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Conciliação de Movimento / Extrato bancário
Introdução
A conciliação de movimentos é um processo presente na maioria das empresas e trata
da conferência das movimentações entre contas de diversas origens, processo que pode tomar
um tempo elevado.
Para auxiliar neste processo esta disponível no sistema a tela “CT240 – Conciliação de
Movimento / Extrato bancário”. Permite realizar a conciliação dos movimentos de contas e
datas específicas, onde após a conciliação a alteração dos movimentos é bloqueada, realizando
um fechamento dos movimentos/datas conciliadas.
Utilize o Sumário abaixo para localizar a informação desejada, ou realize a leitura do
documento para conhecer o processo.
Sumário Introdução ..................................................................................................................................... 1
Funcionalidade .............................................................................................................................. 2
Filtros ......................................................................................................................................... 2
Utilização ....................................................................................................................................... 2
Movimento no Sistema ............................................................................................................. 3
Extrato Bancário ........................................................................................................................ 4
Importação de Extrato Bancário ............................................................................................... 5
Conciliação ................................................................................................................................ 5
Vincular ................................................................................................................................. 6
Desvincular ............................................................................................................................ 9
Varinha Mágica ...................................................................................................................... 9
Varinha DOCTO ................................................................................................................... 11
Opções nas Análises ............................................................................................................ 11
Fechar Data ............................................................................................................................. 13
Abrir Data ................................................................................................................................ 15
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Funcionalidade
Para acessar a tela, acesse o seguinte caminho: Módulo, CT → Movimentação →
Conciliação entre Movimento com Extrato Bancário.
Figura 1: CT240 – Conciliação de Movimento / Extrato bancário
Filtros Nesta tela existem alguns filtros a serem preenchidos para a visualização das
informações. São eles:
Data dos Movimentos: Define a data dos movimentos no sistema, correspondente a
movimentação do extrato que será importado.
Conta Contábil: Define o número da conta que deseja visualizar os movimentos para a
data escolhida.
Utilização Ao preencher a data e a conta contábil, é possível verificar todos os movimentos
gerados, tanto débitos quanto créditos, para esta conta e data definida.
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Figura 2: Dados Carregados na CT240
OBSERVAÇÃO!
O campo “Observações” pode ser utilizado para gravar informação para data/conta especificada.
Movimento no Sistema Nos campos do grupo “Movimentos no Sistema”, são apresentados todos os
movimentos e totalizadores.
Procura Por: Este campo filtra as linhas apresentadas, procurando na coluna
“Histórico” as linhas que possuem o que foi digitado no campo.
Ainda é possível organizar as linhas, clicando sobre a coluna para ordenar.
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Figura 3: Grupo de Movimentos do Sistema
Extrato Bancário De forma Semelhante aos campos do grupo “Movimentos no Sistema”, o grupo
“Extrato Bancário” possui as mesmas características do grupo “Movimentos do sistema”.
Quanto às informações apresentadas, possui alguns campos diferentes, e a forma de se
preencher é através da importação de arquivos.
Figura 4: Grupo de Informações do Extrato Bancário
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No campo “Saldo do banco no extrato” pode ser adicionado o valor do saldo da conta
no banco correspondente ao extrato que será importado.
Importação de Extrato Bancário Esta interface traz a possibilidade de importar o arquivo de extrato bancário no padrão
OFX (Money 2000). Para isso deve-se possuir o arquivo do banco e pressionar o botão
“Importar extrato” abrirá a janela de seleção.
Figura 5: Importação do Extrato .ofx
A conta do extrato é validada de acordo com a conta contábil informada. A conta
contábil deve estar relacionada a um portador (PG111). No cadastro do portador é validado o
identificador da conta, caso esteja diferente do extrato é apresentada a seguinte mensagem:
Figura 6: Validação do identificador da conta
Conciliação
Tendo carregado os movimentos do sistema e carregado o extrato bancário, é possível
iniciar a conciliação bancária. Para conciliar serão utilizados os seguintes botões:
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Vincular: Indicado por uma corrente, é responsável por relacionar um ou mais
movimentos do sistema a uma linha do extrato. Pode ser acionado pela tecla Alt+A.
