Belvitur Viagens - Com você em todo lugar

Procedimento Operacional de Apoio

Código POA.GVI.0001

Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020

Elaborador: Gestão de Viagens Revisão 1.1

Aprovador: Diretoria Executiva Página

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1. OBJETIVO

Estabelecer as modalidades, critérios e limites das despesas de viagens realizadas em nome das empresas do Grupo Pardini, com o objetivo de executar trabalhos para os quais o colaborador tenha sido designado.

Passagens, hospedagens e locação de veículos serão solicitadas através do sistema de viagens,

disponibilizado pela companhia através da agência de viagens credenciada e adiantamento de

viagens e respectivas prestações de contas serão solicitados através do sistema interno Connect,

salvo exceções acordadas previamente.

As demandas são administradas de modo a permitir o melhor custo benefício possível. Assim, é

fundamental a observação do prazo de antecedência e horários, bem como penalidades aplicadas

no caso de alteração das mesmas. As solicitações de viagens em que não forem selecionadas o

menor valor apresentado, deverão ser justificadas pelo solicitante e aprovadas pelo respectivo gestor

responsável.

Incluem-se nesta norma todos os colaboradores em regime de contrato PJ ou CLT contratados do

GRUPO PARDINI, bem como os prestadores de serviços/terceiros que efetuarem viagens, cujas

despesas serão pagas pelo GRUPO PARDINI.

2. DEFINIÇÕES

Aprovação de Viagem – Níveis de aprovação exigidos, conforme a Política de Viagens do GRUPO PARDINI – POL.GVI.0001. Para a aprovação eletrônica do processo de viagem, o usuário aprovador deverá possuir autorização e estar cadastrado no sistema.

Sistema de Viagem - Sistema desenvolvido para centralizar e controlar todas as atividades relativas ao processo de viagem. Todos os colaboradores cadastrados como solicitantes poderão acessar o sistema de viagens para a realização de cotações e solicitações de reservas de viagem.

E-ticket / Voucher - Comprovante virtual da emissão da passagem aérea ou reserva de hotel.

Despesas de Viagens – Todo e qualquer gasto realizado durante uma viagem corporativa.

Fee – Taxa cobrada pela agência de viagens para prestação de serviços.

Adiantamento – Numerário creditado em conta ou qualquer outra modalidade que atenda o objetivo do viajante.



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Check-in – Embarque aéreo e/ou entrada no hotel.

Check-out – Saída do hotel.

No-show – Não comparecimento para a utilização da solicitação efetivamente reservada no prazo adquirido. Poderá ser gerada multa pela não utilização do serviço (quarto, veículo ou passagem) reservado com custo a ser definido de acordo com regras tarifárias de cada estabelecimento.

Terceiros - Prestadores de serviços que estejam autorizados a viajar em nome do GRUPO PARDINI.

Grupos de Viajantes - Para melhor aplicação desta norma, foram definidos 06 (seis) grupos de viajantes para o GRUPO PARDINI:

Grupo Descrição

1 Conselheiros e Diretores Executivos

2 Diretores Técnicos e Operacionais

3 Gerentes Executivos e Corporativos

4 Demais colaboradores

5 Prestadores de serviços /terceiros

6 Equipe Vendas L2L

3. DESCRIÇÃO

ANEXO I - HIERARQUIA DE APROVAÇÃO ESTABELECIDA

ANEXO II – AGÊNCIA DE VIAGEM CREDENCIADA

ANEXO III – CONVENIO TRANSPORTE E ESTACIONAMENTO CONFINS

ANEXO IV – FLUXO REMARCAÇÃO E CANCELAMENTO

ANEXO V - SEGURO VIAGEM

ANEXO VI – FLUXOS FINANCEIROS



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ANEXO VII – FLUXO EQUIPE VENDAS L2L

ANEXO VIII – MEDIDAS DE SEGURANÇA COVID-19

3.1. COMPETENCIAS

3.1.1 Colaborador Solicitante/Viajante

Planejar a viagem, selecionando sempre as melhores alternativas de custos;

Avaliar a real necessidade da viagem corporativa, em função da possibilidade de utilização de meios

alternativos de comunicação, tais como videoconferência, conferência via telefone (conference call),

dentre outros disponibilizados pela empresa;

Limitar ao máximo o número de viajantes, o número de dias e a necessidade de hospedagem, adequando a programação da viagem com os serviços a serem realizados;

O colaborador viajante deverá selecionar sempre as melhores opções de custos apresentadas pela agência de viagens credenciada;

Utilizar as empresas conveniadas com o GRUPO PARDINI (agência de viagens, hotéis e etc.);

Criar a requisição de viagem (aéreo, hospedagem e locação de veículos) e obter aprovação da

mesma no sistema de viagens, conforme estabelecido neste procedimento, bem como solicitar o

adiantamento de viagem e apresentar toda a documentação requerida para a prestação de contas

das despesas realizadas nos prazos especificados via Connect;

Conferir os vouchers enviados por e-mail, assegurando-se de que os serviços adquiridos ou reservados estão em conformidade com a sua solicitação.

3.1.2 Gestão de Viagens

Gerar os relatórios do sistema de viagem para acompanhamentos e validações do processo de

pagamento de hospedagem, fee, locação de veículo e passagem aérea;

Controlar reembolso dos E-tickets/Vouchers não utilizados junto à Agência de Viagens contratada;

Atualizar com periodicidade a lista de centros de custos, solicitantes e aprovadores;

Promover e rever com periodicidade acordos comerciais com os fornecedores de viagens, buscando

as melhores opções de custo e qualidade para a empresa e seus colaboradores.



