Como suas compras podem ser atendidas com mais rapidez?

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  • UNIVERSIDADE DE SO PAULO

    PREFEITURA DO CAMPUS ADMINISTRATIVO DE RIBEIRO PRETO SEO DE COMPRAS

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    Como suas compras podem ser atendidas com mais rapidez?

    Introduo:

    Tendo em vista o aumento de usurios da S. Compras e freqentes dvidas detectadas na S. compras junto comunidade da PCARP, elaboramos essas orientaes visando auxili-los na aquisio dos materiais e servios necessrios e ao bom andamento de suas atividades.

    nosso sincero desejo que este objetivo possa ser atendido, para que assim possamos atend-los da melhor maneira possvel.

    Atenciosamente,

    Renato Bandeira de Mello Diretor do Servio de Material - PCARP

    Conhea a sua Seo de Compras

    e-mail: compras.pc@usp.br Telefones: 3602-4636 / 3552 / 3590 / 3532 / 3556 / 4338 Fax: 3602-4815 / 4816 Chefe da Seo: Uilson Aparecido Ramos do Lago (Pregoeiro) Compradores Efetivos: Isabella de Bessa e Silva (Pregoeira) Wagner Luz Teixeira Neves Theo Cssio Sumarelli Medeiros Silva Marco Aurlio Piva (Pregoeiro)

    Fabiano Fecchio Cantarim (Pregoeiro) Marta Grigolete Marcelo Donizete Leonel Marcos Gomes da Silva

    Compete Seo de Compras o atendimento das requisies de compras de materiais e de servios, selecionando a forma de aquisio/contratao mais adequada, uma vez que os procedimentos para essa escolha so regulamentados pela Lei de Licitaes e Contratos (Lei 8666/93 e Lei 10.520/2002). O acompanhamento feito do recebimento do pedido entrega do material/servio ao solicitante. Presta, tambm, assessoria tcnica pr e ps-aquisio/contratao.

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    Como requisitar?

    Todas as requisies devero ser feitas por escrito, pela Internet, atravs do sistema informatizado do Mercrio Web (http://sistemas.usp.br)

    Como localizar o material desejado?

    Na tela principal existem duas opes: Catlogo de Materiais e Bens Materiais, conforme demonstrado abaixo:

    Ao se clicar numa delas, abre-se o campo Pistas. Digite uma palavra que se refira ao material/ servio desejado (nome, tipo do material, etc)

    ____________________________________________________________________________________ Site http://sistemas.usp.br depois clicar em Sistema MercrioWeb

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    Coloque o seu n USP e depois digite a sua senha pessoal.

    Clicar no link (compras)

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    Procurar o n do Equipamento, material ou servio que procura, digitando uma parte da palavra ou inteira.

    Vamos por exemplo encontrar (mdia para gravao) CD

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    Aparecer esta tela (mdia para gravao), leve o mouse em Bens (sublinhado) e clicar

    Aparece uma tela com todas as mdias e suas caractersticas, encontre do jeito que precisa.

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    Encontrou? Anote o n do bem.

    Retornar todas as pginas, at aparecer esta tela, clicar no link (Requisio) logo aps clicar em (Incluir)

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    Encontre o seu Centro de Despesa (sua seo) clicar nela, em seguida digite a finalidade do Equipamento, material ou servio que est pedindo para comprar. Depois Salvar para gerar o n da requisio de compras.

    Digite o n do bem que voc encontrou, a quantidade, e se precisar acrescentar mais alguma coisa do material para ser mais especfico, poder escrever no (Complemento). Salvar. Se for adicionar mais itens, clicar em (Itens) caso contrrio clique em cima do n da requisio.

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    Veja, mudou a tela, agora se for preciso (enviar para autorizador)

    Pronto, agora o autorizador, ir encaminhar para compras dentro do perodo mencionado que ser de 20 a 25 de cada ms.

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    "Bens Materiais refere-se a materiais com caractersticas pr-definidas, de modo que no precisamos selecionar e montar o material que precisamos adquirir.

    IMPORTANTE: No se deve mencionar marcas e/ou modelos, na Requisio.

    Ao elaborar suas requisies tambm tome o cuidado de separ-las por GRUPOS. Itens referentes a Grupos diferentes devem ficar em requisies distintas.

    Esta medida facilita a cotao e a aquisio dos itens solicitados, fazendo com que sua requisio seja atendida rapidamente

    Em caso de dvidas, consulte sempre a Seo de Compras.

