formato alternativo no mesmo campo usando a célula “ou:”.

Por exemplo, se você tivesse uma tabela de fornecedores, desejasse visualizar somente os do estado do Ceará, criaria a estrutura da consulta e especificaria no campo do estado o critério “Ceará”. Ou numa tabela que contivesse matrículas e você desejasse visualizar os cadastros da data atual, inserida no campo de registro, na célula “Critério” a data obedecendo ao formato cadastrado na tabela, como por exemplo: 31/03/2010.

Neste caso da consulta exemplo para pacientes com retorno, queremos visualizar todos que tem uma data de volta preenchida, independente do dia, mês ou ano. Não seria possível especificar uma data completa. Mas sim uma expressão que limitasse qualquer campo com valor “nulo”. Em outras palavras, aqueles que tivessem retorno programado.

Existem duas expressões para limitação de valores nulos.

É Nulo: Para restringir as informações, exibindo somente os campos que contivesses valor “nulo”.

É Negado Nulo: Expressão que filtra os dados em branco, mostrando somente os registros cujo campo aplicado o critério estaria preenchido com alguma informação.

Aplicando na célula “Critério” do campo “Retorno”, teríamos:

Classificação

Dentro da consulta, na grade de design, podemos definir uma classificação para os dados, inclusive para um ou mais campos. Basta posicionar-se na célula “Classificação” do campo desejado e escolher a sequência com que deseja classificar os dados.

Mostrar ou Ocultar

Você pode definir a estrutura da consulta solicitando a exibição ou a restrição de exibição de um determinado campo. Por exemplo: numa consulta para filtrar uma tabela de



fornecedores, exibindo somente os do Ceará, poderíamos desativar a célula “Mostrar” do campo fornecedor, pois essa identificação poderia ser feita pela gravação do próprio nome da consulta, que poderia ser salva como “Fornecedores Cearenses”.

Gravando a Consulta

Assim como todos os objetos do Access, qualquer criação ou modificação na estrutura precisa ser gravada para que tenha efeito. Para isso, clique no comando “Salvar” e defina um nome de preferência que identifique a função da Consulta.

Abrindo a consulta no modo de exibição de “Folha de Dados”, o usuário pode conferir o resultado:

Vale ressaltar que os dados inseridos na Tabela que originou a consulta automaticamente atualizam a mesma, desde que os dados se enquadrem nos critérios estabelecidos na estrutura.

Algumas Expressões utilizadas em Critérios de Consultas

Expressão Resultado

>234 Para um campo que contivesse quantidades, exibiria somente números maiores que 234

<1200 Critério que definiria os dados de um campo de quantidade qxibindo somente números menores que 1200



>= ”Silva” Para um campo que contivesse sobrenomes, exibiria todos os nomes desde Silva até o final do alfabeto.

Entre #02/02/99# E #01/12/99#

Para um campo de data, exibiria as datas de 2-fev-99 até 1-dez-99

Not “Ceará” Para um campo de estados, exibiria os dados de todos os demais com exceção do Ceará

Not T* Para um campo de texto, mostraria todos os dados cujos nomes não começam com a letra “T”

In (França, Alemanha, Japão)

Para um campo de País, exibiria dados referentes a França, Alemanha ou Japão

“Maracanaú” Para um campo cidade, exibiria somente dados de Maracanaú

Como “S*” Para um campo de nome, exibiria dados somente de textos que começassem com a letra S

Como “[A-D]*” Exibiria dados que começassem com a letra A e fossem até a letra D

“2/2/2000” Exibiria informações cuja data fosse 2 de fevereiro de 2000

=Data () Aplicado em campos de data, exibiria somente registros cuja data fosse a atual

Exercícios

1º. Abra o Banco de Dados Exercício 03 e crie consulta pela estrutura com as seguintes características:

Adicione a tabela “Controle de Consultas”. Adicione os seguintes campos à consulta: Código do Paciente, Nome do

Paciente, Número da Carteira, Data da Consulta, Médico, Especialidade. Desabilite a exibição do campo “Código do Paciente” e também do campo

“Especialidade. Determine um critério para o campo adequado de forma que a consulta mostre

apenas os atendimentos realizados para a especialidade Psicologia. Grave a consulta no modo Folha de Dados.

2º. Crie outra consulta ao mesmo banco de dados seguindo as orientações:

Adicione a tabela “Clientes Ceará. Adicione os campos Código do Cliente, Nome do Cliente, Endereço

Residencial e Cidade. Aplique uma classificação crescente para o campo “Nome do Cliente”. Desabilite a exibição do campo “Cidade”. Insira um critério para que a consulta mostre somente os clientes residentes na

cidade de Fortaleza. Grave a consulta com o nome “Clientes Fortaleza”. Visualize a consulta no modo Folha de Dados.

Assistente de Pesquisa Avançado



O Assistente de Pesquisa Avançado é um tipo de dados que permite ao usuário utilizar num campo, as informações gravadas numa outra tabela do banco de dados, ou digitadas diretamente.

Em aulas anteriores, vimos o processo de utilização do Assistente usando a opção de digitar os dados que seriam usados como opções de seleção no campo. Porém, não fizemos o processo pelo meio de acesso às tabelas gravadas. Quando usamos esse meio, já estamos automaticamente criando um Relacionamento entre as duas tabelas, de forma que as informações gravadas naquela usada no assistente de pesquisa atualizam imediatamente as opções de pesquisa no campo da segunda tabela.

Para criar esse processo, primeiro temos que construir a tabela que vai conter os dados que serão pesquisados. Por exemplo, uma tabela de cadastro de bairros que será usado numa tabela registro de alunos. Essas tabelas que gravam informações simples, como bairros, cidades, status, etc. possuem uma estrutura bem simples, geralmente formada por um campo Código de Numeração Automática (definido como chave primária) e um campo de identificação do tipo texto, para os registros.

Na criação estrutura da tabela de cadastro de alunos, seriam criados campos para armazenar informações variadas, como Código do Aluno, Nome do Aluno, Data de Nascimento, Endereço Residencial, Bairro e Telefone. Os tipos de dados e máscaras de entrada poderiam ser definidos pelos usuários a critério.

No momento de escolher o tipo de dados do campo “Bairro”, o usuário escolheria “Assistente de Pesquisa”, que abriria a tela já conhecida. A diferença estaria na definição da primeira etapa do assistente. Ao invés de selecionar a opção para digitar diretamente os valores desejados, seria selecionado o primeiro item: “Eu quero que a coluna de pesquisa procure os valores em uma tabela oi consulta”.

Avançando dessa forma, o assistente exibiria a janela mostrando as tabelas existentes no banco de dados, disponibilizadas para criação do formulário.



A etapa seguinte seria usada para incluir os campos que serão usados pelo assistente de pesquisa. Geralmente o campo código é inserido porque consiste na coluna que contém a chave primária.

Avançando o usuário poderia alterar a ordem de classificação desejada para os itens da caixa de listagem. Nesta etapa também seria possível alterar a ordem de até quatro campos.

