Capítulo 14 - Relatórios

8/14/2019 Capítulo 14 - Relatórios

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Capítulo 14

Relatórios



Cap. 14 Relatórios

RELATÓRIOS

EXPORTANDO PROJETO COMO HTML

Para facilitar o acesso das informações gerais do projeto o MicrosoftProject permite a exportação de relatórios para documentos HTML,para hospedagem em servidores de Internet.

Para exportar um projeto para documento HTML siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Salvar Como Página da WEB;

2 – No quadro Salvar Como preencha o nome do arquivo comLição1.html e pressione Salvar;

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3 – Na tela inicial do Assistente para Exportação pressione o botãoAvançar;

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4 – Na segunda tela clique sobre a caixa de seleção Usar MapaExistente e pressione Avançar;

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5 – Na próxima tela escolha o mapa Exportar para HTML Usando oModelo Padrão. Se você quiser personalizar o mapa escolhidopressione o botão avançar, caso contrário pressione concluir.

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CRIANDO UM NOVO MAPA DE EXPORTAÇÃOO relatório gerado no exemplo anterior contém dados já definidospelo Microsoft Project. Nó também podemos escolher quais serão osdados exportados para o relatório HTML, criando um novo mapa deexportação. Para gerar um novo mapa de exportação de dados sigaos passos abaixo:

1 – Repita os passos 1,2 e 3 do item anterior;

2 – Na segunda tela do assistente de exportação selecione o itemNovo Mapa e pressione Avançar;

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3 – Na terceira tela do assistente de exportação, defina se o mapaque você está gerando é de tarefa, recurso ou atribuição. Os trêspodem ser acionados ao mesmo tempo possibilitando gerar trêstabelas diferentes no documento HTML.

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4 – Ainda na terceira tela do assistente, defina se no documentoHTML irá conter as linhas de cabeçalho e linhas de atribuições;

5 – Defina também em qual modelo de HTML o Project irá se basearpara definir o layout do documento HTML. Na instalação o MicrosoftProject grava uma série de modelos na pasta do programa. Pressioneo botão procurar para escolher o modelo;

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Nesta tela também é possível escolher uma imagem para inserir nodocumento HTML. Esse recurso nós discutiremos adiante.

6 – Pressione Avançar;

7 – Na quarta tela do assistente de exportação, defina o nome databela e os campos que deverão ser exportados;

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Caso você tenha marcado Tarefa, Recurso e Atribuição na terceiraetapa do assistente, pressione avançar e repita a quarta etapa paraas tabelas de recursos e atribuição.

8 – Na última etapa você poderá salvar esse mapa para usar emoutros projetos ou somente concluir para manter o mapa no projetoatual.

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COPIANDO FIGURA PARA DOCUMENTO HTMLPara que seu relatório HTML fique mais completo, você pode aindaincluir uma imagem do modo de exibição atual da tela.

Para criar a figura siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique sobre o botãoCopiar Figura;

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2 – No quadro Copiar Figura selecione o item Para Arquivo deImagem GIF e pressione o botão OK.

Para incorporar a imagem gerada no documento HTML siga os passosabaixo:

1 – Repita os passos de 1 a 5 de exportação de relatório HTML;

2 – No passo 5 pressione Avançar ao invés de Concluir;

3 – Na próxima etapa clique sobre a caixa de checagem “Incluir Arquivo de Imagem na página HTML”;

4 – Pressione o botão procurar e indique o caminho do arquivogravado anteriormente;

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5 – Pressione Concluir.6 – Acesse o Microsoft Internet Explorer e abra o arquivo Lição1.html.

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ORGANIZANDO OS DADOS DO PROJETO

CLASSIFICAÇÃO

Para ordenar os dados de diferentes formas para impressão derelatórios, podemos aplicar classificações por ordem ascendente edescendente.

Para realizar uma classificação do Project siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Classificar /Classificar por;

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2 – Escolha o campo que ser classificado e o tipo de classificação.

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FILTROS

Quando necessitamos personalizar a exibição dos dados de tabela detarefas ou recursos, podemos utilizar filtros para exibir somente osdados que obedecem aos critérios do filtro.

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Abaixo temos a relação com alguns dos filtros predefinidos doMicrosoft Project.

