POLÍTICAS DE EVENTOS

POLÍTICA DE EVENTOS

1. DEFINIÇÃO DE EVENTO2. PROCESSO DE APROVAÇÃO DE DESPESAS EM

EVENTO3. PREPARAÇÃO /FORMALIZAÇÃO DO EVENTO4. CONTRATAÇÃO5. PLANEJAMENTO LOGÍSTICO6. PROCESSO DE PAGAMENTO7. FERRAMENTAS DO PROCESSO8. POLÍTICAS CORPORATIVAS APLICÁVEIS

DEFINIÇÃO DE EVENTO – Tamanho

• número de participantes– Despesa

• volume do dinheiro gasto, classificação de orçamento– Necessidades do local

• Sede própria, local externo, acomodação para pernoite, local, instalações

– Serviço de apoio• Planejamento de evento, áudio-visual, transporte terrestre,

segurança– Propósito do evento

• Treinamento, incentivo etc

ESTRUTURA EM TORNO DO EVENTO

CONTROLAR TODAS AS ATIVIDADES

CARGA DE TRABALHO DA

EQUIPE

DADOS SUFICIENTES

E SIGNIFICATIVOS

RECURSOS DISPONÍVEIS PARA OBTER

DADOS

PROCESSO DE APROVAÇÃO DE DESPESAS EM EVENTOS

QUEM ???????

É importante definir o que o processo de Aprovação permite e que nível de detalhamento é exigido.

Isto evita a mudança de rumo e Aumento de custos indevidos.

NOME, CARGO E ASSINATURA

• PREPARAÇÃO /FORMALIZAÇÃO DO EVENTO

NEM POUCA INFORMAÇÃO

NEM MUITA INFORMAÇÃO

O segredo é encontrar o equilíbrio correto entre uma base de dados significativaQue possa permitir uma maior flexibilidade para o PLANEJAMENTO DO EVENTO

• PREPARAÇÃO /FORMALIZAÇÃO DO EVENTO

• – Produtos e serviços

Revisados Aprovados Firmados

Atribuir

responsabilidade e a tomada de

decisão

• AUTORIDADE PARA ASSINATURA• NEGOCIAÇÕES DE CONTRATOS• DETALHES DAS NECESSIDADES DO NEGOCIO• TERMOS E CONDIÇÕES• NÍVEL DE RISCO• NÍVEL DE DESPESAS• ADMINISTRATAÇÃO DE CONTRATOS• CONSERVAÇAO E ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS

Diálogo profundo com os responsáveis pelas aplicações financeiras da empresa na área Jurídica e de compras, no que diz respeito a contrato, riscos e níveis de gastos. O apoio de cada setor é essencial para criar um processo saudável e bem aceito.

• CONTRATAÇÃO

Diálogo profundo com os responsáveis pelas aplicações financeiras da empresa na área Jurídica e de compras, no que diz respeito a

contrato, riscos e níveis de gastos.

O apoio de cada setor é essencial para criar um processo saudável e bem aceito.

• RESPONSÁVEL

PELA EXECUÇÃOE SUPERVISÃO DOS DETALHES LOGÍSTICOS DURANTE O PROCESSO

DE PLANEJAMENTO DO EVENTO

FUNCIONÁRIOS E TERCERIZADOS

• PLANEJAMENTO LOGÍSTICO

– Identificar claramente o processo e as diretrizes relativas ao pagamento de eventos

– Assim é possível coletar as informações de gastos reais assim que acabar o evento

– O pagamento dos eventos seja claramente diferenciado das viagens de negócios individuais, que muitas vezes são feitos com cartão corporativo.

• PROCESSO DE PAGAMENTO• PROCESSO DE PAGAMENTO

• FERRAMENTAS DO PROCESSO

• Tecnologia de registros de eventos• Ferramentas de administração de despesas• Ferramentas de compras• Ferramentas e serviços de viagens online e offline• Ferramentas de gestão de participantes

• POLÍTICAS CORPORATIVAS APLICÁVEIS

Revisar todas as outras políticas corporativas para determinar se há superposição e conflitos.

ACEITAÇÃO DE PRESENTES

USO DO NOME DA EMPRESA E

IMAGEM

PROGRAMAS DE RECOMPENSA

DE FORNECEDOR

POLITICAS DE VIAGENS PARA PASSAGEIROS INDIVIDUAIS