TRE-RJ

Rafael Ravazolo www.facebook.com/ravazolo

• TRE-Brasil: Conhecimentos Específicos ‒ ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: Características básicas das organizações

formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização.

‒ Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. Planejamento Estratégico.

‒ Gestão de Projetos. Gestão de processos. • Novas aulas: Conhecimentos Específicos

‒ Administração de Recursos Materiais: Funções e objetivos da administração de materiais; classificação e especificação de materiais; compras; registros; cadastro de fornecedores; acompanhamento de pedidos.

‒ Gestão da Qualidade. Excelência nos serviços públicos. Gestão de Riscos. ‒ Gestão de resultados na produção de serviços públicos. Convergências e

diferenças entre a gestão pública e a gestão privada. O paradigma do cliente na gestão pública.

• Novas aulas: Conhecimentos Gerais ‒ Gestão Estratégica + Gestão de Projetos + Gestão de Processos. ‒ Gestão de pessoas nas organizações. Conceitos, importância.

Administração de Recursos Materiais • Instrução Normativa 205/88 da SEDAP: Material é a “[...]designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados

ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais[...]”.

• Em suma: é todo o bem que pode ser contado, registrado e que tem por função atender às necessidades de produção ou de prestação de serviço de uma organização pública ou privada.

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Administração de Materiais

• É o conjunto de atividades que tem por objetivo planejar, executar e controlar, da forma mais eficiente e econômica possível, os materiais adquiridos e usados por uma organização com base nas especificações dos produtos necessários.

Tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade

solicitada e ao menor custo possível.

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Administração de Materiais • Principais objetivos:

‒Preço Baixo ‒Alto Giro de Estoque ‒Baixo Custo de Aquisição e Posse ‒Continuidade de Fornecimento ‒Consistência de Qualidade ‒Qualificação, ou Maximização do uso dos recursos ‒Relações favoráveis com Fornecedores ‒Aperfeiçoamento de Pessoal ‒Bons registros ‒Bom nível de serviço ‒Conciliar interesses conflitantes entre áreas (vendas X finanças) 5

Administração de Materiais • Serviço Público: princípio da Eficiência

‒Melhor utilização possível dos recursos públicos, de maneira a evitar-se desperdícios e garantir-se uma maior rentabilidade social.

Suprir a organização dos materiais necessários ao seu desempenho, no momento certo, com a qualidade requerida, praticando preços

econômicos, recebendo e armazenando os bens de modo apropriado, distribuindo-os aos setores demandantes, evitando estoques

desnecessários e mantendo rotinas de controle efetivas.

‒Atributos: redução de custos; autonomia da gestão e responsabilização; e promoção da transparência e do controle social.

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Administração de Materiais • ENAP: a gestão de materiais

engloba atividades tais como compras (suprimento), recebimento, armazenagem, distribuição e controle, moldando-se ao gerencialismo e servindo de suporte a políticas públicas de desenvolvimento nacional sustentável.

7 Processos Transversais

Funções da Administração de Materiais • ENAP (Gonçalves, 2007)

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Funções da Administração de Materiais • Viana (2006):

‒O que deve ser comprado: implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa.

‒Como deve ser comprado: revela o procedimento mais recomendável. ‒Quando deve ser comprado: identifica a melhor época. ‒Onde deve ser comprado: implica o conhecimento dos melhores

segmentos de mercado. ‒De quem deve ser comprado: implica o conhecimento dos

fornecedores da empresa. ‒Por que preço deve ser comprado: evidencia o conhecimento da

evolução dos preços no mercado. ‒Em que quantidade deve ser comprado: estabelece a quantidade ideal,

por meio da qual haja economia na compra. 9

Funções da Administração de Materiais

• Viana (2006)

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• Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado; planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição.

Administração de Materiais • Estruturação no Setor Público: Decreto nº 1.094/1994: Sistema de

Serviços Gerais (SISG). ‒Órgão Central: Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação

o Formulação de diretrizes, orientação, planejamento e coordenação, supervisão e controle

‒Art. 7º: SIASG - Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais o Ferramenta de apoio informatizado voltada eminentemente a

processos de aquisições e contratações públicas, capitaneadas pelas Unidades Administrativas de Serviços Gerais (Uasg) de órgãos e entidades da administração pública federal.

o Compulsório para órgãos integrantes do SISG (Executivo) o Permitido para órgãos não SISG (Legislativo e Judiciário)

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2017 - CONSULPLAN - TRF - 2ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Administrativa A gestão de materiais e do patrimônio na administração pública brasileira é um sério problema a ser enfrentado pelos gestores públicos no Brasil. A esse respeito, marque V para as verdadeiras e F para as falsas. ( ) Na administração de materiais e na gestão do patrimônio público deve-se primar pelo Princípio da Eficiência, que impõe à administração pública e a seus agentes a persecução do bem comum, no exercício de suas competências, sempre de forma imparcial, transparente, participativa, primando pela adoção dos critérios legais e morais necessários à melhor utilização dos recursos públicos, evitando-se os desperdícios e garantindo maior rentabilidade social. ( ) Com vistas à organização centralizada das atividades de gestão de materiais na administração federal direta, Poder Executivo, foi instituído o Sistema de Serviços Gerais – SISG. O órgão central do SISG é a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI), integrante do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. ( ) Concomitante à criação do SISG foi instituído o Sistema Integrado de Administração e Serviços Gerais – SIASG, destinado à informatização e operacionalização do SISG. Trata-se de uma ferramenta de apoio informatizado voltada eminentemente a processos de aquisições e contratações públicas, capitaneadas pelas Unidades Administrativas de Serviços Gerais – UASG de órgãos e entidades da administração pública federal. A sequência está correta em: a) V, F, V. b) V, F, F. c) V, V, V. d) F, V, F. 12

