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Comunicado DA SEM DEZ 2012
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SE012 E1
SECRETARIA DA EDUCAÇÃO
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO CENTRO DE COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS
Praça da República, 53 – República – São Paulo – CEP: 01045-903 Tel.: (11) 3218-8839
COMUNICADO DA s/nº de 10 de Dezembro de 2012
Normatiza o encaminhamento de documentos por meio do Sistema NCPB, de controle de documentos
O Departamento de Administração, por meio do Centro de Comunicações Administrativas e do
Núcleo de Protocolo e Expedição - NUPROE, assumiu toda a logística de entrada e saída de documentos que
são enviados e recebidos das 91 Diretorias de Ensino.
Assim, estamos recebendo e encaminhando, tanto por meio de malotes, quanto via motofretes,
uma imensa gama de papéis (ofícios, processos, livros, folders, etc.).
Ocorre que diagnosticamos junto a nossas unidades, algumas incorreções que acabam
prejudicando a logística de entrega destes papéis, que ora listamos abaixo:
Documentos e envelopes sem relações de remessa;
Relações de remessa sem a identificação da Diretoria de Ensino, principalmente no
caso de unidades escolares;
Recebimento de documentos registrados no sistema NCPB, sem a devida
atualização de seu andamento e
Recebimento de documentos registrados no sistema NCPB, sem a devida relação
de remessa confeccionada pelo próprio sistema;
Alguns documentos e envelopes que estão chegando sem a Relação de Remessa, já estão sendo
devolvidos, com a orientação de que a unidade remetente corrija e remeta-nos novamente, com a devida
Relação de Remessa.
Para que possamos dinamizar e fazer com que a identificação dos documentos seja feita com
maior precisão, determinamos que:
1. Seja obrigatória a identificação da Diretoria de Ensino na Relação de Remessa das Unidades
Escolares que enviarem documentos entre escolas de outra região, tanto da própria Diretoria de Ensino,
quanto da Diretoria de Ensino de destino dos documentos.
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2. Os documentos que estiverem devidamente registrados no Sistema NCPB de Controle de
Documentos, somente serão aceitos com andamento feito pela unidade remetente e com a Relação de
Remessa devidamente emitida pelo sistema, para a unidade destinatária, de acordo com o Siglário da
Secretaria (Resolução SE 80/2011) e a Instrução DA 01/2012 de 15/03/2012.
Caso as unidades das Diretorias de Ensino, tenham dificuldades na configuração da impressora
para emissão da Relação de Remessa, por meio do Sistema NCPB, solicitamos que contate o Núcleo de
Informações Educacionais e Tecnologia (NIT) de sua Diretoria, para que seja providenciado o
compartilhamento/configuração da impressora (Anexo I), junto as suas unidades. Caso seja unidade da
Sede, peço que nos contate para que possamos solucionar a pendência.
Nosso objetivo é que a ferramenta que emite Relação de Remessa no sistema NCPB, de controle
de documentos, seja melhor utilizada, facilitando a triagem e o encaminhamento dos documentos que
aportam nesta Sede, de todo o Estado.
Colocamo-nos à disposição para sanarmos as dúvidas e pendências, por meio dos seguintes tels.
(11)3218-2153, (11)3218-2155 ou (11)3218-2156 ou pelo e-mail: [email protected], do
Núcleo de Protocolo e Expedição – NUPROE ou [email protected], do Centro de
Comunicações Administrativas do Departamento de Administração -DA.
Aproveitamos para informar que a partir de 02/01/2013, não serão mais aceitos documentos e
processos registrados no Sistema NCPB sem a devida Relação de Remessa.
DIONE LUIZ DOS SANTOS Diretora Substituta do Centro de Comunicações
Administrativas
ODAIR ROMANATO Diretor do Departamento de Administração
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ANEXO I Encaminhamos abaixo as telas do Sistema NCPB, constante no “Manual de Uso do
Sistema NCPB”, com as orientações para o acesso nas Diretorias de Ensino, onde a utiliza-se o HOD:
ESTÁ É A TELA INICIAL DO SISTEMA NCPB (QUICK) NAS DIRETORIAS DE ENSINO.
