Capítulo 1

Conceitos Fundamentais

Leis • Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1.991.

(dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.)

• Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1.968; regulamentada pelo Decreto nº 1.799 de 30 de janeiro de 1.996.(dispõe sobre Microfilmagem)

“Com o surgimento da escrita,surgiu também a necessidadedo homem arquivar osdocumentos que produz”.

Noções de Arquivologia

Como os homens se comunicavam?

Linguagem gestual mímica

Linguagem oral emissão de sons/vocábulos

Linguagem escrita para documentar fatos (registro)

Arquivo local de guarda de documentos

ARQUIVO

“É a reunião de documentosconservados, visando à utilidade quepoderão oferecer futuramente.”Heloísa Almeida Prado.

Noções de ArquivologiaArquivos organizados Produção intelectual

Documento: toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. Todo documento é uma fonte de informação.Documentação: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, no decurso de suas atividades.Informação: ideia ou mensagem contida num documento.Suporte: meio físico no qual a informação é registrada.

PROCESSO DE FORMAÇÃO DO DOCUMENTO

Dados Informação obtida

Informação registrada Em um SUPORTE

DOCUMENTO

Suportes da escrita(evolução)

Épocas remotas• Mármore• Cobre• Marfim• Tábuas• Placas ou tabletes de

argila

Épocas mais recentes• Papiro• Pergaminho• Papel• Novas tecnologias

- micrográficos;- informáticos; etc.

Terminologia Arquivística(itens mais importantes)

• ACERVO: totalidade dos documentos conservados num arquivo.

• ACESSO: possibilidades de consulta a arquivo mediante autorização legal.

• ARRANJO: ordenação/organização dos arquivos correntes e permanentes.

• DOSSIÊ: reunião de documentos oriundos de diversas naturezas, para uma finalidade específica.

• FUNDO: unidade constituída pelo conjuntode documentos acumulados por umaentidade (Fundo aberto/Fundo fechado).

• GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto deprocedimentos e operações técnicasreferentes aos documentos de arquivo.

• PROTOCOLO: conjunto de operaçõesvisando ao controle dos documentos queainda tramitam no órgão, de modo aassegurar a imediata localização erecuperação dos mesmos, garantindo,assim, o acesso à informação.

Acervo x Dossiê

Acervo: definição genérica, envolvendo toda a documentação de um organismo ou de um arquivo. Dossiê: definição restrita, pois envolve

um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo).

Dossiê“Coleção de documentos referentes a

certo processo, a determinado assunto, ou a certo indivíduo.”

Dicionário Aurélio

Comentários importantes

1º) O acesso aos documentos pode ser pleno (documentos ostensivos) ou limitado (documentos sigilosos).

Por isso, a definição de acesso começa com “possibilidades” de consulta, pelo fato de que nem todas as pessoas terão acesso a certos documentos.

2º) Os itens documentais estão contidos nas unidades de arquivamento.Ex.: um relatório (item documental) está dentro de um pacote (unidade de arquivamento)

Ver também x Ver

• Ver também caráter complementar

• Ver caráter exclusivo

DICA DE PROVADois outros termos são também muito

utilizados pelos arquivistas:Armazenamento x Acondicionamento

Armazenamento guarda

Acondicionamento embalagem(proteção aos documentos)

Ciências auxiliares da Arquivologia• Diplomática – é o estudo de documentos quanto à

sua autenticidade (o documento é verdadeiro?) efidedignidade (possui fé pública), além da suaestrutura formal.

• Paleografia – técnica que habilita a decifrardocumentos antigos. Estuda a história da escrita ea evolução das letras. Permite o conhecimento dosmateriais (papiro, pergaminho, papel, etc.) e dosinstrumentos (cálamo, pena, etc.). O estudo daPaleografia propicia um melhor entendimento dosregistros documentais para o resgate de fatoshistóricos.

Antecedente: é o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.

Precedente: é o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes.

Portanto:Antecedente mesmo assunto/mesma pessoa (anexação)Precedente mesmo assunto/ pessoas diferentes (apensamento)

Processo

Anexação: caráter definitivoApensamento: caráter provisório

ProcessoÉ a unidade documental em que

se reúnem oficialmente documentosde natureza diversa, no decurso deuma ação administrativa ou judiciária,formando um conjunto materialmenteindivisível.

Órgãos de documentaçãoArquivo: conjunto de documentosBiblioteca: conjunto de materialMuseu: peças e objetos de valor culturalCentro de documentação: organiza,

classifica, seleciona para a guarda econservação dos documentos, visando adisseminação da informação. Agrupaqualquer tipo de documento, exigindoespecialização para aproveitá-los comeficiência.

Observação importante

→ Enquanto o arquivo tem finalidadefuncional, a finalidade das bibliotecas edos museus é essencialmente cultural,embora o arquivo também possa adquirir,eventualmente, caráter cultural, quandotratar-se de arquivo histórico.

CONCEITOS BÁSICOS

• Arquivologia – é a ciência (estudos sobre os arquivos);

• Arquivística – é a técnica (organizar: classificar, guardar, conservar e localizar os documentos);

• Arquivoconomia – conjunto de determinações e conhecimento para instalar, organizar e administrar os arquivos (é a visão de cima para baixo);

Arquivo (origem da palavra)

Origem arché archeion arquivoGrega

(depósitos de documentos)

Origem archivum arquivoLatina

(lugar de guarda de documentos e títulos de nobreza)

Arquivo (conceitos)

Antigo

“Depósitos de papéis de qualquer espécie

(relação com os direitosdas instituições ou indivíduos)”

Moderno

“Conjunto de documentosoficialmente produzidos erecebidos no decorrer deatividades, arquivados e conservados para efeitos futuros.”

Arquivo“É o conjunto de documentos que,

independentemente da natureza ou dosuporte, são reunidos por acumulação aolongo das atividades de pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas.”

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

• Conjunto de documentos;• Móvel para guarda de documentos;• Local onde o acervo deverá ser

conservado;• Órgão governamental;• Títulos de periódicos.

Documento de Arquivo

São todos os documentos que,produzidos e/ou recebidos por umapessoa física ou jurídica, pública ouprivada, no exercício de suasatividades, constituem elementos deprova ou de informação.

Características dos documentos de arquivo

• Produção por um governo• Recepção organização ou firma• Acumulação (ordenada)• Valor probatório de fatos passados• Mantê-los em conjunto (organicidade

documental)• Produzidos para fins administrativos,

funcionais, jurídicos e legais

Funções do Arquivo

• Guarda• Conservação• Acessibilidade ao uso e à pesquisa

Arquivos Principal finalidade: servir à administração

(facilitando a consulta aos documentos pelos usuários)

Principal função: guarda e conservação de documentos

Objetivos

Armazenar corretamente os documentos;Transmitir com precisão suas

informações.

Requisitos para se alcançar os objetivos

a. Instalado em local apropriado;b. Pessoal qualificado e suficiente;c. Instalações e materiais adequados;d. Sistemas racionais de arquivamento;e. Existência de normas de funcionamento;f. Dirigente qualificado (Arquivista).

Importância do Arquivo

Gerenciar o volume de documentosque a instituição expede e recebe noexercício de suas atividades, utilizandocritérios estabelecidos de guarda e deeliminação de documentos inservíveis paraa organização.

EXERCÍCIOS

1. A guarda de documentos emmobiliário ou equipamentospróprios em área que lhes sãodestinados denomina-se:a) acondicionamento.b) acesso.c) acumulação.d) armazenamento.

1. A guarda de documentos emmobiliário ou equipamentospróprios em área que lhes sãodestinados denomina-se:a) acondicionamento.b) acesso.c) acumulação.d) armazenamento.

2. Ao conjunto de documentos deum arquivo denominamos de:a) armazenamento.b) acondicionamento.c) acervo.d) acumulação.

2. Ao conjunto de documentos deum arquivo denominamos de:a) armazenamento.b) acondicionamento.c) acervo.d) acumulação.

3. A alternativa que melhor conceitua uma unidadede arquivo é:a) menor conjunto de documentos reunidos de acordocom um critério de arranjo preestabelecido.b) conjunto de documentos da mesma espécie, dispostonuma determinada ordem ou designação.c) documento anexado a outro por assunto, comreferência a pessoas diferentes.d) conjunto de informação e despachos originados porum requerimento.

3. A alternativa que melhor conceitua uma unidadede arquivo é:a) menor conjunto de documentos reunidos de acordocom um critério de arranjo preestabelecido.b) conjunto de documentos da mesma espécie, dispostonuma determinada ordem ou designação.c) documento anexado a outro por assunto, comreferência a pessoas diferentes.d) conjunto de informação e despachos originados porum requerimento.

4. O conjunto de documentos reunidospor processo de acumulação ao longodas atividades de pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas, econservados em decorrência de seuvalor, denomina-se:a) inventário.b) arquivo.c) depósito.d) arranjo.e) maço.

4. O conjunto de documentos reunidospor processo de acumulação ao longodas atividades de pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas, econservados em decorrência de seuvalor, denomina-se:a) inventário.b) arquivo.c) depósito.d) arranjo.e) maço.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsávelpelo gerenciamento das informações deverá identificar assimilaridades e as antinomias existentes nos acervosarquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgueos itens subsequentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos.2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais.4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo.5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsávelpelo gerenciamento das informações deverá identificar assimilaridades e as antinomias existentes nos acervosarquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgueos itens subsequentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticosassemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentaremdocumentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplaresmúltiplos. E2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar.3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender asfinalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais.4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticossão reunidos pelo conteúdo.5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulaçãodos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsávelpelo gerenciamento das informações deverá identificar assimilaridades e as antinomias existentes nos acervosarquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgueos itens subsequentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticosassemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentaremdocumentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplaresmúltiplos. E2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender asfinalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais.4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticossão reunidos pelo conteúdo.5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulaçãodos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsávelpelo gerenciamento das informações deverá identificar assimilaridades e as antinomias existentes nos acervosarquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgueos itens subsequentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticosassemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentaremdocumentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplaresmúltiplos. E2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender asfinalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. C4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticossão reunidos pelo conteúdo.5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulaçãodos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsávelpelo gerenciamento das informações deverá identificar assimilaridades e as antinomias existentes nos acervosarquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgueos itens subsequentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticosassemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentaremdocumentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplaresmúltiplos. E2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender asfinalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. C4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticossão reunidos pelo conteúdo. E5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulaçãodos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsávelpelo gerenciamento das informações deverá identificar assimilaridades e as antinomias existentes nos acervosarquivísticos que os distinguem dos acervosbiblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgueos itens subsequentes.1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticosassemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentaremdocumentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplaresmúltiplos. E2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender asfinalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. C4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticossão reunidos pelo conteúdo. E5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulaçãodos documentos no âmbito da instituição. C

6. Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qualdas assertivas abaixo não corresponde a uma de suasdefinições.a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência.b) acumulação ordenada de documentos criados por umainstituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservadospara a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.c) documentos produzidos ou usados no curso de um atoadministrativo ou executivo de que são parte constituinte.d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelotratamento documental e pela utilização dos arquivos.e) edifício onde são guardados os arquivos.

6. Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qualdas assertivas abaixo não corresponde a uma de suasdefinições.a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas oujurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência.b) acumulação ordenada de documentos criados por umainstituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservadospara a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais.c) documentos produzidos ou usados no curso de um atoadministrativo ou executivo de que são parte constituinte.d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelotratamento documental e pela utilização dos arquivos.e) edifício onde são guardados os arquivos.

Capítulo 2

Teoria das 3 idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução

dos Arquivos

Teoria das 3 idadesa) Arquivo corrente ou de primeira idade –

valor primário;

b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – valor primário;

c) Arquivo permanente ou de terceira idade – valor secundário.

