AUDITORIAS DA QUALIDADE

Jacinto Ponte JúniorMiriam Bochardt

AUDITORIA DA QUALIDADE

• EXAME SISTEMÁTICO E INDEPENDENTE PARA DETERMINAR SE AS ATIVIDADES E RESULTADOS RELACIONADOS À QUALIDADE SATISFAZEM DISPOSIÇÕES PLANEJADAS E SE ESTAS DISPOSIÇÕES ESTÃO EFICAZMENTE IMPLEMENTADAS E SÃO ADEQUADAS PARA ATENDER AOS OBJETIVOS

AUDITORIA DEVE SER UM PROCESSO E NÃO UM FATO ISOLADO

AUDITORIA DA QUALIDADE

• É UM PROCESSO NÃO UM FATO ISOLADO

• É UMA ATIVIDADE FORMAL E DOCUMENTADA

• É BASEADA EM EVIDÊNCIAS OJETIVAS

• NÃO VISA ENCONTRAR CULPADOS

• NÃO INTERROMPE ATIVIDADES

• DEVE SER EXECUTADA POR PESSOAL INDEPENDENTE

ISO/ TS

Documentação da

Empresa

ATIVIDADES DA

EMPRESA

TIPOS DE AUDITORIAS

• QUANTO AO ESCOPO– AUDITORIA DE ADEQUAÇÃO

– AUDITORIA DE CONFORMIDADE

• QUANTO AO SOLICITANTE– AUDITORIA EXTERNA

– AUDITORIA INTERNA

• QUANTO À PARTE INTERESSADA– AUDITORIA DE 1a PARTE

– AUDITORIA DE 2a PARTE

– AUDITORIA DE 3a PARTE

TIPOS DE AUDITORIAS

• QUANTO À ABRANGÊNCIA– AUDITORIA DE SISTEMA

– AUDITORIA DE PROCESSO

– AUDITORIA DE PRODUTO

– AUDITORIA DE PROJETO

Documentação do Sistema tem de contemplar os requisitos da ISO

ADEQUAÇÃO

Atividades tem de estar de acordo com a documentação

CONFORMIDADE

DEFINIÇÕES IMPORTANTES

• CONFORMIDADE Atendimento a requisitos especificados

• EVIDÊNCIA OBJETIVA Informação cuja veracidade pode ser comprovada com

base em fatos obtidos através de observação, medição, ensaio ou outros meios

• AÇÃO CORRETIVA Ação para eliminar a causa de uma não conformidade

SISTEMA DA QUALIDADE

“É A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL COM RESPONSABILIDADES,PROCEDIMENTOS E RECURSOS PARA IMPLEMENTAÇÃO DA GESTÃO

DA QUALIDADE”

O QUE É GESTÃO DA QUALIDADE ?

‘PARTE DA FUNÇÃO GERENCIAL QUE DETERMINA EIMPLEMENTA A POLÍTICA DA QUALIDADE”

SE NÃO HÁ POLÍTICA NÃO HÁ GESTÃO

NÃO HAVENDO GESTÃO NÃO HÁ SISTEMA

COM AS DEFINIÇÕES CONCLUIMOS:

GERENCIAMENTO DO PROCESSO

É FEITO PELO CICLO P D C A

P

DC

A

METAS EMÉTODOS

EDUCAR E TREINAR

EXECUTAR

VERIFICAÇÀO

AÇÃO

PLANEJAMENTO DE AUDITORIAS

• FATORES A CONSIDERAR NUM PLANEJAMENTO:– OBJETIVO DA AUDITORIA

– TIPO DE AUDITORIA

– DATAS

– DEFINIÇÃO DA EQUIPE AUDITORA

– TRANSPORTE

– PASSAPORTE

– PASSAGENS

– FATORES CIRCUNSTANCIAIS

– DEFINIÇÃO DO TEMPO DA AUDITORIA

– FOLHA DE VERIFICAÇÃO / MATERIAIS PARA RELATÓRIOS, ETC.

– HOSPEDAGEM

– CONHECER A EMPRESA E SEUS HÁBITOS

CRITÉRIOS PARA A ESCOLHA DA EQUIPE AUDITORA

• PESSOAS INDEPENDENTES DAS ÁREAS A SEREM AUDITADAS

• PESSOAS COM TREINAMENTO EM TÉCNICAS DE AUDITORIAS

• PESSOAS COM EXPERIÊNCIA

• PESSOAS COM HABILIDADE NA COMUNICAÇÃO ESCRITA E ORAL

O NÚMERO DE AUDITORES DEPENDE DA COMPLEXIDADE E DO TAMANHO DA ENTIDADE AUDITADA

PROCESSO DE AUDITORIA

• PLANEJAMENTO

• REUNIÃO COM A EQUIPE

• AVISO DA AUDITORIA

• REUNIÃO DE ABERTURA

• “AUDITORIA”

