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Treinamento do

Sistema RH1000®

= Banco de Talentos =

Ohl Braga Desenvolvimento Empresarial

Atualizado em 19Fev2016

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Tópicos abordados

• Acesso ao sistema 4 • Workflow do sistema 6 • Qualificações 7 • Áreas de Atuação 11 • Cargos 13 • Qualificações por cargo 16 • Competências do cargo 17 • Seleção externa por cargo 18 • Organograma 19 • Talentos 23 • Importação via arquivo 29 • Qualificações do talento - avaliação 30 • Formação do talento 32 • PDI do talento 33 • Treinamentos previstos 35 • Histórico de Treinamentos 36 • Histórico Profissional 39 • Criação do Usuário 40 • Currículo do talento 43 • Objetivos ao implantar o RH1000 45

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Treinamento do Sistema RH1000

Banco de Talentos

Tópicos que serão abordados neste treinamento:

• Acesso ao sistema

• Cadastro de Qualificações

• Cadastro de Áreas de Atuação

• Cadastro do Perfil de Cargos

• Cadastro do Organograma

• Cadastro de Talentos

– Qualificações, Formação, PDI, Treinamentos previstos e Histórico de treinamentos

• Importação via arquivo

• Criação de usuários do sistema

• Currículo do talento

• Objetivos ao implantar o RH1000

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Acesse o sistema a partir do nosso site www.rh1000.com.br clicando em “Já é cliente”, ou

crie um botão no site da sua empresa com o link: https://sistema.rh1000.com.br/rh1000/login.jsf

Clique aqui para acessar

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Essa é a tela de acesso. Para acessar o sistema é necessário ser usuário, com um e-

mail de login e uma senha.

O Administrador do sistema controla os acessos dos talentos.

Atenção!

Este aviso é apresentado quando o navegador não der suporte ao

sistema, como por exemplo o Internet Explorer 6.

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Essa é a tela inicial com os menus principais. Os tópicos ajudam a conhecer / entender cada um dos títulos através de orientações.

Em “Por onde começar...” teremos um workflow com os principais processos do RH1000.

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As Qualificações serão utilizadas para compor o Perfil de cada Cargo da empresa; serão os requisitos dos ocupantes do cargo, possibilitando medir sua capacitação para a função.

Tipos: Conhecimento; Habilidade; Experiência; Perfil pessoal; Idioma; Formação e Certificação.

Posicione em “Cadastros Gerais” e em seguida clique em “Qualificações”.

Perfil do Cargo – Qualificações

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Clique em “Nova” para cadastrar uma nova qualificação e preencha os campos.

A Descrição dos níveis é importante, apesar de ser opcional. Ajuda a descrever o que representa, por exemplo, a qualificação do idioma inglês nos níveis básico, intermediário e avançado para a sua empresa; diminui a subjetividade das avaliações.

Atenção – para auxiliar a implantação, use o botão “Nova com sugestões” apresenta 290 Qualificações comuns no mercado. A função possibilitar importar sugestões de qualificações, trazendo padrões para registrar os níveis das qualificações – Básico, Intermediário e Avançado. Lembramos que as sugestões devem ser ajustadas e adequadas à cada organização.

Qualificação Interna: marque se não quiser apresentar esta qualificação no cadastro externo de candidatos via Internet; será trabalhada somente no banco interno.

Perfil do Cargo – Qualificações

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Após Salvar, tudo estará gravado. Repita o procedimento para as demais qualificações.

Terminado o cadastro das qualificações, marque “Todas as qualificações cadastradas”. Para facilitar o controle de cadastros. Assim o “farol” passará a ser verde, e não mais amarelo.

Obs.: Isso existe em todos os cadastros gerais.

Perfil do Cargo – Qualificações

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O farol vermelho indica que você ainda não iniciou o trabalho no tópico correspondente.

O farol amarelo indica que você está com o trabalho em andamento no tópico.

O farol verde indica que você completou o trabalho no tópico correspondente.

