Apostila - Outlook 2000

Microsoft

Outlook 2000

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MICROSOFT OUTLOOK

SUMRIO

INTRODUO..........................................................................................................................................................................1

COMO INSTALAR O MICROSOFT OUTLOOK ................................................................................................................2

CONHECENDO OS SERVIOS OFERECIDOS PELO MICROSOFT OUTLOOK..................................................6

COMO MODIFICAR O MENU FERRAMENTAS PARA CONTAS OU PARA SERVIOS.........................................7

COMO CONFIGURAR O INTERNET MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-CONTAS .........................................10

CONFIGURAR O INTERNET MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-SERVIOS ...................................................18

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT FAX ..................................................................................................................25

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-SERVIOS ................................32

CONHECENDO O MICROSOFT OUTLOOK ..................................................................................................................43

CONHECENDO A PASTA CONTATOS .............................................................................................................................48

CONHECENDO AS PASTAS DE MENSAGENS................................................................................................................52

COMO ENVIAR E RECEBER UM FAX USANDO O MICROSOFT OUTLOOK ........................................................60

COMO USAR A AGENDA DO MICROSOFT OUTLOOK...............................................................................................66

COMO CLASSIFICAR UM COMPROMISSO, EVENTO OU TAREFA ANTES DE AGENDAR ..............................68

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MICROSOFT OUTLOOK

INTRODUO O Microsoft Outlook um programa muito til para facilitar a comunicao interna e externa

via rede de computadores. Se voc possui computadores ligados em rede local ou Internet, poder trabalhar de forma mais organizada atravs do Microsoft Outlook, agilizando solicitaes de servios e informaes, tornando a comunicao mais eficiente, diminuindo custos e excesso de papis.

Atravs do Microsoft Outlook, voc pode:

Enviar mensagem para outras pessoas usando a Internet ou a rede local de uma empresa;

Enviar fax atravs do seu computador para um outro aparelho de fax;

Anexar arquivos a mensagens;

Controlar as mensagens recebidas e enviadas;

Gerenciar seu prprio calendrio, agendando seus compromissos, eventos e tarefas;

Registrar dados de pessoas fsicas e jurdicas como por exemplo: endereos comerciais e residenciais, telefones, endereos eletrnicos e de sites da Web, entre outros.

Criar pequenas anotaes de lembrete;

Agendar reunies e convidar outros participantes

Usar o lembrete para ser alertado com antecedncia do horrio de seus compromissos

O Microsoft Outlook encontrado no pacote de programas do Office da Microsoft a partir da verso 97. Antes a Microsoft oferecia dois programas separados: o Schedule (servios de agenda) e o Exchange (servios de correio). A partir da verso do Office 97, a Microsoft juntou todos os dois programas e incrementou outros recursos lanando o Microsoft Outlook.

O Microsoft Outlook pode ser usado em ambientes com Windows 9x e verses posteriores ou Windows NT.

A Microsoft tambm oferece outro software similar conhecido como Outlook Express mas ele oferece menos recursos que o Microsoft Outlook. Por esse motivo, utilizaremos durante o nosso curso modelos de janelas e os recursos do Microsoft Outlook.


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COMO INSTALAR O MICROSOFT OUTLOOK O Microsoft Outlook encontra-se no pacote de softwares do Office da Microsoft a partir da

verso 97 e poder ser instalado no seu computador seguindo o mesmo caminho de instalao dos programas do OFFICE, atravs do CD de instalao.

Utilizaremos a verso do Microsoft Outlook 2000 como modelo.

Portanto, se voc ainda no possui o Microsoft Outlook 2000 instalado no seu computador, siga os passos abaixo:

1. Coloque o CD de instalao do OFFICE 2000 e clique no menu Iniciar do Windows - Configuraes - Painel de Controle

Observao: Se voc possui o Windows XP, clique no menu Iniciar Todos os Programas Painel de Controle

2. Na janela do Painel de Controle, clique em Adicionar ou Remover Programas conforme indicado na janela:


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3. Aparecer outra janela onde voc dever clicar na guia "Instalar/Desinstalar" e escolher a verso do Microsoft OFFICE, vamos seguir o exemplo clicando no Microsoft Office 2000 Professional e clicando no boto "Adicionar ou remover..." conforme ilustrado abaixo:

4. No exemplo da janela acima, o OFFICE 2000 j foi instalado no computador mas sem o Microsoft Outlook 2000, ento, basta clicar na opo Microsoft Office Professional e depois clicar no boto Adicionar ou remover... que aparecer outra janela conforme ilustrado abaixo:


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5. Nessa janela, voc deve clicar no boto Adicionar ou remover recursos e logo aps, voc deve clicar na opo Microsoft Outlook para Windows com o boto direito do mouse, escolher: Executar a partir do meu computador e clicar no boto ATUALIZAR, conforme ilustrado abaixo:


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6. Logo depois, aparecer a janela de instalao, conforme ilustrado abaixo:

7. Quando concluir a instalao do Microsoft Outlook, o Office se encarregar de informar se a instalao foi concluda com xito, conforme ilustrado abaixo:

8. Ao clicar no boto OK da janela acima, aparecer outra janela lhe informando que voc deve reiniciar o sistema, clicando no boto SIM, conforme ilustrado abaixo:


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9. Dessa maneira, depois de reiniciar o computador, j aparecer o atalho do Microsoft Outlook conforme ilustrado abaixo:

CONHECENDO OS SERVIOS OFERECIDOS PELO MICROSOFT OUTLOOK

O Microsoft Outlook oferece 3 tipos de servios importantes que podem ser utilizados juntamente em um mesmo computador ou separadamente, dependendo dos recursos de hardware do computador no qual ser configurado. Esses 3 tipos de servios so:

Internet Mail (Servios de E-MAIL da Internet) Microsoft FAX (Servios de Fax para enviar e receber fax pelo computador)

Microsoft MAIL (Servios de Correio Interno)

Cada um dos 3 servios oferecidos pelo Microsoft Outlook pode ser bastante til dependendo da sua necessidade mas importante destacar que para a configurao de cada um deles ser imprescindvel os seguintes equipamentos(hardware):

Internet Mail (Servios de E-MAIL da Internet)


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* Para utilizar esse servio voc precisa de ter um computador com placa de FAX-MODEM, uma linha de telefone e conexo com um PROVEDOR de acesso Internet.

* Esse servio o mais usado de todos os trs, tanto por pessoas fsicas quanto por pessoas jurdicas, pois a Internet, hoje em dia, muito utilizada por todos e a comunicao por e-mail(correio eletrnico) tambm bastante comum entre as pessoas.

Microsoft FAX (Servios de Fax para enviar e receber fax pelo computador)

* Para utilizar esse servio voc precisa de ter um computador com placa de FAX-MODEM e uma linha de telefone.

* O servio de FAX pelo computador tornou-se pouco utilizado depois da facilidade de uso da Internet mas esse servio ainda utilizado. Ele pode ser til quando precisar de realizar uma comunicao externa pelo computador e no possuir a conexo com a Internet.

Microsoft MAIL (Servios de Correio Interno)

* Para utilizar esse servio voc precisa de ter mais de um computador com placas de rede e interligados atravs de cabeamento especfico em uma rede local(LAN).

* Esse servio mais usado em empresas onde comum a existncia de uma rede local porque, alm de facilitar a comunicao interna, o servio no acrescenta nenhum outro custo com uso de provedor de conexo a Internet ou linha telefnica.

Se voc precisa configurar um dos servios do Microsoft Outlook, alm de observar os recursos mnimos de hardware necessrio para cada um dos servios, siga os prximos passos corretamente.

Lembre-se que voc pode configurar somente um, ou dois ou os trs servios no mesmo computador desde que possua os equipamentos necessrios especificados acima.

COMO MODIFICAR O MENU FERRAMENTAS PARA CONTAS OU PARA SERVIOS

Para iniciar a configurao dos servios oferecidos pelo Microsoft Outlook importante observar que a sua janela se modifica dependendo da maneira em que est configurado. Voc vai perceber isso, abrindo a janela do Microsoft Outlook e clicando no menu Ferramentas. Verifique se aparece Servios ou Contas dentro do menu Ferramentas. Observe a figura ilustrativa abaixo comparando as 2 opes do menu Ferramentas do Microsoft Outlook:


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Essa comparao para esclarecer que dependendo do modelo de configurao do Microsoft Outlook voc poder encontrar dentro do menu Ferramentas, a palavra Servios ou a palavra Contas. Contas o mais comum de aparecer, mas demonstraremos a seguir como que o menu Ferramentas se modifica.

Para modificar essa opo, o Microsoft Outlook poder pedir o CD de Instalao do OFFICE 2000. Para entender essas 2 possveis alteraes, clique no menu Ferramentas e escolha Opes... conforme ilustrado abaixo:


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Logo aps, aparecer a janela abaixo:

Nessa janela, na guia Entrega de Correio, se voc clicar no boto Reconfigurar suporte a correio, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Ento, de acordo com a janela acima, se voc deixar a 1 opo marcada: Somente Internet - aparecer no menu Ferramentas - Contas. Se voc deixar a 2 opo marcada: Corporaes ou grupos de trabalho- aparecer no menu Ferramentas - Servios.