• REUNIÃO DE AJUSTE

• REUNIÃO DE FECHAMENTO

• RELATÓRIOS

• ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES CORRETIVAS

NOTIFICAÇÃO DA AUDITORIA

• FORMAL

• COM ANTECEDÊNCIA

• CONTER INFORMAÇÕES RELEVANTES QUANTO A:– OBJETIVO

– DATA

– DURAÇÃO

– DOCUMENTAÇÃO DE REFERÊNCIA

– EQUIPE AUDITORA

REUNIÃO DE ABERTURA

• APRESENTAÇÃO DAS PESSOAS ENVOLVIDAS

• ESTABELECER UM CLIMA PROPÍCIO

• CONFIRMAR OS OBJETIVOS DA AUDITORIA

• AJUSTES NECESSÁRIOS

• ESTABELECER CANAIS DE COMUNICAÇÃO

• DISPONIBILIDADE DE GUIAS

• ESTABELECER LOCAL PARA REUNIÃO DO GRUPO AUDITOR

• FIXAR LOCAL DATA E HORÁRIO DA REUINÃO DE FECHAMENTO

ATIVIDADE “AUDITORIA”

• ENTREVISTAS

• AVALIAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO E REGISTROS

• OBSERVAÇÃO DAS ATIVIDADES ( CAMPO)

• REGISTRAR NÃO CONFORMIDADES

REUNIÃO DE AJUSTES

• EM INTERVALOS APROPRIADOS A EQUIPE AUDITORA REUNE-SE PARA FAZER AJUSTES

– VERIFICANDO CUPRIMENTO DO PRAZO

– VERIFICANDO COBRIR AS ÁREAS PREVISTAS

– CONSOLIDAR A CARACTERIZAÇÃO DE NÃO CONFORMIDADES

– RESOLVER POSSÍVEIS CONFLITOS OU DIFICULDADES ENTRE AUDITORES E AUDITADOS

REUNIÃO DE FECHAMENTO

• AGRADECIMENTOS PELA HOSPITALIDADE E COLABORAÇÃO

• BREVE RESUMO DOS TRABALHOS REALIZADOS

• RELATO DE CADA MEMBRO DA EQUIPE

• ENTREGA UM RESUMO GERAL E AS CONCLUSÕES

• DEFINIÇÃO / INFORMAÇÃO DA DATA DE ENVIO DO RELATÓRIO FINAL

• ESCLARECIMENTOS ÀS ÁREAS AUDITADAS

• NEGOCIA DATAS PARA AÇÕES CORRETIVAS

• EXPLICA SOBRE O ACOMPANHAMENTO DAS CORRETIVAS

RELATÓRIO FINAL

• ELABORADO COM A SUPERVISÃO DO AUDITOR LÍDER

• CARACTERÍSTICAS DO RELATÓRIO:– PRECISÃO

– VERACIDADE

– INTEGRIDADE

• CONTEÚDO DO RELATÓRIO:– OJETIVO DA AUDITORIA

– IDENTIFICAÇÃO DO SETORES AUDITADOS / AUDITORES

– PESSOAS CONTATADAS

– DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

– DESCRIÇÃO DAS NÃO- CONFORMIDADES

– CONCLUSÕES GERAIS

RESPONSABILIDADES DO AUDITOR

• EVITAR SURPRESAS

• DOCUMENTAR AS OBSERVAÇÕES

• BUSCAR EVIDÊNCIAS OBJETIVAS

• CONFIDENCIALIDADE DOS DADOS DA AUDITORIA/ ENTIDADE AUDITADA

• VERIFICAR EFICÁCIA DAS AÇÕES CORRETIVAS

• COOPERAR COM O AUDITOR LÍDER

RESPONSABILIDADES DO AUDITOR LÍDER

• SELECIONAR AUDITORES

• ELABORAR O PLANO DA AUDITORIA

• REPRESENTANTE DA EQUIPE AUDITORA

• ENTREGAR / ENVIAR O RELATÓRIO DE AUDITORIA

• CUMPRIMENTO E REALIZAÇÃO DA AUDITORIA

CARACTERÍSTICAS DE UM BOM AUDITOR

• DIPLOMÁTICO

• BOM JUIZ

• PACIENTE

• TRABALHADOR

• INQUISITIVO

• ANALÍTICO

• BOM COMUNICADOR

• HONESTO

• IMPARCIAL

• TREINADO

• DISCIPLINADO

CARACTERÍSTICAS DE UM MAU AUDITOR

• INGÊNUO

• CÍNICO

• TEIMOSO

• CHATO

• GOSTA DE GERAR CONFLITOS

• ANSIOSO PARA AGRADAR

HABILIDADES DO AUDITOR

• ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

• APURAÇÃO DE FATOS

• ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

• APRESENTAÇÕES

• PAUSAS PARA CAFEZINHOS E REFEIÇÕES

• ASSUNTOS DE INTERESSES MÚTUOS

• PISTAS FALSAS

• SER CONDUZIDO À ÁREAS DISTANTES

• PLANEJAMENTO

• PISTAS FALSAS E DETALHES NÃO IMPORTANTES

APURAÇÃO DE FATOS

TÉCNICAS UTILIZADAS:

– “QUEBRA GELO”

– VERIFICAÇÃO DO TIPO “VAI-VEM“

– RASTREABILIDADE

– BOA COMUNICAÇÃO

– EVITAR PERGUNTAS EVASIVAS

– IR AOS LOCAIS

– A PERGUNTA NÃO FORMULADA

ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS

• DEVEM SER REDIGIDOS RELATÓRIOS COM UMA LINGUAGEM:

– ADEQUADA

– CLARA

– CONCISA

– PRECISA

– CORRETA

ESTRUTURA DE UMA NÃO-CONFORMIDADE

• OBSERVAÇÃO/ CASO EVIDÊNCIA OBJETIVA

• ATRIBUIÇÃO ITEM DA NORMA /DOCUMENTO QUE FOI

VIOLADO

• EXPLICAÇÃO