CATÁLOGO DE FORMAS DE LA GERENCIA DE … · Acta Circunstanciada para formalizar la baja document al ... Aviso de Cargo ... FORMATO, Y ENTREGA AL ÁREA SOLICITANTE FIN 1 1

Fechas de Autorización:Integrado por :Unidad de Planeación Dirección General: 30/VI/2004Gerencia General Junta Directiva: 23/IX/2004

CATÁLOGO DE FORMASDE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

unidadplaneaciona

SELLO COMERI

Catálogo de Formas de la Gerencia de Administración y Finanzas

Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: Página :

1

Índice

I. OBJETIVOS ............................................................................................................................................ 5 Del Manual .............................................................................................................................................. 5

II. POLÍTICAS.............................................................................................................................................. 6

III. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FORMAS .............................. 8 a) Propósito y alcance ...................................................................................................................... 8 b) Diagrama ...................................................................................................................................... 9 c) Descriptivo .................................................................................................................................. 10

IV. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL......................................................................... 11

Ingreso a Nómina ( GA-PE-01) ............................................................................................................. 11 Cambio en Nómina ( GA- PE-02)......................................................................................................... 14 Horas Extras ( GA- PE-03) .................................................................................................................... 16 Pase de Entrada/Salida ( GA- PE-04)................................................................................................... 18 Solicitud de Vacaciones ( GA- PE-05) .................................................................................................. 20 Vale de Comida ( GA- PE-06) ............................................................................................................... 22 Liquidación ( GA- PE-07)...................................................................................................................... 24 Constancia de no Adeudo ( GA- PE-08) .............................................................................................. 27 Préstamo del Fondo del Fondo de Cultura Económica ( GA- PE-09) ................................................. 30 Cédula de Justificación Técnica para Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios (GA- PE-

10).......................................................................................................................................................... 32 Cédula de Valuación de Puestos de Mando ( GA- PE-11) ................................................................... 35 Ficha de Identificación para Servicio Social y Prácticas Profesionales ( GA- PE-12) .......................... 38 Control de Horario de Servicio Social o Prácticas Profesionales ( GA- PE-13).................................... 40



2

V. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. 42

Vale de Fotocopias (GA-RM 01) ........................................................................................................... 42 Reporte mensual de copias (GA-RM-02) .............................................................................................. 44 Vale de Salida de Bienes (GA-RM-03).................................................................................................. 46 Bitácora vehicular de tiempos y movimientos (GA-RM-04) .................................................................. 48 Hoja de Resguardo (GA-RM-05)........................................................................................................... 50 Vale de Papelería (GA-RM-06) ............................................................................................................. 52 Pedido (GA-RM-07)............................................................................................................................... 54 Acreditación de Representantes de Proveedores en Licitaciones (GA-RM-08) ................................... 59 Registro de Transferencias de Documentos al Archivo Central. Conservación (GA-RM-09) .............. 61 Registro de Transferencia de Documentos al Archivo Central. Baja (GA-RM-10) ............................... 64 Registro de Transferencias de Documentos a la Sección Histórica. Conservación Permanente (GA-RM-

11).......................................................................................................................................................... 67 Acta Circunstanciada para formalizar la baja documental (GA-RM-12) ............................................... 69 Solicitud de Documentos al Archivo Central (GA-RM-13) .................................................................... 72 Solicitud de Documentos Históricos al Archivo Central (GA-RM-14) ................................................... 74 Orden de Mantenimiento Correctivo (GA-RM-15)................................................................................. 76 Aceptación de Servicios (GA-RM-16) ................................................................................................... 78 Revisión Física de Bienes (GA-RM-17) ................................................................................................ 80 Solicitud de Tarjetas de Presentación (GA-RM-18) .............................................................................. 82 Fianza de Anticipo (GA-RM-19) ............................................................................................................ 84 Fianza de Cumplimiento de Contrato (GA-RM-20) ............................................................................... 86

VI. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE FINANZAS........................................................................... 88

Requisición de Compra y/o Servicio (GA- FI- 01 ) ................................................................................ 88 Gestión de documentos -ventanilla única- (GA- FI- 02 )...................................................................... 91 Gestión de documentos para tesorería (GA- FI- 03 )........................................................................... 94 Relación de documentos para contabilidad (GA- FI- 04 ) .................................................................... 96



3

Volante de Devolución (GA- FI- 05 ) .................................................................................................... 98 Comprobación de Viáticos -resumen y detalle- (GA- FI- 06 ) ........................................................... 100 Estado de cuenta de clientes (GA- FI- 07 ) ........................................................................................ 105 Conciliación de Cuentas con Filiales (GA- FI- 08 ) ............................................................................ 107 Conciliación Bancaria de la Cuenta (GA- FI- 09 ) .............................................................................. 110 Aviso de Cargo (GA- FI- 10 )............................................................................................................... 113 Contra Recibo (GA- FI- 11 ) ............................................................................................................... 115 Requisición de Cheque (GA- FI- 12 ) ................................................................................................. 117 Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos (GA- FI- 13 )........................................................... 120 Solicitud de Viáticos (GA- FI- 14 ) ...................................................................................................... 123 Vale de Fondo Fijo (GA- FI- 15 ) ........................................................................................................ 126 Historial de Cobranza (GA- FI-16)...................................................................................................... 128 Reporte de Movimiento de Clientes e Informe de Cobros (GA- FI- 17 )........................................... 130 Orden de Recibo de Fondos (GA- FI- 18 ) ....................................................................................... 132 Relación de Documentos Entregados al Cobro (GA- FI- 19 )............................................................ 136 Reporte de movimientos de clientes e informe de cobros –coediciones- (GA- FI- 20 ) .................... 138 Reporte de movimientos de clientes e informe de cobros -texto de secundaria- (GA- FI- 21 )......... 140 Reporte de Ingresos Internacional (GA- FI- 22 ) ................................................................................ 142

VII. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ............................ 144

Vale de salida de equipo de cómputo (GA- TI- 01 )............................................................................ 144 Cuestionario de evaluación de soporte técnico (GA- TI- 02 ) ........................................................... 146 Solicitud de servicios de red (GA- TI- 03 ) ......................................................................................... 148

VIII. FORMATOS COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE SEMINARIOS ........................ 150

Solicitud de Servicio Interno de la Unidad Cultual Maestro “Jesús Silva Herzog” (GA-UC-01) ......... 150 Solicitud de Servicio Externo de la Unidad Cultual Maestro “Jesús Silva Herzog” (GA-UC-02) ........ 153



4

Desglose y Costo de los Servicios a Prestar (GA-UC-03) .................................................................. 156 ANEXO A............................................................................................................................................. 159 ANEXO B............................................................................................................................................. 160


Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: I Pág ina :

Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de2004 Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. Análisis e integración de información: Unidad de Planeación

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I. OBJETIVOS Del Manual

- Unificar los criterios de clasificación de los formatos que se utilizan para trámites administrativos.

- Concentrar las formas utilizadas en la Gerencia de Administración y Finanzas y proporcionar a los usuarios una guía eficaz sobre sus características, de la información que contienen, así como la manera de utilizarlas y requerirlas.

- Coadyuvar al control de calidad en la producción y suministro de formas.

- Apoyar y promover la simplificación administrativa, la revisión, adecuación y modernización permanente de los formatos utilizados en la institución.


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Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004 Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. Análisis e integración de información: Unidad de Planeación

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II. POLÍTICAS

- Las áreas operativas del Fondo de Cultura Económica deberán concentrar las formas de nueva creación o modificadas en la Unidad de Planeación, con el fin de que sean codificadas y registradas.

- La Unidad de planeación apoyará a las áreas operativas del Fondo en la concentración de los formatos Institucionales.

- La facultad de autorizar nuevos diseños o modificaciones a las formas impresas recaerá únicamente en los niveles de Gerencia y Superiores.

- Será responsabilidad de las áreas operativas la adecuación de los formatos que utilicen de acuerdo con sus necesidades de operación, con el visto bueno del Gerente que corresponda.

- La Unidad de Planeación realizará un análisis de la viabilidad de aplicación de los nuevos diseños o modificaciones de las formas impresas que se utilicen en el Fondo de Cultura Económica y propondrá a la Gerencia solicitante, en su caso, las adecuaciones requeridas para simplificar los procesos.

- Las áreas operativas y la Unidad de Planeación del Fondo mantendrán de manera conjunta, un programa permanente de revisión de los formatos impresos del Fondo de Cultura Económica, para cancelar aquellos que no se utilicen.

- La impresión y reproducción de formas estará a cargo de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

- La Subgerencias de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá informar anualmente a la Unidad de Planeación sobre los formatos impresos que no hayan tenido movimiento en un año a fin de proponer su cancelación al área usuaria.

- Será responsabilidad del Almacén de Papelería el suministrar oportunamente los impresos o formatos, a las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica y vigilar que el stock sea el adecuado.

- El Almacén de Papelería será responsable de la guarda y custodia de las formas utilizadas por las áreas operativas del Fondo.

- Las áreas usuarias deberán informar a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales los niveles de consumo de cada forma a fin de evitar el desabasto.

- Los formatos impresos deberán ser consumidos por las áreas hasta agotar su existencia, siempre que esto no provoque riesgos de carácter legal o funcional.

- La codificación que se asignará a los formatos impresos atenderá a los siguientes criterios:

Para aquellos formatos que sean manejados en forma general por una Gerencia se tomarán hasta las primeras tres siglas de la denominación de éstas, así como dos dígitos para la


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numeración consecutiva del formato ( ejemplo: Gerencia de Administración y Finanzas, GAF–01) Para aquellos formatos que sean de áreas de nivel jerárquico inferior al de Gerencia, se tomarán hasta las primeras tres siglas de la denominación de la Gerencia, dos del área, así como dos dígitos para el orden consecutivo.(ejemplo: Gerencia Administrativa y Financiera, Subgerencia de Finanzas “Requisición de Compra y/o Servicio” GA-FI-01)


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III. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE FORMAS a) Propósito y alcance

Propósito:

Establecer los mecanismos necesarios para modificar los formatos utilizados en la Subgerencia de Finanzas, con la finalidad de actualizarlos de acuerdo a las necesidades operativas de las áreas que la integran, con tendencia a la simplificación y modernización administrativa.

Alcance:

El procedimiento incide en las actividades de las áreas operativas del Fondo, en este caso en particular a las áreas adscritas a la Gerencia de Administración y Finanzas y a las áreas que tienen relación con esta.




9

INICIO

GERENCIASOLICITANTE

ANALIZA OBJETIVO,CLARIDAD EN EL

DISEÑO Y REVISA QUENO EXISTAN FORMASIMPRESAS SIMILARES

A LA PROPUESTA

¿APRUEBA ELDISEÑO?

REALIZACORRECCIONES YTURNA AL ÁREA LAFORMA PRELIMINAR

DEL FORMATO EINSTRUTIVO DE

LLENADO

SINO

DETERMINA SEGÚNNECESIDADES DE

OPERACIÓN, DISEÑODE UN NUEVO

FORMATO Y ENVÍA ALA UNIDAD DEPLANEACIÓN

UNIDAD DE PLANEACIÓN

COMUNICA AL ÁREASOLICITANTE LAS

RAZONES POR LASCUALES NO SE

APRUEBA EL DISEÑO

RECIBE PROYECTOPRELIMINAR INDICACORRECCIONES HA

REALIZAR, EN SUCASO Y TURNA A LA

UNIDAD DEPLANEACIÓN

REALIZACORRECCIONES

ASIGNA CLAVE ALFORMATO, Y ENTREGAAL ÁREA SOLICITANTE

FIN

1

1

b) Diagrama




10

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Gerencia Solicitante

1.1. Determina de acuerdo al uso de las formas impresas, el diseño de un nuevo formato para el desarrollo de las funciones del área.

1.2. Envía a la Unidad de Planeación el diseño del formato, características de uso e instructivo de llenado.

2. Unidad de Planeación

2.1 Analiza el objetivo, impacto en el procedimiento relacionado con la forma que se va a modificar y claridad en el diseño.

2.2 Revisa que no existan formas impresas similares a la que se propone. Si aprueba el diseño pasa a la actividad 2.4. No aprueba el diseño pasa a la actividad 2.3.

2.3 Comunica al Área solicitante las razones por las cuales no se aprueba el diseño. Pasa al final del procedimiento.

2.4 Procede a realizar correcciones pertinentes al diseño del formato, así como al instructivo de llenado.

2.5 Turna al área solicitante la forma preliminar del formato e instructivo de llenado.

Proyecto

3. Área Solicitante 3.1 Recibe proyecto preliminar del formato e instructivo de llenado para su consideración.

3.2 Indica las correcciones que deben de realizar, en su caso.

3.3 Turna las correcciones o proyecto a la Unidad de Planeación.

4. Unidad de Planeación

4.1 Realiza las correcciones indicadas, asigna clave al formato, si es el caso, recaba firma de aprobación del formato y turna junto con instructivo de llenado al área solicitante.

Proyecto Final

4.2 Registra en el catálogo de formas. Dando por concluido el Procedimiento.


Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Capí tu lo: IV Página :

Clave: ME/GAF/01 Revis ión: 0 Fecha:30 de Jun io de 2004 Autorización del Manual: Cédula de aprobación en Anexo B Responsabilidad de la información: Gerencia de Administración y Finanzas. Análisis e integración de información: Unidad de Planeación

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IV. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL Ingreso a Nómina ( GA-PE-01) Objetivo: Establecer los requerimientos mínimos para dar de alta en la nómina, al personal de

nuevo ingreso, así como servir de soporte documental de dicho movimiento

Elabora: Departamento de Desarrollo Humano

Autoriza: Subgerente de Personal

Distribución: Original Encargado de Nómina

CONCEPTO ANOTAR

1 - El nombre completo del empleado de nuevo ingreso.

2 - El nombre del puesto que ocupará el empleado de nuevo ingreso.

3 - Día, mes y año en que el empleado ingresó al FCE

4 - Nombre específico de la Unidad Administrativa donde prestará sus servicios: departamento, subgerencia y gerencia

5 - Nivel de la plaza y el monto del sueldo diario

6 - Monto del sueldo base para cotización en el IMSS

7 - El número de la clave única del registro de población del empleado de nuevo ingreso.

8 - El número de registro ante el IMSS del empleado de nuevo ingreso.

9 - El número de registro federal de contribuyente del empleado de nuevo ingreso.

10 - Nacionalidad del empleado de nuevo imgreso

11 - Estado de la República donde nació el empleado de nuevo ingreso.

12 - Indicar el tipo de trabajador.

13 - Unidad de Medicina Familiar que le corresponde al empleado de nuevo ingreso.

14 - Domicilio del empleado de nuevo ingreso




12

CONCEPTO ANOTAR

15 - Indicar los datos personales del empleado de nuevo ingreso.

16 - Anotaciones adicionales.

17 - Nombre y firma del empleado que elabora el formato.

18 - Nombre y firma del empleado que revisa la información.

19 - Nombre y firma del encargado de nómina.

20 - Nombre y firma del Subgerente de Personal.




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GA-PE-01

FONDO DE CULTURA ECONOMICA

NOMBRE PUESTO

DEPARTAMENTO FECHA DE INGRESO

SUBGERENCIA GERENCIA

NIVEL SUELDO DIARIO SUELDO BASE IMSS

CURP NUMERO DE IMSS

R.F.C. NACIONALIDAD LUGAR DE NACIMIENTO

TIPO DE TRABAJADOR (Permanente o eventual, S/C)

DOMICILIO

TELEFONO ESTADO CIVIL EDAD FAMILIARES EN LA EMPRESA

No. DE CARTILLA ESTATURA PESO TIPO DE SANGRE

OBSERVACIONES

Zonas sombreadas, exclusivas para Departamento de Personal.

INGRESO A NOMINA

NOMBRE Y FIRMA

REVISA

NOMBRE Y FIRMA

ELABORA

UNIDAD MEDICO FAMILIAR

REGISTRA

ENCARGADO DE NOMINA

AUTORIZA

SUBGERENTE DE PERSONAL




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Cambio en Nómina ( GA- PE-02)

Objetivo: Llevar a cabo el cambio dentro de la nómina del trabajador que ha sido promovido de puesto

Elabora: Departamento de Desarrollo Humano


Distribución: Original Departamento de Personal

CONCEPTO ANOTAR

1 - El nombre completo del trabajador.

2 - El puesto nuevo al que va a ser promovido.

3 - El nombre del Departamento de adscripción.

4 - El día, mes y años en que es dado de alta en el nuevo puesto.

5 - Comentarios adicionales.

6 - La firma del encargado de nómina y sello del Departamento de Personal.

7 - La firma del Subgerente de Personal.




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GA-PE-02

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

MOVIMIENTOS EN NÓMINA NOMBRE: PUESTO:

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN: FECHA DEL MOVIMIENTO:

OBSERVACIONES:

REGISTRADO POR: AUTORIZADO POR:

ENCARGADO DE NÓMINAS SUBGERENTE DE PERSONAL




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Horas Extras ( GA- PE-03)

Objetivo: Tener un documento soporte para registrar y autorizar las horas extras que labora el trabajador

Elabora: El empleado registra la entrada y la salida en el reloj checador

Autoriza: Jefe inmediato


CONCEPTO ANOTAR

1 - Período semanal que cubre el formato (información generada automáticamente por el sistema de nominas)

2 - Ubicación geográfica del lugar de trabajo y área a la que está adscrito el trabajador (información generada automáticamente por el sistema de nóminas)

3 - Fecha exacta en que se registraron las horas extras; número y nombre del empleado (información generada automáticamente por el sistema de nóminas)

4 - Horas extras registradas en la fecha señalada (información generada automáticamente por el sistema de nóminas)

5 - Suma de las horas extras registradas (información generada automáticamente por el sistema de nominas)

6 - Ajuste manual a la cifra consignada en el concepto 4 ( se debe justificar)

7 - La descripción de las labores desarrolladas por las cuales el empleado necesitó quedarse a trabajar horas extras

8 - Nombre y firma del empleado

9 - La firma del Jefe inmediato autorizando las horas extras laboradas




17

GA- PE- 03


TIEMPO EXTRA

DEL dd/mm/aaaa AL dd/mm/aaaa

FECHA CLAVE Y NOMBRE COMPLETO DEL TRABAJADOR HRS. EXTRAS AJUSTES

NOMBRE DE LA UBICACIÓN: XXXXXDEPARTAMENTO. XXXXX

dd/mm/aaaa 1234 XXXXXXXX _________ _________

Total de horas

Trabajo realizado:

Empleado Autorizado por

Nombre y firma Nombre y firma




18

Pase de Entrada/Salida ( GA- PE-04) Objetivo: Establecer un óptimo control sobre los pases para entrada o salida fuera del horario

establecido.

Elabora: Empleado.

Autoriza: Jefe Inmediato


TAMAÑO: (11 x 8 cm.).

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en la que se usará el pase

2 - El Departamento o Subgerencia a la que pertenece el empleado

3 - El nombre del empleado que solicita el pase.

4 - El motivo para el cual se utilizará el pase (entrada o salida)

5 - La firma de la persona que autoriza el pase




19

GA- PE-04


Departamento: ___________________________________________ Nombre: ________________________________________________ Permiso para: ____________________________________________ _____________________________________

Autoriza Firma

DIA MES AÑO




20

Solicitud de Vacaciones ( GA- PE-05)

Objetivo: Establecer en forma clara la información necesaria para el tramite de vacaciones

Elabora: Empleado.

