ASSEMBLEIA DISTRITALGuia para Líderes

ASSEMBLEIA DISTRITAL Guia para Líderes

INCLUI CD-ROM

828-PT—(409)

Esta é a edição de 2009 do Guia para Líderes da Assembleia Distrital, a ser usada nas assembleias distritais de 2010, 2011 e 2012. As informa-ções aqui contidas são baseadas nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos e no Regimento Interno do RI, no Código Normativo do Rotary e no Código Normativo da Fundação Rotária, os quais devem ser consultados se neces-sitar de dados mais detalhados. Alterações a esses documentos que venham a ser efetuadas pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI após sua impressão revogam as normas aqui dispostas.

Este guia foi elaborado pela divisão de capacitação de líderes do Rotary International. Dúvidas ou comentários devem ser enviados a:

Leadership Education and Training Division

Rotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 EUAE-mail: [email protected].: +1-847-866-3000Fax: +1-847-866-9446

Conteúdo

Planejamento e organização

Propósito da assembleia distrita 1Logística 2Exemplo de programação 4Preparação dos líderes de treinamento 5Como utilizar este guia 5Como utilizar o roteiro das sessões 6Avaliação 8

Sessões

Sessão plenária de abertura 15

Sessões 1-3 para presidentes eleitos de clube 17Sessão 1: Oratória 17Sessão 2: Qualidades de líder 27Sessão 3: Estudo de caso 37

Sessões 1-3 para secretários de clube 45Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 45Sessão 2: Definição de metas 57Sessão 3: Estudo de caso 59

Sessões 1-3 para tesoureiros de clube 65Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 65Sessão 2: Definição de metas 75Sessão 3: Estudo de caso 77

Sessões 1-3 para comissões de administração do clube 83Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 83Sessão 2: Definição de metas 95Sessão 3: Estudo de caso 107

Sessões 1-3 para comissões de desenvolvimento do quadro social 113Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 113Sessão 2: Definição de metas 127Sessão 3: Estudo de caso 139

Sessões 1-3 para comissões de relações públicas 151Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 151Sessão 2: Definição de metas 163Sessão 3: Estudo de caso 175

Sessões 1-3 para comissões de projetos de prestação de serviços 183Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 183Sessão 2: Definição de metas 197Sessão 3: Estudo de caso 209

Sessões 1-3 para comissões da Fundação Rotária 217Sessão 1: Atribuições e responsabilidades 217Sessão 2: Definição de metas 233Sessão 3: Estudo de caso 245

Sessão 4 Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento de metas do clube e resolução de problemas 253

Sessão plenária sobre assuntos distritais 267

Sessão plenária de encerramento 269

A seção sobre planejamento e organização desse guia é destinada à comissão distrital de capacitação. Além de fornecer informações logísticas, ela inclui instruções para utilização do guia que devem ser copiadas e distribuídas aos líderes de treinamento. Os segmentos marcados como “Sessões 1 a 3” devem ser encaminhados aos líderes de treinamento que conduzirão as respectivas sessões.

1ASSEMBLEIA DISTRITAL — GUIA PARA LÍDERES

Planejamento e organização

O Guia para Líderes da Assembleia Distrital fornece as informações neces-sárias à realização do treinamento de acordo com as diretrizes e tópicos re-comendados pelo conselho diretor, devendo ser considerado como material de apoio e não um roteiro a ser seguido à risca. Governadores de distrito e a comissão distrital de capacitação devem adaptar o conteúdo de forma a atender às necessidades dos participantes, inserindo exemplos locais, reformulando as perguntas e os pontos-chave e modificando a programação, sempre que apropriado.

Este guia é produzido em nove idiomas e enviado a todos os distritos rotários, estando disponível em versão impressa e em CD-ROM. Os slides incluídos no CD podem ser adaptados às características de cada distrito e apresentados em projetor multimídia ou impressos para uso em retroproje-tor ou distribuição aos participantes.

Para mais informações sobre o treinamento e a logística do evento, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Propósito da assembleia distrital

O propósito da assembleia distrital é:

Preparar os líderes entrantes de clube a formar a equipe de líderes e exer-•cer seu mandato eficazmente.

Oferecer a governadores eleitos, bem como a governadores assistentes e •comissões distritais entrantes, a oportunidade de motivar as equipes de líderes dos clubes e de estabelecer uma relação de trabalho com eles.

Os seguintes tópicos devem ser tratados na assembleia distrital:

Lema do RI•

Atribuições e responsabilidades•

2 ASSEMBLEIA DISTRITAL — GUIA PARA LÍDERES

Normas e procedimentos•

Seleção e treinamento da equipe de líderes•

Definição de metas anuais e de longo prazo•

Recursos•

Trabalho em equipe •

Oratória (somente nas sessões para presidentes eleitos)•

Qualidades de líder (somente nas sessões para presidentes eleitos)•

Logística

A assembleia distrital deve ser realizada anualmente, de preferência em abril ou maio, após o seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS).

Os participantes incluem:

Presidentes eleitos de clube (devem tomar parte do PETS e da assembleia •distrital)

Secretários entrantes de clube •

Tesoureiros entrantes de clube•

Presidentes entrantes de comissão de clube (especialmente de desenvol-•vimento do quadro social, relações públicas, administração do clube, projetos de prestação de serviços e Fundação Rotária)

A organização deve ser feita pelos:

Governador eleito de distrito (responsável pela programação geral)•

Governador de distrito (auxilia o governador eleito) •

Membros da comissão distrital de capacitação (planejam e conduzem o •seminário sob a supervisão do governador eleito)

Líderes de treinamento da assembleia distrital•

Presidentes de comissão distrital (responsáveis por liderar os grupos −de discussão relacionados a suas áreas funcionais)

Governadores assistentes (responsáveis por reunir-se com as equipes −de líderes dos clubes a eles designados para discutir as metas de tais clubes)

Ex-governadores, se apropriado (encarregados de liderar grupos de −discussão)

Materiais

O Manual do Presidente de Clube (222-PT), Manual do Secretário do Clube (229-PT), Manual do Tesoureiro do Clube (220-PT) e os cinco manuais que compõem o Manual das Comissões de Clube (226-PT) são partes integrais da assembleia distrital. Os líderes de clubes devem ler estes materiais antes de comparecer à assembleia e lembrar de levá-los consigo ao treinamento.


Promoção

É importante mostrar aos líderes entrantes de clube a importância do se-minário. O governador deve incluir materiais promocionais e informativos sobre o PETS no site do distrito e em sua carta mensal e contar com uma pessoa de contato que possa atender àqueles que solicitem detalhes adicio-nais. Governadores assistentes e outros encarregados de auxiliar o governa-dor de distrito na promoção do seminário devem:

Enviar com pelo menos dois meses de antecedência carta-convite e •materiais de inscrição aos presidentes eleitos, e mandar lembretes ao aproximar-se a data do treinamento.

Entrar em contato com os presidentes eleitos por telefone ou e-mail.•

Programação

A programação da assembleia distrital tem o propósito de possibilitar que presidentes eleitos de clube expandam os conhecimentos e habilidades adquiridos no seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube (PETS), e preparar líderes entrantes de clube para exercer seu mandato. Os participantes são separados em grupos durante as sessões 1, 2 e 3, mas vol-tam a se reunir na sessão 4, na qual cada presidente eleito e demais líderes do mesmo clube desenvolvem um plano de ação para apoiar as metas do clube e identificam problemas e soluções.

O quadro abaixo oferece um panorama do programa da assembleia distrital. A agenda completa encontra-se na página 4.

Presidentes eleitos Líderes de clubeSessão 1 Oratória Atribuições e responsabi-

lidades

Sessão 2 Qualidades de líder Definição de metas

Sessão 3 Estudo de caso Estudo de caso

Sessão 4 Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabe-lecimento de metas e resolução de problemas


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Adapte esta agenda de modo a atender às necessidades do distrito e incluir intervalos, refeições e outros detalhes, conforme apropriado. Caso novos tópicos sejam adicionados, elabore roteiros que ajudem o líder de treina-mento a conduzir as respectivas sessões.

Considere os seguintes pontos:

Enfatize os tópicos de maior importância utilizando exemplos específi-•cos ao clube e ao distrito.

Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultural local.•

Aumente o interesse pela programação usando formatos variados, inclu-•sive painéis de discussão, apresentações audiovisuais e atividades em grupos (veja “Atividades interativas” na página 7).

Preparação dos líderes de treinamento

Os líderes de treinamento selecionados para facilitar as discussões costu-mam ter diferentes níveis de conhecimento e a padronização do que é ensi-nado garante uniformidade e coerência no desempenho de suas funções. A comissão distrital de capacitação deve planejar e conduzir esse treinamento pelo menos duas semanas antes da assembleia distrital visando enfocar técnicas para facilitar grupos de discussões e dar oportunidade para que os líderes de treinamento possam praticar conduzindo uma das sessões. Mais informações sobre o assunto podem ser encontradas no Manual de Capacitação Distrital (246-PT). Os seguintes materiais devem ser usados na preparação dos líderes de treinamento:

Antes da assembleia:

Como usar os roteiros das sessões (páginas 6-7)•

Roteiros e slides das sessões que estarão facilitando•

Cópia da programação da assembleia•

Durante a assembleia

Flipchart e marcadores•

Como utilizar este guia

Os líderes de treinamento são incentivados a adaptar as sessões confor-me seus próprios conhecimentos e experiências de modo a oferecer uma programação relevante aos clubes do distrito. A versão eletrônica deste guia está disponível para ajudar na adaptação do conteúdo. Antes de usar os slides, inclua o número de seu distrito e introduza as modificações que considerar apropriadas. Poderá ainda adicionar fotografias ilustrativas de atividades e projetos distritais.

Este guia contém também roteiros para sessões plenárias e discussões faci-litadas.

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Roteiros para sessões plenárias

O roteiro das sessões de abertura e de encerramento sugerem tópicos para os discursos do governador eleito. Tais roteiros devem ser adaptados aos clubes do distrito.

Roteiros para discussões facilitadas

Esta técnica motiva os presentes a compartilhar conhecimentos e experiên-cias e a aprender com seus colegas. Os roteiros para estas sessões fornecem diretrizes de como conduzir os grupos de discussão. Os líderes de treina-mento devem ser flexíveis e garantir o bom ritmo das discussões, certifi-cando-se ao mesmo tempo de que o tópico seja devidamente abordado. Para mais informações sobre o assunto, consulte o Manual de Capacitação Distrital (246-PT).

Os participantes devem preparar-se para a assembleia utilizando o Kit para Dirigente de Clube e respondendo às perguntas apresentadas nos apêndi-ces. Presidentes eleitos devem levar ao treinamento o esboço das Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs elaborado durante o PETS e estar prontos para discutir as questões apresentadas. Além disso, todos de-vem ter em mãos na assembleia distrital os manuais referentes à sua função (ver “Materiais”).

Como utilizar o roteiro das sessões

As sessões possuem formato padronizado e contêm os seguintes itens:

Questões para discussão

Exemplos de perguntas que os líderes de treinamento podem formular aos participantes com o intuito de incentivar debates sobre determinado con-ceito. Algumas das questões para discussão deste guia foram incluídas nos manuais do Kit para Dirigente de Clube com vistas a auxiliar os participan-tes a se preparar para a assembleia distrital.

Possíveis respostas

São exemplos de respostas que podem ser dadas pelos participantes a de-terminada questão. Os líderes de treinamento podem usá-las para estimular o debate se o grupo tiver dificuldades em expor seus pareceres. Nem todas as respostas precisam ser apresentadas à plateia.

Pontos-chave

Os pontos-chave ajudam os líderes de treinamento a enfatizar conceitos im-portantes. Os líderes de treinamento são incentivados a explicar os pontos-chave em suas próprias palavras.

Lembretes ao instrutor

Contêm informações, sugestões e instruções para ajudar os líderes de trei-namento a facilitar as discussões.


Avisos para projetar slides

Indicam quando um slide deve ser projetado de forma a dar início a uma sessão ou listar pontos-chave. Os slides encontram-se no CD-ROM que acompanha esta publicação e também estão disponíveis para download no site www.rotary.org, podendo ser modificados para atender às necessidades do distrito. Inclua fotografias ou gráficos ao adaptar os slides para o distrito.

Avisos sobre folhas-tarefa

Indicam aos líderes de treinamento quando fazer referência às folhas-tarefa localizadas no final de cada sessão.

Atividades interativas

Os líderes de treinamento podem decidir incorporar atividades interativas com o propósito de manter o interesse do grupo na sessão. Esta técnica permite que os participantes expressem suas ideias e vejam como aplicar na prática o que aprenderam. O equilíbrio entre discussões facilitadas e interação ajudará a maximizar a retenção do que está sendo apresentado. Exemplos de atividades:

Conhecer os colegas• Os participantes falam sobre si próprios ou a respeito de um tópico pré-determinado para que possam se conhecer e ao mesmo tempo iniciar dis-cussões sobre o assunto programado para a sessão. Esta técnica promove a participação e propicia um ambiente de aprendizado mais informal.

Discussão com parceiro• Cada participante analisa independentemente determinada questão, a discute com um parceiro e depois, se houver tempo, apresenta suas ideias ao grupo inteiro. Esta técnica garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões.

Votação• Em uma lista de tópicos escritos no flipchart, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite acessar ra-pidamente as principais necessidades e preocupações dos participantes.

Pequenos grupos• Os participantes são divididos em pequenos grupos para possibilitar me-lhor diálogo e interação durante a sessão. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies.

Dramatização• Os participantes atuam em papéis específicos para demonstrar deter-minada ideia ou situação. Esta técnica funciona melhor com pequenos grupos, nos quais as pessoas não se sentem tão inibidas.

Atividade de encerramento •No final da sessão, participantes escolhem um dos itens que aprenderam e definem que ação irão tomar em função dos conhecimentos adquiri-dos. Esta atividade faz com que os participantes reflitam sobre o que foi aprendido e sobre o que irão fazer para colocar as ideias em prática.


Avaliação

A avaliação é um aspecto essencial de qualquer programa de treinamento, pois permite conhecer o grau de satisfação dos participantes e instrutores e serve de base para melhorias nos métodos de ensino.

Os líderes de treinamento da assembleia distrital também devem avaliar o conteúdo e a logística do treinamento e a eficácia da preparação que rece-beram. O exemplo de avaliação pelos líderes de treinamento (páginas 9-13) deve ser preenchido após estes conduzirem as sessões, quando poderão avaliar tanto como foram preparados para atuar na assembleia distrital quanto o encontro em si. Estes formulários podem ser adaptados conforme necessário.

As informações coletadas através das avaliações feitas pelos participantes e pelos líderes de treinamento devem ser transmitidas ao governador eleito e ao instrutor distrital do ano do mandato deste, para que a assembleia distri-tal do ano seguinte possa ser aprimorada.


Exemplo de avaliação pelos participantes da assembleia distrital

Agradecemos o preenchimento deste formulário. Sua opinião é vital à avaliação do sucesso dos méto-dos de treinamento empregados e contribuirá ao aprimoramento das próximas assembleias distritais.

Dados do participante

Para dirigentes de clube apenasAssinale o cargo que assumirá em 1º de julho.

Presidente Secretário Tesoureiro

Presidente de comissão Outro

Para presidentes de comissão apenas

Assinale a comissão que assumirá em 1º de julho.

Administração Desenvolvimento do quadro social Relações públicas

Projetos de prestação de serviços Fundação Rotária Outra

Programas

Avalie seu conhecimento sobre os tópicos a seguir utilizando a escala de pontuação indicada:

Para presidentes eleitos apenas:

TÓPICO ANTES DA ASSEMBLEIA DISTRITAL APÓS A ASSEMBLEIA DISTRITALNenhum conhecimento

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Algum conhecimento

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Oratória

Qualidades de líder

Outros líderes de clube

TÓPICO ANTES DA ASSEMBLEIA DISTRITAL APÓS A ASSEMBLEIA DISTRITALNenhum conhecimento

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Algum conhecimento

Vasto conhecimento

Atribuições e responsabilidades

Seleção dos membros das comissões

Definição de metas

Uso de recursos


Apresentação da programação

Avalie os itens abaixo utilizando o critério indicado:

ConcordoConcordo até certo ponto

Discordo até certo ponto Discordo Não se aplica

Os discursos nas sessões plenárias foram inspiradores.

Os líderes de treinamento foram eficazes na facilitação dos grupos de discussão.

Um número adequado de técnicas de treinamento foi usado durante o seminário.

Os slides contribuíram ao aprendizado.

Os manuais de referência foram úteis.

Os tópicos dos grupos de discussão foram relevantes para mim como líder.

Estou preparado para exercer meu mandato como líder de clube.

O grupo apresentou ideias práticas que eu gostaria de utilizar em meu clube.

A equipe do meu clube trabalhou eficazmente.

Sei onde e como encontrar as ferra-mentas necessárias para alcançar as metas do clube.

Serei capaz de aplicar muito do que aprendi durante a assembleia distrital.

A equipe de líderes distritais é uma boa fonte de informações.

A assembleia distrital me ajudou a compreender melhor a estrutura organizacional do meu distrito.

No espaço abaixo, ofereça sugestões para aprimoramento dos tópicos a ser discutidos em futuras assembleias distritais.


Logística




Recebi a notificação sobre a assem-bleia com a devida antecedência.

Recebi as informações necessárias no kit de inscrição.

A data da assembleia foi conveniente

O local da assembleia foi conveniente.

Comentários e sugestões adicionais:

Eu gostaria de obter mais informações sobre:

Nome (opcional):

Nome do Rotary Club (opcional):

Informações de contato (opcional):

Agradecemos sua colaboração.


Exemplo de avaliação pelos líderes de treinamento da assembleia distrital

Seus comentários sobre os treinamentos que recebeu e conduziu, bem como a respeito da programa-ção e dos materiais utilizados são inestimáveis e ajudarão a aprimorar o evento para o próximo ano. Agradecemos sua participação e o preenchimento deste questionário.

Que sessões coordenou? (marque todas as opções aplicáveis)

Sessões

Presidente eleito de clube 1 2 3

Secretário de clube 1 2 3

Tesoureiro de clube 1 2 3

Comissão de administração de clube 1 2 3

Comissão de desenvolvimento do quadro social 1 2 3

Comissão de relações públicas 1 2 3

Comissão de projetos de prestação de serviços 1 2 3

Comissão da Fundação Rotária 1 2 3

Exercício de trabalho em equipe 4

Sessões

Avalie os itens abaixo utilizando o critério indicado



Foi fácil de usar o Guia para Líderes da Assembleia Distrital (828-PT).

Tive tempo suficiente para preparar-me para a assembleia distrital.

O tempo dedicado a cada sessão foi suficiente.

Relacione os tópicos aos quais não foi dedicado tempo suficiente:

Nas sessões em que fui o facilitador, os participantes estavam bem prepa-rados para discutir os tópicos.

A duração do evento foi adequada.




Os roteiros das sessões foram eficazes nos grupos de discussão.

Os participantes das sessões em que fui facilitador entenderam os materiais apresentados.

Os métodos de treinamento incenti-varam a participação.

Os slides apresentados facilitaram o aprendizado.

Os materiais informativos facilitaram o aprendizado.

Logística




O tamanho das salas dos grupos de discussão foi adequado.

A data do treinamento foi conveniente.

O local foi conveniente.

Relacione os tópicos que deveriam ter sido incluídos na assembleia.

Como a assembleia distrital poderia ser aperfeiçoada?