Filtros de AtividadesAndamento atrasado/adiado – exibe as atividades que foramadiadas em relação às datas de término previstas na linha de base oucujo andamento não está de acordo com o cronograma.

Atualização necessária – exibe as atividades que têm alterações(tais como datas de início e de término revisadas ou reatribuições derecursos) e precisam ser enviadas para atualização ou confirmaçãovia rede.

Campos vinculados – exibe as atividades com objetos de outrosprogramas vinculados.

Confirmado – exibe as atividades em que os recursos alocadosconcordaram em trabalhar.

Criadas após – exibe todas as atividades criadas após a dataespecificada.

Crítica – exibe todas as atividades do caminho crítico.

Custo com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujocusto é superior ao da linha de base.

Custo maior que – exibe as atividades que custarão mais do que ovalor digitado.

Deve iniciar em – exibe todas as atividades que não foram iniciadase terminadas no intervalo de datas especificado.

Etapas – exibe somente as atividades que são fases ou etapas do

projeto (Marcos).

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Grupo de recursos – exibe as atividades atribuídas aos recursosque pertencem ao grupo definido no campo grupo.

Intervalo de datas – exibe todas as atividades que se iniciam outerminam após a primeira data e antes da última data do intervalo

solicitado.

Intervalo de tarefas – exibe todas as atividades com número deidentificação dentro do intervalo especificado.

Não confirmado – Exibe as atividades nas quais os recursosselecionados ainda não concordam em trabalhar.

Tarefas adiadas – exibe todas as atividades que estão atrasadas.

Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a –exibe as atividades atribuídas a um recurso que estejam oorçamento previsto, ou atividades que ainda não foram concluídas eterminarão após a data de término da linha de base.

Tarefas com anexo – exibe todas as atividades que têm objetosanexados ou uma anotação na caixa Anotações.

Tarefas com datas fixas – exibe todas as atividades que não têm arestrição “O Mais Breve Possível ” ou que têm uma data de início real já determinada.

Tarefas com durações estimadas – exibe todas as atividades quepossuam o campo de duração estimada ativado, normalmente exibidapor uma interrogação (?) após o valor e a unidade de medida daduração.

Tarefas com prazos – mostra as tarefas que possuem um prazofinal definido (campo prazo final definido).

Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – mostra todasas tarefas que possuem objetos e um calendário atribuído.

Tarefas concluídas – exibe todas as tarefas que já foramconcluídas.

Tarefas de nível superior – exibe as atividades de resumo de nívelmais alto. Todas as atividades de nível superior são atividades deresumo, mas nem toda atividade de resumo é de nível superior.

Tarefas em andamento – exibe todas as atividades que foraminiciadas e não foram concluídas.

Tarefas não concluídas – exibe todas as atividades que ainda nãoforam concluídas, podendo ou não terem sido iniciadas.

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Tarefas não iniciadas – exibe as atividades que ainda não seiniciaram.

Tarefas / atribuições com horas extras – exibe atividades ouatribuições com horas extras de trabalho.

Todas as tarefas – exibe todas as tarefas do projeto.

Tarefas com orçamento estourado – exibe todas as atividadescujo trabalho agendado é maior que o da linha de base.

Utilização de recurso – exibe todas as atividades que usam orecurso especificado.

Utilização de recurso no intervalo de datas – exibe as atividadesatribuídas a um recurso especificado e que também se iniciam ou

terminam após uma data especificada e antes de outra dataespecificada.

Filtros de recursos

Andamento atrasado/adiado – exibe os recursos com atividadesque tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadasda linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com ocronograma.

Atribuições adiadas – exibem os recursos, cujas atividades foramatrasadas em relação ao seu plano da linha de base original e queainda não foram concluídas.

Atribuições confirmadas – exibem somente as atividades cujaatribuição foi por um recurso. Esse filtro está disponível apenas parao modo de exibição Uso do Recurso.

Atribuições em andamento – exibe todas as atividades que foraminiciadas mas que não foram concluídas.

Atribuições não confirmadas – exibem as atribuições que aindanão foram confirmadas pelos recursos integrantes.