Selecionando a ordem crescente para o campo código, clicaríamos em avançar.



Avançando, o usuário veria os dados da tabela incluída no assistente. Por padrão, a coluna chave fica oculta (coluna do código), já que os dados que vão interessar são somente os registros dos bairros. Essa opção de ocultar ou exibir a coluna chave é feita através de seleção localizada na parte superior dessa etapa do assistente.

Ao concluir o assistente, será emitida uma mensagem de alerta:

Como o método de inclusão do assistente utilizou dados de uma tabela do banco de dados, foi criado um Relacionamento entre elas, de forma que os dados incluídos em uma, automaticamente interferem na outra. Por conta disso, o Access sempre pede ao usuário que



grave toda e qualquer alteração na tabela antes de efetivar tais relacionamentos. Escolhendo a opção “Sim”, você veria a caixa de gravação de objetos e definiria o nome da tabela.

No modo “Folha de Dados”, os registros seriam inseridos normalmente, onde o campo bairro abriria uma caixa de consulta para seleção das opções cadastradas na outra tabela.

Lembrando que, sempre que ocorresse a necessidade de incluir mais dados, como um novo bairro, bastaria acessar a tabela de cadastro deles e incluir um novo registro. Na tabela relacionada o novo registro seria automaticamente exibido como uma nova opção. Esta é a vantagem do uso do assistente de pesquisa que “puxa” os dados de uma tabela ou consulta do banco de dados.

Objeto Relatório

Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar dados em formato impresso. Como você controla o tamanho e a aparência de tudo em um relatório, é possível exibir as informações como desejar. Os relatórios são gerados a partir de tabelas ou consultas do Access e assim como os demais objetos possuem um meio rápido de criação através do assistente específico.

Assistente de Criação de Relatórios

O assistente de criação de formulários é exibido imediatamente após selecionar a opção de criação do objeto por meio dele. Sua tela inicial consiste na definição da tabela ou consulta que irá gerá-lo.



A vantagem em escolher os campos que irão gerar o relatório é que assim você pode solicitar a exibição somente de dados que lhe interessam, como numa filtragem. Para isso, você precisa ter em mente a exata informação que deseja obter através daquele relatório, e a partir daí escolher os campos desejados.

Depois de inseridos os devidos campos, definimos na próxima etapa possíveis níveis de agrupamento para as informações do formulário. Por exemplo: critérios de organização principal e até secundários. Para isto, basta dar um duplo-clique sobre o(s) campo(s) que irá(ão) definir o(s) níveis, e estes serão inseridos na parte superior do relatório, na área de visualização. Como no exemplo abaixo, onde objetivamos a criação de um relatório de aniversariantes agrupados por data de nascimento. O assistente também entende que este agrupamento, como se trata de um campo de data, é mais bem efetivado se for por mês, e aplica essa propriedade.



A etapa seguinte também é opcional. Você pode informar ao assistente que deseja realizar uma classificação dos dados (Crescente ou Decrescente) para um ou mais campos, seguindo a ordem de prioridades das caixas de seleção.

O próximo passo do assistente é para que o usuário defina o layout do relatório. Ou seja, como as informações serão dispostas pela página. Além disso, escolhemos a orientação do papel e informamos ao assistente se os tamanhos dos campos deverão ser adaptados para que todos caibam numa única página, ou desativamos a caixa seletora para que isso não ocorra.

Na etapa seguinte, escolha um estilo de AutoFormatação para o seu relatório. Os formatos são vários e podem ser automaticamente visualizados mediante um clique. Lembre-se, porém, que qualquer estilo aplicado pode ser perfeitamente modificado ou trocado pela estrutura do relatório, depois dele concluído.



A última fase é destinada ao processe de conclusão do relatório, onde o usuário define um nome para ele escolhe o meio que quer trabalhar no ato da conclusão: se pela própria visualização ou pela estrutura. Importante: escolha um nome que identifique a função do relatório, já que ele será exibido como cabeçalho do documento.

Optando pela exibição por visualização dos dados, veremos a seguinte tela:

O controle de visualização do relatório pode der feito usando a caixa de “Ajuste”, na parte superior, para que o usuário escolha o percentual de aumento ou redução de visualização desejado. Um clique dentro da página alterna entre o modo de visualização de página inteira ou no modo de ampliação dos detalhes do relatório.

Na parte superior da janela você vê o controle de páginas, para que se atualizam nas próximas ou anteriores, se estas existirem.

Todas as informações incluídas na tabela que originou o relatório, atualizam automaticamente os dados do mesmo. Os relatórios também podem ser criados a partir de consultas, obtendo resultados ainda mais critérios em suas visualizações.

Acessando a Estrutura do Relatório

Abrir um relatório ou alternar para seu modo de design permite a realização de diversas tarefas de ajuste, redimensionamento ou reposicionamento e inclusão de campos.

Exercícios

1º. Crie um novo banco de dados e grave com o nome Assistência Técnica. Dentro dele, crie duas tabelas no modo Design seguindo as orientações a seguir:

Tabela 1 (Gravar com o nome Técnicos)



Campo Tipo de Dados PropriedadesCódigo Técnico Numeração Automática Definir como chave primáriaNome do Técnico Texto Tamanho do campo diminuir para 30 e colocar

Sim para a propriedade Requerido. Definir Legenda com texto Técnico.

Tabela 2 (Gravar com o nome Serviços)Código do Serviço Numeração Automática Definir como chave primáriaNome do Serviço Texto Tamanho do campo diminuir para 20 e colocar

Sim para a propriedade requerido. Aplicar Legenda com texto Serviço.

2º. Preencha as duas tabelas recém criadas com os seguintes registros:

3º. Crie uma nova tabela gravando com do nome Ordens de Serviço e criando os campos conforme as orientações a seguir:

Campo Tipo de Dados PropriedadesCódigo da Ordem Numeração Automática Definir como chave primária e colocar uma Legenda no

campo com o texto Nº OrdemNome do Cliente Texto Tamanho do campo diminuir para 70 e colocar Sim para a

propriedade Requerido.Telefone do Cliente Texto Inserir uma máscara de entrada com o formato 9999-9999Data da Entrada Data/Hora Formato Data Abreviada e Máscara de entrada 99/99/0000Técnico Assistente de Pesquisa Usar a opção de escolher os dados de uma tabela já gravada

e incluir os campos da tabela Técnicos.Serviço Assistente de Pesquisa Usar a opção de escolher os dados de uma tabela já gravada

e incluir os campos da tabela Serviços.Data da Saída Data/Hora Escolher o formato Data Abreviada e inserir uma máscara

de entrada 99/99/0000Valor Cobrado Unidade Monetária

4º. Crie um formulário através do assistente incluindo todos os campos da tabela Ordens de Serviço e escolhendo o layout “Justificado” e o estilo “Metrô” e conclua com o nome Controle de Serviços. Insira os registros abaixo usando o Formulário recém criado:



5º. Adicione mais 5 registros à vontade, todos com a Data de Entrada do dia de hoje.

