Apostila Do Access XP

7/30/2019 Apostila Do Access XP

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Microsoft Access XP

1 O que um Banco de Dados?Um Banco de Dados um conjunto de informaes que esto relacionadas a um

tpico ou propsito em particular. O segredo da armazenagem e recuperao eficiente deseus dados o processo de planejamento. Identificando primeiro aquilo que voc quer queo seu Banco de Dados faa, voc poder criar um projeto prtico que resultar numaferramenta de gerenciamento de banco de dados mais precisa e rpida.

Podemos implementar um Banco de Dados manualmente utilizando fichas e pastasde arquivos, livros-caixa, etc. Entretanto realidades mais complexas nos obrigam, comfreqncia a lanar mo da rapidez e praticidade dos computadores.

So exemplos de Banco de Dados:

Endereos de clientes em um livro de endereo; Informaes sobre vendas de produtos num livro razo; Formulrios sobre funcionrios em pastas arquivadas.

2 Planejamento de um Banco de DadosQuando voc cria seu prprio banco de dados, passa primeiro por um processo de

planejamento que identifica para que serve o banco de dados e quais informaes voc

precisa monitorar. Antes de fazer seu prprio banco de dados no MS-ACCESS, faa asseguintes perguntas:

Quais informaes eu quero obter com meu banco de dados? Sobre quais reas de assunto distintas eu tenho que armazenar

informaes? Como essas reas de assunto relacionam-se mutuamente? Quais informaes eu preciso armazenar sobre cada assunto?

O MS-ACCESS ajuda voc a gerenciar o banco de dados fornecendo uma estruturaeficiente para armazenagem e recuperao de informaes. O local onde so unidas as

informaes sobre cada assunto, que voc decidir acompanhar, uma tabela.Como o MS-ACCESS um Sistema Relacional de Gerenciamento de Banco deDados (RDBMS), voc pode organizar os dados de reas de assunto diferentes em tabelas,e depois criar relaes entre as tabelas. Essa abordagem facilita a reunio dos dadosrelacionados quando isso for necessrio, estabelecendo relaes entre tabelas individuais,em vez de armazenar todas as suas informaes em uma tabela grande, voc evita excessivaduplicao de dados, economiza espao de armazenagem no computador e maximiza aagilidade e preciso do trabalho com seus dados.

O Access armazena em um nico arquivo de extenso MDB, todos os objetos quefazem parte do Banco de Dados.

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Informtica Aplicada Administrao II

O Microsoft Access utiliza uma marca nica, chamada Chave Primria, paraidentificar cadaRegistro Chave em sua tabela. Assim como o nmero da placa identificaum automvel, a Chave Primria identifica unicamente um registro.

Toda tabela deve possuir no mnimo uma Chave Primria. Voc seleciona o campo ou os campos que compem a Chave

Primria, pelos mtodosclicar ouclicar e arrastar. Alguns campos no so boas Chaves Primrias. Por exemplo, se

voc escolher o campo sobrenome para usar como Chave Primria,sua tabela no poder ter dois registros com o sobrenome Silva

Em geral, nmeros so boas Chaves Primrias. Por exemplo, umNumero de Identidade pode identificar o registro de cadafuncionrio.

3 Composio do Banco de DadosUm Banco de Dados composto de Quatro itens:

Dado:Dado tudo aquilo que voc deseja armazenar para consultas posteriores. No MS-

ACCESS, os dados podem assumir forma de texto, nmeros, datas e figuras. Por exemplo,se voc vende caixa de bombons, pode armazenar os nomes, as figuras e as receitas de seusbombons, os preos e a quantidade das caixas, bem como as datas das vendas.

Campo: a menor unidade de informao do Banco de Dados.

Nome do Campo

Registro:

NomeCarla PatrciaAna Paula

EndereoRua 21 n 12Rua 33 n 69

um conjunto de campos com seus respectivos dados armazenados em uma linha.

Dados Armazenados emforma de Registros

Tabela:

NomeCarla PatrciaAna Paula

EndereoRua 21 n 12Rua 33 n 69

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a coleo de Registros.


Elas organizam dados em Colunas (chamadas Campos) e Linhas (denominadasRegistros).

3.1 Tipos de Relaes existentes nos Bancos de Dados

Para melhor entender o desenho acima, vamos a um exemplo.A tabela Funcionrios contm os nomes de todos os funcionrios da empresa, mas a

tabela de produto contm somente o nmero da matrcula do funcionrio que efetuou avenda do produto nesta empresa. Uma vez que saiba qual a encomenda possvel saberqual o funcionrio que vendeu o produto e emitir- lhe um cheque nominal no valor de suacomisso.

Relacionamentos

Um para Um : neste tipo de Relao, um registro na Tabela A no pode ter maisde um nico correspondente na Tabela B, e vice-versa. Isto no comum e podeexigir algumas alteraes na criao de seu Banco de Dados.

Um para Vrios: neste tipo de Relao, um registro na Tabela A pode ter vrioscorrespondentes na Tabela B. Isto comum e demonstra a eficincia dos Banco deDados Relacionais.

4 Criando um Banco de DadosIniciando o Access 2002

A partir da tela principal do Windows (rea de trabalho), para entrar no programa,proceda da seguinte forma:

1) Clique no boto Iniciar na barra de tarefas.2) Aponte o mouse para o item Programas.3) Clique sobre a opo Microsoft Access.

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Voc obtm a seguinte tela:

Barra de Menus

Barra deFerramentas

C

Linha de Status

Figura 1 Tela de abertura Access 2002.


Barra de Ttulos

Painel deTarefas

Como padro em todos os programas da Microsoft, o menu, assim como as barras

de ferramentas ativas, ficam na parte superior da tela e no canto direito voc tem o painelde tarefas que traz um resumo dos principais itens a serem escolhidos. Esse quadro pode serfechado a qualquer momento utilizando o clssico boto de fechar [x]. Essa ao no fechao programa Access XP que permanecer na tela.

Uma vez fechado o painel de tarefas, voc s ter acesso aos comandos de aberturade um novo arquivo ou de um arquivo existente por meio do menu Arquivo. O painel detarefas est programado para aparecer sempre que o programa Access for aberto, porm seisso o incomodar, voc poder desabilitar essa opo, clicando na caixa para desmarcar aopo Mostrar na inicializao. Dessa forma o Access ser aberto e o painel de tarefasno ser ativado.

Para ativar/desativar o Painel de tarefas depois de o programa Access j ter sido

aberto, clique no boto direito do mouse sobre um dos menus ou em um dos botes decomando. Para aparecer o menu de atalho, clique sobre a opo Painel de Tarefas.O Painel de tarefas pode assumir trs situaes diferentes: novo arquivo, pesquisar

e rea de transferncia. Para alternar entre uma das trs opes, basta pressionar as setascorrespondentes no canto esquerdo do quadro, para promover a troca de situao.

Embora esse novo recurso de painel de tarefa seja do Office XP, vale a penacoment-lo, pois o Access faz uso dele. Com o painel de rea de transferncia exibido nafigura 2, o usurio ter maior flexibilidade na hora de copiar e colar suas informaes. possvel (utilizando o comando de copiar) armazenar at 24 cpias alternadas e col-lasposteriormente. No quadro, voc consegue observar tudo o que foi copiado e asobservaes pe rmanecem na rea de transferncia at mesmo quando voc finalizar o

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programa Access. O quadro s fica vazio quando voc acionar o comando para limpar ocontedo ou quando o computador for desligado.

O Painel de Pesquisa bsica, exibido na figura 3, serve para auxiliar na busca

rpida por um arquivo.

Figura 2 Painel da rea de Transferncia

O Painel de novo arquivo dividido em quatro temas:

1) Abrir um arquivo

Figura 3 - Painel de Pesquisa

Oferece uma lista com os quatros ltimos arquivos que foram abertos anteriormente. Seo arquivo desejado no faz parte da lista, ento clique no item mais arquivos para teracesso a outros alm dos quatros primeiros.

2) NovoServe para iniciar um banco de dados em branco, uma pgina de acesso em branco, umprojeto com dados existentes ou ainda projetos com novos dados.

3) Novo com base em arquivos existentes

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Cria uma cpia de banco de dados j existentes atribuindo um novo nome. especialmente til quando voc precisa fazer alteraes no arquivo e no quer perder ooriginal.

