ARMSI - Artefato PETIC

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SERGIPE CENTRO DE CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLOGIA – CCET

DEPARTAMENTO DE COMPUTAÇÃO - DCOMP

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA

INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DA FUNDACAO UFS

CAMPUS XXX

SÃO CRISTÓVÃO - SE 2014

Alef Vinicius Andrade de Deus

Manoel Messias dos Santos

Rafael da Silva Santos

Rafael Dória Oliveira

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E

COMUNICAÇÃO DA FUNDACAO UFS CAMPUS XXX

Este trabalho foi desenvolvido com o

objetivo de atender a disciplina Gestão da

Informação do 4º período do curso

Bacharelado em Sistemas de Informação da

Universidade Federal de Sergipe, ministrada

pelo Professor Dr. Rogério Patrício Chagas

do Nascimento.

SÃO CRISTÓVÃO - SE 2014

SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO FORMAL DA INSTITUIÇÃO ................................................................ 4

1.1 MISSÃO DA INSTITUIÇÃO ........................................................................... 4

1.2 VISÃO DA INSTITUIÇÃO ................................................................................... 4

2.MISSÃO E VISÃO DO NTI (NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO) .............. 4

2.1MISSÃO .................................................................................................................. 5

2.2VISÃO ..................................................................................................................... 5

2.4 OBJETIVO ORGANIZACIONAL ........................................................................ 6

3. ESTADO DA ARTE EM TIC .................................................................................................. 6

4. METODOLOGIA DE ANÁLISE DO PETIC .......................................................................... 7

5. ANÁLISE DOS PROCESSOS E AÇÕES ESTRATÉGICAS ................................................. 8

5.1 DADOS .................................................................................................................. 8

5.1.1 CENÁRIO ATUAL DE DADOS .................................................................... 8

5.2 SOFTWARE ........................................................................................................ 12

5.2.1 CENÁRIO ATUAL DE SOFTWARE .......................................................... 12

5.2.2 CENÁRIO DESEJADO DE SOFTWARE ................................................... 13

5.3.1 CENÁRIO ATUAL DE HARDWARE ........................................................ 15

5.3.2 CENÁRIO DESEJADO DE HARDWARE .................................................. 16

5.4 TELECOMUNICAÇÕES .................................................................................... 18

5.4.1 CENÁRIO ATUAL DE TELECOMUNICAÇÕES ...................................... 18

5.4.2 CENÁRIO DESEJADO DE TELECOMUNICAÇÕES ............................... 21

5.5.1 CENÁRIO ATUAL DE GESTÃO DE PESSOAS ....................................... 22

5.5.2 CENÁRIO DESEJADO DE GESTÃO DE PESSOAS ................................. 24

6. GRÁFICOS DE IMPORTÂNCIA X CUSTO .................................................................. 26

7. ESTABELECENDO PERÍODOS COM OS DIAGRAMAS DE GANTT....................... 31

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1. APRESENTAÇÃO FORMAL DA INSTITUIÇÃO

Fundação pública no ramo da educação, criada em 15 de maio de 1968, a Universidade

Federal de Sergipe está presente em cinco campi de ensino presencial (São Cristóvão, Aracaju,

Itabaiana, Laranjeiras e Lagarto) e em 14 polos de Educação a Distância nos municípios de Arauá,

Brejo Grande, Estância, Japaratuba, Laranjeiras, Lagarto, Poço Verde, Porto da Folha, São Domingos,

Carira, Nossa Senhora das Dores, Nossa Senhora da Glória, Propriá e São Cristóvão.

No total, o quadro de pessoal da UFS conta com 1.401 professores, sendo 1.156 do quadro

efetivo (60% deles com título de doutorado). Já o quadro de técnico-administrativos é constituído por

1.177 servidores efetivos.

Ao longo da análise dos processos de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação), será

considerada como objeto de estudo um pólo específico da UFS, a qual receberá o nome de Campus

XXX .

1.1 MISSÃO DA INSTITUIÇÃO

A UFS no campus XXX possui a missão de interagir com a sociedade, produzindo,

disseminando e conservando ideias e conhecimentos, formando profissionais e cidadãos críticos e

éticos, contribuindo para o fortalecimento da democracia e melhoria da qualidade de vida.

1.2 VISÃO DA INSTITUIÇÃO

Ser uma instituição pública e gratuita que se destaque pelo seu padrão de excelência, no

cumprimento de sua missão.

2.MISSÃO E VISÃO DO NTI (NÚCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO)

Logo abaixo nos sub tópicos 2.1 e 2.2 serão apresentadas, respectivamente, a missão e a visão

do Núcleo de Tecnologia da Informação do referido Campus XXX .

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2.1MISSÃO

Prestar suporte às atividades acadêmicas e administrativas, atuar na elaboração de projetos de

Tecnologia da Informação (TI), criar e adaptar sistemas, distribuir e manter os equipamentos, entre

outras.

2.2VISÃO

Oferecer treinamento e suporte técnico eficiente a cada usuário buscando, assim, um melhor

aproveitamento das atividades acadêmicas e administrativas.

2.3 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Na figura abaixo está representado o organograma do NTI da referida Instituição, assim como

também, a identificação dos cargos que o compõe, sendo eles: 3 técnicos em TI que são responsáveis

por boa parte das atividades técnicas operacionais, 2 técnicos em telecomunicação, que são

encarregados de agilizar os processos que envolve a telecomunicação, 1 assistente administrativo que

trabalha no assessoramento dos técnicos e um analista de sistemas, único graduado e chefe do NTI do

Campus XXX da UFS.

Figura 1 -Estrutura organizacional do NTI (Núcleo de Tecnologia da Informação).

Fonte: Autoria própria.

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2.4 OBJETIVO ORGANIZACIONAL

Logo abaixo está listado e explicitado, os pontos principais que o NTI do Campus XXX da

UFS, busca alcançar na realização de suas atribuições diárias, sejam eles:

1. Projetar, implantar e realizar manutenção de sistemas e aplicações;

2. Administrar ambientes informatizados;

3. Prestar treinamento e suporte técnico ao usuário;

4. Participar na elaboração de projetos de telecomunicação;

5. Instalar, testar e realizar manutenções preventivas e corretivas de sistemas de telecomunicações.

3. ESTADO DA ARTE EM TIC

Como foi observado durante as visitas ao Campus XXX, a conclusão obtida é que muitos

processos estão satisfatórios restando, assim, implementações cujo caráter é mais burocrático do que

financeiro.