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Áreas de Atuação são as áreas existentes na empresa, utilizadas para indicar os locais em que as pessoas atuam; normalmente concentram profissionais com Qualificações semelhantes, que possuem conhecimentos e habilidades em comum.

As Áreas de Atuação também são utilizadas para registrar as Áreas de Interesse que o talento queira vir a ocupar na organização.

Clique em “Áreas de atuação” para acessar.

Áreas de Atuação

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Para a criação de uma nova área de atuação, basta clicar em “Novo”.

A seguir preencha o campo e clique em “Salvar novo”.

Atenção – para auxiliar a implantação, use o botão “Nova com sugestões” apresenta 90 Áreas

de Atuação comuns no mercado

Áreas de Atuação

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Para cadastrar os cargos, clique em “Cadastros Gerais >> Cargos”.

O Perfil do Cargo congrega as principais funções e responsabilidades do seu ocupante.

Contém a Descrição (estilo Hay), as Qualificações requeridas do profissional (capacitação), e

as Competências requeridas com as Entregas (que indicam as ações e comportamentos

esperados do talento).

Cargos

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Para criar um novo cargo clique em “Novo” e será apresentada esta tela de edição do cargo.

Ao encontrar a interrogação no sistema, consulte posicionando o mouse em cima para ver informações que poderão esclarecer possíveis dúvidas.

A exclamação significa que é um item pendente (aparece porque não há nenhuma Faixa Salarial cadastrada em Cadastros Gerais Faixas Salariais).

O Cargo cadastrado é a efetiva função do talento. Caso haja diversas funções com o mesmo cargo registrado nominal, crie um novo Cargo para cada função.

Cargos

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Após Salvar, com o cargo “Gravado com sucesso” , novas abas estarão disponíveis:

• Descrição do Cargo, com as abas: Descrição sumária, Principais atribuições, Dimensão do cargo e Principais desafios.

• Qualificações, com as qualificações requeridas pelo cargo;

• Competências, com as competências e respectivas entregas requeridas pelo cargo;

• Seleção externa, para marcar os cargos a serem apresentados aos candidatos na web;

• Histórico do cargo, com dados anteriores do cargo não mais válidos.

Caso queira excluir o cargo, basta clicar em “Excluir”.

Caso queira editar o cargo já cadastrado, clique em “Editar”.

Cargos

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Ao clicar em “Adicionar qualificação por

nome” será apresentada, em uma nova

tela, um quadro para realizar uma busca

rápida de qualificações já existentes. Ao

selecionar, indique o nível requerido.

Ao clicar em “Adicionar qualificações por lista” será

apresentada em uma nova tela a lista de

qualificações cadastradas para serem selecionadas

as que desejar relacionar com o cargo. Ao selecionar,

indique o nível requerido.

Cargos – Qualificações

Clique em Editar para vincular as Qualificações requeridas e respectivos níveis ao Cargo.

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Aqui encontramos os vínculos criados. Em “Eixo funcional - Comercial” vinculamos as competências “Agilidade” e ”Visão de negócio e mercado”. Demos valores de peso de cada competência de acordo com os respectivos níveis (Operacional; Tático; Estratégico) e assim eles aparecem aqui.

Note que o Eixo define as Competências, e o Nível define os Pesos e as Entregas de cada Competência.

Cargos – Competências

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Temos a aba “Seleção externa de candidatos”, que permite marcar o cargo para que seja visualizado no cadastro de Candidatos externos (via Internet). Marque o check para habilitar o cargo para a seleção externa (SE) de candidatos.

O campo “Dados a serem divulgados” deve ser utilizado para colocar dados para visualização dos candidatos externos.

Em seguida salve suas alterações; o sistema avisa que foi “Gravado com sucesso”.

No grid, os cargos habilitados para seleção externa estarão indicados na coluna “S.E.”.

Cargos – Seleção Externa

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O Organograma permite registrar a estrutura hierárquica das áreas existentes na empresa.

Vamos aprender como registrar o organograma. Antes de iniciar os trabalhos, tenha as

informações a mão.

Organograma

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O primeiro passo consiste em cadastrar os Níveis do organograma e sua hierarquia.

