Conciliação de Movimento / Extrato bancário Introdução€¦ · 4 _____ Rua Minas Gerais, 1097 – Centro – CEP: 85812-030 – Cascavel/PR

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Conciliação de Movimento / Extrato bancário

Introdução

A conciliação de movimentos é um processo presente na maioria das empresas e trata

da conferência das movimentações entre contas de diversas origens, processo que pode tomar

um tempo elevado.

Para auxiliar neste processo esta disponível no sistema a tela “CT240 – Conciliação de

Movimento / Extrato bancário”. Permite realizar a conciliação dos movimentos de contas e

datas específicas, onde após a conciliação a alteração dos movimentos é bloqueada, realizando

um fechamento dos movimentos/datas conciliadas.

Utilize o Sumário abaixo para localizar a informação desejada, ou realize a leitura do

documento para conhecer o processo.

Sumário Introdução ..................................................................................................................................... 1

Funcionalidade .............................................................................................................................. 2

Filtros ......................................................................................................................................... 2

Utilização ....................................................................................................................................... 2

Movimento no Sistema ............................................................................................................. 3

Extrato Bancário ........................................................................................................................ 4

Importação de Extrato Bancário ............................................................................................... 5

Conciliação ................................................................................................................................ 5

Vincular ................................................................................................................................. 6

Desvincular ............................................................................................................................ 9

Varinha Mágica ...................................................................................................................... 9

Varinha DOCTO ................................................................................................................... 11

Opções nas Análises ............................................................................................................ 11

Fechar Data ............................................................................................................................. 13

Abrir Data ................................................................................................................................ 15

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Funcionalidade

Para acessar a tela, acesse o seguinte caminho: Módulo, CT → Movimentação →

Conciliação entre Movimento com Extrato Bancário.

Figura 1: CT240 – Conciliação de Movimento / Extrato bancário

Filtros Nesta tela existem alguns filtros a serem preenchidos para a visualização das

informações. São eles:

Data dos Movimentos: Define a data dos movimentos no sistema, correspondente a

movimentação do extrato que será importado.

Conta Contábil: Define o número da conta que deseja visualizar os movimentos para a

data escolhida.

Utilização Ao preencher a data e a conta contábil, é possível verificar todos os movimentos

gerados, tanto débitos quanto créditos, para esta conta e data definida.

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Figura 2: Dados Carregados na CT240

OBSERVAÇÃO!

O campo “Observações” pode ser utilizado para gravar informação para data/conta especificada.

Movimento no Sistema Nos campos do grupo “Movimentos no Sistema”, são apresentados todos os

movimentos e totalizadores.

Procura Por: Este campo filtra as linhas apresentadas, procurando na coluna

“Histórico” as linhas que possuem o que foi digitado no campo.

Ainda é possível organizar as linhas, clicando sobre a coluna para ordenar.

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Figura 3: Grupo de Movimentos do Sistema

Extrato Bancário De forma Semelhante aos campos do grupo “Movimentos no Sistema”, o grupo

“Extrato Bancário” possui as mesmas características do grupo “Movimentos do sistema”.

Quanto às informações apresentadas, possui alguns campos diferentes, e a forma de se

preencher é através da importação de arquivos.

Figura 4: Grupo de Informações do Extrato Bancário

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No campo “Saldo do banco no extrato” pode ser adicionado o valor do saldo da conta

no banco correspondente ao extrato que será importado.

Importação de Extrato Bancário Esta interface traz a possibilidade de importar o arquivo de extrato bancário no padrão

OFX (Money 2000). Para isso deve-se possuir o arquivo do banco e pressionar o botão

“Importar extrato” abrirá a janela de seleção.

Figura 5: Importação do Extrato .ofx

A conta do extrato é validada de acordo com a conta contábil informada. A conta

contábil deve estar relacionada a um portador (PG111). No cadastro do portador é validado o

identificador da conta, caso esteja diferente do extrato é apresentada a seguinte mensagem:

Figura 6: Validação do identificador da conta

Conciliação

Tendo carregado os movimentos do sistema e carregado o extrato bancário, é possível

iniciar a conciliação bancária. Para conciliar serão utilizados os seguintes botões:

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Vincular: Indicado por uma corrente, é responsável por relacionar um ou mais

movimentos do sistema a uma linha do extrato. Pode ser acionado pela tecla Alt+A.