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3.1.3 Responsável pela Aprovação da Viagem

As solicitações de viagens deverão ser aprovadas no sistema da Agência de Viagens, conforme indicado no ANEXO I.

Solicitações de viagens para prestadores de serviços/terceiros deverão ser aprovadas pelo gestor correspondente, conforme fluxo de aprovações descrito neste documento.

É de responsabilidade dos Aprovadores:

Analisar e aprovar os processos de viagens;

Zelar pela correta utilização de seu usuário e senha de aprovação eletrônica no sistema

informatizado de viagens;

Aprovar todas as solicitações de adiantamento e prestações de contas relativas a viagens;

Avaliar a necessidade de alteração e cancelamento de passagens, considerando os gastos com

multas e custos de novas tarifas.

Controlar o orçamento realizado para as viagens dos centros de custos que gerencia.

3.1.4 Gerência Financeira

Definir e acompanhar o fluxo de adiantamento de despesas garantindo que os recursos sejam

utilizados de forma adequada para atendimento das necessidades da companhia e do colaborador

dentro do relacionado neste Procedimento e na Política de Viagens – POL.GVI.0001.

Definir e acompanhar o fluxo de prestação de contas.

A responsabilidade de conferir a prestação de contas é da hierarquia do solicitante, no entanto a

Gerência Corporativa Financeira poderá efetuar questionamentos e glosas se, em auditorias por

amostragem, for detectado não cumprimento deste Procedimento e da Política de Viagens –

POL.GVI.0001.

Informar mensalmente às Gerências e às Diretorias Executivas a lista de prestações de contas

pendentes.

3.2 REGRAS 3.2.1 Regras Gerais As solicitações de viagens serão realizadas pelo próprio viajante ou, em caráter de exceção, por

pessoa designada como solicitante no sistema da Agência de Viagens. A escolha da passagem aérea



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nacional, hospedagem e locação de veículo são online no sistema. Para passagem aérea e

hospedagem internacional a solicitação é realizada por email diretamente à agência de viagens

contratada com cópia para a Educação Corporativa e Gestão de Viagens.

É de responsabilidade do viajante manter seu passaporte atualizado. Caso o mesmo não possua

visto e vacina válida, exigidos para o destino, a empresa poderá prestar apoio, desde que informada

em tempo hábil.

Para casos de viagens com múltiplos usuários para um mesmo destino é necessário avisar previamente a Gestão de Viagens, para que seja verificada a possiblidade de otimização da logística e dos custos.

Prazos de Antecedência para solicitação:

Viagens nacionais: antecedência ideal de 20 a 2 dias corridos da viagem; trechos solicitados com muita antecedência podem ser questionados pela Gestão de Viagens para que sejam evitadas prováveis alterações e/ou cancelamentos futuros.

Viagens internacionais: interrompidas temporariamente

3.2.2 Passagens Aéreas

A passagem aérea deverá ser emitida pela agência de viagens credenciada;

A escolha dos voos e da companhia aérea deverão seguir o critério de melhor custo/benefício para a empresa/viajante;

As alterações de horários deverão ser autorizadas pelo aprovador responsável, que deverá avaliar a necessidade de alteração e verificar os custos.

O colaborador viajante deve evitar o cancelamento/alteração da viagem, observando sempre a implicação de multa e nova tarifa pela companhia aérea.

Nos casos em que for necessário efetuar cancelamento de passagens aéreas, com o objetivo de evitar a cobrança de ausência não justificada (no show), deve-se observar que é necessário efetuar a alteração com antecedência ao check-in do vôo.

O pedido de cancelamento ou de alteração deverá ser inserido no sistema da Agência de Viagens, conforme Anexo IV.

Caso estes procedimentos não sejam cumpridos sem justificativa para tal, será de responsabilidade do viajante o pagamento dos valores decorrentes do no show.



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Mesmo aprovado, a Gestão de Viagens poderá argumentar a necessidade da viagem/escolha dos voos e sugerir alterações.

É de responsabilidade da própria Companhia Aérea reacomodar o viajante no caso de cancelamentos realizados próximos ao horário do embarque e também no caso de perdas de voo em função de atraso de conexões.

3.2.2.1 Emissões

Todas as solicitações devem ser realizadas contemplando trecho de ida e volta, salvo exceções justificadas no campo de observações do pedido no sistema.

3.2.2.2 Pagamento

O pagamento das passagens será efetuado diretamente pelo GRUPO PARDINI, não podendo a compra e o pagamento serem efetuados pelo usuário, e caso ocorra, a despesa não será reembolsável, salvo exceções que deverão ser avaliadas e aprovadas pela Diretoria Executiva previamente à viagem.

3.2.3 Despacho de bagagem e Excesso de peso

A compra de bagagem é autorizada para viagens acima de duas noites e devem ser realizadas juntamente à compra da passagem aérea no sistema.

O custo relativo ao excesso de peso da bagagem é de responsabilidade do usuário, exceto nos excessos atribuíveis ao GRUPO PARDINI (a ser aprovado pelo gestor correspondente). Neste caso, o próprio colaborador deverá efetuar o pagamento, solicitando posteriormente o reembolso e/ou inserção na prestação de contas mediante autorização do seu aprovador.

Em viagens internacionais devem ser respeitados os limites definidos e embutidos no trecho, de acordo com cada cia aérea.

3.2.4 Classe

Nacional:

Grupos 1 e 2: Possibilidade de marcação de assentos pagos caso necessário; Demais Grupos: possibilidade de marcação de assentos pagos se estiverem acompanhando

alguém do Grupo 1;

Internacional:

Grupos 1 e 2: A definir de acordo com os trechos de destino;



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Gerências Executivas: Econômica ou Econômica Premium, acima de 8 horas de voo ininterruptas, sob aprovação da Diretoria Executiva;

Demais Colaboradores: Econômica.

