Excel 2010 Avanado

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OBJETIVOS Importar arquivos de texto para o Excel; Importar arquivos de dados para o Excel; Criar consulta base de dados; Vincular dados do Excel no Access.

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Importao de Dados para o EXCEL Muitas vezes necessrio utilizar no Excel dados que fazem parte de outros bancos de dados ou mesmo tabelas na Internet. Nesses casos voc pode utilizar os recursos que o software disponibiliza quanto obteno de dados externos.

Esses dados podem ser provenientes de arquivos texto, tabelas do Access, tabelas de Internet, do Microsoft Query e outros tipos de arquivos. Nesse curso voc vai estudar alguns destes recursos.

Atividade 1 Importando arquivos texto para o Excel

Objetivos : Importar um arquivo txt para o Excel.

Tarefas : Abrir o arquivo Base.txt.

Fechar o arquivo Base.txt.

Importar o arquivo Base.txt para uma planilha do Excel.

Importando um arquivo texto Em muitas aplicaes as empresas gravam os seus dados em arquivos do tipo texto, com extenso txt. Esses arquivos normalmente possuem uma primeira linha com os ttulos das colunas e, a partir da segunda linha, com os dados, um registro em cada linha e as colunas (ou campos) separados por algum delimitador.

Para que possam ser importados pelo Excel necessrio que seja texto puro, ou seja, no podem ser arquivos com extenses doc, docx, pdf ou quaisquer arquivos formatados em outros editores de texto. Se forem gerados em algum editor de textos como Word, por exemplo, devem ser gravados no formato texto sem formatao, gerando um arquivo de extenso txt. 1. Abra o arquivo Base.txt clicando duas vezes sobre o seu nome.

Observe que nesse arquivo existem informaes sobre o cdigo do funcionrio, nome, cargo, cidade, loja, meta mensal, data de aniversrio e data de admisso. Sua tarefa consiste em importar essas informaes para dentro do Excel, gerando uma planilha.

2. Feche o arquivo Base.txt. 3. Abra uma nova pasta de trabalho em branco no Excel. 4. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, clique em De Texto.

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5. Localize o arquivo Base.txt e clique em Importar.

6. Ser ento iniciado o processo de importao do arquivo atravs do assistente, e a tela referente ser exibida.

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Nessa janela voc tem as seguintes informaes:

Delimitado: as informaes esto separadas por algum delimitador, como vrgula, ponto e vrgula ou tabulao. No nosso caso, o assistente identificou que os dados esto delimitados.

Largura fixa: especifica as colunas com largura fixa. Iniciar importao na linha: permite escolher a partir de que linha a importao ser efetuada. O

padro linha 1.

Origem do Arquivo: permite escolher o sistema operacional e o idioma. recomendvel deixar no padro que foi colocado.

7. Clique em Avanar, e a seguinte tela mostrada:

Delimitadores: especifica qual o delimitador utilizado para separar as informaes. No seu caso, o delimitador utilizado Tabulao. Se voc quiser ter a certeza desse fato, abra o arquivo no Word e ative a ferramenta Mostrar tudo e voc poder visualizar o caractere separando as informaes.

Considerar delimitadores consecutivos como um s: essa opo bastante til quando existirem dois delimitadores em seguida. Se no for selecionada, o fato de existirem dois delimitadores em seguida ir gerar uma coluna em branco na planilha. Se estiver ativada, os dois delimitadores sero considerados como um s evitando as colunas em branco.

8. Clique em Avanar. A janela mostrada permite selecionar cada coluna e definir o formato dos dados.

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Caso no queira escolher os formatos das colunas, os dados sero importados no formato Geral, que converte valor numrico em nmero, valor de data em data e o restante em texto.

Cuidado na utilizao de datas. Seu arquivo pode ter sido gerado por algum programa que utilize outro sistema para sua representao, como por exemplo, algum programa norte americano, onde a data expressa como ms/dia/ano. Nesse caso a converso desses valores no ser para um valor de data.

9. Clique em Concluir. 10. Na janela mostrada, selecione a clula A1 da planilha para que seja o local inicial da importao.

11. Clique em OK para terminar.

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12. A planilha gerada pode ser atualizada pela modificao do contedo do arquivo que deu origem a ela, no caso, o arquivo Base.txt. Abra o arquivo Base.txt no bloco de notas e faa as seguintes modificaes:

NOME ORIGINAL NOME MODIFICADO

Douglas Francisco Douglas Piccoli

Fernando Abreu Fernando Jos Abreu

Thais Flores Thatiana Flores

Camila Piccoli Camila Flores Piccoli

13. Feche o arquivo Base.txt salvando as alteraes. 14. Volte pasta do Excel. Observe que as alteraes efetuadas no arquivo texto ainda no se refletem na

planilha. Na guia Dados, grupo Conexes, clique em Atualizar tudo.

15. Na janela que se abre selecione o arquivo Base.txt e clique em Importar.

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16. Note que os registros foram atualizados. Feche a pasta e salve-a como Base de Dados.xlsx. 17. Abra novamente a pasta Base de Dados.xlsx. 18. Observe o aviso de segurana que aparece na parte superior da planilha.