As três idades são complementares

Corrente corre tramita (consulta frequente)

Intermediário transitoriedade (consulta não-frequente)

Permanente preservados sempre (matéria-prima da história)

Localização física

• Arquivos correntes junto aos órgãosprodutores;

• Arquivos intermediários afastados;

• Arquivos permanentes junto aos centros culturais ou universidades.

Acesso aos documentos

• Arquivos correntes: restrito ao órgão produtor;

• Arquivos intermediários:- Acesso pelo produtor;- Acesso ao público (quando autorizado);• Arquivo permanente: liberado ao público

Arquivo em depósito

Conjunto de documentos depositadosem caráter provisório em um arquivopermanente sem, contudo, perder seuvalor primário.

Transferência e recolhimento

arquivo corrente arquivo intermediário(TRANSFERÊNCIA)

DOCUMENTO

arquivo intermediário arquivo permanente(RECOLHIMENTO)

Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivosArquivos Anos

Correntes (setoriais) 1 anoGerais ou centrais (continuação da idade corrente)

5 a 10 anos

Intermediários 20 anosPermanentes (tempo de existência do documento, e não de sua guarda)

25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite

COMENTÁRIO:Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os

arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço paraguardar um número maior de documentos. Assim sendo,aqueles menos consultados são mandados para umarquivo central do respectivo órgão produtor, ondepermanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos.Após este tempo, os documentos são transferidos paraos arquivos intermediários, neles ficando por cerca de20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se nãotiverem valor secundário, serão eliminados; casocontrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes, afim de serem guardados para sempre. Geralmente, osdocumentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25ou 30 anos (conforme tabela).

Valor do documento

Valor primário: fins de sua criação;

Valor secundário: diverso do qual foiproduzido.

Importante

Arquivo correntevalor primário

Arquivo intermediário

Arquivo permanente – valor secundário

Comentário:

Os documentos relacionados àorigem e aos objetivos da instituiçãopossuem valor secundário e, naterceira fase do ciclo vital, são deguarda permanente.

Termos associados às 3 idades

Vários termos podem ser associados, comosinônimos, aos arquivos nas três idades.Devemos ficar atentos a todos, dentre eles osseguintes:

- Vivo- Limbo, purgatório- Histórico, morto (não aceito no meio arquivista)

O termo arquivo morto costuma cair muito em prova. Estetermo popularizou-se e é muito utilizado até nas grandesempresas. Caso caia, é só pensar nos arquivos permanentes.

Comentário:Os profissionais da área arquivística não utilizam o

termo “arquivo morto”, pois é inadequado, uma vez queos documentos de valor secundário devem ser preservadosem caráter definitivo, devido ao seu valor histórico,probatório e informativo, como já vimos anteriormente.Representam a matéria-prima da história, sendo muitoimportantes (não devem ser descartados), podendo serconsultados pelos pesquisadores/administradores aqualquer tempo, em face de seu uso científico, social ecultural. O termo utilizado pelos arquivistas é arquivopermanente ou histórico, pois morto dá ideia de algo semvida. E, se assim fosse, seria ilógico guardar documentosirrelevantes.

DICA DE PROVA

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE1ª idade 2ª idade 3ª idadeSetorial Pré-arquivo Histórico

Administrativo Records centers De custódiaAtivo-dinâmico Semi-ativo Passivo

Vivo Limbo MortoDe movimento Purgatório Estático

Em curso Temporário DefinitivoNúcleos de arquivo Transitório Final

EXERCÍCIOS

1. O valor mediato, quando atribuído aosdocumentos de arquivo, equivale ao valor:a) primário.b) fiscal.c) legal.d) probatório.e) secundário.

1. O valor mediato, quando atribuído aosdocumentos de arquivo, equivale ao valor:a) primário.b) fiscal.c) legal.d) probatório.e) secundário.

2. São considerados documentos intermediários:a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente.c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas.d) os de interesse público ou social.e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

2. São considerados documentos intermediários:a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente.c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas.d) os de interesse público ou social.e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

3. O ciclo vital dos documentos compreende asidades:a) temporária, intermediária, permanente.b) corrente, intermediária, permanente.c) administrativa, temporária, permanente.d) administrativa, intermediária, permanente.e) corrente, temporária, permanente.

3. O ciclo vital dos documentos compreende asidades:a) temporária, intermediária, permanente.b) corrente, intermediária, permanente.c) administrativa, temporária, permanente.d) administrativa, intermediária, permanente.e) corrente, temporária, permanente.

4. A passagem dos documentos correntes para osarquivos intermediários denomina-se:a) recolhimento.b) arranjo.c) transferência.d) destinação.e) arquivamento.

4. A passagem dos documentos correntes para osarquivos intermediários denomina-se:a) recolhimento.b) arranjo.c) transferência.d) destinação.e) arquivamento.

5. Os documentos de arquivo de uma instituiçãosão produzidos com um determinado objetivo e,para tanto, tramitam. Ao tramitarem, osdocumentos circulam de uma instituição paraoutra, ou de um setor para outro da mesmainstituição, até serem arquivados. Essa descriçãorefere-se a um arquivo em sua fase:a) pública.b) administrativa.c) permanente.d) corrente.e) privada.

5. Os documentos de arquivo de uma instituiçãosão produzidos com um determinado objetivo e,para tanto, tramitam. Ao tramitarem, osdocumentos circulam de uma instituição paraoutra, ou de um setor para outro da mesmainstituição, até serem arquivados. Essa descriçãorefere-se a um arquivo em sua fase:a) pública.b) administrativa.c) permanente.d) corrente.e) privada.

6. A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:a) permanente.b) corrente.c) especializada.d) empresarial.e) pública.

6. A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a:a) permanente.b) corrente.c) especializada.d) empresarial.e) pública.

7. Assinale a afirmativa correta a respeito dos tipos dearquivo:a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-sede documentos que deixaram de ser consultados.b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto dedocumentos colocados sob a guarda de um arquivopermanente, embora não pertençam a seu acervo.c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos porinstituições governamentais e empresas em geral échamado “arquivo público”.d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos dedocumentos de uso frequente mas que não são conservadosnas repartições que os receberam ou produziram.

7. Assinale a afirmativa correta a respeito dos tipos dearquivo:a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-sede documentos que deixaram de ser consultados.b) Denomina-se “arquivo em depósito” o conjunto dedocumentos colocados sob a guarda de um arquivopermanente, embora não pertençam a seu acervo.c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos porinstituições governamentais e empresas em geral échamado “arquivo público”.d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos dedocumentos de uso frequente mas que não são conservadosnas repartições que os receberam ou produziram.

8. Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente.b) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo.c) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependências próximas.d) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

8. Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos.a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente.b) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo.c) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependências próximas.d) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos.e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

9. Constituídos de documentos em curso comoplano de partida ou prosseguimento de planos parafins de controle ou tomada de decisões dasadministrações são os arquivos:a) correntes.b) intermediários.c) permanentes.d) sigilosos.e) secretos.

9. Constituídos de documentos em curso comoplano de partida ou prosseguimento de planos parafins de controle ou tomada de decisões dasadministrações são os arquivos:a) correntes.b) intermediários.c) permanentes.d) sigilosos.e) secretos.

10. Assegurar a preservação dos documentos quenão mais são utilizados pela administração e quedevem ser mantidos, visando a um processo detriagem que estabelecerá a eliminação ou oarquivamento definitivo é a função principal doarquivo:a) onomástico.b) permanente.c) especializado.d) intermediário.e) estratégico.

10. Assegurar a preservação dos documentos quenão mais são utilizados pela administração e quedevem ser mantidos, visando a um processo detriagem que estabelecerá a eliminação ou oarquivamento definitivo é a função principal doarquivo:a) onomástico.b) permanente.c) especializado.d) intermediário.e) estratégico.

11. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmaçãosobre arquivos apresentada abaixo:( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento queatenda às suas necessidades específicas.( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que nãosão complementares.( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudarde acordo com a idade do arquivo.( ) Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualqueruma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os deterceira idade.A ordem correta é:a) V – V – F – V.b) V – V – F – F.c) V – F – V – V.d) F – F – V – F.e) F – V – F – V.

11. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmaçãosobre arquivos apresentada abaixo:( V ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento queatenda às suas necessidades específicas.( F) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que nãosão complementares.( V ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudarde acordo com a idade do arquivo.( V ) Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualqueruma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os deterceira idade.A ordem correta é:a) V – V – F – V.b) V – V – F – F.c) V – F – V – V.d) F – F – V – F.e) F – V – F – V.

12. Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivosintermediários:a) Devem necessariamente ser conservados próximos aosescritórios.b) Devem disponibilizar seus documentos para consultasfrequentes.c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou“arquivo morto”.d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico emcaráter permanente.e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis,apesar de menos consultados.

12. Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivosintermediários:a) Devem necessariamente ser conservados próximos aosescritórios.b) Devem disponibilizar seus documentos para consultasfrequentes.c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou“arquivo morto”.d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico emcaráter permanente.e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis,apesar de menos consultados.

13. As atas das sessões ordinárias dos ConselhosSuperiores da universidade federal, dos anos de1973 a 1985, formam um conjunto documental quedeve ser organizado e armazenado adequadamenteno arquivo:a) especial.b) especializado.c) permanente.d) corrente.e) jurídico.

13. As atas das sessões ordinárias dos ConselhosSuperiores da universidade federal, dos anos de1973 a 1985, formam um conjunto documental quedeve ser organizado e armazenado adequadamenteno arquivo:a) especial.b) especializado.c) permanente.d) corrente.e) jurídico.

14. Os documentos de segunda idade são aqueles:a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimentoe o seu funcionamento.b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razãoda frequência com que são consultados.c) que aguardam em depósito de armazenamentotemporário sua destinação final.d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à suaguarda e acesso ao público.e) reunidos de acordo com um critério de arranjopreestabelecido.

14. Os documentos de segunda idade são aqueles:a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimentoe o seu funcionamento.b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razãoda frequência com que são consultados.c) que aguardam em depósito de armazenamentotemporário sua destinação final.d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à suaguarda e acesso ao público.e) reunidos de acordo com um critério de arranjopreestabelecido.

Capítulo 3

Classificação dos Arquivos e dos Documentos

Os arquivos possuem inúmeras características e podem ser classificados de acordo com:

• As entidades mantenedoras;• Os estágios de sua evolução;• A extensão de sua atuação;• A natureza dos documentos.

QUANTO À EXTENSÃO

•Setorial – originados em um setordeterminado da instituição.

•Geral – formado por documentosoriundos dos arquivos setoriais.

☺Não se esqueça:

Arquivos descentralizados – documentos em diversos locais.Exemplo: arquivos setoriais. Arquivos centralizados – documentos

concentrados em um determinado local.Exemplo: arquivo central (geral), arquivo intermediário.

QUANTO AO CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

a) Arquivos Correntes – ativos-dinâmicos –administrativos – 1ª idade.

b) Arquivos Intermediários – semi-ativo –2ª idade.

c) Arquivo Permanente – Histórico – 3ª idade.

QUANTO AOS VALORES DOS DOCUMENTOS

a)Valor Primário (uso administrativo, razão da criação do documento);

b)Valor Secundário (Probatório ou Informativo: estudo ou pesquisa).

QUANTO AO ÓRGÃO PRODUTOR

a)Públicob)Privados Institucionais: escolas, igrejas, clubes. Comerciais: empresas, companhias. Pessoais: fotos de família, cartas.

QUANTO AO ACESSO

a)Franqueados – aberto ao públicob)Restritos – referentes à

segurança nacional (militares)c) Confidenciais – somente pessoas

credenciadas

QUANTO À NATUREZA

a)Especiais (material especial) –CD, fitas, microfilmes, fotografias, etc.

b)Especializados (técnicos) –arquivo médico, de engenharia, etc.