6º. Crie uma consulta de acordo com as instruções:

Adicione a tabela “Ordens de Serviço” e inclua os campos Código da Ordem, Nome do Cliente, Telefone do Cliente e Data da Entrada.

Desabilite a exibição do campo “Data de Entrada”. Crie um critério que filtre somente os serviços com entrada na data atual. Salve a consulta com o nome “Serviços Diários”

7º. Crie um Relatório através do assistente seguindo as dicas:

Crie um relatório usando todos os campos da Consulta “Serviços Diários”. Determine uma classificação alfabética para o campo “Nome do Cliente”. Aplique um estilo “Negrito” Conclua o relatório com o nome Serviços Diários.

8º. Acesse o formulário Controle de Serviços e inclua mais 5 registros a critério, todos com a Data de Entrada de hoje:

9º. Verifique se o relatório “Serviços Diários” foi atualizado com as informações incluídas:

Estrutura dos Formulários

Os assistentes são excelentes maneiras de criar objetos no Access. Mas trabalhar corretamente com a estrutura de todos os itens é fundamental no processe de criação e aperfeiçoamento de um banco de dados. No caso dos formulários, isso se torna ainda mais importante. Esse tipo de objeto é muito utilizado para exibir informações de forma atraente e facilitar a entrada e manipulação de dados. Por isso trabalhar bem sua estrutura é fundamental.



Quando acessamos a estrutura de um formulário, visualizamos uma composição que pode parecer a princípio um pouco complexa. Na realidade, é bem simples de trabalhar.

Basicamente o que vemos são as áreas de cabeçalho e rodapé do formulário, que são usadas para inserção de textos ou outros controles que serão exibidos em todos os registros igualmente, como uma espécie de timbre. Na seção “Detalhe” podemos visualizar os controles, que podem ser acoplados, ou seja, ligados a uma fonte de origem de dados, que é a consulta ou tabela que originou o objeto, também os não acoplados, que funcionam apenas como caixas de texto (esta seção pode apresentar uma estrutura diferente dependendo do modela de formulário que você escolheu no assistente). As réguas vertical e horizontal auxiliam na definição da área ocupada e posicionamento dos itens.

Editando Rótulos

Os rótulos são controles que identificam os campos, e geralmente seguem o padrão de identificação determinado na tabela ou consulta que gerou o Formulário. Às vezes a identificação que esse campo recebe na tabela não é muito funcional ou compreensiva para aqueles que vão apenas inserir informações no formulário. Nesse case, você pode personalizar tais rótulos, sem alterar a estrutura da tabela.

Posicione o mouse sobre o rótulo que deseja personalizar o clique uma vez sobre ele para selecioná-lo. Você verá oito quadrados seletores ao redor do item que agora tem um destaque em laranja.

Estando selecionado, posicione o mouse novamente dentro da área de edição do rótulo. O ponteiro assume o formato de cursor “I”. De mais um clique e observe que o campo entra em formato de edição e você poderá apagar, incluir, etc., digitando um novo texto, por exemplo.



Depois de digitar, use ENTER para confirmar.

Redimensionar Controles Agrupados e Individuais

É muito comum ocorrer de um formulário automático, na conclusão, não apresentar uma disposição agradável e uniforme dos campos dentro da área. Alguns podem ficar com pouco espaço, outros com excedente desnecessário. Então, você poderá adaptar suas dimensões da forma que achar melhor.

Para alterar a dimensão de um controle individualmente, clique sobre ele para selecioná-lo. Então, use uma das oito alças de redimensionamento. O mouse fica no formato de seta de duas pontas quando está sobre uma delas. Só será preciso clicar, segurar e arrastar na direção desejada.

O mais comum é que os controles sejam redimensionados de forma agrupada: tanto o campo quanto o seu rótulo, para que fiquem com o mesmo tamanho. Para não ter o trabalho de ficar tentando acertar a dimensão correta “a mão”, você poderá recorrer à seleção múltipla. Para isso, clique sobre um, segure SHIFT e clique sobre o outro. Com ambos selecionados, basta redimensioná-los.

OBS: As alças seletoras (ou alças de controle) que permitem o dimensionamento individual dos rótulos só serão habilitadas em alguns tipos de layout. Alguns deles permitirão apenas alterações em colunas inteiras ou linhas inteiras podendo conter vários rótulos.

Movendo Controles Agrupados e individuais

Para reposicionar um controle individualmente em algum ponto do relatório, selecione-o primeiro e em seguida leve o ponteiro do mouse para a alça de controle que fica na parte superior esquerda. Você deverá visualizar uma seta de quatro pontas.

Dessa forma, você poderá clicar segurar e arrastar para onde quiser. O controle será movido individualmente, sem arrastar qualquer, segurar e arrastar para onde quiser. O controle será movido individualmente, sem arrastar qualquer outro controle que possa estar ligado a ele.



Caso precise mover um controle acoplado juntamente com seu controle de rótulo, selecione qualquer um dos dois com um clique. Depois, posicione o ponteiro em qualquer parte da borda de contorno do item selecionado. Nesse caso clique segure e arraste. Você verá os controles sendo movidos ao mesmo tempo.

Caso precise mover vários controles, incluindo campos e rótulos diversos, primeiro recorra à seleção múltipla combinando o clique com a tecla SHIFT. Depois, utilize o processo de movimentação com o mouse sobre a borda de um dos rótulos selecionados.

Lista de Campos

Quando criamos um formulário pelo assistente e acessamos sua estrutura, geralmente é exibida a lista de campos da tabela ou consulta que originou o objeto, posicionada em algum ponto da janela.

A função desta lista é fornecer um acesso rápido aos campos da tabela ou consulta para que o usuário possa incluí-los sem a necessidade de criar um novo formulário pelo assistente. O

controle de exibição desta lista é realizada através de um clique no botão , que fica na Barra de Ferramentas.

Para adicionar um campo, só é preciso clicar sobre ele na lista, segurar e arrastar para dentro da área de edição do formulário. Ao soltar, você verá os controles do campo adicionado. A forma como eles serão inseridos pode não obedecer ao layout padrão do formulário em se



tratando da disposição, mas quanto à formatação ficarão idênticos aos demais controles. Além disso, poderá ser necessário editar o rótulo do campo para que fique com o texto identificador correto.

Área de Cabeçalho e Rodapé

Para inserir cabeçalhos e rodapés, caso seu formulário não possua, primeiro é preciso expandir a área que irá abrigá-los. Para isso, leve o mouse até a parte inferior da borda que identifica a área. Com o mouse no formato de seta dupla, você deverá clicar segurar e arrastar para baixo.

Quando soltar o ponteiro, a área será expandida para abrigar textos, botões ou outros controles que padronizarão o formulário.

Caixa de Ferramentas

Para adicionar controles e outros itens ao seu formulário, o usuário pode lançar mão dos recursos da “Caixa de Ferramentas”, cujo controle de visualização é feito pelo Menu “Design”.

