Programa de Desenvolvimento de Sucessores

Diretores Regionais

Curso de Comunicação, Condução de reuniões e Apresentações eficazes

Módulo 2

• Verbal

• Não verbal

1.Tipos de Comunicação 2. Nº de Receptores

• Comunicação grupal

• Comunicação interpessoal

3. 1

• Ascendente• Descendente• Horizontal

3. A Nível de Organizações Empresariais

3. 2

• Interna• Externa

Operativa

De Imagem

3. 3

• Formal• Não Formal: O boato

A Comunicação

• ENFOQUE

• CLAREZA

• CRIATIVIDADE

• DINAMISMO

• BREVIDADE

Pautas do Emissor no “Feedback”:

Perguntas Úteis sobre o Auditório

• Quantas pessoas assistirão?

• Qual a idade média do grupo?

• Qual é sua ocupação e nível profissional?

• Qual é seu conhecimento do tema?

• Podem ter preconceitos contra mim ou contra o tema a tratar?

• Que expectativas o objetivos podem ter?

• A assistência é voluntária ou obrigatória?

• Há alguma palavra ou tema “tabu” entre eles?

• Qual é a melhor forma de convocá-los? Com quanto tempo de antecipação?

• Os assistentes são companheiros de trabalho? Pertencem à mesma empresa?

• No caso que assim seja, possuem a mesma categoria e nível hierárquico?

Inícios a Evitar

1. Frases feitas

2. Observações óbvias

3. Desculpas (nossos poucos dotes como orador, o cansativo do tema)

4. Anedotas

EscritaOral

+ PALAVRAS

- PALAVRAS

+ SONS

Verbal

Não-Verbal

Tipos de Linguagem de Comunicação

Paralinguagem Corporal

- SONS

1º - SOLICITÁ-LO

2º - ESCUTÁ-LO

3º - VALORIZÁ-LO

4º - AGRADECÊ-LO

Pautas do Receptor no “Feedback”:

Regras para um “Feedback” Eficaz

1º - Descritivo

2º - Utilizável e aplicável

3º - Específico, claro, conciso

4º - Pessoal e direto

5º - Imediato

6º - Positivo, respeitoso, construtivo, orientado ao presente e ao futuro

7º - Solicitado e comprovado

Características da Linguagem Verbal

• Selecionar palavras adequadas ao perfil de audiência

• Evitar siglas e palavras em outro idioma

• Utilizar frases curtas

• Procurar que a gramática e o vocabulário sejam corretos

• Evitar chavões e frases feitas: “mmm...”, “eh”, “verdade?”, “vale”, “por tanto”.

• Utilizar palavras que despertem a imaginação do público: “vasos comunicantes”, as mãos cheias”, “gargalo”.

• Incluir citações breves, exemplos concretos, anedotas

• Não se limitar a expor características técnicas: traduzi-las em benefícios ou vantagens para sua audiência

• Gestos• Postura• Olhares• Distância

• Volume• Velocidade• Tom• Ênfase• Vocalização• Silêncios

• Imagem• Decoração da sala• Ordem ou desordem da sala

Linguagem Não Verbal

Linguagem Corporal

Paralinguagem

Linguagem Contextual

• Cronológico

• Descritivo

• Analítico

• Problema e solução

• Necessidades

• Dificuldade progressiva

• Comparação

Critérios para o Desenvolvimento

• Usar perguntas retóricas

• Fazer uma demonstração

• Sugerir uma ação

• Criar expectativas face a futuras apresentações

• Contar uma anedota

• Usar cifras, estatísticas

• Fazer um resumo

Sugestões para um Bom Encerramento

• Não eludir o problema.

• Não pôr em evidência um assistente diante de grupo.

• Não se deixar levar pela ira ou nervosismo.

Recomendações em Situações Difíceis

O que se quer dizer

O que se diz

O que se ouve

O que se escuta

O que se compreende

O que se retém

O que se reproduz“F

eed-

Bac

k”

Perda da Mensagem

Características da Mensagem

• Organizada

• Exata

• Acompanhada de imagens

• A palavra:

• precisa

• a evitar: adjetivos qualificativos,termos de moda

etc.

