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Por que promover uma Convenção
de Vendas? Está aí uma excelente
pergunta. Você pode querer analisar os
resultados alcançados pela equipe
comercial durante os últimos doze
meses, apresentar as metas que
guiarão a empresa dali em diante,
engajar a força de vendas que parece
desmotivada, integrar as pessoas que
trabalham em diferentes regiões para
que compartilhem experiências,
apresentar novos produtos, provocar
mudanças de postura, comunicar
informações de mercado que são
importantes na execução da estratégia,
capacitar os vendedores ou corrigir
falhas operacionais, por exemplo.
Resumindo: trata-se de um evento que
pode ser o divisor de águas da sua
companhia, se bem conduzido.
É por isso mesmo que vale a pena você
ficar atento a todos os detalhes que
envolvem o planejamento e a execução
de uma Convenção de Vendas. Se
organizar um evento dessa natureza
geralmente exige meses de trabalho,
também é real o fato de que uma
equipe comercial bem orientada e
competente para implantar aquilo que
é necessário, faz toda a diferença.
Ao longo desse e-book você perceberá
que preferimos uma linguagem
bastante direta para que você possa
colocar em prática o que aprender por
aqui, especialmente se a Convenção da
sua empresa já se aproxima.
E uma surpresa final: preparamos um
CHECKLIST PARA CONVENÇÕES DE
VENDAS que vai direcionar você e sua
equipe durante o processo de
planejamento. Para baixá-la é só clicar
aqui.
_ INTRODUÇÃO
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
2
Wellington MoreiraDiretor-executivo
Caput Consultoria
Desfrute desse material o quanto
puder e saiba que permanecemos à
disposição para o que mais precisar, ok?
Um abraço!
c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
(43) 3029-5000 / 99996-9960
_ SUMÁRIO
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
3c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
INTRODUÇÃO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02
1. CRIE UMA COMISSÃO ORGANIZADORA . . . . . . . . 04
2. DEFINA O OBJETIVO DO EVENTO. . . . . . . . . . . . . . 05
3. ESCOLHA O TEMA E O MOTE . . . . . . . . . . . . . . . . . 07
4. DECIDA A DATA E O PÚBLICO-ALVO. . . . . . . . . . . . 09
5. DEFINA O LOCAL COM CUIDADO . . . . . . . . . . . . . 11
6. CUIDE DA ALIMENTAÇÃO DAS PESSOAS . . . . . . . . 14
7. VARIE A PROGRAMAÇÃO DO ENCONTRO . . . . . . . 16
8. ESCOLHA O CONTEÚDO DAS PALESTRAS. . . . . . . . 19
9. CONVIDE OS PALESTRANTES CERTOS . . . . . . . . . . 21
10. FAÇA UMA BOA DIVULGAÇÃO DO EVENTO . . . . 23
11. DURANTE O EVENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
MENSAGEM FINAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Esse time de trabalho será responsável
por definir o escopo do encontro,
levantar todos os custos, definir o
público-alvo, escolher a melhor forma
de divulgação junto aos diferentes
interessados e contatar os palestrantes
externos, dentre outras tarefas.
Portanto, planejará as ações que
devem acontecer antes, durante e
depois do evento.
O ideal é que o trabalho da comissão
organizadora inicie com pelo menos 6
meses de antecedência da Convenção
e conte com pessoas que realmente
contribuam com aquilo que envolve o
planejamento de um encontro de
tamanha importância. Ou seja,
profissionais proativos, organizados,
com visão macro sobre o negócio, que
apreciem resolver problemas e com
disponibilidade de tempo para
participar das reuniões de trabalho.
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
4c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
CRIE UMA COMISSÃOORGANIZADORA1
5
DEFINA O OBJETIVO DO EVENTO2
c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
A primeira questão a ser respondida é o
que vocês pretendem alcançar com a
Convenção. O objetivo é motivar a
força de vendas, lançar uma nova linha
de produtos, melhorar o
relacionamento com os diferentes
canais de distribuição, capacitar as
lideranças da área comercial, atrair
gente nova para o seu negócio ou
simplesmente apresentar as novas
metas de vendas?