3.2.5 Seguro de viagem

Todas as emissões de passagens aéreas internacionais e nacionais tem direito a seguro viagem conforme cartão CTA – Itau, cujas condições e forma de emissão estão descritas no Anexo V.

3.2.6 Hospedagem

Em caso de necessidade de hospedagem, a solicitação deverá ser feita no mesmo momento em que for solicitada a viagem no sistema da Agência de Viagens.

O colaborador viajante deverá informar, na própria solicitação no sistema, o endereço e/ou região de seu compromisso para que a Agencia ou a Gestão de Viagens possa indicar a melhor opção ou providenciar o cadastramento de um hotel que atenda as exigências mínimas do Grupo Pardini, no local, caso não haja nenhum credenciado.

Nos casos em que for necessário efetuar cancelamento de reservas de hotéis e com o objetivo de evitar a cobrança de ausência não justificada (no show), deve-se observar que é necessário efetuar a alteração com antecedência mínima de 24 horas em relação à data de entrada no hotel.

Atenção! A antecedência mínima de 24 horas para cancelamento ou alteração pode variar em função do hotel.

O pedido de cancelamento ou de alteração deverá ser inserido no sistema da Agência de Viagens.

Caso estes procedimentos não sejam cumpridos sem justificativa para tal, será de responsabilidade do viajante o pagamento dos valores decorrentes do no show.

Mesmo aprovado, a Gestão de Viagens poderá argumentar a necessidade da viagem/escolha dos hotéis e sugerir alterações.

Caso o viajante opte por um hotel que não tenha sido indicado pelo Grupo Pardini e se hospede por conta própria, sem autorização da Gestão da Área, os valores gastos com hospedagem e/ou transporte não serão reembolsados e o colaborador assumirá os riscos que eventualmente possam ocorrer, salvo exceções previstas para o Grupo 6 conforme ANEXO VII.

3.2.6.1 Reservas

Serão disponibilizados no sistema o cadastro dos hotéis com valores específicos para o Grupo Pardini, priorizando-se a localização e tarifa dos mesmos.



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A reserva deverá ser efetuada na menor tarifa, respeitando custo/benefício x localização do cliente/unidade (este deve ser informado no campo observação) e seguindo ainda o previsto no booking de hoteis disponibilizado pela Gestão de Viagens do Grupo Pardini.

O check-in deve ser iniciado, conforme indicação de cada hotel e o late check out poderá ser solicitado, caso necessário, de acordo com a disponibilidade do estabelecimento e se aprovado pelo Gestor da Área.

3.2.6.2 Acomodações

Os colaboradores dos Grupos 1, 2 e 3 serão acomodados em apartamentos single (individuais).

Os demais Grupos poderão ser acomodados em quartos double (duplos).

Somente serão acomodadas em um mesmo apartamento pessoas do mesmo sexo.

No caso de acomodações duplas ou triplas serão privilegiados apartamentos para não fumantes.

3.2.6.3 Pagamento da hospedagem

Todo faturamento de hospedagem será realizado através da agência de viagens, sendo este exclusivamente de diárias e taxas, ou seja, qualquer despesa adicional efetuada no hotel deverá ser paga pelo colaborador no momento do check-out e só será reembolsada se estiver prevista neste documento. O mesmo deverá solicitar ao hotel o comprovante de pagamento (nota fiscal) para prestação de contas e caso o estabelecimento solicite que seja nominal, deverá ser em nome do colaborador.

O pagamento das hospedagens será efetuado diretamente pelo GRUPO PARDINI, não podendo a compra e o pagamento serem efetuados de forma particular, salvo exceções aprovadas pela Diretoria Executiva ou casos específicos conforme ANEXO VII.

Excepcionalmente, poderá ser autorizado ao viajante o pagamento da hospedagem e do café da manhã diretamente no hotel quando a agência de viagens credenciada informar que o processo de faturamento gera um custo adicional ao valor da diária ou qualquer outra impossibilidade técnica.

Taxas de turismo, a não ser que obrigatórias, não devem ser pagas e caso sejam não serão reembolsadas.

3.2.7 Refeições

Os limites diários de refeições nacionais deverão respeitar os valores constantes abaixo:

CIDADE VALORES DÍARIOS* São Paulo e Rio de Janeiro R$120,00 Demais cidades R$100,00 Equipe Vendas L2L Anexo VII



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*O valor diário é considerado caso o colaborador passe o dia inteiro em viagem, necessitando de duas refeições (almoço e jantar).

Os valores não são acumulativos para o período da viagem e não podem ser excedidos durante o dia.

Despesas com bebidas alcoólicas e cigarros não serão ressarcidas pela empresa.

Os valores das despesas em viagens internacionais serão definidos pontualmente pela Gestão de Viagens e/ou outra área de apoio, de acordo com o país de destino, observando o câmbio/custo/necessidade. As taxas de serviços internacionais que não constarem no cupom fiscal (por exemplo “10% no Brasil”) deverão ser justificadas na nota.

Somente os Grupos 1 e 2 podem custear refeições para clientes ou em outra situação que caracterize almoço/jantar de negócios. Este procedimento também está previsto no Anexo VII.

As despesas excepcionais decorrentes do uso dos consumíveis do frigobar e restaurante do hotel serão somadas as despesas de Refeições, conforme os valores de limites diários definidos.

Para comprovar as despesas de alimentação é exigido o cupom ou nota fiscal com as despesas detalhadas. Caso o estabelecimento exija que a comprovação fiscal seja nominal, a mesma deverá ser em nome do colaborador.

3.2.8 Lavanderia

A partir de 5 dias de viagem, o viajante poderá solicitar reembolso de serviços de lavanderia.