Atribuições não iniciadas – exibe as atribuições que foramconfirmadas mas que ainda não foram iniciadas.

Campos vinculados – exibe os recursos aos quais foram vinculadosobjetos de outros programas.

Custo com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujocusto agendado é superior ao da linha de base.

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Custo maior que – exibe os recursos que custarão mais do que ovalor especificado.

Deve iniciar em – exibe todas as tarefas e recursos com atribuiçõesque deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada e não

foram.

Deve iniciar/terminar em – filtro interativo que, através de duasdatas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuição deveriater sido iniciada e quando ela deveria ter terminado.

Grupo – exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado.

Intervalo de datas – exibe todas as atividades e recursos comatribuições que se iniciam ou terminam dentro do intervaloespecificado.

Intervalo de recursos – exibe todos os recursos cujos números deidentificação estão dentro do intervalo especificado.

Recursos – Material – mostra os recursos materiais, como madeira,pregos ou cimento.

Recursos – Trabalho – mostra os recursos de trabalho, comopessoas ou equipamentos.

Recursos com anexos – exibe os recursos que têm objetosanexados ou uma anotação na caixa de Anotações.

Recursos superalocados – exibe todos os recursos que estãoagendados para realizar mais trabalho do que podem executar notempo especificado.

Recursos/atribuições com horas extras – exibe os recursos ouatribuições que têm horas extras de trabalho.

Todos os recursos – exibe todos os recursos do projeto.

Trabalho com orçamento estourado – exibe todos os recursoscujo trabalho agendado é inferior ao da linha de base.

Trabalho concluído – exibe os recursos que concluíram todos osseus trabalhos.

Trabalho não concluído – exibe todos os recursos cujo trabalhoagendado é superior ao da linha de base.

Vejamos agora como aplicar os filtros pré-definidos:

1 – Acione o menu Projeto/Filtro para;

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2 – Posicione o cursor do mouse sobre o filtro desejado e pressione obotão esquerdo.

Se o filtro que você deseja não está visível na lista, execute oprocedimento abaixo:

1 – Acione o menu Projeto /Filtrar para;

2 – Selecione Mais Filtros;

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3 – Escolha o filtro que você deseja aplicar e pressione o botãoaplicar.

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Aplicando Auto Filtro

Podemos ainda ativar o auto filtro para que possamos filtrar oscampos a partir de informações existentes ou criar critérios defiltragem.

Para ativar o auto filtro siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Filtro para / Auto Filtro.

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Para desativar o auto filtro basta repetir o procedimento para ativar.

DICA: O auto filtro também pode ser ativado através da barra de

ferramentas de formatação .

AGRUPAMENTO

Podemos categorizar os dados das tabelas do project, visualizando os

dados por grupos de informação.O project já possui tipos de agrupamento predefinidos que podemosativar. Veja abaixo a lista com os agrupamentos disponíveis:

Agrupamento de Atividades

Crítica – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa sercrítica.

Duração – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo

com o tempo que elas devem levar para serem concluídas.

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Duração e Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projetode acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídase, depois, pela prioridade em cada grupo de duração.

Etapas – Exibe as atividades do projeto de acordo em função de a

tarefa ser uma etapa.

Pendência do status da equipe – Categoriza e exibe as atividadesdo projeto em função de uma resposta ter sido recebida em relação auma mensagem de status da equipe enviada a recursos atribuídos auma tarefa.

Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto por suaprioridade.

Prioridade mantendo a estrutura de tópicos – Categoriza e exibeas atividades do projeto inicialmente por seus números de estruturade tópicos e, depois por sua prioridade na estrutura de tópicos.

Tarefas concluídas e não concluídas – Categoriza e exibe asatividades do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0%(Tarefas não iniciais) , percentual concluído 1%-99% (Tarefas emandamento) e percentual concluída 100% (Tarefas concluídas).

Tipo de restrição – Categoriza e exibe as atividades do projetonestes oito grupos. O mais tarde possível, O mais breve possível, Não

terminar antes de, Não terminar depois de ,Deve iniciar em, Deveterminar em, Não iniciar antes de, e Não iniciar depois de.

Agrupamentos de Recursos

Grupo de recursos – Categoriza e exibe recursos pelo valor contidoem seu campo de grupo.