Active Directory (AD)

O Active Directory (AD) é um dos sistemas de diretório utilizado no Campus pelo seu

desempenho, segurança e principalmente disponibilidade. O Active Diretory está no mercado desde o

lançamento do Windows 2000 Server, logo após seu surgimento, o AD assumiu a liderança dos

serviços de diretório, utilizando como base o LDAP e a comunicação através de replicação, lançou

vários atributos e principalmente ferramentas para facilitar o gerenciamento de informações nas

empresas.

TrueCrypt

É um aplicativo de código aberto para Windows, Mac e Linux que pode ser facilmente

implantado no Campus XXX, que além de criar volumes criptografados que podem ser montados

como unidades virtuais, também é responsável pela encriptação automaticamente em tempo real de

uma transparente.

Skype

É um software que possibilita comunicações de voz e vídeo via Internet, permitindo a

chamada gratuita entre usuários em qualquer parte do mundo. As chamadas gratuitas (de Skype para

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Skype) se realizam entre usuários que possuem o software instalado no computador. Há um serviço de

chamada em conferência, no qual diversos participantes podem conversar simultaneamente. É um

recurso muito utilizado por empresas.

Prey Protect

É um aplicativo gratuito de fácil manuseio que funciona nas plataformas Windows, Mac,

Linux e Android, sendo muito útil para o dia a dia que dentre outras funções, possibilita o

rastreamento de computadores e celulares roubados ou perdidos.

WebEx

A conferência pela internet permite encontrar com qualquer pessoa, em qualquer lugar, em

tempo real. WebEx combina compartilhamento de área de trabalho através de um navegador com

conferência telefônica e vídeo, de modo que todos vejam a mesma coisa enquanto você fala.

4. METODOLOGIA DE ANÁLISE DO PETIC

A metodologia de análise para fazer o Plano Estratégico da Tecnologia de Informação e

Comunicação (PETIC) do Campus XXX da UFS, objetiva fazer com que os alunos elaborem um

planejamento estratégico de tecnologia de informação em diferentes órgãos ou empresas.

A PETIC tem como propósito auxiliar a organização a atingir suas metas, através do

planejamento estruturado de suas TIC, produzindo mais com menos esforços. Ela está baseada em

cinco pilares do Sistema de Informação (dados, pessoas, telecomunicações, hardware e software).

Foram feitas visitas à instituição, e através das mesmas foi possível conhecer a estrutura da

organização, seus objetivos, missão, visão, valores e o estado atual de TIC. Concluindo assim a

primeira parte do guia PETIC 2.0.

Durante o desenvolvimento do trabalho, foram efetuadas visitas para levantamento de dados

através de entrevistas, tomando como base o catálogo PETIC. Através dele foi possível definir os

níveis de maturidade dos processos de TIC da organização, pesquisada alinhando-os com os objetivos

do órgão.

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Na PETIC os níveis de maturidade dos processos podem receber uma nota de 0 a 4, que

significam respectivamente: 0- Inexistente. 1- Mínimo 2- Seguro, 3-Satisfatório e 4- Estado Ideal do

Processo.

No próximo passo será definida a importância de cada processo, além de realizar ações para

correção de algumas deficiências e o custo que a empresa terá.

A partir dos procedimentos efetuados anteriormente, foi elaborado o gráfico de importância x

custo que tem como objetivo auxiliar na definição das prioridades através do seu custo benefício e o

mapa de Gantt, que descreve de maneira visual como as atividades de um processo devem decorrer.

Neste será possível ver também quantos e quais são os responsáveis pela atividade, os custos

estimados (valor para cada processo), quando será a sua realização e qual o tempo estimado.

5. ANÁLISE DOS PROCESSOS E AÇÕES ESTRATÉGICAS

Os processos de TIC do campus XXX da UFS, como descrita anteriormente, para ser

concretizado foi necessário recolher uma serie de informações, que foram analisadas separadamente

em 5 processos, são eles: Dados, Software, Hardware, Pessoas e Telecomunicação. Tendo como

objetivo facilitar o trabalho de análise e definir as estratégias para melhor atender as necessidades da

Instituição.

5.1 DADOS

Os dados referem-se a uma recolha de informações organizadas, normalmente o resultado da

experiência ou observação de outras informações dentro de um sistema de computador, ou um

conjunto de instalações. Veja logo abaixo no Sub Tópico 5.1.1qual a situação encontrada referente a

dados, do Campus XXX da UFS.

5.1.1 CENÁRIO ATUAL DE DADOS

O SGBD (Sistema de gerenciamento de banco de dados) do Campus XXX da UFS é o Active

Directory (AD), que é um serviço de diretório da Microsoft, rodando em um servidor de domínio com

Windows Server 2008 R2 Enterprise. Nele estão armazenadas as informações e os controles para cada

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usuário existente na instituição seja ele discente, docente ou técnico administrativo, limitando assim,

cada conta criada dependendo do perfil, o acesso aos computadores da rede.

O NTI dispõe de apenas três servidores, um usado para configurações de domínio, o segundo

para configurações de internet e o terceiro fica de reserva para caso algo de errado aconteça com um

dos dois possa ser substituído. No entanto um servidor reserva acaba não sendo ideal para caso ocorra

algo de errado com os dois em uso.

O NTI não dispõe de uma estrutura de Data Warehouse, que é uma estrutura de dados

organizados que visa o armazenamento de informações rotineiras de uma organização com intuito de,

futuramente, utilizar esses dados para auxiliar em um processo de decisão, atribuição essa que não é

do NTI, por isso, o Data Warehouse passa por ser um processo não vantajoso para o órgão e por isso

recebeu a atribuição de “pouco importante”, visualizar Tabela 1.