Tenha em mente que a falta de clareza
em relação ao propósito do encontro o
impacta como um todo, já que a escolha
do local, a programação de atividades,
os palestrantes convidados e muitas
coisas mais precisam estar conectadas
ao objetivo principal estabelecido.
Jamais organize uma Convenção sem saber
o que vocês querem que aconteça assim
que ela terminar.
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ESCOLHA O TEMA E O MOTE3
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7c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Com o objetivo definido, é hora de eleger o tema do seu evento. É ele que
guiará a escolha dos assuntos específicos que serão abordados nas palestras,
workshops e mesas-redondas da programação, além de influenciar toda a
identidade visual do evento, desde os convites até a decoração.
Já o mote (ou slogan) será a frase de efeito que vai apresentar o tema de
modo simples e impactante às pessoas que você pretende reunir no
encontro.
Confira o exemplo abaixo:
OBJETIVO: Melhorar a performance dos vendedores da empresa.
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
8c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
TEMA:
MOTE:
“O profissional de vendas do século XXI”
“O sucesso na palma da sua mão!”
DECIDA A DATA E O PÚBLICO-ALVO4
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
9c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Ao agendar a data, lembre-se de
pesquisar se não haverá outros
eventos que envolvam o seu público-
alvo no mesmo período proposto.
Além disso, se a Convenção costuma
ocorrer anualmente, procure marcá-la
sempre para a mesma época, assim os
participantes já antecipam o
planejamento na agenda deles.
Quanto aos participantes, lembre-se
que uma Convenção de Vendas
geralmente é direcionada para os
gestores da área comercial,
vendedores internos e
representantes externos, mas talvez
seja interessante vocês convidarem
também os principais fornecedores
da companhia e aqueles
colaboradores internos que têm um
papel estratégico para os resultados
da área comercial, como é o caso do
gerente financeiro e de quem
trabalha especificamente com análise
de crédito. Essas pessoas precisam
entender que fazem parte do time
comercial e o primeiro passo é
recordá-las disso.
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
10c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
DEFINA O LOCAL COM CUIDADO5
Nada mais desagradável do que participar de um
encontro no qual as pessoas ficam espremidas durante
três dias por falta de espaço. Ou então, perceber que o
número de cadeiras é bem maior do que a quantidade de
pessoas presentes e ficar com sensação de que você
tomou a decisão errada ao prestigiá-lo.
O local da Convenção é um dos pontos mais críticos na
hora de planejá-la, afinal de contas a satisfação dos
presentes está diretamente ligada a ele. Por isso, prefira
hotéis, resorts, anfiteatros e outros espaços que
realmente estejam preparados para atender as
necessidades específicas do seu evento e do público-alvo
que pretendem alcançar.
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
11c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Qual a capacidade de público que o espaço comporta? O local é perto de área residencial, aeroporto ou
terminal rodoviário? Os participantes precisarão de hospedagem? O local oferece esse tipo de serviço ou
possui acomodações em lugares próximos? Ruídos ou excesso de movimento podem atrapalhar o bom
andamento das atividades? Há uma entrada independente para os convidados? Possui acesso a portadores
de necessidades especiais? Há colunas no auditório que atrapalham a visualização de parte do público ou a
realização das atividades?
12c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Segue uma lista de itens importantes a serem observados:
Localização e acessibilidade
Vocês estão programando uma decoração especial? Se sim, o local oferece esse tipo de serviço ou há a
necessidade de contratação terceirizada? As cadeiras do auditório são móveis ou fixas? Existem mesas e
espaço suficiente para formação de grupos? Se houver atividades programadas que exijam a
movimentação dos participantes, como dinâmicas de grupos, salas com cadeiras fixas não são
recomendadas.
Decoração e espaço externo
Os participantes chegarão com carros próprios? O local tem estacionamento ou área de embarque e
desembarque? Ele conta com seguro e/ou seguranças contratados?
Estacionamento e segurança
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
13c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Os sanitários e o espaço reservado para as refeições atendem a demanda de participantes? Lembre-se que
o número de toaletes e o hall no qual vocês servirão os alimentos devem ser proporcionais à quantidade
de pessoas convidadas, para que não haja filas enormes, tumulto ou aglomerações nos intervalos. Caso isso
ocorra, poderá comprometer toda a programação do evento.