4) Novo com base em modeloPara auxiliar os principiantes, o Access 2002 vem com alguns modelos de bancos dedados j estruturados, para que o usurio no perca tempo esse preocupe apenas com aincluso de dados. Entre os vrios assuntos abordados, voc encontrar modelosprontos que prevem o controle de inventrios de bens, despesas, gerenciamento deeventos, entre outros. Nem sempre, porm, esses modelos prontos suprem totalmente anecessidade do usurio, mais para quem esta comeando, utilizar um desses modelos,ou at mesmo ir Desvendando como ele foi projetado, pode ser um bom comeo parao aprendizado do Access 2002.Como objetivo do curso encaminh- lo para que aprenda a estruturar seu prprio banco

de dados, vamos iniciar um novo trabalho a partir de um banco de dados vazio.

Criando um novo Banco de DadosPara criar um novo banco de dados, no painel de tarefas, clique na opoBanco de

Dados em branco.

Salvando o banco de dadosSurgir a caixa de dilogo Novo Arquivo de banco de dados. Ao contrrio dos

demais programas, nos quais voc primeiro cria o seu trabalho e depois salva, o Access irpedir para voc salvar o arquivo antes. Esse procedimento dever ser seguido cada vez que

voc criar um novo banco de dados.Clique na seta direita da caixa de listagem Salvar em e, em seguida clique em C:.Clique no boto Criar nova pasta, digite o nome do seu banco de dados e clique no botoOK. Isto far com que o Access crie uma pasta para gravarmos nosso novo banco de dados.

Agora chegou a hora de digitar o nome do nosso banco para guardar nossosarquivos.

Em nome de arquivo, digite novamente o nome do seu banco de dados e clique emCriar. Surgir a janela Banco de dados.

A janela Banco de Dados

A janela banco de dados exibe, do seu lado direito, os tipos de objetos disponveispara a criao de um banco de dados no Access. Observe que a opo Tabelas apareceativada como padro, j que as tabelas devem ser criadas em primeiro lugar, pois so osobjetos mais importantes em um banco de dados.

Os tipos de objetos disponveis so: tabelas, consultas, formulrios, relatrios,pginas, macros e mdulos. Que sero explicados mais a frente.

Nesta mesma tela voc poder observar os seguintes itens:

Barra de Ttulo: Parte superior da janela de programa. Descreve o ttulo doaplicativo que est sendo executado.

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Barra de Menu: Logo abaixo da barra de ttulo. Exibe os comandosdisponveis.

Barra de Ferramentas: Geralmente fica situada abaixo da barra de comandos efacilita a execuo dos comandos principais. Na verdade, cada boto representaum dos comandos da barra de comandos. Existem vrias barras de ferramentasque se alternam conforme a necessidade ou tipo de operao executado.

Linha de status: Na parte inferior da tela, uma linha de referncia que exibemensagens de acordo com a situao do momento.

Figura 4 Objetos da Janela do Banco de Dados.

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4.1 Objetos que compem a Janela do Banco de DadosNa janela principal do banco de dados na barra de ttulo consta o nome, alm da

informao de que estamos trabalhando no formato de arquivo Access 2000. Na parteesquerda, dispostos na vertical ficam os objetos que integram o banco (figura 4).

4.1.1 TabelasAs tabelas so o nosso ponto de partida, nas quais os dados ficam armazenados. A

tabela tambm pode ser chamada de folha de dados. Lembra muito uma planilha de clculo,como, por exemplo, um programa Excel em que as colunas so representadas por letrasA,B,C,D,E,F.... e as linhas so representadas por nmeros 1,2,3,4,5,6,7......

A terminologia usada para definir uma folha de dados estabelece que cada coluna detabela representa um campo e cada linha representa um registro. Vamos a um exemplo,suponha que voc vai montar uma tabela que liste os principais dados de seus amigos, vocvai precisar de uma outra coluna para digitar o nome delas, uma outra para a entrada deendereo e assim por adiante. No Access ns precisamos de um campo para armazenarcada uma dessas informaes. A tabela ficar parecida com a demonstrada em seguida, nafigura 5.

Ar.

Figura 5 Tabela.

Os dados so digitados na linha correspondentes que representam os registros do seubanco de dados. No exemplo, foram digitadas 10 linhas, ento est correto afirmar quenossa folha de dados contm 10 registros.

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4.1.2 Consultas


um recurso para extrair informaes de tabela, h situaes em que nem todos osdados que fazem parte do banco interessem num determinado momento. Para conseguirfiltrar as informaes e enxergar apenas os dados que interessam, fazer uma consulta omais indicado.

Seguindo o nosso exemplo da listagem de amigos suponha que voc queira verapenas os amigos que moram em Lins.

Ao estruturar a consulta, ela ficar com a aparncia, que mostra a figura 6.Na parte superior da grade voc tem a tabela que esta servindo de base para a

consulta . E na grade inferior esto os campos que faro parte da consulta[nome], [endereo], [cidade], e [e-mail]. Note que o campo que corresponde a cidade estcom o critrio Lins que a condio para a busca.

Ao executar a consulta, voc obtm uma tela que nada mais do que uma tabelacontendo apenas os registros que atendem condio. Observe como exemplo de resultadode consulta a imagem da figura 7.

Figura 6 Estrutura de uma Consulta.

Figura 8 Resultado de uma Consulta.9


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4.1.3 Formulrios


Os formulrios tm como objetivo facilitar a incluso de dados e proporcionar umaforma melhor para visualizar as informaes. Tudo que digitado em um formulriocontinua sendo armazenado em uma tabela. O formulrio no salva os registros, ele serveapenas como uma tela de apoio para a incluso de dados.

A viso do formulrio tem como caracterstica enquadrar todos os campos namesma tela. Dessa forma conseguimos ver um registro por tela. Observe como exemplo deFormulrio a imagem da figura 9.

Figura 9 Formulrio.

4.1.4 RelatriosQuando as informaes do seu banco de dados precisarem ser exibidas em papel,

elaboram-se relatrios. De maneira simples e rpida, possvel preparar diversos tipos derelatrios. O relatrio pode conter todos os dados ou apenas parte deles. A figura 10apresenta um exemplo do que se pode obter com esse recurso.

Nome do Cliente Cidade E-mailDiego Falco Bauru [email protected] Oliveira Bauru [email protected] Barbosa Lins [email protected] Gomes Lins [email protected]

Figura 10 Relatrio.

4.1.5 MacrosMacro uma instruo que prev uma seqncia de aes feita para chegar a um

objetivo. Se voc precisar fazer algum procedimento comum e repetitivo, como, porexemplo, abrir um formulrio para incluir dados, ou imprimir um relatrio gerencial, possvel abreviar essas aes com o uso de uma macro. As macros possibilitam que umarotina seja automatizada, possvel executar vrias tarefas pressionando um nico boto,agilizando muito o trabalho e tornando-o fcil de operar.

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4.1.6 Mdulo


A principal caracterstica do Access, por ser um banco de dados voltado a objeto, dar condies aos usurio s de criarem seus bancos sem a necessidade de escrever uma slinha de programao.

Apesar de todos os recursos disponveis, o Access 2002 ainda possibilita aosusurios mais experientes em programao escrever mdulos que automatizem as rotinas.O Access 2002 utiliza a linguagem Visual Basic para escrever mdulos. A grandevantagem em desenvolver mdulos o ganho de velocidade. Ao executar um procedimentoem Visual Basic, o resultado fica consideravelmente mais rpido do que um procedimentosimilar executado por intermdio de macro. Particularmente esse recurso no ser estudado,pois se trata de assunto considerado avanado.

4.1.7 PginasO Access pode ser o programa para gerenciamento de dados disponibilizados em

um site da Internet, possibilitando ao usurio criar e editar pginas com formato html comacesso a dados. possvel, por exemplo, criar uma home page, e os registros digitados noformulrio que ficam on- line passaro a fazer parte da tabela do seu banco de dados. Com orecurso de pginas, possvel fazer com que os dados cadastrados em um banco de dadossejam exibidos on-line por meio de um formulrio disponibilizado no site da Internet.

4.1.8 Fechando o Banco de Dados.Na janela Banco de Dados, clique no boto Fechar [x].

Se clicarmos agora no Item da Barra de Menus Arquivo podemos observar que onosso banco de dados deve estar contido como uma das opes deste menu.