PARA ACESSAR É NECESSÁRIO COLOCAR O NOME DO USUÁRIO E A SENHA DE
ACESSO NOS CAMPOS INDICADOS
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CADA DIRETORIA DE ENSINO POSSUI SEU CÓDIGO DE IMPRESSÃO. AO ACESSAR O SISTEMA
(LOGAR) POR MEIO DO “HOD”, APARECERÁ A JANELA DE TERMINAL E A DE IMPRESSÃO COM O
ENDEREÇO. NO EXEMPLO ABAIXO O ENDEREÇO DE IMPRESSÃO É K8Q1
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ESTAS SÃO AS TELAS DE ACESSO
AO SISTEMA NCPB
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SUGERIMOS QUE SEJA INSERIDO, NA TELA DE
ACESSO, APÓS O NOME DO OPERADOR E A CHAVE,
O ENDEREÇO DE IMPRESSÃO, INDICANDO A
MÁQUINA ONDE SERÃO ENVIADAS AS RELAÇÕES DE
REMESSA.
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ESTELA É A TELA DO
MENU “PROTOCOLOS”
DO SISTEMA NCPB.
AQUI TEMOS A OPÇÃO
2, DE ATUALIZAÇÃO DO
ANDAMENTO DO
DOCUMENTO
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APÓS A ESCOLHA DA OPÇÃO 2, DO MENU PROTOCOLO,
ACESSAMOS ESTA TELA E PODEMOS ESCOLHER A OPÇÃO 1-
INDIVIDUAL PARA ENVIO DE APENAS UM DOC./PROCESSO,
OU 2-EM LOTE, QUANDO É MAIS DE UM.
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NA OPÇÃO 1-INDIVIDUAL, COLOCAMOS O NÚMERO DO
DOC./PROCESSO E TECLAMOS ENTER. APARECERÁ A
PRÓXIMA TELA, PARA PREENCHIMENTO.
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DEVEMOS PREENCHER COM:
DATA, SIGLA DA UNIDADE DE ORIGEM, SIGLA DA UNIDADE DE DESTINO, SITUAÇÃO, Nº DA
RELAÇÃO DE REMESSA/ANO E MOTIVO.
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NA OPÇÃO 2-EM LOTE, A DIFERENÇA É QUE PRIMEIRAMENTE COLOCAMOS AS UNIDADES DE
ORIGEM E DESTINO DO DOCUMENTO, SITUAÇÃO, RELAÇÃO DE REMESSA/ANO E MOTIVO,
ENTRETANTO, POSTERIOMENTE COLOCAMOS OS NÚMEROS DOS DOCS./PROCESSOS, QUE IRÃO
COMPOR A REFERIDA RELAÇÃO DE REMESSA, APÓS TECLAR ENTER, CONFORME ORIENTAÇÃO
NO RODAPÉ DA TELA
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DEVEMOS ATENTAR QUE, EXCEPCIONALMENTE, NESTA OPÇÃO, COLOCAMOS O NÚMERO DO
DOC./PROCESSO SEM A BARRA.
APÓS RELACIONAR OS DOCUMENTOS, TECLAR ENTER.
SE ESTIVER TUDO OK, APARECERÁ O “S”, PARA CONFERIR. APÓS CLICAR ENTER, APARECERÁ A
MENSAGEM NO RODAPÉ, OPERAÇÃO CONCLUÍDA, CONFORME TELA ABAIXO
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TELA COM O DOCUMENTO
DIGITADO SEM A BARRA E
DEVIDAMENTE ENCAMINHADO,
RESTANDO A EMISSÃO DA RELAÇÃO
DE REMESSA
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ESTA É A TELA DO MENU
PRINCIPAL. AQUI DEVEMOS
ESCOLHER A OPÇÃO 5 – PARA A
IMPRESSÃO DA RELAÇÃO DE
REMESSA DO SISTEMA NCPB
AQUI DEVEMOS PREENCHER OS
CAMPOS COM OS DADOS JÁ INSERIDOS
NA ATUALIZAÇÃO DE ANDAMENTO,
COM: A UNIDADE QUE EXPEDE “DE” , A
UNIDADE DE DESTINO “PARA”, DATA
DE ENVIO, NÚMERO DA RELAÇÃO DE
REMESSA E QUANTIDADE DE VIAS,
APÓS TECLAR ENTER PARA IMPRESSÃO
DA RELAÇÃO DE REMESSA
