Apostila - Politica de E-mail e Internet Em Ambiente Corporativo

POLÍTICA DE UTILIZAÇÃO DE

E-MAIL E INTERNET EM AMBIENTE CORPORATIVO

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Política de Utilização de Email e Internet em Ambiente Corporativo

SUMÁRIO Introdução .......................................................................................................2 Navegando Pela Internet...................................................................................3

Acessando Páginas Da Internet........................................................................3 Downloads.....................................................................................................3

E-Mails ............................................................................................................5 Netiqueta Para E-Mails ...................................................................................5 Alguns Vícios Precisam Ser Abandonados .........................................................6 Regras Básicas Para A Composição Dos E-Mails.................................................6

Flame E Spam................................................................................................ 10 Responder Mensagens Recebidas ................................................................... 10 Encaminhar Uma Mensagem ......................................................................... 11

Enviando E Recebendo Mensagens Com Anexos ................................................ 12 Pastas E Regras Para Recebimento De Mensagens........................................... 14 Catálogo De Endereços ................................................................................. 14 Criar Grupos Para Envio De Mensagens.......................................................... 15 Não Divulgar E-Mails Dos Destinatários Da Mensagem..................................... 15 Mensagens Recebidas Por Engano.................................................................. 15

Conclusão ...................................................................................................... 17



INTRODUÇÃO É incontestável o crescimento da internet e consequentemente da utilização do

e-mail. Um método de comunicação fácil, prático e rápido tem se tornado um dos favoritos pelos usuários e já começa a substituir os meios de correspondência convencionais. A taxa de crescimento do e-mail nos negócios das empresas é a melhor testemunha do seu valor.

Os e-mails permitem diminuir a burocracia desnecessária de correspondências internas e externas que gradativamente vem sendo substituídas por mensagens curtas e rápidas, com a vantagem de poderem ser enviados a qualquer pessoa que tenha um e-mail, de qualquer lugar do mundo, a qualquer dia da semana ou hora do dia e o destinatário pode lê-lo quando e onde desejar.

A navegação pela internet é um privilégio que foi adquirido no mundo moderno e deve ser desfrutado sem abusos para que possa continuar disponível e público.

Com esse novo horizonte de fácil acesso e grande praticidade aberto, as empresas vem percebendo que essa excelente ferramenta de trabalho está sendo mau utilizada, deixando de ser um meio de comunicação útil para se tornar um amontoado de anotação inúteis e seu uso excessivo pode prejudicar o rendimento do trabalho dos funcionários. Os sistemas de e-mails das empresas ficam repletos de informações excessivas e desnecessárias e, muitas vezes informações confidenciais ficam expostas. A navegação na internet vem excedendo os horários de intervalo dos funcionários e afetando diretamente a produtividade. Muitas vezes os funcionários ficam horas fazendo pesquisas pessoais, batendo papo em chats, acessando sites e baixando arquivos no micro que podem ser prejudiciais não só ao rendimento do funcionário, mas à segurança e desempenho da rede.

O e-mail e o acesso a internet, como qualquer outra ferramenta de negócios, devem ser usados com discernimento.



NAVEGANDO PELA INTERNET Antes de navegar pela internet utilizando a rede da sua empresa, procure saber

se existem normas e regimentos internos que estabelecem regras para essa navegação. Mas independente de qualquer norma, utilize sempre o bom senso e evite abusos.

Nunca navegue na internet para assuntos pessoais no seu horário de trabalho. Isso prejudica diretamente seu rendimento e desempenho na empresa. Se precisar fazer algumas pesquisa pessoal utilize seus horários de folga. Procure chegar um pouco antes do almoço ou sair um pouco mais tarde, utilize o intervalo para lanche, fique um pouco depois do expediente, etc.

A internet é envolvente e cativante. Normalmente acabamos por começar a navegar e vamos nos envolvendo com um determinado assunto, encontramos links que nos interessam e muitas vezes acabamos por demorar muito mais tempo que o previsto.