Comentários adicionais:

Agradecemos sua colaboração.

15SESSão PLEnáRIA DE ABERTURA

Sessão plenária de abertura (30 minutos)

A sessão plenária de abertura define o tom do seminário e é a primeira oportunidade de o governador eleito se dirigir aos participantes. Os dis-cursos devem ser informativos, motivadores e inspiradores, e o governador eleito deve usar os slides abaixo durante a abertura do treinamento.

Materiais Slides 1-5

Propósito

SLIDE 1

Explique como a assembleia distrital irá preparar os líderes de clube.•

Comente qual será a agenda do seminário, provendo inclusive informa-•ções logísticas.

Apresentação do lema do RI

SLIDE 2

Explique como o lema está relacionado à sua visão para o distrito no ano •rotário entrante.

Forneça exemplos de como os clubes podem aplicar o lema a projetos e •atividades.

Metas do distrito

SLIDE 3

Descreva as metas do presidente eleito do RI para clubes e distritos no •ano entrante.

Informe quais são as metas distritais estabelecidas para o ano entrante.•

Discuta projetos e atividades que são relacionados às metas ou as •apoiam.

Assembleia Distrital - 2009 | 1Distrito XXXX

Bem-vindos àassembleia distrital!


Inserir lema e logotipo do RI.

Lema do RI


Inserir metas do distrito.

Metas do distrito

16 SESSão PLEnáRIA DE ABERTURA

Dê exemplos de como as metas do clube podem alinhar-se às metas dis-•tritais.

Explique como os líderes e os clubes podem trabalhar juntos para alcan-•çar as metas.

Descreva como líderes distritais podem colaborar com os clubes para o •alcance das metas.

Plano de Liderança de Clube

SLIDE 4

Explique o objetivo do Plano de Liderança de Clube.•

Pergunte quais clubes do distrito implementaram o Plano de Liderança •de Clube.

Explique como o plano pode fortalecer os Rotary Clubs.•

Objetivo do Rotary e as Avenidas de Serviços

SLIDE 5

Discuta como as metas de clube e distrito possibilitam o alcance do •Objetivo do Rotary através das Avenidas de Serviços.

Explique como os líderes distritais ajudarão os clubes a alcançar o •Objetivo do Rotary.

Logística

Apresente a programação do seminário, inclusive o horário dos •intervalos e refeições.


Plano de Liderança de ClubeO propósito deste plano éproporcionar umaestrutura administrativaque fortaleça os RotaryClubs e os tornemeficazes.


Avenidas de Serviços

17SESSão 1: PRESIDEnTES ELEIToS DE cLUBE — oRATóRIA

OBSERVAÇÕES

Sessão 1: Presidentes eleitos de clube Oratória

(60 MInUToS)

ObjetivosEsta sessão visa preparar os participantes para:

Compreender noções básicas de oratória.1. Identificar maneiras de aprimorar habilidades de comunicação através de atividades 2. práticas

Roteiro da sessãoIntrodução 10 minutosOratória 15 minutosExercícios 30 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 6. Título da sessão 1 7. Objetivos 8. Dicas de preparação 9. Dicas de oratória 10. Objetivos

Folhas-tarefa 1. Oratória 2. Resumo

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de clube (222-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

18 SESSão 1: PRESIDEnTES ELEIToS DE cLUBE — oRATóRIA

OBSERVAÇÕES

Introdução (10 MInUToS) DAS ÀS

PROJETE O SLIDE 6Título da sessão 1


Apresente-se aos participantes e explique sua •função de facilitador.

Informe as regras que o grupo deverá seguir para •que as discussões sejam eficazes, tais como evi-tar interrupções quando um participante estiver falando, ouvir com boa vontade todos os comen-tários e limitar o uso de telefones celulares.

Considere começar a sessão com uma atividade •para “quebrar o gelo” relacionada ao tópico em questão.

Apresente os objetivos desta sessão aos partici-•pantes.

Peça aos participantes que consultem o resumo •da sessão e sugira que façam anotações.

PROJETE O SLIDE 7Objetivos

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2Resumo

Lembrete ao instrutor

Avalie o conhecimento e a experiência dos par-•ticipantes formulando as perguntas abaixo e facilitando a discussão de forma apropriada.


Sessão 1:Oratória


Objetivos

• Compreender noções básicas deoratória.

• Identificar maneiras de aprimorarhabilidades de comunicaçãoatravés de atividades práticas.


OBSERVAÇÕES Alguém aqui já serviu como presidente

de clube?

Que experiências tiveram em oratória?


OBSERVAÇÕES

Oratória (15 MInUToS) DAS ÀS

Por que a oratória é importante para os presidentes de clube?

PONTOS-CHAVEPresidentes de clube se dirigem aos sócios semanal-•mente.

Presidentes de clube servem como porta-vozes dos •clubes e do Rotary.

Como devem preparar-se para uma apresentação?

PROJETE O SLIDE 8Dicas de preparação

PONTO-CHAVEAntes de uma apresentação os presidentes de clube •devem:

Conhecer bem o assunto a ser apresentado. –

Identificar os tópicos principais. –

Fazer anotações sempre que necessário. –

Preparar audiovisuais conforme apropriado. –

Ensaiar o que vão dizer. –

Que diretrizes vocês devem seguir ao usar recursos audiovisuais?


Dicas de preparação• Conheça bem o assunto a ser

apresentado.• Identifique os tópicos principais.• Faça anotações sempre que

necessário.• Prepare audiovisuais conforme

apropriado.• Ensaie o que vai dizer.


OBSERVAÇÕES PONTO-CHAVEPara preparar recursos audiovisuais eficazes, os pre-•sidentes de clube devem:

Limitar a quantidade de texto. –

Usar letras que facilitem a leitura. –

Usar gráficos para ilustrar certos tópicos. –

Que dicas poderiam oferecer com relação a oratória?

PROJETE O SLIDE 9Dicas de oratória

PONTO-CHAVEPara assegurar a eficácia da apresentação os presi-•dentes de clube devem

Utilizar exemplos para ilustrar pontos principais. –

Não exceder o tempo concedido. –

Evitar ler suas anotações durante a apresentação. –

Manter postura adequada e estabelecer contato –visual.

Falar claramente, variando o tom de voz. –

Mostrar-se descontraído e confiante. –

Como poderão manter-se descontraídos e confiantes ao se apresentar em público?


Dicas de oratória• Utilize exemplos para ilustrar pontos

principais.• Não exceda o tempo concedido.• Evite ler suas anotações durante a

apresentação.• Mantenha postura adequada e

estabeleça contato visual.• Fale claramente, variando o tom de

voz.• Mostre-se descontraído e confiante.


OBSERVAÇÕES

Exercícios (30 MInUToS) DAS ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1Oratória


Nesta atividade de 30 minutos de duração, dê •aos participantes entre 5 e 10 minutos para pre-parar sua apresentação e 15 a 20 minutos para apresentar-se e ouvir os comentários do grupo.

Explique a atividade.•

Peça aos participantes para formar grupos de três •pessoas.

Se tiver tempo, peça aos grupos para contarem •suas observações aos outros participantes.


OBSERVAÇÕES

Revisão (5 MInUToS) DAS ÀS


Cheque os objetivos para certificar-se de que to-•dos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas.

Usando a folha de resumo, peça que contem algo •que tenham aprendido e uma medida que imple-mentarão como resultado desta sessão. Os parti-cipantes poderão se dirigir à pessoa que estiver ao seu lado ou ao grupo inteiro.

Agradeça aos participantes.•



Encerramento


Objetivos

• Compreender noções básicas deoratória.

• Identificar maneiras de aprimorarhabilidades de comunicaçãoatravés de atividades práticas.


OBSERVAÇÕES Folha-tarefa 1: OratóriaVocê foi convidado por um canal de televisão local para fazer uma declaração breve (no máximo 3 minutos) sobre um dos três assuntos a seguir: a) um projeto de prestação de serviços do seu clube, b) o motivo pelo qual você entrou para o Rotary ou c) o próximo evento de arrecadação de fundos do seu clube. Faça um esboço da sua declaração no espaço abaixo. Esteja pronto para falar ao grupo. Pense nas técnicas de oratória discutidas quando for preparar sua apresentação.

Os participantes devem fazer suas declarações e ouvir a avaliação dos outros integrantes do grupo. Use as seguintes perguntas como guia para a sua avaliação. Se tiver tempo, peça que os grupos con-tem suas observações aos outros participantes

Declaração:


OBSERVAÇÕES

Avaliação

As informações fornecidas foram suficientes?1.

Descreva a voz do apresentador. O apresentador variou seu tom de voz? A declaração foi feita com 2. clareza?

O apresentador pareceu conhecer bem o assunto? 3.

De que maneira ele usou suas anotações durante a declaração?4.

O apresentador pareceu descontraído e confiante? Por que você diz isso?5.

O ritmo da declaração foi adequado? A quantidade de tempo disponível foi respeitada?6.

Que outras observações ou dicas você poderia oferecer?7.


OBSERVAÇÕESFolha-tarefa 2: Resumo

Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Oratória

27

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: PRESIDEnTES ELEIToS DE cLUBE — QUALIDADES DE LÍDER

Sessão 2: Presidentes eleitos de clube Qualidades de líder

(60 MInUToS)


Identificar as principais funções dos líderes.1. Colocar em prática as qualidades de líder inerentes ao papel de presidente de clube.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosQualidades de líder 45 minutosRecursos 5 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 11. Título da sessão 2 12. Objetivos 13. Qualidades de um bom líder 14. Recursos 15. Objetivos

Folhas-tarefa 3. Qualidades de líder 4. Resumo

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de clube (222-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

28

OBSERVAÇÕES





Apresente os objetivos da sessão aos partici- •pantes.





Sessão 2:Qualidades de líder


Objetivos

• Identificar as principais funções doslíderes.

• Colocar em prática as qualidadesde líder inerentes ao papel depresidente de clube.

29

OBSERVAÇÕES


Qualidades de líder (45 MInUToS) DAS ÀS

PONTO-CHAVEOs presidentes devem liderar os sócios de seus •clubes para que eles alcancem o Objetivo do Rotary.

Quem vocês consideram um grande líder? Por quê?

Que qualidades são inerentes aos grandes líderes?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3Qualidades de líder


Dê cinco minutos aos participantes para que •completem a primeira parte da folha-tarefa.

PROJETE O SLIDE 13Qualidades de um bom líder


Qualidades de um bom líder• Visão• Motivação• Organização• Comunicação

30

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVELiderança eficaz requer:•

Visão — – Estabelecer uma rota de longo prazo para o clube e identificar projetos e atividades para o ano.

Motivação — – Inspirar e liderar os sócios para que trabalhem juntos pelo alcance das metas do clu-be.

Organização — – Certificar-se de que os sócios do clube estão cientes de suas responsabilidades e cronogramas.

Comunicação — – Transmitir informações rotárias ao clube e encaminhar dados sobre o clube ao dis-trito e ao RI.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3Qualidades de líder


Dê 20 minutos para a segunda parte desta ati-•vidade, sendo que 10 são para os participantes completarem a segunda parte da folha-tarefa individualmente e 10 para formarem pequenos grupos e discutirem suas respostas.

Explique o propósito da atividade.•

Se tiver tempo, peça aos grupos para contarem •suas observações aos outros participantes.

Que desafios relacionados à liderança esperam enfrentar no próximo ano?

Como poderão superar tais desafios?

31

OBSERVAÇÕES


Recursos (5 MInUToS) DAS ÀS

Que recursos podem usar para ajudá-los a se preparar para ocupar sua nova posição de líder?

PROJETE O SLIDE 14Recursos

PONTO-CHAVEOs recursos disponíveis a presidentes de clubes •incluem:

Manual do Presidente de Clube (222-PT) –

Capacitação de Líderes — Guia para Elaboração de –Programa (250-PT)

Plano de Liderança de Clube (245-PT) –

Quem pode exercer o papel de mentor para ajudá-los em seu novo cargo?


Ex-presidente do clube —

Governador assistente —

Outros presidentes de clubes do distrito —

Dirigentes do clube —


Recursos

32

OBSERVAÇÕES


Como irão trabalhar com seus mentores?


Reunindo-se com eles regularmente para discu- —tir a situação do clube.

Convidando-os a assistir as assembleias do clube —para oferecer sugestões.

Como vocês poderão ajudar a preparar o presidente eleito do clube para seu novo cargo?

33

OBSERVAÇÕES









Encerramento


Objetivos

• Identificar as principais funções doslíderes.

• Colocar em prática as qualidadesde líder inerentes ao papel depresidente de clube.

34

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 3: Qualidades de líder

Relacione a seguir qualidades inerentes a líderes eficazes:

Nos espaços abaixo, liste quatro características de líderes que você acha que precisa melhorar e descreva como pretende fazê-lo.

Característica:

Vou melhorar da seguinte maneira:

Característica:


Característica:


Característica:


35

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .

Qualidades de líder

Folha-tarefa 4: Resumo

37

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: PRESIDEnTES ELEIToS DE cLUBE — ESTUDo DE cASo

Sessão 3: Presidentes eleitos de clube Estudo de caso

(60 MInUToS)

ObjetivosEsta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosEstudo de caso 50 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 16. Título da sessão 3 17. Objetivo

Folha-tarefa 5. Estudo de caso: Presidentes

eleitos de clube

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Você poderá modificá-lo de acordo com a audiên-•cia, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distritoAo ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Presidente de clube (222-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

38

OBSERVAÇÕES





Apresente os objetivos da sessão aos participan-•tes.

PROJETE O SLIDE 17Objetivo


Sessão 3:Estudo de caso


Objetivo

Identificar desafios e resolverproblemas que poderão vir aenfrentar em seus clubes.

39

OBSERVAÇÕES


Estudo de caso (50 MInUToS) DAS ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5Estudo de caso: Presidentes eleitos de clube


Dê 30 minutos para os grupos discutirem e cria-•rem seu plano de ação e 10 minutos para o apre-sentarem ao grupo.


Divida os participantes em grupos de cinco ou •seis.

Peça a cada grupo que indique uma pessoa para• anotar as idéias discutidas.

Dê 10 minutos adicionais para os participantes •responderem à pergunta a seguir e discutirem com o grupo.

O que vocês aprenderam que pode ser usado no seu clube?

40

OBSERVAÇÕES




Cheque os objetivos para certificar-se de que to-•dos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas



Encerramento


Objetivo


41

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 5: Estudo de caso: Presidentes eleitos de clube

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado para o presidente do Rotary Club de Park City South usando a tabela na próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

Fundado há 75 anos, o Rotary Club de Park City South tem atualmente 50 sócios. Nos últimos três anos, cinco foram admitidos e 12 deram baixa um ano após tornarem-se rotarianos. Como ativida-de de orientação, o clube apresenta aos novos sócios um distintivo do Rotary e um exemplar da publicação ABC do Rotary durante a cerimônia de admissão.

Os três últimos presidentes do clube fizeram parte do quadro social por menos de cinco anos. O clube tem 18 comissões, muitas das quais produzem pouco e são integradas por apenas um membro.

A maioria dos sócios comparece às reuniões semanais, mas um terço deles se retira após a refeição e, consequentemente, não participa da apresentação do palestrante. A programação da reunião semanal normalmente inclui a participação de membros do governo local que oferecem novidades da comunidade, empresários que querem promover suas empresas ou representantes de entidades filantrópicas locais que buscam apoio financeiro do clube.

Os rotarianos ocupam sempre os mesmos assentos durante as reuniões e comentam com frequência o quanto apreciam a oportunidade de encontrar seus companheiros rotarianos uma vez por semana.

O clube realiza um jogo anual de golfe do qual participam metade dos sócios e 20 de seus fami-liares. Todos os anos o clube oferece uma bolsa de estudos a um aluno da escola de ensino médio local, organiza um jantar de ano novo em um asilo da região e doa livros à biblioteca. Menos da metade dos sócios participa desses projetos. Das três atividades apenas o jantar recebeu cobertura da mídia local.

O clube, formado por 100% de Companheiros Paul Harris, apoia a iniciativa Todos os Rotarianos, Todos os Anos. O clube nunca inscreveu-se para um subsídio da Fundação Rotária nem jamais indicou alguém para participar de um programa da entidade.

Nos últimos três anos, um sócio serviu como governador assistente e outro como membro da comissão da conferência distrital. Pelo menos 10 sócios comparecem na conferência distrital e o presidente eleito sempre participa do seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube. Normalmente apenas novos dirigentes ou novos membros de comissão participam da assembleia distrital.

O clube encaminhou estudantes ao programa RYLA (Prêmios Rotários de Liderança Juvenil) nos últimos dois anos mas nunca participou do programa distrital de Intercâmbio de Jovens, do Interact, do Rotaract ou dos Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário.

O clube não recebe uma Menção Presidencial há cinco anos.

Quais são os pontos fortes do clube?

42

OBSERVAÇÕES


Quais são os pontos fracos do clube?

O que poderia fazer para motivar o envolvimento dos sócios?

Que procedimentos devem ser colocados em prática para incentivar a participação dos sócios?

Qual é o problema principal do clube?

Como poderia aumentar a retenção do quadro social?

43

OBSERVAÇÕES


Estudo de caso: Plano de ação

EtapaQuem é o responsável?

Quanto tempo esta etapa levará?

Como o progres-so será medido?

Que recursos es-tão disponíveis?

1.

2.

3.

4.

5.


45

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: SEcRETáRIoS DE cLUBE — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Sessão 1: Secretários de clube Atribuições e responsabilidades

(60 MInUToS)


Compreender o papel do secretário de clube.1. Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube2.

Roteiro da sessãoIntrodução 10 minutosAtribuições e responsabilidades 30 minutosTrabalho com o clube 15 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 18. Título da sessão 1 19. Objetivos 20. Responsabilidades 21. Acesso ao Portal 22. Envio de relatórios 23. Recursos 24. Objetivos

Folhas-tarefa 1. Responsabilidades 2. Resumo

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Secretário de clube (229-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

46

OBSERVAÇÕES















Objetivos

• Compreender o papel do secretáriodo clube.

• Identificar maneiras de trabalharcom outros líderes do clube.

47

OBSERVAÇÕES


Alguém já serviu como secretário de clube?

O que aprenderam de mais relevante com essa experiência?

48

OBSERVAÇÕES


Atribuições e responsabilidades (30 MInUToS) DAS ÀS

Quais são as responsabilidades do secretário de clube?

PROJETE O SLIDE 20Responsabilidades

PONTO-CHAVEO secretário de clube deve:•

Manter atualizada a lista de sócios. –

Registrar o comparecimento às reuniões e enviar –relatórios mensais ao governador de distrito.

Enviar lembretes sobre reuniões de clube, do con- –selho e das comissões.

Lavrar e arquivar as atas das reuniões. –

Enviar os relatórios necessários, como o relatório –semestral, ao Rotary International.

Trabalhar com o tesoureiro para coletar e enviar –as cotas per capita e assinaturas de revistas ao RI ou diretamente à revista regional – o que for apro-priado.

Que responsabilidades adicionais são designadas por seu clube ao secretário?

PONTO-CHAVEO regimento interno do clube define as responsabili-•dades do secretário e outros dirigentes específicas ao clube.

Que estratégias usarão para cumprimento de tais responsabilidades?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1Responsabilidades


Responsabilidades• Manter atualizada a lista de sócios.• Registrar o comparecimento às

reuniões.• Enviar lembretes sobre reuniões de

clube.• Lavrar e arquivar as atas das reuniões.• Enviar os relatórios necessários ao RI.• Coletar e enviar as cotas per capita e

assinaturas de revistas ao RI.