Autoriza: Jefe Inmediato

Distribución: Original Nóminas

Copia Azul : Jefe del Departamento de Personal

Copia Verde: Expediente

Copia Amarilla: Empleado

TAMAÑO: (21.6 x 13.9 cm.).

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se llena el formato.

2 - El nombre del empleado que solicita las vacaciones.

3 - La Subgerencia a que pertenece el empleado

4 - Total de días de vacaciones solicitados

5 - El día, mes y año en que iniciará sus vacaciones al igual que el día, mes y año que terminará el periodo de vacaciones

6 - Total de días de vacaciones que tiene disponibles el empleado en todo el año

7 - Total de días de vacaciones que ya se han utilizado incluyendo los que se solicitan en el presente formato (concepto 4)

8 - Total de días de vacaciones que restan por disfrutar

9 - Nombre y firma del responsable del área de trabajo del solicitante (Jefe de Departamento, Subgerente o Gerente)

10

- Nombre y firma del empleado que solicita las vacaciones




21

GA- PE-05

SOLICITUD DE VACACIONES

FECHA:

NOMBRE: DEPTO:

SOLICITA DIAS DE VACACIONES DEL PRESENTE AÑO, PARA DISFRUTARLAS

DEL: DE AL DE DE

A N T E C E D E N T E S

DIAS PARA DISFRUTAR AL AÑO DIAS DISFRUTADOS A LA FECHA (INCLUYENDO ESTA SOLICITUD): DIAS POR DISFRUTAR

AUTORIZADO POR SOLICITANTE

JEFE DE DEPARTAMENTO FIRMA




22

Vale de Comida ( GA- PE-06)

Objetivo: Proporcionar la comida a los empleados del Fondo que se queden a laborar después del horario normal en el comedor del Colegio de México

Elabora: El empleado

Autoriza: Jefe del Departamento de Personal


Copia 1: Colegio de México

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de Folio consecutivo, el cual lo dará el Departamento de Personal

2 - La fecha: día, mes y año en que el empleado utiliza el servicio de comida

3 - El nombre completo del trabajador que utilizará el vale de comida.

4 - El número del empleado

5 - El área a la que está adscrito el empleado

6 - La firma del empleado que utilizará el vale de comida




23

GA- PE-06

FOLIO

FECHA

/ /VALE DE COMIDA

NOMBRE DEL TRABAJADOR NÚMERO

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN

RECIBÍ

NOMBRE




24

Liquidación ( GA- PE-07)

Objetivo: Establecer en forma clara los conceptos y cantidades que se toman como base para realizar el cálculo de la liquidación. Así como contar con un documento que contenga la conformidad del empleado liquidado

Elabora: Jefe del Departamento de Personal


Distribución: Original Expediente del empleado.

Copia 1: Auxiliar de Nómina

Copia 2: Departamento de Desarrollo Humano

Copia 3: Subgerencia de Contabilidad

Copia 4: Subgerencia de Contabilidad

Copia 5: Tesorería

CONCEPTO ANOTAR

1 - Fecha de elaboración.

2 - El nombre del empleado que será liquidado.

3 -El número del empleado.

4 - El sueldo mensual que devenga a la fecha

5 - El sueldo diario que devenga a la fecha

6 - El sueldo integrado que devenga a la fecha

7 - La Gerencia o Coordinación a la que pertenece

8 - Subgerencia o departamento o al cual pertenece el empleado.

9 - El puesto que ocupa el empleado.

10 - El día, mes y año en que el empleado ingreso al Fondo de Cultura Económica.

11 - El día, mes y año en que el empleado termina su relación laboral con el Fondo de Cultura Económica.




25

CONCEPTO ANOTAR

12 - Marcar con X si el Finiquito es por Liquidación o por Renuncia Voluntaria

13 - Indicaciones adicionales.

14 - La firma del Jefe del Departamento de Personal quien elaboró los cálculos correspondientes.

15 - La autorización del Subgerente de Personal

16 - El detalle de los adeudos que tenga el empleado, así como la aplicación y el importe.

17 - Cálculo del impuesto sobre producto de trabajo

18 - En caso de ser liquidación deberá anotarse la cantidad correspondiente al tiempo trabajado y de acuerdo a su salario diario integrado; el monto del cálculo de los 20 días por año que de acuerdo a ley corresponden, tomando en cuenta el tiempo trabajado.

19 - La prima de antigüedad que le corresponda de acuerdo a lo establecido en el contrato colectivo de trabajo.

20 - La parte proporcional del aguinaldo, el pago de los días de vacaciones que no haya tomado el trabajador y la prima vacacional correspondiente.

21 - El total de la suma de los adeudos del trabajador.

22 - La suma parcial del monto de las percepciones que por derecho le corresponden

23 - El monto de las deducciones

24 - El total neto a pagar al empleado

25 - La firma del empleado que se liquida o finiquita

26 - La firma de verificación del Órgano Interno de Control




26

FONDO DE CULTURA ECONÓMICAFecha: Nombre: No. Empleado:

Sueldo mensual: Sueldo diario Sueldo Integrado Area.: Depto.:

Puesto: Fecha de Ingreso: Fecha de baja:

XX Permanente

XX Liquidación

Observaciones

Preparada por: Depto. Personal Autorizada por:

L I Q U I D A C I Ó NAPLICACIÓN IMPORTE APLICACIÓN P A G O S

3 MESES DE S.D.I. 20 DIAS P/ AÑO S.D.I.PRIMA DE ANTIGÜEDAD

AGUINALDOVACACIONESPRIMA VACACIONAL

I.S.P.T. OTRAS PERCEPCIONES

I.S.P.T. LIQUIDACIÓN SUMA PARCIAL

TOTAL DEDUCCIONES MENOS DEDUCCIONES

CONFORME

VERIFICADO POR EL ORGANO INTERNO DE CONTROL

TOTAL NETO

PARTES PROPORCIONALES

INDEMNIZACION

ADEUDOS

Jefe del Departamento de Personal

Gerente de Administración y Finanzas

GA- PE-07




27

Constancia de no Adeudo ( GA- PE-08)

Objetivo: Contar con un documento soporte para deslindar de responsabilidades al empleado que deja de laborar en el Fondo de Cultura Económica así como para contribuir al adecuado manejo de los recursos de la Institución

Elabora: Departamento de Personal

Autoriza: El Subgerente de Personal, Área de Adscripción, Área de Sistemas, Recursos Materiales, Contabilidad y la Biblioteca

Distribución: Original Subgerencia de Personal

Copia 1: Empleado.

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en el cual se elabora la constancia de no adeudo.

2 - El día, mes y año en que presenta la renuncia.

3 - El nombre completo del empleado que presenta la renuncia.

4 - El número del empleado que presenta la renuncia.

5 - El nombre del puesto que venía desempeñando.

6 - El nombre de la Subgerencia a la cual estaba adscrito.

7 - El nombre de la Gerencia o área a la cual estaba adscrito.

8 - La firma de del Jefe Inmediato del Área de adscripción, como constancia de que entrega todos los documentos de trabajo.

9 - Los comentarios convenientes al respecto.

10 - La firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales (responsable del resguardo del equipo de sistemas), para el caso de que el empleado tuviera bajo su responsabilidad equipo de computo.





28

CONCEPTO ANOTAR

12 - La firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales una vez comprobado que entrega el mobiliario y equipo asignado a su cargo en buenas condiciones y completo.

13 - Anotar los comentarios convenientes al respecto.

14 - La firma del Subgerente de Contabilidad una vez comprobado que no tiene adeudos pendientes


16 - La firma del Subgerente de Personal al momento de entregar la renuncia y la credencial


18 - La firma del Jefe del Departamento de Biblioteca y Catálogos, indicando que el empleado no tiene libros en préstamo.

19 - Los comentarios pertinentes




29

FONDO DE CULTURA ECO NÓM ICACONSTANCIA DE NO ADEUDO

FECHA:NOMBRE: FECHA DE BAJA:NUMERO DE EMP:PUESTO:SUGERENCIA DE:GERENCIA / AREA:

AREA DE ADSCRIPCIÓ N

NO ADEUDO DE TRABAJOS

OBSERVACIONES

AREA DE SISTEM AS

ENTREGA DE EQUIPO DE COMPUTO

OBSERVACIONES

RECURSOS M ATERIALES

ENTREGA DE MO BILIARIO Y EQUIPO

OBSERVACIONES

CO NTABILIDAD

SIN ADEUDO S

OBSERVACIONES

PERSO NAL

ENTREGA DE RENUNCIA Y CREDENCIALSIN ADEUDO DE FO NDO DE AHO RRO

OBSERVACIONES

BIBLIO TECA:

SIN ADEUDO S

OBSERVACIONES

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE



FIRMA DEL JEFE INMEDIATO



GA- PE-08




30

Préstamo del Fondo del Fondo de Cultura Económica ( GA- PE-09)

Objetivo: Solicitar al Fondo de Ahorro del Fondo de Cultura Económica un préstamo

Elabora: Empleado


Distribución: Original Subgerencia de Personal

Copia 1: Empleado

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de Folio de la solicitud

2 - El número de cheque una vez que haya sido emitido

3 - La cantidad del préstamo solicitado por el empleado en número y en letra.

4 - El número de pagos quincenales en que será descontado el crédito.

5 - El número de la quincena en que se empezará a descontar.

6 - El mes y año en que se empezara a descontar el préstamo.

7 - El importe total del préstamo.

8 - El total de intereses .

9 - La cantidad a pagar.

10 - La cantidad que será descontada quincenalmente.

11 - La fecha en que vence.

12 - La cantidad del préstamo

13 - La cantidad que se compromete a pagar el empleado en número y en letra.

14 - La fecha en que se presenta la solicitud.

15 - El nombre y firma del empleado.




31

GA- PE-09

FOLIO NO.

CHEQUE NO

AL COMITÉ TECNICO DEL FONDO DE AHORRO

SOLICITO EL OTORGAMIENTO DE UN PRESTAMO POR LA CANTIDAD DE $

( )

Y AUTORIZO QUE ME SEA DESCONTADO DE MI SUELDO EN _________PAGOS QUINCENALES A

PARTIR DE LA 1a. 2a. QUINCENA DE ________________________ DE ________

ACEPTO QUE EL IMPORTE TOTAL DE LOS INTERESES QUE GENERE EL PRESTAMO ME SEA

DESCONTADO POR ANTICIPADO EL CUAL SE DESCONTARA A LA TASA DEL 2.5 MENSUAL.

IMPORTE TOTAL DEL PRESTAMO

TOTAL DE INTERESES

CANTIDAD NETA PAGADA

DESCUENTOS DE

FECHA DE VENCIMIENTO

BUENO POR $

PAGARE ADICIONALMENTE A LA VISTA Y A LA ORDEN DEL FONDO DE AHORRO DE PERSONAL DEL

FONDO DE CULTURA ECONOMICA EN ESTA CIUDAD LA CANTIDAD DE $

( )

COMO IMPORTE DEL PRESTAMO QUE ME HA SIDO OTORGADO

MEXICO, D.F. ________DE_____________________________DE______________

NOMBRE FIRMA____________________________




32

Cédula de Justificación Técnica para Contratación de Servicios Profesionales por Honorarios (GA- PE-10)

Objetivo: Enviar a la SEP la justificación técnica que respalda la contratación de servicios profesionales por honorarios

Elabora: Titular del área responsable de la supervisión del trabajo realizado por el prestador del servicio

Autoriza: Gerente o Coordinador del Área; Gerente de Administración y Finanzas; Subgerente de Personal


Copia 1: SEP

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día mes y año en que se elabora la cédula.

2 - El número de páginas que se anexan.

3 - El nombre del área en donde se desempeñará la persona contratada.

4 - El nombre completo de la persona a contratar.

5 - La cantidad bruta que percibirá.

6 - Describir las actividades que le serán asignadas.

7 - El nombre del proyecto o programa para el que es contratada.

8 - La clave presupuestal correspondiente.

9 - Informar cuáles son los beneficios que aportará a la Institución la contratación de la persona.

10 - Indicar cuáles serían los perjuicios que tendría para la Institución el que no fuera contratado.

11 - Nombre, puesto y firma del titular del área solicitante.

12 - Visto bueno del gerente del área solicitante.




33

GA- PE-10

FECHA DE ELABORACIÓN

CÉDULA DE JUSTIFICACION TÉCNICA DÍA MES AÑO No. DE PAGINA

1 DE 2

DATOS GENERALES

GERENCIA

NOMBRE DE LA PERSONA A CONTRATAR SUELDO BRUTO

MENSUAL

JUSTIFICACIÓN TÉCNICA ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

EN QUE PROGRAMA O PROYECTO COLABORARA:

N O M B R E

CLAVE PRESUPUESTAL DEL PROYECTO O PROGRAMA

Página 1




34

FECHA DE ELABORACIÓN

CÉDULA DE JUSTIFICACION TÉCNICA DÍA MES AÑO No. DE PAGINA

2 DE 2

BENEFICIOS INSTITUCIONALES DE EFECTUAR LA CONTRATACION

DESVENTAJAS INSTITUCIONALES DE NO LLEVARSE A CABO LA CONTRATACION

SOLICITÓ VISTO BUENO

Página 2




35

Cédula de Valuación de Puestos de Mando ( GA- PE-11)

Objetivo: Contar con un instrumento que permita obtener información necesaria que identifique, describa y cuantifique las características y contenido de cada puesto valuado; conforme los los requerimientos de la SHCP.

Elabora: Departamento de Personal.

Autoriza: Subgerente de Personal.

Distribución: Original Departamento de Personal.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Nomenclatura del puesto determinada por el área solicitante

2 - Puesto genérico y grado resultante de la valuación

3 - Fecha de captura de la cédula de valuación de puestos

4 - Calificación alcanzada en cada uno de los factores y subfactores del sistema de valuación

5 - Total de puntos alcanzados en la valuación

6 - Grupo jerárquico al que pertenece el puesto de referencia, así como puntaje mínimo necesario para alcanzarlo

7 - Congruencia de cada uno de los factores y subfactores

8 - Observaciones que se crean pertinentes para la mejor interpretación de la valuación, clasificadas en cuatro rubros: puntaje; aspecto funcional; congruencia entre factores y subfactores; y recomendaciones

9 - Marcar una "X", según corresponda, para indicar si hay coherencia entre la descripción que se hizo del puesto y su ubicación organizacional

10 - Marcar una "X" para indicar las partes del cuestionario que fueron entregadas. En caso de que alguna sección no haya sido contestada se marcará como no recibido

11 - Reactivos contestados en la sección de preguntas cerradas




36

CONCEPTO ANOTAR

12 - Nombre y puesto de la persona que realizó la valuación del puesto.

13 - Nombre y puesto del responsable de la valuación de puestos de mando del FCE




37

GA- PE-11

CÉDULA DE VALUACIÓN DE PUESTOS DE MANDO

Puesto de referencia:FECHA ELABORACIÓN

Puesto resultante de la valuación:

Valuación de factores y subfactoresPuntos Ponderación de factores

Equilibrio interno de factoresFactor habilidad SÍ

NO Revisar congruencia en:Factor nivel resolutivo

Factor responsabilidadEquilibrio entre factores

Grupo de referencia SÍPuntaje mínimo Total NO Revisar correlación de:

Observaciones Análisis organizacional del puesto

SÍ NOExiste coherencia entre la descripción

F del puesto y el puesto valuado

SÍ NOExiste concordancia entre la ubicación

C organizacional del puesto y la descripción del cuestionario

R

P Puntaje C Congruencia entre factores y subfactoresF Aspecto funcional R Recomendaciones

Información recibida:

Cuestionario para la descripción de puestos de mando del FCESección 1. Descripción del puesto Sección 2. Reactivos contestados:

SÍ NO 1 5 9 13 17A. Identificación 2 6 10 14 18B. Características del puesto 3 7 11 15C. Ubicación organizacional 4 8 12 16

Elaboró Aprobó

Nombre y puesto Nombre y puesto

P




38

Ficha de Identificación para Servicio Social y Prácticas Profesionales ( GA- PE-12)

Objetivo: Contar con un registro con los datos generales del estudiante que realiza Servicio Social o Prácticas Profesionales en el Fondo así como de la Institución de donde proviene y la fecha de inicio y termino.

Elabora: El estudiante.

Autoriza: Jefe del Departamento de Capacitación.

Distribución: Original Departamento de Capacitación.

CONCEPTO ANOTAR

1 - La fotografía del estudiante

2 - El nombre y apellidos del estudiante

3 - La Dirección: Calle No. y Colonia en donde vive el esudiante

4 - El número telefónico de la casa del estudiante

5 - Los estudios que está realizando

6 - El grado de la carrera en la que se encuentra inscrito

7 - La Institución en la que se encuentra estudiando el prestador de servicios

8 - La dirección de la Institución donde estudia.

9 - El número telefónico de dicha Institución

10 - La persona responsable de la Institución, misma que firma la carta propuesta para que el estudiante realice el servicio social o la práctica profesional en el Fondo

11 - El área del Fondo de Cultura Económica en donde presta su servicio el estudiante.

12 - La Persona del área a la que reporta el estudiante

13 - La fecha en que inicia sus servicios

14 - La fecha en que termina sus servicios (al final del mismo)




39

GA- PE-12

LLENAR POR EL INTERESADOSERVICIO SOCIAL PRACTICAS PROFESIONALES

DATOS GENERALES DEL PRESTADOR DEL SERVICIONOMBRE

DIRECCION

TELEFONO

ESTUDIOS

GRADO

DATOS DE LA INSTITUCIONINSTITUCION

DIRECCION DE LAINSTITUCION

TELEFONO

RESPONSABLE

DATOS PARA EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICAAREA A LA QUE PRESTA EL SERVICIO

PERSONA A LA QUE REPORTA

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN

SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS PROFESIONALES

FONDO DE CULTURA ECONÓMICASUBGERENCIA DE PERSONAL




40

Control de Horario de Servicio Social o Prácticas Profesionales ( GA- PE-13) Objetivo: Llevar un registro de las horas de servicio prestadas por los estudiantes

Elabora: Los estudiantes que prestan su servicio social o prácticas profesionales

Autoriza: Jefe del Departamento de Capacitación

Distribución: Original: Departamento de Capacitación

CONCEPTO ANOTAR

1 - El nombre del mes en que se realiza el servicio social o la práctica profesional.

2 - El nombre del estudiante.

3 - El día del mes en que se presenta a prestar sus servicios.

4 - La hora en que se presenta a prestar sus servicios en el Fondo.

5 - La hora de su salida.

6 - El total de horas correspondientes al día señalado.

7 - El total de las horas de trabajo durante el mes señalado.




41

GA- PE-13

CONTROL DE HORARIO DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS PROFESIONALES

NOMBRE

TOTAL

HORAS

FONDO DE CULTURA ECONÓMICASUBGERENCIA DE PERSONAL

MES

DIA HORA DE ENTRADA HORA DE SALIDA TOTAL DIARIO


Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : V Página:


42

V. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

Vale de Fotocopias (GA-RM 01)

Objetivo: Contar con un documento comprobatorio para controlar eficazmente el uso de los servicios de fotocopias.

Elabora: Área solicitante

Autoriza: Gerente o Subgerente del área

Distribución: Original: Servicio de fotocopiado

Tamaño: ( 12.5 x 5 cm. ).