ACESSANDO PÁGINAS DA INTERNET

Os sites da internet geralmente são de livre acesso, mas principalmente no ambiente de trabalho, nunca se esqueça de usar o bom senso ao acessar sites ou fazer pesquisas. Várias empresas hoje em dia já bloqueiam o acesso a determinados sites, mas independente de qualquer bloqueio você deve navegar na internet somente quando isso for agregar valor ao desenvolvimento de suas atividades profissionais.

1. Sites indecorosos

A internet está repleta de sites pornográficos e indecorosos e é evidente que mesmo sua empresa não tendo bloqueado acesso a esse tipo de conteúdo, não é um assunto que agregue valor ao seu trabalho. Além disso, esses sites normalmente oferecem a instalação de programas que muitas vezes vêm acompanhados de vírus que são instalados no computador de quem está acessando e rapidamente se propagam pela rede interna da empresa.

2. Bate papo na internet

Esse tipo de site até dispensaria comentários. A mesma regra que se aplica aos bate papos com colegas na empresa serve para sites de bate papo, o chamados chats.

3. Sites de jogos

É cativante a variedade páginas que trazem jogos. Muitos deles podem ser jogados on line, com pessoas que você ainda nem conhece e outros precisam ser baixados no seu computador para poderem ser utilizados. Quando é preciso baixar o arquivo no computador o perigo ainda é maior porque além de você estar utilizando seu precioso tempo e deixando de produzir você ainda corre o risco de trazer vírus juntamente com o arquivo que está sendo baixado que será rapidamente propagado pela rede podendo causar sérios prejuízos para o negócio da empresa.

DOWNLOADS



Download significa pegar um arquivo disponível na internet e copiá-lo para o seu computador. É uma rotina simples, mas que precisa ser cercada de cuidados para não prejudicar o bom rendimento da empresa.

Arquivos de download algumas vezes são muito grandes e dependendo da rede interna e do tipo de conexão com a internet isso pode significar uma considerável perda de velocidade da rede, o que pode representar o prejuízo no rendimento do trabalho de diversos funcionários da empresa que terão a sensação que seus micros se tornaram mais lentos. Na realidade, quem está mais lento é o tráfego de informações na rede.

Outro ponto importante que deve ser levado em consideração é baixar arquivos somente quando forem de interesse para o negócio da empresa, mas verificar antes qual é a norma interna da empresa para esse tipo de procedimento. Observar sempre se o arquivo que está baixando é free, nunca traga para a empresa arquivos “piratas” que podem acarretar em prejuízos como multas caso venham a ser descobertos pela fiscalização.

Após fazer um download na empresa, depois de seguir as normas e regimentos internos e ter certeza de o procedimento foi autorizado, não instale o arquivo baixado sem antes verificar a presença de vírus. Utilize a rotina de antivirus ou contacte o administrador da rede que poderá orientá-lo melhor.



E-MAILS NETIQUETA PARA E-MAILS

Usado com inteligência o e-mail é uma poderosa e eficaz ferramenta de trabalho, mas quando usado inadequadamente pode causar desde simples problemas às empresas até grandes problemas, como danificar a reputação da empresa que foi gradativamente construída.

A preocupação com o conteúdo e a maneira como a informação que é passada por e-mail circula é tão grande que foi estabelecido um conjunto de regras de comportamento na internet ao qual chamamos de Netiqueta, uma forma aportuguesada do termo originalmente inglês “Netiquette” que pode ser entendido como etiqueta virtual.

A netiqueta, criada pelos usuários da internet, é utilizada para permitir um convívio harmonioso entre usuários com culturas diferentes que estão presentes nesse universo tão grande que é a internet.

É muito importante estar sempre ciente que o e-mail comercial deve ser utilizado somente para troca de informações que agreguem valor corporativo entre os empregados ou clientes facilitando a comunicação interna e externa da empresa.

Não faça do e-mail da empresa o seu e-mail pessoal. Ao utilizar o e-mail da empresa, na grande maioria das vezes você está utilizando um endereço que traz consigo o nome da organização. Nesse momento você está falando em nome da empresa, deve se sentir como se estivesse assinando um documento por ela.



