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A Gestão da Documentação Escolar: o caso do Colégio Marcelino Champagnat
Claudecir Almeida da Silva Colégio Marcelino Champagnat
Marcia Aparecida Riedlinger Colégio Marcelino Champagnat
Wilmara R. Calderon Universidade Estadual de Londrina
RESUMO Trata-se de um relato de experiência referente ao estudo de uso e do tratamento da documentação escolar realizado em uma escola pública de Londrina, o Colégio Marcelino Champagnat. Buscou-se estudar a teoria de gestão documental e a partir do conhecimento da realidade daquela instituição, propor alternativas que podem contribuir para a melhoria do processo de gestão documental. Para atingir os objetivos da pesquisa, utilizou-se o estudo de caso, o qual permite a reflexão de uma realidade em particular e cujos resultados podem ser projetados, totais ou parcialmente, para outras realidades. Para a coleta de dados, utilizou-se o questionário aplicado aos funcionários da escola como forma de subsidiar a elaboração de um diagnóstico situacional. A pesquisa trouxe dados importantes que podem ser aplicados em outras escolas públicas. Palavras-chaves: Gestão documental; Gestão de documentos escolares; Arquivos escolares. INTRODUÇÃO
Como qualquer outra organização, a escola produz documentos para registrar
suas atividades. A quantidade dos documentos gerados e recebidos nas escolas é muito expressiva e preservá- los é de extrema importância, pois além do registro das atividades registram também, a memória institucional. São registros de fatos importantes da vida escolar das pessoas que pertencem a sociedade na qual as escolas estão inseridas. Além disso, os documentos produzidos por essas escolas “são meios de prova de direito de pessoas ou da administração” e têm o papel informativo de grande valia para administração pública (MEDEIROS, 2004).
A escola pública é responsável por guardar e zelar pela documentação gerada, conforme determina a Lei 8159 de 08 de janeiro de 1991, ou seja, “exercem múnus público e estão obrigadas a preservarem seus arquivos” (MEDEIROS, 2004). No entanto, a realidade encontrada nas escolas públicas brasileiras, em geral, é bastante diferente.
Comumente encontram-se documentos armazenados em lugares insalubres, misturados aos outros tipos de materiais, como por exemplo, de limpeza. As más condições de
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armazenamento dos documentos, com o passar do tempo podem acarretar prejuízos à qualidade do suporte, provocar o envelhecimento precoce dos documentos e até a perda de informação.
Uma situação bastante corriqueira nas escolas que cria diversos transtornos é a necessidade de localizar e obter informações e/ou documentos. Além da grande quantidade de documentos existentes, a sua organização, geralmente, não está baseada em critérios arquivísticos, isso dificulta o acesso e torna o processo de busca e recuperação bastante moroso.
É importante, portanto, que os documentos que possuam valor para a instituição por razões administrativas ou históricas, sejam organizados e armazenados de modo que seu tempo de vida seja prolongado e a informação preservada em condições de ser acessada.
Para isso, no entanto, é imprescindível se pensar numa política de gestão de documentos que disponha de mecanismos para acompanhar o documento desde sua criação, indicando aqueles destinados à guarda permanente, a qual deve ser feita com base em critérios que permitam sua preservação. Dessa forma, pode-se melhorar o acesso e a recuperação de informação, na medida em que o volume de documentos será menor e poupar recursos financeiros e humanos.
Sobretudo nas escolas públicas, o desafio tem sido o de encontrar soluções para tornar o processo de armazenamento e recuperação desses documentos eficiente para administração no processo de tomada de decisão. Sabe-se que a produção documental é intensa e os recursos são escassos, então todo esforço no sentido de se pensar formas de melhorar tal processo e torná- lo mais eficiente, deve ser considerado.
As escolas públicas têm um papel indiscutível no contexto social. Em Londrina, por exemplo, existem 126 escolas públicas perfazendo um total de 65.027 alunos/ano. Ocorre que diante da quantidade e complexidade de suas atividades, acabam por deixar de lado as questões relacionadas aos seus arquivos.
No entanto, segundo o Guia de Gestão Escolar (PARANÁ, 2002, p. 81), “a organização e o controle dos arquivos de documentos é uma das atividades mais críticas de uma escola e um indicador da qualidade da gestão dos serviços de apoio”. Ocorre que as instituições escolares não têm em seu quadro de funcionários pessoas com conhecimentos arquivísticos para trabalhar esse tipo de acervo, assim, as atividades realizadas são sempre baseadas em critérios empíricos.