Não existe processo de backup. O que existe é uma preparação para se algo de errado ocorra

com o servidor, e se necessário começar o processo do zero. Mas, para isso terá que instalar

softwares e cadastrar as informações novamente.

Não existe a unificação entre os bancos de dados dos Campus da instituição, o backup e

cadastro de novos usuários são feitos a partir de planilhas enviadas pelo Campus de São Cristóvão,

que com informações já filtrada por discentes, é feita a inserção dos dados no banco de dados do

Campus XXX, essa planilha serve de backup para caso algo de errado aconteça com o servidor.

O setor também não possui solução para encriptação dos dados, o que deixa as informações

dos usuários vulneráveis a invasões a algum tipo de invasão. O processo de encriptação é de extrema

importância para a segurança das informações dos usuários e do próprio NTI.

Tabela 1: Dados extraídos da área de Dados do NTI e classificados seguindo a Metodologia de Análise PETIC.

Armazenamento

Processo Maturidade Objetivo Importância

Administração de Banco de Dados Satisfatório 1, 2, 3 e 4 Muito Importante

Data Warehouse Inexistente 3 Pouco Importante

Unificação do Banco de Dados Inexistente 3 Muito Importante

Disponibilidade do Servidor Inexistente 3 e 5 Muito Importante

Escalabilidade Mínimo 1, 3 e 4 Muito Importante

Backup


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Disposição de Discos Rígidos Satisfatória 1 e 5 Muito Importante

Política de Backup Inexistente 1, 3 e 4 Muito Importante

Segurança e Privacidade


Encriptação de dados Inexistente 2, 3 e 5 Muito Importante

Controle de acesso Seguro 2 e 3 Muito Importante

Logging Satisfatório 2 Muito Importante


A Tabela 1 apresentada logo acima, mostra a maturidade dos processos, objetivos ( ver o Sub

Tópico 2.4 ) e sua importância. No Armazenamento três processos foram identificados como

inexistente, Data Warehouse, Unificação dos Bancos de Dados e Disponibilidade do Servidor. Tal fato

se dá em razão da mesma não possuir os referidos processos, porém apenas um não é importante para

a instituição. No processo de Backup, apenas à política de segurança é inexistente, apesar de ser muito

importante para evitar perdas de dados armazenados nos servidores. E no processo de Segurança e

Privacidade, a encriptação também deixou a desejar, já que é indispensável para a garantia da

impermeabilidade de invasores, a dados da instituição.

5.1.2 CENÁRIO DESEJADO DE DADOS

O sistema da instituição é unificado, porém, os bancos de dados não é, isso acarreta uma série

de desvantagens, como por exemplo no processo de backup,Visando otimizar os processos da mesma,

e da maior flexibilidade ao NTI, Neste caso, sugere-se então a implementação de banco de dados

unificados.

Sugerimos também, Levando em consideração as opções de servidores da Dell, Que se faça a

aquisição de um novo servidor que possui um custo médio de R$ 2500,00 para suprir a deficiência

encontrada no processo de falta de disponibilidade do servidor.

O backup é um processo de TIC importantíssimo para qualquer organização, Evita a perda de

dados em caso de acidentes, Os backups devem fazer parte da rotina de operação dos sistemas e seguir

uma política determinada. O melhor é fazê-los da forma mais automatizada possível, De modo a

reduzir o seu impacto sobre o trabalho dos administradores e operadores de sistemas. Vendo que a

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instituição possui uma deficiência nos processos de backup, sugere-se nesse caso, A implantação de

uma política de backup.

Outra sugestão é que o planejamento dos bancos de dados leve em consideração a

disponibilidade dos servidores e que leve em consideração a crescente inserção de dados de novos

usuários.

A encriptação de dados é de extrema importância, por isso, foi proposto como sendo uma

solução simples e bastante eficaz, um software de licença gratuita e que poderá prover a solução

necessária para o problema da encriptação é o TrueCrypt.

Quadro 1 – Sugestões para a área de Dados do NTI.

Subárea Processo ID Sugestão Custo (R$)

Armazenamento Unificação do Banco de

Dados D1

Efetuar o planejamento e

implementação Sem custo

Armazenamento Disponibilidade do

Servidor D2

Aquisição de um novo

servidor

Torno de R$

2500,00

Armazenamento Escalabilidade D3 Efetuar o devido

planejamento Sem custo

Backup Política de Backup D4 Programar e manter uma

politica de Backup Sem custo

Segurança e Privacidade Encriptação de dados D5 Fazer uso do TrueCrypt Sem custo


No Quadro 1 apresentado acima, é possível observar os processos e logo paralelo às

sugestões que possam melhorá-los, afim de torná-los mais eficientes para instituição. A análise é

bastante simples e oferece algumas vantagens para a mesma, Como por exemplo, o fato de quase todas

as sugestões não apresentar custos. A disponibilidade do Servidor por ser um recurso limitado, Fez-se

necessário a aquisição de um novo servidor avaliado em 2500,00, único processo TIC referente a

dados que envolvem valor.

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5.2 SOFTWARE

A Fundação UFS do Campus XXX , Possui uma série de Software que são utilizados

diariamente pela Instituição, Alguns atendem com eficiência os processos que o utilizam, Outros

nem tanto, Mais para melhor se aprofundar acerca desse processo de TIC, Será apresentado

primeiramente a definição de software:

Software é uma sequência de instruções escritas para serem interpretadas por um computador

com o objetivo de executar tarefas específicas.

Os softwares podem ser classificados em três tipos:

Software de Sistema: É o conjunto de informações processadas pelo sistema interno de um

computador que permite a interação entre usuário e os periféricos do computador através de uma

interface gráfica. Engloba o sistema operativo e os controladores de dispositivos (Memória,

Impressora, Teclado e outros).

Software de Programação: É o conjunto de ferramentas que permitem ao programador

desenvolver sistemas informáticos, Geralmente usando linguagens de programação e um ambiente

visual de desenvolvimento integrado.