Selecionar objetos: Utilize para selecionar um controle, seção ou formulário. É uma ferramenta do tipo ativado/desativado com apenas um clique.

Rótulos: São controles que exibem textos descritivos, como um título, legenda ou instruções em um formulário. Para incluir um rótulo, clique nesta ferramenta e posicione o



mouse no ponto onde deseja inserir. Então proceda como se desenhasse um retângulo, que abrigará o texto desejado.

Depois de incluir, digite o conteúdo e use ENTER para confirmar. Os rótulos inseridos seguirão o mesmo padrão de formatação do estilo dos demais rótulos do formulário.

DICA: Quando quiser criar um parágrafo dentro do controle, use a combinação SHIFT + ENTER.

Caixa de Texto: Utilize para exibir, inserir ou editar dados na origem do registro base de um formulário, exibir os resultados de um cálculo ou aceitar a entrada de um usuário. A forma de inclusão é semelhante ao de inserção de rótulos.

Grupo de Opções: Utilize juntamente com caixas de seleção, botões de opção ou botões de alternância para exibir um conjunto de valores alternativos. Você pode, por exemplo, utilizar um grupo de opções para especificar se um pedido será enviado por via aérea, marítima ou terrestre. Quando você usa essa ferramenta e inclui na área do relatório como se estivesse desenhando uma figura, é aberto um assistente de configuração que guia o usuário.

Botão de Alternância: Utilize como um controle automático acoplado a um campo Sim/Não em um banco de dados do Microsoft Access. O botão de alternância é um controle não acoplado para aceitar a entrada do usuário em uma caixa de diálogo personalizada ou em parte de um grupo de opções.

Botão de Opção: Função idêntica ao de botão de alternância.

Caixa de Seleção: Mesma utilização dos dois botões anteriores.

Caixa de Combinação: Combina os recursos de uma caixa de listagem e de uma caixa de texto. Você pode digitar algo na caixa de texto ou selecionar uma entrada na caixa de listagem para adicionar um valor a um campo base. Quando você insere esse tipo de objeto no formulário, vê a mesma tela do “Assistente de Pesquisa” usado nas tabelas, onde pode digitar diretamente os dados que serão usados como opções na caixa inserida, ou solicitar essas informações de uma tabela ou consulta.

Caixa de Listagem: Semelhante a caixa de combinação, só que exibe uma lista de valores rolável. Quando um formulário está aberto no modo de formulário, você pode fazer uma seleção na lista para inserir um valor em um registro novo ou para alterar o valor em um registro existente. Ao inserir este objeto no formulário será aberto o assistente idêntico ao da caixa de combinação.

Botão de Comando: Podemos inserir botões para executar diversos tipos de ação, como localizar um registro, imprimir ou aplicar um filtro de formulário, dentre outros. Para



incluir um botão de comando, clique nesta ferramenta e depois clique uma vez dentro da área onde deseja que o botão seja adicionado. Esta ação abrirá o “Assistente de botão de comando”.

A primeira etapa é para a escolha da ação. Elas são agrupadas em categorias, exibidas do lado esquerdo da tela. A cada clique numa categoria, você visualiza as ações na listagem à direita.

Depois de escolher a categoria e a ação desejada, devemos avançar para a etapa seguinte. Neste passo você dirá ao assistente como deseja que seu botão de comando seja exibido no formulário: se identificado com um texto (que pode ser personalizado), ou com uma figura.

O Access tem uma listagem de figuras sugeridas de acordo com a ação a ser criada. Mas o usuário pode usar uma imagem personalizada clicando no botão “Procurar” e selecionando o arquivo de imagem que deseja.



A terceira etapa do assistente é para definição do nome do comando. O Access sugere um nome com um padrão seqüencial de “Comando” seguido do número. Mas você pode personalizar com outro texto.

Ao concluir, visualizamos o botão devidamente adicionado, podendo este ser movido, redimensionado ou excluído.

Imagem: Utilize para exibir uma figura estática em um formulário. Ao acionar este botão e clicar no formulário, será aberta uma caixa de diálogo para seleção de abertura do arquivo de imagem.

Quadro de objeto não acoplado: Utilize par exibir um objeto não acoplado, como uma planilha do Microsoft Excel, em um formulário ou relatório. O objeto permanece constante conforme você se move de registro em registro.

Quadro de objeto acoplado: Utilize par exibir objetos OLE, como uma série de figuras, em um formulário ou relatório. Este controle é para objetos armazenados em um campo na origem do registro base de um formulário ou relatório. Um objeto diferente é exibido no formulário ou relatório conforme você se move de registro em registro.

Inserir ou remover quebra de página: Utilize para iniciar uma nova tela em um formulário, ou uma nova página em um formulário impresso.



Controle guia: Esta ferramenta é destinada à criação de um formulário com guias de várias páginas (como a caixa de diálogo com várias opções dispostas em guias diferentes). Você pode copiar ou adicionar outros controles em um controle guia. Clique com o botão direito do mouse no controle guia da grade de design para modificar o número de páginas, a ordem das propriedades da página selecionada e as propriedades do controle guia selecionado.

Subformulário/Sub-relatório: Utilize para exibir dados de mais de uma tabela em um formulário ou relatório.

Linha: Você pode desenhar uma linha no formulário para enfatizar informações relacionadas ou especialmente importantes, ou para dividir, por exemplo, um formulário em diferentes seções.

Retângulo: Utilize para efeitos gráficos, como agrupar um conjunto de controles relacionados ou enfatizar dados importantes.

Área do Formulário

Pode ocorrer da área de edição do formulário não estar sendo apresentada num tamanho satisfatório ou harmônico. Para aumentar ou reduzir essa área, posicione o ponteiro do mouse na borda vertical direita. O mouse assume a forma de seta de duas pontas. Então você poderá clicar segurar e arrastar.

Dicas de Deslocamento de Controles



Você também poderá movimentar controles selecionados usando as setas de movimentação do teclado, nas 4 direções. O uso destas teclas combinado com a tecla CTRL promove uma movimentação mais detalhada, com pequeno deslocamento. Ideal para acertar posições mais precisas.

Exercício 08

1º. Acesse o Access e crie um novo banco de dados em branco com o nome MOTORÁPIDA. Dentro dele, crie duas tabelas com as seguintes características:

Tabela 1 (Grave com o nome Marcas)Campo Tipo de Dados Propriedades

Código da Marca Numeração Automática Chave Primária e Legenda CódigoMarca Texto “Sim” para Requerido

Tabela 2 (Grave com o nome Vendedores)Campo Tipo de Dados Propriedades

Código do Vendedor Numeração Automática Chave Primária e Legenda CódigoVendedor Texto “Sim” para Requerido

2º. Preencha as duas tabelas conforme esquema abaixo:

3º. Crie uma outra tabela (Que deverá ser gravada com o nome VENDAS DE MOTOS) seguindo as instruções:

Campo Tipo de Dados PropriedadesCódigo Numeração Automática Utilize o assistente para que ele busque as informações da

tabela MARCASMarca Assistente de Pesquisa Utilize o assistente para que ele busque as informações da

tabela MarcasModelo TextoPlaca Texto Tamanho do campo 7



Vendedor Assistente de Pesquisa Utilize o assistente para que ele busque as informações da tabela VENDEDORES

Cliente TextoParcelas NúmeroValor da Parcela Unidade MonetáriaData da Venda Data/Hora Formato Data abreviada e Máscara de entrada 99/99/0000

4º. Crie um formulário através do assistente com as seguintes propriedades:

1ª Etapa: Utilize a tabela VENDAS DE MOTOS e adicione todos os campos.2ª Etapa: Escolha o Layout “Justificado”.3ª Etapa: Escolha o estilo “Urbano”.4ª Etapa: Conclua o formulário com o nome CONTROLE DE VENDAS e entre

diretamente no modo estrutura do formulário.