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de copias que se van solicitando a lo largo del día

2 - El nombre del área que requiere las copias

3 - El número total de fotocopias del día

4 - Clave del equipo utilizado

5 - Firma del responsable del área

6 - Día, mes y año en que se utiliza el formato




43

GA-RM-01

FOTOCOPIADO

Departamento.................................................................................... Núm. de copias.....................................Copiadora........................... Autorizó.............................................Fecha.........................................




44

Reporte mensual de copias (GA-RM-02) Objetivo: Registrar el consumo mensual de fotocopias de la entidad.

Elabora: Encargado del servicio de fotocopiado.

Autoriza: Jefe del Departamento de Servicios Generales

Distribución: Original: Subgerencia de Contabilidad

Copia: Archivo de la subgerencia de Recursos materiales y Servicios Generales

CONCEPTO ANOTAR

1 - Precio particular de cada copia

2 - Mes y año que cubre el reporte

3 - La cifra que aparece en el contador automático de cada fotocopiadora (denominadas Canon A y Canon B) al inicio y al final de cada mes

4 - El total de copias de cada fotocopiadora (considerando la diferencia entre el registro inicial y final)

5 - Cuenta contable que el área de contabilidad define para cada área.

6 - Nombre de cada una de las áreas (Departamento, Subgerencia, Gerencia, etc) que solicitan copias

7 - El total de copias requerido por cada área durante el mes.

8 - El importe del total de copias de cada área (precio de cada copia, multiplicado por el total obtenido)

9 - El total mensual de copias requerido por el FCE durante el mes.

10 - El importe del total de copias del FCE (precio de cada copia, multiplicado por el total obtenido)

11 - Firmas del encargado del servicio de fotocopiado y del Jefe del Departamento de Servicios Generales




45

REPORTE MENSUAL DE CONSUMO DE COPIAS PORDEPARTAMENTO

COPIA A RAZÓN DE: $_________________________________________________MES DE: ________________________________________________

No. COPIAS

CANON-ACANON-B

CTA No. IMPORTE $CONTABLE COPIAS

TOTAL

DEPARTAMENTO

LECTURA

INICIAL FINAL

GA-RM-02




46

Vale de Salida de Bienes (GA-RM-03)

Objetivo: Comprobar el motivo de la salida del bien, debidamente autorizado, para el control interno de los inventarios efectuados.

Elabora: Usuario.

Autoriza: Jefe del Departamento de Mantenimiento

Distribución: Original: Departamento de Mantenimiento

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se elabora el documento.

2 - El nombre de la Subgerencia y del departamento.

3 - Las características generales del bien

4 - El nombre de la marca del bien.

5 - El número o nombre del modelo del bien.

6 - La clave numérica y/o alfanumérica designada en el inventario.

7 - Las causas por las cuales se le puede dar salida al bien.

8 - El día, mes y año en que se reintegra el bien al usuario.

9 - El nombre y firma del usuario responsable del resguardo del bien.

10 - El nombre y firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales.

11 - El nombre y firma del Subgerente del Área solicitante.




47

GA-RM-03

VALE DE SALIDA DE BIENES

FECHA_________

SUBGCIA. Y DEPTO. DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA MODELO No. DE INVENTARIO O CÓDIGO DE BARRAS MOTIVO DE LA SALIDA FECHA DE REINTEGRACIÓN RESPONSABLE

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA AUTORIZÓ Vo. Bo.




48

Bitácora vehicular de tiempos y movimientos (GA-RM-04)

Objetivo: Normar la salida de vehículos de las instalaciones del Fondo de Cultura Económica, a fin de administrar adecuadamente el uso de los mismos cuando se soliciten.

Elabora: Usuario.


Distribución: Original: Subgerencia Recursos Materiales y de Servicios Generales.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Denominación del vehículo

2 - Marca del vehículo

3 - El nombre del modelo y año del vehículo.

4 - La clave numérica y alfanumérica de la matricula del vehículo.

5 - El día, mes y año en que se utiliza el vehículo

6 - El nombre de la unidad administrativa que solicita el vehículo

7 - El kilometraje que tiene el vehículo al momento de su salida del FCE

8 - El kilometraje que tiene el vehículo al momento de reingreso (entrada) al FCE

9 - El lugar a donde se dirige el vehículo

10 - La causa por la cual se está utilizando el vehículo.

11 - El nombre y firma de la persona autorizada para conducir el vehículo.




49

GA-RM-04

VEHÍCULO: MODELO:

MARCA: PLACAS:

FECHA UNIDAD DESTINO ASUNTO FIRMAADMINISTRATIVA SALIDA ENTRADA

KILOMETRAJE

BITÁCORA VEHICULAR DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS




50

Hoja de Resguardo (GA-RM-05)

Objetivo: Llevar una relación de los bienes del Fondo de Cultura Económica, por área para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes.

Elabora: Departamento de Servicios Generales


Distribución: Original: Departamento de Servicios Generales

Copia 1: Responsable de los bienes de activo fijo.

CONCEPTO ANOTAR

1 - El nombre del responsable de los bienes

2 - El cargo asignado del responsable de los bienes

3 - El nombre de la Subgerencia y el departamento al cual se le entregó el bien y/o efectúo el inventario.

4 - El número de control de la hoja de resguardo

5 - El día, mes y año en que se elabora el resguardo.

6 - La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del FCE

7 - El nombre y firma del responsable de entregar el bien y/o realizar el inventario.

8 - La firma del responsable de los bienes

9 - El número de bienes asignados y/o recibidos.

10 - El carácter numérico o alfanumérico asignado en el inventario.

11 - Las características detalladas del bien.




51

GA-RM-05

HOJA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

Nombre: Control No.Puesto: FechaÁrea: Piso

Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad

Cantidad Clave Descripción




52

Vale de Papelería (GA-RM-06) Objetivo: Contar con un documento que permita controlar el adecuado abastecimiento de

los artículos de papelería y artículos de oficina.

Elabora: Área solicitante - Almacén de papelería y artículos de oficina.

Autoriza: Gerentes de cada área

Distribución: Original: Almacén de papelería y artículos de oficina.

Tamaño: ( 21.6 x 13.9 cm.).

CONCEPTO ANOTAR

1 - El encargado de almacén de papelería deberá anotar un número consecutivo de cada vale de papelería recibido.

2 - El nombre del área que solicita la papelería y la Subgerencia que pertenece.

3 - El día, mes y año en que se están solicitando los artículos de papelería y oficina.

4 - La pieza, caja, bulto, metro, litro, paquete o kilogramo que se requiere de los artículos.

5 - El número de unidades que se requieren de cada artículo solicitado.

6 - Las características físicas del artículo que se requiere.

7 - El encargado del almacén de papelería deberá anotar la cantidad de artículos que entrega en esos momentos en conformidad con el solicitante.

8 - Los comentarios relativos a la cantidad solicitada y entregada de los artículos de oficina, o bien comentarios generales.

9 - El nombre y firma del jefe del área que solicitó el o los artículos.

10 - El nombre y firma del jefe del área que autoriza la solicitud

11 - El nombre y firma de la persona que entregó el artículo.

12 - El nombre, firma y puesto de la persona que recibe el artículo.




53

GA-RM-06

Del Depto de: ........................................................... Fecha:........................................

UNIDAD CANTIDAD DESCRIPCIÓN CANT. ENT. OBSERVACIONES

VALE DE PAPELERIA No.FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

...............................................Vo.Bo. DEPARTAMENTO

...............................................AUTORIZÓ

...............................................DESPACHÓ

...............................................RECIBIÓ




54

Pedido (GA-RM-07)

Objetivo: Contar con un documento que permita efectuar el pedido de bienes a los proveedores.

Elabora: Departamento de Adquisiciones

Autoriza: Gerente de Administración y Finanzas y Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales

Distribución: Original: Departamento de Tesorería

Copia 1: Consecutivo de pedidos

CONCEPTO ANOTAR

1 - Fecha en que se hace el pedido.

2 - Número consecutivo de hojas del pedido.

3, 4 y 5 - Número consecutivo que corresponda al pedido, año y secuencia.

6 - Número de requisición.

7 - Registro oficial del proveedor.

8 - Número de la cotización y fecha.

9 - Especificar el tipo de transporte en que se entregará el pedido.

10 - Especificar el domicilio en que se efectuará la entrega de la mercancía.

11 - Indicación al almacén que recibe, de la persona a quién deberá entregarse o facturar la mercancía.

12 - Fecha del embarque.

13 - Especificar las condiciones en que se realizará la entrega.

14 - Especificar las condiciones en que se efectuará el pago de la mercancía.

15 - Números de especificaciones de dibujos, en su caso.

16 - Número y fecha en que se realizó el concurso de adjudicación o licitación.




55

CONCEPTO ANOTAR

17 - Número y fecha en que se envío la relación a la Secretaría de Economía.

18 - Número de la partida a que corresponden los bienes.

19 - Código y descripción de los bienes.

20 - Cantidad de cada bien que se adquiere.

21 - Especificar el tipo de unidad (caja, pieza, etc.)

22 - Precio neto por unidad en moneda nacional.

23 - Precio total en moneda nacional. Resultado de la multiplicación del concepto 20 por el concepto 22.

24 - La suma de todos los conceptos 23.

25 - Importe del IVA. El resultado de la operación del concepto 24 por el porcentaje de IVA que se retenga.

26 - La suma de los conceptos 24 y 25.

27, 28 y 29 - Nombre, firma y teléfono del área requirente, así como la fecha en que hizo la petición del bien o servicio.

30 y 31 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Adquisiciones y la fecha de compromiso de atención.

32 - Nombre y firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales.

33 - Nombre y firma del Gerente Administrativo y Financiero.

34 - Número y nombre de la partida presupuestal que se deberá afectar.

35 - Número de requisición.

36 y 37 - Número de oficio y fecha de autorización para inversión, sólo en caso necesario.

38 y 39 - No aplica.

40 y 41 - No aplica.

42 y 43 - Nombre y firma del representante legal del proveedor.

44 - Comprobante que presenta el representante para acreditar su capacidad legal (poder notarial, carta simple, etc).




56

CONCEPTO ANOTAR

45 - Cargo que ocupa el represente legal en la empresa o institución que representa (vendedor, representante legal, etc.).

46 - Número(s) telefónico(s) donde se puede localizar al representante legal.

47 - Fecha de la suscripción del pedido.

48

- Observaciones generales o precisiones sobre algunas características del pedido / contrato (servicio de entrega en las instalaciones del FCE, horario en que se entreguen los bienes, etc.).




57

GA-RM-07

MES DÍA AÑO

FECHA: MES DÍA AÑO MES DÍA AÑO

HOJA No. DENÚMERO AÑO MES DÍA AÑO

MES DÍA AÑO

ELABORÓ (NOMBRE Y FIRMA):

MES DÍA AÑO TEL: FECHAS: MES DÍA AÑO

IMPORTANTE: LOS PRECIOS CONSIGNADOS EN ESTE PEDIDO O CONTRATO NO DEBERÁN SOBREPASAR LOS PRECIOS MÁXIMOS REGISTRADOS POR LA SECRETARÍA DE COMERCIO, LA CUAL, DE ACUERDO CON SUS FACULTADES, REVISARÁ QUE SE CUMPLA VER OBSERVACIONES E INSTRUCCIONES VARIAS AL REVERSO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

COL. BOSQUES DEL PEDREGALCARRETERA PICACHO AJUSCO No. 227

EFECTUAR ENTREGA EN: CONDICIONES DE PAGO

FECHA DE EMBARQUE:PROVEEDOR:

CONDICIONES DE ENTREGA:

TRANSPORTE:

C.P. 14200, DEL. TLALPAN, MEXICO, D. F.TELS. 52-27-46-76 AL 78 FAX 52-27-46-73

RFC: FCE 940726 U22

(A PARTIR DE LA RECEPCIÓN DE DOCTOS.)PEDIDO/CONTRATO

COTIZACIÓN No. (o REF.) DE FECHA: No. DE ESPECIFICACIONES O DIBUJOS:

FAVOR DE CITAR ESTE NÚMERO ENTODA SU CORRESPONDENCIA

ALMACÉN: ENTREGAR BIENES A: No. Y FECHA

CONCURSO

(OPTATIVO: FACTURAR A:) DEL

REQUISICIÓN No.:

SECUENCIA COMPRADOR

CONCURSONo. Y FECHA DEL

NETO M.N. NETO M.N.PARTIDA CÓDIGO - DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES: CANTIDAD UNIDAD

SUBGERENTE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

AREA REQUIRENTE (NOMBRE, FIRMA):

GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

REVISÓ (NOMBRE, FIRMA Y CARGO): AUTORIZÓ (NOMBRE, CARGO Y FIRMA)

PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL

ANVERSO




58

REVERSO

NOMBRE DELREPRESENTANTE:

MES DÍA AÑO

MES DÍA AÑO

MES DÍA AÑOFECHA: MES DÍA AÑO

OBSERVACIONES:

CARGO:

PEDIDO O CONTRATO (REVERSO)EL PROVEEDOR SE OBLIGA A ENTREGAR LOS BIENES O SERVICIOS EN LOS TÉRMINOS PACTADOS EN ESTE PEDIDO O CONTRATO Y SESUJETA A LAS DISPOSICIONES DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICOPARTIDA

PRESUPUESTAL

(No. Y NOMBRE)

TELÉFONO No,:

FECHA:

EL REPRESENTANTE ACREDITA SUPODER PARA FIRMAR EL PEDIDO DE LASIGUIENTE FORMA

FIRMA:

ORDEN DE PAGO No.

No. OFICIO: FECHA:AUTORIZACIÓN PARAINVERSIÓN.

No. OFICIO: FECHA:

AUTORIZACIÓN DE LA SECRETARÍA DE COMERCIO PARA CASOS DE ADQUISICION,EN EL PAIS, DE BIENES DE PROCEDENCIA EXTRANJERA:

No.:

AUTORIZACIÓN PARAFINANCIAMIENTOEXTERNO

CONDICIONES DEL PEDIDO: PRIMERA: EL PROVEEDOR SE OBLIGA CON EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA A PROPORCIONAR LOS BIENES O SERVICIOS DETALLADOS EN EL CUERPO DE ESTE PEDIDO. SEGUNDA: EL PROVEEDOR SE OBLIGA A PROPORCIONAR LOS BIENES O SERVICIOS SOLICITADOS EN ESTE PEDIDO EN LAS FECHAS CONVENIDAS EN EL MISMO Y EN LOS LUGARES QUE SE ESTIPULA. TERCERA: EL PROVEEDOR NO PODRÁ HACER CAMBIO ALGUNO EN LAS ESPECIFICACIONES Y PLAZOS DE ENTREGA DE LOS BIENES O SERVICIOS DE ESTE PEDIDO SIN AUTORIZACION PREVIA POR ESCRITO DEL SUBGERENTE DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA. CUARTA: SERAN CAUSAS ESPECIFICAS DE RESCISIÓN DE ESTE PEDIDO LAS SIGUIENTES: A) SI EL PROVEEDOR CEDE, TRASPASA O POR CUALQUIER TÍTULO ENAJENA EL PRESENTE PEDIDO TODO EN PARTES SIN LA CONFORMIDAD EXPRESA DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA. B) SI EL PROVEEDOR DEJA DE CUMPLIR CUALQUIERA DE LAS CONDICIONES ACEPTADAS EN ESTE PEDIDO. C) LA RESCISION SERÁ COMUNICADA POR ESCRITO AL PROVEEDOR INDICANDO LA CAUSA QUE LA HAYA ORIGINADO, DE CONFORMIDAD AL ARTÍCULO 54 DE LA LEY DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO. QUINTA: EN BASE AL ARTÍCULO 53 DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DEL PEDIDO POR CAUSAS NO MPUTABLES AL FONDO DE CULTURA ECONOMICA EL PROVEEDOR SE HARÁ ACREEDOR A LA PENA CONVENCIONAL DEL .5% SOBRE LA PARTE PROPORCIONAL INCUMPLIDA POR CADA DÍA HABIL DE RETRASO HASTA POR 20 DÍAS HÁBILES, O HASTA EL IMPORTE DE LA GARANTÍA DEL 10% PARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y/O PEDIDO. SEXTA: PARA GARANTIZAR LA OPORTUNIDAD Y PRECIO UNITARIO EL PROVEEDOR SE OBLIGA A PRESENTAR FIANZA DE CUMPLIMIENTO, A NOMBRE DEL FONDO DE CULTURA ECONOMICA, POR UN MONTO DEL 10% DEL IMPORTE TOTAL DEL PEDIDO, (SIN INCLUIR I.V.A.) EN UN PLAZO NO MAYOR DE DIEZ DIAS NATURALES POSTERIORES A LA FIRMA DEL PEDIDO, SALVO QUE LA ENTREGA DE LOS BIENES O LA PRESTACIÓN DEL SERIVICIO SE REALICE DENTRO DEL CITADO PLAZO. SEPTIMA: EL PROVEEDOR CONVIENE EN ACEPTAR LAS CONDICIONES DE ESTE PEDIDO CON TODAS LAS OBLIGACIONES Y DERECHOS QUE SE ADQUIERAN CON EL PRESENTA Y AQUELLOS QUE POR SU NATURALEZA LE SEAN APLICABLES COMO LOS ESTABLECE LA LEY DE MATERIA EN VIGOR. OCTAVA: LOS BIENES O SERVICIOS ESPECIFICADOS EN EL PRESENTE PEDIDO DEBERÁN SER SUPERVISADOS POR LA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERILES Y SERVICIOS GENERALES Y SE DEBERA CONTAR CON EL VISTO BUENO DEL ÁREA REQUIRENTE. NOVENA:PARA EL PAGO DE LA FACTURA CORRESPONDIENTE, SE DEBERÁ OBTENER EL VISTO BUENO DE LOS BIENES Y SERVICIOS EN LA FACTURA, POR EL SOLICITANTE, EN CASO DE EXISTIR PENAS CONVENCIONALES SE PROCEDERÁ AL PAGO DE LA FACTURA HASTA LA RECEPCIÓN DEL PAGO POR CONCEPTO DE LAS PENAS CONVENCIONALES. DÉCIMA: ESTE PEDIDO SE EXTIENDE EN TODOS LOS TÉRMINOS SEÑALADOS Y SE SOMETE A LA JURISDICCIÓN DE LOS TRIBUNALES FEDERALES DE LA CIUDAD DE MÉXICO.




59

Acreditación de Representantes de Proveedores en Licitaciones (GA-RM-08) Objetivo: Que cada participante acredite sus datos conforme lo estipulado en el Reglamento de la

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (vigente)

Elabora: Cada participante

Nota: El presente formato podrá ser reproducido por cada participante en el modo que estime conveniente, debiendo respetar su contenido, preferentemente, en el orden indicado.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Nombre de la persona física o del representante legal.

2 - Número de licitación en que participa.

3 - Nombre de la empresa que representa.

4 - Datos requeridos conforme el Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (vigente).

5 - Firma del representante legal así como lugar y fecha en que se asienta el documento.




60

GA-RM-08

DECLARACIÓN BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA PRESENTE _____(NOMBRE)______________ , Manifiesto bajo protesta de decir verdad, que los datos aquí asentados, son ciertos y han sido debidamente verificados, así como que cuento con facultades suficientes para suscribir la propuesta en la presente Licitación Pública Nacional No. ___________________, a nombre y representación de: (persona física o moral).