Software de Aplicação: São programas de computadores que permitem ao usuário executar

uma série de tarefas específicas em diversas áreas de atividade como arquitetura, Contabilidade,

Educação, Medicina e outras áreas comerciais. São ainda os videojogos, As bases de dados, Os

sistemas de automação industrial, etc.

5.2.1 CENÁRIO ATUAL DE SOFTWARE

O único software existente utilizado no Campus XXX da UFS é o AD (Active Directory) para

a área de dados, além daqueles que compõem a Universidade como o todo que são o SIGAA, SIGRH,

SIPAC, Entre outros.

Desde a criação do Campus ate os dias de hoje o NTI possui servidores que desempenha suas

funções de acordo com o seu cargo, E cada um é responsável por um processo e se for preciso é

reunido todos, para propor solução a um determinado problema.

O sistema de chamado é o SIPAC que disponibilizar fazer requisições de diversos serviços e

equipamentos, Porém ele não tem módulos separados para cada unidade da Universidade, ou seja, não

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é possível abrir chamado para o Campus XXX para o próprio Campus XXX. E isso, Dificulta a

requisição de serviços de outros setores para o NTI, por exemplo.

A política de licenciamento ainda é um problema no campus, Pois, Existentes maquinas com

diferentes tipos de programas e licenças do Windows com incompatibilidade na chave de registro da

licença.

Para se desenvolver um sistema para atender as necessidades emergentes do Campus ainda

existe uma resistência muito grande por parte de setores de maior hierarquia, e isso, Faz com que

demandas simples fiquem paradas por contas de impasse político.

Tabela 2: Dados extraídos da área de Software do NTI do Campus XXX e classificados seguindo a Metodologia

de Análise PETIC.

Requerimento de outras áreas


Software para área de Telecomunicações Inexistente 3 Importante

Software para a área de Dados Satisfatório 1 e 3 Importante

Suporte


Suporte a programas Ideal 1, 2 e 3 Muito Importante

Software de Help-Desk Satisfatório 2, 3 e 4 Muito Importante

Política de licenciamento de Software Inexistente 2 e 3 Importante

Desenvolvimento de Software Mínimo 1 e 3 Muito Importante


A Tabela 2 logo acima, Mostra de forma sintética o cenário encontrado durante a visita que

foi feita no NTI do Campus XXX da UFS, Para coleta de dados referentes a Software. É possível

observar na mesma que dois processos foram identificados como inexistentes, São eles: Política de

Licenciamento de Software o que é um processo importante pra instituição e o outro é Software para

a área de telecomunicações , Também importante por que poderá significar menos despesas.

5.2.2 CENÁRIO DESEJADO DE SOFTWARE

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Para o desenvolvimento de software foi dado à sugestão, de reunião com o pessoal mostrando

a necessidade de se implementar aplicativos para determinadas demandas, se isso não resolver, entrar

em contato com a direção para que se tome uma decisão.

Como existem várias máquinas com problemas na autenticação do sistema operacional

Windows, o ideal seria substituir eles pelo Linux, ou comprar uma licença corporativa do sistema

operacional ou ate mesmo de outros programas que possuam maior aceitação e universalidade no uso,

como os pacotes da Microsoft.

A implantação do sistema da Cisco no Campus abriu uma ampla disponibilidade de software

para telecomunicação, Como por exemplo o WEBEX, que será entendido no pilar de

Telecomunicação. Porem essa tecnologia não é acessível a todo mundo, e pra isso, Foi proposto à

instalação do Skype como forma alternativa para a comunicação.

Quadro 2 – Sugestões para a área de Software do NTI.

Subárea Processo ID Sugestão Custo

Suporte Desenvolvimento de

Software S1 Acertos Políticos Sem custo

Suporte Licenciamento de

Software S2 Implantar softwares livres Sem custo

Requerimento de

outras áreas

Software para área de

Telecomunicação S3 Instalação do Skype Sem custo


No Quadro 2 logo acima, Estão listados as sugestões para solucionar os problemas

encontrados do NTI do Campus XXX da UFS, Referente a software. Para o Desenvolvimento de

Software foi apontado como possível melhoria, Acertos políticos uma vez que não existe incentivo

nem se quer mesmo alguma atitude por parte da administração que possibilite a integração desse

processo de TIC como prioridade na instituição. O licenciamento de software poderá ser solucionado

com a implantação de software livre. E software pra área de telecomunicação sugere-se a utilização

do Skype como forma de melhorar os processos da mesma.

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5.3 HARDWARE

Hardware é a parte física de um computador, É formado pelos componentes eletrônicos, Como

por exemplo, circuitos de fios e luz, Placas, utensílios, Correntes, E qualquer outro material em estado

físico, que seja necessário para fazer com o que computador funcione.

5.3.1 CENÁRIO ATUAL DE HARDWARE

A Fundação UFS do Campus XXX , Por ser uma Fundação Publica da administração direta, a

aquisição de equipamentos e serviços fica submetida ao regime de licitações. Atualmente o Campus

tentar alocar de forma equilibrada seus equipamentos e serviços, Acompanhado a demanda que

aumenta a cada ano. Antes de partir para licitação procura sempre um contato com a sede em São

Cristovão para saber se existe a disponibilidade de equipamento requerido no estoque, se não houver,

a única saída é a licitação que corre sempre em paralelo com as necessidades, preferindo o sistema de

registro de preço por ser mais rápido.

O sistema de registro de preços-SRP permite programar essa redução de custos por meio de

procedimentos próprios e controle informatizado sobre aquisições, assim, viabiliza uma espécie de

almoxarifado virtual onde são efetuados estoques de bens e serviços sem a necessidade de

armazenagem e o consequente pagamento. O pagamento somente ocorre no momento da efetiva

entrega do bem ou serviço.

A política de se buscar o problema antes que ele aconteça, não existe no Campus, A única

manutenção que se faz é a corretiva que seria aquela de primeiro estagio, Ou seja, Se for algo de

natureza simples, como trocar memória, limpeza nos componentes, entre outros. Caso seja algo mais

complexo é enviado o equipamento para São Cristovão para verificação.