Desvincular: Remove a ligação de um movimento do sistema com o extrato, pode ser
acionado pela tecla Alt+Z.
Conciliação automática por valor: O sistema tentará identificar os movimentos do
extrato automaticamente de acordo com as configurações apresentadas no tópico “Varinha
Mágica” .
Conciliação automática “Só Valor”: Ao utilizar essa opção o sistema considera o
primeiro valor localizado igual ao extrato e efetua o relacionamento.
Varinha DOCTO: O sistema tentará identificar os movimentos do extrato
automaticamente por número de documento de acordo com as configurações apresentadas
no tópico “Varinha Mágica” .
Vincular
O vínculo/conciliação pode ser feito de maneiras diferentes e existem alguns casos que
podem variar. A seguir alguns exemplos.
1x1:
Quando selecionado uma ou mais linhas dos movimentos do sistema e uma linha do
extrato, pode-se pressionar o botão para que o vínculo seja feito. Ao realizar esta ação, notará
algumas alterações na tela.
1. A linha de movimentos utilizada fica em amarelo quando na tela de extrato estiver
selecionada a linha correspondente ao seu vinculo, e em vermelho quando estiver
selecionada qualquer outra linha do extrato que não for a correspondente ao seu
vinculo, identificada assim que já foi conciliada.
2. A coluna “Conciliada” do campo de movimentos passara a ficar marcada, identificando
que esta linha, já foi conciliada.
3. Na coluna “Valor Conciliado” do campo Extrato Bancário, passará a ser apresentado o
valor correspondente ao valor conciliado. Caso o valor não seja o total, (falte dinheiro)
a linha do extrato ficara da cor azul, identificando que esta parcialmente conciliada.
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Figura 7: Conciliando movimento sistema com extrato bancário
ATENÇÃO! Depois de conciliado, o movimento não poderá mais ser alterado nem excluído.
Nx1:
É possível realizar o vínculo, de mais de uma linha de movimentos por vez.
Por exemplo: Para uma viagem de dois motoristas, sacarem do banco 100 reais sendo que era
50 para cada um, que seria utilizado para alimentação. No banco o saque foi de 100 reis,
porem no sistema foram cadastrados 50 para X e 50 para Y, ou seja, haverá dois movimentos
no sistema para um mesmo no banco.
Pensando nesses casos é possível efetuar a conciliação utilizando a tecla “CRTL” pressionada,
selecionar mais de um movimento do sistema e adicionar em um mesmo movimento do
Extrato do banco.
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Figura 8: Vinculando mais de um movimento por vez (Nx1)
1xN, NxN:
Caso desejar adicionar mais de um extrato para um mesmo movimento do sistema, é
possível também. Para o extrato, selecionam-se as linhas da mesma forma com o botão “CRTL”
pressionado, porem ao terminar de escolher as linhas, é necessário clicar com o botão direito
do mouse sobre as linhas e selecionar a opção: “Agrupar Movimentos”.
Figura 9: Opção Agrupar Movimentos
As linhas selecionadas se agruparão, somando seus valores, e formando uma única
linha, identificada na cor azul.
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Figura 10: Linha do extrato agrupada
Sendo possível assim conciliar esta linha com uma ou mais linhas dos Movimentos do
Sistema.
Desvincular
Botão utilizado para desfazer os vínculos anteriormente realizados.
Para sua utilização basta selecionar as linhas, do movimento no extrato e do movimento do
sistema. Tendo as duas linhas selecionadas e clicar no botão ou utilizar o atalho “ALT+Z”. O
vinculo será desfeito, desfazendo os 3 pontos que são feitos ao vincular.
Reveja aqui as alterações.
Caso houver várias linhas de movimentos para apenas uma linha do extrato, deverá
desvincular linha a linha, não sendo possível desvincular todos de uma só vez.
