Concepção Dinâmica do Sistema de Monitoramento e Avaliação PNAGE-BA

Programa (PNAGE)

Proposta de Intervenção:PNAGE - BA

Execução e Revisão do Projeto (PNAGE-BA)

Término da Execução do Projeto (PNAGE-BA)

Monitoramento de Pressupostos, Processos e Produtos

Registro de Memória

Linhas de BaseMonitoramento Semestral de

Pressupostos, Processos e

Produtos

Avaliação Bi-anual de

Resultados Parciais –2008/2010

Avaliação Global dos Resultados do Projeto

(PNAGE-BA) – 2011

Detalhamento do Sistema deMonitoramento e Avaliação PNAGE-BA

Tipo de Atividade

Origem/Responsável Periodicidade Foco/Critério Produto Usuário

Monitoramento dos Pressupostos, Processos e Resultados

Interna/UCE-BA Semestral

Foco: Pressupostos, Processos e Produtos das ações do PNAGE-BA.Deve apresentar um inventário dos obstáculos encontrados, do comportamento dos pressupostos, processos e produtos bem como conclusões e recomendações destinadas a retroalimentar o Programa.Critério: Eficácia, Efetividade, Pontualidade e Celeridade.

Informes Semestrais

- Secretário da SAEB e SEPLAN;- Chefe de Gabinete SAEB e SEPLAN e técnicos que os auxiliam;- Superintendentes das áreas envolvidas com o Programa;- Equipe do PNAGE-BA;- Interlocutores e Gestores envolvidos com o Programa;

Avaliação de Resultados Parciais

Interna/UCE-BA

Bi-Anual –2008 e 2010

Foco: Resultados das do PNAGE-BA.Deve apresentar um inventário dos obstáculos encontrados e das lições aprendidas e relatório das mudanças obtidas pelo Programa. Inclui conclusões e recomendações destinadas a retroalimentar o Programa.Critérios: Eficácia, Efetividade e Suficiência

Relatórios Bi-Anuais –2008 e 2010

- Secretário da SAEB e SEPLAN;- Chefe de Gabinete SAEB e SEPLAN e técnicos que os auxiliam;- Superintendentes das áreas envolvidas com o Programa;- Equipe do PNAGE-BA;- Interlocutores e Gestores envolvidos com o Programa;

Avaliação Global de Resultados

Interna/UCE-BA

Única – Último ano do

Programa2012

Foco: Objetivo Geral do PNAGE-BA. Destina-se a informar sobre a consistência entre os objetivos e os produtos obtidos; e entre estes e os resultados.Deve apresentar lições aprendidas e relatório das mudanças obtidas pelo Programa. Inclui conclusões e recomendações destinadas a orientar novos desenhos de programa na área.Critérios: Eficácia, Efetividade e Satisfação do Usuário.

Relatório Único de Avaliação Global de

Resultados

- Secretário da SAEb e SEPLAN;- Chefe de Gabinete SAEB e SEPLAN e técnicos que os auxiliam;- Superintendentes das áreas envolvidas com o Programa;- Equipe do PNAGE-BA;- Interlocutores e Gestores envolvidos com o Programa;

Plano deMonitoramento PNAGE-BA

Usuários

Periodicidade

Critérios

Modelo

Dimensões Focais

Indicadores

Linha de Base

Arranjo Institucional

Instrumentos e Mecanismos

Estratégia de Retroalimentação

Para o desenvolvimento da Metodologia de Monitoramento do PNAGE-BA definimos as seguintes etapas:

O primeiro fator a ser considerado no desenvolvimento da Metodologia de Monitoramento do PNAGE-BA está relacionado aos seus usuários.

Baseada nessa definição é que se deram todos os passos subseqüentes, desde a construção de um conjunto de indicadores que satisfizessem as

necessidades desses usuários até a definição do arranjo institucional e de uma estratégia de retroalimentação eficiente.

Assim, foram identificados os principais usuários dos resultados do processo de monitoramento, são eles:

Secretário de Administração e o Secretário de Planejamento do Estado da Bahia;Chefes de Gabinete da Secretaria de Administração e da Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia;Assessoria técnicas do Gabinete da Secretaria de Administração e da Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia;Superintendentes das áreas da Secretaria de Administração e da Secretaria de Planejamento do Estado da Bahia envolvidos com os produtos do PNAGE-BA;Equipe técnica do PNAGE-BA;Interlocutores e gestores dos produtos do PNAGE-BA.