49

OBSERVAÇÕES



Dê 10 minutos para que os participantes resol-•vam o exercício da folha-tarefa sobre responsa-bilidades.


Peça aos participantes que achem um parceiro.•

Se tiver tempo, peça que contem suas idéias ao •restante do grupo.

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 1Responsabilidades

Como o Acesso ao Portal pode ajudá-los no desempenho de suas responsabilidades?

PROJETE O SLIDE 21Acesso ao Portal

PONTO-CHAVEO secretário de clube pode usar o Acesso ao •Portal para:

Efetuar pagamentos das cotas do clube. –

Atualizar e verificar dados referentes ao quadro –social antes de 1º de junho e 1º de dezembro.

Atualizar dados sobre o clube, como o local e ho- –rário das reuniões semanais.

Fornecer informações sobre os novos dirigentes –do clube.

Acessar relatórios de contribuições do clube à –Fundação Rotária.

Fazer contribuições à Fundação. –


Acesso ao Portal

50

OBSERVAÇÕES


Como irão preparar-se para o cargo de secretário?

PONTO-CHAVEPara preparar-se para seu mandato, os secretários •entrantes devem:

Analisar suas funções com o presidente entrante –do clube.

Reunir-se com o seu predecessor para analisar as –responsabilidades da função de secretário.

Providenciar a transferência dos arquivos do clube –com o tesoureiro que está deixando o cargo.

Reunir-se com o novo tesoureiro para discutir as –responsabilidades dele.

Ler o Manual do Secretário de Clube (229-PT). –

Que relatórios deverão preparar durante seu mandato?

PROJETE O SLIDE 22Envio de relatórios


Envio de relatórios

Formulário de Dadospara o OfficialDirectory

Para o RI (viaAcesso ao Portal)

Ao governador dodistrito

Ao devido secretáriode clube

Relatórios semestrais Frequência mensal Frequência derotarianos visitantes

Formulário deAlteração de Dadosdo Quadro Social

Formulário deAlteração de Dadosdo Quadro Social

Formulário deNotificação deMudança deRotariano

Mudanças nasinformações sobredirigentes ou reuniões

Mudanças nasinformações sobredirigentes ou reuniões

51

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEÉ responsabilidade do secretário do clube encami-•nhar:

Relatórios semestrais das cotas per capita ao RI. –

Relatórios mensais de frequência ao governador –de distrito.

O formulário Alteração de Dados do Quadro So- –cial para comunicar modificações ao RI e ao gover-nador de distrito (atualizar antes de 1º de junho e 1º de dezembro).

Relatórios sobre comparecimento de rotarianos vi- –sitantes aos secretários dos clubes pertinentes.

Formulário de Notificação de Mudança de Rotaria- –no ao secretário de clube da área à qual o rotariano estiver se mudando.

Relatório indicando alterações nos dados dos diri- –gentes do clube ou no local e horário das reuniões semanais, ao RI e governador de distrito.

Formulário de Dados para o – Official Directory ao RI.

Que recursos lhe serão úteis em sua função de secretário?


PONTOS-CHAVEOs recursos disponíveis aos secretários de clube •incluem:

Manual do Secretário do Clube (229-PT) –

Estatutos Prescritos para o Rotary Club e Regimen- –to Interno Recomendado para o Clube

Manual de Procedimento (035-PT) –

Catálogo do RI (019-PT) –

Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos –Rotary Clubs

The Rotarian – ou revistas rotárias regionais


Recursos

52

OBSERVAÇÕES


Trabalho com o clube (15 MInUToS) DAS ÀS

Como trabalharão com o presidente do clube?

PONTO-CHAVEPara que o trabalho com os presidentes de clube seja •eficaz, os secretários devem:

Estabelecer clara e inequívoca distribuição de res- –ponsabilidades antes de assumir o cargo.

Auxiliar o presidente com tarefas administrativas –quando necessário.

Como trabalharão com o tesoureiro do clube?

PONTO-CHAVEOs secretário deve trabalhar com o tesoureiro para:•

Desenvolver um sistema para coletar e submeter –cotas do clube, distrito e RI.

Completar o relatório semestral duas vezes por –ano.

Discutir como lidar com reconhecimentos e con- –tribuições dos sócios à Fundação Rotária.

Como apoiarão as comissões do clube?

PONTO-CHAVEPara apoiar as comissões do clube, os secretários •devem:

Compartilhar informações relevantes provenien- –tes do RI e do distrito.

Manter as comissões a par das tendências do –clube, inclusive índices de frequência e encami-nhamento de doações.

53

OBSERVAÇÕES


Como vocês vão apoiar os esforços para desenvolvimento do quadro social do seu clube?

PONTO-CHAVEPara apoiar o desenvolvimento do quadro social do •clube, os secretários devem:

Processar propostas de novos sócios. –

Relatar ao RI mudanças ocorridas nos dados refe- –rentes ao quadro social.

Notificar Rotary Clubs de outras áreas sobre rota- –rianos que estejam de mudança para suas comu-nidades.

Registrar tendências ligadas à frequência e ao de- –senvolvimento do quadro social, sempre que ne-cessário.

54

OBSERVAÇÕES









EncerramentoAssembleia Distrital - 2009 | 24

Distrito XXXX

Objetivos

• Compreender o papel do secretáriodo clube.


55

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 1: Responsabilidades

Em cinco minutos complete individualmente a tabela abaixo. Nos cinco minutos seguintes compare suas respostas com as dos outros participantes.

Responsabilidade do secretário do clube

Com que frequência deve ser realizada?

Outras pessoas envolvidas Estratégia

Manter atualizada a lista de sócios.

Registrar o compare-cimento às reuniões e enviar relatórios men-sais ao governador de distrito.

Enviar lembretes sobre reuniões de clube, do conselho e das comissões.

Lavrar e arquivar as atas das reuniões.

Enviar os relatórios necessários, como o relatório semestral, ao Rotary International.

Trabalhar com o te-soureiro do clube para coletar e enviar cotas per capita e assinaturas das revistas ao RI.

Outro:

Outro:

56

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .



57

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: SEcRETáRIoS DE cLUBE — DEfInIção DE METAS

Sessão 2: Secretários de clube Definição de metas

(60 MInUToS)

Os secretários devem participar desta sessão com a comissão de administração do clube. Leia as páginas 95–105 para esta sessão.

59

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: SEcRETáRIoS DE cLUBE — ESTUDo DE cASo

Sessão 3: Secretários de clube Estudo de caso

(60 MInUToS)

ObjetivoEsta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.

Roteiro da sessãoIntrodução 5minutosEstudo de caso 50 minutosRevisão 5 minutos


Folha-tarefa 5. Estudo de caso: Secretários de clube

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Secretário de clube (229-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

60

OBSERVAÇÕES










Objetivo


61

OBSERVAÇÕES



PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5Estudo de caso: Secretários de clube


Dê 30 minutos para os grupos discutirem e cria-•rem seu plano de ação e 10 minutos para que o apresentem aos demais.



Peça a cada grupo que indique uma pessoa para •anotar as idéias discutidas.



62

OBSERVAÇÕES




Cheque os objetivos para certificar-se de que to-•dos os tópicos foram devidamente abordados. Esclareça as dúvidas dos participantes.



Encerramento


Objetivo


63

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 5: Estudo de caso: Secretários de clube

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado para o secretário do Rotary Club de Sunny Valley usando a tabela na página seguinte. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Sunny Valley terá, a partir de 1º de julho, um novo secretário depois de 10 anos com uma única pessoa ocupando o cargo. Todos os registros do clube são escritos à mão e guarda-dos em três arquivos chamados Sócios, Finanças e História. O clube de 19 sócios não tem tesou-reiro. O secretário é responsável por coletar as cotas per capita e manter as contas de banco.

O governador assistente nunca visitou o clube e o governador de distrito normalmente inclui em sua visita oficial os três Rotary Clubs desta área metropolitana como visita multiclubes. A carta mensal do governador é lida pelo presidente e secretário do clube. Ninguém sabe se o distrito possui um site.

Durante as reuniões semanais, o secretário distribui crachás, registra o comparecimento, recebe o palestrante e encarrega-se das atas do encontro.

O índice de frequência tem diminuído nos últimos meses, assim como as doações à Fundação Rotária. Nos últimos três anos, sete novos sócios foram admitidos e dez deram baixa. O secretário atual envia por escrito ao RI os dados referentes ao quadro social.

Que procedimentos devem ser usados para realização das tarefas administrativas do clube?

Quem deveria colaborar com o secretário do clube?

64

OBSERVAÇÕES




Quanto tempo esta etapa evará?



1.

2.

3.

4.

5.


65

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: TESoUREIRoS DE cLUBE — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Sessão 1: Tesoureiros de clube Atribuições e responsabilidades

(60 MInUToS)


Compreender o papel do tesoureiro do clube1. Identificar maneiras de trabalhar com outros líderes do clube2.

Roteiro da sessãoIntrodução 10 minutosAtribuições e responsabilidades 30 minutosTrabalho com o clube 15 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 27. Título da sessão 1 28. Objetivos 29. Responsabilidades 30. Gerenciamento de fundos 31. Recursos 32. Objetivos

Folha-tarefa 1. Resumo

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Tesoureiro de clube (220-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

66

OBSERVAÇÕES















Sessão 1:Atribuições e

responsabilidades


Objetivos

• Compreender o papel do tesoureirodo clube.


67

OBSERVAÇÕES


Alguém já serviu como tesoureiro de clube?


68

OBSERVAÇÕES



Quais são as responsabilidades do tesoureiro do clube?


PONTO-CHAVEO tesoureiro de clube deve:•

Conservar os recursos do clube mantendo regis- –tros precisos de despesas e receita.

Coletar e enviar cotas e taxas. –

Apresentar regularmente relatórios sobre as finan- –ças do clube ao conselho diretor do clube e aos sócios.

Orientar os sócios sobre como fazer contribuições –à Fundação Rotária.

Desenvolver com o secretário e o presidente de –comissão da Fundação Rotária um procedimento para lidar com as contribuições e reconhecimen-tos.

Manter-se fiel ao orçamento feito pelo tesoureiro –anterior e desenvolver um orçamento para o ano entrante.

Estabelecer controles financeiros que protejam os –bens, garantam transparência e descentralizem responsabilidade financeira.

Garantir que todas as exigências do governo refe- –rentes a impostos e formulários sejam cumpridas

Que responsabilidades adicionais são designadas por seu clube ao tesoureiro?

PONTO-CHAVEO regimento interno do clube define as responsabili-•dades do tesoureiro e outros dirigentes específicas a este.


Responsabilidades• Registrar entrada e saída de fundos.• Coletar e enviar cotas e taxas• Apresentar relatórios ao conselho

diretor do clube.• Trabalhar com a Fundação Rotária.• Manter-se fiel ao orçamento.• Estabelecer controles financeiros.

69

OBSERVAÇÕES


Como poderão garantir que os fundos sejam administrados adequadamente?

PROJETE O SLIDE 30Gerenciamento de fundos

PONTO-CHAVEPara garantir que os fundos do clube sejam adminis-•trados adequadamente, os tesoureiros devem:

Depositar todas as verbas do clube em um banco –especificado pelo conselho diretor do clube.

Estabelecer contas individuais para administra- –ção do clube e projetos de prestação de serviços.

Registrar cuidadosamente todas as despesas, pa- –gamentos realizados e doações recebidas.

Consultar um contador para informar-se sobre pa- –gamento de impostos e outras obrigações fiscais.

Obter aprovação do conselho diretor para despe- –sas acima de determinado valor.

Designar uma comissão de finanças responsável –pela supervisão de atividades.

Submeter anualmente as finanças do clube à revi- –são de um profissional.

Exigir duas assinaturas para aprovação de gastos. –

Como devem preparar-se para o mandato como tesoureiro de clube?


Gerenciamento de fundos• Estabelecer contas individuais para

administração do clube e projetos deprestação de serviços.

• Registrar cuidadosamente todas asentradas e saídas de fundos.

• Consultar um contador para informar-sesobre pagamento de impostos e outrasobrigações fiscais.

• Obter aprovação do conselho diretor paradespesas acima de determinado valor.

• Designar uma comissão de finanças.

70

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEPara preparar-se para seu mandato, tesoureiros en-•trantes devem:

Analisar suas funções com o presidente entrante –do clube.

Reunir-se com seu predecessor para analisar as –responsabilidades da função de tesoureiro.

Providenciar a transferência dos arquivos do clube –com o tesoureiro que está deixando o cargo.

Reunir-se com o novo secretário para discutir as –responsabilidades dele.

Ler o Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT). –

Que atividades de arrecadação de verbas serão realizadas pelo clube este ano e que função terá como tesoureiro em tais esforços?

Qual é o papel do tesoureiro em seu clube no que se refere às doações à Fundação Rotária?

PONTO-CHAVEO tesoureiro de clube tem as seguintes responsabili-•dades com relação à Fundação:

Incentivar os sócios a fazer doações diretamente à –Fundação. Estes podem usar o Acesso ao Portal no site do RI para fazer doações à Fundação Rotária usando cartão de crédito ou para consultar o his-tórico de suas contribuições.

Assegurar-se de que um Formulário Universal de –Contribuições (123-PT) ou um Multiple Donor Form (094-EN) segue anexo a todas as contribui-ções para que sejam processadas rapidamente.

Informar os sócios a respeito de dedução de im- –posto por doações à Fundação Rotária ou funda-ções associadas.

71

OBSERVAÇÕES


Trabalho com o clube (15 MInUToS) DAS ÀS

Como trabalharão com o presidente do clube?

PONTO-CHAVEPara que o trabalho com o presidente de clube seja •eficaz, o tesoureiro deve:

Estabelecer clara e inequívoca distribuição de res- –ponsabilidades antes de assumir o cargo.

Finalizar o orçamento do clube para o ano –entrante.

Ajudar com tarefas administrativas sempre que –preciso.

Como trabalharão com o secretário do clube?

PONTO-CHAVEPara que o trabalho com o secretário de clube seja •eficaz, o tesoureiro deve:

Certificar-se do recebimento das cotas per capita –dos sócios.

Desenvolver um sistema de registro de cotas e –contribuições recebidas dos sócios.

Fornecer ao secretário uma lista dos sócios cujos –pagamentos estejam atrasados por mais de 30 dias para que as devidas notificações sejam emitidas.

Encaminhar ao secretário uma lista dos sócios que –não tiverem efetuado pagamento 10 dias após a notificação.

Submeter os pagamentos de cotas ao RI por meio –do Acesso ao Portal.

Como apoiarão as comissões do clube?

72

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEPara apoiar as comissões do clube, os tesoureiros de-•vem:

Consultar as comissões de clube à medida que ela- –boram o orçamento de suas atividades para o ano entrante.

Certificar-se de que todas as despesas estão orça- –das e foram comprovadas com a documentação apropriada.

Assegurar-se de que existem procedimentos clara- –mente demarcados para solicitar fundos e de que os presidentes de comissão conhecem tais proce-dimentos.

Oferecer orientação quanto a atividades de arreca- –dação de verbas.

Que recursos lhe serão úteis em sua função de tesoureiro?


PONTO-CHAVEOs recursos disponíveis a tesoureiros de clubes in-•cluem:

Manual do Tesoureiro de Clube (220-PT) na seção –Sócios do site www.rotary.org.

Acesso ao Portal, para verificar e pagar faturas de –relatórios semestrais.

O Banco de Dados de Melhores Práticas de Treina- –mento, uma coletânea de dicas e ideias de rotaria-nos do mundo todo.

Formulário Universal de Contribuição (123-PT) –para doações individuais de sócios.

Multiple Donor Form (094-EN) para doações de –vários sócios.


Recursos

73

OBSERVAÇÕES






Agradeça aos participantes•




Distrito XXXX

Objetivos

• Compreender o papel do tesoureirodo clube.


74

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .



75

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: TESoUREIRoS DE cLUBE — DEfInIção DE METAS

Sessão 2: Tesoureiros de clube Definição de metas

(60 MInUToS)

Os tesoureiros devem participar desta sessão com a comissão de administração do clube. Leia as páginas 95–105 para esta sessão.

77

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: TESoUREIRoS DE cLUBE — ESTUDo DE cASo

Sessão 3: Tesoureiros de clube Estudo de caso

(60 MInUToS)

Esta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em seus clubes.



Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Tesoureiros de clube

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual do Tesoureiro de clube (220-PT) e •mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

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OBSERVAÇÕES










Objetivo


79

OBSERVAÇÕES



PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4Estudo de caso: Tesoureiros de clube








80

OBSERVAÇÕES







Encerramento


Objetivo


81

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Tesoureiros de clube

Após ler o estudo de caso abaixo, crie um plano financeiro para o Rotary Club de Marina City Central, usando o plano de ação da próxima página. Considere as questões indicadas ao desenvolver o plano.

Após cinco anos com o mesmo tesoureiro, o Rotary Club de Marina City Central contará com outro rotariano para desempenhar referida função a partir de 1º de julho. O clube tem uma conta bancária com US$5.000 que foi transferida para o nome do novo tesoureiro, o qual será o único signatário. A última auditoria financeira foi realizada há quatro anos.

Os 46 sócios pagam cotas semestrais individuais de US$46,50, sendo que US$25 são encaminha-dos ao RI e US$8,50 ao distrito, US$12 são para pagamento da assinatura da revista e US$1 é a taxa do conselho de legislação. Tradicionalmente os sócios pagam tais cotas mediante aviso vei-culado nas reuniões semanais e recebem comprovante de pagamento escrito à mão pelo tesoureiro do clube.

No começo do ano o conselho diretor aprovou um orçamento, mas seu registro escrito não foi encontrado. Quando as comissões têm gastos elas são reembolsadas diretamente pelo tesoureiro.

Para o próximo ano a comissão de projetos de prestação de serviços do clube planejou três even-tos: uma campanha de coleta de livros que beneficiará 15 turmas de uma escola de ensino funda-mental da região no valor de US$200 cada; pintura de um centro comunitário, o que está orçado em US$800; e participação em projeto de Serviços à Comunidade Mundial para instalar um poço de água na comunidade de um clube parceiro, o que requer uma doação de US$3.000. A comis-são de administração do clube está propondo que o jantar para entrega de prêmios seja realizado em um novo restaurante, o qual cobrará US$4.000, equivalente a cerca de US$85 por sócio. A comissão de relações públicas, por sua vez, pretende promover o Rotary em uma revista local, o que custará aproximadamente US$5.000.

Que tipo de controle financeiro pode ser estabelecido para garantir a eficácia do gerenciamento financeiro?

Como o clube pode determinar a quantia necessária para alcançar os objetivos de seus projetos?

82

OBSERVAÇÕES







1.

2.

3.

4.

5.


83

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: coMISSão DE ADMInISTRAção Do cLUBE — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Sessão 1: Comissão de administração do clube Atribuições e responsabilidades

(60 MInUToS)


Identificar o papel da comissão de administração.1. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 10 minutosAtribuições e responsabilidades 30 minutosSeleção dos membros da comissão 15 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 35. Título da sessão 1 36. Objetivos 37. Responsabilidades 38. Incentivo ao comparecimento 39. Objetivos


Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Administração •do clube (226A-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

84

OBSERVAÇÕES
















responsabilidades


Objetivos

• Compreender o papel da comissãode administração do clube.

• Selecionar membros qualificadospara integrar a comissão.