PERSONA FÍSICA Y MORAL

REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES: _______________________________ DOMICILIO:_________________________________________________ COLONIA:__________________________________________________ C.P.: ____________________ DELEGACIÓN O MUNICIPIO: _________________________________ ENTIDAD FEDERATIVA ______________________________________ TELÈFONO: ______________________ FAX: ____________________ DESCRIPCIÓN DEL OBJETO SOCIAL:__________________________________________________

PERSONA MORAL

NÚMERO DE LA ESCRITURA PÚBLICA EN LA QUE CONSTA SU ACTA CONSTITUTIVA: ____________________. FECHA: ___________. REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y EL COMERCIO: ___________Y FECHA: _____________. NOMBRE, NÚMERO Y LUGAR DEL NOTARIO PÚBLICO ANTE EL CUAL SE DIO FE DE LA MISMA:______________________________________________________________ RELACIÓN DE LOS ACCIONISTAS APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO NOMBRE (S) ___________________ ____________________ _________________ ___________________ ____________________ _________________ ___________________ ____________________ _________________ ___________________ ____________________ _________________ REFORMAS AL ACTA CONSTITUTIVA: ______________________________________ _______________________________________________________________________ NOMBRE DEL APODERADO O REPRESENTANTE: ____________________________ _______________________________________________________________________ DATOS DEL DOCUMENTO MEDIANTE EL CUAL ACREDITA SU PERSONALIDAD Y FACULTADES:___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ESCRITURA PÚBLICA NÚMERO: ___________________________________________ FECHA:____________________ NOMBRE, NÚMERO Y LUGAR DEL NOTARIO PÚBLICO ANTE EL CUAL SE OTORGO: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

(LUGAR Y FECHA) PROTESTO LO NECESARIO

(FIRMA)




61

Registro de Transferencias de Documentos al Archivo Central. Conservación (GA-RM-09)

Objetivo: Controlar en el Archivo Central de manera óptima los documentos que deben conservarse temporal o definitivamente.

Elabora: Área que envía la documentación

Valida: Responsable del Archivo Central

Distribución: Original: Archivo Central

Copia 1: Área que envía la documentación

Copia 2: Para insertar en la caja correspondiente

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de remesa del área administrativa que transfiere la documentación (debe ser llenado por personal del Archivo Central).

2 - El día, mes y año en que se realiza el envío de la documentación.

3 - La clave topográfica que identifique la localización de los documentos que se entreguen, en el depósito donde se determine colocarlos (debe ser llenado por personal del Archivo Central).

4 - El nombre de la Gerencia, Subgerencia, Departamento ó sección que transfiere la documentación al Archivo Central.

5 - La clave asignada en el cuadro clasificador institucional al archivo de trámite que realiza la transferencia de documentos.

6 - El nombre y puesto de la persona que efectúa físicamente la entrega de los documentos.

7 - El nombre de la persona que recibe la documentación (debe ser llenado por personal del Archivo Central).

8 - El número de cajas que comprende la transferencia de documentos. Ejemplo: 1/1 cuando se trata de una sola caja ó 1/2 y 2/2 cuando se trasladan dos cajas.

9 - Número consecutivo que se le asigna a cada expediente dentro de la caja.




62

CONCEPTO ANOTAR

10 - Título y fecha de los expedientes ó documentos remitidos (pólizas de egresos enero - marzo 1994); Actas del CIDAP 1994; Manual de organización del FCE 1994.

11 - Una “X” en el tipo correspondiente: O = originales, C = fotocopias.

12 - Se asienta el mes y el año en que procede la baja de cada expediente ó documento. Para los documentos de conservación definitiva se asienta la leyenda “conservación permanente” (los plazos de conservación se establecen considerando las tablas de disposición documental).

13 - Nombre y firma del titular del área que acumuló los documentos y que autoriza su transferencia al Archivo Central.




63

GA-RM-09


Nº DE REMESA

REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

CONSERVACIÓN CLAVE TOPOGRÁFICA

FECHA DE LA REMESA DEPOSITO SAN LORENZO

DIA MES AÑO

UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE CLAVE RESPONSABLE DEL ENVIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

Nº FECHA DE BAJA

CAJA EXP TITULO Y FECHA DEL EXPEDIENTE O C MES AÑO

O= ORIGINALES C= COPIAS AUTORIZACIÓN

NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE

VH= VALOR HISTÓRICO: INDICA EL AÑO EN QUE SE TRANSFIERE EL DOCUMENTO A LA SECCIÓN HISTÓRICA Areas sombreadas para uso exclusivo del Archivo Central

x




64

Registro de Transferencia de Documentos al Archivo Central. Baja (GA-RM-10)

Objetivo: Agilizar la baja de los documentos sin valor legal, administrativo, contable o fiscal que se remiten al Archivo Central.


Valida: Responsable del Archivo Central

Distribución: Original: Archivo Central

Copia 1: Área que envía la documentación

Copia 2: Para insertar en la caja correspondiente

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de remesa del área administrativa que transfiere la documentación (debe ser llenado por personal del Archivo Central).

2 - El día, mes y año en que se realiza el envío de la documentación.

3 La clave topográfica que identifique la localización de los documentos que se entregan. Los documentos determinados para baja se concentran en el depósito de San Lorenzo (debe ser llenado por personal del Archivo Central).

4 - El nombre de la Gerencia, Subgerencia, Departamento ó sección que transfiere la documentación al Archivo Central.


6 - El nombre y puesto de la persona que efectúa físicamente la entrega de los documentos.

7 - El nombre de la persona que recibe la documentación (debe ser llenado por personal del Archivo Central).

8 - El número de cajas que comprende la transferencia de documentos. Ejemplo: 1/1 cuando se trata de una sola caja ó 1/2 y 2/2 cuando se trasladan dos cajas.

9 - Número consecutivo que se le asigna a cada expediente dentro de la caja.




65

CONCEPTO ANOTAR

10 - Titulo y fecha de los expedientes ó documentos remitidos (Pedidos 1995; Contraloría Interna. Memoranda 1993).


12 - Fecha cuando el Archivo Central procede a la eliminación de los expedientes.

13 - Nombre y firma del titular del área que acumuló los documentos y que autoriza la eliminación de los mismos.




66


Nº DE REMESA

REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

B A J A CLAVE TOPOGRAFICA

FECHA DE LA REMESA DEPOSITO SAN LORENZO

DIA MES AÑO

UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE CLAVE RESPONSABLE DEL ENVIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

Nº CAJA EXP TITULO Y FECHA DEL EXPEDIENTE O C

O = ORIGINALES C = FOTOCOPIAS AUTORIZACION

FECHA DE BAJA

(PARA ARCHIVO CENTRAL) NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Areas sombreadas para uso exclusivo del Archivo Central

GA-RM-10




67

Registro de Transferencias de Documentos a la Sección Histórica. Conservación Permanente (GA-RM-11)

Objetivo: Controlar los documentos que por su valor institucional deben conservarse de manera permanente en el archivo histórico.

Elabora: Responsable del Archivo Central

Autoriza: Responsable del Archivo Central

Distribución: Original: Archivo Central.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número consecutivo que se asigna a cada una de las hojas del formato, cuando se integran al expediente de documentos transferidos a la sección histórica de la unidad administrativa correspondiente.

2 - El nombre de la Gerencia, Subgerencia, Departamento ó sección que trasladó la documentación al Archivo Central.


4 - El nombre y firma de la persona responsable del Archivo Central que autoriza la transferencia de la documentación a la sección histórica.

5 - El número consecutivo que le corresponde a cada expediente ó documento dentro del área a la que se incorpora en la sección histórica.

6 - Título y fecha de los expedientes ó documentos trasladados. Actas del CIDAP 1994; Manual de organización del FCE 1994.


8 - El día, mes y año en que el área remitente realizó el envío de la documentación al Archivo Central.

9 - El día, mes y año en que se realiza la transferencia de la documentación a la sección histórica.

10 - La clave que identifique la localización de los documentos en la sección histórica.




68

GA-RM-11

FONDO DE CULTURA ECONOMICAFOLIO

REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS A LA SECCION HISTORICACONSERVACION PERMANENTE

UNIDAD ADMINISTRATIVA CLAVE

RESPONSABLE DE ARCHIVO CENTRAL

FECHA DE FECHA DE UBICACION

No. TITULO Y FECHA DEL DOCUMENTO O C REMESA AL TRANSFERENCIA A LA EN LA

EXP. ARCHIVO CENTRAL SECCION HISTORICA SECCION HISTORICA

O = ORIGINALES C = FOTOCOPIAS




69

Acta Circunstanciada para formalizar la baja documental (GA-RM-12)

Objetivo: Formalizar la baja y destrucción de la documentación contable y general que ha dejado de ser útil para el fondo y previamente autorizados por SHCP y Archivo General de la Nación.

Elabora: Responsable del Archivo Central

Autoriza: Participantes en el acto según constancia del acta


Copia 1: Órgano Interno de Control

Copia 2: Perito de SHCP

CONCEPTO ANOTAR

1 - Indicar la localidad en que se celebra el acto.

2 - Anotar con letra el día.

3 - Asentar con letra el nombre del mes.

4 - Escribir con letra la última cifra del año correspondiente.

5 - Indicar con letra la hora de inicio del Acto.

6 - Anotar el nombre de la negociación, entidad o dependencia en donde se realiza éste.

7 - Señalar el domicilio y ubicación de sus instalaciones.

8 - Escribir los nombres de los representantes del área a cargo de la documentación, del órgano interno de control y demás participantes en el acto, anotando los siguientes datos de cada uno: nombre, edad, domicilio particular, nacionalidad, estado civil, cargo que desempeña y unidad de adscripción, así como la dependencia o entidad.

9 - Anotar el nombre de la dependencia o entidad de que se trate.

10 - Anotar con letra el número total de hojas que integran la relación de la documentación que se destruye. Esta relación deberá ir firmada en cada una de sus hojas por los representantes del área a cargo de la documentación y del órgano interno de control.




70

CONCEPTO ANOTAR

11 - Asentar el número de oficio de autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

12 - Indicar la fecha del oficio de autorización

13 - Anotar el número de dictamen del Archivo General de la Nación.

14 - Señalar la fecha del dictamen.

15 - Consignar con letra el peso en kilogramos de la documentación que se destruye.

16 - Especificar la forma de destrucción empleada (trituración, incineración, u otra).

17 - Describir detalladamente el acto de destrucción. En su caso, mencionar el nombre de la empresa y personal que haya estado a cargo del procedimiento utilizado.

18 - Indicar el nombre del servidor público.

19 - Anotar el cargo que ocupa.

20 - Mencionar el nombre de la dependencia o entidad correspondiente.

21 - Describir las observaciones efectuadas con motivo del acto de destrucción de documentación.

22 - Anotar con letra la hora de terminación del acto de destrucción.

23 - Indicar con letra el día.

24 - Señalar el mes con letra.

25 - Anotar con letra la última cifra del año correspondiente.

26 - Recabar firma del representante del área responsable de la documentación.

27 - Recabar firma del representante del órgano interno de control.

28 - Obtener firmas y anotar los nombres y domicilios particulares de dos testigos. Si alguno de los testigos actúa en representación de una dependencia o entidad, deberá indicarse el cargo que ocupa, la unidad de adscripción y el nombre de esa dependencia o entidad.




71

GA-RM-12

Acta circunstanciada

En _______________(1)____________ el día ________(2)______ del mes de ______(3)______ de dos mil ____(4)____, a las ________(5)________ horas y en las instalaciones de _______________(6)_______________sitas _______________________________________________________(7)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Los C.C. _______________________________(8)___________________________________ manifiestan que se levanta la presente Acta Circunstanciada con motivo de la baja y destrucción de la documentación contable y general de _________________(9)_________________ cuyas relaciones completas en ____________(10)___________ hojas útiles se adjuntan como parte integrante de la misma, que corresponde a la detallada en oficio de autorización No. ___(11)______ del ______(12)_______, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; así como al Dictamen No. ______(13)_______ del ________(14)________ del Archivo General de la Nación apercibidos de que conducirse con falsedad ante una autoridad administrativa en ejercicio de funciones, constituye delito y se sanciona con pena privativa de la libertad. Los firmantes hacen constar expresamente que han presenciado la destrucción total de la documentación a que se refieren la autorización, y el dictamen antes mencionados, con un peso de _________(15)_________ misma que fue llevada a cabo mediante su __________________(16)__________________ de la manera siguiente: ______________________________________(17)_______________________________________________________________________________________________________________________________________ también que el original de esa Acta y las relaciones que forman parte de la misma, quedan en poder de ________________(18)______________________con cargo de________________(19)_____________________en_________________________________(20)_____________________________________________________________________________________________________________________. En el Acto se plantearon las observaciones siguientes: ___________________________________________________________________________________________________________________(21)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ A las _____(22)_____hrs. del día ______(23)______ de ______(24)______ de 200__(25)__, se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el mismo intervinieron, tanto el Acta Circunstanciada como las relaciones que forman parte de la misma. ___________(26)__________ ___________(27)__________ Representante del área Representante del órgano responsable de la interno de control documentación ___________(28)__________ ___________(28)__________ Testigo Testigo




72

Solicitud de Documentos al Archivo Central (GA-RM-13)

Objetivo: Controlar los expedientes que solicitan las áreas al Archivo Central.




Copia 1: Área que solicita la documentación

CONCEPTO ANOTAR

1 - El nombre de la Gerencia, Subgerencia, Departamento o coordinación que requiere la documentación.

2 - El día, mes y año en que se solicita el expediente o documento a consultar.

3 - El número de expediente anotado en la ceja del fólder o en la primera foja del documento.

4 - El nombre del expediente o documento solicitado.

5 - El día, mes y año en que se emitió el expediente o documento.

6 - La clave de colocación de la caja donde se ubica el expediente.

7 - Número total de expedientes solicitados.

8 - El nombre completo y firma del solicitante.

9 - El nombre y firma del personal del Archivo Central que atendió al solicitante.

10 - La fecha en que concluye el préstamo del documento, así como las fechas de su renovación.

11 - El sello con la fecha cuando se reintegra el documento al Archivo Central.




73

GA-RM-13

FONDO DE CULTURA ECONOMICASOLICITUD DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL

AREA SOLICITANTE: FOLIO:FECHA:

DATOS DEL DOCUMENTO

No. EXP TITULO FECHA CLAVE TOPOGRAFICA

TOTAL DE EXPEDIENTES:NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

NOTA: El solicitante deberá aparecer en la relación vigente de personal adscrito al área, en caso contrario no se le proporcionará el material.

AREA PARA SER LLENADA POR EL ARCHIVO CENTRAL

VENCIMIENTO DE PRESTAMO FECHA DE DEVOLUCION

DIA MES AÑO


SELLO




74

Solicitud de Documentos Históricos al Archivo Central (GA-RM-14)

Objetivo: Controlar los expedientes o documentos históricos que solicitan las áreas al Archivo Central.




CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se solicita el expediente o documento a consultar.

2 - Nombre completo del solicitante.

3 - Domicilio particular del solicitante.

4 - Nombre completo de la institución de procedencia del solicitante. Para el caso de personal del FCE, anotar la unidad administrativa de adscripción.

5 - El número de expediente anotado en la ceja del fólder o en la primera foja del documento.

6 - El nombre del expediente o documento solicitado.

7 - El día, mes y año en que se emitió el expediente o documento.

8 - La clave de colocación de la caja donde se ubica el expediente.

9 - Firma del solicitante.




75

GA-RM-14 GA-RM-14

FONDO DE CULTURA ECONOMICAARCHIVO CENTRAL Folio ______

PRESTAMO DE DOCUMENTOS HISTORICOSFECHA

NOMBRE DEL SOLICITANTE

DIRECCION

INSTITUCION DE PROCEDENCIA

(PARA PERSONAL DEL FCE: ANOTAR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE ADSCRIPCION)

DATOS DEL EXPEDIENTE

Nº EXP. TITULO FECHA CLAVE TOPOGRAFICA

FIRMA DEL SOLICITANTE




76

Orden de Mantenimiento Correctivo (GA-RM-15)

Objetivo: Controlar las solicitudes de mantenimiento correctivo

Elabora: Área que solicita el mantenimiento

Autoriza: Área de Mantenimiento

Distribución: Original: Área de Mantenimiento

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se solicita el servicio

2 - Denominación del área solicitante.

3 - Descripción del servicio requerido al área de mantenimiento.

4 - Descripción del material utilizado en la realización del servicio (ejem. cable, lámparas, etc.)

5 - Especificaciones adicionales del servicio realizado.

6 - Nombre y Firma del Solicitante

7 - Nombre y Firma del Técnico que realizó el servicio




77

GA-RM-15

FECHA:

ÁREA SOLICITANTE:

DESCRIPCION DEL SERVICIO:

MATERIAL UTILIZADO:

OBSERVACIONES:

TÉCNICOSOLICITANTE

ORDEN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVOEDIFICIO SEDE

GA-RM-15




78

Aceptación de Servicios (GA-RM-16)

Objetivo: Contar con un documento que permita controlar la recepción de los servicios solicitados por el Fondo de Cultura Económica

Elabora: Área que solicitó el servicio

Valida: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

Distribución: Original: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Copia Área Solicitante

CONCEPTO ANOTAR

1 - Denominación del área que acepta el servicio.

2 - Número de hojas que conforman el documento (ejem. 1/1, 1/3, etc.)

3 - Número del Contrato establecido con la empresa.

4 - El día, mes y año en que se elabora el formato.

5 - Nombre del proveedor del Servicio.

6 - Breve descripción del objeto de la contratación del servicio.

7 - Fecha de la vigencia del contrato.

8 - Día, mes y año en que se entrega el servicio.

9 - Número de exhibición

10 - Monto del servicio que se recibe

11 - Número de factura y/o recibo de honorarios con el cual se tramitó el servicio.

12 - Descripción de los productos o bienes recibidos.

13 - Dictamen

14 - Nombre, cargo y Firma del responsable del área la persona que recibe y acepta el servicio (Gerente o Subgerente).




79

GA-RM-16

Unidad Administrativa: Número de Hoja:

Número de Contrato: Fecha de elaboración:

Nombre del Proveedor:

Objeto de la contratación:

Vigencia del Contrato

Fecha de entrega del Servicio

Número de la exhibición que se

libera

Monto de la exhibición que se

libera

Número de factura y/o recibo de honorarios

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERASUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


Aceptación de Servicios

Productos Recibidos Dictamen

NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE LA PERSONA QUE ACEPTÓ

EL SERVICIO

GA-RM-16




80

Revisión Física de Bienes (GA-RM-17)

Objetivo: Contar con un documento que permita controlar la recepción de bienes.

Elabora: Área solicitante del bien.

Valida: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales


Copia: Área Solicitante

CONCEPTO ANOTAR

1 - Denominación del área solicitante.

2 - Número de hojas que conforman el documento (ejem. 1/1, 1/3, etc.).

3 - Número del Contrato establecido con la empresa.


5 - Nombre del proveedor del Servicio.

6 - Número consecutivo por bien.

7 - Número de bienes a entregar.

8 - Día, mes y año en que se entrega el bien al Departamento de Adquisiciones.

9 - Descripción de los bienes solicitados.

10 - Descripción de los bienes recibidos y revisados.

11 - Dictamen.

12 - Nombre, cargo y firma del responsable del área que solicita el servicio (Gerente y/o Subgerente).