Concluindo, se voc deseja configurar somente os servios de Internet do Microsoft Outlook, voc deve escolher a 1 opo: Somente Internet e seguir os prximos passos de Como configurar o Internet Mail pelo menu Ferramentas-Contas que ser mostrado a no mdulo seguinte.

Mas se voc possui um computador ligado a uma rede local e deseja configurar os 3 servios completos oferecidos pelo Microsoft Outlook, melhor j alterar o menu Ferramentas para a opo Servios, escolhendo a 2 opo: Corporaes ou grupos de trabalho.

COMO CONFIGURAR O INTERNET MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-CONTAS

Para configurar os servios do Internet Mail (Servios de E-mail do Microsoft Outlook) em um computador, importante lembrar que necessrio que ele tenha uma placa de FAX-MODEM, uma ligao com a linha de telefone e uma conexo com um PROVEDOR de acesso Internet. Tambm, voc deve definir com antecedncia o seu endereo de E-mail.

Uma das grandes vantagens de configurar esse servio do Microsoft Outlook a de facilitar o envio e o recebimento de mensagens atravs do correio eletrnico, pois as novas mensagens que chegarem no seu endereo de e-mail vo para a caixa de entrada do Microsoft Outlook sem precisar de acessar o site do seu provedor ou o site de WebMail (sites que oferecem servios de e-mail gratuito).

Aps ter conferido os equipamentos necessrios e possuir um endereo de e-mail, voc deve entrar em contato com a equipe de suporte do Provedor de acesso Internet para pegar as seguintes informaes: o endereo POP3 e o endereo SMTP. Se o provedor de acesso Internet particular, facilmente voc obter essas 2 respostas da sua equipe de suporte mas se voc possui internet gratuita,


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voc dever solicitar o SMTP ao PROVEDOR de conexo gratuita e o POP3 no site de WebMail correspondente.

Para facilitar sua compreenso da configurao do servio Internet Mail do Microsoft Outlook, usaremos um exemplo de um WebMail gratuito: www.mailbr.com.br que nos informou o seu endereo de POP3: pop3.mailbr.com.br e para voc utiliza-lo necessrio ser cadastrado como usurio desse WebMail. Tambm usaremos o provedor IG(gratuito) que nos forneceu o seu endereo SMTP: smtp.ig.com.br .

Lembramos, novamente que voc pode ter outra conexo e outro endereo de e-mail sem ser os citados acima mas voc precisa se informar qual o POP3 e o SMTP correspondentes.

Para iniciar a configurao, clique no menu Ferramentas e escolha Contas... conforme ilustrado abaixo:

Logo aps aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo. Nessa janela, na guia Correio, voc deve clicar no boto Adicionar e depois em Correio...


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Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo. Voc pode digitar o seu nome dentro da caixa Nome para exibio e depois clicar no boto Avanar:

Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo. Voc deve digitar o endereo completo do seu e-mail. Para funcionar corretamente, necessrio que esse endereo j exista cadastrado. No exemplo, usamos um endereo existente do WebMail do site www.mailbr.com.br porque futuramente usaremos tambm o POP3 do mesmo site.


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Se voc ainda no possui e-mail, clique no boto cancelar, faa um cadastro de e-mail em qualquer site que lhe fornea o endereo do POP3. Pode-se usar o mesmo site indicado no pargrafo anterior. Depois, refaa os passos da configurao do Internet Mail citados anteriormente at chegar nessa janela.

Depois de digitar o seu endereo de e-mail, clique no boto Avanar.

Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo. Geralmente, a opo do tipo de servidor POP3 e voc deve digitar o endereo do POP3 fornecido pelo seu servidor de e-mail. Tambm, voc deve digitar o endereo SMTP fornecido pelo seu servidor de conexo com a Internet.


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Se o computador que voc est configurando o Microsoft Outlook possui conexo com a Internet com um Provedor particular, voc deve entrar em contato com a equipe de suporte desse Provedor e se informar qual o endereo SMTP de conexo.

No exemplo, digitamos o endereo do POP3 fornecido pela equipe de suporte do site www.mailbr.com.br voc s poder utilizar o mesmo endereo se estiver configurando um endereo de e-mail desse site. Tambm, digitamos o endereo SMTP do IG(provedor de conexo a Internet gratuito), voc s poder utilizar o mesmo endereo se estiver conexo com esse mesmo provedor.

Depois de digitar o seu endereo do POP3 e do SMTP, clique no boto Avanar.

Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo. Em Nome da Conta:, voc deve digitar o nome que identifica seu endereo de e-mail, antes do smbolo @; em Senha, voc deve digitar a senha que voc usa para ver suas mensagens de e-mail. Se voc marcar a opo: Lembrar senha, no ser necessrio digitar sua senha novamente quando o Microsoft Outlook for verificar por novas mensagens.


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Depois de digitar Nome da Conta e a Senha, clique no boto Avanar:

Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo, onde geralmente se escolhe a 1 opo: Conectar usando minha Linha Telefnica.


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Depois de escolher a opo: Conectar usando minha Linha Telefnica, clique no boto Avanar.

Logo aps, aparecer uma outra janela com uma lista de nomes de conexo Internet que existe no computador que voc est configurando o Microsoft Outlook conforme ilustrado abaixo.


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Voc deve escolher a conexo de acordo com o mesmo provedor que voc forneceu o endereo SMTP anteriormente.

No exemplo, usamos o provedor IG; portanto escolhemos a mesma conexo.

Depois de escolher o provedor, clique no boto Avanar.

Logo aps, aparecer uma outra janela informando a concluso da configurao dos servios do Internet Mail do Microsoft Outlook conforme ilustrado abaixo.


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Ao clicar no boto Concluir, voc terminou a configurao e o Microsoft Outlook est pronto para receber/enviar suas mensagens de e-mail.

Se voc precisar de alterar alguma das configuraes do Internet Mail, basta clicar no menu Ferramentas Contas... selecionar Correio eletrnico da Internet e clicar no boto Propriedades. Aparecer cada uma das janelas citadas acima, e em cada guia da janela, voc poder alterar os dados.

CONFIGURAR O INTERNET MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-SERVIOS

Para configurar os servios do Internet Mail (Servios de E-mail do Microsoft Outlook) em um computador, importante lembrar que necessrio que ele tenha uma placa de FAX-MODEM, uma ligao com a linha de telefone e uma conexo com um PROVEDOR de acesso Internet. Tambm, voc deve definir com antecedncia o seu endereo de E-mail.

Uma das grandes vantagens de configurar esse servio do Microsoft Outlook a de facilitar o envio e o recebimento de mensagens atravs do correio eletrnico, pois as novas mensagens que chegarem no seu endereo de e-mail vo para a caixa de entrada do Microsoft Outlook sem precisar de acessar o site do seu provedor ou o site de WebMail (sites que oferecem servios de e-mail gratuito).

Aps ter conferido os equipamentos necessrios e possuir um endereo de e-mail, voc deve entrar em contato com a equipe de suporte do Provedor de acesso Internet para pegar as seguintes informaes: o endereo POP3 e o endereo SMTP. Se o provedor de acesso Internet particular, facilmente voc obter essas 2 respostas da sua equipe de suporte mas se voc possui internet gratuita,


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voc dever solicitar o SMTP ao PROVEDOR de conexo gratuita e o POP3 no site de WebMail correspondente.

Para facilitar sua compreenso da configurao do servio Internet Mail do Microsoft Outlook, usaremos um exemplo de um WebMail gratuito: www.mailbr.com.br que nos informou o seu endereo de POP3: pop3.mailbr.com.br e para voc utiliza-lo necessrio ser cadastrado como usurio desse WebMail. Tambm usaremos um provedor IG(gratuito) que nos forneceu o seu endereo SMTP: smtp.ig.com.br .

Lembramos, novamente que voc pode ter outra conexo e outro endereo de e-mail sem ser os citados acima mas voc precisa se informar qual o POP3 e o SMTP correspondentes.

Para configurar, clique no menu Ferramentas e escolha Servios... conforme ilustrado abaixo:

Logo aps aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Nessa janela, na guia Servios, voc deve clicar no boto Adicionar... e depois aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, voc deve clicar na opo: Correio eletrnico da Internet e depois no boto OK. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Nessa janela, na guia Geral, voc pode digitar o seu nome completo em Conta de Correio e em Nome, em End. Eletrnico: voc deve digitar o seu endereo de e-mail.

Para funcionar corretamente, necessrio que esse endereo j exista cadastrado. No exemplo, usamos um endereo existente do WebMail do site www.mailbr.com.br porque futuramente usaremos tambm o POP3 do mesmo site.

Se voc ainda no possui e-mail, clique no boto Cancelar, faa um cadastro de e-mail em qualquer site que lhe fornea o endereo do POP3. Pode-se usar o mesmo site indicado no pargrafo anterior. Depois, refaa os passos da configurao do Internet Mail citados anteriormente at chegar nessa janela.