Os estudos sobre os arquivos escolares, especificamente no Brasil, ainda são incipientes para apresentar uma proposta a este respeito. No Paraná, uma abertura para a discussão desta problemática surgiu no curso de Especialização em Formulação e Gestão de Políticas Públicas, oferecido pela Escola de Governo. Nesse, a disciplina de Gestão Documental trouxe conteúdos afetos à organização e preservação de documentos, a partir dos quais se vislumbrou a possibilidade de se fazer um estudo de caso, procurando com isso, discutir formas de otimizar a produção documental e principalmente, melhorar o processo de armazenamento e recuperação de informação nesse tipo de instituição.
A vivência no ambiente escolar e acompanhamento no dia-a-dia das dificuldades encontradas, em razão da ausência de uma política de gestão documental, fizeram com que aceitássemos o desafio de desenvolver este trabalho.
Nesse sentido, pretende-se aqui apresentar um estudo realizado no Colégio Estadual Marcelino Champagnat em Londrina-Paraná, cujo objetivo foi analisar a forma atual de organização de seus acervos arquivísticos, especificamente da documentação escolar, de modo que fosse possível propor alternativas para a implantação de uma política de gestão de documentos.
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Antes, porém, pretende-se introduzir alguns conceitos básicos que perpassam as propostas que serão apresentadas ao longo do trabalho.
ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO
Arquivo, conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, é “um conjunto
de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 5).
Entende-se por documentos de arquivo, os documentos “produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada” (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004). Os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Por essa razão, o documento arquivístico contém informações de natureza administrativa ou técnica e tem como característica marcante a originalidade, ou seja, não tem importância em si mesmo, mas no conjunto de documentos do qual faz parte.
Embora alguns documentos possam no seu momento de sua criação, nascer com um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século XX, no momento do seu suicídio, ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século XIX, sua produção atende, primeiramente, as necessidades burocráticas, administrativas ou legais.
O documento de arquivo segue um ciclo de vida denominado pela teoria arquivística como o Ciclo Vital dos Documentos. De acordo com esse princípio, o documento nasce com a finalidade de registrar uma determinada atividade administrativa. Nesse sentido, existe um tempo de vida útil que é determinado pelo valor de uso desse documento.
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p.117) os valores dos documentos são de dois tipos: primário e secundário. Por valor primário entende-se “como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores”. Neste caso, os documentos são criados com razões específicas da instituição produtora no curso de suas atividades.
O valor secundário é definido pelos autores como “a qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas”. O uso tem como base o potencial do documento como testemunho das atividades das quais foram gerados.
O ciclo de vida do documento é composto por três períodos ou idades. Na primeira idade os documentos possuem valor primário e pertencem aos arquivos correntes. Aqui os documentos são indispensáveis para as atividades do dia a dia da administração. Na idade intermediária, os documentos são preservados por razões administrativas, legais ou financeiras e pertencem aos ditos arquivos intermediários. Nesse, os documentos de interesses administrativos aguardam os procedimentos de comissões de análise ou triagens que decidirá pela eliminação ou arquivamento. Neste caso, a baixa freqüência de uso justifica uma conservação desses documentos em locais mais distantes do produtor.
Os documentos de caráter permanente são aqueles que devem ser preservados pelo seu valor histórico, de testemunho. Ficam armazenados nos arquivos permanentes por constituírem-se em testemunho privilegiado das atividades de uma organização.
O Departamento Estadual de Arquivo Público (PARANÁ, 2007, p. 8), menciona em seu Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, que o tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Nesse manual existem
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informações sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos, que é um instrumento utilizado no processo de avaliação documental. Entende-se por Tabela de Temporalidade:
o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento para a divisão de Documentação Permanente do arquivo público do estado.
A utilização da Tabela de Temporalidade ocorre tanto no momento da
classificação, como no momento da avaliação propriamente dita. Somente após a avaliação dos documentos, observados os prazos de arquivamento, é que deve ser feita a eliminação.
A passagem dos documentos pelos diferentes períodos exige um programa de gestão que seja capaz de identificar o valor dos documentos baseando-se no uso que se faz deles e que estabeleça um tratamento particular para cada fase.
Independentemente do tipo de arquivo, todos carecem de procedimentos especializados para que possam cumprir sua função, ”servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. (PAES, 2002, p. 20). Nesse sentido, se postula a necessidade de uma política de gestão de documentos que possa colocar o arquivo numa posição de sistema de informações para subsidiar a administração.