85

OBSERVAÇÕES


Quem já serviu na comissão de administração?


86

OBSERVAÇÕES



Qual é o papel da comissão de administração do clube?

PONTO-CHAVEA comissão de administração do clube conduz ativi-•dades que visam favorecer a eficácia do clube.

Quais são as suas responsabilidades com relação ao papel a ser desempenhado pela comissão?


PONTO-CHAVEA comissão de administração do clube deve:•

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao –alcance das metas anuais do clube.

Organizar programações semanais e especiais. –

Elaborar o boletim e manter o website do clube. –

Ajudar o secretário do clube a monitorar o com- –parecimento e incentivar a recuperação de frequ-ência.

Promover companheirismo entre os sócios do –clube.

Realizar atividades que favoreçam o bom funcio- –namento operacional do clube

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de administração?


Responsabilidades• Estabelecer as metas da comissão

voltadas ao alcance das metas doclube.

• Organizar programações semanais.• Publicar boletim e website do clube.• Monitorar o comparecimento às

reuniões.• Promover companheirismo.

87

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVE O regimento interno do clube define as responsabili-•dades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como o comparecimento frequente às reuniões pode ser estimulado?

PROJETE O SLIDE 38Incentivo ao comparecimento

PONTO-CHAVEPara motivar o comparecimento, a comissão de admi-•nistração do clube deve:

Providenciar para que as reuniões semanais sejam –agradáveis elaborando programações relevantes e interessantes.

Assegurar que os sócios sejam indicados para ser- –vir como membros de comissão de clube, ou se encarreguem de tarefas específicas.

Incentivar os sócios a repor faltas e fornecer infor- –mações sobre como deverão proceder.

O que vocês podem fazer para que as reuniões semanais sejam relevantes e interessantes?


Incentivo ao comparecimento

• Fazer com que as reuniões sejamagradáveis elaborandoprogramações interessantes.

• Assegurar que os sócios seenvolvam nas atividades.

• Incentivar os sócios a repor faltas.

88

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEA comissão de administração do clube pode usar •as seguintes estratégias para aprimorar as reuniões semanais:

Relacionar o programa às metas e atividades do –clube.

Convidar rotarianos de outros clubes para relatar –sobre os programas e atividades de seus clubes.

Transmitir aos sócios informações rotárias novas –ou que devam ser esclarecidas.

Considerar os interesses dos sócios ao elaborar os –programas das reuniões.

Procurar variar os palestrantes e os assuntos –tratados.

Oferecer diversas oportunidades de companhei- –rismo.

Garantir que as reuniões comecem e terminem na –hora marcada.

Qual foi a programação semanal mais interessante este ano em seu clube?

Como poderiam incentivar o companheirismo em seu clube?


Solicitando aos sócios que usem crachás —durante as reuniões de modo a facilitar as apresentações.

Elaborando uma lista com datas importantes —referentes aos sócios, como aniversários.

Usando o boletim de clube para divulgar notí- —cias referentes aos sócios.

Planejando eventos que incluam as famílias dos —sócios.

Incentivando os sócios a sentar em um lugar —diferente toda semana.

89

OBSERVAÇÕES


Qual é o propósito do boletim ou site do seu clube?

PONTO-CHAVEO boletim ou site do clube:•

Divulga notícias sobre o clube, seus sócios e o –Rotary.

Informa os sócios sobre as programações das pró- –ximas reuniões do clube.

Veicula as decisões do conselho do clube e das –comissões.

Incentiva o companheirismo promovendo as ati- –vidades do clube e divulgando informações sobre os sócios.

Destaca assuntos de importância relacionados ao –clube e ao Rotary International.

Fornece relatório de progresso quanto ao alcance –das metas do clube.

Onde vocês buscam informações para o boletim ou site do clube?


Membros do conselho diretor e presidentes de —comissão de clube

Carta mensal do governador —

Governador assistente e comissões distritais —

The Rotarian — ou revistas rotárias regionais

Website do RI ou do distrito —

Informativos semanais do Rotary International —

90

OBSERVAÇÕES


Seleção dos membros da comissão (15 MInUToS) DAS ÀS

Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para integrar a comissão de administração do clube?


Atenção a detalhes. —

Conhecimento das normas do Rotary. —

Capacidade de organização. —

Capacidade de comunicação oral e escrita. —

Experiência em design ou edição. —

Como podem colaborar com os membros da comissão em suas tarefas?

PONTO-CHAVEDe modo a oferecer apoio, o presidente de comissão •pode:

Certificar-se de que os membros da comissão com- –preendem suas responsabilidades.

Incentivar a comunicação com os membros das –comissões de administração de outros clubes do distrito.

Emparceirar novos membros com outros mais –experientes.

Conhecer os recursos disponíveis à equipe. –

Apresentar aos membros uma lista de atividades e –encontros distritais.

91

OBSERVAÇÕES


Como podem motivar os membros da comissão?


Envolvendo-os no processo de planejamento. —

Reconhecendo seus esforços e realizações. —

Pedindo sugestões e colocando-as em prática. —

Delegando a eles tarefas desafiadoras. —

Explicando como o trabalho que realizam con- —tribui ao alcance das metas do clube, do distrito e do Rotary.

De que maneira podem colaborar com outros líderes do clube?

PONTO-CHAVEA comissão de administração do clube deve:•

Trabalhar com a comissão de administração do –clube recebendo os novos sócios, informando-os sobre as normas e procedimentos do clube e con-tribuindo para que eles se envolvam nas ativida-des do clube.

Trabalhar com a comissão de projetos de prestação –de serviços e a comissão da Fundação Rotária para integrar os projetos do Rotary Club à programação semanal e ao boletim ou site do clube.

Trabalhar com a comissão de relações públicas de –modo a garantir que os sócios estejam a par da publicidade recebida pelo clube na comunidade e informando-os sobre como podem contribuir.

92

OBSERVAÇÕES










Distrito XXXX

Objetivos

• Compreender o papel da comissãode administração do clube.


93

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .



95

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: coMISSão DE ADMInISTRAção Do cLUBE — DEfInIção DE METAS

Sessão 2: Comissão de administração do clube Definição de metas

(60 MInUToS)


Definir metas anuais e de longo prazo.1. Identificar recursos que favoreçam o alcance das metas.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosMetas 40 minutosRecursos 10 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 40. Título da sessão 2 41. Objetivos 42. Metas eficazes 43. Planejamento estratégico 44. Recursos 45. Objetivos

Folhas-tarefa 2. Metas 3. Plano de ação

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Administração •do clube (226A-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

96

OBSERVAÇÕES






Observe que nesta sessão os secretários e tesou-•reiros de clube se reunirão com a comissão de administração de clube.

Os participantes irão usar as folhas-tarefa Metas •e Plano de ação.


Que experiência vocês possuem com relação a definição de metas?


Sessão 2:Definição de metas


Objetivos

• Definir metas anuais e de longoprazo.

• Identificar recursos que favoreçamo alcance das metas.

97

OBSERVAÇÕES


Metas (40 MInUToS) DAS ÀS

O que faz com que uma meta seja eficaz?

PROJETE O SLIDE 42Metas eficazes

PONTO-CHAVEMetas eficazes são:•

Participativas. – Aqueles que ajudarão no alcance da meta devem participar do processo de defini-ção.

Mensuráveis. – As metas devem ter um ponto tangí-vel e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. – As metas devem ser desafiadoras o suficiente para ir além das conquistas do passado.

Realistas. – Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. – As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Por que é importante definir metas?

Como as metas de longo prazo e as metas anuais se complementam?

PROJETE O SLIDE 43Planejamento estratégico


Metas eficazes

• Participativas• Mensuráveis• Desafiadoras• Realistas• Delimitadas


Planejamento estratégico

98

OBSERVAÇÕES


PONTOS-CHAVESe o clube tiver um plano estratégico, as metas de •longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

As metas anuais são medidas que devem ser tomadas •para o alcance das metas de longo prazo.

As metas do clube devem ser ajustadas à medida que •o clube se aprimora.

O que devem considerar ao estabelecer metas?

PONTO-CHAVEPara definir metas eficazmente, a comissão deve: •

Avaliar as condições e recursos atuais do clube. –

Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de –modo a fazer com que estes se comprometam com seu alcance.

Identificar as necessidades da comunidade. –

Buscar a orientação de líderes distritais. –

Aproveitar a experiência adquirida através de ati- –vidades e projetos anteriores.

Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela sua comissão?

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 2Metas

99

OBSERVAÇÕES



Dê 10 minutos para a realização desse exercício.•


Este exercício deve ser feito em 5 minutos em •dupla ou individualmente.

Informe aos participantes que esta folha-tarefa •complementa as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs, que serão analisadas na sessão 4.

Se tiver tempo, peça aos grupos para apresentar •suas observações ao restante dos participantes.

Como poderão garantir o alcance dessas metas?

PONTO-CHAVEPara garantir que as metas sejam alcançadas, o presi-•dente da comissão deve:

Verificar se os outros líderes do clube estão de –acordo com as metas definidas pela comissão.

Estabelecer os passos necessários para o alcance –das metas.

Nomear sócios para se encarregar dos passos a ser –tomados, tendo por base suas aptidões e interes-ses.

Consultar os líderes distritais sobre recursos dis- –poníveis.

Estabelecer um cronograma. –

Definir critérios específicos para medir o progres- –so alcançado.

Avaliar o progresso. –

PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 3Plano de ação

100

OBSERVAÇÕES



Dê 10 minutos para a realização dessa atividade. •


Este exercício deve ser feito em dupla ou indivi-•dualmente.

A qual meta anual a sua comissão se dedicará no próximo ano?

101

OBSERVAÇÕES



PONTO-CHAVEPara alcançar as metas, a comissão precisará de recur-•sos humanos, informativos e financeiros.

Quem pode servir de recurso à sua comissão?


Ex-líderes de clube —

Membros da comissão de administração de ou- —tros clubes do distrito

Governador do distrito —


Presidentes de comissão distrital —

Equipe do RI de Suporte a Clubes e Distritos —

Que recursos estão disponíveis para a comissão de administração?



Recursos

102

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEOs recursos para a comissão de administração do clu-•be incluem:



Regimento Interno Recomendado para o Clube –

Estatutos Prescritos para o Rotary Club –

The Rotarian e revistas rotárias regionais –

Site do RI, inclusive a seção Acesso ao Portal –

Como vocês podem obter recursos para financiar as atividades da comissão?


Propondo ao conselho diretor do clube um orça- —mento que cubra as atividades da comissão para o ano.

Realizando campanhas de arrecadação de —fundos.

Verificando se há fundos disponíveis no distrito. —

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado no clube?

103

OBSERVAÇÕES







Encerramento


Objetivos



104

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 2: Metas

Utilize esta folha-tarefa para elaborar as metas anuais necessárias ao alcance da meta de três anos. Certifique-se de que suas metas sejam

Participativas. Aqueles que participam da definição das metas e elaboração das estratégias para alcançá-las sentem-se mais envolvidos com o processo.

Mensuráveis. As metas devem ter um ponto tangível e claro a ser alcançado.

Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.

Realistas. Os rotarianos devem ser capazes de alcançar as metas com os recursos disponíveis.

Delimitadas. As metas devem ter prazo final ou cronograma de desenvolvimento.

Vocês deverão continuar a discutir estas metas preliminares juntamente com as equipes do clube e usar as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs na sessão 4.

Meta de longo prazo • (meta para o clube alcançar daqui a três anos):

Meta para o 1º ano:•

Meta para o 2º ano: •


105

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 3: Plano de ação

No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta, indicando a pessoa responsável pela etapa, bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:





1.

2.

3.

4.

5.

Recursos necessários:

107

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: coMISSão DE ADMInISTRAção Do cLUBE — ESTUDo DE cASo

Sessão 3: Comissão de administração do clube Estudo de caso

(60 MInUToS)

ObjetivoEsta sessão visa preparar os participantes para identificar desafios e resolver problemas que poderão vir a enfrentar em suas comissões.



Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de adminis-

tração do clube

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Administração do •clube (226A-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

108

OBSERVAÇÕES










Objetivo


109

OBSERVAÇÕES



PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4Estudo de caso: Comissão de administração do clube








110

OBSERVAÇÕES







Encerramento


Objetivo


111

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de administração do clube

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado de administração para o Rotary Club de Harbor Town usando a tabela na próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Harbor Town está localizado em uma cidade de 10.000 habitantes que conta com diversas microempresas e uma indústria pesqueira de pequeno porte. Contudo, nos últimos anos, a economia local tem sofrido, principalmente em virtude da pesca predatória.

O clube que, com 25 sócios, já foi parte relevante da comunidade teve sua importância diminuída. Pouco mais da metade deles comparece às reuniões semanais, sentando-se ao lado das mesmas pessoas todas as vezes. Quase não há palestrantes de fora e as reuniões praticamente consistem da chamada de presença e almoço.

Em geral, quando um dos sócios pede baixa, um amigo seu o acompanha. O pagamento das cotas do clube é enviado com atraso, e em alguns casos não é sequer coletado. Nos últimos anos, alguns líderes de clube não têm participado dos eventos distritais. Os relatórios não são arquivados e os registros do clube estão sempre desorganizados.

As atividades de maior sucesso incluem um evento de venda de peixe frito em benefício ao centro de jovens local e um torneio de golfe que atrai residentes da vizinhança. Essas duas atividades têm sido conduzidas anualmente nos últimos quinze anos. Embora haja rotarianos dedicados no clube, estes parecem se distanciar cada vez mais. Recentemente, a governadora de distrito solici-tou ao clube que busque maneiras de se aprimorar.

Como o clube pode aprimorar suas reuniões semanais?

De que forma a melhoria da programação das reuniões semanais poderia aumentar o comparecimento?

Como o companheirismo pode ser incorporado às reuniões semanais de modo a fazer com que os sócios se envolvam mais?

Como o clube pode aprimorar as atividades que obtiveram sucesso para aumentar a satisfação de seus sócios?

112

OBSERVAÇÕES







1.

2.

3.

4.

5.


113

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: coMISSão DE DESEnVoLVIMEnTo Do QUADRo SocIAL — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Sessão 1: Comissão de desenvolvimento do quadro social Atribuições e responsabilidades

(60 MInUToS)


Identificar o papel da comissão de desenvolvimento do quadro social.1. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 10 minutosAtribuições e responsabilidades 20 minutosRetenção de sócios 10 minutosSeleção dos membros da comissão 15 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 48. Título da sessão 1 49. Objetivos 50. Responsabilidades 51. Recrutamento 52. Diversidade 53. Estratégias de retenção 54. Objetivos


Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Desenvolvimento •do Quadro Social (226B-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

114

OBSERVAÇÕES
















responsabilidades


Objetivos

• Identificar o papel da comissão dedesenvolvimento do quadro social.


115

OBSERVAÇÕES


Por que o desenvolvimento do quadro social é importante para o Rotary?

Quem aqui já serviu na comissão de desenvolvimento do quadro social?


116

OBSERVAÇÕES



Qual é o papel da comissão de desenvolvimento do quadro social?

PONTO-CHAVE A comissão desenvolve e implementa um plano •abrangente para identificação, recrutamento e reten-ção de sócios.



PONTO-CHAVEA comissão de desenvolvimento do quadro social do •clube deve:

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao –alcance das metas do clube para o ano seguinte.

Conduzir estudos de identificação das necessida- –des para determinar pontos fortes e fracos.

Trabalhar, junto com a comissão de relações públi- –cas, para criar uma imagem pública positiva.

Desenvolver programas de treinamentos para só- –cios novos e antigos.

Dar apoio a clubes recentemente fundados no dis- –trito, se aplicável.


Responsabilidades• Estabelecer as metas da comissão para

alcance das metas do clube.• Determinar pontos fortes e fracos.• Criar uma imagem pública positiva.• Desenvolver treinamentos para sócios

novos e antigos.• Dar apoio a clubes recentemente

fundados no distrito.

117

OBSERVAÇÕES


Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de desenvolvimento do quadro social?

PONTO-CHAVEO regimento interno do clube define as responsabili-•dades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como apoiarão os esforços de recrutamento de novos sócios?

PROJETE O SLIDE 51Recrutamento

PONTO-CHAVEPara apoiar os esforços de recrutamento, a comissão •de desenvolvimento do quadro social deve:

Ajudar os sócios a identificar rotarianos potenciais –e promover o recrutamento de novos sócios como parte das responsabilidades de todos os rotaria-nos.

Assegurar que o quadro social do clube reflita a –diversidade profissional e empresarial da comu-nidade.

Usar as Ferramentas de Avaliação do Clube, dispo- –níveis em www.rotary.org, para desenvolver estra-tégias de recrutamento para os clubes.

Quem vocês estão tentando recrutar?

PONTOS-CHAVEOs estatutos prescritos para o Rotary Club requerem •que os sócios sejam pessoas idôneas e de excelente reputação em suas profissões e negócios, bem como na comunidade.

A comissão de desenvolvimento do quadro social •deve ajudar a recrutar sócios que tragam novas habi-lidades, talentos e ideias.


Recrutamento• Ajudar os sócios a identificar

rotarianos potenciais e promover orecrutamento de novos sócios comoparte das responsabilidades de todosos rotarianos.

• Assegurar que o quadro social sejadiverso.

• Indicar novos sócios ao quadro socialdo clube.

118

OBSERVAÇÕES


Como vocês podem encontrar novos sócios?


Empresas locais —

Associações profissionais —

Câmaras de comércio —

Órgãos governamentais locais e regionais —

Ex-participantes de programas da Fundação —Rotária

Rotaractianos e ex-rotaractianos —

Como o seu clube irá identificar e recrutar novos sócios?

Qual seria a composição de um clube diversificado em sua comunidade?

PROJETE O SLIDE 52Diversidade

PONTO-CHAVEO quadro social do clube deve refletir a comunidade •no que se refere a profissão, faixa etária, sexo, etnia e religião.

Por que ter diversidade no quadro social é importante?

Como o seu clube garante que os sócios novos sintam-se bem-vindos e sejam devidamente informados sobre o Rotary?


DiversidadeRefletir como é a comunidadecom relação a:

• Profissão• Faixa etária• Sexo• Etnia• Religião

119

OBSERVAÇÕES



Destacando os benefícios e responsabilidades de —ser rotariano por meio de um programa de orien-tação para sócios potenciais e sócios novos.

Incentivando o envolvimento dos novos sócios —nas comissões e projetos de clube.

Realizando uma cerimônia formal de admissão —para novos sócios com inclusão de suas famí-lias.

Presenteando o novo rotariano com um distinti- —vo de lapela ou algo similar.

Como podem envolver novos sócios em projetos, comissões e atividades de clube?


Desenvolvendo um programa de mentores para —novos sócios.

Designando novos sócios para comissões que se- —jam do interesse deles.

Organizando evento especial de orientação de —novos sócios.

Que tópicos são abordados em seu programa de orientação de novos sócios?

PONTO-CHAVEProgramas de orientação devem incluir os seguintes •tópicos:

Oportunidades para servir –

Normas e procedimentos do Rotary –

História e realizações do clube, do distrito e do –Rotary International

120

OBSERVAÇÕES


Retenção de sócios (10 MInUToS) DAS ÀS

Por que é importante evitar a baixa de sócios?

PONTOS-CHAVEManter os sócios experientes no clube é essencial ao •alcance das metas de desenvolvimento do quadro so-cial e à transmissão dos valores rotários aos novos sócios.

A retenção de sócios aumenta a capacidade de presta-•ção de serviços do clube.

