Capítulo 12 - Execução e Controle

Capítulo 12

Execução e Controle do Projeto

Cap. 12 Execução e Controle e Projetos

CONTROLE E EXECUÇÃO DO PROJETO

Uma vez elaborado o plano do projeto, podemos preparar o ambiente para controlarmos a execução das atividades do projeto e documentar o desvio entre o que foi planejado e o que foi realmente executado.

Para que tenhamos um histórico bem consistente, faz-se necessário uma boa política de atualização, utilizando os mecanismos de controle do Microsoft Project.

Neste capítulo veremos como utilizar eficientemente os recursos de acompanhamento e controle do projeto.

PERSONALIZANDO AS OPÇÕES DE CÁLCULO

A primeira coisa que deve ser feita antes de começar o processo de acompanhamento do projeto pelo Microsoft Project é definir como será calculado o andamento do projeto.

Para personalizar as opções de cálculo do projeto, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu ferramentas / Opções;

2 – Clique sobre a guia Cálculo;

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Controle 1

3 – Na área “Opções de cálculo do Microsoft Project” escolha se o cálculo será Automático ou Manual e se será realizado em Todos os Projetos Abertos ou somente no Projeto Atual;

4 – Na área “Opções de Cálculo Para...”, escolha:

A atualização do status da tarefa atualiza o status do recurso - Se esta opção estiver ativada, caso uma tarefa receba o status de 30% concluída, 30% do recurso alocado já terá sido utilizada em termos de trabalho e custo.

Mover o final de partes concluídas após a data de status para antes da data de status e Mover o início das partes restantes anteriores á data de status para depois da data de status – Essas opções determinam como será o deslocamento das atividades concluídas em relação à data do status do projeto.

As modificações feitas na % do total concluído de uma tarefa se estenderão à data de status – Ative essa

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opção para que as alterações feitas na coluna de % se estendam a data de status do projeto ou data atual.

Os projetos inseridos são calculados como tarefas de resumo – Ative essa opção para definir que os subprojetos inseridos sejam calculados como atividades resumo do projeto mestre.

O Microsoft Project sempre calcula os custos reais – Ative essa opção para que o Project calcule os custos fixos reais com base no trabalho realizado no projeto.

Acumulação padrão de custos fixos – Escolha entre os três tipos de acumulação de custos do Microsoft Project (Início , Rateado e Fim) para que fique como acumulação padrão das atividades inseridas.

5 – Pressione o botão OK.

TRABALHANDO COM A LINHA DE BASE DO PROJETO

Quando finalizamos a fase de planejamento do projeto, estamos prontos para começarmos a executar os pacotes de trabalho. A linha de base do projeto são todos os parâmetros planejados inicialmente. Com esses parâmetros podemos comparar o planejado com o que realmente foi executado.

GRAVANDO UMA LINHA DE BASE PARA O PROJETO

A gravação da linha de Base do projeto deve se dar depois de termos total certeza que o planejamento finalizou-se.

Para gravarmos a linha de base siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar linha de Base;

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Controle 2

2 – Na janela “Linha de Salvar de Base”, escolha a caixa de seleção Salvar linha de Base e na lista suspensa escolha qual a linha de base que será salva;

Na versão 2003 do Microsoft Project é possível se gravar até 11 Linhas de Base do Projeto e acumular dados da linha de base nas atividades de resumo.

3 – Escolha se a linha de base será salva para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas.Caso você escolha para as tarefas selecionadas, será possível definir se a gravação se estenderá as todas as tarefas resumo ou somente para os resumos selecionados.

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Controle 3

4 – Pressione OK.

Outra novidade do Project 2003 é que após a gravação da linha de base do projeto, fica registrada a data e a hora e a hora da gravação, sendo exibido ao lado do nome da linha de base.

Controle 4

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Observe que no “gantt de Controle” está sendo exibida mais uma barra de Gantt na cor cinza paralela a barra de tarefa. Essa barra é a barra de linha de base que ficará inalterada a medida em que o projeto decorre, com isso poderemos ver a diferença entre o planejado e o realizado.

Controle 5

5 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o projeto e no quadro de diálogo informações sobre o projeto pressione o botão estatísticas;

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Controle 6

Observe que as informações sobre linha de base foram preenchidas e também não sofreram alteração no decorrer do projeto.

EXIBINDO OUTRAS LINHAS DE BASE

Como já falamos anteriormente, o Microsoft Project permite a gravação de até 11 linhas de base. Ao gravar uma nova linha de base para o projeto, essa não aparece imediatamente como a primeira. Para que possamos ver os dados das outras linhas de base, siga os passos abaixo:

1 – Faça alterações no projeto e grave uma outra linha de base no campo de linha de base 1;

2 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

3 – Selecione a Caixa de Opção Salvar Plano Provisório;

4 – Na lista suspensa Copiar selecione a Linha de Base 1 (Origem);

5 – Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino);

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Controle 7

6 – Pressione OK.

