AUDITORIA

A FINALIDADE DE UMA AUDITORIA É VERIFICAR A

CONFORMIDADE DO SISTEMA

AUDITORIA = processo sistemático, documentado e independente, para obter evidência da auditoria e avaliá-la objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos.

EVIDÊNCIA DA AUDITORIA=registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos

critérios de auditoria e verificáveis.

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE = sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade.

GESTÃO DA QUALIDADE = atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade.

MELHORIA CONTÍNUA = atividade recorrente para aumentar a capacidade de atender requisitos.

CONFORMIDADE = atendimento a um requisito.

NÃO-CONFORMIDADE=não atendimento a um requisito.

AÇÃO CORRETIVA = ação para eliminar a causa de uma não- conformidade identificada ou outra situação indesejável.

AÇÃO-PREVENTIVA = ação para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável.

REGISTRO = documentos que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas.

EVIDÊNCIA OBJETIVA = dados que apóiam a existência ou a veracidade de alguma coisa

EFICÁCIA = extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados, alcançados.

EFICIÊNCIA = relação entre o resultado alcançado e os

recursos usados.

AUDITOR = pessoa com competência para realizar uma auditoria.

AUDITADO = organização que está sendo auditada

AUDITOR LÍDER = pessoa designada para gerenciar uma auditoria.

DEVE = sempre que tivermos, na Norma, o termo deve significa que é um requisito obrigatório.

CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

QUANTO AO TIPO:

AUDITORIA DE PRIMEIRA PARTE - auditoria interna

AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE - cliente/fornecedor

AUDITORIA DE TERCEIRA PARTE - auditoria de certificação

QUANTO AO PROPÓSITO:

AUDITORIA DE ADEQUAÇÃO - analisa a adequação do programa de qualidade através da

documentação (política/procedimentos)

AUDITORIA DE CONFORMIDADE - analisa a documentação e sua efetividade nos

locais de uso (implementação)

CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

DE ACORDO COM O OBJETO:

AUDITORIA DO SISTEMA DA QUALIDADE -documentação e organização

AUDITORIA DE PROCESSO -instruções e procedimentos operacionais

AUDITORIA DE PRODUTO -produto com suas especificações

CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

CONFORME O ESCOPO:

AUDITORIA COMPLETA - todas as funções e atividades pertinentes ao sistema da qualidade

AUDITORIA PARCIAL - determinada função, área, linha de produto ou atividade de interesse

AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO - verifica a implantação e eficácia de ações corretivas previamente acordadas

CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

AS AUDITORIAS AINDA PODEM SER:

PROGRAMADAS: Que respondem a um planejamento de auditoria.

POR SOLICITAÇÃO: não programadas realizadas para obter uma

informação específica.

PRÉ-AUDITORIA: Utilizadas para decidir se é viável realizar uma

auditoria de segunda ou de terceira parte.

SEGUIMENTO: São utilizadas para verificar a solução dada a não

conformidades detectadas.

SEM AVISO: São realizadas quando há suspeita de graves desvios

no Sistema de Gestão da Qualidade da organização.

ISO 9001:2000 - UMA AUDITORIA DE PROCESSOS

o foco são os processos da organização;

a lista de verificação padronizada não é de grande valia na

auditoria de processos

a lista de verificação da auditoria de processos terá que ser

preparada a partir da avaliação da documentação e terá que

obrigatoriamente estar fundamentada num mapa de processo

na auditoria de processos poderão ser utilizados os seguintes

documentos: mapas de processo, estudos de capacidade,

especificações, evidências da qualificação das pessoas, legislação.

O QUE NÃO MUDA NA REALIZAÇÃO DE UMA AUDITORIA

obter informação pormenorizada que permita estabelecer a efetividade e eficiência do sistema de gestão da qualidade na realização dos objetivos e metas estabelecidas pela alta administração;

detectar e corrigir desvios no sistema de gestão da qualidade que afetam a capacidade da organização para satisfazer os requisitos de seus clientes;

obter informação que permita melhorar a produtividade e rentabilidade da organização;

verificar atendimento de regulamentos que afetam os negócios da organização;

estabelecer a adequação do sistema de gestão da qualidade no que tange ao estabelecido em normas nacionais e internacionais

QUANDO DEVE OCORRER UMA AUDITORIA?

para avaliar a adaptação do sistema da qualidade implantado;

para levantar informações visando a melhoria para a qualidade;

para identificar áreas de oportunidades de melhoria;

para obter fatos para suportar decisões gerenciais.

PLANEJAMENTO - deve estar estipulado em procedimento a periodicidade das auditorias internas

PROGRAMAÇÃO – deve determinar quais aspectos são relevantes para a auditoria. Ex: auditoria de adequação ou conformidade?