4.1.9 Fechando o Access.Na janela Microsoft Access, clique no boto fechar [x].Voc pode simplesmente fechar o Access quando terminar seu trabalho. Ao fech-

lo, o banco de dados em uso automaticamente fechado.

4.2 Recursos Importantes Menus e Barra de Ferramentas

O Access tem vrios Menus e Barras de Ferramentas. Neste momento estudaremoso Menu e a Barra de Ferramentas da Janela Banco de Dados.

4.2.1 MENUS

a) Menu Arquivo

Novo: Cria um Banco de Dados no Microsoft Access, uma pgina deacesso a dados ou um projeto do Access.

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Abrir: Abre um banco de dados do Microsoft Access, um projeto doAccess ou outro tipo de arquivo existente.

Obter dados externos, Importar: Copia dados de um arquivo detexto, arquivo HTML, planilha, pasta ou catlogo de endereos doMicrosoft Exchange, objeto do banco de dados ou tabela do banco dedados em uma tabela do Microsoft Access. Alm dis so, copia objetosde outro banco de dados no banco de dados atual.

Obter dados externos, Vincular tabelas: Vincula dados de umatabela em outro banco de dados a uma tabela do Microsoft Access nobanco de dados atual.

Fechar: Fecha a janela atual.

Salvar: Salva o layout de uma folha de dados, design de uma tabela,consulta, modo de exibio, procedimento armazenado, instruoSQL, formulrio, relatrio, pgina de acesso a dados ou a estrutura eo contedo de uma macro.

Salvar como: Salva uma cpia de um objeto selecionado no bancode dados atual com um nome diferente ou como um tipo de objetodiferente ou ambos. Converte uma macro selecionada em um novomdulo do Microsoft Visual Basic.

Exportar: Exporta objetos de banco de dados existentes para umoutro banco de dados, projeto do Microsoft Access, planilha ouformato de arquivo, para que os dados ou objetos de banco de dadospossam ser usados em um outro banco de dados, projeto do Access,aplicativo ou programa.

Configurar pgina: Controla configuraes de margens (comolargura de margem), definies de pgina (como orientao etamanho do papel) e opes de layout para formulrios e relatrios(como o nmero de colunas a serem impressas).

Visualizar impresso: Exibe o objeto ativo, como uma tabela,formulrio ou relatrio, da maneira como ele aparecer quandoimpresso (exceto na janela Macro onde primeiramente exibido odocumentador). Voc pode aplicar mais zoom ou menos zoom emuma pgina ou ver vrias pginas ao mesmo tempo.

Imprimir: Imprime um objeto de banco de dados. Exibe primeiro acaixa de dilogo Imprimir para que voc possa alterar configuraese propriedades de impressora. Na janela Macro, exibe odocumentador para que voc possa optar por imprimir uma ou mais

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sees de relatrio. Em seguida, imprime o relatrio da macro naimpressora padro.

Enviar para, Destinatrio do e-mail (como anexo): Envia a sadade uma tabela, consulta, formulrio, relatrio ou mdulo atravs doprograma de e- mail como um anexo. Voc pode enviar toda a sadade um objeto ou uma parte selecionada de uma folha de dados emum dos seguintes formatos: HTML (.html), texto MS-DOS (.txt),Rich Text Format (.rtf) ou Microsoft Excel (.xls).

Propriedades do banco de dados: Exibe propriedades do banco dedados para que voc possa visualiz-las ou modific-las.

1, 2, 3, 4: Lista os bancos de dados utilizados mais recentemente.

Para abrir um arquivo da lista, clique nele. Para alterar o nmero dearquivos listados, clique em Opes no menu Ferramentas, clique naguia Geral, marque a caixa de seleo Lista de arquivos usados einsira um nmero.

Sair: Encerra a sesso do Microsoft Access.

b) Menu Editar Recortar: Remove o item selecionado (por exemplo, um controle ou

registro) e o coloca na rea de transferncia para que voc possa

inseri-lo em outro lugar. Para reverter a operao de recorte maisrecente, escolha Desfazer Recortar no menu Editar.

Copiar: Copia o item selecionado (por exemplo, um controle ouregistro) para a rea de transferncia do Office ou do Windows paraque voc possa inser-lo em outro lugar.

rea de transferncia do Office: Permite exibir, selecionar oueditar itens que estejam atualmente na rea de transferncia doOffice.

Colar: Insere um item (por exemplo, um controle ou registro) darea de transferncia em um objeto de banco de dados ativo. UtilizeColar com Copiar ou Recortar para copiar ou mover um item. Parareverter a operao de colagem, escolha Desfazer Colar no menuEditar.

Excluir: Remove o item selecionado. Na janela Relacionamentos deum banco de dados do Microsoft Access, a excluso da linha de umrelacionamento exclui o relacionamento entre as duas tabelas. Nomodo de exibio de design de consulta de um banco de dados do

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Access, a excluso de uma linha de associao faz com que aconsulta retorne todas as combinaes de registros entre as duastabelas, mas no acarreta a excluso do relacionamento, caso haja

algum, entre as duas tabelas.

Excluir coluna: No modo de design da consulta e na janelaFiltrar/classificar avanado, exclui a coluna selecionada da grade dedesign que, por sua vez, exclui um campo da consulta ou filtro ativo.Para selecionar uma coluna, clique no seletor de colunas. A exclusode uma coluna da grade de design no acarreta sua excluso da tabelasubjacente. No modo de folha de dados de tabela, a colunaselecionada excluda permanentemente. Para selecionar umacoluna, clique no seletor de campo.

Selecionar registro: Seleciona o registro atual em um formulrio oufolha de dados para que voc possa, por exemplo, copiar o registroem outra tabela.

Selecionar todos registros: Seleciona todos os registros em umformulrio ou folha de dados para que voc possa, por exemplo,copi-los em outra tabela.

Localizar: Procura por uma seqncia de caracteres, como osobrenome de um funcionrio em uma folha de dados ou umformulrio.

Substituir: Procura por uma seqncia de caracteres, como osobrenome de um funcionrio em uma folha de dados ou formulrioe a substitui por outra seqncia de caracteres.

Ir para, Primeiro: Move para o primeiro registro na folha de dadosou formulrio.

Ir para, ltimo: Move para o ltimo registro na folha de dados ouformulrio.

Ir para, Prximo: Move para o prximo registro na folha de dadosou formulrio.

Ir para, Anterior: Move para o registro anterior na folha de dadosou formulrio.

Ir Para, Novo registro: Vai para o final do formulrio ou folha dedados para que voc possa inserir um novo registro.

c) Menu Exibir

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Objetos de banco de dados, Tabelas: Exibe na janela Banco dedados uma lista das tabelas do banco de dados atual.

Objetos de banco de dados, Consultas: Exibe na janela Banco dedados uma lista das consultas do banco de dados atual.

Objetos de banco de dados, Formulrios: Exibe na janela Bancode dados uma lista dos formulrios do banco de dados atual.

Objetos de banco de dados, Relatrios: Exibe na janela Banco dedados uma lista dos relatrios do banco de dados atual.

Objetos de banco de dados, Pginas: Exibe na janela Banco de

dados uma lista de atalhos para as pginas de acesso a dados nobanco de dados do Microsoft Access ou projeto do Microsoft Accessatual.

Objetos de banco de dados, Macros: Exibe na janela Banco dedados uma lista das macros do banco de dados atual.

Objetos de banco de dados, Mdulos: Exibe na janela Ba nco dedados uma lista dos mdulos do banco de dados atual.

Adicionar aos favoritos do grupo: Adicione um atalho ao objeto

selecionado na pasta Favoritos. Listar: Lista objetos de banco de dados utilizando cones pequenos

do tipo do objeto selecionado. Os cones ficam dispostosverticalmente em ordem alfabtica dentro da janela Banco de dados.

Detalhes: Lista objetos de banco de dados do tipo do objetoselecionado e fornece os seguintes detalhes: nome, descrio, data daltima modificao, data da criao, tipo e proprietrio.

Propriedades: Exibe a folha de propriedades do item selecionado,

como um campo de tabela ou controle de formulrio. Exibe a folhade propriedades do objeto ativo, caso nada esteja selecionado.

Cdigo: Abre o Visual Basic Editor e exibe o cdigo por trs de umobjeto selecionado na janela Cdigo.

Barras de ferramentas: Exibe ou oculta barras de ferramentas. Paraexibir uma barra de ferramentas, marque a caixa de seleo ao ladodo nome da barra de ferramentas. Para ocultar uma ba rra deferramentas, desmarque a caixa de seleo.

