GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO & PMO

MBA em Gerenciamento de de ProjetosTurma 27Salvador – BA

Deise Moreira BarrosEmanoel Sávio Ferreira Costa de OliveiraJoão Francisco Villas-Bôas Alfredo GuimarãesLenine Pimentel Moreira de OliveiraPriscila Cal GarridoSergio Ricardo de Araújo Caldonho

A Conquista Corporation

Com mais de 5 anos de experiência no mercado, aConquista Corporation possui uma equipe formada porprofissionais multidisciplinares e focados naimplementação e gerenciamento de projetos alinhadosaos objetivos estratégicos dos nossos clientes.

Nossos serviços são customizados e oferecem soluçõesintegradas e adequadas a cada novo desafio.

Missão e Visão

A missão da Conquista Corporation é ser reconhecida como a empresa referência em gerenciamento de projetos eimplementação de PMO.

Nossa visão é ser uma empresa extraordinária para fazer negócios e ajudar nossos clientes a alcançarem seusobjetivos.

LISARB

LISARB é um grande país, que tem como princípios aIgualdade entre os Lisarbeanos e a Sustentabilidade.

As estratégias de LISARB são fundamentadas nasnecessidades da população: justiça, proteção social,cultura, diversidade, sustentabilidade, educação,princípios e valores, política externa e combate àcorrupção.

Um país de Igualdade & Sustentabilidade

LISARBc

Necessidades de LISARB

O Governo de LISARB, após analisar as necessidades da população, deseja novos projetos com foco no crescimentodo país e no bem estar geral dos Lisarbianos. No entanto, devido às grandes dimensões do país e à grandedensidade populacional, o Presidente de LISARB solicitou informações sobre a implantação de um PMO, suasvantagens e uma sugestão de Portfólio com projetos que atendam aos objetivos estratégicos do País.

A seguir, temos a proposta da Conquista Corporation.

Implantação do PMO

1. Benefícios com a Implantação do PMO

2. Nível Hierárquico

3. Função

4. Modelo

5. Métricas de Sucesso

6. Etapas de Implementação do PMO

Após análises, identificamos que LISARB possui vulnerabilidade nos itens:

1) Consultoria e orientação em Gerenciamento de ProjetosSolução: Nós fornecemos apoio aos gerentes durante todo o projeto

2) Desenvolvimento de Metodologias de Gerenciamento de ProjetosSolução: Atuamos no desenvolvimento e implantação de Metodologia de Gerenciamento de Projetos

3) Alinhamento às estratégias organizacionaisSolução: Realizamos gerenciamento de portfólio, além de identificação, criaçãoe gestão de indicadores de desempenho dos projetos

4) Treinamento em Gerenciamento de ProjetosSolução: Nossa equipe Coordena e conduz programas de treinamento, “Coaching” e “Mentoring” em boas práticas de Gerenciamento de Projetos

5) Auditoria nos projetosSolução: Realizamos avaliação de resultados dos projeto em relação ao planejado e alimentamos a base de dados de lições aprendidas

Além das oportunidades citadas acima, a Conquista Corporation ajudará LISARB a definir softwares, técnicas e ferramentas para GP e atuar na resolução de conflitos. Garantimos a qualidade dos projetos!

c

O PMO em LISARB adotará a estrutura hierárquica de NÍVEL3. Trata-se de um PMO “estratégico”, visando a organizaçãocomo um todo.

PMONível 3

PMONível 2

PMONível 1

Justificamos o uso do PMO com nível 3 devido às necessidades deLISARB, identificadas na Análise do Nível de Maturidade:oportunidades na criação dos planos de gerenciamento dos projetos,no gerenciamento da tripla restrição e de suas melhores práticas, notreinamento das equipes e gerentes, na falta de uma metodologiaformal e na ausência de um suporte experiente.

c

O PMO com Função de Integração com o Negócio foca as Políticas, Gerência de Portfólio,Interfaces funcionais, Gerência de Clientes e Melhoria contínua. Esta é a função que maisse adequa às necessidades iniciais de LISARB, citadas no item 1.