QUANTO À FINALIDADE

a)Funcionais – 1ª e 2ª idadesb)Culturais – 3ª idade

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

• Criação e recepção por uma entidade: produção dodocumento pela entidade, coleção de manuscritos históricosreunidos por uma pessoa, não são considerados arquivos.

• Autenticidade: qualidade que reconhece sua proveniência.• Naturalidade: os documentos se acumulam de maneira

contínua, progressiva e estruturada, naturalmente no dia-a-dia.

• Inter-relacionamento: organicidade; é o que liga umdocumento a outro no arquivo, formando o conjunto queretrata o órgão.

• Unicidade: exemplar único, ou com poucas cópias.• Princípio da legalidade: os registros arquivísticos são provas

confiáveis das ações a que se referem. (Art. 37, CF/88)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

O gênero; A espécie; A natureza do assunto.

Quanto ao Gênero

a) Textuais – ofícios, atas, etc.b) Audiovisuais – CD, DVD, discos, fitas, etc.c) Cartográficos – mapas, maquetes, etc.d) Iconográficos – desenhos, fotos, etc.e) Informáticos (digitais) – MP3, discos

rígidos, disquetes, etc.f) Micrográficos – microfilmes e microfichas

Quanto à espécie

• Atos normativos – leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, etc.

• Atos enunciativos – pareceres, relatórios, etc.• Atos de assentamento – atas, termos, etc.• Atos comprobatórios – certidões, atestados, etc• Atos de ajuste – convênios, contratos, etc.• Atos de correspondência – editais, ofícios,

memorandos, cartas, etc.

Quanto à Natureza do Assunto*NORMA ANTIGA*

• Documento Ostensivo ou Ordinário• Documento Sigiloso (RSAS)a) Ultrassecretob) Secretoc) Confidencial d) Reservado

Quanto à Natureza do AssuntoLei de Acesso à Informação

• Documento Ostensivo ou Ordinário• Documento Sigiloso (RSAS)a) Ultrassecretob) Secretoc) Reservado

Documento Ostensivo: documento cujo acesso é irrestrito.

Documento Sigiloso: aquele que, porsua natureza, deva ser de conhecimentorestrito e, portanto, requer medidasespeciais de salvaguardar sua custódia edivulgação. (RSAS)

Prazos de duração da classificação dos documentos

NORMA ANTIGAGrau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevidoUltrassecreto Máximo de 30 anos/

+ 30Acarreta dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do estado.

Secreto Máximo de 20 anos/ + 20

Acarreta dano grave à segurança da sociedade e do estado.

Confidencial Máximo de 10 anos/ +10

Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado.

Reservado Máximo de 5 anos/ +5

Revelação não autorizada de dados ou informações podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Prazos de duração da classificação dos documentos

Lei de Acesso à InformaçãoGrau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevidoUltrassecreto Máximo de 25 anos/

renovável uma única vez (+25)

Acarreta dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do estado.

Secreto Máximo de 15 anos Acarreta dano grave à segurança da sociedade e do estado.

Reservado Máximo de 5 anos Revelação não autorizada de dados ou informações podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Conceitos importantes Classificação: ato de atribuir um grau de

sigilo ao documento. Todo documentoclassificado é um documento sigiloso. Reclassificação: quando atribui-se a um

documento já sigiloso novo grau de sigilo.Todo documento reclassificado é sigiloso. Desclassificação: ato de se retirar o grau de

sigilo de um documento. Um documentodesclassificado será, obrigatoriamente, umdocumento ostensivo ou ordinário.

LAILei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011

* Essa norma entrou em vigor em 16 demaio de 2012 e criou mecanismos quepossibilitam, a qualquer pessoa, física oujurídica, sem necessidade de apresentarmotivo, o recebimento de informaçõespúblicas dos órgãos e entidades.

Principais Aspectos

• Acesso é a regra, o sigilo a exceção (divulgação máxima);• Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a

informação (não exigência de motivação);• Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas

(limitação de exceções);• Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de

reprodução (gratuidade da informação);• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e

geral (transparência ativa);• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à

informação (transparência passiva).

Abrangência• A Lei vale para os três Poderes da União,

Estados, Distrito Federal e Municípios,inclusive aos Tribunais de Contas e MinistérioPúblico.

• Entidades privadas sem fins lucrativostambém são obrigadas a dar publicidade ainformações referentes ao recebimento e àdestinação dos recursos públicos por elasrecebidos.

Exceções

• Dados pessoais: são aquelas informaçõesrelacionadas a uma determinada pessoa. Seutratamento deve ser feito de forma transparentee com respeito a intimidade, vida privada, honrae imagem, bem como a liberdades e garantiasindividuais. As informações pessoais não sãopúblicas e terão seu acesso restrito. Elas podemser acessadas pelos próprios indivíduos e, porterceiros, apenas em casos excepcionaisprevistos na Lei.

Exceções

• Informações classificadas como sigilosas: sãoaquelas que a divulgação possa colocar em riscoa segurança da sociedade (vida, segurança,saúde da população) ou do Estado (soberanianacional, relações internacionais, atividades deinteligência). Por isso, apesar de serem públicas,o acesso a elas deve ser restringido por meio daclassificação da autoridade competente.

Exceções

• Informações sigilosas com base em outras leis:são aquelas informações protegidas por outraslegislações, tais como os sigilos bancário, fiscal eindustrial.

“A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver.”

Marcação do Documento Classificado

SECRETO

3/8

"Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dosmesmos." (§ 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.)

SECRETO

Dec. 4553, Art. 20, § 1º:“As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.”

SECRETO

3/8

"Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penaisdecorrentes da eventual divulgação dos mesmos." (§ 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.)

SECRETO

Marcação do Documento Classificado

"Todo aquele que tiverconhecimento (...) deassuntos sigilosos ficasujeito às sançõesadministrativas, civis epenais decorrentes daeventual divulgação dosmesmos." (§ 1º do Art.37 do Decreto nº 4.553,de 27 de dezembro de2002.)

SECRETO

3/8

"Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penaisdecorrentes da eventual divulgação dos mesmos." (§ 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.)

SECRETO

Marcação do Documento Classificado

Os documentos sigilosos despachados devem ser acondicionados em invólucros duplos. Somente o invólucro interno deve conter o grau de sigilo.

O acondicionamento adequado dificulta adulterações e o acesso não autorizado.

Proteção no Envio e no RecebimentoOrientações

EXERCÍCIOS

1. Desclassificação ocorre quando um documento é:a) liberado de restrições de acesso.b) colocado na pasta “Diversos” ou “Miscelânea”.c) misturado a outros, durante o arranjo.d) ordenado por assunto.

1. Desclassificação ocorre quando um documento é:a) liberado de restrições de acesso.b) colocado na pasta “Diversos” ou “Miscelânea”.c) misturado a outros, durante o arranjo.d) ordenado por assunto.

2. O contrato de aluguel, comodocumento, é exemplo de:a) gênero.b) tipo.c) formato.d) espécie.e) forma.

2. O contrato de aluguel, comodocumento, é exemplo de:a) gênero.b) tipo.c) formato.d) espécie.e) forma.

3. Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser:a) manuscritos – datilografados – impressos –informáticos.b) textuais – cartográficos – gráficos – impressos.c) escritos ou textuais – cartográficos –iconográficos – filmográficos – sonoros –micrográficos – informáticos.d) públicos e privados.e) particular – oficial – público – coletivo.

3. Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser:a) manuscritos – datilografados – impressos –informáticos.b) textuais – cartográficos – gráficos – impressos.c) escritos ou textuais – cartográficos –iconográficos – filmográficos – sonoros –micrográficos – informáticos.d) públicos e privados.e) particular – oficial – público – coletivo.

4. Os documentos de arquivo podem sercaracterizados segundo seu aspecto formal edefinidos em razão da natureza dos atos que lhesderam origem, bem quanto à forma de registro dosatos. Estas características sinalizam:a) o gênero.b) a organicidade.c) a espécie.d) o tipo.e) a unicidade.

4. Os documentos de arquivo podem sercaracterizados segundo seu aspecto formal edefinidos em razão da natureza dos atos que lhesderam origem, bem quanto à forma de registro dosatos. Estas características sinalizam:a) o gênero.b) a organicidade.c) a espécie.d) o tipo.e) a unicidade.

5. Quanto à entidade produtora, os arquivosse classificam em:a) públicos e privados.b) históricos e probatórios.c) comerciais e institucionais.d) públicos e comerciais.e) privados e institucionais

5. Quanto à entidade produtora, os arquivosse classificam em:a) públicos e privados.b) históricos e probatórios.c) comerciais e institucionais.d) públicos e comerciais.e) privados e institucionais

6. Dados ou informações cujo conhecimentoirrestrito ou divulgação possam acarretar qualquerrisco à segurança da sociedade e do Estado, bemcomo aqueles necessários ao resguardo dainviolabilidade da intimidade, da vida privada, dahonra e da imagem das pessoas são consideradosoriginalmente:a) ostensivos.b) sigilosos.c) reservados.d) confidenciais.e) secretos.

6. Dados ou informações cujo conhecimentoirrestrito ou divulgação possam acarretar qualquerrisco à segurança da sociedade e do Estado, bemcomo aqueles necessários ao resguardo dainviolabilidade da intimidade, da vida privada, dahonra e da imagem das pessoas são consideradosoriginalmente:a) ostensivos.b) sigilosos.c) reservados.d) confidenciais.e) secretos.

7. Os prazos de classificação segundo o grau desigilo poderão, de acordo com a legislação em vigor,ser prorrogados da seguinte forma:a) duas vezes, por igual período.b) quantas vezes forem necessárias, por igual período.c) uma vez, por igual período se ultrassecreto.d) indefinidamente.e) três vezes, por igual período.

7. Os prazos de classificação segundo o grau desigilo poderão, de acordo com a legislação em vigor,ser prorrogados da seguinte forma:a) duas vezes, por igual período.b) quantas vezes forem necessárias, por igual período.c) uma vez, por igual período se ultrassecreto.d) indefinidamente.e) três vezes, por igual período.

8. São considerados arquivos especiais aqueles que:a) têm sob sua custódia os documentos resultantesda experiência humana num campo específico.b) têm sob sua custódia os documentos resultantesda política arquivística.c) têm sob sua guarda documentos em diferentestipos de suportes.d) têm sob sua guarda documentos resultantes doprocesso de avaliação.e) têm sob sua custódia documentos resultantes doprocesso de classificação.

8. São considerados arquivos especiais aqueles que:a) têm sob sua custódia os documentos resultantesda experiência humana num campo específico.b) têm sob sua custódia os documentos resultantesda política arquivística.c) têm sob sua guarda documentos em diferentestipos de suportes.d) têm sob sua guarda documentos resultantes doprocesso de avaliação.e) têm sob sua custódia documentos resultantes doprocesso de classificação.

9. Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:a) ultrassecretos, históricos, oficiais e reservados.b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados.c) ultrassecretos, secretos e reservados.d) oficiais, históricos, secretos e reservados.e) secretos, históricos, confidenciais e reservados.

9. Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:a) ultrassecretos, históricos, oficiais e reservados.b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados.c) ultrassecretos, secretos e reservados.d) oficiais, históricos, secretos e reservados.e) secretos, históricos, confidenciais e reservados.

10. A definição técnica de “espécie” é a configuração que assume um documento de acordo com:a) o sistema de signos utilizados na comunicação.b) a atividade que o gerou.c) o material sobre o qual as informações são geradas.d) a disposição e a natureza das informações.e) a preparação e transmissão das informações.