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Novo: Cria um objeto de banco de dados. Antes de clicar nesseboto, na barra Objetos, clique no tipo de objeto de banco de dadosque voc deseja criar.

d) Menu Inserir

Consulta: Cria uma nova consulta utilizando um dos assistentes deconsulta ou o modo de design da consulta.

Formulrio: Cria novos formulrios com a ajuda ou no doassistente.

Relatrio: Cria novos Relatrios a ajuda ou no do assistente.

Pgina: Cria uma nova pgina de acesso a dados usando oAssistente de pgina, modo de design da pgina ou uma pgina daWeb existente.

e) Menu Ferramentas

Ortografia: Verifica a ortografia das entradas de texto no modo defolha de dados de tabela, consulta ou formulrio ou do textoselecionado em uma caixa de texto no modo de formulrio.

Relacionamentos: Exibe a janela Relacionamentos para que vocpossa exibir, editar ou definir relacionamentos entre tabelas econsultas.

Analisar, Tabela: Inicia o Assistente de anlise de tabela, o qualanalisa uma tabela e, se necessrio, a divide em tabelas relacionadaspara criar um design de tabela mais eficiente.

Analisar, Desempenho: Inicia o Analisador de desempenho, o qualanalisa o desempenho do banco de dados e de seus objetos.

Analisar, Documentador: Inicia o Documentador, o qual fornece

descries detalhadas de um ou mais objetos de banco de dados.

Utilitrios de banco de dados, Compactar e corrigir banco de dados: Reorganiza a maneira como um banco de dados fragmentado armazenado em disco. A compactao de um banco de dadoscostuma reduzir seu tamanho e melhorar seu desempenho. Almdisso, corrige um banco de dados danificado, se necessrio. O bancode dados pode ser danificado se, por exemplo, houver um corte deenergia ou se o computador tiver um problema de hardware enquantoo banco de dados estiver sendo utilizado.

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Utilitrios de banco de dados, Gerenciador de tabelasvinculadas: Exibe ou atualiza vnculos com tabelas. Utilize-o, por

exemplo, para atualizar vnculos quando a estrutura ou localizao deuma tabela vinculada tiver sido modificada.

Utilitrios de banco de dados, Divisor de banco de dados: Divideo banco de dados atual em dois bancos de dados: um bancos dedados back-end contendo todas as tabelas e um bancos de dadosfront-end contendo todos os outros objetos e tabelas vinculadas aobanco de dados back-end. Utilize-o, por exemplo, para permitir queos usurios personalizem seus formulrios e relatrios enquantomantm uma nica fonte de dados em uma rede.

Utilitrios de banco de dados, Gerenciador do menu decontrole:Cria, edita e exclui formulrios do menu de controle de umaplicativo.

Utilitrios de banco de dados, Assistente de upsizing: Faz umupsizing de um banco de dados do Microsoft Access para um bancode dados novo ou existente do Microsoft SQL Server verso 6.5 ou7.0 ou um novo projeto do Microsoft Access, fazendo o upsizing dosdados e definies de dados e migrando objetos do banco de dados.Se voc estiver fazendo upsizing de um banco de dados do Accesscom uma senha (VBA), remova primeiro a senha para poder usar o

Assistente de upsizing. Criar arquivo MDE: Copia um banco de dados (.mdb) no aberto

em um banco de dados MDE (.mde). Utilize para criar um aplicativode banco de dados compilado, empacotado e eficiente na utilizaode memria, no qual o cdigo fonte do VBA seja removido para queos usurios no possam modific-lo.

Segurana, Definir senha do banco de dados: Alterna entre definire remover a senha utilizada para abrir o banco de dados atual.Somente os usurios que tiverem permisso de administrador no

banco de dados atual e que conhecerem a senha atual podero definirou remover a senha do banco de dados.

Segurana, Permisses para usurio e grupo: Exibe, atribui eremove permisses das contas de usurio e de grupo para o banco dedados atual e seus objetos. Alm disso, exibe, atribui e altera a possedos objetos de banco de dados.

Segurana, Contas de usurio e grupo: Exibe, imprime, adiciona,remove e altera contas de usurio e de grupo. Alm disso, altera asenha da conta de usurio padro, Administrador.

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Segurana, Assistente de segurana em nvel de usurio: Inicia oAssistente de segurana em nvel de usurio, que cria uma nova

cpia protegida do banco de dados atual.

Segurana, Criptografar/descriptografa r banco de dados: Criauma cpia criptografada ou descriptografada de um banco de dados.A criptografia de um banco de dados protege informaes tornando-as indecifrveis para programas utilitrios ou processadores de texto(mas com uma pequena queda no desempenho). A descriptografia deum banco de dados desfaz a criptografia.

Inicializar: Controla e personaliza vrias aes e propriedades deinicializao do banco de dados, como o ttulo e o cone do

aplicativo e o formulrio de inicializao ou pgina de acesso adados a ser exibida.

Personalizar: Personaliza os botes, os comandos de menu e asatribuies das teclas de atalho da barra de ferramentas.

Replicao, Sincronizar agora: Sincroniza a rplica aberta com umoutro membro do conjunto de rplicas.

Replicao, Criar rplica: Cria uma rplica do banco de dadosaberto no local designado.

Replicao, Assistente de rplica parcial: Abre o Assistente derplica parcial para que voc possa criar uma rplica parcial. Umarplica parcial contm somente um subconjunto dos registros de umarplica completa, para que voc possa sincronizar uma rplicasomente com os dados necessrios, em vez de com o banco de dadosinteiro.

Replicao, Recuperar design mestre: Faz da rplica aberta odesign mestre do conjunto de rplicas. O design mestre o nicomembro do conjunto de rplicas que voc pode utilizar para alterar a

estrutura do banco de dados. Utilize esse comando somente quando arplica Design mestre tiver sido permanentemente perdida. Autilizao de mais de um design mestre pode causar danosirreparveis ao conjunto de rplicas.

Replicao, Resolver conflitos: Inicia o Visualizador de conflitos,que exibe os registros que estavam em conflito durantesincronizaes anteriores entre a rplica aberta e outros membros doconjunto de rplicas.

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Macro, Editor do Visual Basic: Abre o Editor do Visual Basic(VBE) da Microsoft para que voc possa criar e editar o cdigo doVisual Basic for Applications em um banco de dados ou projeto do

Microsoft Access.

Macro, Editor de scripts da Microsoft: Abre o Editor de scripts daMicrosoft. Voc pode usar o Editor de scripts para adicionar oMicrosoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) ou JScript auma pgina de acesso a dados, exibir o script da pgina ou exibir apgina da Web do modo como seria exibida em um navegador daWeb.

Macro, Executar macro: Executa uma macro selecionada. Paraobter mais informaes, consulte a Ajuda do Microsoft Access.

Converter macros do formulrio/relatrio para o Visual Basic:Converte uma macro selecionada em procedimentos de evento doVisual Basic no mdulo de formulrio ou de relatrio.

Macro Criar menu a partir da macro: Cria uma nova barra demenus a partir de uma macro selecionada. Para obter maisinformaes, consulte a Ajuda do Microsoft Access.

Macro Criar barra de ferramentas a partir da macro: Cria umanova barra de ferramentas a partir de uma macro selecionada. Para

obter mais informaes, consulte a Ajuda do Microsoft Access.

Macro Criar menu de atalho a partir da macro: Cria um novomenu de atalho a partir de uma macro selecionada. Para obter maisinformaes, consulte a Ajuda do Microsoft Access.

Controles ActiveX: Registra ou cancela o registro de controlesActiveX no banco de dados de registro do Windows (utilizado paramanter registro de informaes sobre aplicativos, como nome dearquivo e caminho). O registro determina se os controles ActiveXesto disponveis ou no para serem utilizados.

AutoCorreo: Personaliza as configuraes utilizadas para corrigirautomaticamente o texto enquanto voc digita, criando emodificando a lista de palavras a serem corrigidas.

Personalizar: Personaliza os botes, os comandos de menu e asatribuies das teclas de atalho da barra de ferramentas.

Opes: Personaliza caractersticas do ambiente do MicrosoftAccess, como as fontes e cores da tela, aes do teclado e opes devisualizao.

