Compras - Contratos Terceiros

Suprimentos e Logstica Pg. 1 de 7

Procedimento Especfico de Contratos

Data da emisso inicial: 10.08.2011 Data da ltima reviso: 30.07.2012

Cdigo: SSL.SUP.NPI.013 Verso: 10

Elaborado por: Revisado por: Aprovado por:

Coordenador de Suprimentos Coordenadora de Qualidade e

Meio Ambiente Gerente de Suprimentos e

Logstica

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SUMRIO

1 OBJETIVO .............................................................................................................................. 2 2 ABRANGNCIA / NVEL DE DISTRIBUIO ........................................................................ 2 3 SIGLAS UTILIZADAS ............................................................................................................. 2 4 GLOSSRIO / CONCEITOS ................................................................................................... 2 5 DOCUMENTOS DE REFERNCIA ........................................................................................ 2 6 CONTEDO ........................................................................................................................... 3 7 ANEXOS ................................................................................................................................. 7 8 HISTRICO DE ALTERAES DO DOCUMENTO ............................................................... 7








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1 OBJETIVO

Estabelecer a sistemtica de formalizao de contratos pelo Ncleo de Compras.

2 ABRANGNCIA / NVEL DE DISTRIBUIO

Este documento aplicvel ao Ncleo de Compras e Ncleo de Relacionamento com Fornecedores do Setor de Suprimentos e Logstica, sendo que ficar disponvel fisicamente conforme Lista Mestra de Documentos do setor e eletronicamente via mdulo ISODOC do Sistema ISOSYSTEM.

3 SIGLAS UTILIZADAS

APC Associao Paranaense de Cultura

DSC Diretoria de Servios Compartilhados

NRF Ncleo de Relacionamento com Fornecedores

OC Ordem de Compra

4 GLOSSRIO / CONCEITOS

Aladas Valores predefinidos por nvel de responsabilidade.

Benner Sistema Corporativo de gesto de Suprimentos (Compras), Materiais (Estoque), Contabilidade e Financeiro.

Contrato Documento que estabelece os direitos e obrigaes da APC/ ISCMC e do fornecedor contratado

Cotao Resposta dada pelo fornecedor a um pedido de oramento.

Iger Sistema Interno para gerenciamento/troca de informaes.

Ordem de Compra Documento emitido pelo Benner que, aps a devida equalizao e negociao junto ao fornecedor, formaliza e confirma a aprovao de uma cotao;

Papirus Ferramenta do IGER. Documento numerado gerado pelo IGER.

5 DOCUMENTOS DE REFERNCIA

5.1 Referncias Externas

No aplicvel a este documento.








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5.2 Referncias Internas

SSL.SUP.NPI.001 - Sistemtica de Desenvolvimento de Fornecedores

SSL.SUP.NPI.003 - Procedimento Especfico para a Contratao de Obras

SSL.SUP.NPI.027 Manual do Processo de Compras

SSL.SUP.POP.007 Tabela Controle de Registro Ncleo de Compras

SSL.SUP.POP.025 Tabela Controle de Registro Ncleo de Relacionamento com

Fornecedores.

5.3 Documentos Complementares

SSL.SUP.FOR.005 Parecer Comercial

SSL.SUP.FOR.018 - Planilha de Itens de fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo

6 CONTEDO

Tem como finalidade normatizar o processo de aquisio de obras, servios e/ou materiais

que necessitem da formalizao via contrato, considerando: alto volume de demanda, valor

financeiro acima de R$ 60.000,00 e riscos para a Instituio

As solicitaes devem ser encaminhadas ao Setor de Suprimentos e de acordo com a

especificao da contratao, sendo:

Obras e reformas;

Prestao de servios demanda pontual;

Prestao de servios e fornecimentos demanda constante;

6.1 Contratos de Obras e Reformas

Para obras e/ou reformas com valor acima de R$ 60.000,00 dever ser formalizado contrato, conforme Procedimento Especfico de Contratao de Obras SSL.SUP.NPI.003.

6.2 Prestao De Servios Demanda Pontual, Superior A R$ 60.000,00

Este o tipo de contrato para ser utilizado em um ou mais tipos de servios, estes pr-estabelecidos por meio da Solicitao de compra e/ou Memorial, com local e data pr-definidos.

Para estes servios a rea solicitante dever inserir no Papirus a informao da documentao exigida ao Fornecedor pela rea de Segurana do trabalho, conforme tipo de servio a ser executado.