    O manual completo para Requisies de Compras pode ser obtido no site http://www.usp.br/gefim/, no link Manuais.

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    Quando requisitar?

    Todas as requisies devem ser geradas e encaminhadas para a Seo de Compras no perodo compreendido entre os dias 20 e 25 de cada ms.

    Este encaminhamento feito automaticamente, quando o Autorizador muda a situao da requisio para Para Compras. A partir da, sua requisio fica disponibilizada para a Seo de Compras analisar e efetuar sua compra.

    No primeiro dia til seguinte ao dia 25 a Seo de Compras emite um relatrio de todas as requisies encaminhadas dentro deste perodo, para que as anlises e cotaes possam ser efetuadas e, ento, comprar o que foi solicitado.

    muito importante observar este perodo, pois todas as requisies encaminhadas fora destas datas (20 a 25 de cada ms) no so consideradas neste relatrio, portanto, no sero adquiridas pela S. Compras, ocasionando atrasos e transtornos se o Requisitante no planejar corretamente suas aquisies.

    Para verificar se sua Requisio est sendo atendida e seu material/servio est sendo adquirido pela S. Compras, basta consult-la informando o nmero e verifique se a Situao atual est como ANALISADA e se h um Nmero de Compra informado, conforme a tela baixo.

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    A situao PARA COMPRAS simplesmente quer dizer que a requisio foi disponibilizada no sistema Mercrio, para que a Seo de Compras possa trabalhar com ela.

    Quando ser comprado seu material e/ou servio? (no perodo seguinte anlise e cotao)

    As solicitaes analisadas, cotadas e aprovadas pela Diretoria da Diviso Financeira sero adquiridas no incio do ms seguinte..

    A ttulo de exemplo:

    Neste ms de Novembro, estamos adquirindo todos os materiais e servios, cujas requisies foram encaminhadas, alterando-se sua sitao para PARA COMPRAS no perodo de 20 a 25 de outubro de 2007.

    Quaisquer requisies encaminhadas fora deste perodo foram automaticamente ignoradas e sero devolvidas ao autorizador para encaminhamento no prximo perodo, ou seja, devero ser encaminhadas entre 10 a 25 de Novembro para serem adquiridas em Dezembro de 2007.

    Para todos terem uma idia do volume de trabalho, em 08/12/2004 estvamos com 430 requisies sendo atendidas pela Seo de Compras, num total de 1424 itens sendo comprados, sendo 597 em carter de Emergncia.

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    Como a Seo de Compras efetua as Aquisies?

    Conforme mencionado na Introduo, a Seo de Compras tem de seguir as Leis 8.666/93 e 10.520/02.

    Estas leis regem todas as compras efetuadas por qualquer rgo pblico, e devem ser seguidas obrigatoriamente, com severas penas caso no sejam cumpridas pela Administrao.

    Por estas leis, todas as compras devem ser agrupadas por tipo de despesa/material.

    Por exemplo: Temos de reunir todas as Requisies deste perodo, que se referem a Material de Escritrio, independente de qual Departamento, Seo ou Setor que esteja solicitando, e efetuar a compra de uma s vez

    Aps essa etapa, temos de efetuar a cotao destes Materiais e, comprar conforme abaixo:

    Valor total Cotado Tipo de Compra Prazo Mdio para cotar, aprovar, adquirir e entregar.

    At R$ 400,00 Para Pagamento Vista

    (se no for para Estocar) Em mdia 10 dias

    De R$ 400,01 a R$ 7.999,99 Pagamento Prazo

    Em mdia 20 dias

    Acima de R$ 8.000,00 Atravs de Licitao por Prego.

    (Concorrncia entre diversos Fornecedores)

    Em mdia 30 dias

    Como ento agilizar suas aquisies?

    Considerando as imposies legais a que sua Seo de Compras submetida, para que seu Departamento, Setor ou sua Seo no sofra atrasos ou atm mesmo possa ficar prejudicada pela eventual falta de algum material ou servio, vital que seja feito um planejamento das aquisies pelo Requisitante, em conjunto com seu Autorizador, a fim de que no haja dificuldades nas atividades desenvolvidas, nem sobrecarga na Seo de Compras, o que acaba, por sua vez, gerando atrasos tambm nas aquisies de outras sees, uma vez que a Seo de Compras tem de