Classificação e Especificação de Materiais

•Classificar: agrupar/aglutinar materiais de acordo com algum critério ou por características semelhantes. •Especificar (identificar): descrever de um item através de suas características, atributos, propriedades.

oDiferença entre identificação e classificação: Identificar é tornar único; Classificar é associar a uma classe, grupo.

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Classificação – Objetivos

• Desenvolvimento de métodos simples, racionais e claros de identificação de materiais;

• Definição de uma linguagem para a área de materiais, desenvolvendo interfaces com outras áreas e relacionamento com fornecedores;

• Redução da variedade dos itens, facilitando a padronização de materiais;

• Possibilidade de informatização do sistema; • Clara avaliação dos materiais, permitindo uma boa gestão dos

recursos.

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Classificação – Atributos – Viana

• Três atributos básicos de uma boa classificação: ‒Abrangência: deve tratar de uma gama de características em

vez de reunir apenas materiais para serem classificados. ‒Flexibilidade: deve permitir conexão entre os diversos tipos

de classificação. ‒Praticidade: deve ser direta e simples.

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Etapas da Classificação - Dias

1. Catalogação – arrolar todos os itens em um catálogo, permitindo consulta e dando uma ideia geral da coleção;

2. Simplificação – redução da grande diversidade de itens empregados para as mesmas finalidades.

3. Identificação (especificação) – torná-lo único. 4. Normalização – criar normas, prescrições de uso - definição da forma

como o material deve ser utilizado. 5. Padronização – estabelecer padrões para análise de materiais, a fim de

permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia;

6. Codificação – conjuntos de números/letras inteligentes pelos quais facilmente identificamos e conhecemos o material.

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Tipos Comuns de Classificação

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CLASSIFICAÇÃO OBJETIVO VANTAGEM Valor de consumo

(ABC) Priorizar materiais de maior valor total

(consumo, demanda) Demonstra os materiais de grande

investimento no estoque

Fazer ou comprar Decidir se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado.

Facilita a organização da programação e o planejamento de compras. Pode reduzir

custos. Por demanda Definir quais materiais devem ser estocados

(materiais de estoque X não de estoque). Manter em estoque somente aquilo que é

necessário.

Periculosidade Dar maior atenção e cuidado no manuseio ao material que é perigoso.

Identifica os materiais perigosos e incompatíveis com outros, facilitando

armazenagem e movimentação adequados.

Perecibilidade Dar maior atenção ao material que é perecível.

Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenagem e

movimentação adequados. Importância operacional

(XYZ)

Mostrar a imprescindibilidade (criticidade) dos materiais para funcionamento da

empresa. Demonstra os materiais vitais empresa.

Mais importante: Z Permanente X

Consumo Mostrar a diferença de materiais em termos

de permanência (duração) Definir formas de controle diferenciadas

Quanto à aplicação Produtivos, matérias primas, produtos em fabricação, produtos acabados, materiais de manutenção, materiais improdutivos, materiais de consumo geral.

Dificuldade de aquisição

Verificar se os materiais são de fácil ou de difícil aquisição.

Agiliza a reposição de estoques e evita a falta de materiais.

Mercado fornecedor Saber a origem dos materiais (nacional ou importado).

Auxilia a elaboração dos programas de compra e importação.

Curva ABC

• O principal objetivo da análise ABC é identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer uma gestão mais refinada, especialmente por representarem altos valores de investimentos e, muitas vezes, com impactos estratégicos para a sobrevivência da organização.

• Usa o princípio de Pareto (80/20).

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Curva ABC

oDivide os materiais em 3 grupos: Grupo A Grupo B Grupo C

Obtém-se a curva por meio da ordenação dos itens em

ordem decrescente de acordo com sua importância relativa. 19

Curva ABC

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Código Quantidade Valor unitário Valor Total 1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00 3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00

TOTAL R$ 141.700,00

Estoque da empresa X

Curva ABC

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Código Quantidade Valor unitário Valor Total 6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00

TOTAL R$ 141.700,00

Passo 1: ordenar todas as linhas, tomando como critério o valor total encontrado, com os valores aparecendo em ordem decrescente, ou seja, do maior para o menor.

Curva ABC

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Passo 2: calcular os percentuais relativos a cada item. Basta dividir o valor total de cada item pelo valor total do estoque.

