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Relatório Gerencial
Auditoria Interna
Relatório Gerencial 01/2017
Janeiro a março/2017
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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SUMÁRIO
1. Introdução ..................................................................................................................03
2. Resultados Operacionais ...............................................................................................03
2.1 Auditorias e fiscalizações Relizadas................................................................03
2.2 Monitoramento Recomendações AUDIN ........................................................03
2.3 Monitoramento Recomendações CGU ............................................................05
2.4 Monitoramento Recomendações/Deliberações TCU.......................................09
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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1. Introdução
O presente Relatório tem por objetivo dar ciência a alta direção das atividades previstas
no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT, executadas no período de 01 de
janeiro a 31 de março de 2017.
Para a realização de suas atividades esta Unidade de Auditoria procurou seguir o
cronograma de execução constante no PAINT/2017, tendo ocorrido algumas alterações com
relação ao início e término de algumas auditorias.
As informações contidas neste Relatório, além de atenderem a previsão do PAINT,
atendem ao que determina a Controladoria-Geral da União – CGU por meio da Instrução
Normativa n.º 24, de 17 de novembro de 2015, Capítulo II, artigo 12, Capítulo IV, artigo 17.
Este Relatório presta-se, ainda, a apresentar os resultados dos monitoramentos acerca da
implementação das recomendações/deliberações, decorrente de trabalhos realizados, no âmbito da
Autarquia, pela Controladoria Geral da União - CGU, Tribunal de contas da União - TCU e da
própria Auditoria Interna.
2. Resultados Operacionais
2.1 Auditorias/Fiscalizações Realizadas
No período de 11 de janeiro a 17 de março de 2017, foi realizado o PVGA-1-
Remuneração, Benefícios e Vantagens – Recursos Humanos, que consistiu na avaliação da
observância da legislação nos procedimentos da área de Recursos Humanos relativos à
remuneração, benefícios e vantagens. O resultado da avaliação foi consignado no Relatório de
Auditoria nº 201701.
Em atendimento ao Capítulo II, artigo 12 da Instrução Normativa CGU n.º 24/2015,
apresentamos o resumo do resultado da avaliação consignado no referido Relatório.
Nas análises realizadas acerca do tema foram observados:
- Inconformidade nos Atos de Aposentadoria;
- Inconformidade dos Atos de Pensão;
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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- Inconformidades nos Atos de Requisição;
- Inconformidade nos Atos de Admissão
2.2 Monitoramento Recomendações AUDIN
Apresentamos a situação das recomendações expedidas pela auditoria interna não
implementadas ou em fase de implementação.
Recomendações AUDIN
Relatório Recomendação Posição do Gestor Prazo
201601 Assim que concluído o Manual de Gestão e
Fiscalização de Convênios, seja encaminhado uma
cópia para esta Auditoria Interna e disponibilizado
no site da Autarquia.
O DNPM está providenciando os manuais para
normatizar a gestão e a execução de Convênios,
com objetivo de disciplinar a rotina de
execução e a prestação de contas. Este manual
mitigará os riscos na gestão dos processos.
Documentação não se aplica.
12/2017
201602
Que o manual técnico, em fase de elaboração,
contemple além das rotinas administrativas a
segregação das funções (autorização, execução,
registro e controle) dos bens imóveis e que após
conclusão, o mesmo seja encaminhado à Auditoria
Interna.
A área informou que está elaborando um
conjunto de normas administrativas com
conclusão prevista para o término de 2016.
12/2017
Que sejam definidos critérios para validação e
conferência dos dados quando da elaboração do
Relatório de Gestão da Autarquia.
201605/03
Que assim que a DGADM concluir a elaboração do
conjunto de normas administrativas, que as mesmas
sejam encaminhadas para esta Auditoria Interna e
disponibilizadas no site da Autarquia e exigindo a
aplicação das mesmas por todas as
superintendências.
Foi designada servidora para atuar de forma
efetiva na elaboração das Normas e
Procedimentos da Coordenação de Logística.
12/2017
2.3 Monitoramento Recomendações CGU
Em atendimento as instruções contidas nos normativos da CGU, apresentamos a situação
das recomendações expedidas pela Controladoria Geral da União – CGU não implementadas ou
em fase de implementação.
Recomendações CGU
Relatório Recomendação
Posição do Gestor Prazo
201503634
Manter no Sistema SPIUnet os dados de cada Unidade
(UG) da Autarquia atualizados e refletidos no Relatório de
Gestão anual da Autarquia.
Foi designada servidora para atuar de
forma efetiva na elaboração das
Normas e Procedimentos da
Coordenação de Logística.
31/12/2017
Recomendamos à Autarquia que promova a elaboração de A elaboração de código de ética do
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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código de ética próprio em complementação ao Código de
Ética Profissional do Servidor Público (Decreto n.
1.171/1994), conforme as necessidades específicas desse
Órgão, conforme tem recomendado o TCU às Autarquias
em seu Acórdão nº 411/2013? Plenário e que seja
plenamente divulgado, via intranet, para acesso de todos
os servidores, bem como realizar campanhas e palestras,
citando-o em seus documentos e normativos internos etc.
DNPM representa uma atividade que
complementa o Código de Ética
Profissional do Servidor Público
(Decreto 1.171/1994). Para
desenvolvimento desse documento
especifico da Autarquia, são
necessárias condições iniciais e
estruturais para desenvolvimento,
tanto em observância as normas e
regulamento quanto a realidade da
Instituição. Por essa razão essa
atividade não foi iniciada.
Portando adotado no DNPM o
Código de Ética Profissional do
Servidor Público, que abrange a
conduta de todos os servidores
públicos.
Que a Autarquia passe a exigir o compromisso solene
previsto no Art. 15, do Decreto 6.029/2007, de acatamento
e observância das regras estabelecidas pelo Código de
Conduta da Alta Administração Federal, pelo Código de
Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder
Executivo Federal, conforme o caso, nos atos de posse,
investidura em função ou celebração de contratos de
trabalho.
