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Os componentes do texto de uma proposta

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COMO ORGANIZAR O TEXTO DA SUA PROPOSTA DE NEGCIO

De Srgio Mylius da Silva

Os componentes do texto de uma proposta

Vrios profissionais que atuam na rea vendas tcnicas nos consultam sobre qual a melhor forma para organizar o texto de uma proposta de negcio. Sempre respondemos que a melhor maneira de organizar o texto aquela que torna a oferta do proponente mais persuasiva para o cliente. A forma mais persuasiva aquela em que o proponente apresenta a sua oferta de uma forma lgica para o cliente em potencial, mas tambm aquela que leva em conta todos os aspectos comportamentais (subjetivos) pessoais de cada dos envolvidos no processo de contratao no cliente e dos aspectos sociais do grupo envolvido na negociao.

Os componentes bsicos de um texto de proposta envolvem os seguintes pontos: situao atual / desejada (os objetivos), metodologia de trabalho, valor o investimento / oramento, qualificaes (profissionais do proponente) e benefcios (e vantagens para o cliente).

Situao atual e desejada Nesta parte da proposta o proponente tenta explicar como ele est vendo a realidade do projeto e quais so os objetivos que ele pretende alcanar. A descrio envolve a descrio da situao atua (ruim) visita pelo cliente e a situao desejada pelo cliente.

Para redigir o texto da situao atual o proponente deve responder as seguintes perguntas: Como eu estou entendendo a realidade atual do

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Metodologia de trabalho

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projeto? Qual a situao atual do projeto? Quais so as necessidades que o projeto tem?

J para elaborar o texto da situao desejada, o proponente deve responder a seguinte questo: Quais so as coisas que o projeto deve ter e que o proponente ir oferecer? Na situao desejada o proponente deve identificar quais so os objetivos que ele deve atingir para levar o cliente situao desejada.

Normalmente os objetivos a serem alcanados na situao desejada so os seguintes: um levantamento da necessidade tcnicas (diagnstico), a elaborao de um plano ou uma programao de trabalho e/ou a execuo de um plano ou de uma programao de trabalho que j foi formulada anteriormente.

Depois do proponente analisar bem a situao atual (o problema no solucionado ou da oportunidade no viabilizada) do cliente e desenhar a situao futura desejada em conjunto com o cliente (a soluo do problema ou da oportunidade viabilizada). Isso feito chegou o momento do proponente detalhar qual ser o caminha a trilhar para o cliente chegar na situao desejada, ou seja, descrever qual ser a sua metodologia, a sua soluo, o trabalho que ser desenvolvido pelo proponente.

Metodologia de trabalho Nesta parte da proposta o proponente apresenta o que ele ir fazer para alcanar os objetivos que foram propostos. O texto deve responder a seguinte questo: Quais so as etapas, fases e atividades (metodologia) que devem ser executadas para se alcanar os objetivos propostos (diagnstico, plano e execuo de plano formulado)?

Para tornar a lgica de argumentao comercial e tcnica mais persuasiva aos olhos do cliente, o proponente deve tomar o cuidado de em cada etapa, fase e atividade do projeto (diagnstico, plano e execuo de plano) responder as seguistes perguntas: Qual a razo de cada etapa, fase e atividade? Como ser desempenhadas cada etapa, fase e atividade? Qual o resultado final (o benefcio, a vantagem) que o projeto ter ao final de cada etapa, fase e atividade?

A metodologia de trabalho da proposta pode se complementada com a apresentao do cronograma das atividades de cada um dos projetos para se chegar situao desejada do cliente: diagnstico, plano de projeto e implementao do plano. Esse cronograma tambm pode indicar: o nome da (etapa, fase ou) atividade, a durao da atividade, a data de incio e termino de cada atividade e os recursos humanos e materiais que sero alocados em cada atividade.

Aps o desenvolvimento do cronograma e da alocao dos recursos nas atividades que sero desempenhadas chegado o momento do proponente pensar e elaborar o oramento da sua soluo para o cliente em potencial.

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Valor do investimento

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Valor do investimento Nesta parte da proposta o proponente ir orar o valor do investimento que o cliente dever fazer para ele chegar situao desejada. O valor do investimento da proposta estar sempre muito relacionado ao tipo de contrato que o proponente pretende celebrar com o seu cliente em potencial. A forma de contrato diz respeito forma que o risco do empreendimento ser gerenciada entre o cliente e o proponente. Os contratos podem ser do tipo por empreitada (o proponente assume todos os riscos da alterao de escopo), por administrao (o cliente assume todos os riscos da alterao de escopo), hora tcnica, etc.