3.2.9 Despesas não reembolsáveis

O GRUPO PARDINI não reembolsa despesas referentes a produtos de higiene pessoal, danos a equipamentos, objetos pessoais, medicamentos, taxas relativas a room service (serviços de quarto), cigarros e bebidas alcoólicas.

Demais despesas serão analisadas e submetidas a aprovação pelo Gestor da Área e também pelo responsável do Centro de Custo correspondente, se for o caso.

3.2.10 Telefonia (ligações/roaming internacional)

Os colaboradores que possuem celular corporativo devem utilizar esta ferramenta para contatos corporativos durante as viagens.

Os colaboradores que não possuem celular corporativo podem utilizar os telefones disponíveis nas unidades e/ou telefone particular, este último desde que aprovado previamente pelo Gestor da Área e cujo reembolso se dará através da comprovação da ligação via conta telefônica



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Roaming Internacional:

Os colaboradores que possuem celular corporativo terão direito a roaming internacional quando necessário, serviço este que deve ser solicitado via chamado na intranet, no campo de telefonia e deve ser formalizado com prazo de 15 (quinze) dias de antecedência.

Os colaboradores que não possuem celular corporativo e que necessitam de roaming internacional devem sinalizar a necessidade com 30 (trinta) dias de antecedência para que seja providenciado um chip corporativo provisório, ativado para roaming internacional.

3.2.11 Locação de Veículos

Em caso de necessidade de locação de veículos, a gerência imediata deve ser consultada antes da solicitação para verificar a necessidade e viabilidade da locação. Caso o gerente esteja de acordo, a solicitação deverá ser feita no mesmo momento em que for solicitada a viagem, no sistema da Agência de Viagens.

Poderá ser autorizada a locação de veículo na região de destino, observando os seguintes critérios:

Inexistência de um veículo disponível da empresa no local de destino.

Inexistência de transporte coletivo, oferecido pela empresa ou pelo cliente no local de destino.

O custo previsto da locação do veículo, do combustível e demais taxas seja, comprovadamente,

igual ou inferior ao da utilização dos veículos do app (aplicativo), conforme Anexo III.

A utilização do veículo é exclusiva a trabalho, não podendo ser dirigido por pessoas não autorizadas pela empresa, respeitando-se as mesmas regras para condução de veículos, detalhada na Política de Frota Operacional – POL.LOG.0002. Para tanto, reforça-se que deverão ser observadas e seguidas as regras das locadoras de veículos e a legislação de trânsito vigente.

Os valores referentes à ocorrência de multas de trânsito, danos causados no veículo por imprudência, negligência ou imperícia do motorista, são de responsabilidade do colaborador e são por ele pagos ou descontados em folha de pagamento. Ressalta-se que não há prazo para que a Locadora envie estas cobranças, podendo as mesmas serem realizadas em um momento futuro.

Os padrões dos veículos ocorrerão de acordo com o estabelecido entre o GRUPO PARDINI e as locadoras conveniadas, observando-se sempre o menor custo da locação.

A reserva deve ser feita pela agência de viagens credenciada, utilizando empresas locadoras de veículos conveniados do GRUPO PARDINI.

O veículo deverá ser devolvido à locadora com o tanque de combustível cheio. O não cumprimento desta, incorrerá no débito, na folha de pagamento do colaborador, da diferença entre o valor cobrado pela locadora e dos valores de referência utilizados pela empresa.



Data de emissão

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Data de revisão

03/07/2020



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3.2.12 Estacionamento e Pedágio

Será permitida a utilização de estacionamento em viagem corporativa, sendo que tais despesas, bem como de pedágios deverão ser comprovadas mediante apresentação da nota ou cupom fiscal para posterior reembolso e/ou prestação de contas.

3.2.13 Deslocamentos

Para realizar o deslocamento de ida e volta a Confins, é necessário avaliar o melhor custo sendo as

opções:

Chamar um veículo no app (aplicativo autorizado) do convênio, listado no Anexo III, para ir até o ponto do transporte Conexão Aeroporto e, neste local, pegar o ônibus para Confins. Ao voltar de viagem, o viajante deverá utilizar o ônibus da Conexão Aeroporto até o local mais próximo de sua residência e poderá chamar um veículo no app para conduzi-lo até sua residência.

Aqueles que tiverem que viajar em horário que não estiver disponível o Conexão Aeroporto ou que o custo for menor poderão utilizar o veículo do app apenas.

OBS: o colaborador deverá solicitar acesso ao app (aplicativo) - voucher corporativo Pardini para a

Gestão de Serviços Compartilhados caso ainda não tenha, e deverá solicitar a categoria com melhor

custo. A viagem deverá ser justificada no app.

Caso não haja disponibilidade de veículo no app, o colaborador poderá utilizar outro app/taxi com

melhor custo e solicitar reembolso e/ou incluir na prestação de contas.

Caso seja taxi comum:

Nos recibos de taxi devem constar obrigatoriamente: a data e o trecho percorrido pelo usuário (ex: residência-aeroporto, empresa-hotel) e nome completo dos profissionais que realizaram essa despesa.

É proibida a utilização de apenas um recibo de táxi com o somatório de todos os valores/trechos utilizados durante a viagem.

O colaborador autorizado a utilizar os carros disponibilizados pela empresa e que decidir por

conveniência própria se deslocar para o aeroporto neste veículo, deverá estacioná-lo no local próprio

e definido pela empresa, conforme Anexo III. Além deste estacionamento e quando não houver

estabelecimento conveniado com o Grupo Pardini ou agência de viagens, o colaborador poderá parar

em estacionamento econômico. Não haverá reembolso para estacionamentos que não se enquadrem

nestas modalidades.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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Caso o colaborador opte, por conveniência própria, a utilizar o veículo próprio, este deverá parar no

estacionamento conforme Anexo III.

