ATA DE REUNIÃO - clubenipo.com.brclubenipo.com.br/wp-content/uploads/2018/12/2018_12_07-Ata_Reuniao... · ATA DE REUNIÃO 07 DEZ 2018 No dia 07 (sete) de dezembro de 2018, em conformidade

CONSELHO DELIBERATIVO DO CLUBE NIPO-BRASILEIRO/DF – BIÊNIO 2018/2020

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ATA DE REUNIÃO

07 DEZ 2018

No dia 07 (sete) de dezembro de 2018, em conformidade com o Art. 50 e item XVII do Art. 48 do

Estatuto, foram convocados para reunião os membros do Conselho Deliberativo, do Conselho Fiscal

e da atual Diretoria Executiva, para reunirem-se na sede do Clube/Inakayá, às 16:00h, com o objetivo

de deliberar os assuntos a seguir, conforme pauta, fundamentos e objetivos antecipadamente enviados

no ato convocatório.

1) Prestação de Contas 2017 da Diretoria:

Em virtude da ausência dos membros da Diretoria Executiva e dos membros do Conselho Fiscal não

foi possível a apresentação e apreciação do Relatório de Prestação de contas 2017 conforme

originariamente pautado. Também com a ausência do Conselho Fiscal não foi possível saber se foi

recebida para ser examinada.

2) Prestação de Contas 2018 da Diretoria:

Foi acatada a proposta do Grupo de Trabalho de revisão das rubricas da planilha financeira que, para

facilitar para a Diretoria, consistirá na manutenção da aceitação dos relatórios Consolidado e

Gerencial, extraídos das planilhas financeiras mensais de 2018, como sendo os demonstrativos de

receitas e despesas trimestrais e anuais.

A sugestão de informações (Anexo I) para constar no relatório de administração do Clube, que

servirão de base para avaliação da efetividade e validade das atividades terceirizadas no Clube e não

somente sob enfoque financeiro.

3) Pendências sobre cheques não compensados de R$ 300,10 e de cheques extraviados em

janeiro de 2016 de R$ 1.290,00:

Foram dois casos com cheques: um extravio no montante de R$ 1.290,00 e um não compensado de

R$ 300,10. (Anexo IV).

O Conselho Deliberativo não havia sido comunicado formalmente sobre a conveniência e

oportunidade de reconhecimento de tais cheques como prejuízo.

Na falta dos membros da Diretoria Executiva na reunião, não foi possível conhecer os detalhes e as

circunstâncias das ocorrências, mas fica nítida uma grave falta de controle de quem recebeu e

manuseou os cheques.

Fica autorizada a baixa. Torna obrigatório, caso ainda não tenham sido tomadas providências, a

implantação de controles sobre cheques contendo informações mínimas sobre nome de quem

entregou o cheque, nome do emissor (se não o mesmo), banco, agência, nº conta e valor.

4) Rubricas dos lançamentos da planilha financeira a partir de 2019:

O Grupo de Trabalho criado para avaliar as rubricas utilizadas na planilha financeira apresentou

proposta (Anexos II e III) para substituir as atuais a partir de janeiro de 2019.

O trabalho consistiu na verificação dos lançamentos nas planilhas financeiras mensais de 2017 e 2018

já finalizados, esclarecimentos junto à Secretaria de lançamentos que suscitaram dúvidas e elaboração

de uma proposta preliminar de rubricas que tornassem mais analíticos os lançamentos.

A proposta foi encaminhada para manifestação da Dinâmica, empresa que elabora os balancetes do

Clube há muitos anos, para instrumentalizar os participantes para a reunião solicitada. Após exame



prévio do profissional contador e contato telefônico não foi necessária a realização de reunião pois a

Dinâmica se manifestou em resposta ao e-mail de encaminhamento: “Após análise, informamos que

as nomenclaturas/rubricas que pretendem utilizar para o melhor aperfeiçoamento e/ou entendimento

do Conselho são satisfatórias e atendem contabilmente, uma vez que ficará mais clara a prestação

de contas”.

Assim, foi apreciada a proposta e aprovado o seguinte:

a) uso das novas rubricas de lançamentos de receitas e despesas a partir de 2019, conforme Anexos

II e III;

b) retorno da numeração dos documentos lançados na planilha, que existiu até 2017;

c) adaptação, pelo Sr. Roberto Ozú, da planilha financeira com as novas rubricas e campo para

inserção da numeração do documento;

d) alteração do nome do relatório Gerencial para Demonstrativo de Receitas e Despesas Anual e

Consolidado para Demonstrativo de Receitas e Despesas Trimestral;

e) zelar para que a descrição do lançamento seja objetiva e suficiente quanto a sua natureza, tipo,

beneficiado, finalidade etc.

f) acesso do Conselho Fiscal à documentação e planilha financeira tão logo esta última esteja

finalizada, para verificação da assertividade dos lançamentos, como apoio à Diretoria de Finanças,

inclusive quanto à descrição do documento.