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f) Menu Janela


Lado a lado horizontalmente: Organiza janelas no MicrosoftAccess como painis horizontais para que todas as janelas fiquemvisveis e no se sobreponham.

Lado a lado verticalmente: Organiza janelas no Microsoft Accesscomo painis verticais para que todas as janelas fiquem visveis eno se sobreponham.

Em cascata: Organiza janelas no Microsoft Access em um padro desobreposio, de forma que a barra de ttulo de cada janelapermanea visvel.

Organizar cones: Organiza todos os cones de objetos de banco dedados minimizados em linhas ao longo da parte inferior da janela doMicrosoft Access.

Ocultar: Oculta a janela ativa. A janela permanece aberta quandooculta. Para reexibir uma janela oculta, escolha Reexibir no menuJanela.

Reexibir: Exibe janelas ocultas.

1, 2, 3...9: Lista todas as janelas visveis. Para trazer uma janela parafrente, clique nela.

g) Menu Ajuda

Assistente do Office: O Assistente do Office oferece tpicos daAjuda e dicas para ajud- lo a realizar suas tarefas.

Mostrar ou ocultar o Assistente do Office: Exibe ou remove oAssistente do Office da exibio.

Office na Web: Conecta ao site do Microsoft Office na Web, noqual voc pode obter informaes atualizadas e ajuda sobreprogramas do Office.

Bancos de Dados de exemplos: Possibilita o usurio testarexemplos prontos de Bancos de Dados do Microsoft Access.

Sobre o Microsoft Access: Fornece informaes sobre a verso doMicrosoft Access e o sistema operacional instalados em seu

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computador e instrues para contatar os servios de suporte tcnicoda Microsoft.

Detectar e corrigir: Detecta e corrige problemas (por exemplo,arquivos e configuraes de registro no encontrados) associados aoMicrosoft Access 2002.

4.2.2 BARRA DE FERRAMENTAS

Novo (menu Arquivo): Cria um banco de dados do Microsoft Access, uma pginade acesso a dados ou um projeto do Access.

Abrir (menu Arquivo): Abre um banco de dados do Microsoft Access, um projeto

do Access ou outro tipo de arquivo existente.

Salvar (menu Arquivo): Salva o layout de uma folha de dados, design de umatabela, consulta, modo de exibio, procedimento armazenado, instruo SQL,formulrio, relatrio, pgina de acesso a dados ou a estrutura e o contedo de umamacro.

Pesquisar :(menu Ferramentas): Permite procurar por arquivos em um discorgido ou unidade de rede.

Imprimir: Imprime imediatamente o formulrio, relatrio, folha de dados ou

pgina de acesso a dados selecionada sem exibir a caixa de dilogo Imprimir.

Visualizar impresso (menu Arquivo): Exibe o objeto ativo, como uma tabela,formulrio ou relatrio, da maneira como ele aparecer quando impresso (exceto na

janela Macro onde primeiramente exibido o documentador). Voc pode aplicarmais zoom ou menos zoom em uma pgina ou ver vrias pginas ao mesmo tempo.

Ortografia (menu Ferramentas): Verifica a ortografia das entradas de texto nomodo de folha de dados de tabela, consulta ou formulrio ou do texto selecionadoem uma caixa de texto no modo de formulrio.

Recortar (menu Editar): Remove o item selecionado (por exemplo, um controleou registro) e o coloca na rea de transferncia para que voc possa inseri- lo emoutro lugar. Para reverter a operao de recorte mais recente, escolha DesfazerRecortar no menu Editar.

Copiar (menu Editar): Copia o item selecionado (por exemplo, um controle ouregistro) para a rea de transferncia do Office ou do Windows para que voc possainser-lo em outro lugar.

Colar (menu Editar): Insere um item (por exemplo, um controle ou registro) darea de transferncia em um objeto de banco de dados ativo. Utilize Colar com

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Copiar ou Recortar para copiar ou mover um item. Para reverter a operao decolagem, escolha Desfazer Colar no menu Editar.

Vnculos do Office, Mesclar com o MS Word (menu Ferramentas): Inicia oAssistente de mala direta do Microsoft Word, que mescla dados do MicrosoftAccess com um documento do Word para que voc possa criar, por exemplo, cartasmodelo ou etiquetas de endereamento.

Analisar, Tabela (menu Ferramentas):Inicia o Assistente de anlise de tabela, oqual analisa uma tabela e, se necessrio, a divide em tabelas relacionadas para criarum design de tabela mais eficiente.

Cdigo (menu Exibir): Abre o Visual Basic Editor e exibe o cdigo por trs de umobjeto selecionado na janela Cdigo.

Macro, Editor de scripts da Microsoft (menu Ferramentas): Abre o Editor descripts da Microsoft. Voc pode usar o Editor de scripts para adicionar o Microso ftVisual Basic Scripting Edition (VBScript) ou JScript a uma pgina de acesso adados, exibir o script da pgina ou exibir a pgina da Web do modo como seriaexibida em um navegador da Web.

Propriedades (menu Exibir): Exibe a folha de propriedades do item selecionado,como um campo de tabela ou controle de formulrio. Exibe a folha de propriedadesdo objeto ativo, caso nada esteja selecionado.

Relacionamentos (menu Ferramentas): Exibe a janela Relacionamentos para quevoc possa exibir, editar ou definir relacionamentos entre tabelas e consultas.

Auto Formulrio (menu Inserir): Cria automaticamente um formulrio baseadona tabela, consulta, exibio ou procedimento armazenado selecionado.

Assistente do Office: O Assistente do Office oferece tpicos da Ajuda e dicas paraajud-lo a realizar suas tarefas.

Como j temos noes das funes bsicas das ferramentas, a partir deste momentoimplementaremos um projeto de banco de dados para detalhar cada uma das

funcionalidades do access xp.

Criando o banco de dadosNosso primeiro passo para o desenvolvimento do projeto ser criarmos as tabelas que serousadas no estudo de caso Uma Escola de Lnguas Estrangeiras. Para isso j devemos ter onosso arquivo de banco de dados criado. (Item 4 da apostila).

1. Para criarmos a primeira tabela, utilizaremos o Modo de estruturas.

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Tabela: AlunosChave Primria: Cod-Alu


Nome do Campo

Cod-AlunoNomeEndereoCidadeUFCEPFone

Tabela: Matrculas

Tipo de Dados

NumricoTextoTextoTextoTextoNumricoNumrico

Tamanho

03203015020811

Chave Primria: Cod-Curso+Cod-Aluno+Data-Matri

Nome do Campo Tipo de Dados TamanhoCod-CursoCod-AlunoData-Matri

Tabela: CursosChave Primria: Cod-Curso

Nome do CampoCod-CursoNomeDuraoQtd-VagasVal-Curso

Criando os campos

NumricoNumricoData

Tipo de DadosNumricoTextoNumricoNumricoMoeda

0203-

Tamanho02200202-

Uma Tabela na verdade uma estrutura que comporta dados, ou seja, uma planilha,composta por colunas (campos), que formam as linhas (registros).

Ao criar os campos da sua tabela no Access, voc dever definir alm do nome docampo, o tipo de informao que o mesmo ir armazenar. Os tipos de campos encontradosno Access so os seguintes:

Texto: Dados gerais. Suporta letras, nmeros e caracteres especiais. Podearmazenar por linha (registro), um mximo de 255 caracteres; Memorando: Muito parecido com o tipo texto, porm suporta um limite de

65.535 caracteres por linha. Nmero: Valores numricos, que podem ser atribudos os seguintes tipos de

dados numricos: Byte - nmeros inteiros que podem variar de 0 a 255; Inteiro - nmeros inteiros que podem variar de -32.768 a 32.767; Inteiro Longo - nmeros inteiros que podem variar de -2.147.483.648 a

2.147.483.647;

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Simples - nmeros de ponto flutuante de preciso nica entre -3,402823E38e 1,401298E-45 e entre 1,401298E-45 e 3,402823E38.

Duplo - nmeros de ponto flutuante de preciso dupla entre -

1,79769313486231E308 e -4,94065645841247E-324 e entre1,79769313486231E308 e 4,94065645841247E-324

Data / Hora: Armazena datas vlidas de 1 de janeiro de 100 a 31 de dezembrode 9999, incluindo os anos bissextos.

Moeda: Armazena valores numricos formatados com at 4 dgitos direita dacasa decimal e at 15 esquerda.