Clubes que possuem um grande número de rotarianos •experientes e atuantes atrai e motiva novos sócios.

Quais são os desafios enfrentados pelo seu clube quanto à retenção de sócios?

Que estratégias podem ser usadas para aumentar o índice de retenção de sócios?

PROJETE O SLIDE 53Estratégias de retenção


Estratégias de retenção

• Fazer levantamentos entre os sócios.• Entregar um questionário a sócios que

cancelaram o título.• Conduzir sessões de orientação continuada.• Realizar regularmente assembleias de clube

para discutir as atividades.• Cuidar para que as reuniões semanais

sejam interessantes.

121

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEOs clubes podem usar as seguintes estratégias para •aumentar o índice de retenção de sócios:

Utilizar levantamentos como o Questionário de –Satisfação dos Sócios, que faz parte das Ferramen-tas de Avaliação do Clube, para identificar o que é importante para os sócios e colocar em prática as sugestões por eles apresentadas.

Pedir aos sócios que derem baixa que preencham o –Questionário de Baixa de Sócio, que faz parte das Ferramentas de Avaliação do Clube, para identifi-car os desafios enfrentados pelo clube.

Conduzir sessões de orientação continuada para –manter os sócios a par das atividades do clube, do distrito e do RI.

Realizar regularmente assembleias de clube para –discutir as atividades que os sócios gostariam que fossem mantidas ou modificadas.

Cuidar para que as reuniões semanais e os projetos –de clube sejam interessantes e significativos.

122

OBSERVAÇÕES



Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para a comissão de desenvolvimento do quadro social do clube?


Experiência profissional em recrutamento, con- —tratação de pessoal ou vendas.

Fortes conexões com diversos setores da comu- —nidade.

Amplo conhecimento sobre o Rotary. —

Extroversão e sociabilidade. —


PONTO-CHAVEEm apoio a seus integrantes, o presidente da comis-•são pode:

Oferecer-lhes as ferramentas e informações neces- –sárias.

Emparceirar novos membros com outros mais ex- –perientes.

Conhecer bem os recursos disponíveis à equipe. –

123

OBSERVAÇÕES


Como poderão motivar os membros da comissão?






Explicando como as responsabilidades dos —membros e suas tarefas contribuem ao alcan-ce das metas do clube, do distrito e do Rotary International.


PONTO-CHAVEA comissão de desenvolvimento do quadro social do •clube deve:

Colaborar com a comissão de relações públicas –para projetar uma imagem positiva do clube na comunidade, tornando-o atraente a rotarianos po-tenciais e motivo de orgulho a seus sócios.

Trabalhar com a comissão de projetos de presta- –ção de serviços para assegurar a implementação de projetos relevantes aos sócios e envolver não-rotarianos nas atividades do clube.

Consultar a comissão de administração do clube –quanto a reuniões semanais que visam orientar os sócios sobre o Rotary e que estejam voltadas a suas necessidades e interesses pessoais.

124

OBSERVAÇÕES









Encerramento


Objetivos

• Identificar o papel da comissão dedesenvolvimento do quadro social.


125

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .



127

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: coMISSão DE DESEnVoLVIMEnTo Do QUADRo SocIAL — DEfInIção DE METAS

Sessão 2: Comissão de desenvolvimento do quadro social

Definição de metas(60 MInUToS)






Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual.o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Desenvolvimento •do Quadro Social (226B-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

128

OBSERVAÇÕES











Objetivos



129

OBSERVAÇÕES









Realistas. – Os rotarianos devem ser capazes de al-cançar as metas com os recursos disponíveis.






Metas eficazes




130

OBSERVAÇÕES



As metas anuais constituem medidas que devem ser •tomadas para o alcance das metas de longo prazo.



PONTO-CHAVEPara definir metas eficazmente, a comissão deve:•








131

OBSERVAÇÕES










Conseguir o apoio dos demais líderes do clube às –metas definidas pela comissão.

Estabelecer as etapas necessárias para o alcance –das metas.

Nomear sócios para se encarregar de cada etapa, –tendo por base suas aptidões e interesses.

Consultar os líderes distritais sobre os recursos –disponíveis.





132

OBSERVAÇÕES







133

OBSERVAÇÕES




Quem pode servir como recurso à sua comissão?



Presidentes de comissões de desenvolvimento do —quadro social de outros clubes no distrito


Comissões de desenvolvimento do quadro social —e de expansão

Coordenador regional do quadro social do RI —(RRIMC)


Funcionários do departamento de desenvolvi- —mento do quadro social do RI

Que recursos estão disponíveis à sua comissão?



Recursos

134

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEOs recursos para a comissão de desenvolvimento do •quadro social incluem:

Guia para Desenvolvimento do Quadro Social –(417-PT)

Ferramentas de Avaliação do Clube (apenas na –web)

Orientação de Novos Sócios — Guia Prático para –Clubes (414-PT)

Como Propor um Novo Sócio (254-PT) –

Membership Video Set (427-MU) –

Kit Informativo para Sócios Potenciais (423-PT) e –Kit Informativos para Novos Sócios (426-PT)

Boletim eletrônico Curtas do Quadro Social –(cadastre-se em www.rotary.org/pt/Members /GeneralInformation/MembershipResources)

Site do Rotary (www.rotary.org) –

Catálogo do RI (019-PT). Pode ser obtido on-line –em shop.rotary.org.




Realizando campanhas de arrecadação de fun- —dos.

Verificando se há fundos disponíveis no distrito —


135

OBSERVAÇÕES







Encerramento


Objetivos



136

OBSERVAÇÕES






Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passa-do.




Meta de longo prazo• (meta para o clube alcançar daqui a três anos):




137

OBSERVAÇÕES



No espaço abaixo, escreva uma das metas anuais que estavam em sua folha-tarefa sobre metas. Em seguida, determine as etapas necessárias ao alcance da meta indicando a pessoa responsável pela etapa bem como o cronograma de desenvolvimento, os critérios para medir progresso e os recursos necessários.

Meta anual:





1.

2.

3.

4.

5.


139

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: coMISSão DE DESEnVoLVIMEnTo Do QUADRo SocIAL — ESTUDo DE cASo

Sessão 3: Comissão de desenvolvimento do quadro social

Estudo de caso(60 MInUToS)




Folhas-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de desenvol-

vimento do quadro social 5. Modelo de Retenção de Sócios

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Desenvolvimento •do Quadro Social (226B-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

140

OBSERVAÇÕES





Apresente os objetivos da sessão aos partici- •pantes





Objetivo


141

OBSERVAÇÕES



PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4Estudo de caso: Comissão de desenvolvimento do quadro social







PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 5Modelo de Retenção de Sócios

PONTOS-CHAVEO presidente da comissão deve preencher o Modelo •de Retenção de Sócios.

Este modelo ajudará a determinar se o maior desafio •do clube diz respeito à retenção de sócios novos ou antigos.

Uma vez especificado o grupo que tende a se desligar •do clube, poderão ser implementadas estratégias vol-tadas a tais rotarianos.

142

OBSERVAÇÕES



Use o modelo a seguir para mostrar aos como •preenchê-lo.

Certifique-se de que os participantes tenham •em mãos o Modelo de Retenção de Sócios, in-cluso no capítulo Quadro Social do Manual das Comissões de Clube (226-PT).

Peça que consultem no Guia para Desenvol-•vimento do Quadro Social (417-PT) estratégias para retenção e recrutamento.

O modelo, assim como outros recursos de ava-•liação, pode ser encontrado nas Ferramentas de Avaliação do Clube.

Modelo de Retenção de Sócios

Data inicial

no de sócios

(número de) sócios antigos que continuam no clube

(número de) novos sócios admitidos

(número de) novos sócios que continuam no clube

baixas de novos sócios

% de baixa de novos sócios

no de baixas de sócios antigos

%de baixa de sócios antigos

Data final

no de sócios

% ganho/perda líquidos

2003

47

39

3

2

40

8

17

2006

42-11

O que vocês aprenderam que pode ser aplicado em seu clube?

143

OBSERVAÇÕES




Cheque o objetivo para certificar-se de que foi •devidamente abordado. Responda às perguntas apresentadas.



Encerramento


Objetivo


144

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de desenvolvimento do quadro social

Utilize as informações aqui fornecidas para preencher o Modelo de Retenção de Sócios. Após ler o texto abaixo, elabore um plano detalhado para o quadro social do Rotary Club de Sun Village utilizan-do as perguntas e a tabela.

Sun Village é uma cidade de 40.000 habitantes, cercada por fazendas, cuja economia se ba-seia na indústria e comércio. Esta possui duas escolas secundárias e uma pequena faculdade. Recentemente, grandes empresas que se instalaram na área atraíram profissionais jovens.

Há três anos, o Rotary Club de Sun Village tinha 47 sócios. Desde então, dois morreram e seis se desligaram do clube. Durante o mesmo período, cinco pessoas se associaram, sendo que duas delas deram baixa. Hoje o clube tem 42 sócios com idade média de 62 anos, sendo que 85% deles são homens. A maioria dos sócios está no clube há 15 anos.

Apesar das realizações e atividades de prestação de serviços empreendidas pelo Rotary Club, a diminuição de seu quadro social poderá prejudicar a capacidade deste de servir à comunidade de Sun Village. Todo ano, o clube realiza os mesmos projetos de prestação de serviços pelos quais ficou conhecido, embora alguns sócios tenham vontade de implementar novos projetos.

Quais são os pontos fortes e fracos deste clube?

Qual é o principal problema do clube: o índice de baixa de novos sócios ou dos sócios de longa data?

145

OBSERVAÇÕES


Como o clube pode identificar fontes de sócios potenciais na comunidade?

Com quem o clube poderia colaborar para analisar suas estratégias de retenção e conhecer aquelas que foram bem-sucedidas em outros clubes?

Como o clube pode atrair sócios mais jovens?

Como o clube pode oferecer à comunidade informações básicas sobre seus projetos e atividades?

146

OBSERVAÇÕES







1.

2.

3.

4.

5.


147

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 5: Modelo de Retenção de Sócios

Para permanecer viável, o clube precisa admitir novos sócios qualificados e retê-los, bem como seus sócios antigos. O modelo de retenção é uma ferramenta para ajudar clubes a calcular seu índice de crescimento ou diminuição do quadro social em determinado período de tempo e identificar o grupo crítico: sócios novos ou antigos.

Utilize os dados referentes ao quadro social do clube e o diagrama e instruções a seguir para criar seu modelo de retenção. Será necessário ter em mãos as datas de associação e de desligamento de todos os sócios nos últimos três a cinco anos. (Se seu clube não possuir os registros completos, o presidente ou secretário poderão obtê-los por intermédio do Acesso ao Portal, no site www.rotary.org.)

Depois de preencher o modelo, siga as instruções para interpretá-lo.

Criação do modelo de retenção de sócios

Estabeleça o período a ser estudado e preencha o campo superior com a 1. Data inicial e o campo inferior com a Data final. (Período sugerido: de três a cinco anos.)

No campo superior (2. Data inicial), coloque o número de sócios que seu clube possuía na data inicial.

No campo inferior (3. Data final), coloque o número de sócios que seu clube possuía ao final do estudo e calcule a __% de ganho/perda real da seguinte forma:

(número de sócios na data final – número de sócios na data inicial) * 100 = % de ganho/ perda realnúmero de sócios na data inicial

148

OBSERVAÇÕES


No espaço referente a 4. baixas de sócios antigos, anote o número de sócios que já integravam o clube na data inicial e que se desligaram antes da data final, e calcule a __% de baixa de sócios antigos da seguinte forma:

baixas de sócios antigos * 100 = % de baixas de sócios antigosnúmero de sócios na data inicial

O número de 5. sócios antigos que continuam no clube pode ser calculado da seguinte forma:

Número de sócios na data inicial – baixas de sócios antigos = sócios antigos que continuam no

clube

No espaço6. novos sócios admitidos, anote o número de admissões dentro do período estudado.

No campo7. baixas de novos sócios, coloque o número de novos sócios que se desligaram antes da data final e calcule a __% de baixa de novos sócios da seguinte maneira:

baixas de novos sócios * 100 = % de baixa de novos sóciosnovos sócios admitidos

O número de8. novos sócios que continuam no clube pode ser calculado da seguinte forma:

novos sócios admitidos – baixas de novos sócios = novos sócios que continuam no clube

Atenção: A soma dos valores de sócios antigos que continuam no clube e novos sócios que continu-am no clube deve ser igual ao número de sócios na Data final.

Interpretação do modelo de retenção

Depois de conhecer a estrutura de aumento ou redução do quadro social do clube, deverá identificar seus pontos fortes e fracos com relação à retenção de sócios.

Ganho ou perda real

O principal indicador da situação do clube com relação à retenção é o valor real de ganho ou perda de sócios. Ganho real significa que o clube ampliou seu quadro social. Isto pode ter ocorrido devido à retenção dos sócios antigos somada à admissão de novos sócios ou devido ao número de novos sócios ser superior ao número de baixas de sócios antigos.

Perda real significa que o clube não conseguiu reter mais sócios do que o número de sócios admiti-dos.

Avaliação do índice de baixa dos sócios

A principal evidência de que o clube pode estar enfrentando problemas de retenção é a saída maciça de sócios. Adicione os valores de baixas de sócios antigos (caixa à esquerda) ao número de baixas de novos sócios (caixa à direita) para determinar quantos se desligaram do clube no período. O número de baixas é razoável para o tamanho do clube? Avalie os motivos para a saída desses sócios e as medi-das que podem ser adotadas para limitar essas perdas.

Novos sócios

Para continuar a análise, considere o número de baixas de novos sócios (caixa à direita), que indica quantos novos sócios ingressaram no clube e dele saíram no período analisado. Procure manter esse número o mais baixo possível. É compreensível que algum novo sócio deixe o clube inesperadamen-

149

OBSERVAÇÕES


te, contudo, se o clube informar cuidadosamente os sócios potenciais sobre as responsabilidades dos rotarianos e mantiver um programa efetivo de orientação aos entrantes, a quantidade de novos sócios que dá baixa deverá se reduzir drasticamente. O valor indicado abaixo da caixa baixas de novos só-cios (__% de baixa de novos sócios) representa a porcentagem de sócios que entraram depois da data inicial e saíram antes da data final do período analisado.

Sócios antigos

O número de baixas de sócios antigos (caixa à esquerda) indica a quantidade de sócios representati-vos na data inicial que se desligaram, ou seja, a porcentagem de desgaste do clube (__% de baixa de sócios antigos). Quanto mais baixa for esta porcentagem, mais eficaz é a retenção de sócios antigos no clube.

Outros recursos

Estratégias e recursos de avaliação relacionadas à retenção de sócios podem ser encontradas respec-tivamente no Guia para Desenvolvimento do Quadro (417-PT) e nas Ferramentas de Avaliação do Clube. Peça orientação ao coordenador regional do quadro social do RI (RRIMC).

Instruções detalhadas sobre como preencher e analisar o modelo de retenção estão disponíveis na publicação Ferramentas de Avaliação do Clube no site www.rotary.org.

151

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: coMISSão DE RELAçõES PúBLIcAS — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Sessão 1: Comissão de relações públicas Atribuições e responsabilidades

(60 MInUToS)


Identificar o papel da comissão de relações públicas.1. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.2.


MateriaisSlides 63. Título da sessão 1 64. Objetivos 65. Responsabilidades 66. Campanhas de relações públicas 67. Trabalho com a mídia 68. Objetivos


Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Relações Públicas •(226c-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publica-ções, acesse www.rotary.org.

152

OBSERVAÇÕES
















responsabilidades


Objetivos

• Identificar o papel da comissão derelações públicas.


153

OBSERVAÇÕES


Por que relações públicas são importantes para o Rotary?

Quem aqui já serviu na comissão de relações públicas?


154

OBSERVAÇÕES



Qual é o papel da comissão de relações públicas?

PONTO-CHAVEA comissão de relações públicas deve desenvolver •um plano para divulgar ao público informações sobre o Rotary e as atividades e os projetos de prestação de serviços do clube.



PONTO-CHAVEA comissão de relações públicas deve:•

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao al- –cance das metas do clube para o ano seguinte.

Promover o clube na comunidade. –

Juntamente com os rotarianos do clube, procurar –maximizar os esforços de relações públicas.

Compreender os componentes de relações públi- –cas que ajudarão a promover o Rotary na comuni-dade.

Conhecer as mensagens principais do Rotary e ser –capaz de transmiti-las eficazmente ao dirigir-se ao público em geral.




• Promover o clube na comunidade.• Maximizar os esforços de relações

públicas.• Conhecer as mensagens principais

do Rotary.

155

OBSERVAÇÕES


Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de relações públicas?

PONTO-CHAVEO regimento interno do clube define as responsabili-•dades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como os membros da comissão podem ajudar a promover o Rotary?

PROJETE O SLIDE 66Atividades de relações públicas

PONTO-CHAVEPara ajudar a promover o Rotary, a comissão de rela-•ções públicas deve:

Manter-se atualizada sobre iniciativas para clu- –bes e recursos do RI de relações públicas pelo site www.rotary.org.

Criar uma lista de contatos com a mídia da comu- –nidade.

Manter o site ou blog do clube atualizado e inte- –ressante para o público em geral.

Usar sites de redes sociais para promover as ativi- –dades do clube.

Incentivar seus membros a usar os distintivos e –outros itens do Rotary.

Pedir aos sócios que divulguem os projetos e ativi- –dades do clube na comunidade.

Como o clube pode estabelecer bons relacionamentos com a mídia?


Atividades de relações públicas• Manter-se atualizada sobre iniciativas

para clubes e recursos do RI emwww.rotary.org.

• Criar uma lista de contatos com amídia.

• Manter o site do clube atualizado einteressante para o público em geral.

• Incentivar seus membros a promovero Rotary.

156

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEPara criar bom relacionamento com a mídia, o clube •deve:

Recrutar profissionais da mídia para o quadro so- –cial do clube.

Convidar representantes da mídia para se apresen- –tar em reuniões semanais ou eventos especiais.

Manter uma lista atualizada de jornalistas que po- –dem cobrir eventos de caráter humanitário na co-munidade.

Convidar a mídia para cobrir projetos ou eventos –especiais.

Que atividades atraem atenção positiva da mídia?

PONTO-CHAVEOs seguintes tópicos e eventos tendem a atrair a aten-•ção da mídia:

Projetos de prestação de serviços comunitários e –internacionais.

Projetos que envolvem jovens. –

Palestrantes proeminentes na reunião semanal. –

Experiências internacionais de membros de equi- –pe de Intercâmbio de Grupos de Estudos ou bene-ficiários de Bolsas Educacionais.

Relatos com fortes elementos visuais. –

Como poderão se preparar para trabalhar com a mídia?

PROJETE O SLIDE 67Trabalho com a mídia


Trabalho com a mídia

• Conhecer detalhes sobre o fatoque deseja promover.

• Designar porta-vozes.• Preparar folhas informativas• Redigir um comunicado à mídia.

157

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEVisando preparar-se para trabalhar com a mídia, a •comissão deve:

Conhecer detalhes sobre o fato que deseja promo- –ver.

Designar porta-vozes. –

Preparar folhas informativas ou fazer o download –das disponíveis em www.rotary.org.

Redigir um comunicado à mídia. –

Que esforços foram envidados pelo seu clube para atrair a atenção do público em geral?


Projetos de prestação de serviços que envolve- —ram a participação da comunidade.

Outdoors que aumentaram a conscientização —pública sobre o Rotary.