PLANO – deve determinar quais itens serão abordados durante a auditoria, seu escopo e objetivo, data, local, setores a serem auditados

PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA

NOTIFICAÇÃO E AGENDA - a área a ser auditada deve receber com antecedência, a notificação da auditoria, que deverá conter todos os itens do Plano de auditoria

CHECK LIST - o auditor elabora um check list com base nos procedimentos e no SIQ-Construtoras

PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA

CHECK LIST

O check list é elaborado através do questionamento de todas as atividades previstas em procedimentos e no SIQ-Construtoras, desenvolvidas pela empresa

Não é um registro da qualidade, servindo somente como instrumento de apoio utilizado pelo auditor para realização e condução da auditoria

pode conter: área a ser auditada, escopo da auditoria, itens e questionamentos

ETAPAS DE REALIZAÇÃO DA AUDITORIA

Reunião de abertura;

Auditoria propriamente dita (nos postos de trabalho);

Reunião entre auditores;

Reunião de encerramento.

PONTOS A SEREM ABORDADOS:

apresentação

agradecimentos

lembretes

agenda

objetivo

conhecer os participantes

esclarecer as etapas da auditoria

REUNIÃO DE ABERTURA

A auditoria é realizada através de observações: visual e

auditiva;

Utilize o check list elaborado previamente, onde estarão todos

os questionamentos referentes ao procedimento auditado, mas

não se se restrinja ao check list, outros questionamentos podem

ser elaborados durante a auditoria ;

Tenha sempre a norma aplicável, para eventuais dúvidas;

Requisite ao auditado todos os procedimentos aplicáveis na

área.

AUDITORIA PROPRIAMENTE DITA

DURANTE A AUDITORIA

use perguntas abertas:por que; o que; como; de que forma; como você assegura?

em uma auditoria não deve existir “achismos”

não utilize juízos apreciativos

cuidado com o uso de algumas palavras como: “a gente” (hoje em dia a gente sabe)

cuidado com a forma de imposição:( você deixou de... você deve...)

procurar elogiar de forma adequada os elementos positivos

toda não conformidade encontrada deve ser imediatamente informada ao auditado.

EQUIPE DE AUDITORES

é aconselhável uma equipe com no mínimo dois auditores;

os auditores deverão ser determinados com antecedência, de acordo com o que descreve o procedimento de auditorias internas;

os auditores devem estar habilitados para realizar a auditoria (curso de auditor interno).

EQUIPE DE AUDITORES

Poderá ser determinado um auditor líder para cada auditoria, que deverá:

ser responsável por todas as etapas da auditoria;

ter autoridade para tomar decisões finais;

participar da seleção da equipe de auditores;

atuar como representante da equipe de auditores;

apresentar o relatório final de auditoria.

AS SETE OBRIGAÇÕES DO AUDITOR

comprove a implementação das metas da qualidade;

verifique se estas coincidem com o enunciado da Política da Qualidade e o escopo da certificação;

verifique se as metas são conhecidas pelos colaboradores da empresa;

comprove quais são os os meios que foram disponibilizados para implementar as metas;

AS SETE OBRIGAÇÕES DO AUDITOR

verifique se os indicadores da qualidades são avaliados através de métodos objetivos de medição;

avalie a adequação dos métodos estabelecidos utilizando o mapa de processo;

estabeleça quais são as evidencias que permitem evidenciar o atendimento ou não atendimento dos requisitos da norma;

identifique quais processos fornecem e não fornecem valor agregado.

O AUDITOR DEVE:

ser aberto;

ter a maturidade necessária;

ter uma boa capacidade de avaliação;

ter capacidade de coordenar e dirigir;

ser perseverante;

ser atento;

poder reagir eficientemente em situações de estresse;

não permitir que questões pessoais interfiram na auditoria;

tratar o auditado de modo adequado para que se alcance o objetivo da auditoria.

DEVE SER: de maneira moderada criticar o fato e não a pessoa

DEVE TER: Paciência Escuta ativa (deixar terminar de falar)

DEVE MANTER: Contato visual Postura ereta da cabeça

O AUDITOR QUANDO FOR CRITICAR

NÃO-CONFORMIDADE - não atendimento a um requisito

a não conformidade é uma deficiência no Sistema da Qualidade, produto ou serviço;

as não conformidades devem ser encaradas como oportunidades de melhoria para o SGQ da empresa;

sempre que detectadas devem ser comunicadas ao auditado, para evitar o efeito surpresa;

para toda não conformidade encontrada, deve ser dado um tratamento;

a redação das não conformidades, deve trazer todas as informações necessárias, para possibilitar as ações corretivas subsequentes.

Na reunião entre auditores serão:

lavradas as não conformidades;

discutidos os pontos divergentes.

O relatório de auditoria deve descrever:área auditada;data;itens auditados;conformidades ou não conformidades;comentários e observações;conclusão final;auditores.

REUNIÃO ENTRE AUDITORES

Nessa reunião serão :

informadas as não conformidades lavradas

acordados prazos para ações corretivas

esclarecidas as dúvidas com relação aos

resultados da auditoria

realizados os agradecimentos a todos que

colaboraram como o bom andamento da

auditoria

REUNIÃO FINAL OU DE ENCERRAMENTO