A Comissão de Ética, em relação a
essa recomendação ainda não iniciou
nenhuma atividade.
Recomendamos ao Gestor providenciar a elaboração de
normativo interno e sua divulgação na intranet garantindo
ou incentivando a participação dos servidores dos diversos
níveis da estrutura dessa UJ na elaboração de
procedimentos, de instruções operacionais, do código de
ética ou de conduta.
Como ainda não foram iniciadas as
atividades de criação do código de
conduta ou código de ética do
DNPM, essa recomendação fica
prejudicada, constando como não
iniciada.
Recomendamos à Autarquia que elabore normativo
interno regulamentando sua estrutura orgânica de controle,
constituída pelas Unidades de Ouvidoria, Auditoria
Interna, Comissão de Ética e Corregedoria e disciplinando
a forma/tratamento e a sequência dos encaminhamentos
das demandas (denúncias principalmente) a partir do
instante em que as mesmas se materializam, tanto internas
(próprios servidores) quanto externas à Autarquia (CGU,
Ministério Público, TCU etc.).
Não houve manifestação da Diretoria-
Geral.
31/12/2017
Que as áreas do Órgão que ainda não adotam
procedimentos e instruções operacionais padronizados os
elaborem e passem a utilizá-los, bem como procedam com
as revisões e atualizações periódicas necessárias, em
especial para aquelas áreas relacionadas à gestão de
aquisição de bens e serviços e gestão do patrimônio que já
as possuem, voltando a utilizá-las efetivamente.
Designada servidora para atuar de
forma efetiva na elaboração das
Normas e Procedimentos da
Coordenação de Logística, bem como
atuação da Coordenação de Recursos
Humanos nos manuais pertinentes a
sua área.
31/12/2017
Que a Autarquia envide maiores esforços junto ao MME e
ao MPOG no sentido de obter a autorização para a
realização de concurso público urgentemente e, caso não
obtenha êxito, discutir uma solução paliativa de curto
prazo no sentido de evitar o colapso administrativo do
Departamento.
Realizado levantamento da atualização
dos quantitativos necessários de cada
área, realizada Nota Técnica e
encaminhamento de processo de
solicitação de concurso ao MME.
Condicionada
à aprovação
da
autorização
de concurso
público pelo
MME e
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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MPOG.
Mediante concurso público, dotar a Unidade de Auditoria
Interna - AUDIN da estrutura adequada para o
desempenho de suas atribuições, com o quantitativo de
pessoal compatível com a natureza e a quantidade de
atividades desenvolvidas.
Realizado levantamento da atualização
dos quantitativos necessários de cada
área, realizada Nota Técnica e
encaminhamento de processo de
solicitação de concurso ao MME.
Condicionada
à aprovação
da
autorização
de concurso
público pelo
MME e
MPOG.
Recomendamos a implementação de política de
gerenciamento de riscos, tendo como base um
planejamento estratégico, com identificação dos processos
críticos, assim como diagnóstico e níveis dos riscos
operacionais envolvidos, de informação e de
conformidade que podem ser assumidos pelos diversos
níveis de gestão da Autarquia, bem como a definição das
medidas mitigadoras em todas as áreas de atuação
(DIPLAM, DIFIS, DGTM, DIPAR e DGADM), visando
evitar impactos negativos no alcance dos objetivos
institucionais da Autarquia.
- Será apresentada a questão a Diretoria
Geral, com sugestão para elaboração
do planejamento estratégico do DNPM.
A discussão, dentre outros assuntos,
será a definição da política de
gerenciamento de riscos do DNPM.
- Para implementação de política de
gerenciamento de riscos, foi
constituído um grupo de trabalho com
representante de cada Coordenadoria
existente na DIPLAM para
inicialmente, definir o planejamento
estratégico da Diretoria, objetivando
identificar e ilustrar a existência de
alinhamento entre a gestão e estratégia
organizacional incorporado
planejamento estratégico aos seus
processos de gestão.
31/12/2016
Elaborar normativo interno disciplinando procedimentos e
rotinas de licitações para as modalidades de dispensa,
inexigibilidade e pregão, relacionadas ao
acompanhamento interno e arquivamento de documentos
nos respectivos processos a exemplo da justificativa do
preço contratado, sua compatibilidade com o preço de
mercado, razão que motivou a escolha do fornecedor;
comprovante de publicação do ato de dispensa no DOU; e
Certidões Negativas junto ao INSS e ao FGTS, não
aposição de documentos com rasuras etc..
Designada servidora para atuar de
forma efetiva na elaboração das
Normas e Procedimentos da
Coordenação de Logística, bem como
atuação da Coordenação de Recursos
Humanos nos manuais pertinentes a
sua área.
31/12/2017
Concluir as negociações junto aos credores dos saldos
existentes em 31/12/2014 decorrentes da inscrição de
passivos sem a consequente previsão de créditos ou
recursos orçamentários, em exercícios anteriores, dando
baixa nos mesmos.
Já houve o equacionamento da despesa
referente a empresa HEPTA
TECNOLOGIA E INFORMATICA
LTDA, realizou a glosa devida e o
saldo remanescente fora liquidado/pago
conforme documentos Hábeis
2015NP000676 e 2015OB801434.
No que se refere ao passivo devido a
Imprensa Nacional, no final do
exercício de 2015, devido ao
descontingenciamento do limite de
execução ocorrido, o órgão firmou
Termo de Execução Descentralizada –
TED, no montante de no montante de
R$ 6.560.000,00, diminuindo o
montante da despesa.
O saldo remanescente fica
condicionado a aprovação de
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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suplementar pelo MPOG para este
exercício, ou exercícios futuros.
Que a UJ, em sua página oficial na internet, passe a incluir
informações sobre licitações (avisos de editais) e contratos
firmados pelo DNPM-Sede e também pelas
Superintendências, em atendimento à Lei de Acesso a
Informação - LAI e ao princípio da transparência ativa.
Foi concluída a alteração da plataforma
da internet que possibilita a inclusão
das informações sobre licitações e
contratos pelas áreas de atuação da
SEDE e Superintendências.
