Checklist evento

Teste

Macro Fluxograma

Incio

|Estruturar Evento

|Estrutura OK

|Providenciar Recursos

|Preparar o Evento

|Realizar

|Desmontar

|Aes Ps Evento

|Relatrio Ps-Evento

|Fim

ANEXO II

Descrio de Evento

Processo: Realizar Evento

Responsvel(is): Moto Campo / Vicente A. Maranho e Rafaela D. FrancoObjetivo do Processo: Divulgar os 5 milhes de vendas em consrcio.Tarefas:

1. Estruturar evento

rea de 60 120 metros de comprimento por 8 15 metros de largura.

Arquibancadas

Som

Ambulncia com Mdico

Captao de imagem

Banheiros Qumicos

Equipe de Staff

Segurana

30 L de gasolina

10 dzias de gua

Hospedagem para 08 pessoas

Alimentao para 08 pessoas (almoo e jantar)

Translado aeroporto hotel / hotel aeroporto Translado hotel evento / evento hotel

Crachs

Camisetas

Bons

Produo VT para divulgao

Produo de spot para divulgao

Walk talks para a equipe de staff

Canetas

Folhas sulfite

Faixas e banner para exposio de marca2. Providenciar recursos para o evento

Oficio Polcia Militar

Oficio Polcia Civil

Oficio Bombeiro

Oficio Vigilncia Sanitria

Oficio CEMA

Oficio CEMAT

Oficio SETRAT

Alvar Prefeitura

Alvar Bombeiro

3. Preparar evento4. Realizar evento5. Desmontar evento

6. Realizar ps-evento

7. Elaborar relatrio do evento

Fornecedores: Aqueles que, alm de fornecerem os insumos, possibilitaro que se realizem as tarefas.

Insumos:

1. Plano de ao comercial

2. Solicitao de evento (verbal, comunicao interna)

3. Relao de pblico alvo

4. Lista de parceiros

5. Registro de oportunidades de negcio

6. Material promocional de apoio

7. Verba para contratao de servios/produtos

8. Infra-estrutura

Clientes: Aqueles que necessitam do resultado do processo

Produtos:

1. Evento realizado

2. Relatrio de evento realizado

Responsvel (is) pela elaborao:

ANEXO III

Procedimento Operacional Estruturar Evento

Nome da Tarefa: Estruturar Evento

Responsvel (is):

Material/Recursos Necessrios:

1. Relatrio de eventos similares

2. Registro de oportunidades de negcios

3. Modelo de formulrio proposta em eventos/encontros.

Atividades Crticas:

1. Consultar relatrios de eventos similares

2. Explicitar objetivo do evento

3. Definir local, perodo e horrio

4. Definir pblico-alvo

5. Definir ttica de abordagem

6. Definir esquema de divulgao

7. Definir necessidade de marketing cooperativo (parcerias)

8. Definir necessidade de infra-estrutura

9. Definir cronograma/responsabilidades

10. Definir esquema de treinamento

11. Elaborar oramento

12. Divulgar proposta de participao em eventos/encontros

13. Obter aprovao da proposta de participao em eventos/encontros

14. Encaminhar proposta aprovada aos rgos envolvidos

Manuseio do Material:

1. Atentar para os pontos fortes de eventos similares

2. Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de negcios

3. Atentar para a aprovao da proposta de participao em eventos/encontros pelos rgos envolvidos em tempo hbil.

Resultados Esperados:

1. Proposta de participao em eventos/encontros com cronograma responsabilidades e oramentos definidos em tempo hbil.

Aes Corretivas:

Atravs de crticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer as correes pertinentes. Caso no consiga a aprovao da proposta em tempo hbil, acionar a chefia.