5º. Na estrutura, realize as seguintes operações:

Edite os rótulos dos campos “Data da Venda” para simplesmente “Data”. E também “Parcelas” para “Nº Parc.”.

Redimensione e mova os campos e reduza a área do formulário para que fique o mais parecido com o esquema da estrutura exemplificado a seguir:

Altere a área do Cabeçalho (orientando-se pela régua vertical que fica à esquerda) para que fique com a altura equivalente a 1cm (mesmo tamanho de um quadrado da linha de grade).

Altere o Rótulo do cabeçalho de Controle de Vendas para MOTORÁPIDA. Formate esse texto com Fonte Arial Black e Tamanho 12. Além disso, aplique uma cor de texto Azul Escuro e um efeito de Alto Relevo a esse controle. Depois de formatado, Redimensione este objeto para que fique com tamanho suficiente somente para abrigar o texto.

Insira três botões de comando na Área do Cabeçalho, logo ao lado do título inserido, com as funções especificadas abaixo:



1º botão: Do tipo “Operações de Formulário”, a ação “Fechar Formulário”, escolhendo a figura “Sinal de Parar”.

2º botão: Do tipo “Operações de Registro”, a ação “Adicionar Novo Registro”, escolhendo a figura “Ir para Nova”.

3º botão: Do tipo “Operações de Registro”, a ação “Excluir Registro”, use a figura da “Lixeira”.

Importante: Deixe os botões dispostos uniformemente, e de preferência com a mesma distância um do outro, na área do cabeçalho.

6º. Salve as alterações na estrutura do formulário.

7º No modo de exibição “Formulário” do Formulário insira os registros conforme as dicas abaixo. Use o botão “Adicionar Registro” para incluir novos.

8º. Usando os localizadores de registro, movimente-se para o segundo registro e exclua o mesmo com o botão de Ação inserido.

9º. Insira mais 4 registros ao seu critério e saia do Formulário através do botão de Ação adequado.

Boa Sorte!

Estrutura dos Relatórios

Criar um relatório através do assistente é um processo simples, rápido e eficiente. A exibição dos dados de acordo com as respostas que você dá ao assistente ocorre de maneira instantânea, se atualizando constantemente mediante a alteração dos dados que o geram. Porém, assim como ocorre na criação dos formulários, nem sempre o assistente dispõe os campos e rótulos devidamente. Alguns dados podem não ser totalmente visualizados e outros apresentam espaço excedente, resultando num relatório visualmente ruim.

Editar estrutura de relatórios significa aperfeiçoar o trabalho do assistente e também aprender a criar este tipo de objeto de forma manual. As definições de controles e rótulos são idênticas à abordagem feita sobre a estrutura dos formulários. Mas o Relatório pode apresentar mais seções que o layout de um formulário. Além disso, o usuário deve ter em mente que



precisa trabalhar com o conceito de Página, dispondo os campos de forma a melhor se adaptarem a um tipo de papel.

Ao entrar num relatório pela sua estrutura, visualizaremos uma tela parecida com a que está representada abaixo, podendo haver diferença dependendo do layout e estilo a ele aplicados:

O que visualizamos na estrutura de um relatório é muito semelhante á de um formulário. Na parte superior temos o título, dentro da área do “Cabeçalho do Relatório”. Os controles de identificação de coluna (rótulos), que ficam dentro da área do “Cabeçalho da Página”. Na seção “Detalhe” você vê os controles acoplados aos campos na origem dos registros (tabela ou consulta que originou o relatório). Essa seção também pode apresentar outros controles não acoplados a nenhuma origem de dados. Logo abaixo temos o “Rodapé da Página” que pode apresentar campos com expressões que o Access usa para transformar em informações válidas no modo de visualização do relatório (exibir a data atual e hora e dados de identificação e posicionamento de página(s)). A área do “Rodapé do Relatório” pode não apresentar nenhuma informação, porém pode ser expandida a critério.

Vale salientar que, se seu relatório possuí um layout organizado por agrupamentos de campos, poderá ver seções extras de Cabeçalho.

Cabeçalhos e Rodapés

Num relatório você pode incluir textos adicionais de cabeçalho e rodapé, tanto para cada página como para todo o documento. O Access separa essas duas áreas, pois um relatório pode conter várias páginas, e existem informações que interessam somente a cada página específica e outras que são importantes para o documento inteiro.

O cabeçalho do relatório aparece uma vez no início do documento. Pode ser usado para itens como logotipos, títulos de relatórios ou datas de impressão. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página na primeira página do relatório. O rodapé do relatório é a última seção no design do relatório, mas aparece antes do rodapé da página na ultima página do relatório impresso.

O cabeçalho da página aparece na parte superior de todas as páginas do relatório. É utilizado para exibir itens tais como cabeçalhos de coluna. O rodapé da página aparece na parte inferior de todas as páginas do relatório. É utilizado para exibir itens tais como números de página.



Incluindo Cabeçalho ou Rodapé

Se você estiver criando um relatório pela estrutura, ou queira personalizar um relatório criado que não possua um determinado tipo de cabeçalho ou rodapé, precisará expandir a área do que deseja incluir da seguinte forma:

Posicione o ponteiro do mouse na linha que separa a área do item que deseja incluir com a área seguinte. O mouse assume o formato de seta preta de duas pontas. Dessa forma, você clica segura e arrasta para baixo.

Quando soltar o botão do mouse, você verá área incluída e a partir daí poderá adicionar um controle de texto para digitar o conteúdo desejado. Essa tarefa de inclusão de controles é semelhante ao processo visto na aula sobre estrutura dos formulários, através da caixa de ferramentas, que é idêntica também nos relatórios.

Seleção pelas Réguas

No estudo sobre os formulários, aprendemos que os controles podem ser movidos, redimensionados e ajustados individual e de forma agrupada. E que a seleção vai definir essa forma de trabalho. A seleção múltipla é feita com associação da tecla SHIFT ao clique do mouse. No relatório o conceito de seleção é o mesmo. Mas existe outra maneira prática de destacar vários controles ao mesmo tempo (essa prática que será vista agora se aplica também aos formulários). Usando as réguas, podemos executar seleções múltiplas de um maior número de controles, num tempo mais curto:

Ao posicionar o mouse sobre qualquer ponto dentro de uma régua, como a horizontal, por exemplo, o ponteiro se transforma numa pequena seta preta apontando para baixo.