5) Atuação e relatório do Conselho Fiscal de 2018:

Tendo em visita a ausência dos membros do Conselho Fiscal, a explanação sobre as atividades e

atuação no presente ano ficou prejudicada.

Fica registrado que o Conselho Deliberativo deverá elaborar e entregar relatório anual, para que fique

documentada, inclusive para consulta e informação aos futuros conselheiros fiscais. Fica sugerido

que a entrega seja feita na próxima reunião do Conselho Deliberativo, oportunidade em que poderão

ser acrescidos detalhes que forem solicitados pelos presentes.

6) Proposta orçamentária para o exercício de 2019 (Anexo V):

Foi encaminhada, por meio de e-mail, em 1º de dezembro, pelo Diretor de Finanças, uma proposta

sintetizada de orçamento para 2019, em planilha eletrônica. Em valores totais, consta uma previsão

de R$ 838.000,00 de receitas e de despesas de igual montante, já incluído previsão de investimento

de R$ 27.000,00.

Examinando o relatório Consolidado de 8 meses da planilha financeira de 2018, elaborado pela

Diretoria, verificamos R$ 663.291,87 de receitas e R$ 602.582,14, que representam uma média

mensal de, respectivamente, R$ 82.911,48 e R$ 75.322,77. Ao projetar esse valor para 12 meses,

obtemos resultado de R$ 958.307,81 (descontada a arrecadação de R$ 36.630,00 de Taxa Extra) de

receitas e R$ 903.878,21 de despesas.

É uma análise preliminar, mas mesmo que a arrecadação projetada para 2019 diminua 10% (de R$

958.307,81 para R$ 862.477,02) em relação a 2018, será suficiente para fazer frente às despesas

previstas de R$ 838.000,00.

Dessa forma, ao tempo em que acatamos a proposta orçamentaria, o Conselho concluiu que, para a

Diretoria honrar as despesas estimadas do Clube para o próximo ano, é suficiente a manutenção dos

procedimentos de arrecadação adotados atualmente, pela administração.



7) Assuntos correlatos à pauta ou emergenciais surgidos para apreciação:

7.1) Contratos do Clube

Foi realizada uma avaliação prévia dos contratos atuais do clube, chegando-se à conclusão que os

mesmos merecem uma análise conjunta, principalmente quanto aos dois tipos básicos e mais

frequentes: uso de instalação para aula e aluguel com cessão do espaço para o contratado.

Os contratos foram firmados ao longo do tempo, sendo que o mais antigo é um de 1998 sobre aulas

de tênis e o mais recente deste ano. É inegável que todos devem ter uma revisão criteriosa quando da

renovação, mas, antes, é recomendável avaliar e comparar os aspectos de cada contrato com os

demais, elaborando padrões/modelos para dispositivos contratuais similares. O grupo de trabalho

constituído no Conselho Deliberativo, que fez a avaliação preliminar, dará suporte ao trabalho

necessário para uniformizar os contratos., inclusive propondo dispositivos obrigatórios e comuns a

todos.

Convocados presentes à reunião: Conselho Deliberativo: Agostinho Shibata, Jorge Katsumi

Niyama, Jakson Keiji Yoshida, Julio Haruitsi Ikuno, Marcos Ken-Iti Yamada, Roberto Mamoru

Fugimoto, Sérgio Kazuo Iwano e Uthant Martins. Todos os presentes assinaram a Lista de Presença.

Convocados ausentes: Conselho Deliberativo: Flávio Kobayashi (compromisso na escola filho),

Kerley Shiro Horikawa (no trabalho) e Marcelo Hiroaki Yoshida; Conselho Fiscal: Anderson

Barbosa (em viagem), Sussumu Yamada (no trabalho) e Wilson Shoji Okawachi (no trabalho) e

Diretoria Executiva: Flávio Hideo Mikami (em viagem), Inácio Satoshi Takeuti, Nelson Itiro Miura

e Washington Takeo Shinohara (em viagem).

Nada mais havendo a tratar, o sr. Roberto Fugimoto deu por encerrada a reunião desejando um bom

regresso aos lares e eu, Julio Haruitsi Ikuno, secretário eleito do Conselho Deliberativo lavrei a

presente ata que foi lida e aprovada pelos membros do Conselho Deliberativo presentes à reunião.

Julio Haruitsi Ikuno Roberto Mamoru Fugimoto

Secretário - biênio 2018/2020 Presidente - biênio 2018/2020











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