Varinha Mágica
Este botão tem como objetivo encontrar movimentos de mesmo valor e com
“características” que sejam identificadas como semelhanças (semelhanças previamente
cadastradas), entre os movimentos do extrato e do sistema. E realiza o Vinculo
automaticamente entre os resultados encontrados que forem validados.
A utilização deste botão depende de uma configuração prévia, pelo caminho: Módulo PG →
Financeiro → Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil. Será encontrada a tela
“PG045 – Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil”. Esta tela tem
como objetivo fornecer ao botão “Varinha Mágica VALOR e Varinha Mágica DOCTO” o
parâmetro que define quais linhas poderá ser relacionado.
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Figura 11: PG045 – Cadastro de Relacionamentos Extrato Bancário/Movimento Contábil
Nesta tela serão cadastradas as palavras ou frases que serão comuns entre os
movimentos do extrato bancário e os movimentos do sistema, referentes a coluna “Histórico”
de ambos, como se fossem palavras chaves.
Por exemplo, em ambos os movimentos possui a palavra “TARIFA” na coluna do Histórico.
Figura 12: Exemplo de palavras para cadastro
Desta forma pode ser cadastrada na tela PG045 a palavra ‘TARIFA’ para Descrição do
Extrato e ‘TARIFA’ para a Descrição do Movimento. Assim ao pressionar o botão “Varinha
Mágica” o sistema encontrará estas duas primeiras linhas como compatíveis e caso o valor seja
o mesmo, realizará a conciliação/vínculo entre as duas.
Caso utilize os bancos Itaú, Bradesco ou Brasil é sugerido que sejam cadastrados os
relacionamentos de recebimento de títulos conforme segue abaixo:
Banco Descrição Extrato Descrição Movimento
341 SISPAG Recebimento do Título Nº
237 SISPAG Recebimento do Título Nº
1 PAGAMENTO DE TÍTULO Recebimento do Título Nº
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Varinha DOCTO
De forma semelhante a Varinha Mágica acima apresentada, este botão também
compara o valor que deve ser igual ou estar dentro da “Variação de Valor” informada, e ter o
mesmo “histórico” cadastrado ou ainda, encontrando as palavras chaves cadastradas,
conforme explicado acima, referente a tela “PG045 - Cadastro de Relacionamentos Extrato
Bancário/Movimento Contábil”, ao encontrar esta palavra chave nos dois Históricos, o sistema
fará uma segunda verificação, a qual não compara apenas a palavra chave mas todo a linha a
partir de tal palavra.
Ex: Ao ter movimentos de mesmo valor, com palavra chave cadastrada tanto para extrato
como para sistema, e com os seguintes Históricos:
123 teste PALAVRACHAVE valor SS → 123 teste teste PALAVRACHAVE valor SS = VALIDO.
123 teste PALAVRACHAVE valor SSA → 123 teste PALAVRACHAVE valor SS = INVALIDO.
Ou seja, antes da palavra chave informada, não faz diferença se tem ou não alterações
porem após a palavra, a descrição deve ser a mesma para que este botão reconheça, e realize
o Vinculo/Conciliação, dos movimentos.
Variação de Valor
Conforme descrito as “Varinhas” procuram palavras em comum, conforme cadastrado
na tela PG045, e em seguida que tenham o mesmo valor. Porem estes valores, em alguns
casos, podem conter variações, na maioria das vezes centavos, porém, fazem com que o valor
entre os movimentos não seja mais exato. Para estas diferenças, existe o campo “Variação de
Valor” que funcionada da seguinte maneira.
Variação de Valor: O valor que for adicionado a este campo, será a diferença que o
processo da “Varinha Mágica e Varinha Mágica DOCTO” aceitará para conciliar os
movimentos.
Exemplo: Havendo dois movimentos com a palavra ‘VAL.’ No Histórico e a mesma estiver
cadastrada na tela PG045, e seus valores forem de R$ 4,00 e R$ 4,25. Mesmo sabendo que são
referentes ao mesmo movimento, as “Varinhas” não conciliarão os dois movimentos por se
tratarem de valores diferentes. Porém ao informar, R$ 0,50 no campo “Variação de Valor” e
utilizar uma das “Varinhas” novamente, os dois serão conciliados.