Na parte do valor de investimento, o proponente poder tambm apresentar a forma de pagamento que ele deseja que os pagamentos do cliente sejam efetuados, conforme as etapas ou atividades forem sendo concludas, entregues e aprovadas ou na concluso final do projeto.

Qualificaes Nesta parte da proposta o proponente ir descrever quais as qualificaes da sua empresa ou instituio. importante ressaltar aqui que todas as qualificaes apresentadas na proposta devem estar alinhadas diretamente com as necessidades identificadas no cliente, ou seja, se o negcio do cliente servios hospitalares, no faz sentido o proponente oferecer qualificaes e experincia vivenciadas no setor de produo agrcola, de extrao mineral ou de projetos industriais.

Para elaborar um bom texto nesta parte de qualificaes, o proponente deve responder as seguintes questes: Quais so os recursos materiais que a minha organizao dispe que a torna altamente qualificada para atender as necessidades atuais do projeto? Quais so as qualificaes da equipe que ir trabalhar com o proponente? Quais razes para a equipe ser a mais qualificada para enfrentar os desafios do projeto?

Para transitar o cliente da situao atual (o problema no est solucionada = inferno) para uma situao desejada (o problema foi solucionado = cu) necessrio que o proponente tenha trs elementos: uma boa metodologia, as qualificaes necessrias para desempenhar a metodologia e o investimento por parte do cliente. Mas, na verdade, o cliente no est interessado na situao desejada, mas sim nos efeitos, nos benefcios e nas vantagens (tangveis e intangveis) de estar na situao desejada. Na realidade so os benefcios, as vantagens de levam ao cliente em potencial fechar o negcio com o proponente. Assim sendo, o prximo item da proposta a descrio detalhada dos benefcios que o cliente ir auferir por estar na situao desejada.

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Benefcios

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Benefcios Esta a parte mais importante da proposta, pois a razo que leva o cliente a contratar os servios do proponente. Nesta parte da proposta o proponente deve detalhar -- e quantificar se possveis -- quais so as vantagens e os benefcios que o cliente ir auferir em trabalhar com o proponente. Para elaborar um bom texto de benefcios o proponente dever responder as seguintes questes: Quais so os benficos tangveis da metodologia em termos de prazo, custo e qualidade?Quais so os resultados prticos finais que o cliente ter ao final do projeto desenvolvido pelo proponente?

O contedo da proposta o nico vendedor que promove o proponente quando ele no est mais diante do seu cliente, portanto temos que ter uma boa forma de estruturar as nossas ofertas de trabalho.

Autor Srgio Mylius da Silva administrador de empresas. Realizou estgios de aperfeioamento profissional em Gotemburgo na Sucia e em Boston nos Estados Unidos. palestrante convidado de empresas, Instituies superiores de ensino e pesquisa, congressos e eventos tcnicos internacionais.Cursou o Programa de Ps-Graduao em Administrao da COPPEAD da UFRJ. Atua como pesquisador, instrutor e consultor nas seguintes especialidades: Planejamento e gerenciamento de projetos, Metodologia de elaborao de propostas tcnicas de servios profissionais para empresas e instituies governamentais, Gesto da inovao em empresas e instituies prestadoras de servios: metodologia de desenvolvimento de novos servios. Processo de desenvolvimento de novas oportunidades de negcio utilizando o conceito de gerenciamento de grandes contas para empresas e instituies prestadoras de servios profissionais. Organizao e sistematizao de fluxo de trabalho para a definio de novos processos administrativos com vista automatizao das atividades operacionais.

A Mylius & Marodin - Gesto de Projetos desenvolve solues de administrao de projetos que viabilizam a implementao no prazo, dentro do oramento, e alinhadas com exigncias de qualidade do cliente. A sua equipe de profissionais em Gesto de Projetos trabalha sintonizada com o seu negcio, desde o desenvolvimento do plano estratgico inicial, passando pelo plano de negcio, at a implementao, o treinamento e apoio equipe de projetos. Mais informaes sobre os servios da empresa podero ser obtidas visitando o site www.myliusemarodin.com.br. O Adm. Srgio Mylius da Silva e o Eng Helio E. Marodin so os diretores da Mylius & Marodin Gesto de projetos. O Adm. Srgio Mylius da Silva e o Eng Helio E. Marodin so os diretores da Mylius & Marodin Gesto de projetos.