Usuários

Periodicidade

Os dados serão coletados e mensurados semestralmente, em conformidade com a elaboração do Relatório de Progresso e o seu envio ao Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão - MPOG. Realizando o monitoramento com a mesma periodicidade com a qual o MPOG acompanha as ações do PNAGE nos Estados, conseguiremos facilmente os dados para formular e enviar relatórios precisos e reais da situação do programa no Estado da Bahia.

Critérios

Foram definidos quatro critérios para nortear a Metodologia de Monitoramento:

Celeridade – É a capacidade de medir o tempo de execução dos produtos preliminares e intermediários relacionados aos produtos finais.Pontualidade – É a capacidade de medir se a atividade foi realizada no prazo previamente definido.

Eficácia – É a capacidade de gerar os produtos esperados.

Eficiência - Está relacionado com a produtividade; execução física e financeira dos produtos.

Modelos

Assim, buscou-se definir as dimensões focais a serem monitoradas, as perguntas específicas que serão

respondidas no decorrer do processo, ou seja, o que será monitorado, e a definição dos indicadores.

Dos pressupostos básicos para que as ações do projeto possam ser empreendidas; Das atividades que são utilizadas para auxiliar a execução do programa; Da execução dos produtos definidos no Projeto.

O modelo proposto para o PNAGE-BA é o do Monitoramento de Pressupostos, Processos e Produtos. A metodologia vai se

concentrar no acompanhamento:

No caso do PNAGE-BA, as dimensões focais estão vinculadas a três aspectos distintos.

Dimensões Focais

Pressupostos - A necessidade desse monitoramento reside na importância de se saber se os pressupostos básicos para a implementação do PNAGE-BA estão sendo cumpridos de modo a gerar os produtos esperados.

Processos - Está diretamente vinculada as formas de realização do Projeto em si e se divide em duas sub-dimensões. A necessidade desse monitoramento reside na importância de saber como estão sendo realizadas as atividades que dão suporte a execução do programa e se as ferramentas utilizadas estão cumprindo suas funções de aporte gerencial.

Produtos - Está diretamente vinculada aos componentes do Projeto em si e se divide em sete sub-dimensões. A necessidade desse monitoramento reside na importância de acompanhar a realização dos produtos do projeto.

Dimensões Focais

Processos

Produtos

PressupostosDIMEN

SÕES

Administração do Projeto.

Desenvolvimento de políticas e da capacidade de gestão de recursos humanos;

Fortalecimento da capacidade de planejamento e de gestão de políticas públicas;

Desenvolvimento de uma cultura de promoção e implantação de mudança institucional;

Modernização da gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia de informação;

Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicação;

Modernização de estruturas organizacionais e de processos administrativos;

Contratação e acompanhamento de execução dos produtos PNAGE-BA

Instrumentos do programa

SUB-DIMEN

SÕES

Montagem dos IndicadoresCom base nas dimensões focais e no marco lógico do programa, montados de acordo com os objetivos expressos pelo PNAGE-BA, foi definida uma lista de indicadores para mensurar e avaliar pressupostos, processos e produtos.

Nessa seleção, foram levadas em conta certas características básicas intrínsecas a tais instrumentos para que sejam úteis e também as dimensões focais descritas acima.

Os indicadores deverão ser:Claros e precisos para evitar a ambigüidade, e por essa razão

foram evitados indicadores proxy;Relevantes e intrinsecamente ligados aos assuntos objeto da

avaliação;Disponíveis a baixo custo ou com boa relação custo-benefício;

Adequados e que fornecem base suficiente para análise;Monitoráveis e verificáveis por fontes independentes de

validação.

Indicador para Política. Dimensão: Produto

Sub-dimensão: Desenvolvimento de políticas e da capacidade de gestão de RH Produto: Política de RH redefinida e alinhada à macropolítica de gestão

Exemplo:

Indicador para ModeloDimensão: ProdutoSub-dimensão: Modernização de estruturas organizacionais e de processos administrativosProduto: Modelo de gestão de custos concebido, implantado e implementado

Exemplo:

Indicador para Sistema. Dimensão: Produto

Sub-dimensão: Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicaçãoProduto: Modelo de atendimento ao cidadão com ênfase no atendimento eletrônico concebido, implantado e implementado

Exemplo:

Linha de BaseDos Indicadores

Quanto às informações para as quais não existam dados nos registros institucionais, a linha de base será estabelecida no primeiro ponto de monitoramento.