REGRAS BÁSICAS PARA UTILIZAÇÃO DE E-MAILS

ALGUNS VÍCIOS PRECISAM SER ABANDONADOS

Quando a internet surgiu os computadores não possuíam programas gráficos como hoje em dia. Nem mesmo eram aceitos na digitação, mesmo de textos, caracteres especiais como acento, letras maiúsculas, ç, etc. Por isso, o hábito de digitar sem se preocupar com sua grafia correta, aliado a vontade de abreviar ao máximo as palavras para ganhar tempo e praticidade na digitação, acabou por trazer aos usuários da internet vários vícios de digitação, ortografia e gramática que precisam ser abandonados.

Atualmente os editores de e-mail se assemelham muito a editores de texto e trazem vários recursos de digitação e formatação para facilitar o trabalho daquele que deseja compor um e-mail. Ao utilizar o e-mail da sua empresa ou mesmo do seu e-mail particular você não pode se esquecer das regras básicas de ortografia e gramática que aprendeu com sua professora de português.

Algumas vezes um o texto do e-mail possui tantas palavras abreviadas que se torna difícil seu entendimento. Experimente imprimir um e-mail e pedir a pessoa que ainda não esteja muito familiarizada com a internet para ler. Provavelmente ela vai precisar de você como “intérprete”.

Não se esqueça que na empresa onde você trabalha o e-mail é uma ferramenta de trabalho de valor corporativo. Redija os e-mails como se estivesse redigindo um texto a mão. Evite abreviar demasiadamente as palavras e utilize de forma adequada a grafia das mesma.

REGRAS BÁSICAS PARA A COMPOSIÇÃO DOS E-MAILS

Ao redigir uma nova mensagem de e-mail alguns campos devem ser preenchidos obrigatoriamente (De, Para) e outros são facultativos (Cc, Cco, Assunto) e ainda devemos digitar na área correta a mensagem. O campo assunto, apesar de não ser obrigatório nunca deve ser deixado em branco. A seguinte janela será exibida na tela (dependendo do editor de e-mail que você utiliza essa tela poderá variar, mas os itens principais para a composição da mensagem estarão presentes). Posicione o mouse sobre os campos destacados com moldura vermelha para saber mais sobre seu significado e importância.



Campo De

Neste campo você especifica o endereço eletrônico do remetente. Se apenas uma conta de e-mail estiver configurada no computador que você está utilizando, o endereço de e-mail configurado aparecerá automaticamente ao criar uma nova mensagem.

Se o computador tiver mais de uma conta de e-mail configurada, aparecerá no campo de a conta definida como padrão. Se a sua conta de e-mail não for padrão, mas estiver definida no computador, você deve selecioná-la antes de enviar o e-mail. Dessa forma, a pessoa que receberá o e-mail poderá responder para você sem se preocupar em encontrar seu endereço.

Para

Neste campo você deve especificar o endereço de email do destinatário. Caso queira mandar a mensagem para mais de uma pessoa, digite o primeiro endereço, em seguida o segundo, separados por ponto e vírgula e assim por diante. No campo Para você deve digitar o endereço do(s) destinatário(s) da mensagem. Aqueles cujo endereço se encontra no campo para sabem que a mensagem está sendo dirigida a eles, ou seja, são dos destinatários da mesma e como tal devem responder a mensagem recebida.

Cc

No campo Cc (cópia carbono), digite o(s) e-mail(s) daquela(s) pessoa(s) para a(s) qual(is) uma cópia da mensagem deve ser enviada. Geralmente deve ser digitado nesse campo o e-mail de pessoas que devem ficar cientes do conteúdo da mensagem mas que não são os destinatários principais da mesma. Por exemplo, você é faz parte de um projeto que é coordenado pelo José da Silva e precisa enviar uma mensagem ao cliente para confirmar

Área para digitação da mensagem



alguns dados, mas gostaria que o coordenador do projeto ficasse ciente que você enviou a mensagem. O e-mail do cliente será inserido no campo Para e o e-mail do José Silva, coordenador do projeto, será inserido no campo Cc.