Depois de digitar os dados na guia Geral, clique na guia Servidores da mesma janela e aparecer os dados para serem preenchidos na guia Servidores, conforme ilustrado abaixo:


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Na guia Servidores, voc deve digitar o endereo do POP3 fornecido pelo seu servidor de e-mail e o endereo SMTP fornecido pelo seu servidor de conexo com a Internet.

Se o computador que voc est configurando o Microsoft Outlook possui conexo com a Internet com um Provedor particular, voc deve entrar em contato com a equipe de suporte desse Provedor e se informar qual o endereo do SMTP de conexo.

No exemplo, digitamos o endereo do POP3 fornecido pela equipe de suporte do site www.mailbr.com.br voc s poder utilizar o mesmo endereo se estiver configurando um endereo de e-mail desse site. Tambm, digitamos o endereo SMTP do IG(provedor de conexo a Internet gratuito), voc s poder utilizar o mesmo endereo se estiver conexo com esse mesmo provedor.

Depois de digitar o seu endereo do POP3 e do SMTP, logo abaixo na mesma janela, voc deve digitar em Nome da Conta o nome que identifica seu endereo de e-mail, antes do smbolo @ e em Senha, voc deve digitar a senha que voc usa para ver suas mensagens de e-mail. Se voc marcar a opo: Lembrar senha, no ser necessrio digitar sua senha novamente quando o Microsoft Outlook for verificar por novas mensagens.

Depois de digitar os dados na guia Servidores, clique na guia Conexo da mesma janela e aparecer os dados para serem preenchidos na guia Conexo, conforme ilustrado abaixo:


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Na guia Conexo, voc deve escolher a opo: Conectar usando minha Linha Telefnica e logo abaixo, voc deve escolher a conexo de acordo com o mesmo provedor que voc forneceu o endereo SMTP anteriormente.

No exemplo, usamos o provedor IG; portanto escolhemos a mesma conexo.

Depois de escolher as opes na guia Conexo, clique na guia Avanado da mesma janela e aparecer os dados para serem preenchidos na guia Avanado, conforme ilustrado abaixo:


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Na guia Avanado, voc pode deixar os nmeros de mensagens sugeridas pelo POP3 e pelo SMTP, no necessrio marcar mais nenhuma outra opo.

Ao terminar de preencher todos os dados das guias: Geral, Servidores, Conexo e Avanado da janela acima, voc deve clicar no boto OK que est logo abaixo na mesma janela.

Dessa maneira, voltar na janela anterior onde j foi adicionado os servios do Internet Mail conforme ilustrado abaixo:


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Se voc precisar de alterar alguma das configuraes do Internet Mail, basta clicar no menu Ferramentas Servios... selecionar Correio eletrnico da Internet conforme ilustrado na janela acima e clicar no boto Propriedades. Aparecer cada uma das janelas citadas acima, e em cada guia da janela, voc poder alterar os dados.

Ao clicar no boto OK dessa janela, voc terminou a configurao e o Microsoft Outlook est pronto para receber/enviar suas mensagens de e-mail.

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT FAX Para instalar o servio Microsoft Fax oferecido pelo Microsoft Outlook 2000 em um

computador, necessrio que ele possua placa de FAX-MODEM e uma linha de telefone.

O Microsoft Fax pode ser bastante til quando voc precisar enviar um arquivo impresso atravs do seu computador para um aparelho de fax ou para um outro computador que possua fax instalado. E ainda o seu computador no precisa ter conexo com a Internet.

Para configurar o servio Microsoft Fax oferecido pelo Microsoft Outlook, voc precisa tambm do arquivo AWFAX.EXE que vem no CD-ROM do Windows 98 na pasta Tools\OldWin95\Message alm de seguir os passos abaixo:

1. Abrir o Microsoft Outlook

2. Clique no menu Ferramentas e escolha Servios conforme ilustrado abaixo:


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3. Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo e, na guia Servios, voc deve clicar no boto Adicionar

4. Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo, voc deve selecionar Microsoft Fax e clicar no boto OK


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5. Logo aps, aparecer uma outra janela informando que voc deve digitar alguns dados e clicar no boto Sim

6. Logo aps, aparecer uma outra janela com 4 guias: Usurio, Modem, Discagem e Mensagem. Na guia Usurio, voc deve preencher o seu nome completo e o nmero do Fax; o pas e o DDD vem sugeridos mas voc pode modificar se for preciso. As outras informaes so facultativas. Veja abaixo:


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7. Na guia Modem, o modem j deve vir configurado mas, se for preciso, voc pode clicar no boto Adicionar para instalar um outro Modem para o Fax. Voc deve selecionar o nome do modem e clicar no boto Propriedades conforme ilustrado abaixo:


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8. Logo aps clicar no boto Propriedades, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo e na parte: Modo de Resposta voc deve definir aps quantos toques o seu computador atender a ligao telefnica para poder receber um fax e depois clicar no boto OK:


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9. As guias Discagem e Mensagem j vem configuradas mas voc poder fazer alguma alterao, se desejar. Ilustraremos as duas guias abaixo para voc seguir de modelo:


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10. Depois de preencher as guias: Usurio, Modem, Discagem e Mensagem voc deve clicar no boto OK, fechar o Microsoft Outlook e reiniciar o seu computador, se for de rede s efetuar o LogOff para que as configuraes do fax possam ser utilizadas.

11. Aps reiniciar o seu computador ou Efetuar LogOff, voc deve localizar o arquivo AWFAX.EXE do Windows 98 na pasta Tools\OldWin95\Message e dar duplo clique sobre o arquivo que aparecer a janela abaixo:


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12. Aps clicar no boto Sim, aparecer a janela de instalao dos recursos e voc deve aguardar at que ele termine de instalar.

13. Quando voc abrir a janela do Microsoft Outlook aparecer um cone de fax na barra de tarefas do Windows, ao lado do relgio do computador.

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT MAIL PELO MENU FERRAMENTAS-SERVIOS

O Microsoft MAIL o servio de Correio Interno que o Microsoft Outlook oferece e para utilizar esse servio voc precisa de ter mais de um computador interligado atravs de uma rede local.

Esse servio muito utilizado em empresas onde comum a existncia de uma rede local e o uso do Microsoft Outlook vem facilitar e agilizar a comunicao interna sem nenhum custo adicional com provedor de conexo a Internet ou com impulsos do uso da linha telefnica.

Geralmente, esse servio configurado em um computador que recebe o login da rede de Servidor. Nele fica uma pasta com o nome acgt0000 que controla todas as mensagens enviadas dos outros computadores atravs da rede local.

O nome da pasta acgt0000 vem das iniciais de: agncia de correio do grupo de trabalho nmero 0000.

Se no Servidor ainda no possuir a pasta acgt0000, voc precisa criar e configurar essa pasta e, para isso, sugerimos inicialmente que voc crie uma pasta com o nome CURSO no C:(disco rgido) do Servidor. Depois, siga os passos abaixo:


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COMO CRIAR E CONFIGUR A AGNCIA DE CORREIO

1. Comece pelo cone Agncia de Correio que fica dentro do Painel de Controle do windows conforme ilustrado abaixo:

Observaes:

Se no existir o cone Agncia de Correio , clique em Adicionar ou Remover programas do Painel de Controle, na guia Instalao do Windows, selecione Microsoft Exchange e clique no boto Detalhes. Selecione as opes: Microsoft Exchange, Servios de Correio Microsoft e Microsoft Mail. Depois, o Windows pede para reiniciar o computador. Quando voltar ao Painel de Controle do Windows, foi criado o cone Agncia de Correio e voc poder seguir os passos abaixo.

Se ainda no existir a opo: Microsoft Exchange dentro da guia Instalao do Windows, voc pode instalar pelo CD-ROM do Windows 98 atravs do arquivo WMS.EXE. O arquivo WMS.EXE fica na pasta Tools\OldWin95\Message do CD-ROM do Windows 98. Aps dar duplo clique sobre o cone do arquivo WMS.EXE, siga os avisos fornecidos pela instalao.