158

OBSERVAÇÕES



Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para a comissão de relações públicas do clube?


Proeminência na comunidade. —

Contatos ou experiência profissional no meio —jornalístico.

Amplo conhecimento sobre o Rotary e o clube. —

Habilidade em oratória, escrita ou fotografia. —

Experiência com websites ou rede social. —


PONTO-CHAVEVisando oferecer apoio, o presidente da comissão •pode:

Fornecer ferramentas de relações públicas e ma- –teriais de treinamento elaborados pela divisão de relações públicas do RI.

Incentivar os membros da comissão a cadastrar-se –para receber o boletim PR Tips (disponível apenas em inglês) no site www.rotary.org.

Analisar os esforços de relações públicas imple- –mentados anteriormente pelo clube.

Emparceirar novos membros com outros mais ex- –perientes.

Compartilhar os recursos disponíveis com os –membros da comissão.

159

OBSERVAÇÕES


Como podem motivar os membros da comissão?






Explicando como o trabalho que realizam con- —tribui ao alcance das metas do clube, do distrito e do Rotary.


PONTO-CHAVEA comissão de relações públicas deve:•

Comunicar-se com a comissão de projetos de pres- –tação de serviços para informar-se sobre as inicia-tivas que podem ser de interesse da mídia.

Trabalhar com a comissão de desenvolvimento do –quadro social visando atrair o interesse de sócios potenciais na comunidade.

Colaborar com a comissão da Fundação Rotária –para informar-se sobre projetos humanitários que receberam subsídios ou sobre a vinda de benefici-ários de bolsas de estudos.

Conhecer a programação das reuniões semanais –através da comissão de administração do clube e divulgar à mídia informações que possam lhe interessar.

160

OBSERVAÇÕES









Encerramento


Objetivos

• Identificar o papel da comissão derelações públicas.


161

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .



163

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: coMISSão DE RELAçõES PúBLIcAS — DEfInIção DE METAS

Sessão 2: Comissão de relações públicas Definição de metas

(60 MInUToS)


Definir metas anuais e de longo prazo.1. IIdentificar recursos que favoreçam o alcance das metas.2.





164

OBSERVAÇÕES







Que experiência vocês possuem com relação à definição de metas?




Objetivos



165

OBSERVAÇÕES









R – ealistas. Os rotarianos devem ser capazes de al-cançar as metas com os recursos disponíveis.






Metas eficazes




166

OBSERVAÇÕES



As metas anuais constituem medidas que devem ser •tomadas para o alcance das metas de longo prazo.





Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de –modo a fazer com que se comprometam.






167

OBSERVAÇÕES










Verificar com outros líderes do clube se estão de –acordo com as metas definidas pela comissão.



Consultar os líderes distritais sobre os recursos –disponíveis.





168

OBSERVAÇÕES







169

OBSERVAÇÕES



PONTO-CHAVEPara alcançar as metas, a comissão precisará de recur-•sos humanos, informativos e financeiros




Outros presidentes de comissão de relações pú- —blicas no distrito


Comissão distrital de relações públicas —

Membros do Grupo de Apoio à Imagem Pública —do Rotary


Ex-dirigentes distritais —

quipe do RI de Suporte a Clubes e Distritos —

Que recursos estão disponíveis à sua comissão?



Recursos

170

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEOs recursos para a comissão de relações públicas in-•cluem:

Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs –(257-PT)

Anúncios de utilidade pública do RI –

Plano de Comunicação com a Mídia em Casos de –Crise (515-PT)



The Rotarian ou revistas rotárias regionais –

Website do RI –

Boletim eletrônico – PR Tips (somente em inglês)






O que vocês aprenderam que pode ser aplicado em seus clubes?

171

OBSERVAÇÕES







Encerramento


Objetivos



172

OBSERVAÇÕES














173

OBSERVAÇÕES




Meta anual:





1.

2.

3.

4.

5.


175

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: coMISSão DE RELAçõES PúBLIcAS — ESTUDo DE cASo

Sessão 3: Comissão de relações públicas Estudo de caso

(60 MInUToS)




Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de relações

públicas


176

OBSERVAÇÕES





Apresente os objetivos da sessão aos partici- •pantes





Objetivo


177

OBSERVAÇÕES



PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4Estudo de caso: Comissão de relações públicas




Divida os participantes em grupos de cinco ou •seus pessoas.




178

OBSERVAÇÕES




Cheque os objetivos para certificar-se de que to-•dos os tópicos foram devidamente abordados. Responda às perguntas apresentadas



Encerramento


Objetivo


179

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de relações públicas

Após ler o estudo de caso abaixo, crie um plano de relações públicas para o Rotary Club de Royal Gardens usando o plano de ação da próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de Royal Gardens está localizado em próspera cidade de 35.000 habitantes. Os 40 sócios do clube refletem a diversidade da comunidade profissional de Royal Gardens.

O clube já conduziu vários projetos para atender às necessidades da comunidade, sendo que o mais bem-sucedido e duradouro beneficia os idosos. Através do projeto, os rotarianos preparam e distribuem refeições, providenciam reparos para as residências e fazem visitas a doentes em hospitais.

Além disso, o clube colaborou recentemente com escolas locais para selecionar uma pessoa do distrito para receber uma Bolsa Educacional da Fundação Rotária. A bolsista, que optou por es-tudar os efeitos do aquecimento global nos níveis dos oceanos, corresponde-se regularmente com rotarianos do clube para compartilhar suas experiências.

A programação semanal do clube inclui frequentemente palestrantes locais que discorrem sobre assuntos importantes à comunidade. O índice de comparecimento às reuniões é alto e o entusias-mo dos sócios contagiante.

Uma pesquisa indicou que poucas pessoas da comunidade estão cientes dos esforços do clube, e algumas achavam que o Rotary fosse um clube social para homens mais velhos. Vários rotarianos reclamaram da dificuldade de atrair novos sócios, bem como da falta de reconhecimento da comu-nidade com relação aos serviços prestados pelo clube. As atividades implementadas nos últimos cinco anos não receberam nenhuma cobertura da mídia.

A cidade conta com duas estações de rádio. Uma delas apresenta músicas populares e a outra tem programação com notícias e talk-shows. O jornal diário tem circulação de 15.000 exemplares e o jornal semanal de 9.000. Royal Gardens conta com uma estação de televisão que veicula regular-mente anúncios de utilidade pública. O novo cinema da cidade também passa anúncios locais antes do filme.

Como o clube pode oferecer à mídia e à comunidade informações básicas sobre o Rotary International e o próprio clube?

180

OBSERVAÇÕES


Que atividades atuais do clube podem ser do interesse da mídia? Qual o canal de mídia mais apro-priado para cada atividade? Por quê?

Como os programas do clube podem interessar à mídia?

Que medidas o clube deve tomar para manter a mídia e a comunidade informadas sobre suas atividades?

181

OBSERVAÇÕES







1.

2.

3.

4.

5.


183

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: coMISSão DA PRojEToS DE PRESTAção DE SERVIçoS — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Sessão 1: Comissão de projetos de prestação de serviços

Atribuições e responsabilidades(60 MInUToS)


Identificar o papel da comissão de projetos de prestação de serviços.1. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.2.


MateriaisSlides 77. Título da sessão 1 78. Objetivos 79. Responsabilidades 80. Diretrizes para projetos de prestação

de serviços 81. Programas do RI 82. Como avaliar o projeto 83. Objetivos


Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Projetos de •Prestação de Serviços (226D-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

184

OBSERVAÇÕES
















responsabilidades


Objetivos

• Identificar o papel da comissão deprojetos de prestação de serviços.


185

OBSERVAÇÕES


Por que projetos de prestação de serviços são importantes para o Rotary?

Quem já serviu na comissão de projetos de prestação de serviços?


186

OBSERVAÇÕES



Qual é o papel da comissão de projetos de prestação de serviços?

PONTO-CHAVEA comissão de projetos de prestação de serviços pla-•neja e conduz projetos que atendem a necessidades da comunidade local e de outros países.



PONTO-CHAVEA comissão de projetos de prestação de serviços •deve:

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao al- –cance das metas de prestação de serviços do clube para o ano seguinte.

Cuidar para que os projetos incluam identificação –das necessidades da comunidade, planejamento e avaliação.

Criar um programa equilibradode prestação de –serviços.

Organizar esforços de arrecadação de verbas para –financiar projetos.

Compreender as responsabilidades jurídicas rela- –cionados a projetos e atividades do clube.

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão de projetos de prestação de serviços?




• Cuidar para que os projetos incluamidentificação das necessidades dacomunidade, planejamento e avaliação.

• Organizar esforços de arrecadação deverbas.

• Compreender as potenciaisresponsabilidades jurídicas.

187

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEO regimento interno do clube define as responsabili-•dades dos dirigentes do clube, que são específicas ao próprio clube.

Como projetos de prestação de serviços beneficiam seus clubes?


Motivando os sócios a servir. —

Atraindo sócios potenciais interessados em pres- —tação de serviços.

Aumentando o interesse dos sócios nas ativida- —des do clube.

Aprimorando a imagem pública do Rotary. —

Que diretrizes deverão seguir quanto ao planejamento de projetos de prestação de serviços a ser implementados durante o ano?

PROJETE O SLIDE 80Diretrizes para projetos de prestação de serviços


Diretrizes para projetos deprestação de serviços

• Planejar um projeto em cada uma dasAvenidas de Serviços.

• Atender a necessidades humanitárias.• Envolver todos os sócios do clube.• Trocar ideias com outros Rotary Clubs.• Administrar adequadamente os

fundos.

188

OBSERVAÇÕES



Planejar um projeto em cada uma das Avenidas de –Serviços (Internos, Profissionais, à Comunidade e Internacionais).

Atender às necessidades dos beneficiários. –

Assegurar que os projetos de prestação de serviços –sejam relevantes aos sócios do clube.

Envolver todos os sócios do clube nos projetos. –

Colaborar e trocar ideias com outros Rotary –Clubs.

Utilizar os recursos disponibilizados pelo RI. –

Administrar adequadamente os fundos arrecada- –dos e utilizados no projeto.

Antes de iniciar um projeto de prestação de serviços, o seu clube avalia as necessidades da comunidade?

Por que a identificação das necessidades é importante?

PONTO-CHAVEO estudo das necessidades:•

Indica os problemas reais da comunidade. –

Avalia os interesses dos sócios do clube e os re- –cursos necessários para realização de um projeto bem-sucedido.

Que projetos de prestação de serviços conduzirão este ano e como irão abordar as Quatro Avenidas de Serviços?

189

OBSERVAÇÕES


PONTOS-CHAVEAlguns projetos englobam mais de uma Avenida de •Serviços.

A comissão de projetos de prestação de serviços deve •procurar trabalhar com outras comissões.


O ProjectLINK é um banco de dados on-line dis-•ponível somente em inglês que lista projetos de clubes e distritos que precisam de financiamento, doações não-monetárias, voluntários e/ou par-ceiros para Subsídio Equivalente da Fundação Rotária, bem como projetos concluídos que po-dem servir de modelo.

Peça aos participantes que consultem as •Ferramentas para Identificar as Necessidades da Comunidade e o site do RI para obter mais infor-mações sobre os tópicos acima.

Quais são as ênfases do presidente eleito do RI para o próximo ano rotário?


Peça aos participantes que consultem o folheto •da Menção Presidencial (900A-PT) para mais in-formações sobre as ênfases.

Que programas do RI podem ser usados pelos clubes em apoio aos seus projetos de prestação de serviços?

190

OBSERVAÇÕES


PROJETE O SLIDE 81Programas do RI

PONTO-CHAVEParticipantes dos seguintes programas do RI podem •ajudar em projetos de prestação de serviços:

Interact –

Rotaract –

Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário –(NRDCs)

Intercâmbio Rotário da Amizade –

Voluntários do Rotary –

Intercâmbio de Jovens –

Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA) –

Serviços à Comunidade Mundial (SCM) –

Grupos Rotarianos em Ação –

Grupos de Companheirismo do Rotary –

De que maneira podem trabalhar com Rotaract e Interact Clubs?

PONTOS-CHAVEAs comissões devem envolver os participantes destes •programas em todos os aspectos do projeto, do plane-jamento à execução, e reconhecer seu trabalho.

Os clubes devem ter em mente que os participantes •dos programas pró-juventude são potencialmente fu-turos rotarianos.

De que forma a Fundação Rotária oferece apoio aos projetos de prestação de serviços de clube?


Programas do RI

191

OBSERVAÇÕES



Os distritos participantes do Plano Visão de •Futuro podem fazer uso dos Subsídios Distritais e Subsídios Globais da Fundação Rotária em apoio a seus projetos.

De que maneira poderão avaliar os projetos de prestação de serviços?

PROJETE O SLIDE 82Como avaliar o projeto

PONTO-CHAVEAs respostas às perguntas abaixo ajudarão a avaliar a •eficácia do projeto de prestação de serviços:

O projeto atendeu às necessidades da comunidade –como planejado?

O projeto contou com a participação de todos os –sócios?

O projeto atraiu a atenção da mídia? –

O clube pôde atender às demandas financeiras do –projeto?

Como utilizarão os resultados da avaliação?


Como avaliar o projeto• O projeto atendeu às necessidades

da comunidade como planejado?• O projeto contou com a

participação de todos os sócios?• O projeto atraiu a atenção da

mídia?• O clube pôde atender às

demandas financeiras do projeto?

192

OBSERVAÇÕES



Que características devem ser consideradas ao selecionar membros para integrar a comissão de projetos de prestação de serviços do clube?


Amplo conhecimento da comunidade local. —

Profissões relacionadas a prestação de serviços. —

Estudo em outro país, viajens ao exterior ou co- —nhecimento de outro idioma.

Experiência com trabalhos voluntários na comu- —nidade.

Como podem ajudar os membros da comissão a executar suas tarefas eficazmente?

PONTO-CHAVEDe modo a oferecer apoio, o presidente da comissão •pode

Fornecer aos membros as informações necessá- –rias.

Analisar as metas dos projetos de prestação de ser- –viços e as estratégias para alcançá-las.

Estar ciente dos recursos disponíveis à comissão. –

193

OBSERVAÇÕES


Como poderão motivar os membros da comissão?






Explicando como o cumprimento de suas atri- —buições e responsabilidades contribuem ao al-cance das metas do clube.



Reunir-se com a comissão da Fundação Rotária –para identificar maneiras através das quais a Fun-dação pode disponibilizar recursos que ajudem a alcançar as metas de prestação de serviços.

Trabalhar com a comissão de relações públicas –para garantir que o projeto e a participação dos sócios sejam divulgados apropriadamente.

Garantir, juntamente com a comissão de desenvol- –vimento do quadro social, o envolvimento de todo o clube, principalmente dos novos sócios.

Informar a comissão de administração sobre os –projetos que estejam sendo desenvolvidos para que estes sejam divulgados no boletim do clube.

194

OBSERVAÇÕES









Encerramento


Objetivos

• Identificar o papel da comissão deprojetos de prestação de serviços.


195

OBSERVAÇÕES


Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .



197

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: coMISSão DA PRojEToS DE PRESTAção DE SERVIçoS — DEfInIção DE METAS


Definição de metas(60 MInUToS)






Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte o ma-•terial “como utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Você poderá modificá-lo de acordo com a audiên-•cia, inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Projetos de •Prestação de Serviços (226D-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

198

OBSERVAÇÕES











Objetivos



199

OBSERVAÇÕES















Metas eficazes




200

OBSERVAÇÕES



As metas anuais são medidas que devem ser tomadas •para que as metas de longo prazo sejam alcançadas.





Incentivar o envolvimento dos sócios do clube de –modo a fazer com que estes se comprometam.


Buscar a orientação dos líderes distritais. –


Que metas anuais e de longo prazo já foram definidas pela comissão de seu clube?


201

OBSERVAÇÕES



Dê 10 minutos para a realização dessa atividade.•





Como poderão garantir o alcance dessas metas


Conseguir o apoio dos demais líderes do clube às –metas definidas pela comissão.

Estabelecer as etapas necessárias para o alcance –das metas.

Nomear sócios para se encarregar de cada etapa, –tendo por base suas aptidões e interesses.

Consutlar os líderes distritais sobre os recursos –disponíveis.





202

OBSERVAÇÕES







203

OBSERVAÇÕES







Outros presidentes de comissão de projetos de —prestação de serviços no distrito


Comissões distritais dos vários programas —


Ex-administradores de distrito —

Equipe de Suporte a Clubes e Distritos —

Funcionários das divisões de programas do RI —

Que recursos estão disponíveis?



Recursos

204

OBSERVAÇÕES


PONTO-CHAVEOs recursos para a comissão de projetos de prestação •de serviços do clube incluem:

ProjectLINK (banco de dados somente em inglês) –

Comunidades em Ação: Guia para Desenvolvi- –mento de Projetos (605A-PT)



The Rotarian ou revistas rotárias regionais –

Website do RI –

Boletins eletrônicos e cadastro para recebimento –de correspondência sobre programas específicos do RI (como Rotaract, Serviços Profissionais, etc.)

Rotary Volunteers Database (banco de dados de –Voluntários do Rotary)






Reunindo-se com a comissão da Fundação —Rotária para determinar se subsídios da Fundação podem ser usados para financiar projetos do clube.


205

OBSERVAÇÕES







Encerramento


Objetivos



206

OBSERVAÇÕES














207

OBSERVAÇÕES




Meta anual:





1.

2.

3.

4.

5.


209

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: coMISSão DA PRojEToS DE PRESTAção DE SERVIçoS — ESTUDo DE cASo


Estudo de caso(60 MInUToS)




Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão de projetos de

prestação de serviços

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de Projetos de •Prestação de Serviços (226D-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

210

OBSERVAÇÕES










Objetivo


211

OBSERVAÇÕES



PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4Estudo de caso: Comissão de projetos de prestação de serviços




Divida os participantes em grupos de cinco ou •seis pessoas.




212

OBSERVAÇÕES








Distrito XXXX

Objetivo


213

OBSERVAÇÕES


Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão de projetos de prestação de serviços

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano de ação detalhado para o Rotary Club de Queen’s Park desenvolver projetos eficazes de prestação de serviços. Considere as seguintes questões ao desenvol-ver o plano.

O Rotary Club de Queen’s Park possui 65 sócios e está situado em uma cidade com 300.000 habi-tantes. O crescimento acelerado da cidade está contribuindo ao processo de urbanização de sua área rural, a qual serve de habitat para diversas espécies de plantas e animais nativos ameaçados de extinção. Se por um lado vários setores da cidade prosperam, cerca de 20% dos residentes lidam com dificuldades na área econômica e educacional.

As reuniões semanais contam com bom índice de comparecimento e os sócios participam de diferentes atividades de companheirismo. Contudo, o quadro social vem declinando nos últimos cinco anos. Nesse período, o clube perdeu 25% de seus sócios e tem tido dificuldade em manter os novos. Por intermédio do Questionário de Baixa de Sócio, vários reclamaram que suas expecta-tivas quanto à participação em projetos de prestação de serviços à comunidade não foram alcança-das.

Os recentes projetos do clube eram limitados no seu âmbito e eficácia. Os de maior sucesso envol-veram contribuição monetária para uma organização que renovava bancos de um parque e doação de playground a uma escola na região em que moram vários sócios do clube.

Que experiência decorrente dos projetos de prestação de serviços anteriores o clube pode aproveitar?

Como os clubes podem identificar as necessidades da comunidade?

