CD Sebrae Rs

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MAPEAMENTO DE PROCESSOS NO SEBRAE/RS LOGSTICA E SUPRIMENTOS

AGENDA

a. b. c. d. e. f. g.

Apresentao Pessoal Apresentao da Empresa Origem dos Produtos/Solues Apresentao da Gerncia de Adm. Logstica e Suprimentos Situao Problemtica Diagnsticos e Anlises Projeto de Melhoria

CRIAO DE PRODUTO

Nasce de uma necessidade de produto/soluo Sebrae D start em fluxos operacionais em vrias reas, dentre elas: a. b. c. d. e. f. rea Tcnica desenvolvedora do produto; Controladoria e Faturamento; Atendimento ao Cliente; Recursos Humanos; Suprimentos e Logstica; Diretoria Executiva;

IDENTIFICAO DO PRODUTO

MACRO FLUXO DE SOLUES

PROJETO DE INTERNALIZAO DA OPERAO LOGSTICA DO SEBRAE/RS

O Sebrae/RS

O Sebrae : Entidade privada sem fins lucrativos criada em 28.12.1990 pela Lei Federal 8.029/90 Sua misso Promover a competitividade e o desenvolvimento sustentvel das micro e pequenas empresas (MPEs) e fomentar o empreendedorismo

Sua viso ter excelncia no desenvolvimento das MPEs,contribuindo para a construo de um Estado mais justo, competitivo e sustentvel.

O Sebrae/RS - Organograma

Gerncia de Adm. Logstica e SuprimentosA gerncia responsvel por 6 macro processos:

a. b.

Compras e Aquisies (Licitaes e Compras Diretas); Servios de manuteno e infra-estrutura como obras, manuteno predial, servios de gerenciamento de frota, servio telefnico, correios, transportes expressos e viagens;

c. d. e. f.

Cadastro de pagamento de fornecedores; Operacionalizao de contratos e convnios; Guarda de documentao fiscal, administrativa e tcnica; Gesto de estoques

A equipe composta por 1 gerente e 10 funcionrios

Situao Problemtica

A operao logstica hoje praticada no Sebrae/RS de forma terceirizada realmente a mais eficiente e atende plenamente aos interesses dos clientes do Sebrae/RS ou, porventura, se essa mesma operao fosse feita

internamente com os conhecimentos e experinciaslogsticas que a empresa possui poderia atender-se os interesses de seus clientes com um custo operacional menor?

Diagnsticos e Anlises Fluxo Envio Materiais

Escritrio Regional

Gerncia de Suprimentos

Provedor Logstico

Cliente Final

INCIO Fluxo Atual de Envio e Operacionalizao de pedidosEscritrio Regional emite pedido de curso/solicita material interno no sistema de Pronto Atendimento. Gerncia de Suprimentos recebe pedidos pelo ERP RM Provedor Logstico recebe arquivo TXT com demandas para operacionalizao Provedor Logstico gera lista de materiais a partir dos dados recebidos no arquivo TXT. Provedor Logstico faz a montagem do lote de materiais no Provedor Logstico inspeciona lote e verifica se o solicitado no pedido est fisicamente presente no lote separado. Quantidade separada confere com o pedido? no

Cliente Final recebe lote de materiais

sim Pedido solicita o envio de materiais?

Gerncia de Suprimentos verifica nveis de estoque para atender pedidos.

no Pedido segue para contratao de consultores e trmites internos

H materiais m estoque para atender o pedido? sim Gerncia de Suprimentos envia arquivo TXT com todas as demandas possveis de operacionalizao

sim

Gerncia de Suprimentos emite solicitao de compras para aquisio de material faltante .

Embala o lote de materiais, libera para transporte e entrega ao cliente finalProcede a correo das quantidades divergentes e reenvia para inspeo

FIM

Diagnsticos e Anlises Objetivos

Objetivo Geral Propor solues para a operao logstica feita no Sebrae/RS atravs de estudo de viabilidade tcnica e financeira da operao logstica

internalizada, onde se espera, como resultado, uma maior eficincia eotimizao dos custos de operao. Objetivos Especficos a. Propor solues de otimizao de processos logsticos; b. Adequar a classificao de materiais e nveis de estoque; c. Criar normas internas para a gesto de estoques; d. Propor melhorias no sistema operacional que faz a gesto de estoques;

Diagnsticos e Anlises DiagramaProcesso Local Armazenagem A armazenagem no ajuda a visualizar os materiais de baixo giro; No h padronizao de embalagens e quantidades por lote ou palete;

O processo operacional transmitido verbalmente, e no lembrado graficamente ou de forma escrita; Falta de plano de distribuio no ato da compra dos materiais; No existe um regra clara para descarte de materiais obsoletos;

Mo-de-obra de baixo custo e pouca especializao; Responsvel tcnico pelo material tem alta rotatividade de funes;

Os recursos para aquisio de materiais no sofrem controle contbil, apenas fsico. Programas anuais exigem despesas dentro do exerccio contbil