2. Depois de clicar no cone Agncia de Correio que fica dentro do Painel de Controle

do windows, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Nessa janela, primeiramente, voc deve clicar na opo: Criar uma nova agncia de correio para grupos de trabalho e depois no boto Avanar. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, voc deve escolher o local onde a pasta acgt0000 ficar. Sugerimos, anteriormente que fosse dentro da pasta CURSO no C:(disco rgido) do Servidor. Para encontra-la s clicar no boto Procurar. Aps aparecer o caminho completo do local da pasta, voc pode clicar no boto Avanar. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Essa janela, informa o local e o nome da pasta de agncia de correio que ser criada, no caso, acgt0000. Clique no boto Avanar. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, voc deve preencher os dados: Nome, Caixa de correio e Senha que so obrigatrios os outros dados so facultativos. Voc precisar dessas informaes posteriormente quando for incluir outros usurios da rede local, portanto, guarde essas 3 informaes. Sugerimos o nome Administrador porque futuramente ser esse nome de usurio que administrar a agncia de correio. Depois, clique no boto OK. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Essa janela, informa que voc deve compartilhar a pasta acgt0000 que foi criada. Para isso, clique no boto OK, abra o Windows Explorer e clique com o boto direito na pasta acgt0000 e escolha Compartilhamento... conforme ilustrado abaixo:

Depois, escolha o tipo de Compartilhamento Completo, sem senha e clique no boto OK, conforme ilustrado abaixo:


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Agora, voc precisa criar as contas para os usurios que vo utilizar o Microsoft Outlook para enviar/receber mensagens atravs da rede local. Para isso, volte no Painel de Controle do Windows e d duplo clique novamente no cone Agncia de Correio. Aparecer a janela abaixo:

Nessa janela, voc vai escolher a opo: Administrar uma agncia de correio para grupos de trabalho existente pois voc j criou a agncia de correio. Depois, clique no boto Avanar. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Nessa janela voc deve especificar o local onde est a pasta acgt0000. Voc pode clicar no boto Procurar e escolher a pasta que aparecer escrito o caminho completo onde ela est. Depois, clique no boto Avanar. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela voc deve digitar as informaes dadas anteriormente quando foi criada a pasta acgt0000. Depois de digitar os dados corretos da Caixa de entrada e da Senha, clique no boto Avanar. Aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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3. Nessa janela, aparecer o nome do administrador dado anteriormente, clique no boto Adicionar usurio que aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

4. Novamente, voc precisa de preencher as 3 primeiras informaes as outras so facultativas. Sugerimos o nome dado ao login do outro computador(Micro_02) que est conectado a rede local e a mesma senha para facilitar. Depois de preencher as informaes necessrias, clique no boto OK.

Repetir novamente os passos: 1 e 2 at que todos os outros computadores conectados a rede local sejam adicionados para usar a agncia de correio e os recursos do Microsoft Outlook para enviar/receber mensagens atravs da rede local.

COMO CONFIGURAR O MICROSOFT MAIL

Agora, voc deve configurar o Microsoft Mail do Microsoft Outlook para usufruir de seus servios para enviar/receber mensagens atravs da rede local.

1. Para isso, abra o Microsoft Outlook, clique no menu Ferramentas e escolha Servios, conforme ilustrado abaixo:


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Aps clicar em Servios, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

2. Na guia Servios, clique no boto Adicionar e aparecer outra janela, conforme ilustrado abaixo:


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3. Escolha a opo: Microsoft Mail e clique no boto OK. Aparecer outra janela, conforme ilustrado abaixo:

4. Na guia Conexo, voc deve clicar no boto Procurar e escolher o caminho completo clicando na pasta acgt0000 e depois marcar a opo: Rede Local(LAN).

Observao:

Se voc estiver configurando um computador diferente do Servidor atravs da rede local, dever especificar o caminho completo para a pasta acgt0000 que est no Servidor

5. Logo aps, na guia Logon, voc deve preencher os dados corretos da sua Caixa de correio e da senha de acordo com cada computador que est sendo configurado o Microsoft Mail. Na janela abaixo, mostramos o exemplo dos dados do Servidor:


MICROSOFT OUTLOOK

Observao:

Se voc estiver configurando um computador diferente do Servidor atravs da rede local, dever preencher os dados corretos da caixa de correio e senha de acordo com cada computador; lembrando que esses dados devem ser correspondidos tambm na agncia de correio(pasta acgt0000 que foi criada anteriormente no Servidor)

Voc deve configurar o Microsoft Mail em todos os computadores da rede local que iro utilizar o servio.


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CONHECENDO O MICROSOFT OUTLOOK Ao abrir o Microsoft Outlook, ele poder pedir uma senha, se voc configurou o servio do

Microsoft Mail para uma rede local mas se voc possui somente um computador e configurou os outros 2 servios, o Microsoft Outlook abrir normalmente sem precisar da senha da pasta acgt0000.

CONHECENDO A JANELA DO MICROSOFT OUTLOOK

Ao abrir o Microsoft Outlook, aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo que poder ser personalizada:

As barras do Outlook, de Status e Ferramentas Padro podem ser colocadas ou retiradas, clicando no menu Exibir.

Na barra do Outlook, dentro de Atalho do Outlook, se encontra: Outlook hoje, Caixa de entrada, Calendrio, Contatos, Tarefas, Anotaes, Itens Excludos, Conforme ilustrado abaixo:


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Clicando em Meus Atalhos, na barra do outlook, se encontra: Rascunhos, Caixa de Sada, Itens Enviados, Dirio e Atualizao do Outlook conforme ilustrado abaixo:

Clicando em Outros Atalhos, na barra do outlook, se encontra: Meu computador, Meus Documentos e Favoritos conforme ilustrado abaixo:


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Esses atalhos servem para voc usar outros arquivos do seu computador sem precisar de sair do Microsoft Outlook.

Para retornar a tela inicial, clique em Atalhos do Outlook, na barra do Outlook, e depois em Outlook hoje.

Primeiramente, vamos comear personalizando a janela.

Para personalizar a janela, certifique-se que a barra do Outlook esteja exibida clicando no menu Exibir. Depois, clique no cone Outlook hoje e depois em Personalizar o Outlook hoje, conforme ilustrado abaixo:

Aparecer uma outra janela, conforme ilustrado abaixo e voc poder escolher suas opes desejadas:


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Sugerimos, as opes mostradas na figura acima porque so os recursos mais utilizados do Outlook mas voc pode escolher outros e personalizar a janela ao seu gosto.

Ao terminar de escolher as opes, clique no boto Salvar alteraes que est indicado no topo da janela e aparecer a janela do Microsoft Outlook conforme ilustrado abaixo:

A janela ficou personalizada com as opes escolhidas. Sempre que voc clicar em uma outra pasta da Barra do Outlook ou da janela personalizada mostrar a janela da pasta selecionada e para voltar a janela inicial s clicar no boto Outlook hoje da barra do Outlook.


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Lembrando que na barra do Outlook, voc encontra as mesmas pastas que voc pode ter colocado na janela personalizada.

Existe outra forma de utilizar as pastas do Microsoft Outlook atravs da Lista de Pastas. Exiba a barra do Outlook e tambm a Lista de pastas, clicando no menu Exibir e compare as pastas.

A Lista de pastas possui as mesmas pastas oferecidas pela Barra do Outlook ou seja se voc clicar no menu Exibir e escolher Lista de pastas, poder ocultar a barra do Outlook e trabalhar nas mesmas pastas.

COMO CRIAR UMA NOVA PASTA

1. Clique no menu Exibir e escolha Lista de pastas deixando-a exibida.

2. Clique na pasta Outlook Hoje

3. Clique no menu Arquivo e escolha Pasta Nova Pasta conforme ilustrado abaixo:

4. Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo e voc deve digitar o nome que voc deseja dar a nova pasta, qual o tipo da pasta, escolhendo em Contedo da pasta e onde voc deseja coloca-la.


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Pronto! Depois que voc clicou no boto OK, a nova pasta que voc acabou de criar aparecer na rvore da Lista de pastas e voc poder utilizar como uma pasta particular.

CONHECENDO A PASTA CONTATOS Contatos uma pasta do Microsoft Outlook que armazena informaes importantes de

pessoas fsicas e jurdicas como por exemplo: endereo comercial ou residencial, e-mail, site, n do telefone, n do fax, entre outros.

A pasta Contatos permite guardar dados de pessoas para facilitar a comunicao com as mesmas quando necessrio.

Os dados ficam armazenados em Contatos e podem ser consultados, alterados ou excludos dependendo da necessidade.

Os endereos de e-mail e o nmero de fax digitados dentro de Contatos ficam disponveis em uma lista para facilitar quando voc for enviar uma mensagem poder escolher o endereo de e-mail ou o n de fax. Quando for enviar uma nova mensagem atravs do Microsoft Outlook, s clicar na lista e escolher o nome da pessoa que automaticamente o programa envia pelo endereo de e-mail ou pelo n do fax.

COMO CRIAR UM NOVO CONTATO

Ao abrir o Microsoft Outlook, na barra do Outlook se localiza a pasta Contatos ou tambm dentro da janela do Outlook Hoje, se foi personalizado para aparecer a pasta Contatos ou ainda se voc exibiu a Lista de pastas.


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1. Clique na pasta Contatos e depois no menu Arquivo e escolha Novo - Contato conforme ilustrado abaixo:

2. Aparecer a janela abaixo:


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Na guia Geral, voc pode preencher os dados mais importantes de uma pessoa fsica ou jurdica. As outras guias so dados complementares.

3. Voc pode digitar o Nome Completo na caixa ao lado ou outros dados referente ao Nome, clicando em cima do boto Nome Completo;

4. O cargo e o nome da empresa onde a pessoa trabalha so opcionais;

5. Em Arquivar Como voc pode escolher a maneira que deseja arquivar. O Padro brasileiro pelo Nome Completo.

6. Preencha os nmeros de telefone residencial e/ou comercial da pessoa, o n de fax e o n do celular. Digite os ns sem espao porque ele padroniza o formato e sugere o n do Cdigo de rea da Cidade e do Pas para discagem. Caso queira enviar um fax para essa pessoa atravs do seu computador, voc deve conferir se o n do fax est correto inclusive o Cdigo de rea e o Pas, dando um duplo clique sobre o n, parecer uma outra janela para ver os dados mais completos.