AutoNumerao: Armazena um valor numrico exclusivo e seqencial oualeatrio automaticamente atribudo pelo Access a cada novo registro da tabela.

Sim/No: Armazena informaes que possuem apenas duas combinaes, comoSim ou No, Verdadeiro ou Falso, etc...

Objeto OLE: Campo que armazena um grfico ou outro objeto (som/vdeo),gerado a partir do Windows.

Hyperlink : O campo que ir armazenar hyperlinks. Um hyperlink pode ser umcaminho UNC ou um URL.

Assistente de Pesquisa: Cria um campo que permite que voc escolha um valora partir de uma outra tabela ou a partir de uma lista de valores, utilizando umacaixa de combinao. A escolha dessa opo na lista de tipos de dados inicia umassistente para definir isso para voc.

Ao selecionar o Modo de estruturas, voc dever especificar os campos, seu tipo dedados e criar os parmetros do mesmo, a seguir vamos montar passo a passo a estrutura doprimeiro campo da tabela Alunos:1. Na coluna NOME DO CAMPO, digite o nome do primeiro campo, ou seja,

COD_ALUNO.2. Na coluna TIPO DE DADOS, selecione o tipo AutoNumerao. Por se tratar de um

nmero seqencial, no necessrio fazer o controle manual do mesmo.3. O preenchimento da coluna DESCRIO do campo no obrigatria, porm pode

ser til, pois quando o campo recebe o foco, o contedo da DESCRIO, apresentado na barra de status, ou seja, pode servir como uma espcie de guia. Casovoc use o mesmo, procure ser claro e objetivo em sua descrio.

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Observe que ao preencher os parmetros iniciais do campo, aberta uma janela comoutros parmetros a serem configurados pelo programador, conforme mostra a figura aseguir:

No campo "TAMANHODO CAMPO", voc

dever estipular oformato do nmeroseqncia que sergerado.

Em NOVOS VALORES, voc dever descrever se a autonumerao se dar de formaincremento ( 1+1+1.... ) ou de forma aleatria, como uma espcie de sorteio de nmeros.No campo FORMATO, voc dever sugerir a forma como qual o nmero serapresentado. Neste exemplo, selecione a opo NUMERO GERAL, pois estamos querendogerar a numerao dos alunos em forma seqencial.No campo LEGENDA, voc dever especificar um rtulo ou label, pois os mesmos

sero apresentados junto com o contedo do campo em formulrios e relatrios.No campo INDEXADO, voc dever estipular se este campo servir de ndice ou no, ecaso positivo, se o mesmo poder aceitar valores duplicados ou no. No nosso exemplo,este campo no ser indexado.Pronto, voc acaba de criar o primeiro campo de sua tabela, vamos agora a criao dosegundo campo da mesma, o campo "NOME".

Nome do campo : "Nome" Tipo de dados : "TEXTO" Em propriedades do campo, altere as seguintes: TAMANHO = 20 /// esta propriedade no requer maiores comentrios, ela

tem a funo de estipular o tamanho do campo em construo.

FORMATO = nulo/// Neste caso, no necessrio e nem lgico a imposiode um formato, pois um Nome no tem uma forma especfica, como porexemplo um valor monetrio.

MASCARA DE ENTRADA = nulo/// usaramos esta opo para criar umamscara de entrada em dados que seguem um determinado padro, como porexemplo CPF, CGC, etc...

VALOR PADRO = nulo /// esta opo til, quando vamos digitar umagrande massa de dados, e a maioria dos registros, possuem um valor emcomum, tambm conhecido como Default. Por exemplo, vamos criar uma maladireta, e a maioria dos participantes desta lista so do estado de SP, logo, o

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campo ESTADO, poderia ter como valor padro o contedo SP, que poderser alterado caso necessrio.

REGRA DE VALIDAO = nulo/// esta opo til quando temos limites

para a entrada de dados, como por exemplo em um campo SALRIO, onde omenor valor constante poder ser R$ 136,00, ou seja, SALARIO > 136 seriauma regra de validao.

TEXTO DE VALIDAO = nulo/// esta propriedade usada quando existeregra de validao e o programador quer que seja exibida uma mensagem deerro ou alerta, sobre a entrada invlida de valores para um determinadocampo.

REQUERIDO = SIM/// este campo indica se o preenchimento do campo databela obrigatrio ou no. Podemos ter um aluno sem nome? No. Logo estecampo requerido.

PERMITIR COMPRIMENTO ZERO = NO/// uma vez que temos que ter um

nome para aluno, no podemos permitir que este nome tenha tamanho zero. INDEXADO = SIM - DUPLICAO AUTORIZADA/// esta opo indica

que nosso arquivo ser organizado automaticamente pelo campo do nome doaluno, e que sero aceitas entradas com valores repetidos, pois as vezes, voc

pode ter duas nomes iguais.

Pronto, voc acaba de configurar o segundo campo de sua tabela. Para os demaiscampos texto da tabela (Endereo, Cidade, UF) segue-se o mesmo procedimento,observando alguns detalhes:

Os campos no precisam ser todos preenchido s. Campo UF tem um valor padro SP.

Utilizando MscarasPara criarmos os campos numricos vamos seguir o seguinte procedimento:

Nome do campo: Cep; Tipo de dados: Nmero; Tamanho do campo: Inteiro (observar tamanho dos campos Nmeros na seo

2.1 Tabelas ); Formato: Nmero Geral; Casas decimais : 0 ///pois o Cep no ter casas decimais Mascara de entradas: 99999-999 /// cinco dgitos zero, barra, hfen e em

seguida trs dgitos nove), isso indica que o contedo a ser digitado seronmeros e que o hfen ser colocado automaticamente.

As caractersticas do campo ficaro como na figura abaixo

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Sempre que voc desejar criar mscaras de entradas em seus campos, utilize os smbolospara a configurao das mesmas. A tabela abaixo descreve os caracteres e as

funcionalidades de cada caracter quando se deseja criar uma mscara.

Tabela de MscarasCaracter Ao usado na mscara de entrada0

9

#

L

?AA&C

Dgito (de 0 a 9, entrada obrigatria; sinais de adio [+] e de subtrao [-] noso permitidos).Dgito ou espao (entrada no-obrigatria, sinais de adio e de subtrao no

so permitidos).Dgito ou espao (entrada no-obrigatria; posies vazias convertidas em

espaos, sinais de adio e de subtrao permitidos).Letra (de A a Z, entrada obrigatria).

Letra (de A a Z, entrada opcional).Letra ou dgito (entrada obrigatria).Letra ou dgito (entrada opcional).Qualquer caractere ou um espao (entrada obrigatria).Qualquer caractere ou um espao (entrada opcional).

. , : ; - / Marcadores de casas decimais e separadores de milhares, de data e de hora. (Ocaractere realmente utilizado depende das configuraes regionais especificadasao clicar duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle doWindows.)

!

\

Senha

Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em minsculos.Faz com que todos os caracteres a seguir sejam convertidos em maisculos.

Faz com que a mscara de entrada seja exibida da direita para a esquerda, em vezde da esquerda para a direita. Os caracteres digitados na mscara sempre apreenchem da esquerda para a direita. Voc pode incluir o ponto de exclamaoem qualquer lugar da mscara de entrada.Faz com que o caractere seguinte seja exibido como um caractere literal.

Utilizado para exibir qualquer um dos caracteres listados nessa tabela comocaracteres literais (por exemplo, \A exibido como apenas A).A definio da propriedade Mscara de Entrada com a palavra Senha cria uma

caixa de texto para entrada de senha. Qualquer caractere digitado na caixa detexto ser armazenado como um caractere, mas exibido como um asterisco (*).

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Para o campo Telefone deveremos criar um campo tipo texto, onde foraremos aentrada de valores numricos, atravs da mascara, para podermos respeitar o modelo do

banco de dados. Para isso ento deveremos usar um mascara (00) 9000-0000.Com essa mascara permitido a entrada de dados somente numricos onde o valor damascara igual a 0(zero). Onde o campo da mascara for valor 9 permitido o espao.Dessa forma poderemos ter os nmeros de telefones (14) 522 5758 ou (14) 9785-4878.Como o espao no um valor numrico, isso nos obriga a criar um campo texto.A estrutura final da tabela Alunos ficou assim

Criando as Chaves-PrimriasPara criarmos a chave-primria da tabela, basta clicarmos com o boto direito do mousesobre o campo que desejamos tornar chave, no nosso caso o campo Cod_Aluno.Selecione o item Chave primria, e o desenho da chave aparecer ao lado do campo.