81

FONDO DE CULTURA ECONÓMICAGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALESGA-RM-17

REVISIÓN FÍSICA DE BIENESUNIDAD ADMINISTRATIVA: No. DE HOJA: _____________________

No. DE CONTRATO Y/O PEDIDO: FECHA: ___________________

NOMBRE DEL PROVEEDOR:

PARTIDA CANTIDADFECHA DE ENTREGA DEL

BIEN EN EL DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

DESCRIPCIÓN DEL BIEN DESCRIPCIÓN DEL BIEN SUMINISTRADO DICTAMEN SOBRE EL BIEN ENTREGADO

DE LA PERSONA QUE REALIZÓ LA REVISIÓN FISICA

NOMBRE, CARGO Y FIRMA

GA-RM-17




82

Solicitud de Tarjetas de Presentación (GA-RM-18)

Objetivo: Controlar las solicitudes de Tarjetas de Presentación del Personal del Fondo.

Elabora: Personal de área solicitante

Valida: Responsable de la Gerencia solicitante.


Copia Área solicitante.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Denominación del área que solicita las tarjetas.

2 - Datos a incluir en las tarjetas de presentación

3 - Cantidad requerida en cientos.

4 - Breve justificación de la necesidad de imprimir tarjetas.

5 - Nombre, cargo y Firma del Gerente o Subgerente que autoriza.




83

GA-RM-18

ÁREA REQUIRIENTE:

NOMBRE CARGO DOMICILIO TELÉFONO FAX CORREO ELECTRÓNICOCANTIDAD (CIENTO)

JUSTIFICACIÓN:

AUTORIZÓ

NOMBRE: CARGO:

SOLICITUD DE TARJETAS DE PRESENTACIÓN

GA-RM-18




84

Fianza de Anticipo (GA-RM-19)

Objetivo: Establecer las fianzas de los contratos celebrados con terceros.

Elabora: Personal de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Valida: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Distribución: Original: Cliente

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de Fianza.

2 - Importe del Anticipo con I.V.A.

3 - Nombre o Razón Social, R.F.C. y Domicilio de la Persona Física o Moral.

4 - No. de contrato.

5 - Fecha del contrato.

6 - Objeto del contrato, cláusula primera.

7 - Monto del contrato.

8 - Monto del contrato con letra.




85

Fondo de Cultura Económica GA-RM-19

Fianza de Anticipo

FIANZA No. FECHA DE EMISIÓN COMPRENDIDA ENTRE LOS 10 DÍAS NATURALES A PARTIR DE LA FIRMA DEL CONTRATO, COMO MÁXIMO. POR $_________________(IMPORTE TOTAL DEL ANTICIPO INCLUYE IVA) ANTE: FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

PARA GARANTIZAR POR: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________LA DEBIDA INVERSIÓN O DEVOLUCIÓN TOTAL O PARCIAL EN SU CASO DEL ANTICIPO QUE POR IGUAL SUMA RECIBA DEL BENEFICIARIO CON MOTIVO Y A CUENTA DEL CONTRATO: DEFECHA: , QUE NUESTRO FIADO CELEBRÓ CON EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA,RELATIVO A: , CON UN IMPORTE DE $ (1) SIN IVA

‘LA AFIANZADORA’ EXPRESAMENTE DECLARA:

A).- QUE LA FIANZA SE OTORGA EN LOS TÉRMINOS DEL CITADO CONTRATO, GARANTIZANDO CADAUNA DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS; B).- EN EL SUPUESTO DE MODIFICACIONES AL CONTRATO DE QUE SE TRATA, QUE IMPLIQUEN AMPLIACIÓN, O CUALQUIER OTRA QUE LO AFECTE,SE HARÁ CONSTAR EN DOCUMENTO ADICIONAL QUE A SOLICITUD DEL BENEFICIARIO, EXPEDIRÁLA AFIANZADORA, EL CUAL FORMARÁ PARTE INTEGRANTE DE ESTA POLIZA; C).- QUE PARA SER CANCELADA LA PRESENTE PÓLIZA DE FIANZA SERÁ REQUISITO INDISPENSABLE, LAAUTORIZACIÓN EXPRESA Y POR ESCRITO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA; D).- QUE LA INSTITUCIÓN AFIANZADORA ACEPTA SOMETERSE EXPRESAMENTE AL PROCEDIMIENTO DEEJECUCIÓN ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 95 Y 118 DE LA LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS EN VIGOR; ASÍ COMO A LAS REFORMAS VIGENTES, AÚN PARA EL CASO DE QUEPROCEDIERA EL COBRO DE INTERESES, CON MOTIVO DEL PAGO EXTEMPORÁNEO DEL IMPORTEDE LA PÓLIZA DE FIANZA REQUERIDA; E).- QUE LA PRESENTE FIANZA PERMANECERÁ EN VIGOR DESDE LA FECHA DE SU EXPEDICIÓN Y DURANTE LA SUBSTANCIACIÓN DE TODOS LOS RECURSOSLEGALES O JUICIOS QUE SE INTERPONGAN, HASTA QUE SE DICTE RESOLUCIÓN DEFINITIVA PORAUTORIDADES COMPETENTES.

LA PRESENTE FIANZA SE EXPIDE DE CONFORMIDAD CON LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EL REGLAMENTO DE LA LEY DEADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO Y LA LEY FEDERAL DEINSTITUCIONES DE FIANZAS.-FIN DE TEXTO.-

(1) EN EL CASO DE QUE EL MONTO SEA EN MONEDA EXTRANJERA, LA PRESENTE FIANZA SE EXPEDIRÁ EN LAMONEDA EXTRANJERA FORMALIZADA EN EL CONTRATO.

GA-RM-19




86

Fianza de Cumplimiento de Contrato (GA-RM-20)

Objetivo: Establecer las fianzas de cumplimiento de los contratos celebrados con terceros.

Elabora: Personal de la Subgerencia de Recursos materiales y Servicios Generales

Valida: Subgerencia de Recursos materiales y Servicios Generales

Distribución: Original: Proveedor.

Copia Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de Fianza.

2 - 10% del importe del contrato sin I.V.A.

3 - Nombre o Razón Social, R.F.C. y Domicilio de la Persona Física o Moral.

4 - No. de contrato.

5 - Fecha del contrato

6 - Monto del contrato.

7 - Monto del contrato con letra.

8 - Objeto del contrato, cláusula primera.




87

Fondo de Cultura Económica GA-RM-20

Fianza de Cumplimiento de Contrato

FIANZA No. : FECHA DE EMISIÓN COMPRENDIDA ENTRE LOS 10 DÍAS NATURALES A PARTIR DE LA FIRMA DEL CONTRATO, COMO MÁXIMO. POR $_____________________(10% DEL IMPORTE DEL CONTRATO SIN IVA) ANTE: FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

PARA GARANTIZAR POR: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________EL EXACTO CUMPLIMIENTO DE TODAS Y CADA UNA DE LAS OBLIGACIONES EN LOS TERMINOS Y CONDICIONES A SU CARGO, DERIVADAS DEL CONTRATO: DE FECHA: , CONIMPORTE DE $ (1) SIN IVA RELATIVO A: CON LAS CARACTERÍSTICAS Y DEMÁS ESPECIFICACIONES QUE SE DETALLAN EN EL CITADO CONTRATOCELEBRADO CON EL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA.

‘LA AFIANZADORA’ EXPRESAMENTE DECLARA:

A).- QUE LA FIANZA SE OTORGA EN LOS TÉRMINOS DEL CITADO CONTRATO, GARANTIZANDO CADAUNA DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS; B).- EN EL SUPUESTO DE MODIFICACIONES AL CONTRATO DE QUE SE TRATA, QUE IMPLIQUEN AMPLIACIÓN, O CUALQUIER OTRA QUE LO AFECTE,SE HARÁ CONSTAR EN DOCUMENTO ADICIONAL QUE A SOLICITUD DEL BENEFICIARIO, EXPEDIRÁLA AFIANZADORA, EL CUAL FORMARÁ PARTE INTEGRANTE DE ESTA POLIZA; C).- QUE PARA SER CANCELADA LA PRESENTE PÓLIZA DE FIANZA SERÁ REQUISITO INDISPENSABLE, LAAUTORIZACIÓN EXPRESA Y POR ESCRITO DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA; D).- QUE LA INSTITUCIÓN AFIANZADORA ACEPTA SOMETERSE EXPRESAMENTE AL PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 95 Y 118 DE LA LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DEFIANZAS EN VIGOR; ASÍ COMO A LAS REFORMAS VIGENTES, AÚN PARA EL CASO DE QUEPROCEDIERA EL COBRO DE INTERESES, CON MOTIVO DEL PAGO EXTEMPORÁNEO DEL IMPORTE DE LA PÓLIZA DE FIANZA REQUERIDA; E).- QUE LA PRESENTE FIANZA PERMANECERÁ EN VIGOR DESDE LA FECHA DE SU EXPEDICIÓN Y DURANTE LA SUBSTANCIACIÓN DE TODOS LOS RECURSOSLEGALES O JUICIOS QUE SE INTERPONGAN, HASTA QUE SE DICTE RESOLUCIÓN DEFINITIVA POR AUTORIDADES COMPETENTES.

LA PRESENTE FIANZA SE EXPIDE DE CONFORMIDAD CON LA LEY DE ADQUISICIONES,ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO Y EL REGLAMENTO DE LA LEY DEADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO Y LA LEY FEDERAL DE INSTITUCIONES DE FIANZAS.-FIN DE TEXTO.-

(1) EN EL CASO DE QUE EL MONTO SEA EN MONEDA EXTRANJERA, LA PRESENTE FIANZA SE EXPEDIRÁ EN LAMONEDA EXTRANJERA FORMALIZADA EN EL CONTRATO.

GA-RM-20


Fecha de autorización: 23/IX/2004 Volumen: I Capí tu lo : VI Página:


88

VI. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE FINANZAS Requisición de Compra y/o Servicio (GA- FI- 01 )

Objetivo: Contar con un documento que permita tener un control tanto de los bienes o servicios requeridos así como del proveedor elegido

Elabora: Área solicitante

Autoriza: Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

Distribución: Original: Departamento de Adquisiciones

Copia 1: Área solicitante.

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de requisición de compra será asignado una vez que la requisición de compra haya sido autorizada por la Gerencia de Administración y Finanzas (exclusivo llenado por el Departamento de Programación y Presupuesto).

2 - El día, mes y año de elaboración de la requisición de compra.

3 - Número de hojas por el que esta integrada la requisición de compra.

4 - Nombre completo de la unidad responsable .

5 - Anotar los cuatro primeros dígitos de la partida (AA91, DM52, 6i23).

6 - Asentar en pesos con dos decimales el monto total de requisición de compra, IVA incluido.

7 - Asentar con letra el importe total de la requisición.

8 - Número consecutivo de registros que se deriven por cada una de las partidas señaladas.

9 - Anotar la partida de gasto correspondiente al tipo de bien o servicio que se desea adquirir. Lo anterior con apego al “Clasificador por objeto del gasto” autorizado por la SHCP.

10 - Indicar claramente el bien o servicio que se desea adquirir.




89

CONCEPTO ANOTAR

11

- Indicar el mes de compromiso, de acuerdo al presupuesto autorizado modificado, en caso de no existir disponibilidad, primero se requerirá de la elaboración de una adecuación presupuestaria, respetando los lineamientos y criterios de austeridad en el manejo del gasto.

12 - Indicar el monto mensual que se desea para esa partida y concepto de gasto.

13 - Anotar la suma total de la columna de monto.

14 - Indicar con una “x” el tipo de procedimiento que corresponda a la solicitud de requisición de compra.

15 - Nombre, cargo y firma del titular del área responsable de la solicitud.

16 - Nombre, cargo y firma del titular del Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.




90

REQUISICION DE COMPRADE

NUMERO DE PARTIDA (9) CONCEPTO (10)

SECUENCIA (8)

TIPO DE PROCEDIMIENTO (14)

RMA RECURSOS MATERIALESSEE SERVICIOS EDITORIALES ( )SUS SUSCRIPCIONES ( )

NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO:

FIRMA: FIRMA:

FECHA: FECHA:

IMPORTE CON NUMERO (6) IMPORTE CON LETRA (7)

NUMERO DE REQUISICION DE COMPRA (1)

CONTROL DE HOJAS (3)

AÑO MES DIA

FECHA DE ELABORACION (2)

JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO


UNIDAD SOLICITANTE (15)

CALENDARIO (11)

AUTORIZACION DEL AREA DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO(16)

GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

MONTO(12) TOTAL(13)

NOMBRE DE LA UNIDAD RESPONSABLE (4) CLAVE DE LA UNIDAD RESPONSABLE (5)

HOJA

GA- FI- 01




91

Gestión de documentos -ventanilla única- (GA- FI- 02 )

Objetivo: Registrar la totalidad de los trámites para solicitar disponibilidad presupuestal y requisición de cheques que ingresan a la Gerencia de Administración y Finanzas

Elabora: Departamento de Programación y Presupuesto


Distribución: Original: Departamento de Programación y Presupuesto

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número consecutivo asignado al trámite

2 - Número de la requisición que generó el sistema de control presupuestal.

3 - El día, mes y año en que ingresó el trámite .

4 - Nombre o razón social del beneficiario del cheque.

5 - Clave de la partida presupuestal .

6 - Importe del pago en moneda nacional, si es el caso.

7 - Importe del pago en dólares, si es el caso.

8 - El día, mes y año en que ingresó el trámite al área responsable de presupuestos.

9 - El día, mes y año en que ingresó el trámite al área responsable de registro contable.

10 - El día, mes y año en que ingresó el trámite al área responsable del pago de cheque (Tesorería).

11 - El día, mes y año en que se devolvió al área remitente la documentación del trámite por causa de algún faltante o dato incorrecto.

12 - El día, mes y año en que el área remitente devolvió el trámite solventando las causas de devolución.

13 - Observaciones relativas a problemas con el trámite (causas de devolución principalmente).




92

CONCEPTO ANOTAR

14 - Total de documentos relacionados.

15 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

16 - El día, mes y año en que se entrega la relación.




93

GA- FI- 02

FONDO DE CULTURA ECONÓMICAGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUBGERENCIA DE FINANZASGESTIÓN DE DOCUMENTOS

REQUISICION

No. DE PAGO FECHA BENEFICIARIO PARTIDA M.N. DLS PRESUPUESTOS CONTABILIDAD TESORERIA DEVOLUCION REINGRESO OBSERVACIONES

VentanillaEN SISTEMA INGRESO PRESUPUESTAL

TOTAL DE DOCUMENTOS

RECIBE:

FIRMA:

FECHA:

IMPORTE




94

Gestión de documentos para tesorería (GA- FI- 03 )

Objetivo: Registrar los trámites de pago que ingresan al Departamento de Tesorería

Elabora: Departamento de Programación y Presupuesto



Copia 1: Departamento de Programación y Presupuesto

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número consecutivo asignado al trámite.


3 - El día, mes y año en que ingresó el trámite por ventanilla única.



6 - Importe en moneda nacional, si es el caso.

7 - Importe en dólares, si es el caso.


9 - Observaciones relativas a problemas con el trámite.


11 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Tesorería.





95

GA- FI- 03


SUBGERENCIA DE FINANZASGESTIÓN DE DOCUMENTOS (TESORERÍA)

REQUISICIONNo. DE PAGO FECHA BENEFICIARIO PARTIDA IMPORTE IMPORTE PRESUPUESTOS OBSERVACIONES

BRUTO M.N. DLSVentanilla EN SISTEMA INGRESO PRESUPUESTAL

TOTAL DE DOCUMENTOS

RECIBE:

FIRMA:

FECHA:




96

Relación de documentos para contabilidad (GA- FI- 04 )

Objetivo: Registrar los trámites de pago que ingresan al Departamento de Registro Contable

Autoriza: Jefe del Departamento de Registro Contable

Distribución: Original: Departamento de Registro Contable

Copia 1: Departamento de Programación y Presupuesto

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de la relación que se entrega.

2 - Número consecutivo asignado al trámite.


4 - El día, mes y año en que ingresó el trámite a ventanilla única.



7 - Importe en moneda nacional, si es el caso.

8 - Importe en dólares, si es el caso.


10 - Observaciones relativas a problemas con el trámite.


12 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Registro Contable.





97


SUBGERENCIA DE FINANZASRELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA CONTABILIDAD

RELACIÓN # ___________

REQUISICION IMPORTE IMPORTE

No. DE PAGO FECHA BENEFICIARIO PARTIDA MONEDA IMPORTE PRESUPUESTOS OBSERVACIONES

M.N. DOLARESVentanilla EN SISTEMA INGRESO PRESUPUESTAL

TOTAL DE DOCUMENTOS

RECIBE:

FIRMA:

FECHA:

GA- FI- 04




98

Volante de Devolución (GA- FI- 05 )

Objetivo: Informar a las áreas que solicitan los trámites de disponibilidad presupuestal y requisición de cheque las causas de devolución.

Elabora: Departamento de Programación y Presupuesto.

Autoriza: Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

Distribución: Original: Áreas que solicitan los trámites de disponibilidad presupuestal y requisición de cheque.

CONCEPTO ANOTAR


2 - El nombre o razón social del beneficiario.

3 - El importe con número del pago requerido.

4 - La partida presupuestal que corresponde al trámite solicitado.

5 - El día, mes y año en que ingreso el trámite a la ventanilla única.

6 - La Gerencia, Subgerencia o Departamento, según sea el caso, responsable del trámite.

7 - La descripción específica de la causa de la devolución .

8 - Una “X” en la causa genérica que corresponda a la devolución.




99

FECHA:

BENEFICIARIO

IMPORTE PARTIDA PRESUPUESTAL:

FECHA DE INGRESO DEL DOCUMENTO:

ÁREA:

MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN:

No tiene suficiencia presupuestal No se encuentra registrado en el sistema Error en la captura Partida Presupuestal incorrecta No reune requisitos presupuestales Documentación incompletaOtros (Especificar)

FONDO DE CULTURA ECONÓMICASUBGERENCIA DE FINANZAS - DEPARTAMENTOD E PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

VOLANTE DE DEVOLUCIÓN

GA- FI- 05




100

Comprobación de Viáticos (GA- FI- 06 )

Objetivo: Proporcionar un informe detallado y concentrado de los gastos efectuados en el desempeño de una comisión ya sea en el interior o exterior del país

Elabora: Persona comisionada

Revisa: Jefe del área solicitante

Autoriza: Director General, Gerente General y/o Gerente de área


Copia 1: Comisionado

Formato resumen

CONCEPTO ANOTAR

1 - Marque con una “X” el territorio donde se efectuó la comisión. (nacional o al extranjero).

2 - El día, mes y año de elaboración de la comprobación.

3 - Nombre de la persona comisionada.

4 - Puesto de la persona comisionada.

5 - Lugar y descripción breve de la comisión o asunto tratado en la comisión .

6 - El importe de la cuota diaria, tomando como referencia las tablas y tarifas emitidas al respecto por el Gobierno Federal.

7 - El tipo de moneda de acuerdo al destino de la comisión (moneda nacional o extranjera, especificar).

8 - En el caso de comisiones al exterior, se deberá especificar el tipo de moneda así como el tipo de cambio con el cual se realizaron las transacciones.

9 - Para cada uno de los conceptos el importe total erogado por los “x” número de días que duró la comisión.

10 - Para cada uno de los conceptos el importe total con tarjeta de crédito corporativa erogado por los “x” número de días que duró la comisión.