As informações sobre Licitações, O
Edital é publicado no sítio, enquanto
que as informações referentes a
contratos, está em fase de análise.
Ressaltamos que, com a implantação
do SEI os processos serão divulgados
na íntegra, na internet.
01/2017
Após a realização do concurso público ou outra solução
adotada para a questão do quadro atua de pessoal do
DNPM, que seja readequado os quadros de servidores das
Superintendências com deficiência de servidores, visando
cumprir suas atividades institucionais. Caso não tenha
êxito com o concurso público, o DNPM deverá realizar
gestões junto ao MPOG no sentido de viabilizar ao menos
a disponibilização ao utilizar servidores de carreira
transversal daquele Ministério (Analistas de
Infraestrutura) para exercício descentralizado no DNPM
até que se tenha condições para a realização do concurso
público. E, por fim, caso ainda não tenha êxito com as
alternativas anteriores, o DNPM deve gestionar junto ao
MPOG no sentido de obter a autorização para a
contratação temporária, por tempo determinado, conforme
estabelece a Lei nº 8745/93, demonstrando o excepcional
interesse público?
Realizado levantamento da atualização
dos quantitativos necessários de cada
área, realizada Nota Técnica e
encaminhamento de processo de
solicitação de concurso ao MME.
Condicionada
à aprovação
da
autorização
de concurso
público pelo
MME e
MPOG.
Que a CRH, nos próximos atos de admissão, remuneração,
cessão, requisição, aposentadorias e pensões, esteja mais
atenta quanto à documentação formal que compõe tais
processos evitando apresentarem fragilidades em sua
instrução formal.
Designada servidora para atuar de
forma efetiva na elaboração do
mapeamento dos processos dos atos
de admissão, remuneração, cessão,
requisição, aposentadorias e pensões.
31/12/2017
Adotar manualmente ou via sistema rotina de cobrança do
beneficiário das devidas prestações de contas parcial e
final previstos nos respectivos Termos firmados pelo
DNPM.
Com a implantação do processo
eletrônico a cobrança do beneficiário
das devidas prestações de contas
parcial e final serão acompanhadas de
forma mais efetiva, tendo em vista as
ferramentas que o sistema oferece
31/12/2017
Recomendamos que o DNPM adote medidas concretas
para o ATENDIMENTO PLENO das recomendações
emitidas pela Controladoria-Geral da União, no Relatório
de Auditoria n° 201306274, as quais estão elencadas neste
item do Relatório, tendo em vista os problemas
relacionados às mesmas causarem impacto e terem
influência na gestão dessa autarquia, além de serem
conhecidas desde 2013.
Em fase de análise e estudos para
correção/implantação
12/2017
Elaborar o Planejamento Estratégico da Unidade, em
conformidade com o que determina o Regimento Interno
do DNPM, desdobrando-o em Macroprocessos, em
consonância, no que couber, com o Plano Plurianual -
PPA, a Lei de Diretrizes Orçamentária - LDO e a Lei de
Orçamento Anual - LOA, bem como, com os objetivos,
Atividade ainda não iniciada.
31/12/2016
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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diretrizes e metas do Órgão, de modo a possibilitar a
construção de Indicadores adequados e suficientes, que
contenham as variáveis necessárias, para que mensurem
adequadamente o desempenho da Gestão.
Reavaliar os indicadores e sua forma de cálculo, a fim de
que seus resultados possam mensurar o mais próximo
possível o desempenho Institucional, facilitando o
entendimento de seus elementos constitutivos e a
interpretação do resultado da Gestão, englobando todas as
variáveis do processo que se pretende medir.
Estamos aperfeiçoando os
Indicadores Institucionais de
Desempenho e acreditamos que uma
vez elaborado o Planejamento
Estratégico da Unidade deverá estar
em consonância com o PPA, LDO e
LOA.
A reavaliação dos indicadores e sua
forma de cálculo objetivando
resultados que possam ser
mensurados mais próximo possível,
deve ser atingido com a elaboração do
Planejamento Estratégico da Unidade.
31/12/2018
Desenvolver sistema informatizado a fim de registar,
acompanhar, informar e disponibilizar os dados e
procedimentos relativos às Avaliações de Desempenho da
Gestão, especialmente desenvolvido para este fim, em
cumprimento ao que determina o Art. 56 da Portaria
Ministerial - MME Nº 290.
O desenvolvimento do sistema
informatizado para registrar,
acompanhar, informar e disponibilizar
os dados e procedimentos relativos às
Avaliações de Desempenho da Gestão
está sendo tratado na DIPLAM
através do grupo de trabalho que trata
o Planejamento Estratégico da
Diretoria.
Não
definido
Recomendamos ao gestor que passe a atuar mais
tempestivamente junto aos beneficiários dessas
transferências quanto à cobrança da apresentação das
prestações de contas parciais e/ou final, em atendimento a
dispositivos existentes nos respectivos Termos de
Cooperação firmados pela Autarquia, conforme o caso.
Designada servidora para atuar de
forma efetiva na elaboração das
Normas e Procedimentos da
Coordenação de Logística.
31/12/2017
Relativamente à política de acessibilidade adequada,
recomendamos ao DNPM a elaboração de uma política de
acessibilidade para a Autarquia em cumprimento ao
Decreto nº 5.269/2004.
Criação de grupo de trabalho visando
elaborar portaria para implantar a nova
política de acessibilidade da autarquia
adequando-se ao Decreto nº
5269/2004.
Não definido
Com relação à adequação dos espaços físicos da
Autarquia, recomendamos ao gestor que faça gestão junto
aos órgãos competentes (MME e MP) de modo a garantir
recursos orçamentários e financeiros a para a execução do
projeto de reforma do edifício, que se configura como a
opção correta para garantir aos servidores e demais
usuários autonomia, segurança e conforto.
Gestão dos Diretores desta Autarquia
junto ao MME/MPOG com o objetivo
de viabilização de recursos para
atender a referida demanda.
