AULA 9:

Muitos anos antes do surgimento de celulares, telefone sem fio era apenas o nome deuma brincadeira infantil. Lembra dela? A graça desse joguinho popular consiste em vercomo uma mensagem chega totalmente modificada ao último ouvinte depois de sersussurrada nos ouvidos das pessoas numa longa fila. Apesar de toda a tecnologiadisponível, a comunicação entre os funcionários nas empresas continua mais parecidacom o passatempo das crianças: a mensagem começa de um jeito e termina de outro.Em uma brincadeira infantil um ruído desses é aceitável. Já no ambiente de trabalho issose traduz em conflito, falta de produtividade e maus resultados. Segundo pesquisarealizada pelo Grupo DMRH, consultoria de recursos humanos de São Paulo, 47,9% dosprofissionais brasileiros estão insatisfeitos com a qualidade da comunicação no trabalho.As pessoas não entendem o que fazer para ser promovidas nem para cumprir suastarefas direito.

Nessa aula indicamos uma ferramenta que pode solucionar esse problema: a Reunião Produtiva.

1. Ação ou efeito de reunir ou reunir-se. 2. Conjunto de pessoas que se agrupam para algum fim. 3. Assembléia. 4. Sessão de uma agremiação ou coletividade.

Já reparou que quase sempre que o cinema e a propaganda mostram um executivotrabalhando ele está numa reunião?

E você? De quantas reuniões participa por mês na sua loja? Só daí, pode-se avaliar aimportância das reuniões em nossas vidas. E a tendência é que elas aumentem.

Há razões de sobra para isso: as decisões estão menos centralizadas, houve aumentoda participação, aumentou o envolvimento entre diferentes áreas e entre cliente efornecedor.

Por outro lado, diminuiu a disponibilidade de tempo dosparticipantes. É terrível estar numa reunião enquanto amente divaga a respeito de outras preocupações.

Reuniões são ferramentas fundamentaispara provocar mudanças e obtersoluções nas empresas. Possibilitamcrescimento coletivo e o entendimentode metas e objetivos. É o momento emque as competências do trabalho emequipe são mais claras e explícitas.

Seus principais objetivos são: integrar pessoas,

coletar sugestões a respeito do assunto em pauta, reforçar a comunicação de alguma ideia,

oferecer uma proposta, vender uma ideia,

transmitir entusiasmo, decidir sobre determinado assunto, etc.

Experimente uma breve reflexão antes da próxima reunião.

Prepare-se para ela. Não vai levar mais do que 10

minutos. Acompanhe as dicas a partir da próxima tela

Mesmo quando realmente necessárias, as reuniões podem ser extremamente desgastantes ou inúteis.

Moral da história: o importante hoje é a qualidade das reuniões. Pensar um pouco antes de realizá-las garante um bom resultado.

Mas pensar no quê?

1. Qual o propósito dessa reunião? Informar? Avaliar reações a uma decisão? Analisar problemas? Trocar e gerar idéias? Tomar decisões?

2. Este propósito será bem atendido através de uma reunião? Há alternativas?

3. Minha presença é realmente fundamental? Posso delegar minha participação à outra pessoa?

4. Em função dos propósitos da reunião, como devo me preparar? Quais informações devo obter? Quais idéias devo levar?

5. Em função desses propósitos, que atitude devo ter durante a reunião? Estou indo para “vender o meu peixe” ou para ouvir os demais? Estou aberto para as divergências?

6. Quanto tempo esta reunião deve durar? O teto de duração é de conhecimento dos demais participantes?

1 - Definir com clareza e precisão os resultados esperadosListar os assuntos necessários para atingir os resultados. Com esse primeiro parâmetro, será possível definir quais participantes deverão ser convocados, quanto tempo levará para abordar cada assunto e que recursos serão necessários.

Depois de registrar os tópicos, deve-se definir o que é prioritário. A sequência deapresentação de assuntos e a correlação entre eles definirão o ritmo e o encadeamentológico da reunião.

Quando priorizar os assuntos, procurar trazer para o começo da reunião os temasimportantes, polêmicos ou complexos. O nível de atenção das pessoas é sempre maiorno início do encontro. Isso evitará a fuga dos participantes.