Métodos e Procedimentos

Gerência de Infra-estrutura

Gerência de Recursos

Gerência Técnica

Integração com o Negócio

O foco do primeiro PMO de LISARB é atingir o nívelestratégico. Um PMO com esta função atuará nagestão de conflitos, facilitará a tomada de decisão,possuirá uma visão comum dos projetos, influenciará aprobabilidade de atingir objetivos corporativos efacilitará o acesso a informações relacionadas aosprojetos.

c

O PMO em LISARB adotará o modelo Torre de Controle (Control Tower), devido àscaracterísticas do portfólio proposto.

Torre de Controle

(localizado na Capital Federal)

Estação Meteorológica

(Estado 1)

Estação Meteorológica

(Estado 3)

Estação Meteorológica

(Estado 2)

Pool de Recursos

(Estado com maior concentração de

GPs)

Estação Meteorológica

(Estado 4)

Estação Meteorológica

(Estado 5)

Este modelo possibilita o gerenciamento deprojetos como um processo de negócio a sernutrido e protegido. Funções básicas: criação,implantação, suporte, reforço e melhoria depadrões para a gerencia de projetos.

Na sequencia, sugere-se a criação de PMOscomplementares com as funções de Pool deRecursos e Estação Meteorológica.

c

Em virtude de LISARB encontrar-se com NÍVEL 2 de maturidade, para o PMO

utilizaremos, a princípio, métricas que indicam mudança e evolução no nível de

maturidade da organização em Gerenciamento de Projetos.

Genéricas:

‒ Número e qualidade de Planos de Gerenciamento criados

‒ Criação e implantação de uma metodologia formal

‒ Treinamentos realizados

‒ Pesquisa ara coletar a satisfação dos gerentes sobre o apoio os projetos.

Específicas:

‒ Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade (% de itens satisfatórios)

‒ Quantidade de problemas decorrentes de ruídos ou falta de comunicação

‒ Quantidade de Declarações de Escopo com 100% dos itens

‒ Utilização de Controles integrados de Mudança

c

cFase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4Entradas

a) Business Case

b) Pesquisa de Maturidade

c) TAP Aprovado

1.Análise de Maturidade

2.Determinar metas e objetivos

3.Definir metodologia / estratégias

4.Determinar equipe e funções

5.Criar um plano de

implantação

6.Catalogar os projetos

8.Adaptar a cultura da empresa

9.Capacitar líderes

10.Definir indicadores

15. Monitorar e

divulgar resultados a cada passo

11.Identificar ferramentas tecnológicas

7.Detalhar orçamento e cronograma

12.Divulgar o plano

13.Termo de aceite dos envolvidos

14. Implementar

o plano

O foco do PMO de LISARB é atingir, em um primeiromomento, o nível estratégico. Desta forma, aimplementação do primeiro PMO foi desenhadaconsiderando a construção de metodologia, criaçãode um plano de projeto para a implementação,adaptação da cultura da empresa ao PMBOK,capacitação dos líderes e implantação, de fato, doPMO. Na ultima fase, o objetivo será monitorar asmétricas de sucesso.

Posteriormente, serão criados outros PMOs com oobjetivo de adaptar os demais níveis da organização.

Definição do Portfólio

1. Identificação dos Projetos

2. Categorização

3. Avaliação

4. Seleção

5. Priorização

6. Balanceamento do Portfólio

7. Iteração com os processos anteriores

Justiça Itinerante

Cidadão de Valor

Solidários de LISARB

Educa LISARB

Economia Limpa

Cidade do Futuro

LISARB, um país de todos

Somos todos Iguais

Tolerância 0

Novas Fronteiras

Política Futura

Viva Melhor

Nova Era

Nós no Mundo

Saber Cidadão

Tô Seguro

Família, Propriedade

e valor

Porto Seguro

LISARB do Futuro

Stop Drogas

Integrar e Mobilizar

Qualidade de Vida

Sustenta LISARB

Projeto Paz XXI

Respeito sem

Fronteiras

Durante a Fase de Identificação, foramindicados 55 novos Projetos paracompor o Portfólio da ConquistaCorporation para LISARB.