A obra do edifício SEDE será dividida
em etapas de forma a possibilitar a
execução de acordo com a
disponibilidade orçamentária de cada
exercício
Não definido
Capacitar/Treinar os funcionários que atendem no balcão
da recepção e que prestam serviços no atendimento de
protocolo e na biblioteca que lidam diretamente com o
público, pois são a primeira referência quando do acesso à
Autarquia para, por exemplo, prestar as informações
básicas na Língua Brasileira de Sinais (LIBRAS), auxiliar
de forma correta a pessoa com deficiência visual no trajeto
dentro das instalações físicas da Autarquia, bem como o
Em estudos para implementação.
Viabilizar por intermédio de
capacitação, formação de servidores
que atendam diretamente ao público.
Prevê nos editais de contração de
recepcionistas e secretárias
31/12/2017
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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conhecimento básico sobre as normas de acessibilidade. profissionais que sejam capacitados em
libras.
Elaborar normas de acessibilidade.
2.4 Monitoramento Recomendações/Deliberações TCU
Situação das recomendações/deliberações expedidas pelo TCU não implementadas ou em
fase de implementação.
Deliberações TCU
Acórdão Deliberação Posição do Gestor Prazo
2272/2016 9.1.1. Realizar, periodicamente, avaliação quantitativa e
qualitativa do pessoal do setor de aquisições, de forma a
delimitar as necessidades de recursos humanos para que
esse setor realize a gestão das atividades de aquisições
da organização.
A Autarquia não possui modelos de gestão e
ferramentas organizacionais que nos
orientes na definição dos objetivos
organizacionais para a gestão das
aquisições, bem como elaboração de seus
indicadores, metas e acompanhamento de
desempenho.
Será sugerido a alta gestão a contratação de
empresa especializada para elaborar as
normas estruturantes de metodologias
modernas de gestão, sua implementação,
acompanhamento e medição. Uma vez que a
Autarquia não possui corpo técnico com
expertise para o desenvolvimento desse
trabalho.
-
9.1.2. Avaliar a necessidade de complementar o código
de ética do servidor público federal ante as suas
atividades específicas.
A Comissão de Ética do Departamento
Nacional de Produção Mineral tem
analisado a sugestão de Criação de Código
de Conduta Ética Próprio para as atividades
relacionadas a mineração, contudo essa
atividade, tem sido considerada
complementar ao Código de Ética da
Administração Pública.
O entendimento dominante entre os
membros é o de que as competências da
Comissão de Ética não tornam imperativo a
criação de Código de Conduta Próprio para
os servidores do DNPM e que essa
atividade, ainda não vai ser desenvolvida
pois o Código de Ética Profissional do
Servidor Público Civil do Poder Executivo
Federal, Decreto nº1.171/1994, já é
completo e suficiente para disciplinar a
atuação dos servidores da Autarquia.
O desenvolvimento dessa atividade está
sendo reservado para posterior um momento
posterior a estruturação da Comissão de
Ética.
A Comissão de Ética contará com uma
Secretaria-Executiva, vinculada
administrativamente à instância máxima da
entidade ou órgão, para cumprir plano de
trabalho por ela aprovado e prover o apoio
técnico e material necessário ao
cumprimento das suas atribuições, conforme
prevê o Decreto 6.029 que Institui Sistema
de Gestão da Ética do Poder Executivo
-
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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Federal.
No DNPM não existe ainda essa estrutura
administrativa.
9.1.3. Promover ações de disseminação, capacitação ou
treinamento do código de ética adotado;
A Comissão de Ética contará com uma
Secretaria-Executiva, vinculada
administrativamente à instância máxima da
entidade ou órgão, para cumprir plano de
trabalho por ela aprovado e prover o apoio
técnico e material necessário ao
cumprimento das suas atribuições, conforme
prevê o Decreto 6.029 que Institui Sistema
de Gestão da Ética do Poder Executivo
Federal.
No DNPM não existe ainda essa estrutura
administrativa, apesar de estar presente no
Plano de Providência Premente e Relatório
de Auditoria CGU 201503634, ainda não foi
criada essa estrutura, prejudicando a
possibilidade execução de atividades de
disseminação, capacitação ou treinamento
do Código de Ética da Administração
Pública Federal. Além de executar um plano
de trabalho anual para atuação da Comissão
de Ética.
A Ausência da Secretaria-Executiva no
DNPM tem resultado na ausência de
desenvolvimento de atividades para
atendimento das determinações 9.1.3 e
9.1.4, pois sem a estrutura para gerenciar e
executar, os planos, as ações e os intentos de
atuação, não são executados.
-
9.1.4. Aprovar plano de trabalho anual para atuação da
comissão de ética;
-
9.1.5.1. Objetivos organizacionais para a gestão das
aquisições, alinhados às estratégias de negócio.
A Autarquia não possui modelos de gestão e
ferramentas organizacionais que no oriente
na definição dos objetivos organizacionais
-
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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9.1.5.2. Pelo menos um indicador para cada objetivo
definido na forma acima, preferencialmente em termos
de benefícios para o negócio da organização.
para a gestão das aquisições, bem como
elaboração de seus indicadores, metas e
acompanhamento de desempenho.
Será sugerido a alta gestão a contratação de
empresa especializada para elaborar as
normas estruturantes de metodologias
modernas de gestão, sua implementação,
acompanhamento e medição. Uma vez que a
Autarquia não possui corpo técnico com
expertise para o desenvolvimento desse
trabalho.
9.1.5.3. Metas para cada indicador definido na forma
acima.
9.1.5.4. Mecanismos a serem adotados pela alta
administração para acompanhar o desempenho da
gestão das aquisições.
9.1.6.1. Estratégia de terceirização. A Autarquia não possui modelos de gestão e
ferramentas organizacionais que no oriente
na definição de Estratégias de terceirização,
políticas de compras, estoque,
sustentabilidade e compras conjuntas.
Será sugerido a alta gestão a contratação de
empresa especializada para elaborar as
normas estruturantes de metodologias
modernas de gestão, sua implementação,
acompanhamento e medição. Uma vez que a
Autarquia não possui corpo técnico com
expertise para o desenvolvimento desse
trabalho.