ARQUIVOS ESCOLARES
Por arquivo escolar entende-se “o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por escolas públicas ou privadas, em decorrência do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.” (MEDEIROS, 2004)
Os arquivos escolares têm finalidades e funções diversas e dispõem de informações importantes sobre a trajetória da vida das pessoas. De acordo com Lüdke e André (1986) as escolas geralmente não se preocupam em salvaguardar seus registros documentais, sendo esse um dado do contexto escolar que merece reflexão.
Segundo Menezes, Silva e Teixeira Junior (2005, p.68) as condições dos arquivos escolares são precárias na maioria das vezes, e visível a deterioração dos documentos e as condições inadequadas ou até insalubres a que são submetidos.
Não obstante, há em algumas escolas um esforço no sentido de desenvolver projetos de intervenção e de investigação nos espaços de guarda da memória educativa, constituído por documentos advindos das várias práticas administrativas e pedagógicas das escolas. São ações que embora sejam ainda tímidas, demonstram a possibilidade de atuação nesses espaços.
Os arquivos escolares são constituídos de diversas espécies documentais que são também fontes de pesquisa porque registram a memória do fazer e pensar pedagógico no cotidiano escolar, além das questões administrativas. O tipo de informação gerado numa escola é bastante específico, refere-se à evolução do número de vagas, ao histórico de reprovações, de evasão escolar, entre outras. Essas informações podem se constituir numa ferramenta importante para a definição de políticas educacionais, seja no âmbito do município ou do Estado.
É consenso que a informação é uma ferramenta valiosa para tomada de decisão. Daí a necessidade de agilidade na forma de recuperá-la, facilitando o trabalho do gestor e para isso, deve-se considerar que a informação possui uma série de atributos, tais como: acessibilidade, coerência, confiabilidade e credibilidade da fonte, eficácia, objetividade e prioridade. (ARAÚJO, 1994 apud STAREC, 2002)
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A informação é “um instrumento de compreensão do mundo e da acção sobre ele”. (ZORRINHO, 1995). Portanto, a posse da informação permite ao ser humano um conhecimento do mundo na medida em que o esclarece sobre os acontecimentos importantes que ocorrem a sua volta e fornece subsídios para um agir consciente.
A informação e o conhecimento são as chaves da produtividade, o futuro da humanidade. O mundo competitivo depende da informação e tende a suplantar a importância do capital, condicionando que a gestão moderna na tomada de decisão tenha o máximo de informação inibindo o princípio da incerteza. Segundo Braga (2000) a quantidade de informação e os dados donde ela provém, é para a organização um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constitui o objetivo da gestão da informação.
Para que a gestão [de informação] seja eficaz, é necessário que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados. (REIS,1993 apud BRAGA, 2000, p. 342)
Quanto mais estruturada e articulada estiver a gestão de informação, mais seus
produtos e serviços serão valorizados pelo mercado, assim como o resultado da inovação e investimento nos recursos humanos e técnicos, otimizam a dinâmica da organização.
O fluxo de informações nas instituições de ensino é grande e necessita de ferramentas tecnológicas apropriadas para geri- la. É importante também, definir estratégias para sua aplicação, modelar sistemas que atendam a necessidade e tenham um custo compatível para a instituição e que agilize os serviços prestados à população.
Com a tecnologia disponível e um modelo de gestão de informação coerentes e ajustados à complexidade da escola, é possível que a gestão das unidades de ensino execute suas funções com um mínimo de ajuda externa e a um custo mais baixo.
Assim como a gestão de recursos humanos, a gestão de negócios e a gestão financeira são importantes em diversas organizações, também a gestão da informação tem se apresentado como de suma importância nos dias atuais, havendo a necessidade de buscar um melhor desempenho das instituições quanto ao armazenamento e à recuperação de informações no momento oportuno.