10. A definição técnica de “espécie” é a configuração que assume um documento de acordo com:a) o sistema de signos utilizados na comunicação.b) a atividade que o gerou.c) o material sobre o qual as informações são geradas.d) a disposição e a natureza das informações.e) a preparação e transmissão das informações.

11. Partituras, desenhos e cartazes são classificadoscomo documentos do seguinte gênero:a) audiovisual.b) ideográfico.c) iconográfico.d) simbológico.

11. Partituras, desenhos e cartazes são classificadoscomo documentos do seguinte gênero:a) audiovisual.b) ideográfico.c) iconográfico.d) simbológico.

12. De acordo com a nova legislação dos arquivospúblicos, os documentos considerados secretos têmos seguintes prazos, em anos, de sigilo e deprorrogação:a) 50 por mais 20.b) 30 por mais 30.c) 25 por mais 10.d) 20 por mais 05.e) 15 improrrogáveis.

12. De acordo com a nova legislação dos arquivospúblicos, os documentos considerados secretos têmos seguintes prazos, em anos, de sigilo e deprorrogação:a) 50 por mais 20.b) 30 por mais 30.c) 25 por mais 10.d) 20 por mais 05.e) 15 improrrogáveis.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).Documentos do gênero cartográfico incluem:1. litogravuras.2. cartazes.3. perfis.4. plantas.5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).Documentos do gênero cartográfico incluem:1. litogravuras. E2. cartazes. 3. perfis. 4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).Documentos do gênero cartográfico incluem:1. litogravuras. E2. cartazes. E3. perfis. 4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).Documentos do gênero cartográfico incluem:1. litogravuras. E2. cartazes. E3. perfis. C4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).Documentos do gênero cartográfico incluem:1. litogravuras. E2. cartazes. E3. perfis. C4. plantas. C5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado).Documentos do gênero cartográfico incluem:1. litogravuras. E2. cartazes. E3. perfis. C4. plantas. C5. desenhos. E

14. Quanto à características dos arquivos setoriais,é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.2. permitem realizar a distribuição interna dedocumentos na instituição.3. são, essencialmente, arquivos correntes.4. podem descartar documentos.5. realizam recolhimentos periódicos dedocumentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais,é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.C2. permitem realizar a distribuição interna dedocumentos na instituição.3. são, essencialmente, arquivos correntes.4. podem descartar documentos.5. realizam recolhimentos periódicos dedocumentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais,é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.C2. permitem realizar a distribuição interna dedocumentos na instituição. E3. são, essencialmente, arquivos correntes.4. podem descartar documentos.5. realizam recolhimentos periódicos dedocumentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais,é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.C2. permitem realizar a distribuição interna dedocumentos na instituição. E3. são, essencialmente, arquivos correntes. C4. podem descartar documentos.5. realizam recolhimentos periódicos dedocumentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais,é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.C2. permitem realizar a distribuição interna dedocumentos na instituição. E3. são, essencialmente, arquivos correntes. C4. podem descartar documentos. C5. realizam recolhimentos periódicos dedocumentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais,é correto afirmar que eles:1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.C2. permitem realizar a distribuição interna dedocumentos na instituição. E3. são, essencialmente, arquivos correntes. C4. podem descartar documentos. C5. realizam recolhimentos periódicos dedocumentos ao arquivo central. E

15. Consubstanciam-se como especializadosos arquivos:1. médicos.2. de engenharia.3. audiovisuais.4. iconográficos.5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializadosos arquivos:1. médicos. C2. de engenharia.3. audiovisuais.4. iconográficos.5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializadosos arquivos:1. médicos. C2. de engenharia. C3. audiovisuais.4. iconográficos.5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializadosos arquivos:1. médicos. C2. de engenharia. C3. audiovisuais. E4. iconográficos.5. de grandes dimensões.

15 Consubstanciam-se como especializados osarquivos:1. médicos. C2. de engenharia. C3. audiovisuais. E4. iconográficos. E5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializadosos arquivos:1. médicos. C2. de engenharia. C3. audiovisuais. E4. iconográficos. E5. de grandes dimensões. E

16. A classificação dos documentos de arquivo em“textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou“iconográfico” implica definição:a) da espécie documental.b) da forma do documento.c) do formato do documento.d) do gênero documental.e) do tipo documental.

16. A classificação dos documentos de arquivo em“textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou“iconográfico” implica definição:a) da espécie documental.b) da forma do documento.c) do formato do documento.d) do gênero documental.e) do tipo documental.

17. Quanto à natureza do assunto, osdocumentos podem ser classificados em:a) públicos e privados.b) ostensivos ou sigilosos.c) correntes e permanentes.d) tipológicos diplomáticos.e) administrativos e históricos.

17. Quanto à natureza do assunto, osdocumentos podem ser classificados em:a) públicos e privados.b) ostensivos ou sigilosos.c) correntes e permanentes.d) tipológicos diplomáticos.e) administrativos e históricos.

Capítulo 4

Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/Atividades

dos Arquivos Correntes

Organização e administração de arquivos

• Apoio da cúpula organizacional;• Trabalho em equipe;• Pessoal treinado de forma adequada;• Métodos e sistemas de arquivamento

eficazes;• Espaço físico compatível com o acervo

existente.

DICA DE PROVA:

Etapas para a organização e administração dos arquivos:

1º) levantamento de dados;2º) análise dos dados coletados;3º) planejamento;4º) execução ou implantação e acompanhamento.

Levantamento de dados(através de questionários e entrevistas)• Frequência de consulta ao acervo;• Localização física dos arquivos;• Formas de acondicionamento;• Existência de documentos sigilosos;• Mobiliário utilizado;• Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);• Pessoal responsável pela documentação;• Métodos de arquivamento utilizados;• Tipos de formulários;• Procedimentos para empréstimos de documentos, etc.

DICA DE PROVA:

→ Procedimento inicial quando nos deparamoscom documentos desorganizados, sem critériosde arquivamento:

Levantamento da produção documental.

Análise dos dados coletados

→ É feito um diagnóstico da situação documental.

Diagnóstico

É a análise detalhada dos aspectosrelacionados ao funcionamento do arquivoda instituição, de forma a identificar asfalhas ou lacunas existentes, permitindo aadoção de medidas que visem aumentar aeficiência do mesmo.

O diagnóstico proporciona ao arquivista informações como:

1. Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar, etc.);2. Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);3. Condições de armazenamento;4. Estado de conservação do documento;5. Espaço físico ocupado;6. Volume documental;7. Controle de empréstimos (frequência de consultas);8. Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade,

formação profissional);9. Acesso à informação;10. Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,

cartográficos, etc.);11. Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento

adotados);12. Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

Diagnósticos

Análise qualitativa: qualidade do documento.

Análise quantitativa: quantidade do acervo arquivístico.

Planejamento

propor soluções para eliminar osproblemas encontrados na análise; fazer um “plano arquivístico”; elaboração de um cronograma de

trabalho.

Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo:

• O arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição;

• Órgão capacitado para coordenar os serviços de arquivo;• Adoção de métodos eficientes de arquivamento;• Estabelecimento de regras de funcionamento dos

arquivos e do protocolo;• Instalações e equipamentos que atendam aos objetivos

propostos;• Arquivos intermediários e permanente (se necessário);• Recursos humanos (pessoal habilitado e suficiente);• Recursos financeiros (verbas suficientes).

Tipos de arquivamento

Horizontal – documentos uns sobre osoutros (caixas ou estantes), mais usadoem arquivos permanentes ou de custódia;

Vertical – documentos uns ao lado dosoutros; consulta mais ágil. Mais utilizadonos arquivos corrente (ocupam menorespaço, fácil de executar, econômicos).

Rotativo - meio eletrônico.

Material de arquivo

• De consumo – pasta, ficha, guia divisória,tira de inserção, etc. (menor durabilidade);

• Permanente – arquivos, armário de aço,estante, fichário, etc. (maior durabilidade).

DICA DE PROVA:

→ O termo “acessório” deve ser associado amaterial de consumo.Exemplo de acessórios de arquivo: ficha, guiadivisória, etc.

Comentário sobre as guias:

Função primária – indica a 1ª divisão de uma gaveta (ex.: M)das secundária – subdivisão da primária (ex.: MA)guias subsidiária – subdivisão da secundária (ex.: MAR)

especial – mostra a localização de um nome ou assuntomuito pedido (ex.: Marilena, marcenaria)

Obs.: - identifica-se a função das guias pela sua notação;- projeção: saliência na parte superior da guia divisória.

Correspondências

→ De acordo com a terminologia arquivística,correspondência é a comunicação escrita,recebida (passiva) ou expedida (ativa),apresentada sob várias formas (cartas, ofícios,memorandos, entre outras), podendo serinterna ou externa, oficial ou particular,ostensiva ou sigilosa.

Comentários

1º) Já vimos no Capítulo 3 o que é adocumentação ostensiva (acesso pleno) ousigilosa (acesso restrito);

2º) Comunicação escrita pertence ao gênero“textual”;

3º) Exemplos de correspondências internas:memorandos, circulares, etc.

4º) Exemplos de correspondências externas:ofícios, telegramas, etc.

Tipos de correspondência

→ Existem vários tipos de correspondênciasutilizadas pela Administração Pública, dentreelas, as mais importantes estão destacadas noManual de Redação Oficial da Presidência daRepública. (vide apostila)

Atividades dos arquivos correntes

protocolo expedição arquivamento empréstimo e consulta

Protocolo(definição)

• Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso;

• Número de registro dado ao documento;• Livro de registro de documentos recebidos

e/ou expedidos.

Divisão do Protocolo

Recebimento e classificação; Registro e movimentação.

→ ligado às atividades de controle.

Atividades de Protocolo

• Recebimento;• Classificação;• Registro;• Autuação;• Distribuição;• Movimentação (trâmite, fluxo);• Expedição.

Protocolo → entrada de documentos

Expedição → saída de documentos

Arquivamento na fase corrente

Etapas:• Inspeção • Análise• Ordenação• Arquivamento

Empréstimo e consulta

assinatura de um recibo

uso da guia-fora

→ Prazo de empréstimo: até 10 dias→ “Follow-up”: fichários de lembrete de

controle de prazo de empréstimo.

EXERCÍCIOS

1. As atividades típicas do protocolo não incluem o(a):a) recebimento de correspondência.b) abertura de processo.c) distribuição de documentos.d) preparação de instrumentos de descrição.

1. As atividades típicas do protocolo não incluem o(a):a) recebimento de correspondência.b) abertura de processo.c) distribuição de documentos.d) preparação de instrumentos de descrição.

2. São rotinas dos serviços de protocolo:a) recebimento de correspondência e elaboração deinventários topográficos da documentação.b) autuação de processos e reprodução do materiala ser descartado.c) coordenação de equipes de avaliação eelaboração de tabelas de temporalidade.d) ações de conservação preventiva e montagem deguia do acervo.e) distribuição de correspondência e controle detramitação dos documentos.

2. São rotinas dos serviços de protocolo:a) recebimento de correspondência e elaboração deinventários topográficos da documentação.b) autuação de processos e reprodução do materiala ser descartado.c) coordenação de equipes de avaliação eelaboração de tabelas de temporalidade.d) ações de conservação preventiva e montagem deguia do acervo.e) distribuição de correspondência e controle detramitação dos documentos.

3. O arquivista desenvolve as atividades de separaros documentos recebidos em oficial ostensivo ousigiloso e particular, além de analisar e determinaro assunto do documento, atribuindo-lhe um códigonumérico de referência e assim por diante. Essasatividades são próprias de:a) protocolo.b) arranjo.c) descrição.d) arquivo.e) destinação.