No exemplo acima, cadastramos o nível Gerência (vermelho) abaixo do nível Diretoria.

No cadastro de cada Colaborador será indicada a sua posição no organograma da empresa.

Com isso, será possível:

• Apresentar para cada Gestor somente os seus liderados;

• emitir relatórios por Área da empresa somente com os dados dos talentos da área selecionada.

Organograma – Níveis hierárquicos

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Com os Níveis cadastrados, acesse a aba Estrutura e clique em “Novo”, para inserir uma área na estrutura do organograma.

Neste exemplo, estamos cadastrando no Nível Gerência a Gerência Nacional de Vendas, que responde para a área Diretoria Comercial (Área superior).

No campo Código para importação, indique o nome ou código como a área está cadastrada na origem (Folha ou ERP) para viabilizar a interface com o RH1000 na importação dos talentos (inicial e atualizações).

Caso os talentos já estejam cadastrados, indique o gestor da área.

Importante – cadastre como primeira área a Presidência, ou a empresa, ou grupo como um todo, evitando começar por uma área intermediária (por exemplo Gerência). Isto para não ter problemas e retrabalhos ao ajustar o organograma para cadastrar a empresa inteira.

Organograma – cadastro das Áreas

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Deste modo poderá ser registrado todo o Organograma da organização.

Organograma

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Para acessar os próprios dados, clique em Meus dados.

Para acessar o grid com todos os colaboradores, cadastrar novos colaboradores ou Importar dados dos talentos, clique em Talentos cadastrados.

Chamamos a todos os profissionais que atuam na empresa de Talentos. A quantidade máxima contratada é controlada pela quantidade de talentos ativos.

Vamos cadastrar manualmente um talento no próximo slide.

Talentos

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Inicialmente irá aparecer como talento cadastrado o responsável pelo cadastro de dados

para a contratação do Sistema RH1000 (se cadastrou ao contratar o sistema na Internet).

Clique em Novo para fazer o cadastro do segundo talento.

O botão Importar talentos via arquivo possibilitar trazer (ou atualizar) os dados dos

talentos de outra base de dados (Folha de Pagamentos ou ERP) da empresa.

Talentos

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Basta preencher os campos com os dados pessoais do colaborador. A Data de

Nascimento é importante para possibilitar usar o Esqueci minha senha ao se logar.

Somente após Salvar será criada a ficha do novo talento, sendo então apresentadas

as demais abas.

Talentos – Dados do talento

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Preencha os campos com os contatos do colaborador.

O e-mail principal, que não é obrigatório, será o login dele; torna-se obrigatório

caso o talento vá acessar o sistema.

Talentos – Dados do talento

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O Código (Número) de Registro, ou Chapa, é obrigatório e é um dado de identificação do talento na importação; é um campo alfanumérico.

Ao indicar a Área do organograma, o gestor registrado será apontado como Gestor Natural.

O Gestor Especial permite indicar o gestor em caso de projetos dos quais o talento participe.

Talentos – Dados do talento

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Preencha os campos com os dados da documentação do colaborador.

O CPF é obrigatório para identificar o talento.

O Órgão emissor do Registro Profissional pode ser importante para as organizações que utilizam profissionais com formação específica (médicos, engenheiros, advogados, corretores de imóveis, psicólogos, etc...)

Talentos – Dados do talento

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Após Salvar e a ficha ser criada, as demais abas serão disponibilizadas.

IMPORTANTE - Importação dos talentos (atualização)

• Pode (e deve) ser feita periodicamente para atualizar os dados no RH1000.

• Pode ser feito criando um arquivo Excel ou Txt, a partir da Folha ou ERP, automaticamente.

• Os campos-chave para identificar um talento são Código de Registro e CPF. Se quiser alterar um destes dados, terá que ser feito manualmente.

• Basta enviar o arquivo. Relatório da Importação - consulte para fazer os ajustes necessários.

Talentos – Importação dos talentos

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Para realizar a avaliação das qualificações, basta clicar em Editar.