Neste formato, o usuário deve clicar segurar e arrastar na direção onde se encontram os controles que pretende destacar. O mais interessante é que o Access seleciona todos os controles que forem pegos, mesmo que parcialmente, pela linha seleção que acompanha o trajeto do mouse. Essa linha de seleção também é acompanhada pelo destaque escuro que fica na régua horizontal.



Soltando o botão do mouse, visualizamos os controles que foram destacados. Usando a régua horizontal, promovemos uma seleção Colunar.

Para realizar seleções usando a régua vertical, que destaca os controles por linhas, repita o mesmo processo anterior, mas com o mouse dentro da régua que fica à esquerda da tela.

Edição de Rótulos

Os Rótulos de identificação dos campos dos relatórios geralmente são inseridos na área do “Cabeçalho da Página”, já que corresponde a uma informação que deverá ser repetida, mesmo que uma única vez, mas em todas as páginas possivelmente geradas. Nunca esqueça que o relatório provém de uma origem do banco de dados que hoje pode conter poucos registros,



mas brevemente pode ficar cheia de informação. O Relatório vai acompanhar esse desenvolvimento e atualizar seus dados mediante isto.

O processo de edição dos rótulos é idêntico aos formulários. Os rótulos são as legendas dos campos e não interferem em qualquer tarefa. Basta selecioná-lo individualmente, clicar dentro dele para ativar a edição e digitar o conteúdo desejado. Observe que qualquer controle que está sendo editado tem sua aparência modificada, destacando-se dos demais.

Recorte, Cópia e Colagem de Controles

Para dispor rótulos em seções diferentes dos locais originais, é necessário executar uma ação de cópia ou recorte, e em seguida colar na área apropriada. Para copiar ou recortar um controle, selecione-o individualmente e use CTRL + C para cópia, ou CTRL + X, para recorte. Os comandos também são acessíveis pelo Menu “Início”.

Feito o processo, destaque a área onde deseja inserir o controle clicando na borda horizontal de identificação da mesma (Borda cinza que exibe o texto de descrição da área). Um clique nesta borda a deixa mais escura que as demais, confirmando a seleção. Estando nessa condição, cole com o atalho CTRL + V ou comando do menu “Início”. Um clique com o botão direito do mouse abre o Menu Interativo, que também exibirá opção de colagem, caso alguma cópia ou recorte tiver sido anteriormente realizada.

Lista de Campos

Para ter acesso à lista de campos da origem do formulário (tabela ou consulta), clique no botão “Adicionar Campos Existentes”, no Menu “Design”.

Acessar a listagem de campos pode ser necessário quando precisamos inserir campos ao relatório que possam ter sido incorretamente excluídos, ou não tenham sido adicionados na criação do mesmo. A maneira correta de inserir um campo na lista é idêntica ao processo demonstrado nos formulários: clicar sobre ele dentro da lista, segurar e arrastar para a área do formulário desejada.

Alinhamento de Múltiplos Controles

A ação de dispor controles pode ser muito difícil quando realiza manualmente. Quando ocorre a necessidade de incluir novos controles a estrutura do formulário isso pode se tornar ainda mais complicado.

Fica difícil fazer com que os rótulos e caixas de texto fiquem devidamente alinhados como os demais campos que o assistente organizou de forma precisa.

Por isso, encontramos no Menu “Organizar” um conjunto de ferramentas para alinhar precisamente dois ou mais controles selecionados. Por exemplo: para alinhar uma série de rótulos de forma que eles ficassem exatamente na mesma posição horizontal, em relação à régua. Vejamos o exemplo:



Primeiro, destacamos todos os controles (no exemplo, somente os rótulos, que estão desalinhados). Essa ação pode ser feita rapidamente pela seleção através da régua vertical.

Depois, clique no Menu “Organizar”, e procure a ferramenta “Alinhar parte superior”. O resultado você confirma no relatório:

DICA: Quando ajustamos a posição dos controles, a área onde eles se encontram pode se redimensionar para abrigá-los. Portanto, sempre adapte o tamanho dessas áreas para que elas não fiquem com espaço excedente.

Existem outras opções de alinhamento neste Menu, como descrevemos a seguir:

Alinhar à esquerda: Alinha as extremidades esquerdas dos controles selecionados com a extremidade esquerda do controle mais à esquerda na seleção.

Alinhar à direita: Alinha as extremidades direitas dos controles selecionados com a extremidade direita do controle mais à direita na seleção.

Alinhar parte inferior: Alinha as extremidades inferiores dos controles selecionados com a extremidade inferior do controle mais abaixo da seleção.

À grade: Alinha o canto superior esquerdo de cada controle selecionado, conforme o ponto mais próximo na grade.

Dependendo dos controles que forem selecionados, algumas opções deste menu podem ficar desativadas.

Configuração de Página

Os relatórios devem ter uma área restrita às dimensões do papel que vão utilizar. Por isso, em sua construção ou aperfeiçoamento, é importante determinar qual o tipo de papel em que o relatório está sendo trabalhado, além de outros detalhes relativos às configurações da página. Assim, o usuário trabalha em cima de dimensões exatas, trabalhando o documento já pensando em seu processo de impressão. Uma configuração de página modificada posteriormente pode desajustar toda a aparência do relatório.

Para acessar as configurações, use o Menu “Configurar Página”.



Para determinar os limites da área editável em relação às extremidades do papel, defina as “Margens” em milímetros. O usuário também pode realizar ajustes no tamanho e também na orientação do papel (Retrato ou Paisagem).

O ideal é que estas características sejam definidas na própria estrutura, mas no modo de visualização de Relatório também podemos alterar as configurações da página. No entanto, essa modificação pode criar desajuste na aparência em geral, conforme explicamos. Sendo assim, a melhor saída mesmo é trabalhar a estrutura do objeto em cima de uma definição.

Tipos de Abertura de Banco de Dados

Um banco de dados pode ser aberto de maneiras diferentes. A forma escolhida pode alterar o funcionamento e realização de tarefas do banco. Essa diferenciação ocorre mediante o clique no botão “Abrir”, da caixa de diálogo, estando com o banco de dados selecionado. Podemos observar que ao lado do botão “Abrir” existe uma pequena seta preta apontando para baixo. Ela traz opções para que o usuário escolha como deseja o banco:

Para abrir o banco de dados para acesso compartilhado em um ambiente multiusuário, de modo que você e outros usuários possam ler e gravar, clique simplesmente em “Abrir”.

Para abrir o banco de dados para acesso somente leitura de modo a poder visualizá-lo, mas não editá-lo, clique em “Abrir como somente leitura”.



Para abrir o banco de dados com acesso exclusivo, clique em “Abrir exclusivo”.Para abrir o banco de dados para acesso somente leitura e também impedir que outros

usuários o abram, clique em “Abrir exclusivo como somente leitura”.