Com a lista pronta, definir como cada um deles deverá ser abordado, levando emconta o perfil individual dos participantes e como poderão contribuir de maneira efetivapara o resultado.

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2 - Pensar em como conduzir cada assunto Se necessário, elaborar uma apresentação para o assunto específico e ficar atento aotempo que precisará para realizar a reunião. Se esta for longa, reduzir a quantidade deassuntos tratados nesse encontro e agendar outros posteriormente.

Apresentações detalhadas seriam a análise do cenário, a relação custo-benefício deum projeto e definição de metas.

Diálogo: é um recurso muito útil para agregar pontos de vista e descobrir novasopções para os temas. Os debates devem ser preparados para evitar que saiam dofoco.

Decisão: o assunto tem de deixar de ser pendência e é preciso chegar ao consenso.Para isso o grupo deve ter uma visão compartilhada dos grandes objetivos e do impactodas mudanças. Com isso é preciso planejar como será o processo de decisão dasações, responsáveis e prazos.

3 - Definir os participantes

Todos os convocados devem participar docomeço ao fim do encontro. Se for necessáriotratar de algum assunto específico, um membropode participar apenas para a parte da reunião emque está envolvido.

Não há regra para o número ideal de convidados,mas quanto mais pessoas houver, maior será adificuldade de consenso e mais tempo consumiráo debate. Apenas devem participar do encontro osprofissionais que possam agregar contribuiçõespara o alcance dos objetivos.

4 - Como lidar com os participantes

Identificar a postura que cada um poderá assumir durante a reunião. De certos participantes, poderá receber apoio;

De alguns, pode sofrer resistências; para isso deve-se identificar os argumentos que podem ser usados para confrontar suas idéias.

Certos participantes terão que ser estimulados; são aquelas pessoas neutras, alheias em relação ao tema. Para isso é preciso pensar em algo para envolvê-las.

Outras pessoas terão que ser controladas por serem muito salientes e é preciso conduzi-las e orientá-las para que a reunião não saia dos trilhos.

5 - Posturas comunicativas dos participantes em reuniões

Ser interativo: garantir um clima agradável, transmitir seriedade mas com bom humor e observar os sinais de conforto / desconforto transmitidos pelos participantes.

Ser transparente: zelar para que todos entendam as idéias compartilhadas e as decisões construídas, traduzir a linguagem técnica sempre que necessário, garantir que os registros sejam objetivos, claros e precisos.

Ser democrático: estimular a participação de todos, estar atento para que o compartilhamento de informações seja eficaz e ter respeito às opiniões divergentes.

Ser focado: manter o grupo direcionado para os objetivos do encontro, levantar as ameaças e oportunidades, estimular a reflexão, avaliar os impactos para a organização e abrir espaço para a inovação.

6 - Definir os papéis de cada um

Moderador: ou condutor; é o participante que facilita a reunião. Ele abre os trabalhos, conduz o andamento, estimula a participação, apresenta os objetivos, recapitula as decisões e encerra o encontro.

Apoio: é a pessoa de confiança do moderador. É aquele que ajuda a operar equipamentos, consolidar materiais, organizar informações e distribuir documentos. Ele deve estar atento ao andamento da reunião.

Controlador do tempo: fica com uma cópia do roteiro, checando se as atividades e discussões não estão demorando mais tempo do que o previsto. Alerta o moderador sobre a hora de começar um assunto ou terminá-lo.

Relator: é o responsável pela elaboração da ata. Registra os pontos importantes, os responsáveis pelas decisões tomadas e os prazos.

7 - Escolher os recursos

Adequar os recursos às necessidades da reunião. Muitas vezes o excesso de recursos pode atrapalhar. Se utilizar algum recurso, verificar antes se o desempenho do computador da sala é satisfatório.

Há uma maior probabilidade de problemas técnicos, como pane no computador ou defeito no CD. Se não utilizar recursos é necessário elaborar o raciocínio em tempo real, registrando todos os tópicos. Existem pessoas que conduzem muito bem uma reunião apenas com lápis e papel na mão.