IMPORTANTE – Avaliação de Qualificações não é uma Avaliação de Desempenho, mas sim da Capacitação do talento para o cargo.

O cadeado marcado indica que a avaliação da qualificação foi apropriada pelo gestor do talento, e somente ele poderá alterar novamente.

Podem ser registradas qualificações extras (não requeridas pelo cargo) do talento, para o Plano de Carreira do talento ou Plano de Sucessão da empresa em que ele participe.

Marque Não se aplica quando o cargo requerer a qualificação, mas ela não se aplicar ao talento em particular por exercer função diferente do padrão normal do cargo.

Talentos – Avaliação das Qualificações

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Plano de Carreira e Plano de Sucessão

Podemos analisar e trabalhar a capacitação do talento para melhor prepará-lo para o cargo.

Podemos verificar as qualificações deste colaborador frente a outros cargos (movimentação).

O talento pode montar o seu próprio Plano de Carreira e conhecer o Perfil de outros Cargos.

Plano de Sucessão - a empresa pode analisar o perfil do talento frente a qualquer cargo.

Talentos – Qualificações / Carreira / Sucessão

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Na aba “Educação” temos 4 abas.

Na aba Formação são registradas todas as Formações do talento.

Recomendamos registrar, ao menos, a maior formação que o talento possua.

As Áreas de Formação já vem pré-cadastradas no sistema.

As Entidades podem ser informadas pelos talentos, mas é recomendável que a área de RH pré-cadastre as mais usuais.

Talentos - Educação - Formação

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Ao concluir um Ciclo de Avaliação de Desempenho (Competências, Resultados) e de Capacitação (Qualificações), o gestor deverá criar um PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) para o talento, preferencialmente em conjunto com o talento.

O PDI visa sanar as lacunas (Gaps) encontrados na capacitação do talento, assim como melhorar as condições de trabalho para que ele possa atingir o desempenho dele esperado.

Registrar revisão visa indicar que o gestor fez a revisão do PDI do talento, registrando as ação necessárias. Ficará registrado a data da revisão e o horário.

Talentos - Educação - PDI

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Basta preencher os dados da Ação; utilize “Outros” caso não encontre o que procura. No caso do próprio talento cadastrar a Ação, será necessário o gestor Validar a Ação posteriormente.

Observe que o tratamento dado às Ações é semelhante às Metas (detalhamento, responsável e prazo), assim como também deve ser a importância para que sejam desenvolvidas.

Ações disponíveis:

• Treinamento

• Benchmarking

• Coaching

• Curso de formação

• Desenvolvimento pessoal

• Estágio em outras áreas

• Job rotation

• Leitura especializada

• Mentoring

Talentos - Educação – PDI (Plano de Desenvolvimento Individual)

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Esta aba apresenta os treinamentos em que está prevista a participação do talento.

Nota: somente são apresentadas as Turmas de treinamentos registradas no bloco treinamento do RH1000, ou seja, controladas pelo RH.

Quando um destes treinamento é realizado, caso o talento tenha participado, ele será registrado na aba Histórico de Treinamentos, e não será mais apresentado nesta aba.

Talentos - Educação – Treinamentos Previstos

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Registre aqui os Treinamentos que o talento já realizou - cursos que não façam parte da Formação formal que o Talento possui.

Plano de Carreira - recomendamos registrar preferencialmente os cursos que tenham ligação com o negócio da empresa, e não apenas com o cargo atual.

Possibilita que um Treinamento realizado seja registrado pelo próprio talento (Configure esta permissão nos Parâmetros).

Pode-se controlar a Validade dos treinamentos; basta indicar a data final da validade.

Talentos – Educação – Histórico de Treinamentos

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• Indique a Área e a seguir o Treinamento (filtra os treinamentos da Área). Se não estiver cadastrado, utilize o campo Outro e escreva o nome do treinamento que não encontrou;

• Caso não encontre o nome da Entidade desejada, digite que o sistema incluirá no cadastro de Entidades. Depois essas inclusões serão ajustadas pelo RH;

• Caso tenha atendido a uma Ação do PDI, indique;

• O campo “Evidência do treinamento” somente poderá ser preenchido pelo RH;

• O campo “Avaliação de Eficácia do curso” somente poderá ser preenchido pelo Gestor do talento.