214

OBSERVAÇÕES


Que tipos de projetos de prestação de serviços poderiam resolver problemas da população carente local?

De que maneira líderes do clube podem combinar companheirismo e prestação de serviços em seus projetos?

Como os clubes podem colaborar com outras organizações ou entidades de prestação de serviços da área?

215

OBSERVAÇÕES







1.

2.

3.

4.

5.


217

OBSERVAÇÕES

SESSão 1: coMISSão DA fUnDAção RoTáRIA — ATRIBUIçõES E RESPonSABILIDADES

Distritos não-participantes

Sessão 1: Comissão da Fundação Rotária Atribuições e responsabilidades

(60 MInUToS)


Compreender o papel da comissão da Fundação Rotária.1. Selecionar membros qualificados para integrar a comissão.2.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosAtribuições e responsabilidades 30 minutosPlano Visão de Futuro 10 minutosSeleção dos membros da comissão 10 minutosRevisão 5 minutos

MateriaisSlides 92. Título da sessão 1 93. Objetivos 94. Responsabilidades 95. Programas da Fundação 96. Gerenciamento de fundos 97. Todos os Rotarianos, Todos os Anos 98. Benefícios do Plano Visão de Futuro 99. Dois tipos de subsídio

100. Áreas de enfoque101. Cronograma do Plano Visão de Futuro102. Recursos103. Objetivos


Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão da fundação Rotária •(226E-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publica-ções, acesse www.rotary.org.

Distritos participantes do Plano Visão de Futuro podem encontrar em www.rotary .org um adendo a este guia.

218

OBSERVAÇÕES

















responsabilidades


Objetivos

• Compreender o papel da comissãoda Fundação Rotária.


219

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes Qual é a importância da Fundação

Rotária para o Rotary e para seu clube?

Quem já serviu na comissão da Fundação Rotária?


220

OBSERVAÇÕES




Qual é o papel da comissão da Fundação Rotária

PONTO-CHAVEA comissão da Fundação Rotária cria e implementa •planos para conseguir apoio à Fundação Rotária atra-vés de assistência financeira e participação em seus programas.



PONTO-CHAVEA comissão da Fundação Rotária deve:•

Estabelecer as metas da comissão voltadas ao al- –cance das metas do clube para o ano seguinte.

Orientar os sócios sobre assuntos ligados à Fun- –dação.

Incentivar os sócios a participar de programas da –Fundação e a apoiá-la financeiramente.

Informar os sócios sobre as metas dos curado- –res e as metas distritais relacionadas à Fundação Rotária.

Que atribuições adicionais são designadas pelo seu clube à comissão da Fundação Rotária?




• Orientar os sócios do clube sobre aFundação Rotária.

• Incentivar os sócios a apoiar aFundação.

• Informar os sócios sobre as metasrelacionadas à Fundação Rotária.

221

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTO-CHAVEO regimento interno do clube define as responsabili-•dades dos dirigentes do clube específicas a este.

Como poderão informar os sócios sobre a Fundação Rotária?


Elaborando programações semanais interessan- —tes que tratem de assuntos sobre a Fundação.

Incluindo os “pensamentos sobre a Fundação —Rotária” no boletim do clube.

Inscrevendo sócios nos seminários e outros even- —tos relacionados à Fundação Rotária.

De que programas da Fundação vocês participaram e o que ganharam com a experiência?

PROJETE O SLIDE 95Programas da Fundação Rotária


Programas da Fundação Rotária

222

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTO-CHAVEProgramas da Fundação Rotária:•

Programa Pólio Plus –

Programas Educacionais – • Bolsas Educacionais • Bolsas Rotary pela Paz Mundial • Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE)

Programa de Subsídios Humanitários – • Subsídios Distritais Simplificados • Subsídios Equivalentes


Distritos participantes da fase experimental do •Plano Visão de Futuro podem usar Subsídios Distritais e Subsídios Globais para financiar seus projetos.

De que maneira os programas da Fundação Rotária são financiados?

223

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTOS-CHAVERotarianos de todo o mundo doam verbas à Fundação •Rotária.

A maior parte das contribuições é direcionada ao •Fundo Anual para Programas.

Através do Sistema SHARE, as contribuições ao Fun-•do Anual para Programas são divididas pela metade. Após três anos, 50% são encaminhados ao Fundo Distrital de Utilização Controlada e os outros 50% ao Fundo Mundial.

O distrito, usando o Fundo Distrital de Utilização •Controlada, escolhe os programas da Fundação dos quais deseja participar, entre eles Bolsas Educacio-nais e Subsídios Distritais Simplificados.

Por intermédio do Fundo Mundial os curadores fi-•nanciam programas da Fundação como Intercâmbio de Grupos de Estudos, Subsídios Equivalentes, certas Bolsas Educacionais (pelo Fundo para Concessão de Bolsas Educacionais a Países de Baixa Renda) e algu-mas Bolsas Rotary pela Paz Mundial.

Como poderão demonstrar que as verbas da Fundação Rotária estão sendo administradas eficazmente?

PROJETE O SLIDE 96Gerenciamento de fundos


Gerenciamento de fundos• Certifique-se de que o projeto está sendo

devidamente supervisionado.• Estipule controles financeiros onde todos

sejam responsáveis e que garantam atransparência das transações.

• Comunique imediatamente a utilizaçãoinadequada dos fundos outorgados.

• Implemente os projetos conforme foramaprovados.

• Encaminhe relatórios completos.

224

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTO-CHAVEPara garantir o gerenciamento apropriado de fundos •a comissão deve:

Certificar-se de que o projeto está sendo devida- –mente supervisionado.

Estipular controles financeiros onde todos sejam –responsáveis e que garantam a transparência das transações.

Comunicar imediatamente a utilização inadequa- –da dos fundos outorgados.

Implementar os projetos conforme foram aprova- –dos.

Encaminhar relatórios completos sobre o projeto, –inclusive atividades financeiras.

Como seu clube estabelece a meta de contribuição ao Fundo Anual para Programas?


Revendo o histórico de contribuições e estabele- —cendo meta desafiadora porém realista.

Determinando primeiramente os programas da —Fundação dos quais o clube deseja participar e estabelecendo, a seguir, a meta de contribuição ao Fundo Anual para Programas.

Como poderão alcançar a meta de contribuição ao Fundo Anual para Programas estabelecida pelo clube?

PROJETE O SLIDE 97Todos os Rotarianos, Todos os Anos


Todos os Rotarianos,Todos os Anos

225

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTO-CHAVEPara atingir a meta do Fundo Anual para Programas •a comissão deve:

Incentivar todos os rotarianos a contribuir anual- –mente ao Fundo Anual para Programas.

Prestar homenagem aos rotarianos que doam à –Fundação.

Solicitar aos doadores que indiquem as razões que –os levam a contribuir verbas.

226

OBSERVAÇÕES



Plano Visão de Futuro (10 MInUToS) DAS ÀS

O que sabem sobre o Plano Visão de Futuro da Fundação Rotária?

PROJETE O SLIDE 98Benefícios do Plano Visão de Futuro

PONTOS-CHAVEA Fundação Rotária está testando um novo modelo de •subsídios viável para o segundo século da entidade.

O novo modelo irá:•

Simplificar os processos. –

Expandir as oportunidades de prestação de –serviços.

Aumentar o senso de propriedade entre os rotaria- –nos com relação à Fundação Rotária.

Aumentar o impacto coletivo dos subsídios, com –maior concentração nas áreas de enfoque.

PROJETE O SLIDE 99Dois tipos de subsídio


• Simplificar os processos.• Expandir as oportunidades de prestação de

serviços.• Aumentar o senso de propriedade entre os

rotarianos com relação à Fundação Rotária.• Aumentar o impacto coletivo dos subsídios,

com maior concentração nas áreas deenfoque.

Benefícios doPlano Visão de Futuro


Dois tipos de subsídio• Os Subsídios Distritais da

Fundação Rotária visam apoiarprojetos de menor porte locais einternacionais.

• Os Subsídios Globais da FundaçãoRotária visam apoiar projetos auto-sustentáveis de grande porte emuma das seis áreas de enfoque.

227

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTOS-CHAVEDe acordo com o Plano Visão de Futuro haverá dois •tipos de subsídios:

Os Subsídios Distritais da Fundação Rotária visam –apoiar projetos de menor porte locais e interna-cionais. Os distritos poderão usar até 50% de seu Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) em cada ano rotário para financiar iniciativas com esses subsídios, sendo que administrarão as ver-bas sem interferência da Fundação.

Os Subsídios Globais da Fundação Rotária visam –apoiar projetos auto-sustentáveis de grande porte em uma das seis áreas de enfoque. Estes fundos se-rão administrados pela Fundação, tal como acon-tece no atual sistema de subsídios.

PROJETE O SLIDE 100Áreas de enfoque

PONTO-CHAVEOs Subsídios Globais da Fundação enfocam seis •áreas:

Paz e prevenção/resolução de conflitos –

Prevenção e tratamento de doenças –

Recursos hídricos e saneamento –

Saúde materno-infantil –

Educação básica e alfabetização –

Desenvolvimento econômico e comunitário –

PROJETE O SLIDE 101Cronograma do Plano Visão de Futuro


Áreas de enfoque• Paz e prevenção/resolução de

conflitos• Prevenção e tratamento de doenças• Recursos hídricos e saneamento• Saúde materno-infantil• Educação básica e alfabetização• Desenvolvimento econômico e

comunitário


Cronograma doPlano Visão de Futuro

2012-132010-11 011-122011-12 2012-132010-11 2013-14

228

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTO-CHAVEO cronograma do Plano Visão de Futuro será:•

2010-11: Início da fase experimental, que irá até –2012-13.

2013-14: Lançamento oficial mundial. –


PONTO-CHAVEMais informações podem ser obtidas pelo e-mail •[email protected] ou nas páginas do Pla-no Visão de Futuro em www.rotary.org/pt/aboutus /therotaryfoundation/futurevision.


Acessewww.rotary.org/pt/aboutus/therot

aryfoundation/futurevisionou envie e-mail a

[email protected]

Recursos

229

OBSERVAÇÕES




Que características devem ser consideradas ao selecionarem membros para integrar a comissão da Fundação Rotária?


Experiência internacional —

Experiência como voluntário —

Experiência em cargos relacionados à prestação —de serviços ou captação de recursos


PONTO-CHAVEDe modo a oferecer apoio, o presidente da comissão •pode:

Fornecer as informações necessárias. –

Analisar projetos concluídos e aqueles em anda- –mento.

Buscar recursos disponíveis à comissão. –

230

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes Como poderão motivar os membros da

comissão?






Explicando como o cumprimento de suas atri- —buições e responsabilidades contribuem ao alcance das metas do clube.


PONTO-CHAVEA comissão da Fundação Rotária deve:•

Reunir-se com a comissão de projetos de prestação –de serviços para determinar se subsídios da Fun-dação podem ser usados para financiar projetos do clube.

Colaborar com a comissão de relações públicas –para promover o projeto e a participação dos sócios.

Determinar com a comissão de administração for- –mas apropriadas de homenagear os doadores.

231

OBSERVAÇÕES










Encerramento


Objetivos

• Compreender o papel da comissãoda Fundação Rotária.


232

OBSERVAÇÕES



Observações

Contatos

Aprendi . . .

Irei . . .




233

OBSERVAÇÕES

SESSão 2: coMISSão DA fUnDAção RoTáRIA — DEfInIção DE METAS


Sessão 2: Comissão da Fundação Rotária Definição de metas

(60 MInUToS)




MateriaisSlides104. Título da sessão 2105. Objetivos106. Metas eficazes 107. Planejamento estratégico108. Recursos109. Objetivos


Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão da fundação Rotária •(226E-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publica-ções, acesse www.rotary.org.

234

OBSERVAÇÕES








Que experiência vocês possuem com relação à definição de metas?




Objetivos



235

OBSERVAÇÕES
















Metas eficazes




236

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTOS-CHAVESe o clube tiver um plano estratégico, as metas de •longo prazo devem refletir o que o clube pretende realizar em três anos.

As metas anuais são medidas que devem ser tomadas •para o alcance das metas de longo prazo.











237

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantesLembretes ao instrutor








Verificar com outros líderes do clube se estão de –acordo com as metas definidas pela comissão.






238

OBSERVAÇÕES









239

OBSERVAÇÕES









Comissão distrital da Fundação Rotária —

Presidentes das subcomissões da comissão dis- —trital da Fundação Rotária

Coordenador regional da Fundação Rotária —

Coordenador de ex-participantes de programas —da Fundação

Coordenador regional assistente da Fundação —Rotária


Coordenador Zonal do Desafio 200 Milhões de —Dólares

Equipe do RI de Suporte a Clubes e Distritos —

Funcionários da Fundação Rotária —

Que recursos estão disponíveis?



Recursos

240

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantes PONTO-CHAVEOs recursos disponíveis para a comissão da Funda-•ção Rotária incluem:

Todos os Rotarianos, Todos os Anos, Kit Sucesso –(958-PT)

Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PT) –



The Rotarian – ou revistas rotárias regionais

Website do RI –




Inscrevendo-se para obtenção de Subsídio —Humanitário da Fundação Rotária.

Realizando campanhas de arrecadação de —fundos.



241

OBSERVAÇÕES








Encerramento


Objetivos



242

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantesFolha-tarefa 2: Metas




Desafiadoras. As metas devem ser desafiadoras o suficiente para superar as conquistas do passado.




Meta de longo prazo • (meta para o clube alcançar daqui a três anos):





243

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantesFolha-tarefa 3: Plano de ação


Meta anual:





1.

2.

3.

4.

5.



245

OBSERVAÇÕES

SESSão 3: coMISSão DA fUnDAção RoTáRIA — ESTUDo DE cASo


Sessão 3: Comissão da Fundação Rotária Estudo de caso

(60 MInUToS)



MateriaisSlides110. Título da sessão 3111. Objetivo

Folha-tarefa 4. Estudo de caso: Comissão da

Fundação Rotária

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Queira modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Durante esta sessão, peça aos participantes que consultem o Manual da comissão de clube da fundação •Rotária (226E-PT) e mostre quais são os materiais relevantes à sessão. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org.

246

OBSERVAÇÕES











Objetivo


247

OBSERVAÇÕES




PEÇA QUE CONSULTEM A FOLHA-TAREFA 4Estudo de caso: Comissão da Fundação Rotária








248

OBSERVAÇÕES








Encerramento


Objetivo


249

OBSERVAÇÕES




Folha-tarefa 4: Estudo de caso: Comissão da Fundação Rotária

Leia o estudo de caso abaixo e crie um plano detalhado para o Rotary Club de South Mountain usan-do o plano de ação da próxima página. Considere as seguintes questões ao desenvolver o plano.

O Rotary Club de South Mountain está localizado em uma cidade de 42.000 habitantes. South Mountain, próspera comunidade residencial, possui dezenas de lojas de varejo e um número crescente de fábricas. A maior parte dos residentes trabalha na cidade vizinha, uma metrópole de mais de três milhões de pessoas.

Embora os 60 sócios que compõem o quadro social tenham cada vez menos tempo para se dedicar a atividades rotárias, o clube é atuante na comunidade. Dentre outras iniciativas, o clube patroci-na um Interact Club, coleta verbas para distribuição de alimentos e ajuda a organizar campanha de imunização no Dia Mundial da Saúde.

Apesar do sucesso, os sócios do Rotary Club de South Mountain têm dado pouco apoio à Fundação Rotária. No ano passado, vários sócios consideraram colaborar em uma proposta de subsídio com clube do exterior, mas não puderam completá-la pois tiveram dificuldade em se comunicar com o clube parceiro. O clube encontra-se, com frequência, entre os que menos contri-buem no distrito, e nos últimos quatro anos não conseguiu alcançar sua meta de doações anuais.

Recentemente, um sócio que serviu como Voluntário do Rotary em outro país fez uma Doação Extraordinária à Fundação. Outro se afiliou ao clube em decorrência da experiência que teve com o Intercâmbio de Grupos de Estudos em anos anteriores. Mas, para a maioria dos rotarianos de South Mountain, a Fundação Rotária continua sendo um mistério.

O que pode ser feito para informar os sócios sobre a Fundação Rotária?

Que recursos do distrito o clube pode usar para ajudar nesta tarefa?

250

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantesComo o clube pode utilizar as experiências passadas relacionadas à Fundação?

De que maneira o clube pode aumentar sua participação em programas da Fundação Rotária?

Como o clube pode atingir sua meta de doação anual?

De que maneira o clube pode utilizar a ajuda dos ex-participantes de programas da Fundação Rotária para aumentar a participação nas iniciativas da entidade e a assistência financeira a esta?

251

OBSERVAÇÕES


Distritos não-participantesEstudo de caso: Plano de ação





1.

2.

3.

4.

5.



253

OBSERVAÇÕES

SESSão 4: TRABALho EM EQUIPE: concLUSão Do PRocESSo DE ESTABELEcIMEnTo DE METAS E RESoLUção DE PRoBLEMAS

Sessão 4: Trabalho em equipe: Conclusão do processo de estabelecimento

de metas e resolução de problemas(60 MInUToS)


Refinar as metas do clube para o ano seguinte.1. Identificar desafios que possam vir a ser enfrentados pelos clubes no que se refere ao 2. alcance das metas estabelecidas.Elaborar estratégias para superar tais desafios.3.

Roteiro da sessãoIntrodução 5 minutosConclusão do estabelecimento de metas 25 minutosResolução de problemas 25 minutosRevisão 5 minutos

MaterialsSlides112. Título da sessão 4113. Objetivos

Folhas informativas 1. Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos

Rotary Clubs 2. Plano para resolução de problemas

Lembretes ao instrutorPara informações sobre como facilitar esta sessão e uma lista de atividades interativas, consulte “como •utilizar o roteiro das sessões” no início deste manual. o roteiro desta sessão fornece apenas linhas gerais. Poderá modificá-lo de acordo com a audiência, •inserindo sempre que possível exemplos apropriados relacionados ao seu distrito. Ao ver o símbolo • , considere implementar uma atividade interativa. Para informações atualizadas e publicações, acesse www.rotary.org. •

254

OBSERVAÇÕES





Lembrete ao instrutors


Nas sessões 1 a 3, os participantes foram agrupa-•dos de acordo com a função que desempenham no clube. Nesta sessão, os participantes serão agrupados por clube.

Faça um exercício para “quebrar o gelo” para que •os participantes falem um pouco de si. Este tipo de atividade cria um ambiente mais propício ao aprendizado e faz com que os participantes per-maneçam mais engajados durante a sessão.

Esteja preparado para distribuir os materiais ne-•cessários durante a sessão. Considere mostrar em um flipchart os principais pontos sobre solução de problema.

Descrevam sucintamente o que aprendeu nas primeiras três sessões.




Objetivos• Refinar as metas do clube para o

ano seguinte.• Identificar desafios que possam vir

a ser enfrentados pelos clubes noque se refere ao alcance dasmetas estabelecidas.

• Elaborar estratégias para superartais desafios.

255

OBSERVAÇÕES


Conclusão do estabelecimento de metas (25 MInUToS) DAS ÀS

PEÇA QUE CONSULTEM AS FOLHAS INFORMATIVAS 1 E 2Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary ClubsPlano para resolução de problemas


Dê 25 minutos para os grupos elaborarem uma •meta em cada área, usando as folhas-tarefa de sessões anteriores. Os grupos devem preencher somente a primeira coluna do plano para resolu-ção de problemas.

Descreva a atividade, observando que ela foi ela-•borada para ajudar os clubes a resolver proble-mas que se interpõem ao alcance de suas metas.