Quando houver mais de uma pessoa viajando e elas residirem na mesma região e os horários de voos forem próximos, espera-se que elas utilizem um único veículo.

3.3 FORMAS DE PAGAMENTO DE DESPESAS DE VIAGENS

Cartão de Crédito Corporativo - disponibilizado para Diretores, Gerentes Executivos e Corporativos e outros colaboradores, conforme aprovação da Diretoria Executiva.

Adiantamento em espécie

Crédito na conta corrente do colaborador

Travel Money (despesas internacionais)

Cartões de débito - nominal ao colaborador com carga temporária do valor do adiantamento

de viagens, disponibilizado conforme definição da hierarquia e aprovação da Gerência

Corporativa Financeira;

Sem adiantamento – pagamento realizado pelo colaborador e reembolso solicitado

posteriormente.

Os itens descritos nesta norma são vigentes independente do meio de pagamento.

3.3.1 FLUXOS FINANCEIROS

Os fluxos relacionados a adiantamento de viagens, prestação de contas e solicitação de reembolso

de despesas de viagem constam no Anexo VI.

3.4 HORÁRIO ATENDIMENTO GESTÃO DE VIAGENS

O horário de atendimento da Gestão de Viagens é de 8h30 às 17h, de segunda a sexta-feira.

Qualquer necessidade fora do horário de expediente deverá ser direcionada para a Agência de Viagens, que tem atendimento 24h e saberá como proceder nos casos de emissões e/ou alterações de passagens aéreas e hotéis.

Os telefones, e-mails, horários de atendimentos e outras formas de comunicação estão listados no ANEXO II.

3.5 EXCEÇÕES



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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Caberá às Diretorias Executivas do Grupo Pardini examinar casos omissos ou outras exceções à esta

norma.

3.6 ORIENTAÇÕES DE CONSEQUÊNCIAS

Nos casos em que as diretrizes não forem praticadas, conforme disposto neste documento, haverá

avaliação da situação conforme Política de Consequências - POL.GCI.0006 e Guia de Conduta do

Colaborador do Grupo Pardini - ANX.CAS.0001. Mediante a complexidade e avaliação das

particularidades da eventualidade/infração ocorrida, serão envolvidas as áreas de competência para

ajuste de conduta, podendo participar do parecer da consequência ao ato, as áreas de: DHO -

Desenvolvimento Humano e Organizacional, Relações Trabalhistas, Controles Internos, Comitê de

Viagens e/ou o Comitê de Ética, já em vigência.

4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Código de Ética - Guia de Conduta do Colaborador do Grupo Pardini - ANX.CAS.0001

Política de Frota Operacional do Grupo Pardini - POL.LOG.0002 Política de Consequências do Grupo Pardini - POL.GCI.0006

Política de Viagens do Grupo Pardini – POL.GVI.0001

ESTE DOCUMENTO É PARTE INTEGRANTE E FUNDAMENTAL DA POLÍTICA DE VIAGENS

CORPORATIVAS DO GRUPO PARDINI – POL.GVI.0001



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO I

FLUXO DE APROVAÇÕES SISTEMA DE VIAGENS



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO II

AGÊNCIA DE VIAGENS CREDENCIADA

Emissão Nacional: Responsável pela emissão de todos os serviços em território nacional.

Célula de Atendimento: Consultoras exclusivas para atendimento ao Grupo Pardini Email: [email protected] Fone Célula: 31 3290-9009 Fone Geral: 31 3290-9090 Emissão Internacional: Responsável pela emissão de todos os serviços em território internacional. Rogério Oliveira: Supervisor Email: [email protected] Fone: 31 3290-9053

Horários de Atendimento Comercial na Matriz

Fone: (31) 3290-9090

Segunda a sexta de 8h às 19h

Sábados de 08hs às 13h

Plantão de atendimento emergencial

Todos os dias de 19h até 8h

Domingos

Feriados

Sábados após 13h

Fone: 11 3017-6725.

Todas as aprovações realizadas até às 19h de segunda a sexta são emitidas automaticamente pela agencia, caso ultrapasse este horário e exista necessidade de a emissão ser realizada dentro do mesmo dia, é necessário que o solicitante ligue no Plantão Emergencial solicitando a emissão, o mesmo fluxo procede para os casos ocorridos nos fins de semana e feriados.

mailto:[email protected]



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO III

Aplicativo (APP) para deslocamentos

99 taxi – categoria com melhor custo - utilização do voucher corporativo (liberação prévia deve ser realizada no setor de Serviços Compartilhados)

Uber - categoria com melhor custo – utilização de cartão corporativo ou pagamento particular e posterior solicitação de reembolso.

Estacionamento - Confins

O Viajante deve utilizar o estacionamento com melhor custo benefício, considerando a distância do mesmo, quantidade de diárias e valores.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO IV

FLUXO CANCELAMENTO

No caso de cancelamento o solicitante deverá

acionar a agencia via FOLLOW UP na OS original

justificando o motivo da solicitação.

Agência retorna no FOLLOW UP informando

qual será a melhor opção, ou seja, solicitar

reembolso ou deixar como crédito, informando

ainda os custos para esta solicitação.

Solicitante analisa as informações e retorna

para a agência via FOLLOW UP com a definição.

Agência retorna no FOLLOW UP confirmando o

status da OS - se foi cancelada ou se o bilhete

ficou como crédito no sistema para futura

remarcação.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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FLUXO REMARCAÇÃO

Para as viagens em curso , insira na OS emitida

um FOLLOW UP com solicitação de cálculo para

remarcação ou emissão de um novo voo.