Desvincular: Remove a ligação de um movimento do sistema com o extrato, pode ser

acionado pela tecla Alt+Z.

Conciliação automática por valor: O sistema tentará identificar os movimentos do

extrato automaticamente de acordo com as configurações apresentadas no tópico “Varinha

Mágica” .

Conciliação automática “Só Valor”: Ao utilizar essa opção o sistema considera o

primeiro valor localizado igual ao extrato e efetua o relacionamento.

Varinha DOCTO: O sistema tentará identificar os movimentos do extrato

automaticamente por número de documento de acordo com as configurações apresentadas

no tópico “Varinha Mágica” .

Vincular

O vínculo/conciliação pode ser feito de maneiras diferentes e existem alguns casos que

podem variar. A seguir alguns exemplos.

1x1:

Quando selecionado uma ou mais linhas dos movimentos do sistema e uma linha do

extrato, pode-se pressionar o botão para que o vínculo seja feito. Ao realizar esta ação, notará

algumas alterações na tela.

1. A linha de movimentos utilizada fica em amarelo quando na tela de extrato estiver

selecionada a linha correspondente ao seu vinculo, e em vermelho quando estiver

selecionada qualquer outra linha do extrato que não for a correspondente ao seu

vinculo, identificada assim que já foi conciliada.

2. A coluna “Conciliada” do campo de movimentos passara a ficar marcada, identificando

que esta linha, já foi conciliada.

3. Na coluna “Valor Conciliado” do campo Extrato Bancário, passará a ser apresentado o

valor correspondente ao valor conciliado. Caso o valor não seja o total, (falte dinheiro)

a linha do extrato ficara da cor azul, identificando que esta parcialmente conciliada.

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Figura 7: Conciliando movimento sistema com extrato bancário

ATENÇÃO! Depois de conciliado, o movimento não poderá mais ser alterado nem excluído.

Nx1:

É possível realizar o vínculo, de mais de uma linha de movimentos por vez.

Por exemplo: Para uma viagem de dois motoristas, sacarem do banco 100 reais sendo que era

50 para cada um, que seria utilizado para alimentação. No banco o saque foi de 100 reis,

porem no sistema foram cadastrados 50 para X e 50 para Y, ou seja, haverá dois movimentos

no sistema para um mesmo no banco.

Pensando nesses casos é possível efetuar a conciliação utilizando a tecla “CRTL” pressionada,

selecionar mais de um movimento do sistema e adicionar em um mesmo movimento do

Extrato do banco.

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Figura 8: Vinculando mais de um movimento por vez (Nx1)

1xN, NxN:

Caso desejar adicionar mais de um extrato para um mesmo movimento do sistema, é

possível também. Para o extrato, selecionam-se as linhas da mesma forma com o botão “CRTL”

pressionado, porem ao terminar de escolher as linhas, é necessário clicar com o botão direito

do mouse sobre as linhas e selecionar a opção: “Agrupar Movimentos”.

Figura 9: Opção Agrupar Movimentos

As linhas selecionadas se agruparão, somando seus valores, e formando uma única

linha, identificada na cor azul.

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Figura 10: Linha do extrato agrupada

Sendo possível assim conciliar esta linha com uma ou mais linhas dos Movimentos do

Sistema.

Desvincular

Botão utilizado para desfazer os vínculos anteriormente realizados.

Para sua utilização basta selecionar as linhas, do movimento no extrato e do movimento do

sistema. Tendo as duas linhas selecionadas e clicar no botão ou utilizar o atalho “ALT+Z”. O

vinculo será desfeito, desfazendo os 3 pontos que são feitos ao vincular.

Reveja aqui as alterações.

Caso houver várias linhas de movimentos para apenas uma linha do extrato, deverá

desvincular linha a linha, não sendo possível desvincular todos de uma só vez.