Aprovao:

ANEXO IV

Procedimento Operacional Preparar Evento

Nome da Tarefa: Preparar Evento

Responsvel(is):


1. Cadastro de participantes potenciais

2. Material para treinamento da equipe

3. Material promocional/apoio

4. Cartas/etiquetas

5. Formulrio de avaliao

Atividades crticas :

1. Enviar carta/convite

2. Fazer telemarketing de confirmao

3. Elaborar lista de participantes

4. Fazer check-list do material promocional/apoio

5. Confeccionar crachs

6. Confeccionar/montar pastas do evento

7. Fazer check-list de todos os itens de infra-estrutura

8. Montar secretaria/recepo

9. Preparar formulrio de responsabilidades

10. Treinar equipes de trabalho

11. Preparar lista de presena de participantes


1. Diariamente atualizar a lista de participantes confirmados

2. Atentar para que o material promocional esteja adequado ao evento

3. No treinamento, importante conhecer profundamente aquilo que vai ser apresentado e acertar com os palestrantes a nfase e coerncia com o objetivo do evento.


1. Garantir que o nmero de participantes confirmados seja o maior possvel.

2. Crachs e pastas do evento confeccionados em tempo hbil

3. Equipe treinada em tempo hbil

4. Infra-estrutura montada e em funcionamento em tempo hbil

Aes Corretivas:

Problemas advindos devero ser solucionados imediatamente ou reportados chefia.

Aprovao:

ANEXO V

Procedimento Operacional Providenciar Recursos para o Evento

Nome da tarefa: Providenciar Recursos Para o Evento

Responsvel(is):


1. Proposta de participao em eventos/encontrosaprovada

2. Cadastro de palestrantes

3. Lista de parcerias

Atividades Crticas:

1. Negociar local para realizao do evento

2. Preparar scripts de telemarketing ativo/receptivo

3. Elaborar carta convite/etiquetas

4. Negociar/acertar parcerias

5. Elaborar a grade do programa

6. Negociar/acertar palestrantes

7. Elaborar formulrio de avaliao

8. Negociar o fornecimento e instalao de recursos infra-estrutura(recursos humanos materiais, equipamentos e alimentao)

9. Solicitar o fornecimento e instalao de servios de telecomunicaes

10. Solicitar material promocional/apoio

11. Elaborar script do mestre de cerimnia

12. Acertar apoio da imprensa

13. Solicitar contratao/pagamento de servios/produtos selecionados

14. Preparar material de treinamento


1. Certificar-se que os rgos envolvidos receberam a proposta de participao em eventos/encontros na verso aprovada.

2. Manter palestrantes de stand by em caso de impossibilidade do titular comparecer

3. No esquecer de fornecer dados dos equipamentos para que seja feito seguro com antecedncia de 15 dias do evento.


Ter todos os recursos/procedimentos necessrios realizao do evento disponveis e de acordo com o cronograma estabelecido.

Aes Corretivas:

Detectado que algum recurso poder no estar disponvel em tempo hbil, acionar chefia.

Aprovao:

ANEXO VI

Procedimento Operacional Realizar Evento

Nome da Tarefa: Realizar Evento

Responsvel(is):


1. Crachs/pastas do evento

2. Mo-de-obra treinada para demonstraes

3. Palestrantes

4. Parcerias

5. Infra-estrutura (itens)

6. Lista de participantes

7. Lista de presena de participantes

8. Material promocional/apoio

Atividades Crticas:

1. Recepcionar/registrar participantes entregando crachs/pastas

2. Cerimoniar o evento

3. Realizar palestras

4. Encaminhar participantes ao stand de demonstrao

5. Demonstrar servios

6. Abordar participantes (vendas)

7. Prestar informaes sobre servios/aplicaes

8. Registrar oportunidades de negcios

9. Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento

10. Administrar material promocional/apoio

11. Administrar distribuio de tickets refeio e vaucher de transportes

12. Recolher formulrios de avaliao

13. Registrar anormalidades


1. Alertar sistematicamente para o preenchimento do formulrio de avaliao pelos participantes

2. Informar platia sobre possveis atrasos/falhas

3. Informar platia sobre a programao seguinte

4. Informar da existncia de equipe de venda e demonstrao no local

5. Atentar para reposio de material promocional


1. Maior nmero de participantes possvel

2. Palestras realizadas

3. Servios demonstrados

4. Todos os formulrios de avaliao preenchidos

5. Todas as oportunidades de negcios registradas

Aes Corretivas:1. Substituir lmpadas dos retroprojetores em caso de queima

2. Pedir/monitorar conserto/recuperao de equiopamentos/servios

3. Orientar palestrantes/demonstradores sobre possveis desvios

4. Acionar suporte tcnico do evento para diagnstico de problemas nos servios/aplicaes

5. Qualquer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do evento

Aprovao:

ANEXO VII

Procedimento Operacional Desmontar Evento

Nome da Tarefa: Desmontar Evento

Responsvel(is):


1. Bloco de nota fiscal

2. Notas fiscais recebidas

Atividades Crticas:1. Recolher material promocional/apoio em excesso

2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados

3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos

4. Coordenar o desmonte/transporte do stand

5. Entregar local ao fornecedor

6. Registrar incidentes ocorridos


1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto

2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberao da segurana


Local de realizao do evento liberado no dia seguinte ao trmino do evento.

Aes Corretivas:

Em caso de dvida com relao ao preenchimento das notas fiscais, contactar pessoal apto.

Caso haja problema no check-list, acionar chefia

Aprovao:

ANEXO VIII

Procedimento Operacional Realizar Ps-Evento

Nome da Tarefa: Realizar Ps-Evento

Responsvel(is):


Lista de presena dos participantes

Lista de participantes (que confirmaram presena)

Atividades Crticas:

1. Consolidar relatrio de participao

2. Enviar correspondncias de agradecimento (palestrantes, parceiros e pblico presente)

3. Dar aval para pagamento dos servios/produtos prestados por terceiros


Atentar para a atualizao do cadastro com relao aos participantes diferentes dos confirmados

Notas fiscais para pagamento devero ser liberadas no dia seguinte ao trmino do evento

Recolher voucher de transporte e tickets refeio no utilizados


Agradecimento no mximo em 5 (cinco) dias teis

Aes Corretivas:

Solicitar orientao chefia quando da elaborao das correspondncias de agradecimento bem como quando do pagamento dos servios prestados, caso seja detetado algum no cumprimento dos servios/produtos contratados por parte dos fornecedores.

Aprovao:

ANEXO IX

Procedimento Operacional Elaborar Relatrio do Evento

Nome da Tarefa: Elaborar Relatrio do EventoResponsvel(is):

Material Recursos Necessrios:

1. Proposta de participao em eventos/encontros aprovada

Formulrios de avaliao preenchidos

Relatrios de anormalidades

Registros de oportunidades de negcios

Relatrio de participao

Atividades Crticas:

1. Tabular dados de:

Relatrio de anormalidades

Registros de oportunidades de negcios

Relatrio de participao

2. Solicitar contribuies aos rgos envolvidos

3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de sucesso e insucesso

4. Propor plano de Ao

5. Fazer recomendaes

6. Divulgar relatrio


O plano de ao deve indicar com clareza os responsveis pela ao de ps-evento

Resultados Esperados:O relatrio elaborado em at 10 dias aps a realizao do evento para uma ao de venda imediata.

Aes Corretivas:

Dados no obtidos em tempo hbil (dependentes de terceiros) devero ser fornecidos posteriormente

Aprovao:

ANEXO X

Proposta de Estruturao de Encontros

Responsvel(is):

1. ENCONTRO

1. 1. Local

1. 2. Data/Horrio

1. 3. Servio

1. 4. rgos Envolvidos

2. OBJETIVOS

2. 1. Geral

2. 2. Complementos

3. PBLICO-ALVO

3.1. Nmero de participantes

3.2. Segmentos

3.3. Critrios de Seleo de Empresas

3.4. Perfil do Convidado

4. TTICA DE ABORDAGEM

4.1. Palestras

4.2. Marketing Cooperativo

4.3. Exposio de Servio/Equipamentos

5. ESQUEMA DE DIVULGAO

5.1. Publicidade

5.2. Mala Direta

5.3. Telemarketing

5.4. Apoio de Imprensa

6. PROGRAMAO

7. MARKETING COOPERATIVO

8. INFRAESTRUTURA

8.1.Recursos Materiais e Instalaes

8.2.Recursos Audiovisuais

8.3.Recursos Humanos

9. ESTIMATIVA DE CUSTOS

ANEXO XI

Proposta de Participao em Eventos

Responsvel(is):