-
9.1.6.2. Políticas de compras.
9.1.6.4. Políticas de sustentabilidade.
9.1.6.5. Política de compras conjuntas.
9.1.7.1. As competências, atribuições e
responsabilidades dos dirigentes, inclusive quanto à
delegação de competências, com respeito às aquisições,
incluindo a responsabilidade pelo estabelecimento de
políticas e procedimentos de controles internos
necessários para mitigar os riscos nas aquisições e para
monitorar os atos delegados relativos às contratações.
Elaborar quadro de competências técnicas
dos servidores que atuarão nos negócios da
Autarquia – incluindo servidores que atuam
nas atividades de aquisições da organização.
-
9.1.7.2. As competências, atribuições e
responsabilidades dos cargos efetivos da área de
aquisições.
9.1.8. Avaliar a necessidade de atribuir a um comitê,
integrado por representantes dos diversos setores da
organização, a responsabilidade por auxiliar a alta
administração nas decisões relativas às aquisições, com
objetivo de buscar o melhor resultado para a
organização como um todo.
Embora seja relevante a necessidade de
atribuir a um comitê, integrado por
representantes dos diversos setores da
organização, a responsabilidade por auxiliar
a alta administração nas decisões relativas às
aquisições, o DNPM possui um déficit de
servidores que inviabiliza a instituição desse
comitê, sem prejuízo de outras atividades.
-
9.1.9. Estabelecer diretrizes para o gerenciamento de
riscos da área de aquisições.
A Autarquia não possui modelos de gestão e
ferramentas organizacionais que nos
orientes na definição de diretrizes para
gerenciamento de riscos das atividades do
órgão.
Será sugerido a alta gestão a contratação de
empresa especializada para elaborar as
normas estruturantes de metodologias
modernas de gestão, sua implementação,
acompanhamento e medição. Uma vez que a
Autarquia não possui corpo técnico com
expertise para o desenvolvimento desse
trabalho.
9.1.10. Capacitar os gestores na área de aquisições em
gestão de riscos.
O DNPM capacita servidores durante o
exercício, no entanto, a falta de modelos de
gestão e ferramentas organizacionais que
nos orientes na definição de diretrizes para
gerenciamento de riscos, dificulta o
monitoramento em gestão de risco.
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
12
9.1.11. Realizar gestão de riscos das aquisições. A falta de modelos de gestão e ferramentas
organizacionais que nos orientes na
definição de diretrizes para gerenciamento
de riscos, dificulta o monitoramento em
gestão de risco.
9.1.12. Avaliar a conveniência e oportunidade de
publicar todos os documentos que integram os
processos de aquisições (e.g., solicitação de aquisição,
estudos técnicos preliminares, estimativas de preços,
pareceres técnicos e jurídicos etc.) na internet.
Com a implantação do processo eletrônico –
SEI, todos os processos e todos os
documentos que integram o processo serão
divulgados por intermédio do sistema em
meio WEB. Ressalvados os documentos
definidos como restritos ou sigilosos,
enquanto nessa condição de não público.
Dez/2018
9.1.13. Publicar na sua página na internet a decisão
quanto à regularidade das contas proferida pelo órgão
de controle externo.
O DNPM já publica na sua página na
internet a regularidade das contas proferida
pelo TCU ver em
http://www.dnpm.gov.br/acesso-a-
informacao/copy2_of_auditorias
-
9.1.14. Publicar na internet a agenda de compromissos
públicos do principal gestor responsável pelas
aquisições.
O DNPM publica a agenda desde maio de
2013, ver no endereço
http://www.dnpm.gov.br/acesso-a-
informacao/institucional/eventos/agenda-do-
diretor-geral
-
9.1.15.1. Elaboração, com a participação de
representantes dos diversos setores da organização, de
documento que materialize o plano de aquisições,
contemplando, para cada contratação pretendida,
informações como: descrição do objeto, quantidade
estimada para a contratação, valor estimado,
identificação do requisitante, justificativa da
necessidade, período estimado para aquisição (e.g.,
mês), programa/ação suportado (a) pela aquisição e
objetivo (s) estratégico (s) apoiado (s) pela aquisição.
Com a ausência do Planejamento
Estratégico, a elaboração do plano de
aquisições, bem como o Plano de Gestão de
Logística sustentável ficam comprometidos
por não haver as diretrizes fixadas para a
Autarquia. Será sugerido a alta gestão a
contratação de empresa especializada para
elaborar as normas estruturantes de
metodologias modernas de gestão, sua
implementação, acompanhamento e
medição. Uma vez que a Autarquia não
possui corpo técnico com expertise para o
desenvolvimento desse trabalho.
-
9.1.15.2. Aprovação pela mais alta autoridade da
organização do plano de aquisições.
9.1.15.3. Divulgação do plano de aquisições na internet,
e
9.1.15.4. Acompanhamento periódico da execução do
plano, para correção de desvios.
9.1.16.elaborar e aprovar um Plano de Gestão de
Logística Sustentável, isto é, um plano, contendo
objetivos e responsabilidades definidas, ações, metas,
prazos de execução e mecanismos de monitoramento e
avaliação, que permita à organização estabelecer
práticas de sustentabilidade e racionalização de gastos e
processos.
9.1.17.publicar no seu sítio na internet o Plano de
Gestão de Logística Sustentável aprovado.
9.1.18. Estabelecer mecanismos de monitoramento para
acompanhar a execução do Plano de Gestão de
Logística Sustentável.
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Relatório Gerencial
13
9.1.19. Estabelecer um modelo de competências para os
ocupantes das funções-chave da área de aquisição, em
especial daqueles que desempenham papéis ligados à
governança e à gestão das aquisições.