7. Em Correio Eletrnico, voc deve digitar o endereo do e-mail. Se a pessoa possui mais de um endereo, pode clicar na seta e adicionar outros. Caso queira enviar um e-mail para essa pessoa atravs do seu computador, o endereo deve estar completo e correto.

8. Escolha se o endereo comercial ou residencial, antes de digitar, e depois clique no boto Endereo... para preencher todos os dados referente ao endereo da pessoa. Sempre que possvel, digite o endereo completo at com o CEP porque se for necessrio comunicar com essa pessoa por outros meios sem ser o eletrnico, voc j tem os dados armazenados em Contatos e poder consultar.


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9. Digite o endereo da pgina da Web daquela pessoa ou empresa, se existir.

10. Logo abaixo, existe uma caixa de texto para anotar qualquer observao referente a pessoa. Por exemplo, como chegar no endereo residencial ou comercial, data de aniversrio, entre outros.

11. No final da janela, existe um boto Contatos... que serve para exibir uma lista de contatos que voc pode vincular a este contato principal. Esse procedimento voc deve fazer se desejar agrupar contatos relacionados.

12. Ainda, no final da janela, existe o boto Categorias... para escolher dentro de qual categoria se enquadra o contato a ser armazenado. Essa Categoria pode ser til quando se tem uma lista grande de contatos armazenados e desejar filtrar e localizar pela categoria de maneira mais rpida.

13. Tambm pode ser marcado o item Particular, caso queira ocultar o item para que outras pessoas que possuam acesso a esta pasta atravs da rede no possam v-lo.

14. As outras guias: Detalhes, Atividades, Certificados e Todos os Campos servem para colocar maiores informaes sobre a pessoa.

15. Ao terminar de digitar todas as informaes conhecidas sobre a pessoa, clique no boto Salvar e Fechar que fica na barra de ferramentas dessa janela.

COMO VISUALIZAR OS CONTATOS

Os Contatos ficam listados normalmente com o modo de exibio: Carto de Visita mas podem ser visualizados de outro modo, clicando no menu Exibir conforme ilustrado abaixo:


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COMO CONSULTAR OU ALTERAR OS CONTATOS

As informaes armazenadas em Contatos ficam listadas e podem ser localizadas facilmente. Basta dar duplo clique sobre o nome da pessoa que voc poder consultar todos os detalhes armazenados e alterar quando necessrio, depois de alterar, voc deve clicar no boto Salvar e Fechar.

COMO EXCLUIR CONTATOS

Para excluir um contato s localiza-lo, clicar com o boto direito do mouse sobre ele e escolher Excluir ou apertar a tecla Delete.

CONHECENDO AS PASTAS DE MENSAGENS As pastas de mensagem servem para controlar todas as mensagens enviadas, recebidas,

ainda no enviadas ou excludas do seu computador.

As pastas de mensagem oferecem vrios recursos para enviar mensagens atravs de fax, Internet ou Rede Local alm de separar as mensagens de forma organizada em cada pasta.

As pastas relacionadas ao controle de mensagens so: Caixa de Entrada, Itens Enviados, Caixa de Sada e Itens Excludos. Cada uma possui a sua funo separadamente:

Caixa de Entrada: armazena as mensagens recebidas atravs de e-mail, correio interno ou fax.

Itens Enviados: armazena as mensagens enviadas pelo computador atravs de e-mail, correio interno ou fax.

Caixa de Sada: armazena as mensagens enviadas mas que ainda no foram encaminhadas pelo computador. As mensagens ficam nessa pasta s at serem liberadas o encaminhamento das mesmas.

Itens Excludos: armazena os itens excludos de qualquer pasta do Microsoft Outlook. Funciona como uma lixeira que oferece o recurso de recuperar algum item excludo por engano. Essa pasta deve ser esvaziada constantemente para no sobrecarregar o computador, sem necessidade.

COMO CRIAR E ENVIAR UMA MENSAGEM ELETRNICA PELA INTERNET OU PELA REDE LOCAL

1. Clique no cone Outlook hoje na Barra do Outlook.

2. Clique no menu Arquivo Novo Mensagem eletrnica conforme ilustrado abaixo:


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3. Logo aps, aparecer uma nova janela para voc preencher os dados referente mensagem conforme ilustrado abaixo:

4. Voc pode digitar o endereo de e-mail do destinatrio ou vrios endereos de e-mail separados por ponto e vrgula ;. Se o endereo do destinatrio de uma pessoa que est dentro da sua pasta Contatos, voc no precisa digitar o endereo, s clicar

no boto que aparecer uma janela outra janela conforme ilustrado abaixo


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com todos os nomes das pessoas da sua pasta Contatos ou da Lista de agncia de correio(rede local):

Nessa janela, primeiramente, voc deve escolher em (A) Contatos ou Lista da agncia de correio. Se escolher Contatos, aparecer na janela abaixo todos os nomes que esto armazenados na pasta Contatos com seus respectivos endereos eletrnicos. Se escolher Lista da agncia de correio, aparecer na janela abaixo todos os nomes cadastrados na pasta acgt0000 da rede local.

Logo depois, voc deve selecionar o nome em (B) para o qual ser enviado a mensagem. Caso a lista de nomes seja grande, voc pode usar o Localizar... no topo dessa janela para facilitar.

Aps clicar no nome, voc deve clicar em (C) no boto Para-> e aparecer o nome escolhido; automaticamente, o Microsoft Outlook sabe o endereo eletrnico que ser enviado a mensagem. Mas se for um endereo que no esteja em (A), voc poder digitar ao lado do boto Para-> o endereo eletrnico completo.

Se desejar que a mesma mensagem seja encaminhada para vrias pessoas poder colocar todos os nomes ou endereo de e-mail dentro da caixa ao lado do boto Para-> sendo que todos os endereos devem ser separados por ponto e vrgula(;).

No caso de querer enviar a mesma mensagem para vrias pessoas, o Microsoft Outlook ainda oferece, nessa mesma janela, os botes Cc-> e Cco-> que tem a funo de:

Cc-> significa Com Cpia e serve para alertar ao destinatrio que a mesma mensagem foi enviada para o endereo especificado no Cc.


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Cco-> significa Com Cpia Oculta e serve para enviar a mesma mensagem para o endereo especificado no Cco , porm sem que o destinatrio fique sabendo que a mensagem tinha cpia.

Para colocar os endereos dentro do Cc-> ou do Cco->, voc poder fazer da mesma forma usada no boto Para->.

5. Ao terminar de preencher a janela acima, clicar no boto OK que retorna a janela anterior, onde deve ser preenchido o assunto. O Assunto deve ser uma frase curta que descreve o objetivo da mensagem.

6. Logo abaixo do assunto, vem uma caixa de texto para escrever a mensagem. As regras da comunicao deve ser seguida na digitao da mensagem para que a mesma possa ser interpretada corretamente pelo destinatrio.

7. Pronto! A mensagem j est pronta para ser enviada ou clicando no boto Enviar ou poder ser utilizado outros recursos, antes de clicar no boto Enviar, conforme ilustrado abaixo:

Os recursos: (1)(2)(3)(4)(5)(6)(7) da figura acima podem ser utilizados junto com a mensagem antes de clicar no boto Enviar:

(1) Salvar: salva a mensagem fazendo dela um arquivo que poder ser utilizado posteriormente.

(2) Verificar nomes: verifica automaticamente se os nomes que voc digitou nas caixas Para, Cc e Cco existem no Catlogo de endereos antes de enviar uma mensagem.

(3) Prioridade: Alta: alerta ao destinatrio que o contedo da mensagem deve ser realizado com uma certa urgncia

(4) Prioridade: Baixa: alerta ao destinatrio que o contedo da mensagem deve no precisa ser realizado com tanta urgncia

(5) Sinalizador para acompanhamento: sinaliza uma mensagem como forma de lembrar a si mesmo de acompanhar uma questo, ou pode sinalizar uma mensagem sendo enviada com uma solicitao para outra pessoa. possvel tambm definir um lembrete para a mensagem.

(6) Opes: ao clicar nesse boto aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Nessa janela, voc pode escolher as opes oferecidas. Dependendo da necessidade, a mais utilizada Opes de controle que serve para confirmar quando a mensagem foi lida pelo destinatrio.

(7) Mais botes: aparece outros botes, o mais utilizado o que serve para anexar um arquivo junto a mensagem que ser enviada. Para anexar um arquivo, basta

clicar no boto ou no menu Inserir Arquivo e escolher o arquivo para ser anexado.

8. Outros recursos podem ser utilizados, antes de enviar a mensagem, por exemplo, formatar o texto da mensagem ou inserir uma autoassinatura. Veja a seguir:

8.1. Para formatar o texto da mensagem digitada, basta seleciona-lo e clicar no menu Formatar Rich Text - e escolher os recursos do menu Formatar.

8.2. Para inserir uma Autoassinatura, basta posicionar o cursor no local onde deseja inserir a assinatura na mensagem e clicar no menu Inserir Assinatura. Caso voc ainda no tenha criado a autoassinatura, voc poder criar seguindo os passos orientados pelo Microsoft Outlook.