Se algo acontece em alguma maquina importante para os processos do Campus, rapidamente

ela é substituída por uma reserva e tudo volta a funcionar normalmente. A proteção para os

equipamentos são basicamente os no breaks espalhados pelo campus, E um no break de 20 Kv no local

onde ficam os Servidores, Switches, Roteadores, ou seja, a partir mais relevante.

O único controle existente sobre onde estar cada máquina é feito através de cadernos de

anotações que de acordo com o numero do patrimônio de cada equipamento sabe-se onde eles se

encontram.

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Tabela 3: Dados extraídos da área de Hardware do NTI e classificados seguindo a Metodologia de Análise

PETIC.

Compras


Política de aquisição de equipamentos Mínimo 2 e 5 Muito Importante

Alocação dos equipamentos Mínimo 2 Importante

Dimensionamento da utilização do

hardware Mínimo 1 e 2 Importante

Manutenção


Manutenção preventiva Inexistente 2, 3 e 5 Pouco Importante

Manutenção corretiva Satisfatório 2 e 5 Muito Importante

Redundância de Hardware Seguro 2 Muito Importante

Segurança


Processos de recuperação de desastres Mínimo 1 e 5 Muito Importante

Proteção contra falha de energia Seguro 1 e 5 Muito Importante

Seguro de equipamento Inexistente 5 Muito Importante

Rastreabilidade de equipamento Mínimo 2 e 5 Muito Importante


A Tabela 3 apresenta a situação encontrada durante a visita ao Campus XXX da UFS, o que

chama mais a atenção é o fato de alguns processos embora sejam muito importante para fundação

possui maturidade mínima ou até mesmo inexistente como no caso da Manutenção Preventiva e o

Seguro de equipamento, o primeiro por não possuir ninguém encarregado de fazer esse tipo de

manutenção é necessário que o hardware falhe pra que as medidas cabíveis sejam tomadas e a segunda

por não ter contrato firmado com seguradora competente pra evitar perda de equipamento.

5.3.2 CENÁRIO DESEJADO DE HARDWARE

Levando em consideração as possibilidades cabíveis dentro do cenário apresentado

anteriormente na tabela, é notável perceber que em muitos dos processos apresentados existem

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deslizes que resultam em, Mais esforços, Atrasos, Mais dinheiro a ser utilizado, Enfim uma série de

contratempos que poderiam ser evitados caso recebessem uma maior atenção dos gestores de TIC pra

que os mesmo pudessem pelo menos se aproximar de um nível de maturidade satisfatório ou até

mesmo ideal.

O processo de aquisição de equipamentos do referido Campus XXX da UFS, Que é a forma

pela qual esta adquira seus equipamentos de hardware, Enfrenta um problema que é a demora pra que

todo esse processo se desenrole até sua efetiva realização, Pensando nisso a ideia pra tornar esse

processo menos tortuoso rumo ao ideal, Seria a criação de um estoque pra atender a ausência de

equipamentos de hardware, Enquanto todo o processo de licitação se é desenvolvido.

O layout físico (o arranjo físico do ambiente onde ficam os equipamentos de hardware e local

de trabalho dos técnicos), também necessita de uma atenção, Nesse caso o recomendado seria

reorganização do setor alocando os equipamentos de hardware compartilhado em posição estratégica

pra que todos o utilizem da melhor forma possível, Como é o caso da Impressora.

A ausência de alguém pra realizar a manutenção preventiva mensalmente cujo nome já

especifica a finalidade da mesma, é uma falha que poderia ser corrigida com a alocação de uma pessoa

que já é da empresa especializado na área pra uma vez no mês ao invés de realizar sua atividade

normal fazer essa manutenção, Resultando em nenhum gasto para a empresa já que o funcionário

estará em horário normal de trabalho.

Quanto à questão do seguro, Que basicamente é uma forma de proteger os equipamentos

através de convênio firmado com empresa dessa natureza, È firmar planos de garantia com

seguradoras pra proteger a integridade de seus equipamentos em caso de desastres naturais, E também

fazer backup em outros campos da UFS, E por fim usar um software free na rastreabilidade de seus

equipamentos pra que não se faça necessário sua realização manualmente.

Quadro 3 – Sugestões para a área de Hardware do NTI.


Compras Política de aquisição de

equipamento H1 Plano de antecipação Sem custo

Compras Alocação dos equipamentos H2 Reorganização do layout

físico Sem custo

Compras Dimensionamento da utilização

de hardware H3

Fazer verificação e

adaptação Sem custo

Manutenção Manutenção preventiva H4 Atribuir à atividade dos

colaboradores Sem custo

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Segurança Processo da recuperação de

desastre H5 Planos de garantia

R$ 102,99 ao

ano

Segurança Seguro de equipamento H6 Contratar uma empresa de

Seguro

R$ 102,99 ao

ano

Segurança Rastreabilidade de equipamento H7 Software de rastreamento -

(Prey Project) Sem custo


No Quadro 3 destacado a cima, Está apresentado as sugestões para melhorar os processos de

hardware que não atendem com eficiência as necessidades do NTI do Campus XXXda UFS. Apenas

dois dos processos envolvem um custo avaliado em R$ 102,99 ao ano, Já que são processos que

podem ser solucionadas pela mesma situação, Que é contratar empresa de seguro.

5.4 TELECOMUNICAÇÕES

Telecomunicação é tudo aquilo que envolve comunicação por meio eletrônico de informações

a distancia. A palavra inclui o prefixo grego tele, Que significa “distância” ou “longe”.

Um conjunto de equipamentos (hardware) e programas (software) compatíveis e organizados

tecnicamente é utilizado para transmitir uma mensagem de um ponto para outro, Geralmente com a

mais-valia de ser bidirecional. A telefonia, O rádio, A televisão e a transmissão de dados através de

computadores fazem parte do setor das telecomunicações.

5.4.1 CENÁRIO ATUAL DE TELECOMUNICAÇÕES

O Campus XXX atualmente, possui contrato com a Oi de5 linhas ativas que estão distribuídas

pelos 4 prédios, dois PABX da Intelbras com capacidade para 2 linhas e 12 ramais, Sendo distribuída,

Com 2 linhas ocupadas no PABX do NTI, 1 linha ocupada no PABX em outro prédio e as outras nos

outros prédios.

