CAPÍTULO 2

GESTÃO DE PORTA-FÓLIOS E DE PROGRAMAS

Andrés Gomes, Kim Mendes, Livia Yasuda, Manoela dos Reis, Maria Gabriela Reigada

INTRODUÇÃO Capítulo visa analisar como projetos se

relacionam entre si Questão estrutural que infleuncia andamento

do projeto Soluções para evitar conflitos entre projetos

Gestão de múltiplos projetos (apoio do Escrtitório de Gerenciamento de Projetos)

Gestão de Programas Gestão de Porta-fólios

RELAÇÃO ENTRE AS ESTRUTURAS

Porta-Fólio

Subporta-Fólio

Projeto Programa

Programa

Projeto

Subprograma

Trabalho Contínuo

Projeto

PROJETOS E ESTRUTRAS ORGANIZACIONAIS Estrutura para classificar o pessoal é

baseada na hierarquia, ou seja, na estrutura da piramidal. Cada projeto é vinculado a um cargo Importância do projeto define qual nível

hierárquico correspondente

Existem quatro estruturas organizacionais: Hierárquica, Projetizada, Matricial e de Rede

ESTRUTURA HIERÁRQUICA Lado positivo:

Mudança de gerente não afeta tanto a execução Forma muito estável de controle

Lado negativo: Conformismo Comunicação horizontal (rádio peão) Lentidão no nível decisório Distanciamento entre os níveis estruturais Difícil haver mudanças

ALTERNATIVAS À HIERARQUIA

Management by Projects Conforme número de projetos aumenta ou diminui, o

mesmo acontece com o pessoal (flexibilidade) Capacidade empreendedora e possibilidade de

transformação é maximizada

ORGANIZAÇÃO PROJETIZADA Vantagens

Programa focado na solução de problemas Cada investimento tem um responsável Execução descentralizada diminui burocracia Foco em resultados tangíveis

Desvantagens Duplica esforços, pessoal e instalações Reduz oportunidades de carreira e intercâmbio

entre projetos Não desenvolve especialidade funcional e isso

reduz capacidade futura na organização

ORGANIZAÇÃO MATRICIAL Estrutra vertical a qual se agrega coordenação

horizontal

Equipe do projeto é mínima

Gerenciador esta subordinado aos setores da hierarquia

4 tipos de matriz: forte, fraca, balanceada e composta

Desvantagens Gera conflito: segue a hierarquia ou o gerenciador?

ORGANIZAÇÃO EM REDE

“A intenção essencial de todas as redes é a redistribuição do poder. Ampliada pelas comunicações eletrônicas, liberada das

velhas restrições da família e da cultura, a rede é o antídoto para a alienação.”

MÚLTIPLOS PROJETOS E ESCRITÓRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Multiple project management

Visa verificar e evitar a tautocronia de eventos, a sobrecarga de recursos

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP), faz o “gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio”.

Não diferenciação das atividades de diferentes EGP pode implicar em riscos ambigüidade na definição de papel e responsabilidade resistência a controles por parte dos envolvidos mentalidade burocrática frente aos processos

MÚLTIPLOS PROJETOS E ESCRITÓRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOSEstudioso É guardião do método, coleciona

literatura, compara e define sistemas informatizados, técnicas e métodos.

BRANDO Apoia Colabora

Sistematiza Relata

Controla Comanda DURO

Corpo de Bombeiros

Socorre gerenciadores de projeto em momentos críticos ou quando solicitado por eles, mas evita cometer ingerências.

Aviso aos Navegantes

Padroniza documentos, define e solicita relatórios. Periodicamente emite avisos aos gestores visando uniformizar a gestão.

Boletim Meteorológico

Produz relatórios para dirigentes e comitês, serve para eles monitorarem e controlarem o conjunto de projetos.

Torre de Controle Determina quais, quando e por quem os projetos serão realizados, mas não acomete ingerências na execução.

Gestor de Recursos Determina a alocação de pessoal nos projetos, solucionando as sobrecargas de trabalho, pessoal especializado e terceiros.

CHIEF Project Officer

Dirige, comanda e controla todos os projetos.

AGRUPAMENTO EM PROGRAMAS

Projetos em bloco: agrupamento de projetos dentro de uma organização – Programas ou porta-fólios

Programas: projetos relacionados, gerenciamento -benefícios e controles indisponíveis quando gerenciados individualmente; baseado em sinergias.

Benefícios diretos, indiretos, tangíveis e intangíveis

AGRUPAMENTO EM PORTA-FÓLIOS

Porta-fólio: “coleção de projetos e/ou programas e trabalho adicional que é agrupado para facilitar a gestão efetiva do trabalho, para atingir objetivos estratégicos” (PMI)

AGRUPAMENTO DE PORTA-FÓLIOS Gerir um porta-fólio : “gestão centralizada

de um ou mais Porta-fólios, envolvendo identificar, priorizar, autorizar, gerenciar e controlar projetos, programas e trabalho relacionado, visando atingir objetivos estratégicos do negócio”

CONSEQUÊNCIAS CASO NÃO FAÇAM: Disputa por prioridades e recursos Perda de foco, porém contentamento com a maior

variedade Perda de impulso na execução dos projetos

AGRUPAMENTO DE PORTA-FÓLIOS Considerar a dinâmica de projeto Considerar a dinâmica organizacional:

recursos e prioridades mudam Ampliar a capacidade empreendedora Assegurar controle de cima para baixo de

modo que o estratégico se sobreponha ao tático

Incentivar a visão sistemica do conjunto de programas e projetos

ETAPAS Identificação:levantar quantos e quais são os

projetos e programas em andamento Categorização: definir como agrupar Avaliação: aplicar critérios para componentes

serem priorizados Seleção: tomar decisões sobre o porta-fólio

avaliado Balanceamento Autorização

AGRUPAMENTO DE PORTA-FÓLIO

GESTÃO DE PROGRAMAS Gestão de benefícios

Tangíveis: financeiros, comerciais, de receita e de rentabilidade;

Intangíveis: satisfação, fidelidade de clientes, percepção de valor agregado, imagem etc.;

Diretos: produtos e entregas do programa; Indiretos: economias futuras.

Gerenciar programas: gestão coordenada e centralizada

“Coordenada”: evitar competição entre projetos “Centralizada”: decisão em benefício do programa

GESTÃO DE PROGRAMAS

Gestão de interessados: stakeholders – necessidades e expectativas definidas; poder para interferir na execução do programa.

Governança do programa: conjunto de pessoas e órgãos dedicados a decidir, validar e controlar políticas, procedimentos, estruturas organizacionais e práticas.

DIFERENTES ESCRITÓRIOS DE PROJETOS