Necessariamente, a gestão da informação perpassa pela gestão de documentos, pois esses são os registros de grande parte das informações geradas no âmbito institucional. Assim, se faz necessário implantar uma política de gestão que integre os recursos necessários para todo o ciclo da informação: geração, coleta, organização, disseminação e uso, tornando o processo de recuperação de informação/documentos mais ágil de forma que subsidie a administração com maior eficiência. A GESTÃO DOCUMENTAL COMO SUBSÍDIO À ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR: o caso do Colégio Marcelino Champagnat
Na perspectiva da Arquivologia ao “[...] conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”, dá-se o nome de gestão de documentos. (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p.41)
A gestão tem como objetivos:
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• Assegurar com eficiência a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
• Garantir que a informação esteja disponível aos cidadãos; • Assegurar o descarte dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para pesquisa científica; • Assegurar o uso adequado da micrografia, processamento automatizado dos dados e
outras técnicas avançadas de gestão da informação; • Contribuir para o acesso e preservação dos documentos considerados para
guarda permanente por seus valores histórico e científico. (BRASIL, 2008, p. 8)
De acordo com a Unesco,
A gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos: ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fosse reunido a documentos de valor permanente; ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente; ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente; - ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida. (apud JARDIM, 1987, p. 36)
Um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e
eficácia, envolve as seguintes fases:
1- produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas e a esses processos.
2- utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos.
3 - destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas. (JARDIM, 1987, p. 2)
Jardim (apud FREIXO; SILVA, 2005) observa que o contexto onde se realiza
a transparência do Estado pressupõe o direito de:
• Acesso aos documentos administrativos; • Acesso à motivação dos atos administrativos; • Participação.
O autor explica que “o termo acesso relaciona-se a um direito, mas também a
dispositivos que o viabilizem, ou seja, um conjunto de procedimentos e condições materiais
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que permitam o exercício efetivo desse direito.” (JARDIM apud FREIXO; SILVA, 2005, p. 5).
É imprescindível, em todos os níveis da administração pública, implantar medidas que visem maximizar e otimizar os recursos existentes, de modo a facilitar a vida do gestor público e do cidadão.
No caso dos arquivos escolares o acesso tem sido dificultado pelo volume crescente e pela ausência de uma política de gestão documental. Esse tipo de política traz muitos benefícios, alguns deles podem ser relacionados, como segue:
• Diminuição do volume documental total; • Aumento da proteção da informação; • Otimização da utilização do espaço; • Racionalização e até diminuição dos custos.
Instituir uma política dessa natureza nas escolas públicas pode contribuir para garantir que atividades sejam documentadas adequadamente; que documentos inúteis e transitórios não sejam reunidos a documentos de valor permanente; a melhor organização desses documentos, caso atinjam a fase permanente; não sejam eliminados documentos de valor permanente; e ainda, que seja definida, de forma criteriosa, a parcela de documentos que devem constituir o patrimônio arquivístico de um país, estado ou instituição, tornando o processo de recuperação de informação mais ágil e eficiente.
A gestão de documentos envolve paralelamente a máxima utilização da informação e a mínima utilização de tempo, pessoal e dinheiro, garantindo a eficiência no âmbito interno e externo às empresas.
O arquivo do Colégio Marcelino Champagnat, como qualquer outra instituição, armazena documentos desde a sua origem em 1967. São documentos produzidos e recebidos no decorrer do desenvolvimento das suas atividades. Parte destes encontra-se no próprio espaço de funcionamento da Secretaria da escola o que facilita sua utilização diária.
Atualmente, o Colégio possui uma quantidade total de documentos de arquivos de, aproximadamente, 16.040 metros lineares, sendo 9.430,50 metros armazenados na Secretaria e 6.609,50 metros, aproximadamente, no Arquivo Geral.
Foto 1 – Arquivo geral do Colégio
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O espaço reservado ao Arquivo Geral é uma sala de aproximadamente 58 m2, que fica no prédio central, no térreo. Nesse arquivo ficam armazenados documentos em armários, prateleiras e arquivos de aço. São documentos gerados no período 1967 a 1980, nas diferentes áreas da escola.
Foto 2 – Arquivo geral do Colégio
Em relação aos documentos gerados no período de 1980 a 1998, houve perdas
ocasionadas por sinistro e também descarte feito por funcionários da própria escola, como por exemplo, alguns documentos relacionados à área de recursos humanos e avaliações escolares.
No caso dos documentos de recursos humanos, houve alguns prejuízos para ex-funcionários/professores da escola que tiveram que comprovar o tempo de trabalho para efeito de aposentadoria e não foi possível produzir prova documental, pois os documentos não foram encontrados.
Em se tratando dos documentos enviados ao arquivo geral, anualmente, são aqueles que têm pouco uso, entre eles os documentos recebidos pelo Colégio, alguns documentos de caráter pedagógico e os de recursos humanos. Atualmente, o espaço do arquivo geral está totalmente ocupado, não sendo possível colocar mais móveis para armazenar documentos. Assim, os documentos que seguem para o arquivo geral, estão sendo armazenados em caixas e colocados sob os arquivos de aço.