3. O arquivista desenvolve as atividades de separaros documentos recebidos em oficial ostensivo ousigiloso e particular, além de analisar e determinaro assunto do documento, atribuindo-lhe um códigonumérico de referência e assim por diante. Essasatividades são próprias de:a) protocolo.b) arranjo.c) descrição.d) arquivo.e) destinação.

4. O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de:a) arquivo e microfilmagem.b) registro e movimentação.c) transferência e recolhimento.d) destinação e custódia.e) codificação e transposição.

4. O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de:a) arquivo e microfilmagem.b) registro e movimentação.c) transferência e recolhimento.d) destinação e custódia.e) codificação e transposição.

5. A secretaria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:a) física.b) especial.c) subsidiária.d) dentro.e) fora.

5. A secretaria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:a) física.b) especial.c) subsidiária.d) dentro.e) fora.

6. A saliência que fica na parte superior daguia é denominada:a) guia divisória.b) projeção.c) notação.d) jaqueta.e) ilhó.

6. A saliência que fica na parte superior daguia é denominada:a) guia divisória.b) projeção.c) notação.d) jaqueta.e) ilhó.

7. Quanto ao gerenciamento da informação,assinale a opção em que todas as atividadesapresentadas, referentes a documentos e processos,são de responsabilidade do setor de protocolo:a) autuação, encaminhamento e arquivamento.b) recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição.c) classificação, descrição, arquivamento e expedição.d) registro, classificação, destinação e avaliação.e) autuação, registro, organização e descrição.

7. Quanto ao gerenciamento da informação,assinale a opção em que todas as atividadesapresentadas, referentes a documentos e processos,são de responsabilidade do setor de protocolo:a) autuação, encaminhamento e arquivamento.b) recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição.c) classificação, descrição, arquivamento e expedição.d) registro, classificação, destinação e avaliação.e) autuação, registro, organização e descrição.

8. O registro e o controle dos documentos devemser realizados por meio de:a) requerimento.b) memorando.c) carta.d) protocolo.e) ofício.

8. O registro e o controle dos documentos devemser realizados por meio de:a) requerimento.b) memorando.c) carta.d) protocolo.e) ofício.

9. São considerados acessórios de um arquivo:a) sistema alfanumérico.b) arquivo rotativo.c) fichários.d) guias.

9. São considerados acessórios de um arquivo:a) sistema alfanumérico.b) arquivo rotativo.c) fichários.d) guias.

10. O sistema de vigilância contínua que visafornecer um controle eficaz de informações eprovidências a serem tomadas em datasdeterminadas é conhecido como:a) follow-up.b) alfanumérico.c) variadex.d) alfabético.

10. O sistema de vigilância contínua que visafornecer um controle eficaz de informações eprovidências a serem tomadas em datasdeterminadas é conhecido como:a) follow-up.b) alfanumérico.c) variadex.d) alfabético.

11. O registro no protocolo da saída dacorrespondência e demais documentos é oprocedimento relativo à fase de:a) recepção de correspondência.b) expedição de correspondência.c) arquivamento de correspondência.d) recebimento de correspondência.

11. O registro no protocolo da saída dacorrespondência e demais documentos é oprocedimento relativo à fase de:a) recepção de correspondência.b) expedição de correspondência.c) arquivamento de correspondência.d) recebimento de correspondência.

12. Entre as atividades apresentadas a seguir,assinale aquela que não corresponde a umaatividade desenvolvida nos serviços deprotocolo:a) registro.b) avaliação.c) autuação.d) expedição.e) recebimento.

12. Entre as atividades apresentadas a seguir,assinale aquela que não corresponde a umaatividade desenvolvida nos serviços deprotocolo:a) registro.b) avaliação.c) autuação.d) expedição.e) recebimento.

13. Por diagnóstico de arquivos entende-se:a) o recolhimento da massa documental acumulada.b) a elaboração de planos de destinação de documentos.c) a execução das determinações das tabelas detemporalidade.d) a aplicação das normas ISAD(G).e) a análise das informações básicas sobre arquivos.

13. Por diagnóstico de arquivos entende-se:a) o recolhimento da massa documental acumulada.b) a elaboração de planos de destinação de documentos.c) a execução das determinações das tabelas detemporalidade.d) a aplicação das normas ISAD(G).e) a análise das informações básicas sobre arquivos.

14. Ao setor de protocolo cabe, entre outrasatribuições, receber os documentos e promover:a) sua destinação e transferência.b) seu registro e movimentação.c) sua redação e classificação.d) seu recolhimento e arquivamento.e) sua certificação e encaminhamento.

14. Ao setor de protocolo cabe, entre outrasatribuições, receber os documentos e promover:a) sua destinação e transferência.b) seu registro e movimentação.c) sua redação e classificação.d) seu recolhimento e arquivamento.e) sua certificação e encaminhamento.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). Asetapas de trabalho a serem desenvolvidas, visandoa organização e administração de arquivos,incluem o(a):1. planejamento.2. descrição de acervos.3. implantação e acompanhamento.4. levantamento de dados.5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). Asetapas de trabalho a serem desenvolvidas, visandoa organização e administração de arquivos,incluem o(a):1. planejamento. C2. descrição de acervos.3. implantação e acompanhamento.4. levantamento de dados.5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). Asetapas de trabalho a serem desenvolvidas, visandoa organização e administração de arquivos,incluem o(a):1. planejamento. C2. descrição de acervos. E3. implantação e acompanhamento.4. levantamento de dados.5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). Asetapas de trabalho a serem desenvolvidas, visandoa organização e administração de arquivos,incluem o(a):1. planejamento. C2. descrição de acervos. E3. implantação e acompanhamento. C4. levantamento de dados.5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). Asetapas de trabalho a serem desenvolvidas, visandoa organização e administração de arquivos,incluem o(a):1. planejamento. C2. descrição de acervos. E3. implantação e acompanhamento. C4. levantamento de dados. C5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). Asetapas de trabalho a serem desenvolvidas, visandoa organização e administração de arquivos,incluem o(a):1. planejamento. C2. descrição de acervos. E3. implantação e acompanhamento. C4. levantamento de dados. C5. elaboração de instrumentos de pesquisa.E

Capítulo 5

Métodos de Arquivamento

Classes

• Básicos

• Padronizados

Métodos básicos Alfabético – principal elemento: nome; Geográfico – local ou procedência; Numérico – número;

- simples- cronológico- dígito-terminal Ideográfico – assunto.

- alfabético (enciclopédico/dicionário)- numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada)

Métodos padronizados

• Variadex (colorido)• Automático• Soundex• Mneumônico• Rôneo→ Não são cobrados em concursos de nível médio.

Sistemas de arquivamento

Direto – busca direta, sem auxílio de índice (método alfabético e geográfico);

Indireto – necessário utilizar um índice alfabético (métodos numéricos).

Método Alfabético

• É o mais simples e prático;• Elemento principal é o nome (arquivo

onomástico)• Fichas ou pastas em ordem alfabética

(regras de alfabetação)

Método Alfabético

utiliza um nome do documento; organiza-se de forma alfabética; utiliza-se todas as letras do nome; método direto (não usa índices).

Vantagens X Desvantagens

Vantagens • Rapidez na informação;• Custo baixo;• Sistema direto;• Fácil implantação.

Desvantagens • Maior incidência de

erros de arquivamento.

Regras de ordenação(Alfabetação)

Letra por letra

DEL PRETE, AlfredoDE PENEDO, Carlos

(as letras D e E se repetem. O L vem antes do P)

Palavra por palavra

DE PENEDO, CarlosDEL PRETE, Alfredo

(o DE é mais reduzido que o DEL)

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1. Nomes de pessoas físicas – último sobrenome e depois o prenome

Frank MenezesEdson Pereira dos SantosMarcos Roberto Araújo da SilvaArquivam-se:Menezes, FrankSantos, Edson Pereira dosSilva, Marcos Roberto Araújo da

Sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.Carmem Corrêa MirandaFábio Corrêa MirandaDaniele Firme MirandaVeneza Firme MirandaArquivam-se:Miranda, Carmem CorrêaMiranda, Daniele FirmeMiranda, Fábio CorrêaMiranda, Veneza Firme

2. Sobrenomes compostos ou ligados por hífen não se separam.Joaquim da Boa MorteCamilo Castelo BrancoHeitor Villa-LobosArquivam-se:Boa Morte, Joaquim daCastelo Branco, CamiloVilla-Lobos, Heitor

3. Santa, Santo ou São – regra dos sobrenomes compostos.Ricardo Santa RitaJoão do Santo CristoJosé Carlos São PauloArquivam-se:Santa Rita, RicardoSanto Cristo, João doSão Paulo, José Carlos

4. Iniciais abreviativas de prenomes têm precedênciaE. SilvaEstevão SilvaEveraldo SilvaArquivam-se:Silva, E.Silva, EstevãoSilva, Everaldo

5. Artigos e preposições não são consideradosPedro de AlmeidaRicardo d’ AndradeLúcia de CâmaraArnaldo do CoutoArquivam-se:Almeida, Pedro deAndrade, Ricardo d’Câmara, Lúcia daCouto, Arnaldo do

Ou ainda;

José Ferreira SilvaJosé dos Santos SilvaArquivam-se:Silva, José FerreiraSilva, José dos Santos Observe que a partícula dos não foi

considerada no momento em que os nomes foram organizados.

6. Grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome.

Edison Miranda JúniorOsório Miranda NetoMárcio Cerqueira SobrinhoArquivam-se:Cerqueira Sobrinho, MárcioMiranda Júnior, EdisonMiranda Neto, Osório

7. Títulos não são considerados

Ministro Jorge CardosoProfessor Carlos FernandesCoronel Émerson PontesDoutor Raimundo TorresArquivam-se:Cardoso, Jorge (Ministro)Fernandes, Carlos (Professor)Pontes, Émerson (Coronel)Torres, Raimundo (Doutor)

8. Nomes estrangeiros (último sobrenome) exceto nomes espanhóis e orientais.

George Walker BushCharles ChaplinAdolf HitlerArquivam-se:Bush, George WalkerChaplin, CharlesHitler, Adolf

9. Partículas dos nomes estrangeiros

São consideradas quando iniciadas com letra maiúscula.

Pepino di Capri............CAPRI, Pepino diSandra De Penedo.......DE PENEDO, Sandra

10. Nomes espanhóis (penúltimo sobrenome – sobrenome de família do pai)

Enrico Gutierrez SalazarMaria Pereira de la FuentePablo Puentes HernandezArquivam-se:Gutierrez Salazar, EnricoPereira de la Fuente, MariaPuentes Hernandez, Pablo

11. Nomes orientais – são registrados como se apresentamLi Yutang (chinês)Osama Bin Laden (árabe)Sasazaki Yonoyama (japonês)Arquivam-se:Li YutangOsama Bin LadenSasazaki Yonoyama

12. Firmas e empresas (como se apresentam, não se considerando os artigos e preposições)

EmbratelAntônio Silva & Cia.Fundação BradescoA TentaçãoThe Washington PostCompanhia Petrolífera NacionalAssociação dos JornalistasAssociação Educacional do DFEl País

Arquivam-se:

Antônio Silva & Cia.Associação Educacional do DFAssociação dos JornalistasCompanhia Petrolífera NacionalEmbratelFundação BradescoPaís (El)Tentação (A)Washington Post (The)

13. Títulos de congressos, conferências,reuniões, etc. os números deverão aparecerno fim, entre parênteses.II Encontro Nacional de ArquivistasQuinto Congresso de Biblioteconomia3º Curso de Ciências ContábeisArquivam-se:Congresso de Biblioteconomia (Quinto)Curso de Ciências Contábeis (3º)Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Método Geográfico

→ Elemento principal: local de procedência(cidade, estado, país)

Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética,fácil de usar.