Cco

O campo Cco (cópia carbono oculta) é muito semelhante ao campo Cc, mas os demais destinatários da mensagem não sabem que uma cópia da mesma foi enviada a pessoa cujo e-mail tiver sido inserido no campo Cco. No exemplo anterior, se você enviou a mensagem para o cliente, com cópia carbono oculta para o coordenador do projeto, o Sr José da Silva receberá a cópia da mensagem sem que ninguém saiba que ele recebeu.

Assunto

O campo assunto não é obrigatório, mas não se esqueça de preenchê-lo. Especificar o assunto ou tema da mensagem ajuda o destinatário a selecionar criteriosamente as mensagens a serem lidas, além de permitir na grande maioria dos programas de correio existentes a filtragem ou direcionamento da mensagem para caixas postais previamente definidas. O campo assunto está para uma mensagem como o título está para uma redação.

Área para digitação da mensagem

Área reservada para a digitação da mensagem propriamente dita. Quando estiver digitando a mensagem três elementos são de extrema importância: o conteúdo do e-mail que deve se restringir ao objetivo principal da mensagem, o lay-out que permite facilitar a visualização do destinatário tornando assim a leitura da mensagem mais fácil e agradável e o estilo que você utiliza para escrever suas mensagens que além de identificar facilmente o remetente ainda pode causar uma boa impressão do remetente e da empresa.

1. Não utilizar letras maiúsculas desnecessariamente: na Internet, em e-mail, site, sala de bate papo, etc, escrever um texto inteiro em maiúsculo é o equivalente a gritar com a pessoa que irá ler o texto.

Por isso, evite ao máximo escrever uma palavra, frase, parágrafo ou o texto todo em maiúsculo. Para destacar uma palavra, procure utilizar recursos de formatação como negrito ou itálico. Mas isso não se aplica a apenas uma letra em maiúsculo, como por exemplo iniciais de frase, nome próprio, siglas de empresas em que haja a exigência da escrita ser toda em maiúsculo, etc. Ou seja, casos em que o uso correto da grafia exija letras maiúsculas.

2. Acentuar corretamente as palavras: Foi-se o tempo em que e-mail não era acentuado. Hoje em dia os editores de e-mail possuem quase todos os recursos de um editor de textos e os mesmos devem ser utilizados. Cuidado apenas com o exagero. Não colora o texto todo, não exagere nos negritos e itálicos, etc. Procure escrever um texto claro e limpo, de fácil entendimento.

3. Saudação: é sempre bom escrever uma saudação ao iniciar uma mensagem. Algo como Prezado Sr José, Prezado Amigo, Caro Amigo, Oi Maria, etc.

4. Conteúdo da mensagem: procure ser o mais claro, objetivo e sucinto possível ao digitar a mensagem. Chega a dar preguiça de ler um e-mail quando vemos que o mesmo é muito grande e, ao mesmo tempo, e-mails muito pequenos podem não ser muito claros e objetivos. É sempre bom lembrar que um e-mail é mais que um telegrama e menos que uma carta.



Caso seja necessário enviar textos como contratos, memorandos, atas de reunião por e-mail, o mais indicado é gerar um arquivo no editor de textos instalado no seu computador e anexá-lo à mensagem. Procure enviar carinhas, abreviaturas em excesso, tudo aquilo que faça o e-mail parecer menos comercial e mais pessoal quando estiver redigindo uma mensagem para algum cliente ou funcionário da empresa.

5. Assinatura da mensagem: da mesma forma que a saudação é importante, a assinatura da mensagem também deve ser levada em consideração. Muitas pessoas pensam que não é necessário assinar o e-mail, pois o endereço do remetente é enviado junto com a mensagem. Mas elas se esquecem que nem sempre o endereço identifica o remetente pois nem sempre seu nome está incluído no endereço.

A assinatura pode ser inserida automaticamente no final de sua mensagem. Normalmente as empresas possuem uma assinatura padrão para as mensagens de e-mail onde geralmente aparece o nome, cargo, endereço eletrônico e telefone do funcionário, nome e site da empresa, etc. Procure saber qual o padrão utilizado pela sua empresa antes de criar sua assinatura. A maioria dos programas de e-mail permitem que o usuário crie uma assinatura padrão que é inserida automaticamente nas mensagens.