• Observar

• Escutar

• Manejar de forma coordenada a comunicação não verbal e a verbal

• Ter empatia

• Persuadir o receptor

• Perguntar

• Ser ativo

Habilidades de emissor

Defeitos e dificuldades do emissor

• Não organizar seus pensamentos antes de falar

• Expressar-se com imprecisão

• Colocar muito conteúdo no mesmo    enunciado = Efeito desconcertante

• Não conhecer a seu receptor

• Não levar em conta a capacidade de compreensão de seu interlocutor

• Ter preconceitos (culturais,origem,sexo,nacionalidade)

Que fatores influem na recepção?

• A Escuta

• A Percepção

- o receptor organiza os dados

incompletos em um todo, de modo que tenham

significados para ele.

- o receptor seleciona a informação que

chega a ele com base em antecedentes,

expectativas...

Defeitos ou obstáculos do receptor

• Atenção insuficiente

• Comunicação defensiva

• Implicação pessoal na comunicação

• Preocupação com perguntas ensaiadas

• Atenção aos detalhes e não na informação principal

• Interpretação pessoal

• Presunção

Distorção da comunicação

A

EMISSOR

B

RECEPTOR

Filtros Filtros

Arco de distorção:distorção da comunicação

receptoremissor

Emissão - Recepção

MENSAGEM

Retroinformação

EMISSOR RECEPTOR

• Quem convoca• A quem se convoca• Data• Hora de início e Hora prevista da finalização• Lugar de reunião• Ordem do Dia• Objetivos da reunião• Lugar, Data e Assinatura de quem assina a convocação• Informação adicional, se necessária.

Convocação correta

• Resolução de problemas: 5 ou 6 pessoas.• Iniciar algo novo: em torno de 8 pessoas.• Tomada de decisões: depende da área (estratégica, operativa...); ao redor de 7 pessoas.• Formação ou treinamento: mais ou menos 15 assistentes.• Caráter informativo: até 25 ou 30.• Motivação: neste caso o número é muito variável, depende do tipo de motivação.

Número de assistentes

• Não conflite nunca com os membros da equipe• Escute as pessoas que assistem à reunião• Não permita que alguém fique na defensiva• Faça participar todos os membros do grupo• Freie o que fala demasiado• Mantenha alto o nível de interesse• Vigie o especialista• Experimente com sua equipe a rotatividade na presidência• Não manipule o grupo

Gestão de pessoas

• Uma objeção pode esconder outra atrás.

• As objeções devem ser tratadas durante ou depois da exposição ou módulo de que nos ocupamos, mas sempre devem obter resposta.

• As objeções argumentadas costumam demonstrar interesse e envolvimento; por isso não se devem tomar como um ataque. Podem até esconder certa animosidade das objeções vagas, carentes de argumentos e recorrentes.• Não devemos temer as objeções, temos que enfrentá-las.

Situações difíceis

• Repita a pergunta para a audiência e, fazendo-o, mude o texto.

• Não responda à pergunta diretamente, diga algo como: “Esclareceremos algo primeiro ...”

• Mostre compreensão com quem pergunta: “Comparto seu interesse...”

Encarar perguntas difíceis

• Fornecer dados estatísticos surpreendentes

• Expressar uma idéia chocante

• Utilizar uma anedota ou fábula

• Fazer propostas retóricas

• Utilizar uma notícia de atualidade

• Anunciar o objetivo da conversa

• Fazer citações

Sugestões de bom início

• A vontade das pessoas

• Os estilos diretivos

• O clima empresarial

• A cultura

• A nacionalidade da organização

Que fatores influem na comunicação empresarial

• 9% Escrever

• 16% Ler

• 30% Falar

• 45% Escutar

Tempo empregado nos diferentes modos de comunicação

• Quadros de anúncios vs correio eletrônico

• O jornal interno

• Carta pessoal

• Seminário de estudo

Meios de comunicação na empresa