9. Aps clicar no boto Enviar, a mensagem ser guardada temporariamente na pasta Caixa de Sada at que seja encaminhada pela Internet ou pela rede local.

10. Geralmente, na rede local, a mensagem encaminhada imediatamente para a pasta acgt0000 que praticamente no vista na pasta Caixa de Sada mas quando a mensagem enviada pela Internet, voc deve clicar no menu Ferramentas -


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Enviar/receber - todas as contas ou apertar a tecla F5 conforme ilustrado abaixo para que ela possa ser realmente enviada e sair da pasta Caixa de Sada:

Nesse momento, o computador faz a conexo com a Internet para enviar as mensagens que ficaram guardadas na pasta Caixa de Sada e aproveita e verifica se chegaram novas mensagens de e-mail no Provedor que foi configurado para que o Microsoft Outlook receba as mensagens de e-mail. As novas mensagens de e-mail recebidas, vo para a pasta Caixa de Entrada e as mensagens que foram enviadas corretamente so transferidas da pasta Caixa de Sada e vo para a pasta Itens Enviados.

COMO VISUALIZAR AS MENSAGENS QUE AINDA NO FORAM ENVIADAS

Clique no cone Caixa de Sada na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

COMO VISUALIZAR AS MENSAGENS QUE J FORAM ENVIADAS

Clique no cone Itens Enviados na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

COMO VISUALIZAR AS NOVAS MENSAGENS RECEBIDAS

Clique no cone "Caixa de Entrada" na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook, depois aperte a tecla F5 ou clique no menu Ferramentas - Enviar/receber - todas as contas.


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COMO LER AS NOVAS MENSAGENS RECEBIDAS

Clique no cone "Caixa de Entrada" na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook, depois aperte a tecla F5 ou clique no menu Ferramentas - Enviar/receber - todas as contas.

D um duplo clique sobre a mensagem que deseja ler.

COMO RESPONDER AS MENSAGENS RECEBIDAS

1. Clique no cone Caixa de Entrada na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook. Se for pela rede local, aperte a tecla F5 para visualizar mais rapidamente.

2. D um duplo clique sobre a mensagem que deseja ler. Aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:

Na janela aberta, aparecem 3 botes no topo: Responder, Responder a todos e Encaminhar. Voc poder escolher qualquer um dos 3 dependendo da sua necessidade de resposta. Veja a funo de cada um deles:

Responder: aparecer preenchido o endereo de quem enviou a mensagem e o assunto dentro da nova janela no precisando de digitar os mesmos somente a mensagem de resposta dentro da caixa de texto. Depois, clicar no boto Enviar e no menu Ferramentas Enviar/receber todas as contas


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Responder a todos: aparecer preenchido o endereo de quem enviou a mensagem, os outros endereos no caso quem enviou a mesma mensagem para mais de um endereo e o assunto dentro da nova janela no precisando de digitar os mesmos somente a mensagem de resposta dentro da caixa de texto. Depois, clicar no boto Enviar e no menu Ferramentas Enviar/receber todas as contas

Encaminhar: encaminha a mensagem para outra pessoa que no estava na lista. Nesse caso, ser necessrio digitar o endereo da pessoa para qual deseja encaminhar a mesma mensagem. Depois, clicar no boto Enviar e no menu Ferramentas Enviar/receber todas as contas

COMO EXCLUIR AS MENSAGENS RECEBIDAS OU ENVIADAS

1. Clique na pasta Itens Enviados na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

2. Clique na mensagem com o boto direito do mouse e escolha Excluir ou aperte a tecla Delete.

3. Clique na pasta Caixa de entrada na Barra do Outlook dentro de Meus Atalhos.

4. Clique na mensagem com o boto direito do mouse e escolha Excluir ou aperte a tecla Delete.

COMO RECUPERAR AS MENSAGENS QUE J FORAM EXCLUDAS

1. Clique no cone Itens Excludos na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook.

2. Clique na mensagem com o boto direito do mouse e escolha Mover para a pasta...

3. Clique sobre a pasta Itens Enviados e OK.

COMO EXCLUIR DEFINITIVAMENTE AS MENSAGENS

Clique no cone Itens Excludos na Barra do Outlook dentro de Atalhos do Outlook com o boto direito do mouse e escolha Limpar Pasta Itens Excludos.

Observao:

Sempre que voc excluir um item do Microsoft Outlook, ele vai para a pasta "Itens Excludos" e ficar guardado at que voc o exclua dessa pasta. Portanto, sempre que desejar excluir definitivamente, voc deve escolher "Limpar Pasta Itens Excludos" para que no fique ocupando espaos desnecessrios no disco.


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COMO ENVIAR E RECEBER UM FAX USANDO O MICROSOFT OUTLOOK

COMO ENVIAR UM FAX PELO MENU AES

1. Clique no cone Outlook hoje na Barra do Outlook.

2. Clique no menu Aes Novo fax conforme ilustrado na janela abaixo:

3. Logo aps, aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:

4. Nessa janela, informa que se voc mudou de localidade poder reconfigurar as propriedades de discagem mas se voc no possui um computador porttil, s clicar no boto Avanar e aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:


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5. Nessa janela, voc poder digitar o nome da pessoa, o cdigo do pas e o n do fax com o seu respectivo cdigo de rea da Cidade mas se essa pessoa j existe dentro da pasta Contatos, s clicar no boto Catlogo de endereos que aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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6. Nessa janela, clique na opo Contatos, depois escolha um nome na lista que possui o n de fax e clique no boto Para->, depois no boto OK e voltar na janela anterior com todos os dados necessrios j preenchidos. Logo aps, voc deve clicar no boto Avanar que aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:

7. Nessa janela, se desejar, escolha o modelo da folha de rosto e clique no boto Avanar que aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:


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8. Nessa janela, digite o Assunto dentro da caixa e, se desejar um outro texto para servir como Nota do fax na caixa abaixo, depois clique no boto Avanar que aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:

9. Nessa janela, clique no boto Adicionar arquivo... para que voc envie o arquivo que est gravado no seu computador pelo fax, depois clique no boto Avanar que aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:


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10. Essa janela informa que voc digitou todas as informaes necessrias e poder enviar seu fax, clique no boto Concluir que aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:

11. Essa janela informa que o Microsoft Fax est discando para o nmero do fax e at que termine de enviar o fax ela permanecer na tela. Ao terminar de enviar o fax ela fechada automaticamente.

s vezes, necessrio pedir antes, por telefone, para a pessoa liberar a linha do fax para o qual voc deseja envia-lo.

Aps terminar de enviar o fax pelo seu computador, a mensagem de fax enviada fica dentro da pasta Itens Enviados.

COMO RECEBER UM FAX NO SEU COMPUTADOR

Se voc configurou corretamente o Microsoft fax no seu computador, poder receber fax

normalmente. Para isso, existe um cone de fax na barra do menu Iniciar da barra de tarefas do Windows, prximo ao relgio.

1. Quando algum solicitar para liberar a linha de fax, voc d duplo clique no cone

que aparecer a janela abaixo:

2. Nessa janela, clique no boto Responder agora que aparecer a janela abaixo:


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3. Enquanto a pessoa estiver passando o fax, a janela ficar ativa. Quando terminar, a janela desaparece da tela e voc deve clicar na pasta Caixa de Entrada da barra do Outlook e apertar a tecla F5 que o fax que voc recebeu aparecer dentro da pasta.

COMO ABRIR UM FAX RECEBIDO NO SEU COMPUTADOR

Quando voc receber um fax no seu computador, clique na pasta Caixa de Entrada da barra do Outlook e aperte a tecla F5 que aparecer a janela abaixo:

Logo aps, aparecer a mensagem de fax dentro da pasta Caixa de Entrada conforme modelo abaixo:


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Nessa janela, clique no boto destacado na figura acima que aparecer o nome do arquivo de fax que foi anexado. Ao clicar no nome do arquivo, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, voc tem opo de Abrir o arquivo para ler e de Salvar o arquivo em disco caso voc precise dele depois.

Pronto! Se voc abrir o arquivo agora ou depois que voc gravou no disco, aparecer a imagem do fax enviado para o seu computador.

COMO USAR A AGENDA DO MICROSOFT OUTLOOK A agenda do Microsoft Outlook oferece vrios recursos para anotar compromissos, eventos,

tarefas e pequenas anotaes para acompanhar o seu dia-a-dia.

Usando a agenda do Microsoft Outlook, voc pode trabalhar de maneira bem mais organizada e ficar atento aos seus compromissos e tarefas dentro do prazo planejado.

As pastas: Calendrio, Tarefas, Anotaes e Dirio oferecem vrios recursos de agendamento. Cada uma possui a sua funo separadamente:

Calendrio: permite agendar e controlar compromissos, eventos e tarefas de forma bastante organizada e com muitos recursos.

Tarefas: permite controlar somente as tarefas agendadas.

Anotaes: permite digitar pequenos textos que funcionam mais como um lembrete para o dia-a-dia de trabalho.

Dirio: permite registrar algumas atividades realizadas pelo computador como por exemplo controle do trabalho feitos nos programas do Office. Microsoft Outlook.