Agência retorna no FOLLOW UP com o custo da

remarcação (multa, diferença de tarifa e outros

se houver ), também informando os custos de

uma nova emissão para o trecho solicitado.

Solicitante analisa os custos e define a melhor

opção apresentada pela a agência.

Se o solicitante optar por remarcação (mesma

cia aérea) deverá solicitar via FOLLOW UP na OS

original.

Tanto para emissão de novo bilhete quanto

remarcação do bilhete original o fluxo de

aprovação seguirá o mesmo workflow da OS

original.

Após a aprovação no workflow, a agência

providenciará a emissão ou remarcação do

bilhete.

Caso a melhor opção seja compra de um novo

trecho (cia aérea diferente), devido aos

custos de multas e diferenças tarifárias, o

solicitante deverá abrir uma nova OS ,

mencionando no campo observação que trata-

se de uma alteração.

Emitindo novo bilhete o solicitante deverá

inserir FOLLOW UP na OS original pedindo

cancelamento do bilhete.

Agência retorna no FOLLOW UP confirmando

o cancelamento da OS original



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



19 / 30

ANEXO V

SEGURO VIAGEM

Emissão Itau:

Acesse: https://www-180.aig.com/mc/regional/pt

No campo Número de Cartão de Crédito: digitar 556616

https://www-180.aig.com/mc/regional/pt



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



20 / 30

Condições:

Validade Anual – colaborador emite um único bilhete de seguro ao ano Período de Cobertura – 60 dias por viagem Centralização de Atendimento – seguro viagem, assistência empresarial, concierge,

seguro bagagem e help line Central de Atendimento – 0800-891-3294

Cada viajante é responsável por gerar e manter em guarda sua própria apólice de seguro que tem

validade pelo período de 1 (um) ano, conforme informações acima. Em caso de sinistro, é de

responsabilidade do viajante entrar em contato com o emissor do seguro e seguir todos os trâmites

necessários.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO VI

FLUXOS FINANCEIROS

FORMAS DE PAGAMENTO DE DESPESAS DE VIAGENS

Cartão de Crédito Corporativo - disponibilizado para Diretores, Gerentes e outros colaboradores,

conforme aprovação da Diretoria Executiva.

Adiantamento em espécie

Crédito na conta corrente do colaborador

Travel Money (despesas internacionais)

Sem adiantamento – pagamento realizado pelo colaborador e reembolso solicitado posteriormente.

Os itens descritos nesta norma são vigentes independente do meio de pagamento.

ADIANTAMENTO DE VIAGENS

O pedido de adiantamento deverá sempre estar vinculado à uma viagem a ser realizada, devendo ser

calculado com base no número de dias que o colaborador permanecerá em viagem, levando em conta os

valores de diárias de alimentação estabelecidos, bem como outras eventuais despesas, conforme

planejamento de viagens realizado pela área.

Caso tenha a necessidade de utilizar qualquer serviço de deslocamento, os valores deverão ser calculados através do app, indicado no Anexo III, considerando os trajetos a serem realizados pelo viajante.

Tanto colaboradores PJ, quanto CLT poderão realizar adiantamentos de viagens, terceiros deverão custear as

despesas com recursos próprios e solicitar reembolso posteriormente através de nota de débito ou conforme

acordado com a área gestora.

A solicitação do adiantamento e aprovação do mesmo deve ser realizada através do sistema Connect, seguindo a hierarquia de aprovação do gestor executiva da área e caso não haja do gestor corporativo e em seguida do gestor do centro de custo, acrescentando ainda a alçada de aprovação da respectiva Diretoria da área caso o valor solicitado esteja acima do previsto.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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A solicitação deve ser realizada em até 10 dias corridos da data da viagem. Caso o prazo esteja fora da norma não haverá possibilidade de liberação de adiantamento. Neste caso, em acordo com a Gerência da Área, podem ser utilizados recursos do próprio viajante e, posteriormente, solicitado reembolso.

Cada aprovador tem um prazo máximo recomendado de 1 (dia) útil para realizar a aprovação dentro da sua alçada. Caso a solicitação seja reprovada por algum dos aprovadores, ela retornará à etapa inicial ao Solicitante. Caso aprovada, a Gerência Corporativa Financeira realizará o depósito na conta cadastrada em até 3 (três) dias úteis antes da viagem. Caso seja necessária alteração da conta bancária cadastrada ou inclusão de conta será necessário abrir uma solicitação de alteração de fornecedor via connect que tem prazo de 1 (um) dia útil para finalização.

Para viagens internacionais o adiantamento poderá ser feito em espécie na moeda indicada ou em travel card.

O Gestor aprovador, sendo ele o Gerente Executivo do solicitante e na falta desta gerência, o Gerente Corporativo, é o responsável pela conferência de adesão à Política – POL.GVI.0001/Procedimento de Viagens.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTOS DE VIAGENS

Ao finalizar o processo de solicitação de adiantamento via Connect, automaticamente o colaborador ficará

com um processo aberto para prestação de contas do adiantamento realizado.

A prestação de contas de adiantamento de viagens deverá ser realizada através do sistema Connect em até

5 (cinco) dias úteis após o retorno da viagem e seguirá a mesma alçada de aprovação da solicitação realizada,

acrescentando ainda a alçada de aprovação da respectiva Diretoria da área caso a prestação esteja fora do

disposto na norma.

Todas as despesas devem ser comprovadas através do upload das notas fiscais, cupons fiscais ou recibos

detalhando os gastos da viagem. Caso as notas sejam nominais, deverá constar o nome e/ou CPF do

colaborador e não o nome e/ou CNPJ da companhia. Só poderão ser inseridos documentos fiscais com datas

dentro do período da viagem.

