Patrícia Oliveira

nº16 8º7

O Circuito da Correspondência:

• Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Recepção:• Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao

recepcionista responder perguntas gerais sobre a empresa ou direccionar as perguntas para outros profissionais qualificados.

• É o sector do hotel onde se processam os contactos, quer seja com clientes, fornecedores ou até com outras empresas. É a principal dinamizadora do hotel, e o seu funcionamento espelha a imagem deste. Normalmente é da responsabilidade da Recepção a prossecução de reservas, entradas e saídas de clientes, pagamentos, dar informações a clientes, controle do estado dos quartos, receber reclamações, entre muitas outras tarefas que resultam do contacto com os diversos agentes relacionados com o hotel.

Distribuição:

• A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo.

Expedição:

• Antes de a correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar, se:

• A carta está datada e assinada;

• Contém o material referido em anexo;

• O endereço corresponde ao do sobrescrito.