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COMO USAR A PASTA CALENDRIO

A pasta Calendrio permite diferentes maneiras de visualizar os compromissos, eventos e tarefas agendados. Para isso, clicar na pasta Calendrio da Barra do Outlook, aparecer uma janela conforme ilustrado abaixo:

No item 1 indicado na figura acima, mostra o horrio do dia, clicando com o boto direito sobre as horas aparece um submenu para alterar o modo de exibio das horas: 30 em 30 minutos, 15 em 15 minutos, etc.

No item 2 da figura acima, mostra a data do dia que est selecionado no calendrio ao lado(item 3).

Voc pode visualizar os compromissos de maneira diferente, clicando nos botes 4, 5, 6 e 7 indicados na figura acima. Cada um dos botes tem a sua funo especfica. Para voltar rapidamente para o dia de hoje, clique no boto de n 4 - Ir para hoje. Lembrando que o seu computador deve estar com a data atualizada.

Voc pode clicar no dia desejado(item 3) -calendrio- tanto para agendar um compromisso ou um evento nesse dia quanto para visualizar o que j foi agendado.


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Veja logo abaixo, como fazer para agendar um compromisso ou um evento que poder ser peridico ou no.

Os Eventos agendados ficam dentro da pasta Calendrio, logo abaixo da data do dia selecionado no calendrio.

Os compromissos tambm so exibidos logo abaixo dos eventos mas cada um de acordo com o horrio agendado.

As Tarefas ficam exibidas dentro do Painel de Tarefas(item 9) da pasta Calendrio ou na pasta Tarefas.

Para ver as tarefas agendadas, voc pode clicar com o boto direito do mouse sobre o Painel de Tarefas ou dentro da janela da pasta Tarefas que aparecer um submenu, com vrios modos de exibio das tarefas, escolhendo Todas as Tarefas voc visualiza todas elas. Veja o submenu abaixo:

COMO CLASSIFICAR UM COMPROMISSO, EVENTO OU TAREFA ANTES DE AGENDAR

A pasta Calendrio permite agendar e controlar compromissos, eventos e tarefas de forma bastante organizada e com muitos recursos mas, antes de agenda-los, voc deve classifica-los de acordo com os recursos do Microsoft Outlook. O Microsoft Outlook separa os recursos para Compromissos, Eventos e Tarefas de acordo com a classificao exemplificada abaixo:

Compromisso: pode ser uma reunio, uma palestra, um curso, um filme, uma festa, uma consulta, etc. que voc deve estar num determinado local e horrio.

Evento: pode ser um aniversrio, um feriado, uma palestra, uma feira, ou seja, uma data comemorativa que voc gostaria de se lembrar do seu acontecimento e anotou na agenda para no se esquecer.


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Tarefa: pode ser um trabalho a ser realizado como por exemplo: formatar o computador, fazer backup semanalmente, imprimir relatrio de vendas, elaborar grficos estatsticos, desenvolver o projeto de iluminao, etc.

O Microsoft Outlook tambm oferece recursos que facilitam agendar compromissos, eventos e tarefas que sejam peridicas, ou seja, que acontecem toda semana, ou 2 vezes por semana, ou todo ms, ou semestral ou anual, etc. Mostraremos esses recursos logo em seguida.

Aps classificar se um compromisso, ou um evento, ou uma tarefa o que voc deseja agendar, siga os passos de como agenda-los na pasta Calendrio ou na pasta Tarefas.

COMO AGENDAR UM COMPROMISSO

1. Clique na pasta Calendrio no dia que deseja agendar o compromisso.

2. Clique no menu Aes e escolha Novo Compromisso.

3. Logo aps, aparecer uma nova janela para voc preencher os dados sobre o compromisso, veja os recursos na ilustrao abaixo:

(A) Assunto: Digitar uma frase curta e objetiva sobre o assunto do compromisso;

(B) Local: Digitar o Local do compromisso ou escolher o Local, caso ele j existir na lista.


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(C) Horrio: Escolher o dia e a durao do compromisso (horrio de incio e de trmino). Se o compromisso o dia inteiro, poder ser marcado para facilitar e o Microsoft Outlook o mostrar no topo da janela como se fosse um Evento.

(D) Lembrete: Marcar se voc deseja ser lembrado desse compromisso. Dependendo do compromisso, voc deve definir quanto tempo de antecedncia voc deseja ser lembrado para poder se deslocar at o local. O horrio do lembrete verificado pelo Microsoft Outlook de acordo com horrio de incio do compromisso agendado. Tambm

voc poder clicar no cone e escolher um arquivo de som para ser dado o lembrete com um aviso sonoro.

(E) Mostrar Horrio: Voc pode escolher de acordo com o compromisso, como deseja que mostre o horrio: Ocupado ou Disponvel ou Provisrio ou Ausncia Temporria.

(F) Caixa de Texto: Voc pode digitar qualquer observao sobre o compromisso como por exemplo: nome da pessoa que deve procurar no local, endereo do local, dica de como chegar, etc.

(G) Contatos-Categoria-Particular: Voc poder utiliza-los da mesma maneira que foi explicado anteriormente em Como criar um novo Contato

4. Aps o preencher os dados, voc deve clicar no boto

5. Pronto! Seu compromisso fica agendado de acordo com o dia e o horrio especificado.

6. Voc poder usar o boto Ir para hoje da barra de ferramentas que mostrar os compromissos do dia atual. Lembre-se que o seu computador deve estar com a data atualizada no relgio do Windows.

7. Quando quiser visualizar outros compromissos, clicar no dia desejado no calendrio que aparecero listados de acordo com o horrio do dia.

8. Quando quiser abrir um compromisso, para ler ou alterar, basta dar duplo clique sobre o compromisso que aparecer a janela e voc poder digitar a alterao necessria e

clicar no boto .

9. Quando quiser excluir um compromisso, basta clicar com o boto direito do mouse sobre o compromisso e escolher Excluir.

Observao:

Se o compromisso for uma reunio com outras pessoas de trabalho, voc poder seguir os outros passos indicado abaixo para utilizar maiores recursos do Microsoft Outlook.


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COMO AGENDAR UM COMPROMISSO DE REUNIO

1. Clique na pasta Calendrio no dia que deseja agendar o compromisso de reunio.

2. Clique no menu Aes e escolha Planejar reunio

3. Logo aps, aparecer uma nova janela para voc verificar quais os participantes; se os participantes forem da rede local do seu trabalho, poder at visualizar a disponibilidade do dia e do horrio da reunio, alm de enviar uma mensagem para eles solicitando o agendamento da reunio conforme ilustrado na janela abaixo:

(A) Todos os participantes: Mostra, primeiramente o nome de quem est planejando a reunio. Clicando com o boto direito do mouse sobre o cone do nome, aparece um submenu para escolher ou no se deseja enviar mensagem sobre a reunio.

Geralmente, escolhida a opo No enviar solicitao de reunio para este participante somente para o participante que est planejando a reunio.

(B) Como est o dia planejado e o horrio: Essa parte mostra o dia que est marcado no item D. Ela bastante til para quem estiver planejando a reunio, poder verificar como est o seu dia e o dia de cada um dos outros participantes de acordo com a


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legenda: Provisrio; Ocupado; Ausente; se os outros participantes so da rede local mas se eles no forem da rede local, poder aparecer: No h informaes.

(C) Convidar outros: Esse boto serve para adicionar outros participantes para a reunio. Quando selecionado, aparece uma janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, voc pode escolher quais so os outros participantes da reunio atravs dos botes:

(C.1) Serve para escolher se os outros participantes esto em Contatos ou na Lista da Agncia de correio;

(C.2) Serve para escolher o nome do participante; O nome se repete na lista se existir n de fax e e-mail; voc dever escolher o nome com por qual meio ser enviado a mensagem

(C.3) Serve para definir se o participante selecionado necessrio para a reunio, ou seja, no poder faltar reunio

(C.4) Serve para definir se o participante selecionado opcional para a reunio, ou seja, poder faltar.

(C.5) Serve para definir os recursos necessrios reunio, como por exemplo: vdeo, TV, Sala de Videoconferncia, Projetor de slides, computador, entre outros.

Observao:

Nessa mesma janela, voc pode escolher todos os outros participantes e depois clicar no boto OK.


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(D) Horrio: marcar o dia e o horrio de inicio e trmino da reunio. Lembrar de olhar como est o dia dos participantes em (B) para que eles estejam com a agenda disponvel para aceitar o convite da reunio.

(E) Marcar reunio: ao terminar de listar os participantes e definir o horrio, voc deve clicar no boto Marcar Reunio que aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, esto todos os recursos j vistos anteriormente em Como agendar um compromisso a diferena agora que aparece no boto Para..., o nome de todos os participantes que sero convidados para a reunio. O item Reunio on-line usando: mais utilizado em reunio com videoconferncia. Depois de preencher todos os dados necessrios, voc deve clicar no boto Enviar e aguardar a resposta dos participantes que foram convidados para a reunio.

Quando os participantes verificarem a pasta Caixa de Entrada do Microsoft Outlook, chegar uma mensagem com o convite de reunio.