Desvantagens: duas classificações (local einteressado)

Formas de ordenação

a) Estado – Cidade – Correspondente

b) Cidade – Estado – Correspondente

c) País – Cidade – Correspondente

Ordenação por: Estado-Cidade-Correspondente

→ Ordem alfabética dos estados, priorizando-se as capitais.Bahia – Ilhéus – SANGALO, IveteMinas Gerais – Belo Horizonte – VALENTE, MárioMinas Gerais – Araxá – ARAÚJO, RuthMinas Gerais – Varginha – RIBEIRO, João de SáSão Paulo – Campinas – MESQUITA, Júlia

Comentário:

→ É a forma de ordenação mais cobrada emconcursos; a banca quer avaliar se o candidatosabe que deve-se priorizar a capital do estadoe, se estes forem repetidos, olhamos ascidades; se estas forem repetidas olhamos oscorrespondentes; levando em conta aalfabetação.

Ordenação por: Cidade-Estado-Correspondente

→ Ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais)

Areal – Rondônia – VALENTINI, MárioCarapebus – Rio de Janeiro – CUNHA, SideirIlhéus – Bahia – SILVA, Lucinda daQuissamã – Rio de Janeiro – PINTO, Sérgio DiasRio de Janeiro – Rio de Janeiro – SILVA, Jorge

Ordenação por: País-Cidade-Correspondente

→ Ordem alfabética dos países (a capital deve vir primeiro)

França – Lorena – UnescoPortugal – Lisboa – FERREIRA, ManoelPortugal – Coimbra – ALBUQUERQUE, Joaquim

Método Numérico

numérico simples numérico cronológico numérico dígito-terminal

Característica

• Sistema indireto – deve-se recorrer a umíndice alfabético remissivo para localizar ainformação

Vantagem – erros reduzidos de arquivamento;Desvantagem – exige pesquisa a índices

(sistema indireto)

a) Numérico simples

• Prático e simples;• Pasta arquivada em ordem numérica;• Registro em livro ou ficha;• Nº de pasta mais número sequencial.

b) Numérico cronológico

• Usado em sistemas de protocolo;• Numera-se os documentos e não as

pastas;• Primeiro usa-se ordem cronológica e após,

numérica (data e número)

c) Numérico dígito-terminal

• Elemento principal: número• Usado quando há um volume grande de

documentos;• Três grupos formando pares, lidos da direita para a

esquerda.Ex.: GT GS GP Obs.: Primeiro olhamos o Grupo

32 – 55 – 87 Primário (GP), depois leva-se em

28 – 57 – 87 consideração o Grupo Secundário

03 – 18 – 92 (GS) e por último o Grupo Terciário (GT).

Método Ideográfico

• Alfabético - dicionário- enciclopédico

• Numérico - duplex- decimal- unitermo

Alfabético - Dicionário

→ Rígida ordem alfabética de assuntos

Ex.: Arquivo correnteArquivo intermediárioArquivo permanenteDocumento usado com frequênciaHistóricoPré-arquivoSetorial

Alfabético - Enciclopédico

→ Relação mútua entre os assuntos (geral/específicos). Rígida ordem alfabética.

Ex.: ARQUIVO CORRENTEDocumento usado com frequênciaSetorial

ARQUIVO INTERMEDIÁRIOPré-arquivo

ARQUIVO PERMANENTEHistórico

Numérico - Duplex

→ Os temas são divididos em classes e subclassesEx.: 1 ARQUIVO CORRENTE

1-1 Documento usado com frequência1-2 Setorial2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO2-1 Pré-arquivo3 ARQUIVO PERMANENTE3-1 Histórico

DuplexO agrupamento de assuntos neste

método é feito em classes, tendo capacidadeilimitada. A divisão dos assuntos tambémparte do geral para o específico e as novasclasses podem ser abertas à medida quehouver necessidade.

Atribui aos assuntos divididos em classesuma numeração sequencial e, dentro destasclasses, forma subclasses também ordenadaspor números.

Numérico - Decimal

• Sistema decimal de “Melvil Dewey”, que divide o saber humano em 9 classes principais e uma décima geral.

• Classes de 3 algarismos divididas por ponto• Desvantagens:

- limitação de 10 classes para a classificação;- necessita preparo e muita atenção do arquivista.

000 – Administração Geral100200300400 destinam-se aos assuntos relativos 500 às atividades-fim do órgão.500600700800900 – Assuntos Diversos

A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses:

010 – Organização e funcionamento 020 – Pessoal 030 – Material 040 – Patrimônio 050 – Orçamento e finanças 060 – Documentação e informação 070 – Comunicações 080 – Vaga 090 – Outros assuntos referentes à

Administração Geral

Classes: 0 – Geral1 – Departamento Pessoal2 - Arquivo

Subdivisão da Classe 1:100 DEPARTAMENTO PESSOAL110 Admissão111 Exame médico112 Documentos112.1 Documentos recebidos112.2 Documentos pendentes113 Assinatura de contrato120 Férias130 Demissão200 ARQUIVO... → subdivisão da classe 2

A classe 900 – Assuntos diversos

910 – Solenidades, comemorações, homenagens 920 – Congressos, conferencias, seminários, simpósios,

encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas.

930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos

940 – Visitas e visitantes 990 – Assuntos transitórios 991 – Cartas de apresentação e recomendação 992 – Comunicação e informes 993 – Convites diversos 994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas 995 – Protestos, reivindicações, sugestões 996 – Associações: culturais, de amigos e de servidores 997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas

284

Plano de Classificação

GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamentoSUBGRUPO 022.1 – CursosSÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituiçãoSÉRIE 022.12 – Promovidos por outras

instituiçõesSUBSÉRIE 022.121 – No BrasilSUBSÉRIE 022.122 – No Exterior

285

CLASSE000

Administração Geral

Subclasse010

Organização e funcionamento

Grupo021

Recrutamento e seleção

Subgrupo022.1Cursos

Série022.12

Promovidos por outra instituição

Série022.11

Promovidos pela instituição

Subclasse020

Pessoal

Subclasse030

Material

Grupo022

Aperfeiçoamento e treinamento

Grupo023

Quadros, tabelas e políticas de pessoal

Subgrupo022.2

Estágios

Subsérie022.122

No Exterior

Subsérie022.121No Brasil

Numérico - Unitermo

• Também conhecido por indexação coordenada;

• Analogia;• Fichas em ordem alfabética (ficha índice);• 10 colunas em cada ficha (0 a 9);• Assuntos de um único termo.→ Não é cobrado em concursos de nível médio.

ExercícioMétodo Alfabético

ORDENAÇÃO

( ) Renata Peres de Morais( ) O Popular( ) 17º Campeonato de Futsal( ) Marechal Alberto Castelo Branco( ) Ricardo d’Almeida( ) Jerônimo Carlos São Cristóvão( ) Bill Clinton( ) Liu Chi Watanabe( ) The New York Times( ) Segundo Simpósio de Identificação Militar( ) Carrefour S/A( ) Federico Garcia Lorca( ) Roberto Augusto de Santa Cruz( ) A. Carlos Silva( ) Papelaria Brasil( ) Paulo Cândido Neto( ) Antônio Carlos Silva( ) Professor Weber Artiaga Sousa( ) Coronel Paulo Édison Vieira Júnior( ) XXI Encontro de Professores de Física( ) Raquel Peres de Morais

EXERCÍCIOS

Capítulo 6

Lei nº 8.159, de 08/01/1991 Gestão de DocumentosAvaliação e Destinação

Tabela de Temporalidade

Lei nº 8.159 de 08/01/1991

• Lei mais importante da área arquivística;• Dispõe sobre arquivos públicos e privados

no Brasil;• Muito cobrada em concursos públicos.

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá

outras providências.O PRESIDENTE DA REPÚBLICAFaço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:CAPÍTULO IDISPOSIÇÕES GERAISArt. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial adocumentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, àcultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova einformação.Art. 2º. Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividadesespecíficas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte dainformação ou a natureza dos documentos.Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para guarda permanente. (JÁ CAIU EM PROVA)

Art. 4º. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações deseu interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos queserão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança dasociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, davida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º. A administração pública franqueará a consulta aos documentospúblicos na forma da Lei.

Art. 6º. Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material oumoral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal,civil e administrativa.

CAPÍTULO IIDOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 7º. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.§ 1º. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.§ 2º. A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. (*JÁ CAIU MAIS DE UMA VEZ) Art. 8º. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. (COSTUMA CAIR A DEFINIÇÃO DE UM DELES)§ 1º. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.§ 2º. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.§ 3º. Consideram-se permanentes os conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.Art. 9º. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. (JÁ CAIU EM PROVA)

“Inalienável” é o documento cujos direitos não podem ser transferidos ou cedidos a terceiros, devido ao seu valor secundário.

“Imprescritível”, como o próprio nome nos sugere, é o documento que não é passível de prescrição, pois será preservado para sempre, devido ao seu valor permanente.

CAPÍTULO IIIDOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IVDA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES

ARQUIVÍSTICAS PÚBLICASArt. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.§ 1º. São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.§ 2º. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.§ 3º. São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.§ 4º. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.§ 5º. Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Observa-se, neste artigo, a menção ao Poder Executivo Federal. ISSOJÁ FOI EXPLORADO EM PROVA.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o aceso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V (REVOGADO)DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.§ 1º. Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.§ 2º. O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. (JÁ CAIU EM PROVA)§ 3º. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. (JÁ CAIU EM PROVA)Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAISArt. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.§ 1º. O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. (JÁ CAIU EM PROVA)§ 2º. A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.Brasília, em 08 de janeiro de 1991;

170º da Independência e 103º da República.Fernando Collor

Jarbas Passarinho

Art. 23, Lei 8.159 de 08/01/1991.

§ 1º Os documentos cuja divulgaçãoponha em risco a segurança da sociedadee do Estado, bem como aquelesnecessários ao resguardo dainviolabilidade da intimidade, da vidaprivada, da honra e da imagem daspessoas são originalmente sigilosos.

IPC § 2º O acesso aos documentossigilosos referentes à segurança dasociedade e do Estado será restrito por umprazo máximo de 30 (trinta) anos, a contarda data de sua produção, podendo esseprazo ser prorrogado, por uma única vez,por igual período.

IPC § 3º O acesso aos documentossigilosos referentes à honra e imagem daspessoas será restrito por um prazo máximode 100 (cem) anos, a contar da data de suaprodução. (improrrogável)

CONARQ

Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional.

Define a política nacional de arquivos públicos e privados.

SINAR Função: promover o intercâmbio

permanente entre os arquivos públicos eprivados do país.

Implementa a racionalização dasatividades arquivísticas, de forma agarantir a integridade do ciclo documental

SIGAArt. 1º do Decreto 4.915/2003.

Art. 1º Ficam organizadas sob a forma desistema, com a denominação de Sistema deGestão de Documentos de Arquivo – SIGA, asatividades de gestão de documentos noâmbito dos órgãos e entidades daadministração pública federal.

Gestão de DocumentosConjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes às atividades de produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em

fase corrente e intermediária.Art 3º da Lei 8.159/1991

Gestão de documentos

• Da produção (nascimento)até a

eliminaçãoDestinação final ou

recolhimento

Objetivo

→ garantir, de maneira eficaz, a produção,administração, manutenção e destinação dedocumentos (de forma racional, econômica).

Fases da Produçãogestão Utilização

Destinação

Etapas da Gestão de Documentos

1ª Etapa (Produção) - ato de elaborar os documentos.2ª Etapa (Utilização) - fluxo percorrido pelos

documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa.3ª Etapa (Destinação) - análise, seleção e

fixação de prazos de guarda dos documentos (eliminação ou preservação)

Avaliação e destinação de documentos(Objetivos)

• Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

• Aumentar o índice de recuperação da informação;• Garantir condições de conservação da

documentação de valor permanente;• Conquistar espaço físico;• Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

a avaliação deve ser feita na FASE CORRENTE.