Os participantes devem estar agrupados por •clube, de forma que cada grupo represente um clube.

Peça aos presidentes eleitos que usem as Diretrizes •para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs (in-clusas no Manual do Presidente de Clube), as quais foram por eles utilizadas durante o PETS. Os presidentes de comissão, secretários e tesou-reiros de clube devem usar a Folha-tarefa para metas, com a qual trabalharam na sessão 2.

256

OBSERVAÇÕES


Resolução de problemas (25 MInUToS) DAS ÀS


Peça que preencham a segunda coluna do plano •para resolução de problemas.





257

OBSERVAÇÕES


Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 1

Apêndice I DIRETRIZES PARAAUMENTAR A EFICÁCIADOS ROTARY CLUBS

Agosto de 2009RotaryInternational

Estas diretrizes foram elaboradas com base no Plano de Liderança de Clube para ajudar os clubes a avaliarsua situação atual e estabelecer metas para o ano seguinte. Cada seção deste material inclui sugestões deestratégias para alcance das metas pelos clubes, embora estes sejam incentivados a desenvolveralternativas próprias. Os presidentes eleitos devem preencher este formulário com a assessoria de outroslíderes do clube e submeter uma cópia aos governadores assistentes até 1º de julho.O download da versão emWord deste material pode ser feito no site www.rotary.org.

Rotary Club de Ano rotário do mandato:

Nome do presidente:

Endereço:

Telefone: Fax: E mail:

QUADRO SOCIAL

Situação atual

Número atual de sócios:

Número de sócios em 30 de junho do ano passado: e em 30 de junho cinco anos atrás:

Número de sócios homens: Número de sócias:

Idade média dos sócios: .

Número de sócios que são ex participantes de programas do RI e da Fundação:

Número de sócios admitidos de

1 a 3 anos atrás: 3 a 5 anos atrás: 5 a 10 anos atrás:

Número de rotarianos que propuseram novos sócios nos últimos dois anos:

Assinale os aspectos relacionados à diversidade da comunidade refletidos no quadro social do clube:

Profissão Faixa etária Sexo Etnia

O levantamento das classificações foi atualizado em e contém classificações, das quaisnão estão preenchidas. (data) (número) (número)

Descreva o programa atual do clube para orientação de novos sócios:

Descreva os programas de orientação continuada, tanto para novos sócios quanto para os veteranos:

O clube apadrinhou um novo clube nos últimos 24 meses? Sim Não

Número de Grupos de Companheirismo e Grupos Rotarianos em Ação que contam com a participação desócios do clube:

258

OBSERVAÇÕES



O que faz com o clube seja atraente a sócios potenciais?

Que aspectos do clube poderiam dificultar o processo de recrutamento de novos sócios?

Situação no futuro

Meta de desenvolvimento do quadro social no próximo ano rotário: Contar com sócios até 30 dejunho de (número)

(ano)

Fontes de sócios potenciais na comunidade identificadas pelo clube:

Como o clube planeja alcançar as metas de desenvolvimento do quadro social? (assinale todas asopções aplicáveis)Executando plano de retenção que vise motivar os sócios por intermédio de sua participação emprogramas, projetos e atividades de orientação e companheirismo.Certificando se de que a comissão de desenvolvimento do quadro social conheça e saiba aplicartécnicas eficazes de recrutamento.Desenvolvendo plano de recrutamento que vise tornar o clube um reflexo da diversidade dacomunidade.Descrevendo a rotarianos potenciais o que o clube espera de seus sócios.Implementando programa de orientação de novos sócios.Elaborando material que ofereça dados gerais sobre o Rotary e informações específicas a respeito doclube para sócios potenciais.Indicando um rotariano experiente como mentor para cada novo sócio.Homenageando rotarianos que trazem novos sócios.Incentivando os sócios a afiliar se a um Grupo de Companheirismo ou um dos Grupos Rotarianos emAção.Participando do programa Reconhecimento do RI por Desenvolvimento do Quadro Social.Apadrinhando um novo clube.

Outros (queira descrever):

Medidas a ser tomadas:

PROJETOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Situação atual

Número de participantes do programa Intercâmbio de Jovens: Recebidos Patrocinados

Número de Interact Clubs patrocinados pelo clube: Rotaract Clubs:

Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário:

259

OBSERVAÇÕES



Número de atividades dos Prêmios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA):

Número de Intercâmbios Rotários da Amizade:

Número de participantes do programa Voluntários do Rotary:

Número de projetos de Serviços à Comunidade Mundial (SCM):

Número de outros projetos atualmente implementados pelo clube:


O clube estabeleceu as seguintes metas de prestação de serviços para o próximo ano rotário:

Na comunidade local:

Em comunidades no exterior:

Como o clube planeja alcançar as metas de prestação de serviços? (assinale todas as opções aplicáveis)Certificando se de que a comissão de projetos de prestação de serviços do clube saiba como planejar econduzir projetos .Conduzindo um levantamento das necessidades da comunidade para identificar possíveis projetos.Analisando os projetos em andamento para confirmar que atendem às necessidades da comunidade einteressam os sócios.Identificando questões sociais da comunidade que o clube gostaria de incluir nas metas de prestaçãode serviços.Determinando se as atividades de angariação de fundos do clube atendem às necessidadesfinanceiras dos projetos.Envolvendo todos os sócios nos projetos de prestação de serviços do clube.Homenageando sócios que participam e atuam como líderes em projetos de prestação de serviços doclube.Identificando clubes parceiros para implementação conjunta de projetos de Serviços Internacionais.Participando de:

Interact Intercâmbio Rotário da Amizade Serviços à Comunidade MundialRotaract Voluntários do Rotary Intercâmbio de JovensNúcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário Prêmios Rotários de Liderança

Juvenil (RYLA)Usando subsídios da Fundação Rotária para financiar projetos de clube.Registrando no ProjectLINK um projeto que necessite de financiamento, suprimentos ou voluntários.Outros (descreva):


260

OBSERVAÇÕES



FUNDAÇÃO ROTÁRIA

Situação atual

Número de subsídios recebidos:

Subsídios Distritais Simplificados: Subsídios Equivalentes:

Número de beneficiários de Bolsas Educacionais:Indicados Selecionados Recebidos

Número de membros de equipe de Intercâmbio de Grupos de Estudos (IGE):

Indicados Selecionados Recebidos

Número de Bolsas Rotary pela Paz Mundial:

Indicados Selecionados Recebidos

Contribuições deste ano a atividades do Pólio Plus:

Contribuições deste ano ao Fundo Anual para Programas:

Contribuições deste ano ao Fundo Permanente:

Número de sócios que são

Companheiros Paul Harris:

Benfeitores: Doadores Extraordinários: Contribuintes Especiais da Fundação Rotária:

Membros da Sociedade de Doadores Testamentários:

Número de ex participantes de programas da Fundação cujas informações de contato constam do bancode dados do clube:


Metas referentes à Fundação estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário (registradas no relatórioMetas do Clube quanto a Captação de Recursos):

Contribuições ao Pólio Plus: Contribuições ao Fundo Anual para Programas:

Doações extraordinárias: Benfeitores:

Membros da Sociedade de Doadores Testamentários:

O clube participará dos seguintes programas da Fundação Rotária:

Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas à Fundação Rotária? (assinale todas as opçõesaplicáveis)

Certificando se de que a comissão da Fundação Rotária conheça bem os programas da Fundação epromova os subsídios da entidade.Conscientizando os sócios sobre a relação entre contribuir à Fundação e implementação dosprogramas da entidade.Planejando a cada trimestre dedicar uma reunião ordinária do clube a assuntos da entidade,especialmente em novembro, mês da Fundação Rotária.Incluindo breve relato a respeito da Fundação em toda reunião semanal do clube.Programando apresentações para informar os sócios sobre a Fundação.Incentivando o presidente da comissão de clube da Fundação Rotária a participar do semináriodistrital da Fundação.

261

OBSERVAÇÕES



Usando subsídios da Fundação para financiar projetos internacionais do clube.Dando destaque à participação dos sócios nos programas da Fundação Rotária e às contribuiçõesfinanceiras feitas à entidade.Incentivando os sócios a contribuir anualmente à Fundação Rotária.Participando de:

Intercâmbios de Grupos de Estudos PólioPlusSubsídios Equivalentes Bolsas EducacionaisSubsídios Distritais Simplificados Bolsas Rotary pela Paz MundialConvidando ex participantes de programas da Fundação a tomar parte em atividades do clube.

Outros (descreva):


CAPACITAÇÃO DE LÍDERES

Situação atual

Número de sócios que participaram de

Assembleia distrital: Seminário distrital da Fundação Rotária:

Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social:

Seminário distrital de capacitação: Conferência distrital:

Número de sócios envolvidos em atividades distritais:

Número de vezes em que recebeu o governador assistente neste ano rotário:


Metas para capacitação de futuros líderes estabelecidas para o próximo ano rotário:

Quais são os planos para preparação de futuros líderes? (assinale todas as opções aplicáveis)Incentivar o presidente eleito a participar do seminário de treinamento de presidentes eleitos (PETS)e da assembleia distrital.Incentivar os presidentes de comissão de clube a participar da assembleia distrital.Incentivar ex presidentes de clube a participar do seminário distrital de capacitação.Indicar um instrutor de clube para desenvolver os conhecimentos e habilidades dos sócios.Desenvolver um programa de capacitação de líderes de clube.Utilizar a experiência do governador assistente.Encorajar novos sócios a assumir posições de liderança servindo como membros de comissão declube.Sugerir aos sócios que visitem outros clubes para trocar ideias e trazer novas informações a seusclubes.Outros (queira descrever):

262

OBSERVAÇÕES




RELAÇÕES PÚBLICAS

Situação atual

Relacione as atividades do clube divulgadas pela mídia, especificando o meio de comunicação usado(rádio, imprensa, televisão, internet, etc.):


Metas referentes a relações públicas estabelecidas pelo clube para o próximo ano rotário:

Como o clube pretende alcançar as metas relacionadas a relações públicas? (assinale todas as opçõesaplicáveis)

Certificando se de que a comissão de relações públicas do clube seja treinada para conduzircampanhas multimídia.Planejando atividades de relações públicas que divulguem projetos do clube.Implementando programa de conscientização pública dirigido a empresários e profissionais comvistas a explicar o que o Rotary é e faz.Providenciando para que anúncios de utilidade pública sejam veiculados em canais de televisão,estações de rádio, revistas ou jornais locais.Outros (queira descrever):


ADMINISTRAÇÃO

Situação atual

Seu clube segue um Plano de Liderança de Clube? Sim Não

Quando e com que frequência o conselho diretor do clube se reúne?

Quando as assembleias de clube são realizadas?

Como o orçamento do clube é preparado?

O orçamento é analisado por um agente financeiro independente e qualificado? Sim Não

O clube segue um plano estratégico de longo prazo? Sim Não

O clube desenvolveu um sistema para assegurar a continuidade administrativa no conselho diretor doclube, nas comissões, etc.? Sim Não

263

OBSERVAÇÕES

SESSão 4: TRABALho EM EQUIPE: concLUSão Do PRocESSo DE ESTABELEcIMEnTo DE METAS E RESoLUção DE PRoBLEMASDiretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs 7

O clube desenvolveu um sistema para favorecer o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias?Sim Não

O clube usa o Acesso ao Portal no site www.rotary.org para atualizar a lista de sócios? Sim Não

Com que frequência o boletim do clube é publicado?

Descreva como as programações semanais dos clubes são elaboradas:

O clube tem seu próprio website? Sim Não Com que frequência o site é atualizado?

O clube comemora os meses especiais do calendário rotário, como o Mês da Fundação Rotária ou o Mês daRevista? Sim Não

Com que frequência o clube realiza atividades de companheirismo?

Como o clube envolve as famílias dos rotarianos nas atividades rotárias?


Como o clube conduz suas atividades administrativas? (assinale todas as opções aplicáveis)Reuniões periódicas do conselho diretor do clube.O clube reavaliará o Plano de Liderança de Clube nas seguintes datas:Os planos estratégico e de comunicação serão atualizados nas seguintes datas: .

assembleias de clube foram marcadas para as seguintes datas:(número)

O clube adotou a última versão do regimento interno recomendado para o Rotary Club ou revisou oseu próprio regimento (sugerido após cada conselho de legislação).As eleições do clube serão realizadas em .

(data)

Um mínimo de delegados tomarão parte da conferência distrital.(número)

Boletins de clube serão publicados para informar os sócios.

O site do clube será atualizado vezes por ano.(número)

Um plano foi desenvolvido para assegurar que programações semanais sejam interessantes erelevantes.A frequência mensal será divulgada aos devidos líderes distritais até o dia do mês seguinte.

(número)

O Acesso ao Portal será usado para registro dos dados do clube até 1°de julho e 1°de dezembro, demodo a contribuir para a precisão dos relatórios semestrais.As mudanças no quadro social serão informadas ao RI dentro de dias de sua ocorrência.

(número)

Os relatórios devidos ao RI, inclusive o relatório semestral, serão submetidos regularmente dentro doprazo estabelecido.As seguintes atividades de companheirismo envolvendo todos os sócios do clube foram planejadaspara o ano:

Outros (descreva):


264

OBSERVAÇÕES



Nosso clube gostaria de receber ajuda do governador ou do governador assistente no que se refere aosseguintes aspectos:

Nosso clube gostaria de discutir os seguintes tópicos com o governador ou governador assistentedurante a visita oficial:

Assinatura do presidente Ano rotário Assinatura do governador assistente

Data Data


O clube desenvolveu um sistema para favorecer o envolvimento dos sócios nas atividades rotárias?Sim Não

O clube usa o Acesso ao Portal no site www.rotary.org para atualizar a lista de sócios? Sim Não

Com que frequência o boletim do clube é publicado?

Descreva como as programações semanais dos clubes são elaboradas:

O clube tem seu próprio website? Sim Não Com que frequência o site é atualizado?

O clube comemora os meses especiais do calendário rotário, como o Mês da Fundação Rotária ou o Mês daRevista? Sim Não

Com que frequência o clube realiza atividades de companheirismo?

Como o clube envolve as famílias dos rotarianos nas atividades rotárias?


Como o clube conduz suas atividades administrativas? (assinale todas as opções aplicáveis)Reuniões periódicas do conselho diretor do clube.O clube reavaliará o Plano de Liderança de Clube nas seguintes datas:Os planos estratégico e de comunicação serão atualizados nas seguintes datas: .

assembleias de clube foram marcadas para as seguintes datas:(número)

O clube adotou a última versão do regimento interno recomendado para o Rotary Club ou revisou oseu próprio regimento (sugerido após cada conselho de legislação).As eleições do clube serão realizadas em .

(data)

Um mínimo de delegados tomarão parte da conferência distrital.(número)

Boletins de clube serão publicados para informar os sócios.

O site do clube será atualizado vezes por ano.(número)

Um plano foi desenvolvido para assegurar que programações semanais sejam interessantes erelevantes.A frequência mensal será divulgada aos devidos líderes distritais até o dia do mês seguinte.

(número)

O Acesso ao Portal será usado para registro dos dados do clube até 1°de julho e 1°de dezembro, demodo a contribuir para a precisão dos relatórios semestrais.As mudanças no quadro social serão informadas ao RI dentro de dias de sua ocorrência.

(número)

Os relatórios devidos ao RI, inclusive o relatório semestral, serão submetidos regularmente dentro doprazo estabelecido.As seguintes atividades de companheirismo envolvendo todos os sócios do clube foram planejadaspara o ano:

Outros (descreva):


265

OBSERVAÇÕES



SUMÁRIO DASMETAS DO ROTARY CLUB DE ___

PARA O ANO ROTÁRIO DE _

Assinale a(s) Avenida(s) de Serviço(s) apropriada(s) a cada meta estabelecida pelo clube para o próximoano rotário. Para uma distribuição balanceada na prestação de serviços, deverá estabelecer pelo menosuma meta para cada avenida. A maioria das metas envolverá uma ou duas avenidas.

Serviços

Internos

Serviços

Profission

ais

Serviços

àCom

unidad

e

Serviços

Internaciona

is

Meta de desenvolvimento do quadro social

sócios até 30 de junho de(número) (ano)

Metas de prestação de serviços

Na própria comunidade:

Em comunidades no exterior:

Metas relativas à Fundação Rotária

A meta de arrecadação ao Pólio Plus é

A meta de arrecadação ao Fundo Anual para Programas é .

A meta de arrecadação ao Fundo Permanente é .

O clube participará dos seguintes programas da Fundação:

Metas referentes à capacitação de líderes

Metas de relações públicas

Metas de administração do clube

Outra meta

266

OBSERVAÇÕES


Plano para resolução de problemas

Utilize as Diretrizes para Aumentar a Eficácia dos Rotary Clubs e as metas da folha-tarefa da sessão 2 para ajudar no desenvolvimento de seu plano para resolução de problemas. Analise as metas de seu clube e pense que desafios deverão ser superados para alcançá-las. Por fim, ofereça soluções para superar esses desafios.

Meta Possível desafioQue recursos estão disponíveis?

Administração

Desenvolvimento do Quadro social

Relações públicas

Projetos de prestação de serviços

Fundação Rotária

Outros

267SESSão PLEnáRIA SoBRE ASSUnToS DISTRITAIS

Sessão plenária sobre assuntos distritais (30 minutos)

Esta sessão oferece aos distritos a oportunidade de decidir o valor da taxa distrital a ser cobrada dos clubes, bem como de aprovar o orçamento para o ano seguinte e discutir assuntos pertinentes, conforme necessário.

269SESSão PLEnáRIA DE EncERRAMEnTo

Sessão plenária de encerramento (45 minutos)

A sessão plenária de encerramento marca o término do treinamento e dos debates realizados durante o seminário. É também uma boa ocasião para o governador eleito enfatizar mais uma vez os pontos importantes a ser trata-dos no próximo ano rotário. O governador eleito deve usar o roteiro a seguir e os respectivos slides no desenvolvimento desta sessão.

MATERIAIS Slides 14-16

Material informativo Avaliação (veja exemplo na página 9-13)

Sumário das realizações Descreva o que os participantes aprenderam durante a assembleia distrital, explicando como o conhecimento adquirido os ajudará durante seus man-datos.

SLIDE 114 Lema do RI

Aguardando o ano de prestação de serviçosDestaque o lema e as ênfases do próximo presidente do RI.•

Lembre aos presentes como as metas elaboradas hoje se relacionam com •as metas do distrito.


Insira lema e logotipo do RI para oano seguinte.

Lema do RI

270 SESSão PLEnáRIA DE EncERRAMEnTo

Reconhecimento

SLIDE 115

Agradeça a todos pela participação

Perguntas e respostasDeixe que os participantes façam perguntas ao governador eleito, a outros líderes distritais e aos demais presidentes eleitos de clube.

AvaliaçãoEnfatize a importância da avaliação ao aprimoramento de futuros seminá-rios de treinamento e à obtenção de mais apoio do distrito.


Muito obrigado porparticipar da

assembleia distrital!

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

www.rotary.org828-PT—(409)

LEVE SEUS INSTRUTORESAO PRÓXIMO PATAMAR

Veja no Manual de Capacitação Distrital:Métodos eficazes de treinamento

Dicas para atrair participantes

Como planejar eventos de treinamento

Disponível por meio do governador eleito ou no site do RI: www.rotary.org.

Documents

ASSEMBLEIA DISTRITALGuia para Líderes