Opções nas Análises
Existem mais opções que podem ajudar se organizar e facilitar a compreensão e
conciliação das informações. Nos dois campos (Movimentos do Sistema e Movimentos Extrato
Banco), ao clicar sobre as linhas, podem ser utilizados de diversas opções, são elas:
Para Movimentos no Sistema:
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Editar Movimentos: Será aberta a tela “CT055 – Controle do Movimento” onde estará
carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e
alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT240, após
recarregá-la.
Novo Movimento: opção será aberta a tela “CT055 – Controle do movimento” aonde
já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados
novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na
tela CT240, após recarregá-la.
Localiza Linha do Extrato: Selecionará a linha do extrato que foi conciliado no
movimento do sistema.
Exibir movimentos conciliados: Vem sempre marcada, ao desmarcar as linhas que já
foram conciliadas não serão mais exibidas até que seja remarcada.
Exibir somente movimentos da linha do extrato: Exibe apenas os movimentos que
estão conciliados em alguma linha do extrato.
Figura 13: Opções campo Movimento no sistema
Para Extrato bancário:
Criar movimento com os dados do extrato: Gerado um movimento no sistema
exatamente como o extrato que estava selecionado no momento que foi aplicado o
comando.
Localizar movimento pelo valor: Selecionará a linha do movimento que foi conciliado
o extrato do banco.
Agrupar movimentos: Linhas que deseja agrupar, clicando com o botão “CRTL”
pressionado. Juntara todas as linhas selecionadas em uma só, somando seus valores, e
alterando a cor da linha para verde, podendo ser utilizado para conciliar uma ou mais
linhas dos movimentos.
Desagrupar movimentos: Linhas do Extrato que se encontram agrupadas (verdes) é
possível desagrupar, através deste botão.
Exibir linhas conciliadas: Vem sempre marcado, ao desmarcar, o sistema esconde às
linhas que já estão conciliadas com movimentos, mantendo visível apenas as linhas
que ainda não foram conciliadas.
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Figura 14: Opções campo Extrato bancário
Fechar Data Ao utilizar este botão a data e a conta que estão carregadas na tela, ficaram
“trancadas”, e não será possível adicionar, remover ou alterar qualquer informação dos
movimentos com data e conta iguais as que estão carregadas. Para ter acesso a esta opção é
necessário que o usuário tenha as devidas permissões no sistema.
Através do caminho: Módulo PG → Administrativo → Usuários → Usuários, é possível
chegar até a tela: “PG000 – Cadastro de Usuários” onde possui a opção: “Permite Realizar
Fechamento/Abertura de Data na Conciliação Contábil”, esta deve estar marcada para que o
usuário consiga realizar a abertura e/ou o fechamento da data e conta.
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Figura 15: Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação contábil
Caso o usuário não tenha esta opção marcada ao clicar em “Fechar data” a mensagem
que será exibida é a seguinte.
Figura 16: Mensagem ao não ter acesso ao fechamento/Abertura
Figura 17: Botão Fechar Data
Ao pressionar o botão, se os valores não estiverem conciliados e iguais, a seguinte
mensagem será apresentada:
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Figura 18: Fechar com valores diferentes
Clicando em sim, será preenchido ao lado do botão “Abrir data”, as informações do
“Usuário” e “Data”. Após, basta clicar em gravar.
Figura 19: Data da conciliação e Usuário Conciliação
Abrir Data Após a data estar fechada, sendo necessário realizar alguma alteração, será necessário
algum usuário com permissão, acessar a data/conta e clicar em “Abrir data”, para que a
mesma esteja disponível para utilizar novamente.
Cadastro de Extrato Bancário Para excluir o extrato importado, ou realizar ajustes de valores e descrições, pode ser utilizada a tela “CT240e – Cadastro de extrato bancário” (CT > Movimentação > Cadastro de extrato bancário). Nesta tela é possível indicar a data e conta onde o extrato foi importado, e então indicar alterações que serão refletidas na tela CT240.
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Figura 20: Cadastro de extrato bancário
Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.