A gestão por competências é atrelada ao
planejamento estratégico, pois deve alinhar
os objetivos e estratégias da instituição com
os conhecimentos, habilidades e atitudes
essenciais para o seu desenvolvimento e
operacionalização. O DNPM não tem seu
planejamento estratégico formalizado e
também não tem equipe estruturada para
aplicar todas as etapas necessárias à
implantação de uma gestão por
competências, quais sejam: identificação
dos objetivos estratégicos da instituição;
mapeamento das competências
organizacionais atrelado ao planejamento
estratégico; identificação de competências
necessárias para a execução de uma tarefa
específica; identificação das competências
dos colaboradores; cruzamento das
informações apuradas, identificando o gap
de treinamento e o desenvolvimento
necessário para o funcionário.
-
9.1.20. Expedir orientações no sentido de que, quando
pertinente, a escolha dos ocupantes de funções-chave,
funções de confiança ou cargos em comissão na área de
aquisições seja fundamentada nos perfis de
competências definidos no modelo e sempre pautada
pelos princípios da transparência, da motivação, da
eficiência e do interesse público.
Para expedir orientações neste sentido é
necessária a implantação da gestão por
competências. O cenário do DNPM ainda
não favorece a implantação deste tipo de
gestão, devido à ausência de planejamento
estratégico.
-
9.1.21. Elaborar o Plano Anual de Capacitação,
contemplando ações de capacitação voltadas para a
governança e gestão das aquisições, prevendo que
fiscais e gestores de contrato recebam treinamento
específico antes de assumirem o encargo pela primeira
vez.
O DNPM possui a Política de Capacitação
(Portaria nº 178/2015) e anualmente é
publicado o Plano Anual de Capacitação
(PAC), com base no Levantamento de
Necessidades de Treinamento (LNT),
realizado no ano anterior, que contempla as
solicitações e prioridades de cada diretoria.
Os PACs 2015/2016 contemplaram previsão
de ações de capacitação para gestão de
fiscalização, destinado aos fiscais atuantes e
futuros. Os anos de 2015 e 2016 foram
atípicos no que tange ao orçamento para
capacitação, pois existiram
contingenciamentos que prejudicaram a
execução efetiva do PAC.
-
9.1.22. Adotar mecanismos para acompanhar a
execução do plano anual de capacitação.
Existem planilhas e avaliações de
acompanhamento e, anualmente, faz-se o
levantamento de toda a execução para
responder ao Relatório de Execução Anual
de Capacitação do Ministério de
Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.
-
9.1.23. Definir um processo formal de trabalho para as
etapas de planejamento de cada uma das aquisições,
seleção do fornecedor e gestão dos contratos.
A Autarquia não possui modelos de gestão e
ferramentas organizacionais que nos
orientes na definição dos objetivos
organizacionais para a gestão das
aquisições, bem como elaboração de seus
indicadores, metas e acompanhamento de
desempenho.
Será sugerido a alta gestão a contratação de
empresa especializada para elaborar as
normas estruturantes de metodologias
modernas de gestão, sua implementação,
acompanhamento e medição. Uma vez que a
Autarquia não possui corpo técnico com
expertise para o desenvolvimento desse
trabalho.
-
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Relatório Gerencial
14
9.1.24.1. Padrões para especificações técnicas de
objetos contratados frequentemente.
No que se refere as Padronizações de
documentos da Autarquia, com a
implantação do Processo Eletrônico – SEI,
vislumbramos a possibilidade da
padronização de documentos. No entanto,
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio a longo prazo.
Dez-2020
9.1.24.2. Padrões de minutas de editais e contratos.
9.1.24.3. Listas de verificação para padronizar os
procedimentos que devem ser executados durante a fase
de julgamento das licitações.
9.1.25.1. Realizar levantamento de mercado junto a
diferentes fontes possíveis, efetuando levantamento de
contratações similares feitas por outros órgãos, consulta
a sítios na internet (e.g. portal do software público),
visita a feiras, consulta a publicações especializadas
(e.g. comparativos de soluções publicados em revistas
especializadas) e pesquisa junto a fornecedores, a fim
de avaliar as diferentes soluções que possam atender às
necessidades que originaram a contratação (Lei
8.666/1993, art. 6º, inc. IX, alínea c).
O DNPM pratica pesquisa de preço junto
aos fornecedores, contratos firmados com a
administração pública licitações e sítios
oficiais das empresas fornecedoras de bens
ou serviços ao serviço público. O
DNPM/SEDE conta ainda com a assinatura
de banco de preços que disponibiliza preços
praticados/atualizados de todas as fontes
citadas, que atende consultas da própria
SEDE e de suas regionais.
No entanto, faz se necessárias melhorias e
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio a longo prazo.
Dez-2020
9.1.25.2. Definir método de cálculo das quantidades de
materiais necessários à contratação.
A metodologia utilizada é o histórico de
utilizações de períodos anteriores, para os
bens de consumo. Quanto aos bens de
investimento são comprados por demanda,
Dez-2020
9.1.25.3. Documentar o método utilizado para a
estimativa de quantidades de materiais no processo de
contratação, juntamente com os documentos que lhe dão
suporte.
Será juntada aos autos de contratação a
documentação utilizada para -
9.1.25.4. Definir método de cálculo das quantidades de
postos de trabalho necessários à contratação.
Cada contratação necessita de estudos
específicos para definição das quantidades
de postos, preços, planilhas de custos,
divisão em lotes. Nesta situação faz-se
necessário constituir grupo de trabalho para
avaliar, definir e implantar novas
metodologias, com elaboração de manuais
que sustentem tal implantação. No entanto,
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio a longo prazo.