Banheiros e refeitório
Quem fará a limpeza do ambiente? Além disso, o local possui ar condicionado ou ventiladores? Existem
janelas? A iluminação natural, quando necessária, é adequada para aquilo que vocês estão planejando
fazer?
Limpeza, claridade e climatização
Data-show, tela para projeção, flip-chart, pincéis e microfones precisam ser locados ou já estão disponíveis
no espaço contratado para o evento? Há interruptores e tomadas suficientes para o número de
equipamentos utilizados? Qual a voltagem? O local oferece serviço de apoio, como técnico de som e
eletricista para eventuais necessidades? Existe acesso fácil à internet? Equipamentos de som (caixas, mesa,
potência, microfones, cabos etc.) e iluminação fazem parte do pacote ofertado pelo hotel?
Recursos audiovisuais
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Boa parte da experiência positiva acerca de uma Convenção tem a ver com o
cardápio servido por lá. De maneira positiva ou negativa, a maioria das
pessoas vai se lembrar daquele prato do almoço, dos coffee-breaks ou de
algum jantar especial. Ou seja, se a programação em sala for incrível, mas a
alimentação não ficar a contento, a avaliação final não será tão boa assim.
Vocês não precisam proporcionar uma mesa farta que atenda ao paladar de
todos os presentes, no entanto servir só água e café é muito pouco. Lembre-
se de que a comida não tem a ver apenas com o fato de que precisamos
alimentar os participantes; ela também ajuda a integrar as pessoas ao longo
do encontro.
Por isso, verifique se há a necessidade de contratar uma empresa terceirizada
para preparar as refeições e fique atento à quantidade de alimentos versus o
número de presentes, especialmente nos intervalos da manhã e da tarde.
A falta de quitutes simples e saborosos é um erro grave, ainda mais quando
todos têm de permanecer bastante tempo confinados em atividades de sala.
Uma das coisas que aprendemos ao trabalhar em diferentes tipos de
Convenção é que as pessoas costumam entender que são cuidadas pela
empresa quando a alimentação delas é pensada nos mínimos detalhes.
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CUIDE DA ALIMENTAÇÃO DAS PESSOAS6C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
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C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Alimentos ricos em gorduras e/ou açúcares prejudicam o processo digestivo
deixando as pessoas com uma sensação de “moleza”, que dificulta a concentração e,
consequentemente, a aprendizagem.
Para o almoço e os coffee-breaks, opte por alimentos mais leves, como saladas,
carnes brancas, frutas, sucos e chás. Dessa forma, todos estarão bem alimentados e
cheios de disposição durante o dia inteiro.
DICA
Evite as “comidas vilãs”
VARIE A PROGRAMAÇÃODO ENCONTRO7
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C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Convenções inesquecíveis
normalmente são aquelas que têm
uma programação variada. Palestras
técnicas e motivacionais,
apresentações dos resultados de
vendas, lançamentos de campanhas
promocionais, divulgação de novos
produtos, dinâmicas de grupo, talk-
shows, encenações culturais etc.
Por isso, ao definir seu cronograma de
trabalho, considere uma ordem lógica
das atividades, de forma que a
experiência do participante seja
enriquecedora e não haja excessos
em determinados períodos do
evento.
Também avalie a possibilidade de
incluir atividades vivenciais ao ar
livre na programação, pois essa
metodologia de aprendizagem é bem
aceita por equipes comerciais, que
gostam de “aprender fazendo”.
Se a equipe estiver
desmotivada, promova uma
abertura impactante e
desperte o interesse de todos
logo no início para que
fiquem entusiasmados com o
que vem pela frente.
DICA
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C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Ainda em relação ao cronograma, não
deixe de analisar o tempo que será
necessário para as pessoas se
deslocarem até o evento. Assim,
vocês evitam grandes atrasos logo no
início, que podem comprometer a
programação do primeiro dia.
Outra dica é que vale a pena ter um
“Plano B” pronto, caso o clima ou
qualquer fator incontrolável exija a
adaptação daquilo que planejaram.