Depois que cada um dos participantes responderem o convite, voc receber uma nova mensagem na sua pasta Caixa de Entrada com as respostas.


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COMO AGENDAR UM EVENTO

1. Clique na pasta Calendrio no dia que deseja agendar o evento.

Clique no menu Aes e escolha Novo Evento de dia inteiro

2. Logo aps, aparecer uma nova janela para voc preencher os dados sobre o evento, veja os recursos na ilustrao abaixo:

Basicamente, a mesma janela j vista anteriormente em Como agendar um compromisso, a diferena que o Evento j vem marcado o dia inteiro.


4. Pronto! O Evento fica agendado de acordo com o dia selecionado no calendrio.

5. Voc poder usar o boto Ir para hoje da barra de ferramentas que mostrar os eventos do dia atual. Lembre-se que os eventos ficam no topo da janela.

6. Quando quiser visualizar outros eventos, clicar no dia desejado no calendrio que aparecero listados.


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7. Quando quiser abrir um evento, para ler ou alterar, basta dar duplo clique sobre o evento que aparecer a janela e voc poder digitar a alterao necessria e clicar no

boto .

8. Quando quiser excluir um evento, basta clicar com o boto direito do mouse sobre o compromisso e escolher Excluir.

COMO AGENDAR UMA TAREFA

1. Clique na pasta Calendrio no Painel de Tarefas ou na pasta Tarefas, com o boto direito do mouse que aparecer um submenu conforme ilustrado abaixo:

2. Depois, voc deve escolher a opo Nova Tarefa que aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

(A) Assunto: Digitar uma frase curta e objetiva sobre o assunto da tarefa;


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(B) Data de Concluso e de Incio: Serve para controlar as datas, se a tarefa deve ser concluda em uma certa data e se ela j foi iniciada.

(C) Status; Prioridade e %Concluda: Acompanhar o andamento da tarefa, qual o grau de prioridade e anotar quantos % j foi realizado da tarefa.

(D) Lembrete: Marcar se voc deseja ser lembrado dessa tarefa. Funciona igual ao lembrete da janela compromisso.

(E) Caixa de Texto: Voc pode digitar qualquer observao sobre a tarefa.

(F) Contatos-Categoria-Particular: Voc poder utiliza-los da mesma maneira que foi explicado no mdulo Como criar um novo Contato.


4. Pronto! Sua tarefa ficou agendada no Painel de Tarefas da pasta Calendrio e na pasta Tarefas e voc poder visualiza-las de acordo com o modo de exibio, conforme ilustrado abaixo:

5. Dando duplo clique sobre a tarefa voc poder acompanha-la melhor, alterando a sua % de Concluso at ela ser 100% concluda.

6. Quando a Tarefa foi totalmente concluda(100%), aparece um trao riscando o nome da tarefa para informar que a tarefa j est pronta.

7. Para excluir uma tarefa, basta clicar com o boto direito do mouse sobre a tarefa e escolher - Excluir.

8. As tarefas excludas, inseridas ou alteradas no Painel de Controle da pasta Calendrio sofrem as mesmas alteraes se visualizadas dentro da pasta Tarefas


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COMO AGENDAR COMPROMISSOS OU EVENTOS PERIDICOS


2. Clique no menu Aes e escolha Novo Compromisso

3. Logo aps, aparecer uma nova janela para voc preencher os dados sobre o perodo em que ocorrer o compromisso, veja os recursos na ilustrao abaixo:

(A) Horrio: Escolher o horrio de incio e de trmino do compromisso que mostrado o tempo de durao

(B) Padro de Recorrncia: Marcar se o compromisso ocorre diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente e de acordo com cada opo, preencher como a variao.

(C) Intervalo de Recorrncia: marcar a data em que vai comear e qual a previso de terminar. Marcar a opo: Sem data de trmino se se no existir um perodo limitado ou ento marcar a opo: Termina aps se existir um nmero determinado de ocorrncias para acontecer digitar a quantidade de ocorrncia ou ainda marcar a opo: Termina em se existir uma data limite para terminar a atividade.

4. Aps preencher os dados, voc deve clicar no boto OK que aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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5. Nessa janela, voc deve preencher os dados corretamente conforme j vimos em

Como Agendar um compromisso e depois clicar no boto . Lembre-se que a mesma janela para Compromisso e para Evento, a diferena a opo: o dia inteiro usada para Evento.

6. Pronto! Seu compromisso ou evento peridico ficou agendado em todas as datas e o horrio do perodo especificado.

7. Voc poder usar o boto Ir para hoje que mostrar s os compromissos ou os eventos do dia atual.

8. Quando quiser visualizar outros compromissos ou eventos peridicos, clicar no calendrio no dia desejado que voc os visualizar.

9. Quando quiser abrir um compromisso ou um evento peridico, para ler ou alterar, basta dar duplo clique sobre ele que aparecer uma janela perguntando se somente aquela ocorrncia ou toda a srie, conforme ilustrado abaixo:


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10. Quando quiser alterar um compromisso ou um evento peridico, basta abrir um ou a

srie inteira, digitar a alterao necessria e clicar no boto .

11. Quando quiser excluir um compromisso ou um evento peridico, basta clicar com o boto direito do mouse sobre ele e escolher Excluir. Nesse caso, aparecer uma outra janela perguntando se deseja excluir somente uma ocorrncia ou todas elas, conforme ilustrado abaixo:

COMO AGENDAR UMA REUNIO PERIDICA


2. Clique no menu Aes e escolha Nova Reunio peridica

3. Logo aps, aparecer uma nova janela para voc preencher os dados sobre o perodo em que ocorrer a reunio, veja os recursos na ilustrao abaixo:


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4. Nessa janela, voc deve preencher os dados corretamente conforme j vimos em Como Agendar compromissos e eventos peridicos e depois clicar no boto OK.

5. Logo depois aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:


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Nessa janela, esto todos os recursos j vistos anteriormente em Como agendar um compromisso de reunio a diferena agora que voc deve clicar na guia Disponibilidade dos participantes, para selecionar e verificar a disponibilidade dos participantes da reunio e depois na guia compromisso, at preencher todos os dados necessrios e clicar no boto Enviar.

Depois, voc deve aguardar a resposta dos participantes que foram convidados para a reunio.

Quando os participantes verificarem a pasta Caixa de Entrada do Microsoft Outlook, chegar uma mensagem com o convite de reunio.

Depois que cada um dos participantes responderem o convite, voc receber uma nova mensagem na sua pasta Caixa de Entrada com as respostas.

COMO FAZER UMA PEQUENA ANOTAO NA AGENDA

As anotaes so como pequenos lembretes no dia-a-dia de trabalho, como por exemplo: ligar para uma determinada empresa, marcar um horrio com o dentista, procurar por uma pessoa, marcar consulta mdica, etc.

As anotaes so mais utilizadas para evitar o uso de pequenas anotaes em papis de rascunho.

1. Para criar uma anotao, clique na pasta Anotaes na barra do outlook.


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2. Clique no menu Aes- Nova Anotao ou no menu Arquivo Novo- Anotao que aparecer uma nova janela para digitar um pequeno texto qualquer conforme ilustrado abaixo:

3. Logo depois, voc poder deixar a janela aberta para lembrar, ou ento fechar.

4. Para excluir uma anotao, basta clicar com o boto direito e escolher excluir. Geralmente, as anotaes so excludas assim que ela forem sendo realizadas.

COMO FAZER UM REGISTRO NO DIRIO

A pasta Dirio do Microsoft Outlook permite que voc registre algumas atividades realizadas pelo computador como por exemplo controle do trabalho feitos nos programas do Office, chamadas telefnicas realizadas pelo computador, entre outros.

1. Para fazer um registro no Dirio, clique na pasta Dirio na barra do Outlook dentro de Meus Atalhos. Se voc ainda no criou nenhum registro no dirio, aparecer a janela abaixo e voc deve clicar no boto Sim

Observao:

Se voc deseja mudar os registros no seu dirio, clique no menu Ferramentas Opes, na guia Preferncia clique no boto Opes de Dirio que aparecer a mesma janela abaixo para fazer as alteraes.


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2. Logo aps, aparecer uma outra janela conforme ilustrado abaixo:

Nessa janela, voc deve selecionar os itens que voc deseja que a pasta Dirio registre, por exemplo: se voc marcar o item Microsoft Word e depois clicar no boto OK, toda vez que o for aberto um arquivo no Word no seu computador, a pasta Dirio o registrar como utilizado.

Para visualizar os registros na pasta Dirio, basta clicar na pasta e verificar de acordo com a linha do tempo, a data que desejada e expandir a rvore dos itens marcados.


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CONCLUSO

Esperamos que o contedo desta apostila tenha servido de suporte para as suas aulas. Lembre-se que nada substitui uma boa aula de seu professor.

A informtica sofre mudanas bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma biblioteca auxiliar e fique atento ao lanamento de novos aplicativos e verses.

A Zargon Computao estar sempre ao seu dispor para solucionar dvidas quando necessrio.

Atenciosamente,

Diretoria de Treinamento Zargon Tecnologia em Informtica

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Apostila - Outlook 2000