Estoques obsoletos Giro baixo de estoque

Mo-de-obra

Recursos Financeiros

Diagnsticos e Anlises DiagramaProcesso Local Armazenagem Falta de plano de vendas anual, permitindo que os materiais sejam comprados e entregues num nico lote e fiquem armazenados por tempo excessivo; Falta de classificao ABC para itens, todos os itens so tratados e comprados da mesma forma; O nvel de insegurana nas operaes alto, pois todas demandas so urgentes. Provedor Logstico recebe valores por posio ocupada, logo no alerta sobre nveis excessivos de estoque; H alta disponibilidade de locao de espao; Alguns materiais armazenados so em grande quantidade e de baixo valor agregado;

Mo-de-obra de baixo custo e pouca especializao; Responsvel tcnico pelo material tem alta rotatividade de funes;

No existe meta ou teto para despesas de armazenagem de materiais;

Alto custo de armazenagem

Mo-de-obra

Recursos Financeiros

Diagnsticos e Anlises GUT

Item 1.

Situao Diagnosticado No existe Instruo Normativa regrando as atividades voltadas administrao de materiais (Poltica de Estoque). O custo total de armazenagem elevado, pois em 2009 foi de R$348.000,00, sendo que o valor mdio de estoque de R$786.000,00

G 5

U 5

T 4

TOTAL 100

2. 3.

5 4

4 4

5 3

80 48

Excesso de demandas urgentes, onerando custos dos processosO Provedor Logstico tem parte dos seus ganhos em volume

4.

armazenado, sendo assim no h interesse de otimizar custos de armazenagem.

5

3

3

45

5. 6.

Mo de obra de baixa especializao na atividade operacional. Os materiais existentes em estoque tm baixo valor agregado e o custo de armazenagem elevado, pois so em grandes quantidades. O estoque tem controle fsico e sem registro contbil, no havendo

3 3

3 4

4 3

36 36

7.

presso para diminuio dos valores e quantidades de estoque.

3

3

3

27

Diagnsticos e Anlises FOCOProporcionar um cenrio de operao logstica interna noSebrae/RS que sirva de parmetro comparativo da situao atual e da situao proposta.

Onde queremos:

a. Proporcionar uma anlise tcnica da operao internalizada, aumentando

os nveis de atendimento;b. Proporcionar uma anlise comparativa de desembolso financeiro (custos de implementao e despesas de operao) e uma anlise de recursos necessrios para atender a operao do Sebrae.

Projeto de Melhoria

Necessidades de Investimento a. Local de armazenagem b. Equipamentos e infraestrutura c. Mo-de-obra

Projeto de Melhoria - InvestimentosTABELA 5: CUSTOS E INVESTIMENTOS Custo Mensal Necessidade de Mo de obra Encarregado de Almoxarifado Auxiliar de Almoxarifado SUB-TOTAL R$2.975,00 R$6.000,00 R$8.975,00

Necessidades de rea e localizao.Aluguel 1/12 IPTU Energia Eltrica Telefonia e Link Comunicao Despesas Limpeza Alarme Monitorado R$2.900,00 R$25,83 R$500,00 R$2.400,00 R$200,00 R$135,00 R$6.160,83

SUB-TOTALNecessidade de Equipamentos de armazenagem e movimentao

Esses custos esto divididos lineramente dentro de sessenta meses, o mesmo padro utilizado na contratao do Provedor Logstico TOTAL 1/60 (parcela) Empilhadeira Eltrica R$28.000,00 R$466,67 Estanteria Metlica R$30.000,00 R$500,00 Palete PBR R$4.000,00 R$66,67 Mudana do Local de Estoque R$7.500,00 R$291,67 SUB-TOTAL R$79.500,00 R$1.325,00 TOTAL GERAL - Mensal R$16.460,83

Projeto de Melhoria - Comparativo

Projeto de Melhoria Processos

Mudana nos processos de: a. Recebimento de materiais

b. Envio dos materiais at os clientesc. Logstica reversa

d. Criao de Instruo Normativa para gesto dosestoques

Gerncia de Suprimentos

Fornecedor de Materiais

INCIO Fluxo de Recebimento de Materiais

Gerncia de Suprimentos - Compras envia Autorizao de Fornecimento (AF) para fornecedor de produtos.

Fornecedor recebe Autorizao de Fornecimento com descrio completa do pedido,itens, quantidades, valor unitrio, var total do pedido e prazo de entrega

A entrega dos materiais est prevista no ERP RM Nucleus para recebimento?

Fornecedor procede entrega de materiais conforme descrito na Autorizao de Fornecimento no prazo de entrega acordado.no

simGerncia de Suprimentos /Estoque faz conferncia fiscal dos dados contidos na AF com a Nota Fiscal (NF) e fsica dos materiais da entrega do fornecedor.

simA Conferncia da NF do fornecedor est de acordo com a AF contida no ERP RM Nucleus?

no

Gerncia de Suprimentos/Estoque no aceita a entrega e comunica por email a falha de entrega para que Gerncia de Suprimentos faa os ajustes necessrios. Gerncia de Suprimentos/Estoque aceita a entrega, registra recebimento no ERP RM Nucleus (parcial ou total) e envia NF para pagamento no Financeiro.

FIM

Escritrio Regional

Gerncia de Suprimentos

Transportadora Licitada

Cliente Final

INCIO Fluxo Proposto de Envio e Operacional