Salvando as tabelas

Para salvar a tabela pressione a tecla salvar eaparecer a janela abaixo, no campo nome da

tabela digite o nome desejado

Tente ento criar as outras tabelas Cursos e Matriculas.

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Relacionamentos


O relacionamento de banco de dados fundamental para o bom desempenho de qualqueraplicao que os use, implicando diretamente nos seguintes pontos:

Maior velocidade na localizao de registros e dados de pesquisa; Menor espao ocupado em disco; Menor esforo de programao.

Quando falamos em relacionamentos, podemos citar dois tipos dos mesmos: Um para muitos: um registro que exclusivo em uma tabela pode ter muitos

registros correspondentes na outra tabela. Um para um: um registro que exclusivo em uma tabela tambm exclusivo

na outra tabela.

As terminologias mais usadas em banco de dados relacionais so: Relao : informao sobre um nico assunto, tal como clientes, pedidos ou

empregados. Uma relao, em geral, armazenada como uma tabela numsistema de gerenciamento de banco de dados relacional.

Atributo : uma informao especfica sobre um assunto, tal como o endereo deum cliente ou o salrio de um empregado. Um atributo armazenadonormalmente como uma coluna de dados ou um campo numa tabela;

Relacionamento: a forma como as informaes de uma relao se relacionamcom as informaes de outra relao.

Associao: o processo de vincular tabelas ou consultas em tabelas por meio dosvalores de seus dados relacionados.

Voc cria relacionamentos entre tabelas para ter a possibilidade de associar as informaesde mais de uma tabela em consultas, formulrios, etc... O relacionamento, se forma pormeio do nivelamento do campo de chave primria de uma tabela "X" com o campo dechave estrangeira de uma tabela "Y". O Access possui um mtodo denominado integridadereferencial para garantir que os valores de campo combinem, em um dos tipos derelacionamento citados anteriormente.

Agora que j temos as tabelas montadas basca criarmos os relacionamentos entre elas. Paracriar relacionamentos, proceda da seguinte forma:

1. Clique na opo de menu "FERRAMENTAS";2. No menu que foi aberto, clique na opo "RELACIONAMENTOS". Neste ponto, ser

exibida a seguinte janela:

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3. Selecione as tabelas a serem inseridas (Alunos, Cursos e Matriculas) e clique em e depois . Neste ponto a janela ter o seguinte aspecto :

4. Agora, d um clique sobre o campo "COD_ALUNO" na tabela "ALUNO" e arraste omesmo at o campo "COD_ALUNO" na tabela MATRCULA e solte o clique.Observe como ficar a sua janela:

5. Observe que automaticamente o Access abriu uma janela para configurar o

relacionamento, e ao mesmo tempo, j estabelece o tipo de relacionamento correto paraa situao. Clique em . Sua janela ficar parecida com a que segue:

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Agora crie o relacionamento entre matriculas e cursos.


Tpicos Avanados sobre RelacionamentosSe voc observar, no passo 4 para criar o relacionamento existe um item para serselecionado chamado Impor integridade referencial. Mas o que integridadereferencial?A integridade referencial um sistema de regras que o Microsoft Access utiliza paragarantir que os relacionamentos entre registros de tabelas relacionadas sejam vlidos e quevoc no exclua ou altere, acidentalmente, dados relacionados. Voc pode definirintegridade referencial quando todas as condies a seguir forem satisfeitas:

Campo coincidente da tabela primria uma chave primria ou possui um ndiceexclusivo.

Os campos relacionados tm o mesmo tipo de dados. Existem duas excees.Um campo AutoNumerao pode ser relacionado a um campo Nmero comuma definio da propriedade TamanhoDoCampo de Inteiro Longo e um campoAutoNumerao com uma definio da propriedade TamanhoDoCampo deCdigo de Replicao pode ser relacionado com um campo Nmero com umadefinio da propriedade TamanhoDoCampo de Cdigo de Replicao.

Ambas as tabelas pertencem ao mesmo banco de dados do Microsoft Access. Seas tabelas forem tabelas vinculadas, elas precisaro ser tabelas no formato doMicrosoft Access, e voc ter que abrir o banco de dados no qual elas estoarmazenadas para definir a integridade referencial. A integridade referencial nopode ser imposta para tabelas vinculadas de bancos de dados de outros formatos.

Quando a integridade referencial imposta, voc precisa observar as regras a seguir: Voc no pode inserir um valor no campo da chave estrangeira da tabela

relacionada que no exista na chave primria da tabela primria. Entretanto,voc pode inserir um valor Nulo na chave estrangeira, especificando que osregistros no esto relacionados. Por exemplo, voc no pode ter um pedidoque esteja atribudo a um cliente que no existe, mas voc pode ter um pedidoatribudo a ningum inserindo um valor Nulo no campo CdigoDoCliente.

Voc no pode excluir um registro de uma tabela primria se existiremregistros coincidentes em uma tabela relacionada. Por exemplo, voc no podeexcluir o registro de um funcionrio da tabela Funcionrios se houver pedidosatribudos ao funcionrio na tabela Pedidos.

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Voc no pode alterar o valor de uma chave primria na tabela primria se esseregistro tiver registros relacionados. Por exemplo, voc no pode alterar ocdigo de um funcionrio na tabela Funcionrios se houver pedidos atribudos

a esse funcionrio na tabela Pedidos.

Se voc desejar que o Microsoft Access imponha essas regras para um relacionamento,selecione a caixa de seleo Impor Integridade Referencial quando voc criar orelacionamento. Se a integridade referencial estiver imposta e voc quebrar uma das regrascom tabelas relacionadas, o Microsoft Access exibir uma mensagem e no permitir aalterao.Para relacionamentos nos quais a integridade referencial imposta, voc pode especificarse deseja que o Microsoft Access propague atualizaes e propague exclusesautomaticamente em registros relacionados. Se voc definir essas opes, as operaes deexcluso e atualizao que normalmente seriam impedidas pelas regras da integridade

referencial sero permitidas. Quando voc exclui registros ou alterar valores de chaveprimria em uma tabela primria, o Microsoft Access faz as alteraes necessrias nastabelas relacionadas para preservar a integridade referencial.Se voc tiver selecionado a caixa de seleo Propagar Atualizaes em Campos

Relacionados ao definir um relacionamento, a qualquer momento que voc alterar a chaveprim ria de um registro na tabela primria, o Microsoft Access atualizar automaticamentea chave primria com o novo valor em todos os registros relacionados. Por exemplo, sevoc alterar o cdigo de um cliente na tabela Clientes, o campo CdigoDoCliente na tabelaClientes ser automaticamente atualizado para cada um dos pedidos desse cliente de modoque o relacionamento seja quebrado. O Microsoft Access propaga atualizaes sem exibirmensagem alguma.

Observao: Se a chave primria na tabela primria for um campo AutoNumerao,definindo-se a caixa de seleo Propagar Atualizaes em Campos Relacionados no terefeito algum porque voc no poder alterar o valor em um campo AutoNumerao.Se voc selecionar a caixa de seleo Propagar Excluso dos Registros Relacionados aodefinir um relacionamento, toda vez que voc excluir registros na tabela primria, oMicrosoft Access excluir automaticamente registros relacionados na tabela relacionada.Por exemplo, se voc excluir o registro de um cliente da tabela Clientes, todos os pedidosdo cliente sero automaticamente excludos da tabela Pedidos (isso inclui registros natabela Detalhes do Pedido, relacionados aos registros de Pedidos). Quando voc excluirregistros de um formulrio ou folha de dados com a caixa de seleo Propagar Exclusesdos Registros Relacionados selecionada, o Microsoft Access avisar que registros

relacionados tambm podem ser excludos. Entretanto, quando voc exclui registrosutilizando uma consulta excluso, o Microsoft Access exclui automaticamente os registrosde tabelas relacionadas sem exibir um aviso.Estas propriedades descritas acima tem um nome exclusivo em banco de dados, chama-seatualizaes e excluses em cascata.