Dez-2020
9.1.25.5. Documentar o método utilizado para a
estimativa de quantidades de postos de trabalho no
processo de contratação, juntamente com os
documentos que lhe dão suporte;
9.1.25.6. Definir método para a estimativa de preços,
considerando uma cesta de preços, utilizando as
diretrizes contidas na IN-SLTI 5/2014;
9.1.25.7. Incluir no método definido acima a elaboração
de planilhas de custos e de formação de preços que
expressem a composição de todos os custos unitários da
contratação: materiais, insumos e mão de obra;
9.1.25.8. Documentar o método utilizado para a
estimativa de preços no processo de contratação,
juntamente com os documentos que lhe dão suporte;
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Relatório Gerencial
15
9.1.25.9. Avaliar se a solução é divisível, levando em
conta o mercado que a fornece e entendendo que a
solução deve ser parcelada quando for tecnicamente e
economicamente viável, quando não houver perda de
escala e quando houver melhor aproveitamento do
mercado e ampliação da competitividade;
9.1.25.10. Incluir, no levantamento dos requisitos da
contratação, requisitos para aferição da qualidade dos
serviços prestados, vinculando os pagamentos
realizados à entrega dos serviços com a qualidade
contratada;
9.1.25.11. Avaliar, no caso de contratação de serviços
continuados, as diferentes possibilidades de critérios de
qualificação econômico- financeiras previstas na IN-
SLTI 02/2008, art. 19, inciso XXIV, considerando os
riscos de sua utilização ou não;
9.1.26.1.1. Atrelar multas às obrigações da contratada
estabelecidas no modelo de execução do objeto (e.g.
multas por atraso de entrega de produtos e por recusa de
produtos);
Cada contratação necessita de estudos
específicos para definição das quantidades
de postos, preços, planilhas de custos,
divisão em lotes, aferição do serviço
prestado, previsões de multas e obrigações.
Nesta situação faz-se necessário constituir
grupo de trabalho para avaliar, definir e
implantar novas metodologias, com
elaboração de manuais que sustentem tal
implantação.
No entanto, considerando o déficit de
servidores no órgão, e caso não haja
concurso público para reforçar a força de
trabalho, o prazo para atendimento dessa
demanda se estenderá no médio a longo
prazo.
Dez/2020
9.1.26.1.2. Definir o rigor de cada multa de modo que
seja proporcional ao prejuízo causado pela
desconformidade;
9.1.26.1.3. Definir o processo de aferição da
desconformidade que leva à multa (e.g. cálculo do nível
de serviço obtido);
9.1.26.1.4. Definir a forma de cálculo da multa, de
modo que seja o mais simples possível;
9.1.26.1.5. Definir o que fazer se as multas se
acumularem (e.g. distrato);
9.1.26.1.6. Definir as condições para aplicações de
glosas, bem como as respectivas formas de cálculo.
9.1.26.2. Prever, no edital de pregão, cláusulas de
penalidades específicas para cada conduta que possa se
enquadrar no contido na Lei 10.520/2002, art. 7º,
observando os princípios da proporcionalidade e
prudência;
9.1.26.3. Exigir, antes do início da execução contratual,
a designação formal de substitutos dos responsáveis
pela gestão, fiscalização e acompanhamento dos
contratos durante execução contratual;
9.1.26.4. Prever, no modelo de gestão do contrato, a
exigência de que a garantia cubra o pagamento de
encargos trabalhistas e previdenciários não quitados
pela contratada;
9.1.26.5. Incluir, nas cláusulas de penalidades do
contrato, o atraso na entrega das garantias contratuais,
inclusive as respectivas atualizações de valores
decorrentes de aditivos contratuais;
Cada contratação necessita de estudos
específicos para definição das quantidades
de postos, preços, planilhas de custos,
divisão em lotes, aferição do serviço
prestado, previsões de multas e obrigações.
Nesta situação faz-se necessário constituir
grupo de trabalho para avaliar, definir e
implantar novas metodologias, com
elaboração de manuais que sustentem tal
implantação.
No entanto, considerando o déficit de
servidores no órgão, e caso não haja
Dez/2020
9.1.26.6. Estabelecer critérios de aceitabilidade de
preços global e unitários, fixando preços máximos para
mão de obra e materiais utilizados, de forma que
propostas com valores superiores sejam
desclassificadas;
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Relatório Gerencial
16
concurso público para reforçar a força de
trabalho, o prazo para atendimento dessa
demanda se estenderá no médio a longo
prazo.
9.1.27.1.1. Das obrigações trabalhistas pela contratada,
levando- se em consideração falhas que impactem o
contrato como um todo e não apenas erros e falhas
eventuais no pagamento de alguma vantagem a um
determinado empregado;
Cada contratação necessita de estudos
específicos para definição das quantidades
de postos, preços, planilhas de custos,
divisão em lotes, aferição do serviço
prestado, previsões de multas e obrigações.
Nesta situação faz-se necessário constituir
grupo de trabalho para avaliar, definir e
implantar novas metodologias, com
elaboração de manuais que sustentem tal
implantação.
No entanto, considerando o déficit de
servidores no órgão, e caso não haja
concurso público para reforçar a força de
trabalho, o prazo para atendimento dessa
demanda se estenderá no médio a longo
prazo.
9.1.27.1.2. Das contribuições previdenciárias e dos
depósitos do FGTS, por meio da análise dos extratos
retirados pelos próprios empregados terceirizados
utilizando-se do acesso às suas próprias contas (o
objetivo é que todos os empregados tenham tido seus
extratos avaliados ao final de um ano - sem que isso
signifique que a análise não possa ser realizada mais de
uma vez para um mesmo empregado, garantindo assim
o "efeito surpresa" e o benefício da expectativa do
controle);
9.1.27.2. Documentar a sistemática de fiscalização
utilizada em cada período;
9.1.27.3. Utilizar, quando da realização de repactuações,
informações gerenciais do contrato para negociar
valores consentâneos com a realidade da respectiva
execução contratual;
9.1.27.4. Verificar, a cada prorrogação contratual, se a
contratada mantém as mesmas condições de habilitação
exigidas à época da licitação;
9.1.27.5. Prever, no modelo de gestão do contrato, listas
de verificação para os aceites provisório e definitivo, de
modo que os atores da fiscalização tenham um
referencial claro para sua atuação;
9.1.28.1. Da consultoria jurídica na emissão dos
pareceres de que trata a Lei 8.666/1993, art. 38,
parágrafo único, em especial, na aprovação das minutas
de instrumentos convocatórios das licitações e de
ajustes decorrentes de repactuações, podendo adotar os
modelos estabelecidos pela Advocacia-Geral da União;
O DNPM pratica nas contratações os
modelos oferecidos pela AGU, bem como os
seus roteiros de chek list e práticas de
sustentabilidade.