Etapaprimeiro observamos o “VALOR PROBATÓRIO” dos documentos

Competência

Comissão de avaliação e destinação documental.

Comissão Permanente de Avaliação

Responsável por elaborar a Tabela de Temporalidade e aplicá-la nas fases corrente

e intermediária.

Na tarefa de avaliar, devem-se constituirequipes técnicas integradas por profissionais queconheçam a estrutura e o funcionamento dainstituição. Composição:

• Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;

• Autoridade administrativa conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão;

• Profissionais da área jurídica;• Profissional da área financeira;• Profissionais ligados ao campo de conhecimento

de que tratam os documentos (historiador, economista, engenheiro, médico, sociólogo etc.)

Prazo de Guarda dos Documentos

Período em que o documento deve sermantido nos arquivos correntes eintermediários. Não há que se falar em Prazo de Guarda

permanente, uma vez que na 3ª fase nãohá prazo de guarda, o documento éguardado de forma definitiva.

Prazo de guarda(características dos documentos)

• Guarda eventual;• Guarda temporária;• Guarda permanente (não possui prazo de

guarda).

Instrumentos de destinação

Tabela de temporalidade;

Lista de eliminação.

TABELA DE TEMPORALIDADE

Define prazos de guarda e destinaçãode documentos.

Determina os prazos em que osdocumentos devem ser mantidos nosarquivos correntes e intermediários, ourecolhidos aos arquivos permanentes,estabelecendo critérios paramicrofilmagem e eliminação.

Tabela de temporalidade(Principais elementos)

• Tipo e/ou assunto dos documentos;• Período (datas-limites);• Quantificação;• Prazos de retenção (1ª e 2ª idades);• Destinação (transferência, recolhimento,

microfilmagem ou eliminação);• Observações.

322

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

Tabela de Temporalidade

Cód. Assuntodo

Documento

Prazo de Guarda

DestinaçãoFinal

Corrente Intermediário

011.1 Requisição de Material

2 anos - Eliminação

023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminação

045.4 Normas e Regulamentos

5 anos 10 anos Permanente

050.1 Regimento Interno Enquanto vigorar

- Permanente

1ª situação – Cód. 011.1

Fasecorrente

eliminação

FaseIntermed.

eliminação

FasePermanente

2ª situação – Cód 023.2

Fasecorrente

Transferência

Fase Intermed.

eliminação

FasePermanente

3ª situação – Cód. 045.4

FaseCorrente

TransferênciaFase

Intermed.Recolhimento

FasePermanente

4ª situação – Cód. 050.1

FaseCorrente

FaseIntermed.

Fase Permanente

Recolhimento

Ciclo vital dos documentos

ArquivosSetoriais

Transferência Recolhimento

ArquivoIntermediário

ArquivoCentral

ArquivoPermanente

ArquivoCorrente

Eliminação naFase corrente

Eliminação naFase intermediária

R e c o l h i m e n t o

Destinação final dos Documentos

Eliminação Guarda permanente

Eliminação

Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente.

Formas de eliminação

• Fragmentação• Maceração• Alienação por venda ou doação• Incineração (não recomendada)

332

333

Lista de eliminação

contém a relação de documentos a seremeliminados em uma única operação. tem que ser aprovada por autoridade

competente.

Especificação dos documentos Datas Quantidades Quadros de horários 1987-1989 6 caixasRequisição de xérox 1991-1993 4 caixasConvites 1994-1999 11 caixas

Seleção de Documentos para destinação

•Eliminação•Transferência•Recolhimento

336

Espécie Documental Função Tipologia Documental

Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação

Formulário Adquirir material de consumo

Formulário de aquisição - PIM

Ata Registrar assembléia Ata de assembléia

Contrato Prestação de serviço

Contrato de prestação de serviço

Carta Proposta de patrocínio

Carta de apresentação de proposta de patrocínio

ESPÉCIE DOCUMENTALX

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Profissionais da Arquivologia

Arquivista (nível superior)

Técnico de Arquivo (nível médio)

Capítulo 7

Arquivos Permanentes /Conservação e Restauração

de Documentos

Atividades de um arquivo permanente

• Destinação;• Arranjo;• Descrição e publicação (facilitar o acesso aos documentos

por meio dos instrumentos de pesquisa);

• Conservação; • Referência (política de acesso e uso dos documentos).

Arranjo

→ Ordenação dos documentos em fundos.Tarefas intelectuais – análise documental

TiposTarefas físicas – arrumação dos papéis

☺FUNDO: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Fundo aberto: recebe novos documentos.

Fundo fechado: não recebe novos documentos.

Regras do Arranjo

a) Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, emordem de: procedência, data, número, assunto e nome;

b) O método de arranjo deve ser sempre baseado naprimitiva organização;

c) No arranjo de um documento deve, portanto, serestabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária;

d) Caso o documento original esteja em boas condições,cópias espalhadas podem ser destruídas;

e) Documentos desaparecidos de um conjunto, quando aele retornam, podem reassumir o seu lugar, se ficar bemclara a sua origem.

Princípios arquivísticos

• Princípio da organicidade;• Princípio da unicidade;• Princípio da indivisibilidade ou integridade

arquivística;• Princípio da cumulatividade;• Princípio do respeito à ordem original.

Instrumentos de pesquisa(muito cobrado em concursos)

Básicos• Guia • Inventário • Catálogo • Repertório

(ou catálogo seletivo)

Auxiliares • Índice • Tabela de equivalência

ou concordância

- Básicos -Guia

Serve para orientar os usuários noconhecimento e utilização dos fundosintegrantes do acervo de um arquivopermanente. É o mais abrangente dosinstrumentos de pesquisa, pois utiliza umalinguagem simples, capaz de atingirpessoas com os mais variados interesses.O guia dá ao pesquisador uma visão deconjunto dos serviços arquivísticos.

Inventário

As unidades de arquivamento de umfundo são identificadas e descritas deforma sucinta (sumário) ou pormenorizada(analítico). O inventário descreve acomposição do fundo ou parte dele. Osumário é de suma importância e deve sero 1º instrumento a ser criado para osfundos dos arquivos públicos e privados. Oanalítico exige pleno conhecimento dotema a ser descrito.

Catálogo

Criado segundo um critério temático,cronológico, onomástico ou geográfico,descreve unilateralmente os documentospertencentes a um ou mais fundos, deforma resumida.

Repertório (ou catálogo seletivo)

Descreve, detalhadamente, documentospreviamente selecionados, pertencentes aum ou mais fundos, segundo um critériotemático, cronológico, onomástico ougeográfico. No repertório há um juízo devalor, determinando ou não a inclusão dedocumento específico. Os itens sãodescritos minuciosamente.

- Auxiliares -Índice

Lista sistemática e minuciosa doselementos do conteúdo de um documentoou grupo de documentos, disposta emdeterminada ordem a fim de indicar sualocalização no texto.

Tabela de equivalência ou concordância

Estabelece uma correspondência entrediferentes notações, por ter havidomudanças no sistema de arranjo.

ATENÇÃO

Em relação ao assunto “arquivospermanentes”, instrumentos de pesquisa éum dos tópicos mais pedidos pelas bancasorganizadoras. Sobretudo o guia e orepertório ou catálogo seletivo.

PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE

DOCUMENTOS

352

ATIVIDADES DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

353

CONSERVAÇÃO: visa aumentar a vida útil do documento.

RESTAURAÇÃO: visa recuperar a originalidade do documento.

Agentes exteriores que danificam os documentos

FÍSICOS• Luminosidade (luz solar e reprodução);• Temperatura (ideal - 22º a 25º);• Umidade (ideal - 55%).

QUÍMICOS• Poluição atmosférica (poeira e fumaça);• Tintas (caneta);• Gordura e oleosidade (uso de luvas de

algodão);• Objetos metálicos (usar clipes e colchetes

de plástico).

357

BIOLÓGICOS• Insetos (baratas, traças e brocas);• Microorganismos (fungos);• Roedores (ratos);• Homem

359

RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS1) Desinfestação - combate insetos (fumigação);2) Limpeza - pano macio, escova ou aspirador;3) Alisamento - documentos passados a ferro;4) Banho de gelatina - aumenta a durabilidade (sujeito a

fungos);5) Tecido - usa-se pasta de amido (traz insetos);6) Silking - difícil e caro;7) Laminação - torna imune o documento a fungos e

pragas (com a alta temperatura há risco de prejudicar as características do documento);

8) Laminação manual - usa acetona e não tem alta temperatura nem pressão;

9) Encapsulação - películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento (mais moderno).

361

Capítulo 8

Microfilmagem /Novas Tecnologias

MICROFILMAGEM

• Conceito: é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

• Finalidade: alterar a forma do documento para garantir o acesso e a preservação.

Objetivos da Microfilmagem

• Reduzir o volume documental;

• Garantir a sua durabilidade(expectativa de vida: 500 anos).

Vantagens da Microfilmagem• Economia de espaço;• Redução do volume de papel;• Validade legal;• Segurança na conservação;• Acesso fácil e rápido;• Durabilidade;• Complementação de acervos;• Reprodução fiel e exata do documento microfilmado;• Preservação dos documentos originais;• Favorece o sigilo documental

Desvantagens da Microfilmagem

• Alto custo;

• Comparação entre imagens, em um mesmo microfilme.

Etapas

Preparo – retirar grampos, clipes; desamassaro documento, etc. Microfilmagem – microfilmadoras rotativas ou

planetárias. Processamento – dará visibilidade ao

documento microfilmado. Duplicação – a microforma original será

preservada em um arquivo de segurança. Ascópias poderão ser acessadas por quem dedireito.

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA BRASILEIRA

• Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.- Política nacional de arquivos públicos e privados.

• Lei 5.433, de 8 de maio de 1968.- Regula a microfilmagem de documentos oficiais.

(ver apostila)

Comentários sobre a Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968

→ Especial atenção para o artigo 2º, que já caiuem prova, mencionando o fato de osdocumentos “históricos” não deverem sereliminados, podendo ser arquivados em localdiferente do organismo detentor dos mesmos

Comentários sobre o Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996

• Art. 3º - Define microfilme.• Art. 7º e incisos – é um dos mais pedidos em concursos.

Na microfilmagem de documentos, cada série serásempre precedida de imagem de abertura.

• Art. 8º e incisos – no final da microfilmagem de cadasérie será sempre reproduzida a imagem de encerramento,logo após o último documento.

• Art.13 – fala sobre os documentos oficiais e públicos,com valor de guarda permanente (não poderão sereliminados após a microfilmagem, devendo serrecolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação oupreservados pelo próprio órgão detentor).

ATENÇÃO: quando se fala emmicrofilmagem de documentos,deve-se saber distinguir oselementos que fazem parte de umaimagem de abertura e de umaimagem de encerramento – artigos7º e 8º (mais incisos) do Decretonº 1.799/1996.

IMAGEM DE ABERTURA

Art. 7º - Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedidade imagem de abertura, com os seguintes elementos: (mais pedido emconcursos)I – identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados;II – número do microfilme, se for o caso;III – local e a data da microfilmagem;IV – registro no Ministério da Justiça;V – ordenação, identificação e resumo da série de documentos a seremmicrofilmados;VI – menção, quando for o caso, de que a série de documentos a seremmicrofilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;VII – identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do graude redução;VIII – nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura dodetentor dos documentos a serem microfilmados;IX – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsávelpela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

IMAGEM DE ENCERRAMENTO

Art. 8º - No final da microfilmagem de cada série será sempre reproduzida aimagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com osseguintes elementos:I – identificação do detentor dos documentos microfilmados;II – informações complementares relativas ao item V do artigo 7 deste decreto;III – termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições dopresente Decreto;IV – menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmadoscontinua em microfilme posterior;V – nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pelaunidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

Automação

→ Tem por finalidade otimizar eracionalizar a gestão documental.