Senha no Banco de Dados

Um banco de dados pode receber uma senha de acesso para controlar sua abertura. Para isso, antes de qualquer coisa, ele precisa ser aberto de forma exclusiva. Em seguida, clique no Menu “Ferramentas de Banco de Dados” e clique em “Criptografar com Senha”.

Será aberta uma caixa, onde você digita a combinação no campo “Senha”, e faz a confirmação da mesma no campo “Verificar”.

A partir daí, toda vez que qualquer usuário tentar acessar o banco de dados protegido, será solicitada a senha para abertura:

Definir senha significa exigir maior cuidado e atenção. É um recurso de proteção indiscutível, mas pode ocasionar perda de trabalho se for esquecida, pois sem ela, existe acesso ao banco de dados.

Desproteger Banco de Dados

Um banco com senha pode ser desprotegido, desde que por um usuário que possua a combinação de acesso. Estando com o arquivo aberto, clique em “Ferramentas de Banco de



Dados”, e escolha a opção “Descriptografar Banco de Dados”. O Access irá solicitar a senha de acesso anteriormente definida para confirmar a operação:

EXERCICÍO 09

1º. Acesse o Access e acione o seu banco de dados MOTORÁPIDA. Crie uma consulta pelo modo “Design da Consulta”, adicionando dentro dela as tabelas Marcas, Vendedores e Vendas de Motos. Da tabela “Marcas”, adicione somente o campo somente o campo Marca. Da tabela “Vendas de Motos”, adicione os campos Modelo e Data da Venda. Da tabela “Vendedores”, adicione somente o campo Vendedor.

2º. Ainda na consulta, crie um critério de exibição para o campo “Marca” de forma que sejam consultados somente as vendas das motos Honda. Depois, desabilite a exibição do campo “Marca”.

3º. Grave a consulta com nome Vendas Honda.

4º. Crie um relatório com auxílio do assistente com as seguintes características:

a) Adicionar todos os campos da consulta Vendas Honda.b) Exibir dados por Vendas de Motos.c) Determinar uma classificação crescente para o campo Data da Venda.d) Escolher um layout de ordenação do tipo Tabela.e) Definir o estilo “Escritório”.f) Concluir o relatório com o título Vendas Honda.

5º. Acesse o Design do relatório e faça as seguintes operações:

a) Mude o rótulo Data da Venda para simplesmente Data.b) Ajuste os campos para que fiquem dispostos da melhor maneira possível.c) Altere o “Rótulo” na área do Cabeçalho do Relatório para o nome

MOTORÁPIDA. Formate com Fonte Tahoma, Estilo Negrito, tamanho 14 e cor de texto Vermelha.

d) Disponha este rótulo na outra margem da página (à direita).e) Selecione os controles com o título VENDAS HONDA e MOTORÁPIDA e alinhe

ambos pela parte superior.



f) Configure o papel com margens esquerda e direita de 0,64 centímetros cada, e escolha o tipo de papel A4.

6º. Salve as alterações do Design e feche somente o banco de dados.

7º. Defina uma senha a critério para o banco de dados recém modificado.

Controles Calculados e Uso de Expressões

Expressões e Controles Calculados

Chamamos de expressão qualquer combinação de operadores matemáticos ou lógicos, constantes, funções e nomes de campos, controles ou testar dados. Na criação de consultas, por exemplo, vimos exemplos de expressões definidas como critérios para filtragen de dados, a fim de obter determinadas informações. Também usamos expressões como regras de validação em campos de tabelas ou consultas.

Já os controles calculados são controles usados em um formulário ou relat´rio para exibir o resultado de uma expressão. O resultado é recalculado sempre que ocorre uma alteração em um dos valores no qual a expressão está baseada.

Em resumo: no Access o usuário pode combinar o uso das expressões dentro de controles para que estes calculem determinadas operações, envolvendo textos, números e a´te datas. Isso pode ser feito dentro de um formulário ou de um relatório. Existem expressões simples e outras mais complexas. Tudo depende do nível de desenvolvimento e profissionalismo do operador.

A maneira mais simples de criar uma expressão é localizar um exemplo que alguma que tenha objetivo semelhante àquela que você deseja criar. Depois, basta modificá-la para que atenda a sua necessidade específica.

Expressões Utilizadas em Formulários ou Relatórios

São várias as expressões aplicadas a estes tipos de objetos. Veja a seguir uma tabela de expressões simples que podem ser aplicadas em controles calculados de formulários e relatórios.

Expressão Função

=Data() Exibe a data atual no formato DD/MM/AAAA.=Agora() Exibe a data e a hora atual.=[Campo1]+[Campo2] Utilize para calcular o somatório de dois campos contendo valores

numéricos.=[campo1]-[Campo2] Esta expressão resulta na diferença entre dois campos de valores.=[Campo1]*[Campo2] Multiplica o valor do Campo1 pelo Campo2.=[Campo1]/[Campo2] Determina o quociente dos valores dos campos 1 e 2.=[Campo1]*0,02 Calcula 2% do valor contido no Campo1

Inserindo um Controle Calculado na Seção Detalhe de Formulário

Como forma de ilustração, veremos um exemplo de realização de cálculo aritmético num formulário. O objetivo deste cálculo é determinar o valor total de uma venda, baseado no



Nº de parcelas e no Valor de cada uma delas. Lembre-se que para adicionar qualquer controle que será exibido individualmente com base em cada registro, este precisará ser inserido na seção “Detalhe”.

No Design do Formulário, use a ferramenta “Caixa de Texto e de um clique numa área da seção Detalhe onde o controle será inserido.

Você verá a nova caixa incluída com um rótulo automático. Pode ser preciso mover um deles, ou ambos, para que não fiquem sobre outros controles. Geralmente o rótulo da caixa de texto é inserido com a palavra “Texto” seguido de um número sequencial. Ele pode ser editado sem causar nenhum problema.

Para realizar o cálculo desejado, clique dentro do controle “NãoAcoplado” (caixa de texto inserida). Ele entrará no modo de edição. Toda expressão deve iniciar com o sinal de =.

Digite o restante da expressão. No caso, o cálculo vai multiplicar a quantidade de parcelas pelo valor de cada uma. Na expressão, você não deve usar o rótulo desses campos que serão multiplicados, mas sim seu nome original que fica dentro do controle acoplado. Além disso, cada nome original que fica dentro do controle acoplado. Além disso, cada as expressões. São eles que confirmam o uso campos do formulário na expressão criada.

A confirmação é feita com a tecla ENTER. No modo Formulário você visualiza a eficácia da expressão, caso ela resulte no valor desejado.

IMPORTANTE: Caso seja preciso trabalhar o formato do conteúdo do novo controle, como no exemplo acima onde o ideal seria que o total da venda fosse apresentado no estilo de moeda, entre no Design e clique sobre o controle que contém a expressão com o botão direito do mouse. Escolhendo “Propriedades” você verá uma caixa com uma série de guias, com campos e caixas de listagem. Procure a opção “Formato” e selecione o que você procura, fechando em seguida.