8 - Trabalhando com o tempo

É preciso otimizar o tempo do encontro para que ele seja realmente eficaz. É preciso pensar no tempo que vai levar para a abertura da reunião, para o desenvolvimento de cada assunto, intervalos e interrupções.

Ser claro e não adotar uma linguagem muito rebuscada. Fazer-se entender éprimordial para um bom desempenho nas reuniões.

Ter à mão roteiros para apresentações incluindo dados e números. Estar preparado éimprescindível, mesmo em se tratando de um profissional experiente em reuniões.

Disfarçar o nervosismo. Respirar fundo. Apesar de o nervosismo ser um sentimentonormal, deve evitar que o mesmo transpareça em excesso.

Evitar situações que possam constranger a ele mesmo e aos seus ouvintes: piadas demau gosto, demonstrações de intimidade, etc.

Demonstrar interesse em ouvir as idéias ou opiniões. Evitar críticas diretas a alguém;reservá-las para o campo das ideias, e nunca para o lado pessoal.

Não interromper: esperar pelas pausas. Não tentar concluir as frases do líder.

Antes da reunião

Ao ser convidado, a primeira atitude deve ser analisar omaterial relacionado ao tema e entender como ele poderáparticipar produtivamente do encontro. Entender o porquêde sua convocação.

Deve procurar mais informações sobre: O assunto estárelacionado diretamente ao meu trabalho? É necessárioque eu produza algum material para auxiliar no bomandamento da reunião? Existe no departamento alguémmais indicado para participar? Quem serão os outrosparticipantes?

Durante a reunião

Deve haver uma participação ativa do processo. Não deixar tudo nasmãos do moderador, nem se tornar um simples espectador doprocesso. Anotar dúvidas e pontos importantes pois o assunto pode sedesviar do rumo.

Não entrar em disputas sobre aspectos pessoais. Manter o foco nosresultados esperados, e não em questões secundárias. Participaradequadamente não significa apenas falar ou discutir.

Prestar atenção ao que está sendo dito é tão importante quantoexpressar um ponto de vista. Aproveitar a ocasião para elogiar ações eidéias de pessoas ou grupos, mas evitar fazer críticas em público.Colaborar para manter um clima positivo para o andamento dareunião e o alcance dos resultados.

Depois da Reunião

Procurar o responsável pela distribuição da ata,caso a demora possa provocar atraso nas ações oudo cronograma definido. Implementar no tempoprevisto as ações que ficaram sob suaresponsabilidade.

Caso não seja possível cumprir o prazo,negociaruma prorrogação com os participantes da reunião.Conversar com o moderador sobre como foi areunião, quando houver proximidade e a situaçãopermitir.

Uma boa ata deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:

Tema da reunião Motivo da sua realização Data, horário, duração e local em que se realizou Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente Tópicos discutidos e decisões tomadas Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável

A Ata é um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, resoluções e decisões de reuniões

Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião.

Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo.

O ideal é haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião?

É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião.

Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

A reunião é um recurso de comunicaçãoimportantíssimo, oferece um ambiente onde épossível tomar decisões rapidamente, comunicarassuntos importantes, apresentar projetos entreoutras coisas.

Mas uma reunião para ser produtiva tem que sermuito bem preparada, do contrário pode causarproblemas que vão além do simples nãocumprimento dos objetivos da reunião, pode causaratrito entre os envolvidos, prejuízo para aorganização, desmoralização do líder da reunião etc.

Uma maneira simples de medir se a reunião foi bem sucedida é checar se a únicaresolução da reunião foi a convocação de outra reunião, caso isso tenha acontecido...esta reunião não foi produtiva.

Fazer uma boa reunião não é tarefa fácil, requer dedicação e experiência.

São vários aspectos que devem ser levados em conta, desde a preparação do local, aconvocação dos participantes em momento oportuno, os equipamentos técnicos, apreparação de uma pauta, e uma perfeita condução da reunião.

Portanto saber preparar e conduzir uma reunião é vital para um gestor se tornar bem sucedido.

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Esperamos que você tenha o máximo rendimento e aproveite esta oportunidade da melhor maneira possível. Até a próxima aula!