O Colégio possui um banco de dados, formulado na década de 90, em Access, para atender suas necessidades informacionais. Nesse consta um cadastro de todos os alunos que pertencem ou pertenceram à escola e as informações se referem à filiação, data de nascimento, endereço residencial completo e número da pasta que contém os documentos do aluno.
Esse banco de dados tanto fornece informações para a recuperação dos documentos do arquivo corrente como para os do arquivo geral. A recuperação dos documentos do arquivo geral referente à vida escolar do aluno, é feita a partir do nome do aluno e do número da sua pasta. Quando não é possível usar esse sistema, utiliza-se uma ficha feita manualmente, que fica no arquivo geral (fichário), na qual consta o nome do aluno, a data de nascimento e o número da pasta contendo a documentação. Essas fichas estão organizadas em ordem alfabética do sobrenome/nome do aluno e se referem ao período de 1967 a 2002.
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O fichário contém, aproximadamente, 33.000 fichas de alunos. Diante desse volume e do fato das fichas estarem organizadas em ordem alfabética, isso representa uma grande dificuldade no momento de localizar um aluno e também no momento de repor a ficha no fichário, após a recuperação do documento.
Ocorre que a partir da implantação do sistema, as fichas deixaram de ser feitas, e a busca da documentação somente pode ser feita a partir do banco de dados, utilizando-se o número da matrícula. Quando por qualquer motivo não é possível acessar o sistema e a busca por documentos tem que ser manual, somente dois dos funcionários sabem como localizar a documentação.
Também na década de 90, o Estado implantou um sistema denominado Sistema Escola/SERE, que evoluiu para um acesso via Internet, passando a ser chamado de SERE Web. Foi um grande avanço essa informatização, principalmente na execução das atividades de matrícula e acompanhamento da vida escolar do aluno.
Com essa informatização os documentos relacionados ao aluno são gerados eletronicamente. Entretanto, na prática continuam sendo geradas cópias em papel de documentos (comprovante de matrícula, histórico escolar, ficha individual etc.) que são colocados nas pastas individuais dos alunos.
Em relação às informações sobre os recursos humanos também se utiliza o banco de dados (Access) para obtê-las. Nesse banco as informações estão separadas por categoria: professores e funcionários e dizem respeito ao nome completo, ao endereço, aos documentos pessoais (RG, CPF, título de eleitor, PIS ou PASEP), ao número da conta bancária e agência, ao vínculo empregatício e à formação acadêmica.
Esse sistema em termos de recursos humanos possibilita, a partir do número do RG ou do nome, a recuperação do cadastro do funcionário e/ou do professor. Esse sistema, no entanto, não é utilizado para recuperar a documentação que ainda existe no arquivo geral, tais como: livro-ponto, suprimento, substituição do professor, atestados médicos, declarações de curso. Esses documentos ficam em pastas no arquivo geral, separados por ano e turno. Quando precisam ser recuperados é necessário abrir as pastas suspensas, que contém dentro embalagens plásticas, dentro da quais os documentos ficam separados por espécie documental, mas sem qualquer critério de ordenação.
Com relação ainda aos documentos de recursos humanos, na ocasião da implantação do sistema foram devolvidos para os funcionários e professores, os documentos pessoais e de formação acadêmica. Isso gerou alguns transtornos, como por exemplo, quando da renovação dos cursos do ensino fundamental e médio, foi preciso solicitar aos professores cópia dos documentos, porque a escola não possuía mais cópias. Existe atualmente um sistema implantado pelo Estado que é o “Recurso Humano on- line/RH on- line”, no qual constam informações sobre suprimento, cancelamento, substituição de professores. Desde 2007, com a implantação desse sistema “Recurso Humano on- line”, não se faz mais a impressão dos documentos de suprimento, substituição e cancelamento.
O Colégio não possui uma pessoa responsável pelo arquivo. Quem executa as atividades relacionadas ao arquivo é uma funcionária de carreira sem formação específica para isso. A forma de organização dos documentos é definida a partir do senso comum e da necessidade informacionais dos funcionários.
A busca de documentos no arquivo geral, em alguns casos, é feita pelo funcionário que precisa da informação. Quando isso ocorre quem retirou o documento deve recolocá- lo nas pastas e/ou caixas. Esse fato tem provocado alguns problemas, ora se armazena o documento de forma inadequada, causando danos ao mesmo, ora se coloca o documento em local errado, causando prejuízos para o processo de recuperação da informação.