Procure evitar criar assinaturas muito longas ou que incluam imagens muito grandes que poderão estar congestionando ainda mais a rede.



FLAME E SPAM Flames são mensagens que proliferam raiva e protesto e acabam se

transformando em uma guerra interminável de mensagens e respostas. Esse tipo de mensagem deve ser evitada, elas costumam ser mais prejudiciais do que informativas.

Spam é a mensagem distribuída na rede para diversos e-mails sem a prévia autorização e cujo conteúdo é normalmente publicitário, correntes, mensagens obscenas, etc. Procure não enviar esse de mensagem não autorizada, principalmente propaganda não solicitada. Muitos provedores já proíbem spamming e vários programas de correio eletrônico possuem filtros que permitem identificar palavras chaves do spam e automaticamente elas podem ser excluídas. Uma forma de evitar o recebimento de spam é entrar em contato com o provedor de acesso onde o mesmo foi gerado e reclamar até que o cancelamento da conta do spammer (pessoa que envia grande quantidade de mensagem não solicitada) seja feito.

Spam ou Flame, na grande maioria das vezes acabam congestionando a rede e prejudicando o fluxo de mensagens realmente importantes.

RESPONDER MENSAGENS RECEBIDAS

Alguns servidores de e-mail já possuem o recurso de comunicar a quem enviou quando a mensagem é lida pelo destinatário. Isso acontece principalmente em servidores internos, mas a grande maioria dos servidores externos não dispõe desse serviço. A única maneira do remetente de uma mensagem saber que ela foi recebida é no momento em que recebe a resposta do destinatário.

Além disso, faz parte da boa educação responder a todos os e-mails recebidos. Algumas vezes a resposta precisa ser bem elaborada e outras, apenas comunicando que foi recebida.

Responder uma mensagem não é como responder uma carta, onde você pega um novo papel e escreve a resposta. Um e-mail deve ser respondido com o mesmo assunto que já possui, acrescentando apenas um Re: antes do assunto. E quando estamos lidando com informática o objetivo é facilitar cada vez mais a vida do usuário. Ao responder suas mensagens automaticamente o assunto, já com o Re e endereços dos destinatários são inseridos na mesma. Além disso, o texto original da mensagem é também enviado. É comum vermos na internet pessoas menos informadas apagarem o texto original ou responderem abaixo dele. Não faça isso, a resposta deve ser dada acima do texto original que não deve ser deletado para que o destinatário, caso necessário, leia novamente o que foi enviado originalmente.

Sendo assim, é praticamente uma norma da internet, que para responder um e-mail você deve seguir os passos:

a) Abra a mensagem a ser respondida.

b) Clique no ícone Responder ao autor ou Responder a todos na barra de ferramentas do programa de e-mail que você está utilizando (se esses botões não existirem no seu programa de e-mail, essa opção estará em algum menu ou link). Quando você responde ao autor, somente o remetente da mensagem recebe a resposta. Mas se a mensagem foi envida a você e “cc” para outras



pessoas, se a resposta for de interesse de todos que receberam a mensagem você deve responder a todos. Ao responder uma mensagem você tem menos trabalho, uma vez que não precisa digitar os endereços dos destinatários e o assunto. O assunto da resposta de uma mensagem

c) Digite, acima do texto da mensagem original, a sua resposta.

d) Envie a mensagem.

OBS: Ao responder uma mensagem que contém um anexo, o mesmo não retorna na resposta. Caso você queira enviá-lo deve anexá-lo novamente.

É importante observar que se essa mensagem for respondida, ao autor, depois o autor responder a você, você responder novamente a ele e assim sucessivamente a mensagem poderá se tornar infinitamente grande. Nesse caso, parte da mensagem poderá ser deletada, dando prioridade, obviamente, ao assunto que não está mais em pauta.

ENCAMINHAR UMA MENSAGEM

Quando você recebe uma mensagem e acha que ela deve ser lida por outra pessoa, não precisa digitar todo o texto novamente ou utilizar recursos como copiar e colar.