☺ Podemos destacar o Workflow e oGED

Workflow – é um sistema que permitedizer exatamente onde está cadadocumento que tramita dentro daorganização.

GED – o Gerenciamento Eletrônico deDocumentos é o processo de converterdocumentos em suporte de papel oumicrofilme para um formato eletrônico. Osdocumentos são convertidos através deum scanner.

DICAS DE PROVA:

a) Digitalização – reprodução por varreduraeletrônica. Processo de conversão de umdocumento para o formato digital por meio dedispositivo apropriado, como um escâner.

b) Documentos eletrônicos – são aqueleselaborados por meio de um computador,sendo seu autor identificável por meio de umcódigo, chave e outros procedimentostécnicos, e conservados, grande parte deles,em memórias eletrônicas.

Vantagens dos documentos digitais:

• Economia de espaço físico;• Ganho de produtividade;• Facilidade de acesso aos estoques.

Desvantagens dos documentos digitais:

• Os documentos processados porcomputador podem ser manipuladoscom facilidade, sendo instáveis eextremamente vulneráveis à intervençãohumana e à obsolescência tecnológica.

LUTAR SEMPRE,

VENCER TALVEZ,

DESISTIR JAMAIS.

Questões de concursos

1. (Cespe/SECAD-TO) Os documentospodem servir de prova de transaçõesrealizadas.

1. (Cespe/SECAD-TO) Os documentospodem servir de prova de transações

realizadas.

CERTO

2. (Cespe/MDIC) O conjunto de documentosmantidos sob a guarda de um arquivo édenominado acervo.

2. (Cespe/MDIC) O conjunto de documentosmantidos sob a guarda de um arquivo édenominado acervo.

CERTO

3. (Cespe/FUNDAC-PB) Um arquivo temcomo função principal tornar disponível asinformações contidas no acervo documental.

3. (Cespe/FUNDAC-PB) Um arquivo temcomo função principal tornar disponível asinformações contidas no acervo documental.

CERTO

4. (Cespe/SECAD-TO) A principal finalidadedos arquivos é servir à administração,constituindo-se, com o decorrer do tempo,em base para o conhecimento da história.

4. (Cespe/SECAD-TO) A principal finalidadedos arquivos é servir à administração,constituindo-se, com o decorrer do tempo,em base para o conhecimento da história.

CERTO

5. (Cespe/MPE/RR) Uma coleção demanuscritos históricos reunidos por umapessoa pode ser considerada arquivo.

5. (Cespe/MPE/RR) Uma coleção demanuscritos históricos reunidos por umapessoa pode ser considerada arquivo.

ERRADO

6. (Cespe/MPE/RR) O arquivo é produzidocom objetivos culturais.

6. (Cespe/MPE/RR) O arquivo é produzidocom objetivos culturais.

ERRADO

7. (Cespe/MPE/RR) Os documentos nosarquivos existem em numerososexemplares.

7. (Cespe/MPE/RR) Os documentos nosarquivos existem em numerososexemplares.

ERRADO

8. (Cespe/MPE/RR) Um arquivo é formadopor documentos produzidos e/ou recebidosa partir das atividades desenvolvidas poruma instituição pública ou privada.

8. (Cespe/MPE/RR) Um arquivo é formadopor documentos produzidos e/ou recebidosa partir das atividades desenvolvidas poruma instituição pública ou privada.

CERTO

9. (Cespe/MPE/RR) Os documentos de umarquivo são colecionados de fontes diversas,adquiridos por compra ou doação.

9. (Cespe/MPE/RR) Os documentos de umarquivo são colecionados de fontes diversas,adquiridos por compra ou doação.

ERRADO

10. (Cespe/MPE/AM) As coleções dedocumentos de outras instituições adquiridaspor órgãos públicos, por instituições decaráter público e por entidades privadas sãoconsideradas arquivo.

10. (Cespe/MPE/AM) As coleções dedocumentos de outras instituições adquiridaspor órgãos públicos, por instituições decaráter público e por entidades privadas sãoconsideradas arquivo.

ERRADO

11. (Cespe/TJDFT) Quanto à natureza dosdocumentos, denomina-se arquivo especial otipo de arquivo que guarda documentos comformas físicas variadas e que necessitam dearmazenamento, registro, acondicionamentoe conservação sob condições especiais.

11. (Cespe/TJDFT) Quanto à natureza dosdocumentos, denomina-se arquivo especial otipo de arquivo que guarda documentos comformas físicas variadas e que necessitam dearmazenamento, registro, acondicionamentoe conservação sob condições especiais.

CERTO

12. (Cespe/DFTrans) A unidade de arquivodestinada a receber documentos do arquivocorrente de diversas unidades vinculadas àmesma instituição é classificada comoarquivo setorial.

12. (Cespe/DFTrans) A unidade de arquivodestinada a receber documentos do arquivocorrente de diversas unidades vinculadas àmesma instituição é classificada comoarquivo setorial.

ERRADO

13. (Cespe/Pref. Mun. Vitória-ES) Os arquivoscorrentes podem ser sistematizados demaneira centralizada ou descentralizada.

13. (Cespe/Pref. Mun. Vitória-ES) Osarquivos correntes podem ser sistematizadosde maneira centralizada ou descentralizada.

CERTO

14. (Cespe/Pref. Mun. Vitória-ES) Osdocumentos do gênero iconográfico sãoaqueles que contêm imagens estáticas.

14. (Cespe/Pref. Mun. Vitória-ES) Osdocumentos do gênero iconográfico sãoaqueles que contêm imagens estáticas.

CERTO

15. (Cespe/TSE) Prevalece, na fasecorrente, o valor secundário dosdocumentos, pela importância administrativaque eles têm.

15. (Cespe/TSE) Prevalece, na fasecorrente, o valor secundário dosdocumentos, pela importância administrativaque eles têm.

ERRADO

16. (Cespe/Pref. Rio Branco-AC) Osdocumentos que não possuem valorprimário, mesmo que tenham valorsecundário, podem ser eliminados.

16. (Cespe/Pref. Rio Branco-AC) Osdocumentos que não possuem valorprimário, mesmo que tenham valorsecundário, podem ser eliminados.

ERRADO

17. (Cespe/TSE/Analista Judiciário) Emrelação aos arquivos correntes, é corretoafirmar que os documentos têm valorsecundário.

17. (Cespe/TSE/Analista Judiciário) Emrelação aos arquivos correntes, é corretoafirmar que os documentos têm valorsecundário.

ERRADO

18. (Cespe/INPI) No arquivo permanente sãomantidos os documentos que perderam seuvalor de natureza administrativa e histórica.

18. (Cespe/INPI) No arquivo permanente sãomantidos os documentos que perderam seuvalor de natureza administrativa e histórica.

ERRADO

19. (Cespe/MI) A tabela de temporalidade éum instrumento de destinação que determinaprazos de guarda e de destinação final paraos documentos de arquivo.

19. (Cespe/MI) A tabela de temporalidade éum instrumento de destinação que determinaprazos de guarda e de destinação final paraos documentos de arquivo.

CERTO

20. (Cespe/MI) Todos os documentosproduzidos ou recebidos pelo órgão públicodevem ser registrados pelo protocolo,inclusive os confidenciais e os particulares.

20. (Cespe/MI) Todos os documentosproduzidos ou recebidos pelo órgão públicodevem ser registrados pelo protocolo,inclusive os confidenciais e os particulares.

ERRADO

21. De acordo com a sua função, as guias podemser classificadas de primária, secundária,subsidiária e especial. O que irá indicar aclassificação da guia é sua:

a) Notação.b) Posição.c) Projeção.d) Avaliação.e) Situação.

21. De acordo com a sua função, as guias podem ser classificadas de primária, secundária, subsidiária e especial. O que irá indicar a classificação da guia é sua:

a) Notação.b) Posição.c) Projeção.d) Avaliação.e) Situação.

22. Acerca do método de arquivamento “variadex”, assinale a opção incorreta:

a) É um método padronizado.b) Trabalha com 5 cores distintas.c) É um excelente auxiliar mneumônico.d) As cores são cambiáveis em função de

nossas necessidades.e) Tal método é variante do numérico.

22. Acerca do método de arquivamento “variadex”, assinale a opção incorreta:

a) É um método padronizado.b) Trabalha com 5 cores distintas.c) É um excelente auxiliar mneumônico.d) As cores são cambiáveis em função de

nossas necessidades.e) Tal método é variante do numérico.

23. Disco flexível (disquete) e disco rígido(winchester) são exemplos de suporte:

a) Informático.b) Sonoro.c) Micrográfico.d) Iconográfico.

23. Disco flexível (disquete) e disco rígido(winchester) são exemplos de suporte:

a) Informático.b) Sonoro.c) Micrográfico.d) Iconográfico.

24. O arquivamento é composto de uma sequência de etapas, exceto:

a) Arquivamento.b) Análise.c) Inspeção.d) Restauração.e) Ordenação.

24. O arquivamento é composto de uma sequência de etapas, exceto:

a) Arquivamento.b) Análise.c) Inspeção.d) Restauração.e) Ordenação.

25. São considerados acessórios de um arquivo:

a) Fichas.b) Follow-up.c) Arquivo de aço.d) Arquivos deslizantes.

25. São considerados acessórios de um arquivo:

a) Fichas.b) Follow-up.c) Arquivo de aço.d) Arquivos deslizantes.

26. Podemos associar a documentos de arquivo, exceto:

a) Acumulação.b) Produção.c) Unidades isoladas.d) Recepção.e) Conjunto.

26. Podemos associar a documentos de arquivo, exceto:

a) Acumulação.b) Produção.c) Unidades isoladas.d) Recepção.e) Conjunto.

27. Entre as opções abaixo, assinale aquela que não é considerada um instrumento de pesquisa:

a) Catálogo.b) Inventário.c) Catálogo seletivo.d) Lista de eliminação.e) Repertório.

27. Entre as opções abaixo, assinale aquela que não é considerada um instrumento de pesquisa:

a) Catálogo.b) Inventário.c) Catálogo seletivo.d) Lista de eliminação.e) Repertório.

28. O termo “salvaguarda” está ligado a que tipo de documento?

a) Ostensivo.b) Sigiloso.c) Especializado.d) Ordinário.e) Técnico.

28. O termo “salvaguarda” está ligado a que tipo de documento?

a) Ostensivo.b) Sigiloso.c) Especializado.d) Ordinário.e) Técnico.

29. São objetivos da avaliação, exceto:

a) Redução do espaço físico.b) Redução da massa documental dos

arquivos.c) Rapidez na recuperação da informação.d) Melhor aproveitamento dos recursos

humanos e materiais.e) Preservar a documentação de valor

permanente.

29. São objetivos da avaliação, exceto:

a) Redução do espaço físico.b) Redução da massa documental dos

arquivos.c) Rapidez na recuperação da informação.d) Melhor aproveitamento dos recursos

humanos e materiais.e) Preservar a documentação de valor

permanente.

30. “Os arquivos têm formação progressiva,natural e orgânica”. Tal afirmação refere-se aoprincípio do(a):

a) Cumulatividade.b) Unicidade.c) Respeito à ordem original.d) Proveniência.e) Respeito aos fundos.

30. “Os arquivos têm formação progressiva,natural e orgânica”. Tal afirmação refere-se aoprincípio do(a):

a) Cumulatividade.b) Unicidade.c) Respeito à ordem original.d) Proveniência.e) Respeito aos fundos.