Caso o viajante tenha mais de duas prestações de contas de adiantamento de viagem em aberto, este não

poderá realizar um outro adiantamento.

Cada aprovador tem um prazo máximo recomendado de 1 (dia) útil para realizar a aprovação dentro da sua alçada. Caso a prestação de contas seja reprovada por algum dos aprovadores, ela retornará à etapa inicial ao Solicitante.

Caso aprovado e os gastos da viagem tenham sido superiores ao valor do adiantamento, o colaborador terá

direito ao reembolso do montante que estiver dentro dos limites desta da Política de Viagens – POL.GVI.0001.

O crédito será realizado pelo setor financeiro, na conta corrente do colaborador, em até 5 (cinco) dias úteis

após a aprovação da prestação de contas.

Caso os gastos do colaborador tenham sido inferiores ao valor do adiantamento, ao finalizar a prestação de

contas, o colaborador deverá realizar uma transferência bancária para conta do Grupo Pardini em até 5

(cinco) úteis e somente após compensação do pagamento, a prestação de contas será encerrada no sistema.

Caso o pagamento não seja efetuado, estes montantes poderão ser descontados da folha de pagamento

vigente, ou se ocorrer a pendência no mesmo período que estiver programada sua demissão, os débitos serão

lançados nos cálculos rescisórios, antes da homologação, mas devidamente comprovados. Este mesmo

procedimento poderá ser aplicado caso o solicitante não realize a prestação de contas da viagem no prazo

estipulado.

Em caso de despesas internacionais o valor poderá ser devolvido também em espécie tanto na moeda

adiantada ou em Real, considerando a taxa cambial estipulada pontualmente pelo setor Financeiro.

Em casos de despesas internacionais, pagas com recurso do próprio viajante, é necessário informar e

comprovar a taxa cambial utilizada e poderá ainda solicitar reembolso do valor do IOF também mediante

comprovação.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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O Gestor aprovador, sendo ele o Gerente Executivo do solicitante e na falta desta gerência, o Gerente Corporativo, é o responsável pela conferência dos documentos fiscais e adesão ao Procedimento e à Política de Viagens – POL.GVI.0001.

Este fluxo encerra a necessidade de manter os comprovantes fiscais, bem como enviá-los de forma física.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS SEM ADIANTAMENTO

Caso tenha realizado uma viagem sem solicitar adiantamento, o colaborador deverá utilizar o fluxo nomeado

Prestação de Contas de Viagens Sem Adiantamento, disposto no Connect.

A prestação de contas de de viagens deverá ser realizada através do sistema Connect em até 5 (cinco) dias

úteis após o retorno da viagem e seguirá a mesma alçada dos fluxos anteriores, acrescentando ainda a alçada

de aprovação da respectiva Diretoria da área caso a prestação esteja fora do disposto na norma.

Todas as despesas devem ser comprovadas através do upload das notas fiscais, cupons fiscais ou recibos

detalhando os gastos da viagem. Caso as notas sejam nominais, deverá constar o nome e/ou CPF do



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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colaborador e não o nome e/ou CNPJ da companhia. Só poderão ser inseridos documentos fiscais com datas

dentro do período da viagem.

Caso o viajante tenha mais de duas prestações de contas de viagem em aberto, este não poderá realizar um

eventual adiantamento.

Cada aprovador tem um prazo máximo recomendado de 1 (dia) útil para realizar a aprovação dentro da sua alçada. Caso a prestação de contas seja reprovada por algum dos aprovadores, ela retornará à etapa inicial ao Solicitante.

Caso aprovado, o colaborador terá direito ao reembolso do montante que estiver dentro dos limites deste

Procedimento e da Política de Viagens – POL.GVI.0001. O crédito será realizado pelo setor financeiro, na conta

corrente do colaborador, em até 5 (cinco) dias úteis após a aprovação da prestação de contas.

Em caso de despesas internacionais o valor poderá ser devolvido também em espécie tanto na moeda

adiantada ou em Real, considerando a taxa cambial estipulada pontualmente pelo setor Financeiro.

Em casos de despesas internacionais é necessário informar e comprovar a taxa cambial utilizada e poderá

ainda solicitar reembolso do valor do IOF também mediante comprovação.

O Gestor aprovador, sendo ele o Gerente Executivo do solicitante e na falta desta gerência, o Gerente Corporativo, é o responsável pela conferência dos documentos fiscais e adesão ao Procedimento e à Política de Viagens – POL.GVI.0001.

Este fluxo encerra a necessidade de manter os comprovantes fiscais, bem como enviá-los de forma física.

Os fluxos relacionados a prestação de contas de viagens custeadas com cartões

corporativos e cartões de débito serão divulgados em breve.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO VII

EQUIPE VENDAS L2L

Abrangência

Este anexo abrange todo quadro de colaboradores da equipe de vendas do L2L do Grupo Pardini.

Diárias de Refeição

Limite para jantar: R$ 40,00 (Incluindo alimentação e bebida - agua, suco, refrigerante)

Despesa com almoço deverá ser paga com o vale refeição.

Não são permitidas despesas com: bebida alcoólica, cigarro e artigos de uso pessoal, mesmo

que com clientes.

Despesas com frigobar compõe o valor da diária de refeição e não podem estar embutidas no

valor da hotelaria.

Hotelaria

Torna-se obrigatória a reserva da hospedagem através do sistema de viagens TMS, conforme

período de antecedência e demais normas descritas neste POA.

Nas cidades: Belo Horizonte, Lagoa Santa, São Paulo, Rio de Janeiro, Itajaí, Goiânia e

Fortaleza devem ser utilizados os hotéis dispostos no Booking de Hoteis do Grupo Pardini.