Para encaminhar uma mensagem você deve estar com ela aberta ou selecionada, clique no ícone Encaminhar que fica na barra de ferramentas do programa de e-mail que você está utilizando (se esse ícone não existir no seu programa de e-mail, essa opção estará em algum menu ou link).

Você deve digitar os e-mails dos destinatários, mas não precisa se preocupar com o assusto. Na frente do mesmo será escrito En ou Fw, indicando que a mensagem foi encaminhada.

É sempre bom escrever um pequeno texto para o(s) destinatário(os) acima do texto da mensagem original e não se esqueça da netiqueta de e-mail nesse momento.

OBS: Ao encaminhar uma mensagem que contém um anexo, o mesmo é enviado junto com a mensagem.



ENVIANDO E RECEBENDO MENSAGENS COM ANEXOS

ANEXANDO ARQUIVOS ÀS MENSAGENS

Uma prática, eficiente e rápida forma de enviar um arquivo a um cliente, colega de trabalho, amigo, etc é mandar um e-mail com o arquivo anexado. Mas essa maravilhosa forma de poupar tempo e trabalho precisa ser utilizada com certos cuidados.

O excesso de arquivos trafegando pela rede fazem com que a mesma se torne lenta e acaba prejudicando seu desempenho. Procure anexar arquivos somente quando necessário e quando precisar disponibilizar o mesmo a diversos colegas de trabalho, antes de enviar por e-mail procure saber se não existe na rede interna da empresa um diretório público, ao qual todos têm acesso. Assim você poderá disponibilizar o arquivo nesse diretório e enviar um e-mail apenas comunicando o local e nome do arquivo disponibilizado.

TAMANHO DOS ARQUIVOS ANEXADOS

Muitas vezes quando criamos um arquivo, principalmente quando utilizamos imagens, ele pode ficar muito grande. Enviar arquivos anexados muito grandes pode gerar alguns problemas como sobrecarregar a rede interna da empresa, demandar muito tempo no envio e recebimento do mesmo, ultrapassar o limite de tamanho da mensagem permitido pelo provedor ou pela rede interna, etc.

Antes de enviar arquivos grandes, procure saber o limite de tamanho de recebimento de mensagens no provedor no qual o destinatário possui conta ou se for um arquivo enviado através da rede interna da empresa, procure saber o limite imposto pelo administrador da rede da empresa. Mesmo que esses limites sejam grandes, é de bom tom não enviar arquivos com mais de 500Kbytes sem a prévia autorização do destinatário.

Para minimizar esse tipo de problema, procure enviar mensagens com anexos somente se for realmente necessário, procure compactar os arquivos antes de enviar e como último recurso, se o arquivo for somente de texto, copiar e colar seu conteúdo na editor de e-mail diminui consideravelmente o tamanho da mensagem. Esse último recurso só deve ser utilizado em situações extremas e tenha consciência de que ao copiar e colar o texto ele perde a formatação e as imagens que por ventura tenham sido inseridas no contexto.

O USUÁRIO CONSEGUIRÁ ABRIR O ARQUIVO ANEXADO?

Outro aspecto importante é garantir que o destinatário conseguirá ver o conteúdo do arquivo anexado. Para isso, na grande maioria das vezes, ele precisa ter no seu computador o programa onde o arquivo foi gerado. Arquivos de texto gerados no Word, por exemplo, precisam do Word para serem abertos e visualizados. Planilha criadas no excel, precisam ser abertas no excel e assim por diante. E a versão do programa também influencia de forma direta na possibilidade de abertura do arquivo. Geralmente os arquivos feitos em versões mais recentes de um determinado softwares não podem ser abertos em versões mais antigas. Antes de enviar um arquivo por e-mail, certifique-se de que o destinatário possui um software capaz de abrir o arquivo em questão.



NÃO SE ESQUEÇA DE ANEXAR O ARQUIVO

Ao enviar arquivos por e-mail não deixe de respeitar a netiqueta já descrita anteriormente. Não custa nada e gasta pouquíssimo tempo escrever poucas palavras na área de digitação da mensagem, onde é importante fazer menção ao arquivo anexado.