OPABX é responsável por gerenciar e controlar automaticamente a comunicação entre

usuários externos ou internos, Através de seus ramais, no qual para cada ramal se cria uma categoria,

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ou seja, Permitir ou liberar que aquele usuário do ramal efetue ligações urbana, Interurbano, Celular e

internacional. O numero de linhas e ramais atende satisfatoriamente o que o campus necessita hoje por

conta do baixo consumo dessa rede. Linha móvel só existe duas, que por conta da instalação do PABX

desafogou a necessidade desses telefones, Porem ainda existe a necessidade que os outros prédios

tenham outras linhas moveis. Voip só existe um que serve apenas para a comunicação com São

Cristovão.

A instituição possui um email corporativo que estar dentro do que é necessário para

comunicação diária. A comunicação instantânea é feita pelo Facebook ou ate mesmo pelo Gtalk que

são liberados pela rede da Instituição.

O controle de usuário e arquivos é feito pelo AD que faz o controle e gerencia o usuário

através do domínio, Colocando ou retirando permissões de acordo com o seu perfil.

A estrutura da rede física é bem distribuída em todos os prédios com pontos de internet em

todas as salas e, se não houver, existe a possibilidade de se colocar ponto. Em cada prédio existe acess

point distribuídos entre os blocos para que o sinal alcance a boa parte do Campus, o acesso é liberado

para qualquer pessoa.

Para acessar a internet através do browser o usuário precisa entrar novamente com seu login e

senha, o mesmo para o acesso aos computadores. Isso foi feito para ter um controle sobre o que estar

sendo acessado, Para um melhor aproveitamento da banda. A rede possui firewall e nos computadores

fica habilitado o firewall.

Hoje a banda estar em torno de 10 MB, Que pela demanda crescente do campus é muito baixa,

pois recentemente foram adquiridos novos equipamentos como a solução da CISCO de tele medicina

que necessita de uma banda mínima para funcionar. E como cada ano surgir mais alunos faz com que

a velocidade também diminua prejudicando o ensino.

No servidor Proxy é utilizado o Squid que gerenciar o acesso à internet (rede externa), pois

programa um controle sobre o conteúdo que deve ou não ser acessado pelas maquinas clientes

gerenciadas por este servidor.

Tabela 4: Dados extraídos da área de Telecomunicação do NTI e classificados seguindo a Metodologia de

Análise PETIC.

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Os processos de Telecomunicações acima, na Tabela 4, apresenta todos os processos de

Telecomunicação do NTI do Campus XXX da UFS, que são Voz, Escrita, Rede, e Internet. Quase

todos foram avaliados como sendo muito importante e em perfeito funcionamento com algumas

exceções, já quando analisados os níveis de maturidade dos mesmos, nem todos fazia utilização de sua

inteireza e eficácia apresentando nível mínimo de desempenho.

Voz


Ramais Telefônicos Satisfatório 3, 4 e 5 Muito Importante

Linha móvel Mínimo 3 Importante

Linha fixa Ideal 3 e 4 Muito Importante

Voip Mínimo 3, 4 e 5 Muito Importante

Escrita


Utilização de E-mail Ideal 2 e 3 Muito Importante

Comunicadores Instantâneos Mínimo 3 Importante

Rede


Controle de usuário Satisfatório 2 Muito Importante

Controle de acesso a arquivos e recursos Satisfatório 2 Muito Importante

Estrutura de Rede Física Satisfatório 2 e 5 Muito Importante

Rede sem fio Satisfatório 2 e 5 Muito Importante

Internet


Políticas de acesso à internet Satisfatório 2 Muito Importante

Firewalls Satisfatório 2 Muito Importante

Dimensionamento de banda Mínimo 3, 4 e 5 Muito Importante

Segurança Seguro 2 Muito Importante

Proxy Seguro 2 Muito Importante

Disponibilidade do Servidor Satisfatório 2 e 5 Muito Importante

21

5.4.2 CENÁRIO DESEJADO DE TELECOMUNICAÇÕES

Para o VOIP foi sugerido ampliação dessa rede, para diminuir os custos e aumentar a

quantidade de ramais. Porem foi assegurado que já existe um projeto de telefonia que ira atender todos

os campi que visa substituir toda a rede convencional, Inicialmente esse sistema será hibrido

(IP/TDM), Ou seja, Funcionara tanto na rede convencional como na rede IP, Essa solução será feita

por parte, ate que tudo esteja integrado. O projeto se constitui basicamente de um servidor lotado em

São Cristóvão e nos campi módulos para se comunicar com esse servidor, Para cada campus será

distribuído uma quantidade de ramais que depende da necessidade de cada um.

Como foi instalado um equipamento de videoconferência pela empresa cisco no campus

chamado tele medicina, E junto com ele também foi disponibilizadas licenças um sistema via browser

chamado WEBEX, Que funciona como ferramenta completa para comunicações instantâneas via voz,

Texto e vídeo. Foi sugerido ao chefe do núcleo que busque treinar o pessoal para que utilize o quanto

antes essa ferramenta que foi disponibilizada gratuitamente.

O problema do dimensionamento de banda também já existe solução que é passar dos atuais

10 MB para 20 MB, Contudo por questões burocráticas ainda não foi colocado, Para agilizar essa

liberação foi pedido para que o NTI pressionasse os setores responsáveis.

Como o servidor Proxy é o Squid que trabalha com ACLs (Listas de Controle de Acesso) que

através dessas listas de controle ele se torna uma poderosa ferramenta na administração de tráfego de

conteúdo entre a rede interna e a externa.

Foi colocado que o responsável pela rede do NTI criasse e definisse novas políticas de

controle do acesso à internet, Pois a mesma ainda apresentava falhas em alguns sites.

22

Quadro 4 – Sugestões para a área de Telecomunicação do NTI.