Para demais cidades, deve-se respeitar o valor de diária de até R$200,00 que deve ser informado

no campo de observações ao solicitar o hotel no sistema.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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Caso não haja uma opção dentro do valor previsto na localidade desejada, o colaborador poderá

efetuar reserva diretamente no hotel e informar o motivo no momento da prestação de contas.

Deslocamentos internos

Para deslocamentos internos, deve ser respeitado o disposto neste POA conforme item 3.2.13

O colaborador que possuir carro da frota do Grupo Pardini e necessitar de outro transporte interno

no local de base do trabalho, deve justificar o motivo de não utilização do carro no momento da

prestação de contas.

Despesas com combustível são permitidas somente com pagamentos através do Ticket Car e caso seja necessário, pode ser solicitada carga adicional aprovada previamente com o Gestor Corporativo e Executivo da área. Não serão pagos valor de Km rodado para utilização de veículo próprio. O colaborador tem direito a até R$ 70,00 (Setenta Reais) mensais para lavagem de veículo, levando em consideração o valor e não a quantidade de lavagens durante o período. Estacionamentos e Pedágios devem ser pagos com os meios de pagamentos já existentes e inseridos

na prestação de contas. No caso de utilização do “Sem Parar”, o Grupo Pardini não custeará o valor

da mensalidade, apenas das utilizações que estiverem dentro do horário de trabalho do colaborador

e devidamente comprovadas na prestação de contas

O Grupo Pardini não custeará despesas com aluguel de vagas ou garagem.

Demais temas relacionados aos veículos da frota devem seguir as recomendações dispostas na

Política de Frota Operacional - POL.LOG.0002.

Itens Diversos

Itens como papelaria, cartório, correios, entre outros devem ser alinhados e aprovados previamente

com o Gestor Corporativo e Executivo da área.

Prestação de Contas

A prestação de contas dos meios de pagamentos atualmente existentes para a equipe

permanece sem alterações até que seja divulgado novo fluxo que estará disposto em

Políticas e Procedimentos próprios para esta finalidade.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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Sendo o fluxo atual, necessário o envio de recibos e/ou comprovantes fiscais, caso seja nominal

deverá ser em nome do colaborador.

Todos os comprovantes deverão ser anexados ao relatório e grampeados por ordem cronológica.

Os comprovantes de contas devem refletir as despesas ocorridas durante o período informado,

definido entre os dias 15 de um determinado mês até o dia 14 do mês subsequente.

Todos os comprovantes devem acompanhar o período de utilização do cartão corporativo e do fundo

fixo. No caso de Cartão Corporativo, deverão ser apresentados os comprovantes das despesas

detalhadas na fatura do cartão.

É expressamente proibido o pagamento de despesas compartilhadas. Os meios de pagamento são

intransferíveis. As despesas não previstas neste Procedimento e na Política de Viagens –

POL.GVI.0001 não serão ressarcidas.

O documento fiscal comprobatório das despesas deve constar o nome do Instituto Hermes Pardini,

com os campos CNPJ, razão social e endereço preenchidos de forma legível, sem rasuras. (CNPJ:

19.378.769/0001-76. Razão Social: Instituto Hermes Pardini S/A. Endereço: Rua dos

Aimorés, nº 66. Funcionários. CEP: 30.140-070 – Belo Horizonte/MG, A/C: Cibele).

Com exceção dos itens tratados neste anexo especificamente, fica válido o que consta nos demais

itens deste POA.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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ANEXO VIII

MEDIDAS DE SEGURANÇA COVID-19

Acompanhar as medidas de segurança dos fornecedores dispostas no mercado e em resumo na tela

principal do sistema de viagens TMS

Chegar com antecedência nos aeroportos visto os novos procedimentos de segurança. Sugestão: 1h

de antecedência e 1h30 caso haja despacho de bagagem

Fazer utilização de check in digital via celular

Evitar utilização de tokens

Dar preferência por bagagem de bordo, caso seja necessário despachar, realizar no balcão e fazer

utilização de álcool 70 ou desinfetante comum ao retirá-la na esteira

Esperar ser chamado para entrar na fila do embarque

Não aglomerar no corredor do avião

Caso tenha um outro passageiro sentado muito próximo a você, pedir que a comissária verifique um

novo assento disponível

Respeitar as medidas de segurança impostas pelos transportes internos (uber, 99, taxi), aeroportos,

cias aéreas e hotéis

Fazer utilização de álcool em gel sempre que tocar em algum objeto e/ou local

Manter utilização de máscara comum no caso de transportes internos, aeroportos e hotéis

Manter utilização de máscara N95 durante os voos

(As máscaras devem ser solicitadas pelo setor solicitante da viagem com antecedência através do

almoxarifado)

Os viajantes Pardini não devem retirar a máscara durante o voo evitando até mesmo, se possível,

qualquer tipo de alimentação dentro das aeronaves

No caso de hospedagem, caso verifique alguma ação do hotel que não condiz com as medidas de

prevenção esperadas, comunicar imediatamente à Gestão de Viagens

Ao chegar no destino manter todas as medidas de segurança ao se direcionar ao local de trabalho e

qualquer sinal de sintoma comunicar imediatamente à liderança

Ao retornar da viagem é necessário manter-se em home office por 7 dias antes do retorno ao posto

de trabalho e no caso de qualquer sinal de sintoma comunicar imediatamente à liderança.



Data de emissão

03/05/2019

Data de revisão

03/07/2020



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Ocorrendo caso confirmado de Covid-19 entre os viajantes os contatantes de risco serão investigados,

sendo a testagem deste contatantes definida após esta investigação.

Documents

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