Essa mensagem informa que existem conexes externas com outros arquivos que podem no ser seguras e foram desabilitadas. Quando isso ocorrer, se voc souber a origem das conexes e consider-las seguras, clique em Habilitar Contedo. Somente habilitando o contedo o vnculo ficar disponvel para atualizaes.

19. Feche a pasta.

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Atividade 2 Importando arquivos de dados para o Excel

Objetivos : Importar uma tabela do Access para o Excel.

Tarefas : Importar a tabela FUNCIONARIOS do banco de dados Grupo Empresarial.accdb para uma planilha do Excel.

IMPORTANDO UM ARQUIVO DE DADOS Voc pode importar arquivos de dados para o Excel com muita facilidade. Nesta atividade voc vai importar uma tabela de um banco de dados do Access para uma pasta de trabalho do Excel. O procedimento a ser realizado bastante semelhante para outros tipos de bancos de dados. 1. Abra uma nova pasta de trabalho. 2. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, selecione a opo Do Access. 3. Voc vai importar uma tabela do banco de dados Grupo Empresarial.accdb. Selecione o arquivo e

clique em Abrir.

4. O banco de dados possui duas tabelas. Selecione a tabela FUNCIONARIOS e clique em OK.

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5. Na janela Importar Dados selecione as seguintes opes e clique em OK:

Voc ter o seguinte resultado:

6. Feche a pasta de trabalho salvando-a com o nome Grupo Empresarial.xlsx.

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Atividade 3 Importando base de dados como consulta para o Excel

Objetivos : Importar uma tabela do Access para o Excel como uma consulta.

Tarefas : Importar a tabela PRODUTOS do banco de dados Grupo Empresarial.accdb como uma consulta para uma planilha do Excel.

Importando uma Tabela como Consulta Voc pode importar bases de dados para o Excel como consultas, permitindo a escolha dos dados e campos que sero importados.

1. Abra uma nova pasta de trabalho em branco. 2. Na guia Dados, grupo Obter Dados Externos, clique em De Outras Fontes. No menu apresentado,

selecione Do Microsoft Query.

3. Na janela apresentada escolha MS Access Database e clique em OK.

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4. Escolha o banco de dados Grupo Empresarial.accdb e clique em OK.

5. Selecione a tabela PRODUTOS e clique no sinal + para abrir os seus campos. Selecione os campos Nome do produto, Fabricante, Fornecedor e Valor Unitrio, passando-os para o painel Colunas em sua consulta situado direita. Clique em Avanar.

6. Voc vai solicitar que a importao seja feita somente para o fornecedor Doces do Brasil S/A. Para isso clique sobre o campo Fornecedor e preencha o quadro S incluir linhas onde da forma mostrada:

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7. Clique em Avanar. Agora voc vai classificar a consulta por Nome do produto.

8. Clique em Avanar. Deixe selecionada a opo Retornar dados ao Microsoft Excel e clique em Concluir.

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9. Selecione a clula A1 e clique em OK.

Voc ter o seguinte resultado:

10. Feche a pasta salvando-a com o nome Produtos Doces do Brasil.xlsx.

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Atividade 4 Vinculando dados do Excel no Access

Objetivos : Vincular os dados da planilha Dados da pasta Access.xlsx no Access. .

Tarefas : Abrir o banco de dados BICHOS.ACCDB.

Importar a planilha Dados da pasta Access.xlsx vinculando os dados.

Vinculando Dados do Excel no Access Voc pode importar para dentro do Access planilhas do Excel. A tabela gerada no Access ficar vinculada planilha do Excel.

1. Abra o banco de dados BICHOS.ACCDB. 2. Clique no boto Habilitar Contedo. 3. Na guia Dados Externos, grupo Importar e Vincular, selecione Excel.

4. Na janela que se abre procure pelo arquivo Access.xlsx e marque a opo Vincular fonte de dados criando uma tabela vinculada. Clique em OK.

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5. Deixe selecionada a planilha Dados e clique em Avanar.

6. Selecione A primeira linha contm ttulos de coluna e clique em Avanar.

7. Informe como nome da tabela Dados e clique em Concluir.

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8. Agora voc tem uma tabela no banco de dados denominada Dados. Clique duas vezes sobre o nome da tabela no painel esquerda e voc ter o seguinte resultado:

Os dados s podero ser atualizados pelo Excel, no sendo possvel modific-los pelo Access. Se for efetuada qualquer modificao na planilha do Excel, essa modificao se refletir na tabela do Access, uma vez que os objetos esto vinculados.

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Exerccio Proposto

1. Importar o arquivo CLIENTES.TXT para uma planilha do Excel. Salve a pasta como Clientes.xlsx. 2. Importar a tabela ANIMAIS E SEUS DONOS do banco de dados BICHOS.ACCDB. Salvar a pasta

como Animais e seus donos.xlsx.

Importar os dados dos campos AnCodigo, AnNome, AnTipo e AnRaca da tabela ANIMAIS do banco de dados BICHOS.ACCDB como uma consulta somente para os animais de raa Golden Retriever. Salve a pasta como Golden Retriever.xlsx.