No modelo proposto pelo PNAGE-BA a linha de base de alguns dos indicadores será obtida conforme definição constante no Quadro de Indicadores de Monitoramento a seguir ilustrado.

A linha de base de um indicador corresponde ao valor assumido por esse indicador no momento imediatamente anterior ao início das ações ou alternativamente, no momento do início das medições quando não houver dados anteriores ao começo do programa.

Coleta de Dados para o Relatório de Monitoramento relativo ao semestre

(Interlocutores)

Disponibilização dos Formulários de Informações

(UCE-BA)

Entrega dos formulários de informações a

UCE-BA (Interlocutores)

Publicação do 1º Relatório de

Monitoramento(UCE-BA)

Fluxo de Informações

A Metodologia de Monitoramento do PNAGE-BA prevê a construção de um Banco de Dados que abrigue as informações colhidas.

O fornecimento dos dados necessários ao monitoramento deverá ser pactuado antecipadamente, pela Coordenação-Executiva da UCE-BA, com os responsáveis pelas informações.

A alimentação do referido Banco de Dados será feita de maneira descentralizada, com o preenchimento de um formulário de informações em meio eletrônico pelas áreas envolvidas com o projeto através de seus interlocutores e pela equipe UCE-BA.

Instrumentos e Mecanismos

O período de coleta de dados foi definido de acordo com as características do próprio monitoramento.

Os dados a serem fornecidos serão todos em base semestral, ou seja, referentes aos seis meses anteriores ao mês de coleta.

Instrumentos e Mecanismos

Ano XXXX XXXX+1

Mês Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Coleta de Dados para o 1º Relatório de Monitoramento do ano XXXX.

Coleta de Dados para o 2º Relatório de Monitoramento do ano XXXX.

Disponibilização

pela UCE - Ba dos Formulários de Informações

Atividade

Disponibilização pela UCE - Ba

dos Formulários de Informações

Entrega dos

formulários de informações a

UCE-Ba

Publicação do 1º Relatório de Monitoramento

Entrega dos formulários

de informações

a UCE-Ba

Publicação do 2º Relatório de Monitoramento

Cronograma

Arranjo Institucional

Responsável: Secretário da SAEB e SEPLAN

Responsável: Chefe de Gabinete, Assessoria técnica do Gabinete e Superintendentes da SAEB e SEPLAN

Arranjo InstitucionalResponsável: UCE-BA

Arranjo Institucional

Responsável :Interlocutores

Responsável : Gestores dos produtos do PNAGE-BA

Um dos pilares de sustentação do Sistema de Monitoramento e Avaliação do PNAGE-BA é a sua estratégia de retroalimentação. Ou seja, como os dados gerados serão utilizados pela direção do programa para a tomada de decisões, divulgação e aprendizado institucional. Dessa forma, propõe-se que sejam realizadas reuniões semestrais de validação dos dados do Monitoramento nos meses de agosto e fevereiro, nas datas de entrega do respectivo relatório. Haverá oficinas focadas aos grupo de usuários previstos na metodologia, que deverão contar com a participação dos mesmos ou de seus representantes, objetivando a discussão dos dados colhidos e a elaboração de um pequeno plano de trabalho para implementação das recomendações, quando for o caso.

Deve-se, entretanto, levar em conta que a implementação das recomendações e também a institucionalização das lições aprendidas

com as atividades de Monitoramento muitas vezes são difíceis de serem conseguidas de maneira automática. É aconselhado que, ao

final das reuniões de divulgação dos resultados, seja estabelecido um pequeno e prático plano de implementação das recomendações, de maneira a também disseminar a utilidade do processo, assim como

consolidar suas bases de sustentação.

Estratégia deRetroalimentação

Execução das Ações do PNAGE-BA

Reuniões de Retroalimentação do Plano de Monitoramento

Monitoramento Semestral de Pressupostos, Processos e Produtos

Numa concepção dinâmica, a estratégia de retroalimentação teria o seguinte formato:

Estratégia deRetroalimentação

Secretarias Executoras

Equipe de Coordenação do Projeto

Secretaria de AdministraçãoSecretário Manoel Vitório da Silva Filho

Secretaria de PlanejamentoSecretário Ronald de Arantes Lobato

Secretaria de PlanejamentoPatrícia TeixeiraIara VieiraAna Cristina Castelo Branco

Secretaria de Administração

Interlocutores:Antonio César Milton Coelho

FernandoRicardo

Suely

Luciane BastosTelma Moreira

Flávia BarrosLuciana Nascimento

Rodrigo Pimentel