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Correspondências Oficiais para concusos
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NOES BSICAS DE REDAO OFICIAL
A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37:
A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...) (LIMPE).
Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais.
PRINCIPAIS CARACTERSTICAS:
IMPESSOALIDADE uso de termos e expresses impessoais. O que se comunica sempre algum assunto relativo s competncias de um rgo pblico e o destinatrio dessa comunicao ou o pblico ou outro rgo pblico. O tratamento impessoal refere-se (ao):
a) ausncia de impresses individuais de quem comunica;
b) impessoalidade de quem recebe a comunicao;
c) carter impessoal do prprio assunto tratado.
FORMALIDADE - Uso adequado de certas regras formais. A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na correspondncia oficial e no prprio enfoque dado ao assunto da comunicao.
CONCISO - Uso de termos estritamente necessrios. Texto conciso aquele que transmite o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa leitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias.
CLAREZA - Uso de expresses simples e objetivas, de fcil entendimento, e utilizao de frases bem construdas que evitem interpretao dbia. Como escrever um texto claro:
dirija-se diretamente ao receptor;
escreva, sempre que possvel, na voz ativa;
prefira oraes verbais s nominais;
escolha cuidadosamente o vocabulrio, evitando o jargo, e seja consistente;
evite sinnimos pelo simples prazer de variar; repita palavras, ser for preciso; use somente as palavras necessrias;
ponha os componentes do perodo em ordem lgica (sujeito, verbo, complementos);
8.destaque os vrios itens, sehouver;
9. evite perodos com negativas mltiplas; transforme as oraes negativas em positivas, sempre que puder;
10.prefira os perodos curtos aos longos;
11.evite expresses de afetividade ou mesmo populares.
PRECISO - Emprego de termos prprios e adequados integral expresso de uma idia.
CORREO - Emprego de termos de acordo com as normas gramaticais.
A utilizao dos elementos citados resultar na OBJETIVIDADE, caracterstica bsica de uma comunicao oficial.
ESTTICA
Na esttica das correspondncias oficiais emitidas pela administrao pblica devem ser observados os seguintes aspectos, para efeito de padronizao: a) Margens
Esquerda: 2,5 cm da borda do papel. Direita: 1,5 cm da borda do papel. Superior: 1,5 cm da borda do papel. Inferior: 1,5 cm da borda do papel.
b) Denominao do ato
escrita em caixa alta e por extenso.
c) Numerao
composta pelo nmero e ano do expediente, alm da sigla do rgo emitente, escrita em caixa alta. Deve vir no incio da margem esquerda, abaixo do logotipo ou cabealho.
d) Data composta pelo nome da cidade (seguido da sigla da unidade da Federao, quando emitida para fora do DF) e a data (por extenso, separada por vrgula e encerrada com ponto final). Seu trmino deve coincidir com a margem direita e estar na mesma direo da numerao do ato.
e) Destinatrio (PARA:) - (Exclusivo para memorando) Deve vir no incio da margem esquerda e abaixo da numerao.
f) Vocativo Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda do papel, abaixo do nmero do ato e seguido de vrgula.
g) Pargrafo Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda.
h) Fecho
Deve vir centralizado e a 1 cm abaixo do texto.
i) Identificao do signatrio (nome e cargo) Deve vir centralizado e abaixo do fecho.
j) Identificao do destinatrio Forma de tratamento, nome, cargo/instituio e cidade/estado. Deve vir sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.
O ABAIXO-ASSINADOO Abaixo-assinado deve ser redigido na primeira pessoa do plural e, no vocativo, devem constar o nome do destinatrio e seu cargo.
AVISODefinio
Aviso a comunicao pela qual os titulares de rgos, entidades e presidentes de comisses da Administrao do Distrito Federal comunicam ao pblico assunto de seu interesse e solicitam a sua participao.
Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - AVISO, com sua respectiva identificao; 3. objeto - resumo do assunto; 4. autor - autoridade investida de poderes legais para baixar o ato; 5. texto - pode ser desdobrado em itens; 6. local e data; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo.
ATA A ata um documento onde so registradas clara e fielmente as ocorrncias de uma reunio, assemblia ou sesso. Ela no admite acrscimo de informaes ou modificao delas.
CIRCULAR
Definio
Circular a correspondncia oficial de igual teor, expedida por dirigentes de rgos e entidades e chefes de unidades da Administrao do Distrito Federal a vrios destinatrios.
Estrutura
1 designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2 denominao do ato - CIRCULAR; 3 numerao/ano, sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4 vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula;
5 texto - exposio do assunto; 6 fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7 assinatura; 8 nome; 9 cargo; 10 destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado.
Observaes 1 Se a circular tiver mais de uma folha, numerar as subseqentes com algarismos arbicos, no canto superior direito, a partir da nmero dois. 2 O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.
DECLARAOQualquer pessoa fsica ou jurdica, pode declarar algo, sem depender de registro anterior para elaborar sua manifestao. um ato de vontade. O declarante no precisa ser detentor de cargo pblico para declarar.
MEMORANDODefinio Memorando a correspondncia utilizada pelas chefias no mbito de um mesmo rgo ou entidade para expor assuntos referentes a situaes administrativas em geral.
Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - MEMORANDO; 3. numerao / ano, sigla do rgo emissor, local e data, na mesma direo do nmero; 4. destinatrio - PARA, seguido de dois pontos; 5. texto - exposio do assunto; 6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo.
OFCIOCorrespondncia externa usada principalmente pelos rgos de governo e autarquias. Ele pode ser enviado a qualquer entidade, pblica ou privada e a pessoas fsicas ou jurdicas.
RELATRIO Definio Relatrio o documento em que se relata ao superior imediato a execuo de trabalhos concernentes a determinados servios ou a um perodo relativo ao exerccio de cargo, funo ou desempenho de atribuies.
Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - RELATRIO; 3. numerao/ano - sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. assunto; 5. vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula; 6. texto - a exposio do assunto e consta 7. fecho; 8. assinatura; 9. nome; 10. cargo; 11. destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado.
Existem 3 tipos de relatrio:
Crtico_ descreve e opina sobre a maneira como uma atividade foi desenvolvida, a fim de a conhecer.
Sntese_ menos elaborado, referente a anteriores relatrios.
Formao_ mais ou menos pormenorizado, apresentando atividades desenvolvidas durante um curso e/ou estgio.
Discurso:Deve conter diversas caractersticas no seu discurso, para se tornar um relatrio distinto e apresentvel: O seu discurso apresenta clareza, exatido, conciso, pertinncia, objetividade, estilo direto e simples, utilizao das 1s e 3s pessoas.Todo e qualquer relatrio deve ser pormenorizado destacando todos os aspectos importantes.
REQUERIMENTO Petio dirigida a uma autoridade, redigida dentro das formalidades legais, na qual se realiza uma solicitao.