1. EVENTO

1.1. Local

1.2. Data/Horrio

1.3. Entidades Envolvidas

1.4. Pblico

1.5. Objetivo

2. PARTICIPAO

2.1. Servios

2.2. Objetivo

2.3. Posicionamento Comercial

2.4. Nvel de Participao

a Palestras

b Stand

c Sala de Imprensa

d Marketing Cooperativo

3. DEFINIO DE SERVIOS/EQUIPAMENTOS

4. DEFINIO DE RECURSOS

4.1. Humanos

4.2. Infraestrutura

4.3. Promocionais

5. DEVOLUO

6. DISTRIBUIO

7. ANEXOS7.1. Programa

7.2. Lay-out do Evento

ANEXO XII

Relatrio de Avaliao de Encontros

Responsvel(is):1. ENCONTRO

1.1 Local

1.2 Data/Horrio

2. PR-EVENTO

2.1 Planejamento

2.2 Desenvolvimento

3. EVENTO

3.1.Infraestrutura

3.2.Marketing Cooperativo

3.3.Palestras

3.4.Divulgao

3.5.Equipe de Trabalho

3.6.Pblico

3.7.Aspectos

3.8.Material Promocional

3.9.Organizao

3.10.Atividades Extras

4. PS EVENTO

4.1.Questionrio de Avaliao

4.2.Procedimentos Comerciais

5. CONCLUSES E RECOMENDAES

6. ANEXOS

6.1.Proposta de Estruturao de Encontros

6.2.Lista de Participantes

6.3.Programa

6.4.Convite

6.5.Publicidade

6.6.Malas Diretas

6.7.Material Promocional

6.8.Cpia de Palestras

6.9.Tabulao do Questionrio

ANEXO XIV

CKECK-LIST PARA UMA FEIRA

I) Informaes Gerais

Requer informaes para participao

Determinar tamanho e posio do stand

Contrato do espao

Contrato montadora

Informaes gerais dos setores envolvidos internamente

Determinar pontos de destaque

Definir que produtos sero expostos

Produtos existentes na empresa

Produtos que devero ser adquiridos/importados

II) Projeto

Solicitar projeto

Maquete do stand

Aprovao do stand

III) Desenho do Stand Definio de reas para divises de produtos

Projeto de displays

rea disponvel

Quantidade de displays disponveis

Produtos por painel

Texto de produtos

Destaques

Fotos, slides, grficos

Chamadas promocionais

Definir moblia/decorao

Definir posicionamento de plantas

Atividades promocionais

IV) Necessidades do Stand

Instalao eltrica

Telefone

Catlogos/folhetos

Crachs/convites

Vale estacionamento

Vigilncia do stand

Limpeza do stand

Contratao do buffet

Definir coquetis ou eventos especiais

Brindes

Recepcionistas

Vesturio

Fotgrafo

V) Imprensa

Folheto institucional

Press release

Entrevistas com imprensa

Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio

VI) Atendimento

Pagamento das taxas legais: energia, hidrulica, ICMS, ECAD, etc.

Determinar pessoal do satnd

Regulamento disciplinar do stand

Relao de telefones

Plano de visita de personalidades ao stand

Em caso de coquetel, elaborar plano especfico

Notas de venda para mercadoria a ser comercializada

Reservas de hotel

Traslados

Treinamento da equipe

VII) Montagem

Emisso de notas fiscais de transporte

Seguro

Remessa de produtos para feira

Montagem

Limpeza

VIII) Desmontagem

Checagem das notas fiscais de transporte

Retirada e embalagem de produtos

Transporte

Recepo de produtos na fbrica

IX) Relatrio

Avaliao dos resultados da exposio

Distribuio dos contatos realizados

Documents

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