Recursos concluídos e não concluídos – Categoriza e exibe osrecursos do projeto nestes três grupos : percentual concluído 0%(trabalho não iniciado), percentual concluído 1%-99% (trabalho em

andamento),e percentual concluído 100% )trabalho concluído).

Resposta pendente – Categoriza e exibe os recursos do projeto emfunção de eles terem respondido a uma mensagem de status daequipe.

Taxa- padrão – Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordocom sua taxa- padrão (sua taxa de pagamento referente ao trabalhonormal , sem horas extras).

Trabalho versus recursos materiais – Categoriza os recursos doprojeto em função de cada um ser um recurso material ou recursotrabalho.

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Aplicando um agrupamento

Para aplicar um agrupamento siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Agrupar por;

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2 – Selecione o agrupamento desejado.

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IMPRIMINDO RELATÓRIOS DO MICROSOFT PROJECT

Além dos modos de visualização O Microsoft Project Contém umasérie de relatórios pré – definidos para impressão de informaçõessobre o projeto.

Para imprimir um relatório de Microsoft Project, siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Relatórios;

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2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que vocêdeseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.

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3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório quedeseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.

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4 – Para imprimir o relatório pressione o botão imprimir.

PERSONALIZANDO UM RELATÓRIONo exemplo anterior imprimimos o relatório de Fluxo de Caixa, que éapresentado semanalmente. Mas você pode ter a necessidade deimprimir um relatório de Fluxo de Caixa, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Relatórios:

2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que vocêdeseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.

3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório quedeseja imprimir e pressione Editar;

Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.

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4 – No quadro de diálogo de Relatório de Tabela de ReferênciaCruzada mude a exibição da coluna de Semanas para Dias epressione OK.

5 – Escolha o relatório Fluxo de Caixa e pressione Selecionar.

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CÓPIA DE IMAGENS PARA O ASSISTENTE DO OFFICEUma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é um assistentepara exportação de imagens para outras ferramentas da famíliaMicrosoft Office Systems, gerando assim outras possibilidades derelatórios.

Através da cópia de imagens para o assistente do office é possívelextrair informações dos modos de exibição do Microsoft Office Projecte inseri-las como imagens estáticas.

Para executar o assistente siga os passos abaixo:

1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão CopiarImagem para o Assistente do Office;

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2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, clique no botão avançar;

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3 – Na primeira etapa, defina qual o nível da estrutura de tópicos que

será exportado e pressione o botão avançar;

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4 – Na segunda etapa, defina qual serão as linhas do modo de

exibição atual que serão exportadas e qual o período da linha detempo também. Nesta etapa também é possível definir o tamanhoque a imagem terá no aplicativo de destino. Após inserir essasinformações, pressione o botão avançar;

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5 – Na terceira etapa, escolha qual será o aplicativo do Office onde a

imagem será inserida e qual o layout de impressão da página epressione o botão avançar;

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6 – Na quarta e última etapa, escolha quais os campos de informação

que acompanharão a imagem e pressione o botão concluir;

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7 – Após pressionar o botão concluir, será processada a imagem no

aplicativo de destino e quando o processo estiver terminado seráexibida a tela de conclusão. Para visualizar o resultado, pressione obotão fechar.

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ASSISTENTE DE RELATÓRIOS XML

Outra novidade o Microsoft Office Project 2003 é um assistente quepossibilita a criação de relatório utilizando a tecnologia XML(Extensible Markup Language).

Para executar o assistente de relatórios xml, siga os passos abaixo:

1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão Assistentede Relatórios XML;

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2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, pressione o botãoavançar;

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3 – Na primeira etapa, especifique se o assistente vai gerar um novoarquivo ou utilizar um XML já existente;

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4 – Caso tenha escolhido um novo arquivo na etapa anterior,

preencha o nome do arquivo e pressione salvar;

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5 – Na segunda etapa, escolha qual o modelo XML utilizado paraexecutar a transformação dos dados e pressione o botão avançar;

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6 – Na última etapa, podemos escolher entre visualizar o relatório noInternet Explorer ou Salvar o Arquivo em formato HTML;

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7 – Clique em concluir para finalizar o assistente.

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