Código Quantidade Valor unit. Valor Total % 6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 70,57% 5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 14,11% 4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% 7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 2,82% 8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71%

TOTAL R$ 141.700,00 100,00%

Curva ABC

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Passo 3: acumula-se os valores percentuais na última coluna. Basta adicionar a cada item a soma das porcentagens anteriores.

Código Quantidade Valor

unitário Valor Total % %

Acumulado 6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 70,57% 70,57% 5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 14,11% 84,69% 4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% 90,33% 7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 94,57% 3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 2,82% 97,39% 8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 98,34% 1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 99,29% 2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71% 100,00%

TOTAL R$ 141.700,00 100,00%

Curva ABC

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Passo 4: faz-se o gráfico e a análise dos dados obtidos. Eixo y (vertical - ordenadas) = percentual acumulado; Eixo x (horizontal – abcissas) = itens, em ordem decrescente de valor.

Curva ABC

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• Deve-se escolher a proporção desejada para os itens A, B e C.

• Exemplo: proporção 70 x 20 x 10

Código Quant. Valor

unitário Valor Total % %

Acumulado Classe 6 10.000 R$ 10,00 R$ 100.000,00 70,57% 70,57% A 5 2.000 R$ 10,00 R$ 20.000,00 14,11% 84,69% B 4 400 R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% 90,33% B 7 120 R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 94,57% C 3 40 R$ 100,00 R$ 3.000,00 2,82% 97,39% C 8 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 98,34% C 1 135 R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 99,29% C 2 100 R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71% 100,00% C

Curva ABC

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Análise dos resultados

CLASSES Nº ITEM % ITENS VALOR ACUMULADO Código dos itens

A 1 12,5 70,57 % 6 B 2 25 19,76 % 4, 5 C 5 62,5 9,67 % 1, 2, 3, 7, 8

Curva ABC

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• Aplicação prática:

‒Reduzir em 20% do valor em estoque dos itens A (apenas 1

item), resulta em uma redução do valor total de 20% x 70,57% = 14,11%.

‒Reduzir em 50% no valor em estoque dos itens C (5 itens), reduzirá o valor total em 50% x 9,67% = 4,84%.

Fazer ou Comprar • Materiais a serem produzidos internamente; • Materiais a serem adquiridos; • Materiais a serem recondicionados (recuperados) internamente; • Materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de análise caso a

caso pela organização).

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Por Demanda

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Por Importância Operacional - XYZ

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É imprescindível É da linha de produção

Existem similares? CLASSE

SIM SIM NÃO Z SIM SIM SIM Y

QUALQUER OUTRA COMBINAÇÃO X

Materiais de Consumo X Permanentes

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Materiais

• Material de Consumo I - Durabilidade - perde ou tem reduzidas suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II - Fragilidade – estrutura quebradiça ou deformável, causando irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III - Perecibilidade – sujeito a modificações (químicas, físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso; IV - Incorporabilidade - destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo do principal; V - Transformabilidade - adquirido para fim de transformação. - Relação custo de aquisição X custo de controle do material.

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Por Aplicação

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2017 - CONSULPLAN - TRF - 2ª REGIÃO - Analista Judiciário Nas diversas organizações, sejam elas públicas ou não, os materiais são classificados segundo os mais diversos critérios. A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes. Os dados que advêm da classificação servem de informação gerencial ao administrador de materiais. Sem uma classificação de materiais bem definida seria quase impossível ao gestor de materiais administrar seus estoques. Um sistema de classificação de materiais deve possuir determinadas qualidades ou atributos, EXCETO: a) Praticidade. b) Abrangência. c) Flexibilidade. d) Imaleabilidade.

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Existem etapas que regem a classificação de materiais, seja na administração pública, ou na administração privada. Essas etapas devem ser seguidas com vistas a um melhor resultado na determinação de níveis de estoque, tempo de ressuprimento, previsão de níveis de estoque, estoques de segurança e avaliação de estoques. Assinale a alternativa em que se encontram relacionadas as etapas na classificação de materiais e a ordem correta em que devam ser aplicadas. a) Previsão; Catalogação; Flexibilização; Especificação; Numeração; e, Padronização. b) Codificação; Padronização; Numeração; Ampliação; Flexibilização; e, Catalogação. c) Padronização; Especificação; Flexibilização; Codificação; Catalogação; e, Normalização. d) Catalogação; Simplificação; Especificação; Normalização; Padronização; e, Codificação. 35

2012 - CONSULPLAN - TSE - Analista Judiciário - Área Administrativa As classificações de materiais são técnicas que têm como objetivo a formação de classes ou grupos de produtos e podem ser realizadas sob diferentes critérios, uma vez que são baseadas nas necessidades de cada instituição. Em relação a essas técnicas de classificação, a classificação de materiais pelo critério de Importância Operacional ou XYZ é feita em função a) do grau de criticidade ou imprescindibilidade do material no desempenho das atividades realizadas. b) do nível de risco à segurança dos materiais, especialmente em relação ao manuseio, transporte e armazenagem. c) do tempo de perecimento dos materiais, determinando aquisições mais racionais e revisões periódicas dos estoques. d) dos valores que os materiais representam no estoque, obtidos a partir da análise de consumo. 36