Ninguém trabalha 24 horas por dia,
certo? Após um dia inteiro em sala
também deve haver espaço para
atividades de entretenimento e
lazer. Além de assuntos de trabalho,
uma Convenção de Vendas costuma
reservar tempo para a integração das
pessoas, principalmente se o local for
convidativo para isso.
Happy-hours, churrascos e coffee-
breaks possuem sua devida
importância no evento. Aliás, é nesses
momentos que o clima fica mais
descontraído e é possível conhecer
melhor as pessoas, além de trocar
experiências enriquecedoras.
Infelizmente, algumas empresas
levam seus vendedores para resorts
incríveis e os deixam trancados três
dias num auditório escuro. Todos
querem aproveitar um tempo de lazer
nesse lugar paradisíaco e é mais do
que justo, não é mesmo?
Música ambiente antes e nos intervalos do
evento ajuda a criar um clima agradável.
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DICA
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
ESCOLHA O CONTEÚDODAS PALESTRAS8
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C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Com relação às palestras, dentro do
possível, é importante mesclar
conteúdo técnico e
comportamental. Assim, vocês
conseguem tratar das questões
relacionadas ao negócio e, ao
mesmo tempo, motivam o time
comercial para colocar em prática
aquilo que a empresa quer.
Portanto, vale a pena programar
apresentações nessas duas linhas:
Os vendedores precisam escutar apresentações que abordem novas
metodologias de vendas, diferentes tipos de aplicação dos produtos,
novas tendências que afetarão o mercado, como devem tratar situações
que causam insatisfação nos clientes ou como proceder para solucionar
determinados problemas operacionais, por exemplo.
Palestras técnicas
A vida profissional de um vendedor é sempre marcada por desafios e
todos apreciamos escutar histórias inspiradoras. É por isso que algumas
palestras devem motivar os participantes a superarem os obstáculos
com os quais lidam diariamente. Vamos até um pouco além:
recomendamos que a programação inclua uma fala com essa temática na
abertura e/ou no fechamento do evento.
Palestras motivacionais
20c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
21c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
CONVIDE OS PALESTRANTES CERTOS9
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Palestrantes de diferentes perfis não faltam no mercado: desde o mais tradicional até o estilo stand-up comedy. E
como não errar na hora de contratar quem pode brilhar de verdade na sua Convenção de Vendas?
Lembre-se que um bom comunicador possui três características:
Para não ficar com dúvidas, solicite ainda vídeos de algumas das últimas apresentações deles e indicações de
profissionais que possam dar referências sobre o trabalho que desenvolvem.
Não decida pelo modismo. Pouco vale trazer o palestrante do momento, se ele não for aquilo que a sua equipe
comercial precisa.
Conteúdo relevante. Aquilo que ele fala desperta um novo olhar nos vendedores, pois apresenta uma
perspectiva que ainda desconheciam. Sendo assim, converse com o palestrante para saber se o conteúdo central
da fala proposta por ele pode impactar de verdade a sua equipe. Ninguém gosta de escutar pessoas que falam
obviedades.
Roteiro da apresentação. Bons palestrantes costumam desenvolver suas ideias com um fio condutor muito claro.
Procure saber como cada um deles pretende motivar a força de vendas reunida e o que farão para surpreendê-la.
Fala envolvente e dinâmica. Se o palestrante tem controle de palco, sabe contar “causos”, é bem-humorado, tem
um ritmo de fala que segura a plateia e ainda é inspirador, o sucesso do evento está praticamente garantido.
22c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
FAÇA UMA BOA DIVULGAÇÃO DO EVENTO10
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C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
De nada adianta selecionar um lugar
impecável, caprichar na grade de
programação, tratar de todos os
detalhes, mas não divulgar o evento
em tempo hábil e da forma adequada
aos participantes.
Por isso, repercuta o encontro.
Temos visto que as empresas utilizam
ferramentas do Facebook, criam
grupos no WhatsApp, gravam vídeos
motivadores, encaminham e-mails
para os profissionais solicitando sua
inscrição, telefonam para cada
vendedor a fim de explicar a
importância do evento – e já garantir
sua presença – ou enviam convites
impressos pelo correio, entre muitas
ações possíveis.