Mas cuidado, é muito mais comum do que se imagina receber uma mensagem que se refere a um determinado arquivo anexado quando o mesmo não foi enviado junto com a mensagem. Muitas vezes você está digitando a mensagem, se distrai com algo ao seu redor e acaba enviando-a, mas esquece do principal, anexar o arquivo.

É aconselhável anexar o arquivo à mensagem e somente depois digitar o texto da mesma, evitando assim o esquecimento do envio da parte principal da mensagem: o arquivo.

TRANSMISSÃO E PROLIFERAÇÃO DE VÍRUS ATRAVÉS DE E-MAILS

Um assunto de suma importância e ao qual devemos dedicar muita atenção é quanto a distribuição, na maioria das vezes involuntária, vírus através de e-mails. Existe um temor muito grande com relação aos vírus distribuídos pela internet e grande parte do que se ouve é verdade.

Os arquivos anexados às mensagens são hoje a maior fonte distribuição e proliferação de vírus entre computadores e na sua maioria o remetente nem ao menos imagina que o arquivo enviado está contaminado.

Mantenha o programa de antivírus do seu computador sempre atualizado e antes de enviar o arquivo verifique se existe nele a presença de vírus.

Ao receber uma mensagem com um arquivo anexado só abra o arquivo se tiver absoluta certeza da sua procedência e antes de abrí-lo submeta-o a análise pelo programa de antivírus do seu computador. Caso não tenha certeza da procedência da mensagem, exclua sem nem ao menos abrir o anexo. Isso evitará a contaminação do seu computador. Tome cuidado, normalmente os arquivos de vírus possuem nomes interessantes, cativantes que o induzem a curiosidade de ver o conteúdo.

Mas existe também uma lenda em torno dos vírus enviados por e-mail. Muitas pessoas imaginam simples envio e recebimento de uma mensagem que não possui arquivos anexados é responsável pela proliferação de vírus. Os vírus infectam arquivos e eles precisam ser abertos no computador para que a contaminação aconteça.



ALGUMAS DICAS QUE ENRIQUECEM O ENVIO E

RECEBIMENTO DE E-MAIL PASTAS E REGRAS PARA RECEBIMENTO DE MENSAGENS

A grande maioria dos gerenciadores de e-mail possibilitam a criação de subpastas e regras para o recebimento de mensagens.

Imagine que você está em um projeto e recebem inúmeras mensagens do coordenador do projeto. Mas além das mensagens recebidas do coordenador do projeto você deve se lembrar que continuará recebendo mensagens dos clientes, outros funcionários da empresa, etc. Para facilitar a organização do gerenciador de mensagens, crie pastas dentro da caixa de entrada para guardar as mensagens separadas por assuntos, por exemplo.

Ao criar as pastas você precisará mover as mensagens para elas, mas como a maioria dos gerenciadores de e-mail permitem a criação de regras para essas mensagens, procure utilizar esse recurso para minimizar e facilitar seu trabalho.

No exemplo das mensagens recebidas do coordenador do projeto, você pode criar uma pasta com o nome do projeto e uma regra que faça com que toda mensagem recebida de determinado remetente, no caso o coordenador do projeto, seja imediatamente movida para a pasta específica. Assim essas mensagens nem passarão pela caixa de entrada, ao chegarem serão imediatamente envidadas para a pasta do projeto facilitando a organização e minimizando o tempo.

CATÁLOGO DE ENDEREÇOS

Não só os gerenciadores de e-mail, mas também a maioria dos WebMails disponibilizam o recurso catálogo de endereços. Esse recurso facilita duplamente a vida do usuário, pois facilita o armazenamento dos nomes e dispensa, após armazenados, a digitação dos mesmos.

Os gerenciadores de e-mails e WebMails podem ser configurados de forma que o remetente das mensagens enviadas seja automaticamente adicionado ao catálogo de endereços. Esse recurso é muito útil, mas deve ser utilizado com ressalvas. Se você é, por exemplo, o responsável pelo recebimento dos e-mails enviados para o endereço geral da empresa, deixar ativo esse recurso pode gerar um catálogo de endereços grande e sem utilidade. Esse é o tipo de recurso que geralmente é mais útil em casa.