Inserindo um Controle Calculado no Cabeçalho de Um Formulário

Inserindo o controle num cabeçalho ou rodapé de um formulário, ele será exibido como se fosse um título do objeto. Num layout do tipo “Justificado” você verá aquele controle em cada registro, já que cada registro ocupa uma tela exclusiva neste tipo de layout. Mas nu design do tipo “Tabela”, você verá o controle uma única vez, no topo do formulário (Cabeçalho) ou no fim dele (se for inserido no rodapé).

O procedimento de adição é o mesmo. Ou seja, usando a ferramenta “Caixa de Texto”. Depois, só é preciso digitar a expressão desejada.

IMPORTANTE: O rótulo de um controle pode ser, em certos casos, desnecessário. Como no exemplo acima onde o que interessa é somente a exibição da data, sem a necessidade de um rótulo que identifique o campo. Para excluí-lo, selecione-o individualmente e tecle DEL.

No modo Formulário, você confere o resultado.



Inserindo um Controle Calculado num Relatório

A forma de inserir expressões em relatórios é semelhante ao uso nos formulários. Sempre é preciso acessar o Design e tomar cuidado de dispor os controles nos locais corretos. Como o relatório pode apresentar mais seções que os formulários, pode ser preciso inserir o controle no local onde deseja inserir a expressão, e depois recortar o rótulo da caixa para colar numa seção diferente. Como no exemplo abaixo, onde os rótulos dos campos ficam na área do cabeçalho da página, mas o cálculo fica na seção detalhe. O controle para inserção da expressão (feito com a ferramenta “Caixa de Texto”) foi adicionado na seção “Detalhe” e seu rótulo automático foi selecionado individualmente e recortado, já que foi inserido na mesma seção. Depois, foi colocado somente o rótulo individual na seção “Cabeçalho da Página”. O processo de cópia e recorte pode ser feito pelo Menu “Início”, e a colagem pode ser realizada clicando com o botão direito do mouse num ponto livre da seção desejada. O Menu Interativo traz o comando “Colar”.

Propriedades dos campos

Vimos que é possível acessar e editar as propriedades dos campos nos formulários, servindo também em relatórios, através da estrutura, clicando com o botão direito do mouse. São muitas as opções desta caixa de propriedades, podendo ser uma opção rápida para que você aperfeiçoe ou corrija campos.



As opções desta caixa são divididas em guias, agrupadas por assunto. Na guia “Todas” visualize todas as propriedades ao mesmo tempo.

Exercício 10

1º. Acesse o Access e acione o seu banco de dados MOTORÁPIDA. Crie uma tabela com o nome R epresentantes. Os campos serão “Código do Representante” (do tipo Numeração Automática e com a propriedade de chave primária) e “Nome do Representante” (do tipo texto). Preencha esta tabela com os nomes de 3 representantes: Charles, Nogueira e Roberto.

2º. Crie outra tabela com o nome Vendas Consórcios, com os seguintes campos:

Campo Tipo de Dados PropriedadesCódigo da Venda Numeração Automática Chave Primária e Legenda Cód.Data da Venda Data/Hora Formato Data Abreviada, Máscara de Entrada 99/99/0000 e

Legenda DataMarca da Moto Assistente de Pesquisa Pesquisar os dados a partir dos campos da tabela Marcas e

Legenda MarcaModelo da Moto Texto Legenda ModeloAno da Moto Texto Legenda AnoValor da Moto Unidade Monetária Legenda Valor Quant. De Parcelas Número Legenda Nº de ParcelasNome do Representante Assistente de Pesquisa Pesquisar os dados a partir dos campos da tabela

Representantes e definir Legenda Representante

IMPORTANTE: Depois de criar esta tabela, insira dois registros no modo Design



3º. Crie um formulário através do assistente seguindo as instruções:

1ª Etapa: Adicione todos os campos da tabela Vendas Consórcios.2ª Etapa: Escolha o Layout do tipo Tabela.3ª Etapa: Defina o estilo Urbano.4ª Etapa: Conclua o formulário com o nome Vendas de Consórcios e entre no Design.

4º. Redimensione os campos para que fiquem somente com o espaço necessário a armazenar suficientemente todos os dados e amplie a área de edição do formulário. Realize esses processos para que a estrutura fique semelhante ao esquema abaixo representado:

Se for preciso, à medida que modifica o tamanho dos campos, fique alternando para o modo folha de dados para ver se os dois registros digitados estão com as informações sendo exibidas inteiramente. Sempre que trabalhamos um formulário, é comum ficar verificando a exibição no modo Formulário.

5º. Inclua um controle de caixa de texto na seção detalhe e recorte somente o rótulo automático que foi inserido junto com a caixa. N área do “Cabeçalho”, cole esse controle. Ajuste a posição de ambos para que sigam o alinhamento dos demais itens e amplie a área do formulário de forma a abrigá-los corretamente. Esse novo controle deverá ficar ao lado do último controle do formulário (Nome do Representante). Caso a área do cabeçalho ou da seção detalhe seja ampliada na medida da altura devido o local onde os controles foram inseridos, não se esqueça de ajustar depois para que fiquem na altura que estavam antes.

6º. Edite o rótulo do novo controle para que receba o texto “V. Parcela” e na caixa de texto crie uma expressão que calcule o valor da prestação da moto dividindo o Valor da Moto pela Quantidade de Parcelas. Depois de criar o cálculo, acesse as propriedades do controle calculado e aplique o formato “Unidade Monetária”.



DICA: Após a criação do cálculo, confira no modo no modo “Formulário” se o resultado da expressão está correto. Ou seja, se calculou corretamente o Valor da Parcela da moto (O resultado do primeiro registro deverá ser igual a R$ 475,00).

7º. Insira um novo controle de caixa de texto que deverá ter o rótulo Comissão. Repita os processos de ajuste e recorte usados na adição do controle anterior, para que siga os padrões dos demais campos do formulário. Esse novo controle deverá ficar ao lado do último inserido (V. Parcela).

8º. Neste novo controle, insira uma expressão que calcule 1% do Valor da Moto. Lembre-se que para calcular percentuais é preciso digitar a numeração decimal correspondente, e não o número seguido do %. Depois, mude o formato desse controle para Unidade Monetária.

DICA: Verifique no modo “Formulário” se o novo cálculo foi satisfatório (o resultado do primeiro registro deverá ser igual a R$ 57,00).

9º. Amplie a área do Rodapé para a altura de aproximadamente 1 cm. Insira um controle do tipo caixa de texto e exclua o rótulo. Na caixa de texto, insira uma expressão para exibir a Data e Hora mais atuais.

10º. Finalmente, ajuste a janela do formulário para que fique no tamanho ideal e inclua mais 5 registros conforme exemplificado abaixo (Lembre-se que os cálculos são preenchidos automaticamente).

Boa sorte !!


Documents

Apostila de ACCESS 2