Histórico de Treinamentos – Treinamento avulso

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Nos treinamentos realizados a partir de uma Turma apresentam alguns campos exclusivos: Lista de Presença, Avaliação de Reação e Material de Apoio.

Histórico de Treinamentos – Treinamento de uma Turma

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Talento – aba Histórico Profissional

No Histórico Profissional do talento, podem ser registrados os Empregos anteriores e as

posições ocupadas na própria empresa.

Ao efetuar alterações, manualmente ou via importação através de arquivo, são

registradas as mudanças nesta aba. Os principais eventos são: mudança de cargo ou de

área do organograma.

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Na aba Acesso ao sistema pode-se criar um usuário para que o talento possa acessar o RH1000. Se ele for ser um avaliador, é essencial que seja um usuário. Clique em Criar Usuário.

Criação de Usuário do RH1000

O sistema emitirá esse aviso antes de criar o usuário para o talento e enviar um e-mail com uma senha aleatória..

Caso o talento não tenha o e-mail principal, não poderá se tornar um usuário do sistema. Neste caso o sistema emitirá o seguinte aviso:

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Após o usuário ser criado, será possível alterar as configurações de acesso do talento.

• Administrador: gerencia os usuários do sistema e define os Parâmetros de funcionamento do sistema.

• RH: configura todos os dados do sistema e acessa qualquer talento. Pode ser um RH geral, ou apenas de algumas áreas (Cadastros Gerais, Avaliação, Treinamento, Seleção e visualizar Faixas Salariais).

• Executivo: tem acesso ao bloco Planejamento Estratégico (consulta / edição).

• Gestor: tem acesso aos seus dados e de seus subordinados (não precisa configurar).

Criação de Usuário do RH1000

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Para acessar, o novo usuário deverá informar o seu endereço de e-mail e a senha recebida no e-mail. Poderá chegar à tela de acesso pelo site www.rh1000.com.br, no link Já sou cliente.

A primeira ação deverá ser trocar a senha por uma confortável. Para isso deverá acessar em Meus Dados em Talentos, e na aba Acesso ao sistema acionar o botão Trocar senha.

Cuidado: ao copiar e colar, às vezes vem um espaço a mais, resultando em senha inválida.

Primeiro acesso do novo Usuário do RH1000

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Ao Gestor cabe verificar a ficha de cada liderado (pode ser pelo CV impresso), checar as informações e avaliar as qualificações ao menos uma vez ao ano

Ao Talento cabe poderá conferir seus dados pessoais, de contato, profissional, documentos e outros dados. Caso haja alterações a serem feitas, você deve comunicar à área de RH, para que sejam atualizados no ERP.

Talento – Emissão do Currículo

O currículo pode ser emitido a partir dos dados cadastrados na ficha do talento.

Lembramos que alguns destes dados foram alimentados diretamente a partir do ERP ou Folha.

43

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Gestão por Competências

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Planejamento Estratégico Origem do RH Estratégico focado em atingir os Resultados da organização.

Banco de Profissionais

RH1000 - Sistema on-line para RH

PDI (ações de desenvolvimento) Avaliação de Desempenho

Avaliação de Metas Avaliação de Competências

Avaliação de Qualificações

Relatórios Gerenciais

Seleção Treinamento

- Perfil dos Cargos

- Organograma

Cadastros Gerais

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Objetivos ao implantar o Sistema RH1000

Estruturação Básica

e Criação do Banco

dos Profissionais

Perfil dos

Cargos /

Avaliação das

Qualificações

Estruturação da Área

de Seleção -

Movimentação

Interna e Banco de

Candidatos

Implantação da

Avaliação de

Competências

Implantação da Área

de Treinamento e

Desenvolvimento /

PDI dos talentos

Implantação da

Avaliação de

Metas

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Estruturação básica / Criação do Banco dos Profissionais Este objetivo é básico -

consiste em registrar o que geralmente já existe na empresa, muitas vezes de modo informal e

não documentado. Não estamos nos referindo à Folha de Pagamentos, mas aos dados mais

completos dos profissionais para uso do RH e à própria estrutura da empresa.