101

CONCEPTO ANOTAR

11 - La suma de todos los importes pagados en cada uno de los conceptos 9 y 10.

12 - La sumatoria de todos los gastos realizados.

13 - El total de anticipo entregado al personal comisionado ((igual a la multiplicación de la cuota diaria por el total de días de la comisión).

14 - La diferencia entre los conceptos 12 y 13.

15 - Las observaciones que se consideren pertinentes .

16 - Nombre, puesto y firma de la persona responsable de la comprobación.

17 - Afectación contable que realiza el personal del Departamento correspondiente.

18 - Nombre y firma del titular del área responsable y que revisó la información.

19 - Autorización del Director General, Gerente General o Gerente.




102

Comprobación de Viáticos (detalle) GA- R.F. –06 bis

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día mes y año de cada concepto que se va a relacionar

2 - Descripción genérica de cada concepto de comprobación

3 - Anotar una “X” para el caso de que el gasto haya sido erogado con la tarjeta de crédito corporativa (American Express)

4 - El importe gastado por concepto de transporte aéreo y terrestre

5 - El importe gastado por concepto de hospedaje

6 - El importe gastado por concepto de alimentación

7 - El importe gastado por concepto de otros (gastos sin comprobante)

8 - El importe gastado por concepto de gastos de representación

9 - La sumatoria de los gastos por día

10 - La sumatoria de los gastos del concepto 9




103

GA- FI- 06

NACIONALES (1) INTERNACIONALES (2) FECHA:

DATOS DEL COMISIONADO

(3) NOMBRE (4) PUESTO:(5) LUGAR(ES) Y FECHA DE LA COMISIÓN (6) CUOTA DIARIA:

(7) TIPO DE MONEDA: (8) TIPO DE CAMBIO:(A N E X A R E L C O M P R O B A N T E)

TRANSPORTE (11)CONCEPTO AEREO / HOSPEDAJE ALIMENTACIÓN OTROS GASTOS DE SUMA DE

TERRESTRE GASTOS REPRESENTACIÓN GASTOS

TOTAL PAGADO EN EFECTIVO (9) 0.00

TOTAL PAGADO CON TARJETA AMERICAN EXPRESS (10) 0.00

SUMA TOTAL 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00

* DIFERENCIA ENTRE GASTOS PAGADOS EN EFECTIVO Y ANTICIPO OTORGADO 0.00OBSERVACIONES O COMENTARIOS (15)

(a) FECHA _____/_____/_____(b)

42_______ -3701 PASAJES LOCALES $_____________ (c)

42_______ -3702 VIATICOS NACIONALES $_____________ (c)

42_______ -3705 PASAJES INTERNALES. $_____________ (c)

42_______ -3706 VIÁTICOS INTERNALES. $_____________ (c)

42_______ -2250 GASTOS SOCIALES $_____________ (c)

1127-0003 IVA ACREDITABLE $______________

1129- _____ ______________________ (d) $________________

1129-0166 TARJETA AMERICAN EXPRESS $________________TIPO DE CAMBIO DEL ANTICIPO (e) $____________

ELABORÓ: (f) SUBGERENTE ADMINISTRATIVO(PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO CONTABLE)

PÓLIZA DE DIARIO No ___________

Vo. Bo.

GERENTE DE ÁREA O GENERAL

AUTORIZÓ

(16) ELABORÓ

COMISIONADO

COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS (RESUMEN)

(14) *SALDO (FAVOR) CARGO $

(12) TOTAL DE GASTOS $

(13) TOTAL ANTICIPO $

(17) AFECTACIÓN CONTABLE




104

GA- FI- 06 bis

FECHA DÍA/MES CONCEPTO

AMEXCO

TRANSPORTE ÁEREO /

TERRESTREHOSPEDAJE ALIMENTACIÓN OTROS GASTOS GASTOS DE

REPRESENTACIÓNTOTAL DE GASTOS

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

(10) SUMA ESTA HOJA 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Página de '

COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS(DETALLE)




105

Estado de cuenta de clientes (GA- FI- 07 ) Objetivo: Conciliar el estado que guardan los diferentes movientos contables de los clientes del

FCE

Elabora: Departamento de Registro Contable

Autoriza: Subgerente de Finanzas


Copia 1: Cliente

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de la cuenta

2 - El nombre o razón social del cliente así como su domicilio, colonia y ciudad

3 - Mes al que corresponde el estado de cuenta

4 - El día, mes y año en que se registra el movimiento

5 - El tipo de movimiento realizado

6 - El importe del cargo en el estado de cuenta del cliente

7 - El importe del abono en el estado de cuenta del cliente

8 - El saldo que tenga la cuenta a la fecha que se está conciliando (diferencia cargos contra abonos)

9 - Mes a que corresponde el estado de cuenta

10 - Saldo acumulado al año

11 - Importe total de compra del año anterior




106

GA- FI- 07


Carretera Picacho Ajusco 227, Col. Bosques del Pedregal C.P. 14200, México, D.F.C.P. 14200, México, D.F. TEL. 5227-4621 5227-4620

Cuenta No. ESTADO DE CUENTACliente: Correspondiente al mes de:Domicilio:Colonia:Ciudad:

FECHA CARGOS ABONOS SALDO

Importe de su compra al mes de:Importe acumulado al año:Importe total de compra del año anterior:

CONCEPTO




107

Conciliación de Cuentas con Filiales (GA- FI- 08 )

Objetivo: Uniformar el formato de conciliación de saldos con subsidiarias para una mejor interpretación y análisis de los saldos



Distribución: Original: Casa matriz para su archivo

Copia 1: Subsidiaria

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de la cuenta de orden que le corresponde según el catálogo de cuentas.

2 - El número de subcuenta de orden que tiene asignado el catálogo de cuentas.

3 - El último día, mes y año a que corresponda la conciliación.

4 - El saldo en dólares que tenga la subsidiaria a la fecha especificada en el punto 3.

5 - El importe en dólares de los cargos de subsidiarias no correspondidos por casa matriz.

6 - El importe en dólares de los cargos de casa matriz no correspondidos por subsidiarias.

7 - El importe en dólares de los abonos de subsidiarias no correspondidos por casa matriz.

8 - El importe en dólares de los abonos de casa matriz no correspondidos por subsidiarias.

9 - La fecha que se está conciliando, debiendo coincidir con la del punto 3.

10 - El saldo en dólares que tenga la cuenta contable de casa matriz a la fecha que se está conciliando.




108

CONCEPTO ANOTAR

11 - El resultado de la suma de los puntos 4, 5 y 6 menos la suma de los puntos 7 y 8 deberá compararse con el saldo en libros mencionado en el punto 10 y la diferencia se anotará en este punto. Invariablemente la diferencia deberá ser cero.

12 - El nombre y firma de la persona que elabora la conciliación de cuentas intercompañías.

13 - El nombre y firma del Subgerente de Finanzas..

14 - Los comentarios o aclaraciones que se consideren necesarios para la mejor interpretación de las conciliaciones.




109

GA- FI- 08


CONCILIACIÓN DE LA CUENTANo._____________

CUENTA No.__________

SALDO EN FILIAL AL ____ DE ___________ DE 20______

MÁS:

CARGOS DE FILIAL NO CORRESPONDIDOS

CARGOS FCE MEXICO NO CORRESPONDIDOS

MENOS :

ABONOS DE FILIAL NO CORRESPONDIDOS:

ABONOS FCE MEXICO NO CORRESPONDIDOS:

SALDO MEXICO AL ______ DE ___________ DE 20______

DIFERENCIA:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

OBSERVACIONES




110

Conciliación Bancaria de la Cuenta (GA- FI- 09 )

Objetivo: Informar como se encuentran integradas las diferencias entre los saldos en libros y los reportados en los estados de cuenta bancarios, al período que corresponda



Distribución: Original: Departamento de Registro Contable para su archivo

Copia 1: Subgerencia de Finanzas para aclaración y seguimiento. En caso de las distribuidoras regionales deberán enviar copia al Departamento de Registro Contable

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número de la cuenta que le corresponde según el catálogo de contabilidad.

2 - El nombre del banco y número de cuenta bancaria asignada.

3 - El último día, mes y año al que corresponda la conciliación.

4 - El saldo que reporta el estado de cuenta bancario a la fecha especificada en el punto 3.

5 - El importe total de los cargos del banco no correspondidos en los registros contables del organismo.

6 - El importe total de los cargos del organismo no correspondidos en el estado de cuenta bancario.

7 - El importe total de los abonos del banco no correspondidos en los registros contables del organismo.

8 - El importe total de los abonos del organismo no correspondidos en el estado de cuenta bancario.

9 - La fecha a la que se está conciliando, debiendo coincidir con la del punto 3.

10 - El saldo que tenga la cuenta contable a la fecha que se está conciliando.




111

CONCEPTO ANOTAR

11 - El resultado de la suma de los puntos 4, 5 y 6 menos la suma de los puntos 7 y 8 deberá compararse con el saldo en libros mencionado en el punto 10 y la diferencia se anotará en este punto. Invariablemente la diferencia deberá ser cero.

12 - El nombre y firma de la persona que elabora la conciliación bancaria.

13 - El nombre y firma del Subgerente de Finanzas.

14 - Los comentarios o aclaraciones que se consideren necesarias para la mejor interpretación de las conciliaciones.




112

GA- FI- 09


CONCILIACIÓN BANCARIA DE LA CUENTA

No._____________

CUENTA BANCARIA No.__________

SALDO EN ESTADO DE CUENTA AL ___ DE ___________ DE 20___

MÁS:

CARGOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS

CARGOS FCE NO CORRESPONDIDOS

MENOS :

ABONOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS:

ABONOS FCE NO CORRESPONDIDOS:

SALDO EN LIBROS AL ______ DE ___________ DE 20______

DIFERENCIA:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

OBSERVACIONES




113

Aviso de Cargo (GA- FI- 10 ) Objetivo: Tener un documento soporte de los avisos de cargo por el cliente, para cualquier

aclaración solicitada al respecto, al Departamento de Tesorería

Elabora: Departamento de Tesorería


Elaboración: Original: Cliente

Copia 1: Tesorería (Soporte para el ingreso de la cobranza)

Copia 2: Registro contable (Archivo consecutivo)

Copia 3: Registro contable (Póliza diario)

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año de elaboración del aviso.

2 - El número de cuenta del cliente.

3 - El registro federal de contribuyentes del cliente.

4 - La calle, No., Colonia, Delegación o municipio y Código postal.

5 - El agente.

6 - El número de control.

7 - El concepto que genera el cargo.

8 - La causa por la cual se genera el cobro.

9 - Los cargos parciales.

10 - El importe del cargo.

11 - Los comentarios pertinentes.

12 - El importe total.

13 - El importe del I.V.A. desglosado.

14 - La suma del importe total más el I.V.A. correspondiente.

15 - El tipo de cambio, en su caso.

16 - Con número y letra la cantidad del importe total a pagar.

RH-12




114

GA- FI- 10

FACTURA

C O N C E P T O PARCIAL IMPORTE

OBSERVACIONES IMPORTE TOTAL

IVA:

TOTAL:

TIPO CAMBIO:

NETO A PAGAR:


Av. Picacho-Ajusco No. 227 * Col. Bosques del Pedregal * Deleg. Tlalpan C.P. 14200 * México, D.F.Tel. 227-4672 * Fax: 227-4683

RFC- FCE-841220-H21

FOLIO No.

HOJA No.

FECHA DIA MES AÑO

AGENTE: CONTROL No.CTA. CLIENTE:RFC:

CON ESTA FECHA HEMOS CARGADO A SU APRECIABLE CUENTAPOR EL COCNEPTO ABAJO MENCIONADO

AVISO DE CARGO

43

2CTA CLIENTE:RFC:DIRECCIÓN:




115

Contra Recibo (GA- FI- 11 )

Objetivo: Proporcionar al proveedor un documento canjeable para efectuar el cobro de su factura, recibo o remisión, con base a los plazos establecidos

Elabora: Áreas responsables de recepción de facturas o recibos de honorarios

Autoriza: Jefe del Departamento de Tesorería

Distribución Original: Proveedor

Copia 1: Facturación

Copia 2: Provisión de pasivos

Tamaño : ( 13.9 x 21.6 cm)

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año de la revisión.

2 - El nombre o razón social del titular de los documentos.

3 - El número de remisión o factura y su importe en los espacios indicados respectivamente.

4 - El importe total de los documentos.




116

GA- FI- 11

CONTRA RECIBO No. X XXXX

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA,

Carretera Picacho Ajusco 227, Tlalpan, 14200 México, D. F. Tels.: 5227-46-72 y 5227-46-73

.................. de ........................... de 20...... RECIBIMOS DE ....................................................................................................... ................................................................................................................................... para su revisión los siguientes documentos: ...................................................................................... $ ..................................... ...................................................................................... $ ..................................... ...................................................................................... $ ..................................... ...................................................................................... $ ..................................... ...................................................................................... $ ..................................... ...................................................................................... $ ..................................... ...................................................................................... $ ..................................... $ .....................................

RECEPCIÓN DE FACTURAS: Miércoles de las 10 a las 14 horas. RECEPCIÓN DE RECIBOS DE HONORARIOS: Lunes de las 10 a las 14 horas.

PAGOS: Viernes de las 11 a las 13 horas.




117

Objetivo: Tramitar los cheques que requieran las distintas áreas del Fondo de Cultura Económica ante la Subgerencia de Finanzas


Revisa Departamento de Tesorería

Autoriza: Gerencia o Subgerencia del área solicitante


Copia 1: Áreas responsables de recepción de facturas o recibos de honorarios

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año de elaboración del formato.

2 - El nombre de la persona que solicita el tramite.

3 - El puesto de la persona que solicita el trámite.

4 - El teléfono o extensión de la persona solicitante.

5 - La gerencia a la que pertenece la persona solicitante.

6 - La firma de la persona que solicita el trámite.

7 - El nombre o razón social de la persona a la que será destinado el cheque; en su caso, el número de cheque que le corresponderá.

8 - Una “x” en el espacio correspondiente si es moneda nacional, en el caso de ser otra moneda indicar en el espacio con letra el tipo de moneda requerida.

9 - En los espacios asignados primero en número y posteriormente en letra la cantidad solicitada.

10 - El número de requisición de pago que genera el sistema de control presupuestal.

11 - La fecha en que el pago deberá ser realizado.

12 - La clave de obra asignada en los casos que aplique.

13 - La causa o motivo que genera el pago.




118

CONCEPTO ANOTAR

14 - En los espacios asignados se recabará firma de los responsables de autorizar el pago, en su caso, Gerente del área, así como Subgerente o Jefe de Departamento que corresponda.

15 - La clave presupuestal en el espacio correspondiente y el área que absorberá el gasto, en caso de que el gasto sea cargado a otra área que no sea la solicitante se deberá recabar el Vo. Bo. del jefe del área que absorberá el gasto.

16 - Sello de visto bueno del área de presupuesto.

17 - Número de pedido que general el sistema de control presupuestal y en su caso, visto bueno del área de recursos materiales y servicios generales.

18 - Número de póliza de pasivo que registra el área de registro contable.

19 - Sello de visto bueno del área de registro contable.




119

GA- FI- 12


REQUISICIÓN DE CHEQUE A SUBGERENCIA

DE RECURSOS FINANCIEROS

DATOS DEL SOLICITANTE FECHA:

DÍA MES AÑO NOMBRE: PUESTO GERENCIA: TEL. EXT.:

FIRMA

CHEQUE A FAVOR DE:

NUMERO DE CHEQUE: ______________ TIPO DE MONEDA:

NACIONAL

( ) OTRA ( )

IMPORTE:

(NÚMERO) (INDICAR CANTIDAD CON LETRA)

NUMERO DE REQUISICION (GENERADO POR EL SISTEMA):

DIA EN QUE SE REQUIERE EL PAGO _______/_______/_______

CLAVE DE LA OBRA _____________________________________________

DIA MES AÑO (EN SU CASO) CONCEPTO

(EN CASO DE REQUERIR MÁS ESPACIO, UTILIZAR EL REVERSO DEL FORMATO)

A U T O R I Z A C I Ó N (NOMBRE Y FIRMA)

GERENTE DE AREA SUBGERENTE DE AREA

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL:

PARTIDA PRESUPUESTAL Y NOMBRE ÁREA QUE ABSORBERÁ EL GASTO VOBO. AREA DE PRESUPUESTOS: (EN CASO DE QUE EL GASTO SEA CARGADO A OTRA ÁREA QUE NO SEA LA SOLICITANTE FAVOR DE RECABAR EL Vo. Bo. DEL AREA)

NUMERO DE PEDIDO GENERADO POR EL SISTEMA: __________________ VOBO. AREA DE RECURSAS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. CONTABILIZACIÓN: NUM. DE PÓLIZA PASIVO

VOBO. AREA DE CONTABILIDAD


REQUISICIÓN DE CHEQUE A SUBGERENCIA

DE FINANZAS




120

Reporte de Validación de Facturas y/o Recibos (GA- FI- 13 )

Objetivo: Contar con un documento para verificación de datos y poder tramitar el pago correspondiente.


Autoriza: Jefe del Departamento de Tesorería


Copia 1: Área responsable de recepción de facturas o recibos de honorarios

CONCEPTO ANOTAR

1 - Nombre o razón social del proveedor

2 - Número de factura o recibo de honorarios del proveedor

3 - Este espacio es llenado por el Departamento de Tesorería

4 - El área solicitante deberá consignar con una “X” si el documento entregado cuenta con la siguiente información:

• Nombre del beneficiario • Domicilio fiscal • Registro Federal de Causantes • Fecha de emisión • IVA desglosado • ISR desglosado • Clave de la obra (si es el caso) • Si los cálculos fueron verificados • Firma de Visto Bueno del área • Tabulador • Número de contrato vigente • Concepto de honorarios detallado • Número de pedido y número de requisición generado por el

sistema de control presupuestal

5 - En los espacios asignados se recabará firma de los responsables de autorizar el pago, en su caso, Gerente del área, así como Subgerente o Jefe de Departamento que corresponda




121

CONCEPTO ANOTAR

6 - Las observaciones que se consideren pertinentes (detalles para depósito en cuenta bancaria, etc)

7 - La clave presupuestal en el espacio correspondiente y el área que absorberá el gasto, en caso de que el gasto sea cargado a otra área que no sea la solicitante se deberá recabar el Vo. Bo. del jefe del área que absorberá el gasto

8 - Sello de visto bueno del área de presupuesto

9 - Número de pedido que general el sistema de control presupuestal y en su caso, visto bueno del área de recursos materiales y servicios generales

10 - Número de póliza de pasivo que registra el área de registro contable

11 - Sello de visto bueno del área de registro contable




122

GA- FI- 13


REPORTE DE VALIDACIÓN DE

FACTURAS Y/O RECIBOS

NOMBRE:

NUM. DE FACTURA

- NUM. DECHEQUE

NUM. DE RECIBO DE HON.:

ASPECTOS A VERIFICAR DEL DOCUMENTO POR EL AREA SOLICITANATE: SI NO N/A* SI NO N/A*

NOMBRE TABULADOR

DOMICILIO FISCAL CONTRATO VIGENTE NO.