Voz Voip T1 Solução de telefonia IP Hibrida

(IP/TDM) Não informado

Escrita Comunicadores

Instantâneos T2

Utilizar solução da cisco

(WebEx) para

videoconferências

Sem custo

Internet Dimensionamento de

banda T3

Aumentar a banda para

acompanhar a demanda da

Instituição

Não informado

Internet Proxy T4 Aumentar a política de controle

do Squid Sem custo


No Quadro 4 apresentado logo acima estão as sugestões que poderão ser implementada no

NTI do Campus XXX da UFS nos processos de Telecomunicação. Dois processos de duas subáreas

diferentes não possuem custo pra implementação das melhorias o que facilita o empenho da fundação

já que não implica em gastos para mesma.

5.5 GESTÃO DE PESSOAS

O NTI do Campus XXX da UFS Possui um quadro de Gestão de pessoas não muito diferente

de muitas Instituições publicas de caráter acadêmico, e enfrenta algumas dificuldades relativas a

agilidade de alguns processos nessa área como será visto no sub Item 5.5.1.

5.5.1 CENÁRIO ATUAL DE GESTÃO DE PESSOAS

O Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) é composto atualmente por técnico e analista,

Sendo eles, Responsáveis por gerenciar e executaras atividades acadêmicas e administrativas do

Campus.

Por ser uma instituição pública, A formar de recrutamento é por concurso público não

havendo outra forma, A não ser por contrato de empresa terceirizada para preencher a falta de pessoal.

23

Existe uma divisão clara de atribuições, Pois, Antes da seleção o candidato tem sua função

previamente determinada no concurso.

Existe um plano de carreira onde no decorrer de dois anos o servidor passa de um nível para

outro e a cada ano servidor é avaliado pelo seu desempenho, Onde será avaliado por ele mesmo, pelos

colegas de trabalho do setor e pelo chefe e, assim, inversamente.

A remuneração é segura e varia de 1.140,00 a 6.524,00. O plano de carreira se constitui de

duas formas: Incentivo a qualificação e no intervalo de dois anos ou incentivo a capacitação. O

incentivo a qualificação é a progressão do servidor por possuir educação formal superior ao exigido

para o cargo de que é titular. O incentivo a qualificação são cursos pelo Programa de Capacitação

ofertado todos os anos onde para cada nível são exigidas cargas horárias diferentes e para cada

progressão o servidor deve respeitar o interstício de 18 meses.

O gerenciamento de Talentos é mínimo, por ser uma instituição pública e o ingresso a um

determinado cargo é por meio de concurso público.

Como foi adquirido mesas, Cadeiras novas a ergonomia foi levada em conta e se apresenta

satisfatória para o desempenho das funções.

24

Tabela 5: Dados extraídos da área de Gestão de Pessoasdo NTI e classificados seguindo a Metodologia de

Análise PETIC


.

Na Tabela 5 apresentada logo acima é possível identificar que todos os processos possuem

seu grau de importância. Apenas um processo da subárea Bem Estar foi analisado como tendo nível de

maturidade inexistente. Outro processo também não muito satisfatório é o Ambiente de Colaboração,

Sendo em contra partida pouco importante e de menor necessidade pra instituição.

5.5.2 CENÁRIO DESEJADO DE GESTÃO DE PESSOAS

Como a maioria dos cursos ofertados pela UFS para o Campus XXX ainda é a distancia,

Mesmo de grande relevância, não possui direcionamento para necessidade real do servidor. E isso, Faz

com que o trabalho diário perca sua eficiência. Para suprir essas falhas o melhor seria programar

também como acontece no campus de São Cristóvão cursos presenciais, Voltados para a rotina do

funcionário, No que ele tem mais dificuldade no seu trabalho. Para isso é preciso fazer um

levantamento de suas deficiências e assim buscar formas de sancioná-las, Através de aulas teóricas e

também de aulas praticas.

Cargos


Divisão Clara de Tarefas Satisfatório 1, 2, 3, 4 e 5 Muito Importante

Recrutamento/Seleção Satisfatório 3 Importante

Plano de Carreira Seguro 3 Muito Importante

Integração entre setores Satisfatório 2 Importante

Remuneração Seguro 2 Importante

Liderança e Gestão de Equipe Satisfatório 2 e 4 Importante

Bem Estar


Ergonomia das instalações Satisfatório 1, 2, 3 e 4 Muito Importante

Incentivos à manutenção da saúde Satisfatório 1,2 e 4 Importante

Ambiente de Colaboração Mínimo 4 Pouco Importante

Ambiente de Confraternização Inexistente 2 Importante

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A política de confraternização é algo importante dentro de qualquer instituição, Pois ela,

Estreitar os laços de amizades entre os colegas de trabalho, Promovendo assim, Uma maior

socialização e descontração entre seus colaborados. Para que se torne algo constante é fundamental

que haja um espaço somente para esses eventos.

Quadro 5 – Sugestões para a área de Gestão de Pessoas do NTI.


Conhecimento Política de treinamento e

atualização G1

Incentivar os cursos presenciais que contribua

para melhorar o trabalho do servidor

Variado

Bem Estar Ambiente de

Confraternização G2

Criar um espaço para eventos na Instituição fazendo com que haja socialização entre os

servidores

Sem custo


Como sugestão foi proposto logo acima no Quadro 5 para o NTI do Campus XXX da UFS,

Alguma formas de melhorar o processo de Política de treinamento e atualização, Através de

incentivos sistematizados ou cursos presenciais, E o Ambiente de confraternização, Que pode ser

resolvido com a criação de um espaço pra eventos promovendo uma socialização.

26

6. GRÁFICOS DE IMPORTÂNCIA X CUSTO

Serão apresentados nos subitens que se seguem, a importância dos processos frente ao custo

que os acompanha com as sugestões de melhorias definidas anteriormente.

6.1 DADOS

Quadro 6 – Identificação das sugestões de melhorias para a área de Dados.

Processo ID Custo (R$)

Unificação do Banco de Dados D1 Sem custo

Disponibilidade do Servidor D2 +/- 2500

Escalabilidade D3 Sem custo

Política de Backup D4 Sem custo

Encriptação dos Dados D5 Sem custo

Fonte: autoria própria.

Figura 2 – Gráfico de Importância x Custo da área de Dados.