Varinha Mágica

Este botão tem como objetivo encontrar movimentos de mesmo valor e com

“características” que sejam identificadas como semelhanças (semelhanças previamente

cadastradas), entre os movimentos do extrato e do sistema. E realiza o Vinculo

automaticamente entre os resultados encontrados que forem validados.

A utilização deste botão depende de uma configuração prévia, pelo caminho: Módulo PG →

Financeiro → Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil. Será encontrada a tela

“PG045 – Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil”. Esta tela tem

como objetivo fornecer ao botão “Varinha Mágica VALOR e Varinha Mágica DOCTO” o

parâmetro que define quais linhas poderá ser relacionado.

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Figura 11: PG045 – Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil

Nesta tela serão cadastradas as palavras ou frases que serão comuns entre os

movimentos do extrato bancário e os movimentos do sistema, referentes a coluna “Histórico”

de ambos, como se fossem palavras chaves.

Por exemplo, em ambos os movimentos possui a palavra “TARIFA” na coluna do Histórico.

Figura 12: Exemplo de palavras para cadastro

Desta forma pode ser cadastrada na tela PG045 a palavra ‘TARIFA’ para Descrição do

Extrato e ‘TARIFA’ para a Descrição do Movimento. Assim ao pressionar o botão “Varinha

Mágica” o sistema encontrará estas duas primeiras linhas como compatíveis e caso o valor seja

o mesmo, realizará a conciliação/vínculo entre as duas.

Caso utilize os bancos Itaú, Bradesco ou Brasil é sugerido que sejam cadastrados os

relacionamentos de recebimento de títulos conforme segue abaixo:

Banco Descrição Extrato Descrição Movimento

341 SISPAG Recebimento do Título Nº

237 SISPAG Recebimento do Título Nº

1 PAGAMENTO DE TÍTULO Recebimento do Título Nº

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Varinha DOCTO

De forma semelhante a Varinha Mágica acima apresentada, este botão também

compara o valor que deve ser igual ou estar dentro da “Variação de Valor” informada, e ter o

mesmo “histórico” cadastrado ou ainda, encontrando as palavras chaves cadastradas,

conforme explicado acima, referente a tela “PG045 - Cadastro de Relacionamentos Extrato

Bancário/Movimento Contábil”, ao encontrar esta palavra chave nos dois Históricos, o sistema

fará uma segunda verificação, a qual não compara apenas a palavra chave mas todo a linha a

partir de tal palavra.

Ex: Ao ter movimentos de mesmo valor, com palavra chave cadastrada tanto para extrato

como para sistema, e com os seguintes Históricos:

123 teste PALAVRACHAVE valor SS → 123 teste teste PALAVRACHAVE valor SS = VALIDO.

123 teste PALAVRACHAVE valor SSA → 123 teste PALAVRACHAVE valor SS = INVALIDO.

Ou seja, antes da palavra chave informada, não faz diferença se tem ou não alterações

porem após a palavra, a descrição deve ser a mesma para que este botão reconheça, e realize

o Vinculo/Conciliação, dos movimentos.

Variação de Valor

Conforme descrito as “Varinhas” procuram palavras em comum, conforme cadastrado

na tela PG045, e em seguida que tenham o mesmo valor. Porem estes valores, em alguns

casos, podem conter variações, na maioria das vezes centavos, porém, fazem com que o valor

entre os movimentos não seja mais exato. Para estas diferenças, existe o campo “Variação de

Valor” que funcionada da seguinte maneira.

Variação de Valor: O valor que for adicionado a este campo, será a diferença que o

processo da “Varinha Mágica e Varinha Mágica DOCTO” aceitará para conciliar os

movimentos.

Exemplo: Havendo dois movimentos com a palavra ‘VAL.’ No Histórico e a mesma estiver

cadastrada na tela PG045, e seus valores forem de R$ 4,00 e R$ 4,25. Mesmo sabendo que são

referentes ao mesmo movimento, as “Varinhas” não conciliarão os dois movimentos por se

tratarem de valores diferentes. Porém ao informar, R$ 0,50 no campo “Variação de Valor” e

utilizar uma das “Varinhas” novamente, os dois serão conciliados.