No entanto, faz se necessárias melhorias e
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio e longo prazo.
Dez/2020
9.1.28.2. Do pregoeiro ou da comissão de licitação
durante a fase de seleção do fornecedor;
9.1.29. Avaliar, antes da eventual prorrogação do
contrato de limpeza vigente, ou da licitação com vistas a
substitui-lo, a possibilidade de incluir, como obrigação
da contratada, a adoção de práticas de sustentabilidade
na execução dos serviços de limpeza e conservação, nos
termos da IN SLTI/MPOG 1/2010, art. 6º e IN SLTI
2/2008, art. 42, inc. III, e Em atenção à Lei 8.666/1993,
art. 3º,caput.
9.2.1.1. 'Reserva técnica', sem a devida justificativa
acompanhada de memória de cálculo, conforme
jurisprudência desta Corte (e.g., Acórdãos 645/2009-P,
727/2009-P, 1.942/2009-P, 2.060/2009-P, 825/2010-P,
1.597/2010-P e 3.006/2010-P) (item 3.27);
O DNPM pratica no acompanhamento das
memórias de cálculo medidas para exclusão
de Reserva técnica e Aviso Prévio
Trabalhado.
No entanto, faz se necessárias melhorias no
Dez/2018
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
17
9.2.1.2. 'Aviso prévio trabalhado' após o primeiro ano
de vigência contratual, conforme o previsto na
Jurisprudência desta Corte (Acórdão 3006/2010-TCU-
Plenário, item 9.2.2) (item 3.33);
processo, bem como difundir as informações
nas 25 unidades do órgão.
9.2.2. Adote as medidas necessárias à recuperação dos
valores pagos indevidamente nos Contratos
21/2008/DNPM e 3/2009/DNPM, bem como,
eventualmente, nos ajustes ora vigentes;
O DNPM pratica medidas necessárias à
recuperação dos valores pagos
indevidamente nos Contratos. No entanto,
faz se necessárias melhorias no processo,
bem como difundir as informações nas 25
unidades do órgão.
-
9.2.3. Em atenção à Lei 8.666/1993, art. 6º, inciso IX,
alínea "c", antes da eventual prorrogação do contrato de
transporte de pessoas, ou da elaboração de edital para
licitação com vistas a substitui-lo, inclua, nos estudos
técnicos preliminares da contratação, a avaliação das
alternativas de soluções disponíveis no mercado para
atender à necessidade a originou (resolver o problema
do transporte de pessoas em regiões metropolitanas), a
fim de identificar a solução mais vantajosa dentre as
existentes, considerando, por exemplo, as alternativas
de locação de veículos e contratação de serviços de
transporte pagos por quilometro rodado (item 3.16);
- -
9.2.4.1. O estudo e definição da produtividade da mão
de obra que será utilizada na prestação de serviços de
limpeza, à semelhança do previsto na IN-SLTI 2/2008,
art. 43, parágrafo único;
Tornou se prática no DNPM a elaboração de
Termos de Referência com base na IN-SLTI
2/2008, art. 43, parágrafo único. Bem como
atendimento ao que se pontua nos itens -
9.2.4.2 - 9.2.4.3.
No entanto, faz se necessárias melhorias e
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio e longo prazo.
Dez/2018
9.2.4.2. A definição do tamanho das áreas que serão
objeto de limpeza com base em planta do prédio ou
documento técnico equivalente;
9.2.4.3. A elaboração de planilhas de custos e formação
de preços que expressem a composição de todos os
custos unitários;
9.2.5. Em atenção à Lei 8.666/1993, art. 6º, inciso IX,
alíneas "c" e "f", antes da eventual prorrogação do
contrato de vigilância, ou da elaboração de edital para
licitação com vistas a substitui-lo, realize estudos
técnicos preliminares, com objetivo de definir a
localização, quantidade e tipo de todos os postos de
trabalho de vigilância, à semelhança do previsto na IN-
SLTI 02/2008, art. 49, I (item 3.18);
O DNPM prática a elaboração de Termos de
Referência com base na IN-SLTI 2/2008,
art. 43, parágrafo único.
No entanto, faz se necessárias melhorias e
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio e longo prazo.
Dez/2018
9.2.6. Em atenção ao Decreto 2.271/1997, art. 2º, antes
da eventual prorrogação dos contratos de limpeza e
vigilância ou da elaboração de edital para licitação com
vistas a substitui-los, elabore, aprove e publique um
plano de trabalho para subsidiar a terceirização dos
serviços (item 3.21);
O DNPM atende ao Decreto 2.271/1997, art.
2º, antes da eventual prorrogação dos
contratos de limpeza e vigilância ou da
elaboração de edital para licitação. Quanto a
publicação essa ocorrerá quando da
disponibilização do processo SEI na
internet, ou no edital no COMPRASNET.
No entanto, faz se necessárias melhorias e
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio e longo prazo.
Dez/2018
Auditoria Interna
Relatório Gerencial
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9.2.7. Em atenção à Constituição Federal, art. 37, caput
(princípio da eficiência), c/c a Lei 10.520/2002, art. 3º,
inciso II, nas contratações com vistas a substituir os
contratos vigentes para prestação dos serviços de
limpeza e conservação e de vigilância armada e
desarmada, inclua, nos termos de referência dos editais,
requisitos para aferição da qualidade dos serviços
prestados e vincule os pagamentos realizados à entrega
dos serviços com a qualidade contratada (item 3.22);
Foi implementado nos Termos de
Referencia Quadro de anotações dos níveis
de satisfação – que objetiva aferir a
qualidade do serviço prestado.
No entanto, faz se necessárias melhorias e
considerando o déficit de servidores no
órgão, e caso não haja concurso público para
reforçar a força de trabalho, o prazo para
atendimento dessa demanda se estenderá no
médio e longo prazo.
Dez/2018
Brasília-DF, 03 de abril de 2017.