Verifique que os dados da Linha de Base 1estão sendo exibidos no Gantt de Controle.

APAGANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO

Caso você se arrependa de salvar a linha de base ou tenha salvado acidentalmente através da caixa de salvamento automática, você poderá limpar a linha de base do projeto seguindo os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;

Controle 8

2 – No quadro de diálogo “Limpar Linha de Base”, escolha a caixa de seleção Limpar Plano de Linha de Base;

3 – Na lista suspensa, escolha qual linha de base você deseja apagar;

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4 – Pressione o botão OK para confirmar.

GRAVANDO UM PLANO PROVISÓRIO

Algumas vezes temos necessidade de gravarmos determinados momentos do planejamento para fazermos comparações com o plano atual ou com dados das linhas de base do projeto.

Para gravar um plano provisório siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

2 – Na janela “Salvar Linha de Base” clique sobre a caixa de seleção “Salvar Plano Provisório”;

OBS: O Microsoft Project permite a gravação de até 10 planos provisórios, caso você não tenha aplicado Análise PERT. Caso você tenha aplicado Análise PERT é recomendável utilizar os campos Início 4 e Término 4 em diante, para que não sejam perdidos os dados da Análise PERT. Nesse caso teremos apenas 7 planos provisórios disponíveis.

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Controle 9

3 – Pressione OK.

EXIBINDO UM PLANO PROVISÓRIO

Após a gravação de um plano provisório, não vemos nenhum dado para comparação sendo exibido no Gantt de Controle. Para exibirmos os dados do plano provisório e compararmos com o plano atua, siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

2 – Na janela “Salvar Linha de Base” clique sobre a caixa de seleção “Salvar Plano Provisório”;

3 – Na lista suspensa Copiar selecione a Início1 / Término1 (Origem);

4 – Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino).

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Controle 10

APAGANDO UM PLANO PROVISÓRIO

Caso você se arrependa de salvar um plano provisório você poderá limpar o plano provisório seguindo os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;

Controle 11

2 – No quadro de diálogo “Limpar Linha de Base”, escolha a caixa de seleção Limpar Plano Provisório;

3 – Na lista suspensa, escolha qual plano provisório você deseja apagar;

4 – Pressione o botão OK para confirmar.

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EXECUTANDO OS PACOTES DE TRABALHO

Uma vez gerada a linha de base, nos resta agora começar a executar e controlar o projeto. Quando tudo correr bem no projeto o Project fará a atualização automática e preenchendo o andamento proporcional ao tempo de realização, caso não ocorra tudo tão bem, você terá que fazer as atualizações manualmente.

ATIVANDO A BARRA DE FERRAMENTAS DE CONTROLE

Para facilitar o processo de inserção dos dados de andamento do projeto, podemos acionar a barra de ferramentas controle. Para ativar a barra de ferramentas controle, siga os passos abaixo:

1- Acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas;

2 – Na lista de barras de ferramentas do Microsoft Project, selecione a barra controle.

Controle 12

ATUALIZANDO O PROJETO AUTOMATICAMENTE

Para atualizar o projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;

Controle 13

2 – Na janela “Atualizar Projeto” indique até que data o projeto deve ser atualizado e pressione OK.

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REAGENDANDO TRABALHO NÃO CONCLUÍDO

Para reagendar tarefas que não foram realizadas nas datas previstas siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;

Controle 14

2 – Na janela “Atualizar Projeto” selecione a caixa de seleção Reagendar Trabalho não Concluído Para Iniciar Após e indique a data para o reagendamento das atividades;

3 – Pressione OK para confirmar.

ATUALIZANDO MANUALMENTE UMA TAREFA

Quando o andamento da tarefa não corresponder ao planejado, siga os passos abaixo:

1 – Selecione a tarefa que deseja atualizar;

2 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Tarefas;

Controle 15

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3 – Na janela “Atualizar Tarefas” preencha o campo %Concluída com o percentual de andamento correspondente ao realizado;

4 – Pressione OK para confirmar.

INSERINDO LINHAS DE ANDAMENTO AO PROJETO

Caso você queira exibir graficamente o andamento do projeto, você pode inserir linhas de acompanhamento do andamento até a data atual ou data de status.

Para inserir linhas de andamento ao projeto, siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Gantt de Controle, acione o menu ferramentas / Controle / Linhas de Andamento;

Controle 16

2 – No quadro de diálogo linhas de Andamento, marque a caixa de checagem Sempre Exibir a Linha de Andamento Atual;

3 – Selecione a caixa de seleção Na Data Atual e pressione o botão OK.

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Controle 17

DICA :Para remover a linha de andamento do projeto, dê um duplo clique sobre a linha de andamento e no quadro de diálogo Linhas de Andamento desmarque a caixa de checagem Sempre Exibir Linha de Andamento Atual.

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