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Consultas


As consultas podem ser consideradas como ferramentas para se fazer pesquisa em banco dedados. O Access lhe proporciona dois tipos de consultas:

Consultas de seleodados;

- localizam e extraem informaes de um banco de

Consultas de ao - que podem atualizar ou excluir dados de um banco dedados;

Vamos ver alguns exemplos na qual teramos que utilizar consultas: Um gerente pode solicitar uma lista de todos os telefones de contato de seus

programadores de computador; Um gerente pode desejar ver os registros das vendas que ultrapassem um

determinado valor; Um gerente de compras pode solicitar uma lista de fornecedores que trabalhe

com todos os produtos para um determinado servio, para que apenas umaencomenda possa atender a todas as necessidades da tarefa.

O Access responde a uma consulta de seleo por meio da identificao do subconjunto deregistros e campos que atendam aos critrios da consulta e da colocao do subconjunto emuma tabela temporria chamada de FOLHA DE DADOS DE CONSULTA.Voc utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Voc

tambm pode utiliz-las como origem de registros para formulrios e relatrios.O tipo mais comum de consulta aconsulta seleo. Uma consulta seleo recupera dadosde uma ou mais tabelas utilizando critrios por voc especificados e, em seguida, exibe-osna ordem desejada.

Como criar consultasVeremos agora alguns passos para criarmos uma consulta, que ser a lista de chamadas daescola de lnguas. Nesta lista de chamadas dever constar o cdigo e o nome do aluno, ocdigo e o nome do curso. Para que esta nossa consulta se torne mais interessante seriaimportante termos valores digitados nas tabelas. Para criarmos a consulta:1. Selecione a guia de Consultas e clique no boto .

2. Aparecer uma tela onde selecionaremos Modo de estrutura aparecer a seguinte tela

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3. Como a nossa consulta envolve todas as tabelas, adicionaremos todas as tabelasselecionando a tabela desejada e pressionando . A tela ficar assim

4. No campo Tabela selecione o nome da tabela desejada e no campo Campo o nomedo campo que deseja-se visualizar. Exemplo queremos saber os alunos de um curso,

essa informao encontra-se na tabela Matriculas, ento o cdigo do aluno e do cursodevem vir desta tabela, o nome do aluno deve vir da tabela Alunos e o nome do cursodeve vir da tabela Cursos. No campo Classificao podemos selecionar a ordenaocrescente ou decrescente, assim queremos ordenar de forma crescente por nome decursos. O campo Total (acionado com o boto direito do mouse) permite definir oagrupamento dos dados, sendo assim iremos agrupar por cdigo de curso. Com essasinformaes preenchidas temos a figura abaixo:

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5. Agora s salvar a consulta com o nome desejado (lista de chamadas) e visualiz- la.

A utilizao de consultas permitir a emisso de relatrios de uma forma mais facilitada.Trabalhar com consultas merece uma dedicao especial, pois existe uma linguagemespecifica para tratamento de consultas chamada SQL , que veremos na prxima apostila.

Formulrios

Os formulrios so janelas para a insero e edio dos dados de uma tabela. No Accesspodemos utilizar deste recurso no prprio objeto tabela, porm o uso de formulrios mais

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comum para este fim, pois os mesmos alm de possuir um visual mais profissional, nos trazuma outra srie de recursos no encontrados no objeto Tabela.Formulrio -janela do Windows responsvel pela manipulao dos dados de uma ou mais

tabelas.

Criando FormulriosPrimeiro, vamos aprender a trabalhar com formulrios, at ravs do uso do assistente decriao de formulrios. Siga os seguintes passos.

1. Clique sobre a guia FORMULRIOS e pressione o boto ;2. Na janela que se abre, selecione a opo ASSISTENTE DE

FORMULRIO. Em seguida, clique no boto , conforme mo stra afigura a seguir:

3. Neste ponto, ser visualizada a primeira tela do Assistente, conforme mostrafigura abaixo. Na caixa de seleo TABELAS/CONSULTAS, voc deverselecionar a tabela ou a consulta que fornecer as informaes necessrias construo do novo formulrio, ou seja, os campos que sero manipulados nomesmo. Neste caso, selecione a tabela "ALUNOS", que a nica tabela donosso banco de dados. Agora, observe mais abaixo, que so listados em umacaixa os CAMPOS DISPONVEIS. Na mesma, voc dever selecionar oscampos que faro parte deste formulrio, e aps selecionado, clicar no boto detransferir, representado por um boto de ao com o sinal de maior ( > ).

Observe que o campo selecionado transferido para a caixa denominada"CAMPOS SELECIONADOS", que contm os campos que sero manipuladosno formulrio que est sendo gerado. Selecione todos os campos e a janelaficar assim

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Observe que possvel alterar as tabelas durante a insero dos campos, com isso possvel criar um formulrio entre as tabelas relacionadas, como veremos para criar o formulrio de matriculas.

4. Pressione , na janela exibida abaixo, voc dever estipular oLay-Out, ou seja, a disposio dos campos selecionados no novo formulrio.No nosso caso, selecionamos o modo JUSTIFICADO, e em seguida cliqueem ;

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5. Selecione o estilo desejado, isso aparncia do fundo do seu formulrio eclique em ;

6. De um nome ao formulrio e clique em . O formulrio criadoser o apresentado pela figura abaixo:

Note que o formulrio no ficou com uma aparncia muito agradvel. possvel editar oformulrio em seu modo de estrutura, para isso deve-se fechar o formulrio no seu modo deinsero. Um exemplo de formulrio editado mostrado na figura abaixo:

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Relatrios


O objeto Relatrio responsvel pela criao de relatrios com base em sua(s) tabela(s), deforma rpida e simples, sem maiores esforos de programao.Relatrio - como o prprio nome diz, nos traz a possibilidade de gerar impresso dosdados da(s) tabela(s), sendo construdo de forma rpida quando se usa assistentes

Criando RelatriosA construo de relatrios muito similar construo de formulrios. Vamos criar umrelatrio para listar os registros do nosso cadastro de Alunos. Para isso, proceda da seguinteforma:

1. Selecione a guia RELATRIOS, clique em novo;2. Na janela que se abre, selecione a opo ASSISTENTE DE RELATRIO.Em seguida, clique no boto de ;

3. Selecione os campos que deseja que aparea em seu relatrio, no nosso casoselecionaremos todos e clique em ;

4. Agora voc poder solicitar um separador de grupo de relatrio. Exemplo: Vocquer separar os alunos pelas cidades nas quais os mesmos moram. Neste caso, ocampo que ir servir de nvel de grupo, o campo "CIDADE". Selecione omesmo na caixa de seleo denominada "VOC DESEJA ADICIONARNVEIS DE GRUPO?", e em seguida, clique no boto de transferncia,posicionando o mesmo Na folha que representa o relatrio. Ao final desteprocedimento. Sua janela ficar como a figura a seguir. Em seguida, clique noboto < AVANAR >.

5. Na prxima janela possvel ordenar os campos por ordem alfabtica crescenteou decrescente, para isso basta selecionar o campo desejado, no nosso casodesejamos ordenar por ordem alfabtica crescente pelo nome do aluno. O Boto

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traz algumas funes que permitem calculo da somatotal do valor de um campo, mdia, valor mnimo e valor mximo, que para esserelatrio no interessante.

6. Na prxima etapa, voc poder estipular o LayOut do relatrio, ou seja, a formacomo as informaes sero apresentadas. Observe como ficar a sua janela, nogrfico abaixo. Deixamos marcada a opo tpico 2. Em seguida, clique noboto de .

7. O Prximo passo, escolher um estilo, uma forma que agrade mais avisualizao do formulrio, clique no boto de .

8. D um nome ao relatrio e clique no boto de . O visual dorelatrio ficou como mostrado na figura abaixo.

possvel editar o layout de relatrio atravs do seu modo de estrutura, um lay-out maisagradvel apresentado na figura abaixo:

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Macros


O objeto Macros um conjunto de uma ou mais aes utilizadas normalmente para tornaras tarefas feitas pelo usurio automticas num banco de dados, simplificando seu trabalho.Atravs de uma macro, o usurio poder, por exemplo, abrir um formulrio, uma tabela,uma consulta, imprimir um relatrio e outras diversas aes. Voc criar uma macro, porexemplo, para abrir um formulrio some nte para a leitura dos dados inseridos, sem permitirque os mesmos sejam alterados ou excludos ou nem mesmo sejam adicionados novosdados.

MdulosUm mdulo uma coleo de declaraes e procedimentos do Visual Basic forApplications armazenados em um conjunto, formando uma unidade. Existem dois tiposbsicos de mdulos: Mdulos de classe; Mdulos padro.

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