É claro que não existe receita que
valha para todo mundo, a única coisa
certa é que vocês precisam cuidar da
forma como convidam os
participantes e criar uma cadência de
envio das informações a fim de
aumentar a expectativa de todos ao
longo das semanas que antecedem a
Convenção.
Outra dica valiosa é envolver quem
cuida da assessoria de imprensa na
empresa. Mesmo um congresso
corporativo privado pode – e deve –
gerar um release para os jornais,
revistas e portais de internet, pois a
repercussão midiática ajudará na
divulgação da marca e fortalecerá o
lançamento de novos produtos, se for
o caso.
Durante a Convenção, ainda utilize as
redes sociais para gerar mais
interação entre os participantes, crie
hashtags para serem marcadas em
postagens e garanta que todos
recebam as fotos e os materiais
produzidos durante o evento.
24c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
DURANTE O EVENTO11
25c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Agora chegou o momento de comprovar que todo o esforço de
planejamento valeu a pena, não é verdade? Mas algumas coisas ainda
merecem sua atenção nos últimos momentos antes da Convenção:
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
Ÿ Procure se certificar de que a equipe de apoio está
ciente dos detalhes que cercam o cronograma.
Aliás, não deixe de realizar uma reunião final de
alinhamento com todos no dia anterior ao início do
encontro.
Ÿ Confira se os palestrantes já estão em trânsito
para o local do evento.
Ÿ Logo no início do último dia, reforce aos presentes
qual é o horário do check-out dos hóspedes, para
evitar filas intermináveis na recepção ou custos
adicionais.
Ÿ Caso faça sentido para vocês, na última parte do
evento, realizem uma plenária com a presença de
todos os gestores da empresa – capitaneada pela
diretoria comercial – a fim de reforçarem o que
ficou definido e transmitirem uma mensagem
motivadora aos participantes.
Ÿ Incentive os vendedores a darem feedback em
relação aos principais pontos da Convenção, por
meio de uma pesquisa de satisfação entregue no
último dia.
Após a Convenção, reúna a
comissão organizadora
para avaliar os resultados
do encontro. Uma boa
conversa sobre o que deu
certo e aquilo que não
funcionou nesse ano pode
ser exatamente o que vocês
precisam para alcançar um
sucesso ainda maior na
próxima edição.
c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
DICAFINAL
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
26
Olá, tudo bem?
Esperamos que esse e-book tenha
ajudado você a esclarecer aquilo
que precisa receber sua atenção
na hora de planejar uma
Convenção de Vendas incrível.
Nós da Caput Consultoria não
poupamos esforços para que os
eventos das empresas que
atendemos sejam impactantes e é
uma alegria poder compartilhar
com você aquilo que aprendemos
ao longo de quase duas décadas
de trabalho.
No entanto, se você ainda tiver
dúvidas, entre em contato conosco!
Será um prazer atender a sua
companhia e ajudá-los a construir uma
Convenção de Vendas que realmente
faça a diferença para o alcance dos
resultados de negócios que estão
buscando.
Um abraço!
(43) 3029-5000 / 99127-3588
_ MENSAGEM FINAL
C O M O P L A N E J A R U M A C O N V E N Ç Ã O D E V E N D A S D E S U C E S S O
27
Flávio MouraDiretor de Projetos
Caput Consultoria
c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r
Desde sua fundação, em 2000, a Caput Consultoria tem
se mantido em constante evolução e fiel ao propósito de
desenvolver pessoas e transformar organizações pelo
Brasil. E com o passar do tempo nós nos especializamos
em criar soluções para empresas que precisam capacitar
líderes.
O diferencial da Caput é que fornecemos serviços
totalmente customizados e que abrangem desde
programas de formação, voltados para profissionais que
estão no início de uma trajetória de liderança, até
programas de desenvolvimento gerencial ou de
executivos.
Conheça o que podemos fazer por você e sua empresa,
acessando:
www.caputconsultoria.com.br
c a p u t c o n s u l t o r i a . c o m . b r 28
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