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Nos arquivos da Secretaria ficam armazenados os documentos referentes à vida escolar do aluno e também os administrativos, ambos produzidos no ano letivo em curso, além dos documentos escolares gerados desde 1981.
Atualmente, são produzidas mais de 50 espécies documentais com uma média de 1000 exemplares de documentos/mês, distribuídos pelas diferentes áreas do Colégio. A maioria dos documentos produzidos pela Equipe Pedagógica diz respeito ao acompanhamento da vida escolar do aluno quanto ao seu aprendizado, participação e freqüência, abrangendo situações do dia-a-dia. Existem ainda os documentos relacionados ao trabalho em sala de aula (avaliações, ocorrências, fichas de acompanhamento do aluno etc.), perfazendo um total de, aproximadamente, 700 exemplares de documentos/mês.
Os documentos produzidos pela Secretaria e pela Direção Escolar, são em torno de 300 exemplares de documentos/mês (ofícios, declarações, orientações, comunicados, convocações etc.).
É uma quantidade significativa de documentos gerados pelo Colégio e além
desses existem ainda os documentos recebidos de outras instituições como, por exemplo, a Secretaria de Estado da Educação/Núcleo Regional de Ensino, cuja finalidade é informar os professores e Equipe Pedagógica sobre questões relacionadas ao seu trabalho.
A produção dos documentos nas escolas púbicas é bastante volumosa e sua manutenção e armazenamento implica em custos financeiros bastante elevados tanto para a instituição quanto para o Estado. É importante reduzir ao mínimo, a prática da criação de documentos desnecessários, cuidar da conservação dos documentos de valor permanente, bem como, criar critérios de avaliação para uma eliminação criteriosa de documentos, mas tudo isso deve ocorrer por meio da implantação de políticas baseadas em critérios arquivísticos.
Dentre os prejuízos institucionais podem-se relacionar alguns como: perda de tempo na localização de documentos; documentos gerados eletronicamente são duplicados na tentativa de não se perder informação; critérios de organização e eliminação são criados sem que haja um estudo científico a respeito, ocasionando perda de informações importantes.
O Colégio atualmente, não possui uma diretriz a respeito de como proceder com os documentos que podem ser eliminados ou um planejamento acerca do espaço físico para o arquivo geral.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
A quantidade de informação nas unidades escolares que surge durante a rotina do dia-a-dia de trabalho é grande, e não deve se tornar um problema. Para isso, é necessário implantar medidas que visem à racionalização da produção documental; garantam as condições mínimas de conservação dos documentos. Acredita-se que é possível melhorar o processo de recuperação da informação tanto para a realização das atividades cotidianas, como para garantir os direitos do cidadão.
A capacidade de gerir informações dependerá de arquivos modernos e funcionais e de novas tecnologias profissionais da escola. Assim, sugere-se a criação de uma política de gestão dos documentos escolares no âmbito estadual, como forma de otimizar os recursos existentes e também agilizar o atendimento à comunidade escolar e outros setores da sociedade. Além de melhorar os serviços prestados pelos estabelecimentos de ensino, a viabilização dessa política redundará numa economia de recursos financeiros advinda da racionalização na criação e impressão de documentos, assim como na otimização dos espaços físicos existentes.
Recomendam-se ainda, maiores investimentos na capacitação dos recursos humanos para gerenciar os arquivos, seria o caso de contar com profissionais arquivistas para o exercício dessa função que é complexa e de grande importância no fazer do cotidiano.
Há que se investir na capacitação dos funcionários da escola no sentido de conscientizá- los sobre a importância da guarda e conservação correta dos documentos e da necessidade de um melhor acompanhamento da tramitação desses documentos.
Implantar uma política de gestão documental no âmbito das escolas públicas do Estado pode representar um investimento alto num primeiro momento. Mas ao se considerar que atualmente, há grande desperdício de material, tempo do funcionário, espaço físico, gerando custos bastante expressivos para a escola e os cofres públicos, isso parece fazer sentido.
Recomenda-se que tecnologias como: a digitalização e microfilmagem sejam utilizadas com base em critérios arquivísticos e sua implantação esteja sustentada por uma política integrada de gestão de documentos. Caso contrário, essas tecnologias podem acabar por acentuar alguns problemas já existentes, como é o caso do aumento do volume de documentos produzidos.
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