R.F.C. CONCEPTO DE HONORARIOS DETALLADO

FECHA PEDIDO

I.V.A. DESGLOSADO

I.S.R. DESGLOSADO

CLAVE DE LA OBRA

CÁLCULOS VERIFICADOS

Vo. Bo. ÁREA NO. DE REQUISICION (GENERADO POR SISTEMA)

AUTORIZACION DEL AREA SOLICITANTE (NOMBRE, CARGO Y FIRMA)

OBSERVACIONES:

AFECTACIÓN PRESUPUESTAL:

PARTIDA PRESUPUESTAL Y NOMBRE ÁREA QUE ABSORBERÁ EL GASTO

VOBO. AREA DE PRESUPUESTOS: (EN CASO DE QUE EL GASTO SEA CARGADO A OTRA ÁREA QUE NO SEA LA SOLICITANTE FAVOR DE RECABAR EL Vo. Bo. DEL AREA )

NO. DE PEDIDO GENERADO POR EL SISTEMA: _____________________ VOBO. AREA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES. CONTABILIZACIÓN: NUM. DE PÓLIZA

PASIVO

CUENTA SUBCUENTA REFERENCIA PARCIAL DEBE HABER

VOBO. AREA DE CONTABILIDAD:




123

Solicitud de Viáticos (GA- FI- 14 )

Objetivo: Tramitar los viáticos necesarios ante el Departamento de Tesorería para la realización de las comisiones requeridas.

Elabora: Persona comisionada

Revisa: Jefe del área solicitante

Autoriza: Director General, Gerente General y/o Gerente de área

Distribución: Original: Departamento de Tesorería, mediante el formato de “Requisición de Cheque”

Copia 1: Comisionado

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año de elaboración de la solicitud del servicio.

2 - Nombre y puesto de la persona solicitante.

3 - Nombre del área a la que está adscrito el solicitante (dirección general, gerencia o coordinación general, subgerencia y/o departamento.

4 - Descripción breve de la comisión o asunto que se va a tratar. (promocionar al FCE en la feria de Guadalajara, participar en el inventario de la librería de Monterrey, etc.).

5 - Sólo cuando la situación lo amerita, causa y/o justificación que motiva la comisión.

6 - Periodo programado de la comisión.

7 - Marque con una “X” el territorio dónde se efectuará la comisión. (nacional o al extranjero).

8 - Indicar el programa que se va a atender con la comisión.

9 - Nombre del funcionario, asociación, organismo, empresa o cualquier instancia con la que se tiene cubrir el compromiso previamente contraído.




124

CONCEPTO ANOTAR

10 - El programa, subprograma, proyecto y partida a que se va a afectar el gasto.

11 - Lugar y/o zona económica dónde se va a llevar a cabo la comisión.

12 - Periodo de estancia de la comisión. Debe ser igual al concepto 6.

13 - Número de días naturales de estancia. Debe desprenderse del punto anterior.

14 - Descripción de las actividades que se van a desarrollar durante la comisión.

15 - Importe de los viáticos en moneda nacional o extranjera.

16 - La suma de los importes descritos en el concepto 15.

17 - Nombre, puesto y firma de la persona que llena la solicitud.

18 - Nombre y firma del gerente o coordinador general que autoriza la solicitud.

19 - Sólo se llena en viáticos nacionales. Nombre, puesto y firma del Gerente de Administración y Finanzas.

20 - Sólo se llena en viáticos internacionales. Nombre, puesto y firma del (la) Director (a) General.




125

GA- FI- 14

FECHA:NOMBRE Y PUESTO DEL SOLICITANTE:ÁREA DE ADSCRIPCIÓN:COMISIÓN OFICIAL: PROGRAMA PRIORITARIO

URGENCIA IMPREVISTA: COMPROMISO CONTRAÍDO CONPERÍODO DE LA COMISIÓN:VIÁTICOS: NACIONALES AL EXTRANJERO AFECTACIÓN PRESUPUESTAL:

TOTAL

SOLICITÓ

NOMBRE: _________________________

CARGO: __________________________

SOLICITUD DE VIÁTICOS(PARA COMISIONES DENTRO DEL TERRITORIO NACIONAL Y AL EXTRANJERO)

LUGAR/ZONA ECONÓMICA PERÍODO DE ESTANCIA DÍAS NATURALES ACTIVIDADES IMPORTEESPECÍFICAS VIÁTICOS

AUTORIZÓAUTORIZÓ VIÁTICOS NACIONALES VIÁTICOS INTERNACIONALES

GERENTE DEL ÁREAGERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECTOR(A) GENERAL




126

Vale de Fondo Fijo (GA- FI- 15 )

Objetivo: Respaldar las salidas de dinero en efectivo del fondo fijo con la finalidad de obtener posteriormente la documentación comprobatoria del gasto efectuado

Elabora: Persona solicitante del efectivo

Revisa: El encargado del fondo fijo

Autoriza: Gerente de área o Subgerente autorizado

Distribución: Original: Responsable del fondo fijo

CONCEPTO ANOTAR

1 - Con número y letra la cantidad recibida.

2 - El motivo por el cual se otorga la cantidad.

3 - El día, mes y año en que fue entregada la cantidad.

4 - La firma del gerente de área o subgerente autorizado.




127

GA- FI- 15

RECIBÍ DEL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA, LA CANTIDAD DE

$ ........................................................................................................................................................................... NÚMERO LETRA

por concepto de ..............................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................................................

México, D. F., a............. de .......................................... de 20.............

AUTORIZADO

........................................




128

Historial de Cobranza (GA- FI-16)

Objetivo: Contar con documento soporte que permita conocer la situación actual de la cobranza del cliente en cuanto a pagos efectuados y pendientes de realizar

Elabora: Departamento de Ingresos

Autoriza: Jefe del Departamento de Ingresos

Distribución: Original: Departamento de Ingresos

Copia 1: Gestor de cobranza

CONCEPTO ANOTAR

1 - La razón social y/o el nombre completo del cliente.

2 - El número de cuenta con que fue dado de alta el cliente.

3 - El nombre del gestor de cobranza.

4 - Señalar si el documento es una remisión.

5 - Señalar si el documento es una factura.

6 - El folio de emisión del documento al cobro.

7 - El día, mes y año en que se efectuó la visita al cliente.

8 - Si se llevó a cabo la cobranza y en caso contrario, el motivo por el cual no se realizó.

9 - El folio del contra-recibo.




129

GA- FI- 16

TESORERIA

HISTORIAL DE COBRANZA

CLIENTE: REMISIÓN FACTURA

NÚM: NOMBRE:

CONTRARECIBO

NÚMERORESULTADO

NÚMERO FECHA

RELACIÓN DE DOCTOS AL COBRO




130

Reporte de Movimiento e Informe de Cobros (GA- FI- 17 )

Objetivo: Registrar la cobranza realizada por cada cobrador, para tener un mejor control de la misma


Autoriza: Jefe de Departamento de Ingresos

Distribución: Original: Jefe de Departamento de Ingresos

Copia 1: Caja (Archivo temporal)

Copia 2: Cobrador

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año que comprende el reporte

2 - El número de informe de cobros

3 - El número de la orden de recibo de fondos. De acuerdo a su clasificación: • R.A.: corresponde a clientes de plaza • R.B.: corresponde a clientes del interior • R.C.: corresponde a clientes del exterior

4 - Con número la cantidad de dinero recuperado del ejercicio anterior para clientes de plaza o clientes del interior

5 - La cantidad de documentos que corresponda al tipo de cliente referido

6 - Con número el monto del ejercicio actual recuperado para clientes de plaza o clientes del interior

7 - La cantidad de documentos que corresponda al tipo de cliente referido

8 - La información del punto No. 4 , clientes (de plaza o interior) anterior

9 - La información del punto No. 6 , clientes (de plaza o interior) actual

10 - La suma del punto 8 y 9, ejercicio anterior más ejercicio actual




131

REPORTE DE MOVIMIENTOS E INFORME DE COBROS

GA-FI-17

REPORTE DE MOVIMIENTO DE CLIENTES AL DE DE 20

INFORME DE COBROS NÚM:

R.A.:

R.B:

R.C.:

PLAZA INTERIOR PLAZA INTERIOR

CLIENTES

DOCUMENTOS

EJERCICIO EJERCICIO

ANTERIOR ACTUAL

EJERCICIO ACTUAL

TOTAL

ORDEN DE RECIBO DE FONODS No.

EJERCICIO ANTERIOR

GA- FI- 17




132

Orden de Recibo de Fondos (GA- FI- 18 )

Objetivo: Llevar un registro de todos los ingresos por concepto de cobros de los diversos clientes del Fondo de Cultura Económica, para su control interno

El presente documento se elabora en tres tipos:

Tipo A En este caso el responsable de su elaboración es el auxiliar de plaza.

Tipo C En este caso se elabora en dólares.



Distribución: Original: Cliente

Copia 1: Departamento de Registro Contable

Copia 2: Departamento de Ingresos

Copia 3: Caja

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número consecutivo del formato.


3 - La cuenta o subcuenta en donde se va a depositar el pago.

4 - El día, mes y año en que se elaboró el documento.

5 - La cantidad por la cual se hace el recibo.

6 - La cantidad con número y letra por la cual se elabora el recibo.

7 - Una “x” si el pago es en efectivo.

8 - El número del cheque con el cual se efectúa el pago.

9 - El nombre del banco en donde se va a hacer el depósito.

10 - El número de las facturas que se están pagando, y el importe correspondiente a cada uno.




133

CONCEPTO ANOTAR

11 - El sello de la caja.

12 - El nombre y la firma del cajero, una vez que recibe documentos.

13 - Para el caso del la orden en moneda extranjera nombre y firma de la persona que elabora el formato.




134

ORDEN DE RECIBO DE FONDOS

No. XXXXXRECIBIMOS DE : ABÓNESE A:

DE DE POR $

AL CAJERO

SÍRVASE USTED RECIBIR LA CANTIDAD DE $

( ) EN EFECTIVO

CHEQUE NÚM. CARGO AL BANCO

POR CONCEPTO DE

P.P.

SELLO DE CAJA RECIBÍ DE CONFORMIDAD

CARRETERA PICACHO-AJUSCO 227; COL. BOSQUES DEL PEDREGAL DEL. TLALPANC.P. 14200, MÉXICO, D. F. TEL 5227-4672 / FAX 5227-4683. www.fce.com.mx

GA- FI- 18

Tipo A




135

A______de________________________de 20_____ Por $________________ Al cajero:

Sírvase usted recibir la cantidad de DLLS$ _______________(_____________________________________________________________________ ) En efectivo o

Cheque Núm.__________________ Cargo al Banco____________________________________________________

Por concepto de:________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA ORDEN DE RECIBO Carretera Picacho Ajusco 227, Tlalpan, 14200 México, D. F. DE FONDOS No.

C

Recibimos de: Abónese a: Cuenta Subcuenta

FORMULADO SELLO DE LA CAJA RECIBÍ DE CONFORMIDAD

CAJA R.F.C. FCE-841220-H21 ISIM 80451 - Exento Cámara Nal. de la Ind. De. 0087

GA- FI- 18

Tipo C




136

Relación de Documentos Entregados al Cobro (GA- FI- 19 )

Objetivo: Contar con un documento soporte, que permita llevar un registro de la relación de documentos entregados al cobro para su control interno



Distribución: Original: Departamento de Ingresos

Copia 1: Cobrador

CONCEPTO ANOTAR

1 - El folio consecutivo del formato.

2 - El número del cliente.


4 - El tipo de documento, ya sea recibo, factura o remisión.

5 - El número del documento.

6 - El número de factura que ampara el Contrarecibo.

7 - El importe parcial cobrado.

8 - La suma de los anticipos cobrados.

9 - La sumatoria de los cobros efectuados.

10 - El día, mes y año en que se elabora la forma.

11 - El nombre y firma de la persona que elabora el documento.

12 - El nombre y firma del gestor de cobranza.

13 - El nombre y firma de conformidad del Jefe del Departamento de Tesorería.




137

GA- FI- 19

TESORERÍA

NÚMERO N O M B R E CLASE NUMERO REFERENCIA

TOTAL:

MÉXICO, D.F. A ________ DE _______ DE 2004

CLIENTE

ELABORÓ ENTREGÓ RECIBÍ DE CONFORMIDAD

PARCIAL TOTALDOCUMENTO

RELACIÓN DE DOCUMENTOS ENTREGADOS AL COBRO

FOLIO:

__________________




138

Reporte de movimientos de clientes e informe de cobros –coediciones- (GA- FI- 20 )

Objetivo: Llevar un registro de los ingresos por coediciones, que se generen, para su control interno





CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año hasta el cual se reporta el ingreso .

2 - El número de recibo o de recibos.

3 - Con número la cantidad de dinero recuperado del ejercicio anterior.

4 - Con número el monto del ejercicio actual recuperado.

5 - La información del punto No. 3, coediciones anterior.

6 - La información del punto No. 4, coediciones actual.

7 - La suma del punto 5 y 6, ejercicio anterior más ejercicio actual.

8 - El nombre y firma del Jefe del Departamento de Ingresos.




139

GA- FI- 20

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA REPORTE DE INGRESOS POR COEDICIONES

REPORTE DE INGRESOS POR COEDICIONES AL:_________

RECIBO DE CAJA NÚMERO _____________

COEDICIONES ANTERIOR ACTUAL

COEDICIONES

Ejercicio anterior Ejercicio

actual TOTAL

........................................RESPONSABLE




140

Reporte de movimientos de clientes e informe de cobros -texto de secundaria- (GA- FI- 21 )

Objetivo: Llevar un registro de los ingresos por coediciones, que se generen, para su control interno.





CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año hasta el cual se reporta el ingreso .




5 - La información del punto No. 3, clientes anterior

6 - La información del punto No. 4, clientes actual.

7 - La suma del punto 5 y 6, ejercicio anterior mas ejercicio actual.





141

GA- FI- 21

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA REPORTE –TEXTO DE SECUNDARIA

REPORTE DE MOVIMIENTOS DE CLIENTES AL : __________________

INFORME DE COBROS NÚM. :___________ __________

Ejercicio anterior Ejercicio actual PLAZA E INTERIOR PLAZA E INTERIOR

CLIENTES


actual TOTAL

........................................RESPONSABLE




142

Reporte de Ingresos Internacional (GA- FI- 22 )

Objetivo: Llevar un registro de los ingresos de carácter internacional, que se generen, para su control interno





CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año hasta el cual se reporta el ingreso internacional.


3 - El número de cuenta afectada.



6 - La información del punto No. 3, clientes internacionales anterior.

7 - La información del punto No. 4, clientes internacionales actual.

8 - La suma del punto 5 y 6, ejercicio anterior más ejercicio actual.





143

GA- FI- 22

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA REPORTE DE INGRESOS INTERNACIONAL

REPORTE DE INGRESOS INTERNACIONAL AL : ___

RECIBO C No. ____________________ CUENTA: ________________

CLIENTES INTERNACIONAL ANTERIOR ACTUAL

CLIENTES


actual TOTAL

........................................RESPONSABLE


Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : VI I Página:


144

VII. FORMATOS DE LA SUBGERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Vale de salida de equipo de cómputo (GA- TI- 01 )

Objetivo: Controlar la salida de equipo de cómputo que se envía con un proveedor de mantenimiento o reparación.

Elabora: Personal del Departamento de Soporte Técnico

Autoriza: Jefe del Departamento de Soporte Técnico

Distribución: Original Personal de vigilancia en la puerta principal de salida del edificio.

Copia 1: Departamento de Soporte Técnico, archivo. Tamaño: ( 21.6 x 13.9 cm )

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se realiza la salida de equipo de cómputo.

2 - El nombre de la empresa que proporciona el servicio de mantenimiento o reparación del equipo de cómputo.

3 - La descripción genérica del equipo.

4 - La marca que identifica al equipo de cómputo.

5 - El modelo específico del equipo de cómputo.

6 - El número de serie que está grabado o impreso en una placa o etiqueta adherida al equipo de cómputo.

7 - Lo referente a características o estado general del equipo de cómputo.

8 - El nombre y firma de la persona que autoriza la salida del equipo de cómputo (Subgerente de Tecnología de la Información, Jefe de Soporte Técnico).

9 - El nombre y firma de la persona que recibe el equipo de cómputo.




145

GA- TI- 01

VALE DE SALIDA EQUIPO DE CÓMPUTOSUBGERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN


PROVEEDOR:

EQUIPO MARCA MODELO NO.SERIE

COMENTARIOS:

NOMBRE FIRMA AUTORIZO

NOMBRE FIRMA RECIBIO

FECHA:________




146

Cuestionario de evaluación de soporte técnico (GA- TI- 02 )

Objetivo: Conocer los resultados, a partir de la satisfacción del usuario, en cuanto a tiempo de atención y calidad del servicio.

Elabora: Usuario, al término de la atención a su reporte,

Distribución: Original Departamento de Soporte Técnico

CONCEPTO ANOTAR

1 - El número consecutivo que corresponda.

2 - El nombre completo del usuario que reporta el problema.

3 - La Gerencia o Coordinación General a la que pertenece el usuario.

4 - El Área, Subgerencia y/o Departamento donde está asignado el usuario.

5 - La fecha de que se toma el reporte, día, mes y año.

6 - Teléfono ó extensión del área involucrada.

7 - El nombre de la persona de Soporte Técnico que se designa para atender el problema.

8 - Clasificación de la falla según conceptos de soporte técnico.

9 - La descripción breve del problema que reporta el usuario.

10 - Descripción del trabajo efectuado.

11 - La fecha en que se programa la atención del reporte, día, mes y año, por el responsable de Soporte Técnico.

12 - El estado en que se encuentra el reporte.

13 - La marca “X”, sobre las líneas o dentro de los cuadros, según corresponda a la respuesta que el usuario considere adecuada.

14 - Los comentarios o sugerencias que el usuario considere pertinentes para mejorar el servicio.

15 - Firma o rúbrica del usuario, al terminar de responder al cuestionario.




147

GA- TI- 02

Reporte: Nombre del Usuario:

Gerencia: Departamento:

Fecha del reporte: TEL O EXT:

Nombre del responsable:

Tipo de reporte

Descripción de la solicitud:

Descripción del estado:

Fecha de término:

Trabajo efectuado:

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE SOPORTE TÉCNICO


SUBGERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

1.- ¿Cómo fue el procedimiento de levantamiento de solicitud de soporte?

Telefónico_______ Contestadora:_________ Personal:_______

2.- Califique el tiempo de atención de su reporte:

4.-¿La atención prestada por el personal de soporte técnico fué?

Muy Buena_____ Buena:____ Mala:____

5.-Califique los conocimientos de la persona que atendió su reporte:

Adecuados:____ Regulares:____ Inadecuados:____

3.-¿Su reporte se resolvió satisfactoriamente?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________

Firma del usuario

Marque con una "X" la opción seleccionada

Muy bueno_______ Bueno:_________ Regular:_______ Malo:_______

Sí___ ¿Por qué?_________________________________No___

Regular:____

Comentarios y sugerencias para mejorar este servicio:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________




148

Solicitud de servicios de red (GA- TI- 03 )

Objetivo: Registrar las solicitudes de servicios de red para su atención procedente conforme las necesidades expresadas por los usuarios.

Elabora: Solicitante del servicio

Autoriza: Gerente del área a que pertenece el solicitante del servicio y Jefe del Departamento de Soporte Técnico

Distribución: Original Departamento de Soporte Técnico

CONCEPTO ANOTAR

1 - Folio que asigna para archivo el Departamento de Soporte Técnico

2 - La fecha en que se elabora la solicitud, día, mes y año

3 - El nombre de la persona que requiere del servicio

4 - El área (Gerencia, Subgerencia) a que pertenece el solicitante del servicio.