Encaminhar Papirus ao Ncleo de Compras por meio de requisio via Sistema

IGER como Solicitao de Compra ou Solicitao de Compra Corporativo;








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Enviar um e-mail para o comprador com os seguintes itens em anexo: Memorial

Descritivo, Planilha Oramentria, Projeto Contrato de Servio Pontual e tipo de

Contratao global ou parcial, quando aplicvel;

Aps Negociao dos servios e emisso do Parecer Comercial o processo ser

digitalizado e enviado eletronicamente ao gestor do contrato para trmites de

assinaturas junto ao Ncleo de Contratos da Diretoria de Planejamento,

Controladoria e Finanas;

Os Processos de compras finalizados so arquivados conforme cita a Tabela

Controle de Registro Ncleo de Compras SSL.SUP.POP.007.

O Fluxo a seguir demonstra melhor este processo:

Figura 01 Fluxo para Contrato Firmado para a Execuo de um nico Evento

No

Sim

Fim

Anexar Memorial.

Obs.: de

Segurana do

Trabalho quando

aplicvel.

Incio

Envia Papirus ao Ncleo de

Compras.

Solicitante ( cliente interno)

Recebe o Papirus, verifica se

existem Fornecedores Homologados.

Ncleo de Compras

H Fornecedores

Homologados?

Busca Fornecedores, solicita

Documentos, Preenche Ficha

de Solicitao de

Homologao SUP.FOR.031 e encaminha

para o NRF

Ncleo de Compras

Realiza a negociao, emite a OC

elabora a montagem do processo

eletronicamente, tramita pelas

aladas de aprovaes do Compras,

e encaminha ao gestor do contrato o

processo digitalizado.

Ncleo de Compras

Aps o Processo finalizado, arquiva-

o conforme Tabela Controle de

Registro SUP.PRO.007.

Ncleo de Compras

Realiza a Homologao de

Fornecedores e faz a

atualizao da Planilha de

Fornecedores Homologados

e comunica o Ncleo de

Compras sobre a incluso.

NRF

SSL.SUP.POP.007








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6.3 Contrato De Prestaes De Servios E Fornecimentos Demanda Constante

Contrato firmado para a execuo de uma srie de eventos de um ou mais tipos e/ou fornecimentos de materiais e produtos, por perodo definido, que pode vigorar de 06 (seis) a 12 (doze) meses ou ainda, por prazo superior desde que seja justificado pela negociao.

A necessidade de contratao identificada pela rea demandante ou pelo prprio comprador devido ao perodo de utilizao do item e volume de demanda.

necessrio que seja preenchido a Planilha de Itens de Fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo _SSL.SUP.FOR.018, com todas as especificaes dos itens contratar. A planilha deve ser validada pelo Ncleo de Planejamento SSL, sendo que, na validao verificada a nomenclatura dos itens, cadastro no sistema e especificao do item. Aps validao, o Ncleo de Planejamento ir devolver ao solicitante, eletronicamente, a planilha aprovada, para que seja anexado o Memorial Descritivo no ato do envio para o NRF. O Fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento, explica melhor todo processo de contratao em suas etapas. Figura 02.








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Figura 02 Fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento e suas etapas.

SSL.SUP.POP.025

SSL








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6.4 Controles Internos Do Processo De Contratao

Todo Processo fsico das contrataes de Prestaes de Servios e Fornecimentos so arquivados conforme cita a Tabela Controle de Registro Ncleo de Relacionamento com Fornecedores SSL.SUP.POP.025. Os documentos necessrios para a elaborao da Minuta do Contrato sero digitalizados e enviados ao Gestor do contrato. So Eles:

SSL.SUP.FOR.014 - Formulrio de Check List de Homologao de Fornecedor;

SSL.SUP.FOR.005 - Formulrio - Parecer Comercial;

Equalizao;

ltima Proposta dos Fornecedores.

6.5 Critrios Para Formalizao De Contrato

Todos os processos de contrataes devem possuir ao menos trs cotaes, conforme Manual do Processo de Compras SSL.SUP.NPI.027, salvo situaes pertinentes a fornecedores nicos ou exclusivos.

Toda e qualquer contratao somente poder ser realizada com fornecedores homologados conforme Procedimento Especfico: Sistemtica de Desenvolvimento de Fornecedores SSL.SUP.NPI.001.

7 ANEXOS

No Aplicvel a este documento.

8 HISTRICO DE ALTERAES DO DOCUMENTO

HISTRICO DE ALTERAES

DESCRIO (item alterado)

06.12.2011 Em funo da Ro 2724: excludo o formulrio SUP.FOR.014_Formulrio de Avaliao Comercial do Fornecedor.

10.02.2012 - Adequado todo contedo do fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento e suas etapas. - Adequado nome do formulrio SUP.FOR.018, no item 6.3 e no Fluxo (Figura02). - Alterado o valor de R$10.000,00 para R$60.000,00, nos itens 6, 6.1 e 6.2.

30.07.2012 Adequao do procedimento para o novo padro institucional.

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