Mas felizmente adicionar endereços ao catálogo pode ser feito de diversas formas. Uma excelente maneira é clicar com o botão direito do mouse sobre o nome do remetente da mensagem e escolher a opção Adicionar remetente ao catálogo de endereços. No catálogo será adicionado além do endereço, o nome do remetente, exatamente como aparece na mensagem.



Você ainda pode adicionar um endereço da forma convencional, abrindo o catálogo de endereço e adicionando um novo contato. Essa forma é muito útil quando você está conversando com alguém ao telefone e a pessoa informa o e-mail ou quando, por exemplo, numa reunião de negócios, recebe o cartão de um cliente e quer acrescentar seu e-mail ao catálogo de endereços ao término da reunião.

CRIAR GRUPOS PARA ENVIO DE MENSAGENS

Quando determinadas mensagens devem ser enviadas ao mesmo grupo de pessoas com uma certa frequencia, um recurso que facilita e agiliza o processo é a criação de grupos no catálogo de endereços. Os gerenciadores de e-mail e WebMails, em sua grande maioria já disponibilizam este recurso, mas antes de criar os grupos é necessário que os endereços estejam cadastrados individualmente.

Após ter cadastrado cada endereço, crie um novo grupo com um nome que identifique facilmente o assunto com o qual aquelas pessoas estão relacionadas, selecione os contatos que devem fazer parte do grupo e quando for enviar mensagens a todas elas, basta selecionar ou digitar o nome do grupo nos campos Para, Cc ou Cco que automaticamente os e-mails dos componentes serão inseridos respectivo(s) no(s) campo(s).

NÃO DIVULGAR E-MAILS DOS DESTINATÁRIOS DA MENSAGEM

Para economizar tempo e agilizar o envio de uma mesma mensagem a diversas pessoas, é muito comum inserirmos os e-mails dos destinatários nos campos Para e Cc. Isso facilita a vida de quem enviou a mensagem mas pode trazer transtornos para quem recebe.

O menor dos transtornos, mas nem por isso menos desagradável, é receber uma mensagem onde muitas vezes o conteúdo é menor que a lista de destinatários que se encontra no alto dela.

Outro incômodo é quando várias pessoas que receberam a mensagem respondem a todos quando na verdade querem responder somente ao autor. Isso faz com que todos os destinatários originais recebam várias mensagens que servirão apenas para encher suas caixas de entrada.

Quando for enviar esse tipo de mensagens você pode utilizar de um artifício muito simples para evitar esse problemas. Envie a mensagem para você mesmo, colocando seu e-mail no campo Para e os e-mails dos outros destinatários deverão ser digitados ou inseridos no campo Cco. Assim, além de evitar os transtornos já citados, você ainda evita a divulgação do endereço de todos os destinatários.

MENSAGENS RECEBIDAS POR ENGANO

Enviar uma mensagem eletrônica se assemelha muito a enviar uma carta pelo correio. Algumas vezes pode acontecer de uma mensagem que foi enviada para o seu endereço seja direcionada a outro destinatário, da mesma forma que uma carta pode ser enviada ao seu endereço, mas que não seja para você.



Quando você recebe uma carta na sua residência e percebe que o destinatário não é você o que normalmente faz? Geralmente envia a carta de volta ao remetente avisando que o destinatário daquela não reside em seu endereço, certo?

O mesmo deve ser feito caso perceba que uma mensagem eletrônica foi enviada equivocadamente para você. Responda ao autor dizendo algo como: Prezado Sr Fulano de Tal, recebi o e-mail abaixo e gostaria de comunicar que deve ter sido enviado equivocadamente para o meu endereço. Favor enviá-lo novamente ao destinatário correto. Obrigado, Seu Nome.



CONCLUSÃO

Esperamos que o conteúdo desta apostila tenha servido de suporte para seu curso.

A informática sofre mudanças bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma biblioteca auxiliar e fique atento ao lançamento de novos aplicativos e versões.

A webAula estará sempre ao seu dispor para solucionar dúvidas quando necessário.

Atenciosamente,

Coordenação de Cursos webAula SA

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