A Figura 2 acima especifica Custo X Importância das sugestões referente aos dados obtidos

no NTI do Campus XXX da UFS, Onde os processos D1, D4 e D3 não possuem custos. O processo

D5 apresenta um custo entre R$100,00 a R$1000,00 e o processo D2 se localiza numa margem de

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limite mínimo de R$2500,00. Para melhor visualizar as quais processos se referem as simbologias é

só consultar o quadro 6 logo acima da figura referida.

6.2 SOFTWARE

Quadro 7 – Identificação das sugestões de melhorias para a área de Software.


Desenvolvimento de Software S1 Sem custo

Licenciamento de Software S2 Sem custo

Software para área de Telecomunicação S3 Sem custo


Figura 3 – Gráfico de Importância x Custo da área de Software.


A Figura 3 acima especifica Custo X Importância das sugestões referente aos Software

obtidos no NTI do Campus XXX da UFS, Onde o processo S1, S2 e S3 não possuem custos. Para

melhor visualizar a quais processos se refere às simbologias é só consultar o Quadro 7 logo acima da

figura referida.

28

6.3 HARDWARE

Quadro 8 – Identificação das sugestões de melhorias para a área de Hardware.


Política de aquisição de equipamento H1 Sem custo

Alocação dos equipamentos H2 Sem custo

Dimensionamento da utilização de hardware H3 Sem custo

Manutenção preventiva H4 Sem custo

Processo da recuperação de desastre H5 R$ 102,99 ao ano

Seguro de equipamento H6 R$ 102,99 ao ano

Rastreabilidade de equipamento H7 Sem custo


Figura 4 – Gráfico de Importância x Custo da área de Hardware.


A Figura 4 acima especifica Custo X Importância das sugestões referente ao Hardware

analisados no NTI do Campus XXX da UFS, onde o s processos H1, H2, H3, H4 e H7 não possuem

custos. Os processos H5 e H6 apresenta um custo entre R$100,00 a R$1000,00. Para melhor visualizar

a qual processo se refere à simbologia é só consultar o Quadro 8 logo acima da figura referida.

29


Quadro 9 – Identificação das sugestões de melhorias para a área de Telecomunicação.


Voip T1 Não informado

Comunicadores Instantâneos T2 Sem custo

Dimensionamento de banda T3 Não informado

Proxy T4 Sem custo


Figura 5 – Gráfico de Importância x Custo da área de Telecomunicação.


A Figura 5 especifica Custo X Importância das sugestões referente a Telecomunicações

analisadas no NTI do Campus XXX da UFS, Onde o s processos T4 e T2 não possuem custos. O

processo T3 apresenta um custo entre R$100,00 a R$1000,00 e o processo T1 se localiza numa

margem de limite mínimo de R$1000,00. Para melhor visualizar a qual processo se refere a

simbologia é só consultar o Quadro 9 logo acima da figura referida.

30


Quadro 10 – Identificação das sugestões de melhorias para a área de Gestão de Pessoas.


Política de treinamento e atualização G1 Variado

Ambiente de Confraternização G2 Variado


Figura 6 – Gráfico de Importância x Custo da área de Gestão de Pessoas.


A Figura 6 acima especifica Custo X Importância das sugestões referente a Gestão de Pessoas

analisadas no NTI do Campus XXX da UFS. O processo G1 e G2 apresenta um custo entre

R$100,00 a R$2000,00. Para melhor visualizar a qual processo se refere a simbologia é só consultar o

Quadro 10 logo acima da figura referida.

31

7. ESTABELECENDO PERÍODOS COM OS DIAGRAMAS DE GANTT

O diagrama de GANTT é uma ferramenta que permite fazer a visualização em períodos do

tempo que levará pra começar a ser implementada as ações de melhoria, que podem ser tanto a curto

como em longo prazo.

7.1 DADOS

Figura 7 – Diagrama de Gantt da área de Dados.


A análise da Figura 7 apresentada acima, consiste em visualizar a vigência da implementação

das melhorias, referente aos dados nos anos subsequente 2014, 2015 e 2016. No caso da

disponibilidade do Servidor por envolver um determinado custo foi estabelecido apenas como inicio e

fim de sua implementação o segundo trimestre do ano de 2014

32

7.2 SOFTWARE

Figura 8 – Diagrama de Gantt da área de Software.


A Figura 8, apresentada acima, consiste em visualizar a vigência da implementação das

melhorias, referente a Software nos anos subsequente 2014, 2015 e 2016. O processo de

desenvolvimento de software, como definido, começará no 1º trimestre de 2015 e se estenderá durante

todo o ano, acontecendo o mesmo em 2016. O licenciamento de software foi fragmentado pra inicio

em todos os 3º trimestres e por igual período, acontecendo o mesmo com o Software para área de

Telecomunicação.

33

7.3 HARDWARE

Figura 9 – Diagrama de Gantt da área de Hardware.


.


melhorias, referente ao Hardware nos anos subsequente 2014, 2015 e 2016. Neste Diagrama chama à

atenção, a forma que foi distribuída ao longo dos períodos, os processos que suas melhorias envolvem

custos, são os casos do Seguro de Equipamento e o Processo de recuperação de desastre, que ficam

sempre para o ultimo trimestre dos anos.

34


Figura 10 – Diagrama de Gantt da área de Telecomunicação.



melhorias, referente a Telecomunicações nos anos subsequente 2014, 2015 e 2016. Os períodos para

implementação foram montados de tal forma que, quando um terminar o outro começa e assim

sucessivamente com exceção para comunicadores instantâneos no 2º trimestre de 2014.

35


Figura 11 – Diagrama de Gantt da área de Gestão de Pessoas.

Fonte: Autoria própria

A Figura 11, apresentada acima, Consiste em visualizar a vigência da implementação das

melhorias, referente a Gestão de Pessoas nos anos subsequente 2014, 2015 e 2016. Neste diagrama a

implementação segue uma determinada sincronia, Começando no 2º trimestre de cada ano a Política

de treinamento e atualização, e terminando no 4º trimestre com o Ambiente de confraternização.

.

Documents

ARMSI - Artefato PETIC