Perfil dos Cargos / Avaliação das Qualificações Este objetivo pressupõe que o tópico

anterior já esteja implementado. Ele consiste em definir o Perfil dos Cargos de acordo com a

estrutura e necessidades da organização, visando preparar a empresa como um todo e os

profissionais em particular para atingir objetivos maiores.

Estruturação da Área de Seleção - Movimentação Interna e Banco de Candidatos Este

objetivo pressupõe que os anteriores já estejam implementados. Consiste em implantar um

procedimento mais assertivo para as Movimentações Internas e Contratações, visando obter

maior produtividade na Área e melhores resultados para a organização.

Implantação da Área de Treinamento e Desenvolvimento / PDI dos talentos Este objetivo

consiste em registrar as ações do PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) de cada

profissional. Com isso, as ações que indicam treinamentos permitirão programar e desenvolver

treinamentos visando melhor preparar os profissionais para desempenhar suas funções.

Implantação da Avaliação de Competências Este objetivo consiste em determinar as

Competências e Entregas requeridas por cada cargo (agrupados em Eixos funcionais), que

nortearão a forma de atuação dos profissionais. A Avaliação destas Competências levarão os

profissionais a atuarem de acordo com os objetivos, estratégias e valores da organização,

aumentando a sustentabilidade do negócio e aumentando a produtividade.

Implantação da Avaliação de Metas Este objetivo consiste em determinar as metas de cada

profissional, acompanhar os trabalhos executados pelos talentos, e cobrar os resultados. Tudo

de acordo com o plano estratégico da organização.

Objetivos ao implantar o Sistema RH1000

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Estruturação básica / Criação do Banco dos Profissionais Este objetivo é básico -

consiste em registrar o que geralmente já existe na empresa, muitas vezes de modo informal e

não documentado. Não estamos nos referindo à Folha de Pagamentos, mas aos dados mais

completos dos profissionais para uso do RH e à própria estrutura da empresa.

Perfil dos Cargos / Avaliação das Qualificações Este objetivo pressupõe que o tópico

anterior já esteja implementado. Ele consiste em definir o Perfil dos Cargos de acordo com a

estrutura e necessidades da organização, visando preparar a empresa como um todo e os

profissionais em particular para atingir objetivos maiores.

Estruturação da Área de Seleção - Movimentação Interna e Banco de Candidatos Este

objetivo pressupõe que os anteriores já estejam implementados. Consiste em implantar um

procedimento mais assertivo para as Movimentações Internas e Contratações, visando obter

maior produtividade na Área e melhores resultados para a organização.

Implantação da Área de Treinamento e Desenvolvimento / PDI dos talentos Este objetivo

consiste em registrar as ações do PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) de cada

profissional. Com isso, as ações que indicam treinamentos permitirão programar e desenvolver

treinamentos visando melhor preparar os profissionais para desempenhar suas funções.

Implantação da Avaliação de Competências Este objetivo consiste em determinar as

Competências e Entregas requeridas por cada cargo (agrupados em Eixos funcionais), que

nortearão a forma de atuação dos profissionais. A Avaliação destas Competências levarão os

profissionais a atuarem de acordo com os objetivos, estratégias e valores da organização,

aumentando a sustentabilidade do negócio e aumentando a produtividade.

Implantação da Avaliação de Metas Este objetivo consiste em determinar as metas de cada

profissional, acompanhar os trabalhos executados pelos talentos, e cobrar os resultados. Tudo

de acordo com o plano estratégico da organização.

Objetivos ao implantar o Sistema RH1000

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Treinamento do

Sistema RH1000®

Envie sugestões para aprimorar o sistema, o manual

e as apostilas para o e-mail suporte@rh1000.com.br

ou Tel.: 11 3729.4662 ou Skype: contato_ohlbraga.

Agradecemos sua colaboração.

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