Opções nas Análises

Existem mais opções que podem ajudar se organizar e facilitar a compreensão e

conciliação das informações. Nos dois campos (Movimentos do Sistema e Movimentos Extrato

Banco), ao clicar sobre as linhas, podem ser utilizados de diversas opções, são elas:

Para Movimentos no Sistema:

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Editar Movimentos: Será aberta a tela “CT055 – Controle do Movimento” onde estará

carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e

alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT240, após

recarregá-la.

Novo Movimento: opção será aberta a tela “CT055 – Controle do movimento” aonde

já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados

novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na

tela CT240, após recarregá-la.

Localiza Linha do Extrato: Selecionará a linha do extrato que foi conciliado no

movimento do sistema.

Exibir movimentos conciliados: Vem sempre marcada, ao desmarcar as linhas que já

foram conciliadas não serão mais exibidas até que seja remarcada.

Exibir somente movimentos da linha do extrato: Exibe apenas os movimentos que

estão conciliados em alguma linha do extrato.

Figura 13: Opções campo Movimento no sistema

Para Extrato bancário:

Criar movimento com os dados do extrato: Gerado um movimento no sistema

exatamente como o extrato que estava selecionado no momento que foi aplicado o

comando.

Localizar movimento pelo valor: Selecionará a linha do movimento que foi conciliado

o extrato do banco.

Agrupar movimentos: Linhas que deseja agrupar, clicando com o botão “CRTL”

pressionado. Juntara todas as linhas selecionadas em uma só, somando seus valores, e

alterando a cor da linha para verde, podendo ser utilizado para conciliar uma ou mais

linhas dos movimentos.

Desagrupar movimentos: Linhas do Extrato que se encontram agrupadas (verdes) é

possível desagrupar, através deste botão.

Exibir linhas conciliadas: Vem sempre marcado, ao desmarcar, o sistema esconde às

linhas que já estão conciliadas com movimentos, mantendo visível apenas as linhas

que ainda não foram conciliadas.

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Figura 14: Opções campo Extrato bancário

Fechar Data Ao utilizar este botão a data e a conta que estão carregadas na tela, ficaram

“trancadas”, e não será possível adicionar, remover ou alterar qualquer informação dos

movimentos com data e conta iguais as que estão carregadas. Para ter acesso a esta opção é

necessário que o usuário tenha as devidas permissões no sistema.

Através do caminho: Módulo PG → Administrativo → Usuários → Usuários, é possível

chegar até a tela: “PG000 – Cadastro de Usuários” onde possui a opção: “Permite Realizar

Fechamento/Abertura de Data na Conciliação Contábil”, esta deve estar marcada para que o

usuário consiga realizar a abertura e/ou o fechamento da data e conta.

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Figura 15: Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação contábil

Caso o usuário não tenha esta opção marcada ao clicar em “Fechar data” a mensagem

que será exibida é a seguinte.

Figura 16: Mensagem ao não ter acesso ao fechamento/Abertura

Figura 17: Botão Fechar Data

Ao pressionar o botão, se os valores não estiverem conciliados e iguais, a seguinte

mensagem será apresentada:

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Figura 18: Fechar com valores diferentes

Clicando em sim, será preenchido ao lado do botão “Abrir data”, as informações do

“Usuário” e “Data”. Após, basta clicar em gravar.

Figura 19: Data da conciliação e Usuário Conciliação

Abrir Data Após a data estar fechada, sendo necessário realizar alguma alteração, será necessário

algum usuário com permissão, acessar a data/conta e clicar em “Abrir data”, para que a

mesma esteja disponível para utilizar novamente.

Cadastro de Extrato Bancário Para excluir o extrato importado, ou realizar ajustes de valores e descrições, pode ser utilizada a tela “CT240e – Cadastro de extrato bancário” (CT > Movimentação > Cadastro de extrato bancário). Nesta tela é possível indicar a data e conta onde o extrato foi importado, e então indicar alterações que serão refletidas na tela CT240.

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Figura 20: Cadastro de extrato bancário

Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.

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