5 - El puesto que tiene el solicitante del servicio.

6 - El tipo de contratación que corresponde al solicitante del servicio.

7 - En su caso, el número de empleado del FCE.

8 - Anotar con una “X” el tipo de servicio que se solicita.

9 - Explicar brevemente el motivo por el que solicita el servicio del punto anterior.

10 - Cualquier comentario u observación relativo al servicio solicitado, disponibilidad y ubicación del equipo, etcétera.

11 - Firma del solicitante del servicio.

12 - Nombre y firma del Gerente del área (o su equivalente) a que pertenece el solicitante del servicio.

13 - Nombre y firma del Jefe del Departamento de Soporte Técnico.




149

GA- TI- 03

Nombre: Adscripción: Puesto: Empleados Honorarios Otro Número de Empleado:

Servicios Solicitados

Clave de Red

Correo Electrónico

Acceso a Internet

AS/400

Justificación

Observaciones

Autorizó Autorizó

Firma Solicitante Gerente de Área Coord. Depto. Soporte Técnico

DIA MES AÑO SOLICITUD DE SERVICIOS DE RED

FOLIO


Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Capí tu lo : VI I I Página:


150

VIII. FORMATOS COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE SEMINARIOS

Solicitud de Servicio Interno de la Unidad Cultual Maestro “Jesús Silva Herzog” (GA-UC-01)

Objetivo: Establecer las características necesarias para llevar a cabo la actividad o evento

Elabora: Personal de la Coordinación de Logística de la Unidad de Seminarios

Autoriza: Coordinación de Logística de la Unidad de seminarios

Distribución: Original Coordinador de Logística de la Unidad de Seminarios

Copia 1: Área solicitante. Tamaño: ( 27.6 x 21.5 cm )

Concepto Anotar 1 - Número consecutivo de la solicitud, llenado por la Coordinación de Logística de la

Unidad de Seminarios Maestro “Jesús Silva Herzog” 2 - Fecha de presentación de la solicitud a la Coordinación de Logística de la Unidad de

Seminarios Maestro “Jesús Silva Herzog”. 3 - Denominación de la Gerencia o Coordinación General que solicita el servicio. 4 - Nombre y cargo de la persona designada por el área solicitante como responsable del

evento. 5 - Número telefónico y extensión donde pueda localizarse al responsable del evento. 6 - Con una (x) marca la el tipo de actividad o evento; de servicio de alimentación, así

como la cantidad de personas a quienes se les proporcionará, especificando el lapso que abarca el evento y las fechas de inicio y termo del mismo.

7 - Con una (x) marca el lugar donde se llevará cabo el evento. 8 - Con una (x) marca el tipo de montaje que se requiera para el evento. En caso de

necesitarse otro modelo, se deberá dibujar el esquema correspondiente. 9 - Con una (x) marca el tipo de equipo que se requiera y la cantidad, en caso necesario. El

material adicional deberá describirse en el espacio destinado a “otros”.




151

Concepto Anotar

10 - Con una marca los servicios complementarios del evento, como es el caso de edecanes, decoración, etc. El material adicional deberá describirse en el espacio destinado a “otros”.

11 - Especificaciones adicionales o generales, en su caso. 12 - Cálculo aproximado del costo del evento, llenado por la Coordinación de Logística de la

Unidad de Seminarios Maestro “Jesús Silva Herzog” 13 - Nombre y firma del titular de la Coordinación de Logística de la Unidad de Seminarios

Maestro “Jesús Silva Herzog”. 14 - Nombre y firma del Gerente o Coordinador General que autoriza la solicitud de servicio.




152

SOLICITUD DE SERVICIO INTERNO DE LA UNIDAD CULTURALMAESTRO "JESÚS SILVA HERZOG"

GA-UC-01

(9) EQUIPO NECESARIO

(14) NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTEO COORDINADOR GENERAL

(11) OBSERVACIONES

(12) COSTO DEL EVENTO $ ___________________

(13) UNIDAD CULTURAL "MAESTRO JESÚS SILVA HERZOG"COORD. DE LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE SEMINARIOS

(6) ACTIVIDAD / EVENTO:

La solicitud deberá presentarse a la titular de laCoordinación de Logística Unidad de Seminarios con 5

días de anticipación a la celebración del evento, encaso de cancelación favor de notificar con 3 días

hábiles antes de la celebración del mismo.

(1) FOLIO No.(2) FECHA DE SOLICITUD:

(8) MONTAJE:

a) AUDITORIO d) MESA RUSA e) ESPECIFICARc) HERRADURAb) ESCUELA

(7) LUGAR:

UNIDAD CULTURAL CECAL LIBRERÍA MIGUEL ANGEL DE QUEVEDO

LIBRERÍA DANIEL COSIO VILLEGAS OTRO:_______________________________________________________

CURSO PRESENTACIÓN DE LIBROS EXPOSICIÓN DE OBRAS DE ARTE CONFERENCIA

OTRO(S):_____________________________________

COMIDA DESAYUNO CÓCTEL CENA REFRIGERION° PERSONAS:___________ PERIODO/FECHA:_________________________ HORA DE INICIO:______________ HORA DE TERMINO:________

MICRÓFONO: PEDESTAL SOLAPA VIDEO: VHSPANTALLA: TRIPIÉ PANORÁMICA ROTAFOLIO: MONITOR:PROYECTOR: ACETATOS DIAPOSITIVAS PIZARRÓN: PINTARRÓN:ESTRADO: TIPO SALA CON PRESIDIUM PODIUM:

CAB. TRAD: REP. CASET: MESA RECEP: CANTIDAD:OTROS: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

SERVICIO DE CAFÉ CONTINUO RECESO HORA:____________ PERSONAS:____________FLORESEDECANES TRADUCTOR IDIOMA:____________________CARPAOTROS:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(10) SERVICIOS ADICIONALES

(3) AREA: ________________________________________________________________________________________________________________(4) RESPONSABLE DEL EVENTO: ___________________________________________________________________________________________(5) TELÉFONO:________________________________________ EXT. ___________________________

GA-UC-01




153

Solicitud de Servicio Externo de la Unidad Cultual Maestro “Jesús Silva Herzog” (GA-UC-02)

Objetivo: Establecer las características necesarias para llevar a cabo la actividad o evento



Distribución: Original Cliente

Copia 1: Coordinador de Logística de la Unidad de Seminarios Tamaño: ( 27.6 x 21.5 cm )

Concepto Anotar 1 - Número consecutivo de la solicitud, llenado por la Coordinación de Logística de la

Unidad de Seminarios Maestro “Jesús Silva Herzog.

2 - Fecha de presentación de la solicitud a la Coordinación de Logística de la Unidad de Seminarios Maestro “Jesús Silva Herzog”.

3 - Nombre de la persona física o moral que requiere el servicio.

4 - Calle, número exterior e interior, colonia y código postal del cliente.

5 - Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.

6 - Medio por el cual se enteró de los servicios de la Unidad Cultural Maestro “Jesús Silva Herzog”.

7 - Nombre de la persona encargada de coordinar el evento, por parte del cliente, así como el puesto que ocupa.

8 - Número(s) telefónico(s) y fax donde se pueda localizar al responsable del evento.

9 - Nombre de la persona que promovió el servicio solicitado a la Unidad Cultural Maestro “Jesús Silva Herzog”.




154

Concepto Anotar

10 - Con una (x) seleccionar el tipo de evento; de servicio de alimentación, así como la cantidad de personas a quienes se les proporcionará, especificando el lapso que abarca el evento y las fechas de inicio y terminación del mismo.

11 - Con una (x) marca el tipo de montaje que se requiera para el evento. En caso de necesitarse otro modelo, se deberá dibujar el esquema correspondiente.

12 - Con una (x) marca el tipo de equipo que se requiera y la cantidad, en caso necesario. El material adicional deberá describirse en el espacio destinado a “otros”.

13 - Con una (x) marca los servicios complementarios del evento, como es el caso de edecanes, decoración, etc. El material adicional deberá describirse en el espacio destinado a “otros”.

14 - Especificaciones adicionales o generales, en su caso.

15 - Cálculo aproximado del costo del evento, llenado por la Coordinación de Logística de la Unidad Cultural Maestro “Jesús Silva Herzog”.

16 - Número de factura correspondiente a la contratación del evento solicitado.

17 - Nombre y firma del titular de la Coordinación de Logística de la Unidad de Seminarios Maestro “Jesús Silva Herzog”.

18 - Nombre, cargo y firma del cliente.




155

SOLICITUD DE SERVICIO EXTERNO DE LA UNIDAD CULTURALMAESTRO "JESÚS SILVA HERZOG"

(3) CLIENTE:______________________________________________________________________________________________________________(4) DIRECCIÓN: ___________________________________________________________________________________________________________(5) RFC:_________________________________________________(6) CONTACTO: __________________________________________ (7) RESPONSABLE DEL EVENTO:_______________________________(8) TELÉFONO:___________________________________________ FAX:________________________________________________________(9) PROMOTOR: ______________________________________________________________________

(1) FOLIO No.(2) FECHA DE SOLICITUD:

(10) ACTIVIDAD / EVENTO

(12) EQUIPO NECESARIO

(13) SERVICIOS ADICIONALES

(14) OBSERVACIONES

(15) PRESUPUESTO DEL EVENTO $ ___________________

(18) NOMBRE, CARGO Y FIRMA DEL CLIENTE(17) UNIDAD CULTURAL "MAESTRO JESÚS SILVA HERZOG" COORD. DE LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE

SEMINARIOS

(11) MONTAJE

GA-UC-02

La solicitud deberá presentarse a la titular de laCoordinación de Logística Unidad de Seminarios con 5

días de anticipación a la celebración del evento, encaso de cancelación favor de notificar con 3 días

hábiles antes de la celebración del mismo.

(16) FACTURA No. ___________________

CURSO PRESENTACIÓN DE LIBROS EXPOSICIÓN DE OBRAS DE ARTE CONFERENCIA

OTRO(S):_____________________________________

COMIDA DESAYUNO CÓCTEL CENA REFRIGERION° PERSONAS:___________ PERIODO/FECHA:_________________________ HORA DE INICIO:______________ HORA DE TERMINO:________

MICRÓFONO: PEDESTAL SOLAPA VIDEO: VHSPANTALLA: TRIPIÉ PANORÁMICA ROTAFOLIO: MONITOR:PROYECTOR: ACETATOS DIAPOSITIVAS PIZARRÓN: PINTARRÓN:ESTRADO: TIPO SALA CON PRESIDIUM PODIUM:

CAB. TRAD: REP. CASET: MESA RECEP: CANTIDAD:OTROS: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

SERVICIO DE CAFÉ CONTINUO RECESO HORA:____________ PERSONAS:____________FLORESEDECANES TRADUCTOR IDIOMA:____________________CARPAOTROS:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

a) AUDITORIO d) MESA RUSA e) ESPECIFICARc) HERRADURAb) ESCUELA

GA-UC-02




156

Desglose y Costo de los Servicios a Prestar (GA-UC-03)

Objetivo: Determinar las características y costo de los servicios solicitados a la Unidad de Seminarios



Distribución: Original Coordinador de Logística de la Unidad de Seminarios.

Copia 1: Cliente / Área Solicitante Tamaño: ( 27.6 x 21.5 cm )

Concepto Anotar 1 - Número de la solicitud de servicio externo, al que correspondan los costos.

2 - Día, mes y año de elaboración.

3 - En la columna correspondiente:

• Número de personas que asistirán al auditorio • Costo por persona correspondiente a la renta de las instalaciones • Resultado de multiplicar el número de asistentes por el costo unitario • Cantidad correspondiente al Impuesto al Valor Agregado • Suma del subtotal e impuesto calculado


• Número de personas que requerirán servicio de comida • Costo por persona • Resultado de multiplicar el número de comensales por el costo unitario • Cantidad correspondiente al Impuesto al Valor Agregado • Suma del subtotal e impuesto calculado


• Número de personas que requerirán servicio de café • Costo por persona • Resultado de multiplicar el número de asistentes por el costo unitario • Cantidad correspondiente al Impuesto al Valor Agregado • Suma del subtotal e impuesto calculado




157

Concepto Anotar

6 - En la columna correspondiente: • Número de personas que requerirán servicio de cóctel • Costo por persona • Resultado de multiplicar el número de asistentes por el costo unitario • Cantidad correspondiente al Impuesto al Valor Agregado • Suma del subtotal e impuesto calculado


• Número de personas que requerirán cada uno de los servicios adicionales que se hayan solicitado

• Costo por persona correspondiente a cada uno de los servicios adicionales • Resultado de multiplicar el número de personas a las que se brindarán cada uno

de los servicios adicionales, por el costo unitario • Cantidad correspondiente al Impuesto al Valor Agregado para cada servicio • Suma del (los) subtotal(es) e impuesto calculado • Importe acumulado de los servicios adicionales

8 - Suma de los importes totales.

9 - Cantidad entregada por el cliente como anticipo.

10 - Cantidad remanente (total general menos anticipo) que deberá ser cubierta por el

cliente.




158

DESGLOSE Y COSTO DE LOS SERVICIOS A PRESTAR

GA-UC-03

(1) SOLICITUD No.(2) FECHA DE ELABORACIÓN:

(6) CÓCTEL:

(7) OTROS SERVICIOS:

IMPORTE

(8) TOTAL GENERAL(9) ANTICIPO

(10) RESTA

IMPORTE

(3) RENTA DEL AUDITORIO:

PARA SER LLENADO EXCLUSIVAMENTE POR LA UNIDAD CULTURAL

SERVICIOS ADICIONALES

TOTALIVASUBTOTALAFORO(PERSONAS) COSTO UNITARIO

(4) COMIDA:

(5) RECESO DE CAFÉ:

IMPORTE

IMPORTE

IMPORTE

GA-UC-03


Fecha de autorización: 23 / IX /2004 Volumen: I Anexo : A Página:

Clave: MG/CGAJ /01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004

159

Anexo A


Fecha de autorización: 23/ IX /2004 Volumen: I Anexo : B Página:

Clave: MG/CGAJ /01 Revis ión: 0 Fecha: 30 de Jun io de 2004

160

Anexo B

Tercera del 23 de Septiembre de 2004 Ac. 9-III-2004

Para el análisis normativo de la regulación interna. Actualizado a Oct. 08

A. Eficaz 100% VERDADERO 45%B. Eficiente 55% VERDADERO 10%C. Consistente 90% VERDADERO 25%D. Claro 80% VERDADERO 20%Grado de CR: 89% VERDADERO

RESULTADO: El documento cumple con el grado mínimo de Calidad Regulatoria

Nombre del ordenamiento o disposición

III. Motivación del Proyecto normativo

III.1. Razones que jurídica o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

A. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?

Servir como instrumento de consulta que permita al personal conocer las formas vigentes y autorizadas para realizar trámites al interior del órganismo.

DIRECCIÓN GENERAL FONDO DE CULTURA ECONOMICA

I.1. Nombre del documento normativo


I.2. Objetivo del documento normativo

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el documento normativo.

I. Datos del proyecto normativo

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué es necesario actualizar la regulación y en qué consiste esta última.

III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

B. ¿El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción de algún superior?

El utilizar formas que no estan vigentes. El catalogo contiene las formas vigentes y autorizadas.

A. ¿Existe alguna problemática que hace necesaria la emisión del documento normativo?

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá:

LOGO INSTITUCIÓN

II.1. Fundamento jurídico

IMPORTANTE. Continúe el llenado de este formato en las siguientes pestañas, para obtener el grado de calidad regulatoria del instrumento.

Versión 3.01

Atributos de Calidad Regulatoria

Formato de Justificación Regulatoria

Artículo, numeral o fracción aplicable

II. Fundamentación del Proyecto Normativo

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento normativo:

Institución:Adscripción:

Justificación Regulatoria. Atributo "A. Eficaz".

Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple N/A

1 X 15% 0.15

2 X 25% 0.25

3 X 20% 0.2

4 X 15% 0.15

5 X 10% 0.1

6

N/A

6.1 X 0% 0

6.2 X 0% 0

7 X 15% 0.15

Total: 100%

Ponderación obtenida: 100%

65%

Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma homogénea y no generan vacíos ni indefinición.

Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la problemática o situación para la que se creó dicha regulación.

El documento normativo no requiere de la emisión o aplicación de regulación complementaria, para cumplir con sus objetivos.

» Están diseñadas para emitirse de manera automática y sin ninguna valoración subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen reglas, criterios o parámetros objetivos que aseguren homogeneidad, transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 65% las

siguientes condiciones

Ponderación de cada

condición:

Eficaz

Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

A

Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven del documento normativo:

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para cumplirlas.

Existen precedentes o un diagnóstico integral que avale que las disposiciones del documento normativo producirán los efectos esperados por el emisor.

Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la realidad (material o jurídicamente).

Justificación Regulatoria. Atributo "B. Eficiente".

Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1

1.2 X 30% 0.3

1.3 X 25% 0.25

1.4 X 45% 0

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:



Ponderación de cada condición:

Un documento normativo es eficiente cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

B Eficiente

Las obligaciones, cargas o requerimientos de información que impone el documento normativo:

» Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquía.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por informacióno validaciones que obtenga el área requirente de otras unidades administrativas o sistemas internos.

» Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican.

Justificación Regulatoria. Atributo "C. Consistente".

Tipo de Documento: Catalogo * Materia/Tema:

Artículos de aplicación específica

Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 25% 0.3

2 X 35% 0.4

3

3.1 X 10% 0.1

3.2 X 20% 0.2

3.3. X 10% 0

Total: 100%


70%

La denominación del documento normativo:

» Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula.

» Es congruente con el tipo de regulación a que corresponde el documento normativo. (Homologación normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)

» No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, números y espacios)

Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo vigente.

Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo vigente.


II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarquía que se ubican por debajo del documento normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantación, operación o realización:


II.2. Ordenamientos de igual jerarquía que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se encuentra el documento normativo:

Marco normativo referencial

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuación:

Marco Normativo Interno de operación (sustantivo)

Mínimo requerido:

Ponderación de cada condición:



II.1. Ordenamientos de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo:


C Consistente

Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Justificación Regulatoria. Atributo "D. Claro y sencillo"

Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 10% 0.1

2 X 10% 0.1

3 X 10% 0.1

4 X 10% 0.1

5 X 10% 0

6 X 10% 0.1

7 X 10% 0.1

8 X 10% 0.1

9 X 10% 0

10 X 10% 0.1

Total: 100%


80%

Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigüedad del documento.

Contiene siglas precedidas de la denominación completa del nombre o concepto referido sólo la primera vez que se utiliza en el texto.

Contiene oraciones estructuradas de manera lógica al utilizar el orden más simple (sujeto, verbo y predicado).

Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo.

Contiene términos precisos que se usan de manera consistente en todo el documento.

Contiene términos de uso común en lugar de expresiones arcaicas o rebuscadas.

Mínimo requerido:



Ponderación de cada

condición:

D Claro

Un documento normativo es claro, cuando está escrito de forma sencilla y precisa, para que sea fácilmente entendible.

Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, palabras que no agregan información relevante).

Identifica las secciones o apartados del documento con literales y números (cuidando su secuencia y sin mezclarlos).

Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.

Contiene oraciones y párrafos breves. (Oraciones con máximo 50 palabras y en su caso, párrafos compuestos por máximo 10 oraciones)

Documents

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