Todos estão listados neste e nopróximo quadro.

Política Verde

De Todos para Todos

Paz no Mundo

Cultura é Show

Planeta 21

Diversidade para Todos

LISARB CULT

Corrupção Zero

Gente do Bem

Projeto Verdade

Linha Direta

Coisa Certa

Doe seu Conhecimento

Nota 10

Lápis e Conhecimento

na mão

O Futuro do Amanhã

Professores do Futuro

Político Voluntário

Economia Limpa

Ouvidos de LISARB

Economia Sustentável

Campo Forte

LISARB Sabe

Pais Rico, País sem Pobreza

Política Moderna

TOP Vida

Segurança para Todos

Vida Segura

Carbono Zero

Blindagem Social

Segurança

Saúde

Educação

Economia

Políticas Sociais

Gestão Pública

Foram selecionadas 6 categorias para agrupamento dos Projetos identificados, escolhidas por seremapontadas em pesquisas como prioridades para o desenvolvimento igualitário e sustentável de umpaís.

c

Categoria criada para atender o objetivo do Planejamento Estratégico deLISARB nº 5.

Categoria criada para atender o objetivo do Planejamento Estratégico deLISARB nº 5.

Categoria criada para atender os objetivos do Planejamento Estratégico deLISARB nº 3 e 7.

Categoria criada para atender o objetivo do Planejamento Estratégico deLISARB nº 4.

Categoria criada para atender os objetivos do Planejamento Estratégico deLISARB nº 1, 2, 6 e 7.

Categoria criada para atender os objetivos do Planejamento Estratégico deLISARB nº 8 e 9.

c

Segurança Saúde Educação Economia Políticas Sociais

Gestão Pública

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A Conquista Corporation opta pela categorização matricial, cruzando ascategorias selecionadas com os objetivos do Planejamento Estratégico(exemplificado no esquema fictício ao lado). Desta forma, podemosgarantir que pelo menos 1 projeto seja escolhido/desenvolvido paracada objetivo do Planejamento Estratégico do nosso cliente.

Categorias

vv

Objetivos do Planejamento Estratégico

Projeto categorizados

matricialmente

v

cCritérios definidos:

‒ Abrangência Populacional: Capacidade de atingir a população Lisarbeana

‒ Visibilidade: Capacidade de Reconhecimento do Projeto realizado pelo Governo

‒ Impacto Econômico: Capacidade de Desenvolver a Economia do País

‒ Custo Per Capita: Valor a ser empregado por pessoa no Projeto

‒ Impacto no IDH: Capacidade de melhorar a qualidade de vida da população.

‒ Impacto Educacional: Capacidade melhorar a Educação e a Cultura no país

‒ Duração do Projeto: Tempo de implantação e realização do Projeto

Legenda para nota

Critério Peso 0,0 5,0 10,0

Abrangência Populacional 15% < ou = 30% Entre 30% e 80% > ou = 80%

Visibilidade 15% < 20% Entre 20% e 70% > 70%

Impacto Econômico 20% < 20% Entre 20% a 80% > 80%

Custo Per Capita 10% Acima de $ 500 Entre $ 200 e $ 500 Até $ 200

Impacto no IDH 20% Até 5% Entre 6% e 20% > que 20%

Impacto Educacional 10% < ou = 10% de 11% a 49% > ou = 50%

Duração do Projeto 10% Acima de 2 anos até 2 anos até 1 ano

Total 100%

Pesos definidos:

A prioridade em LISARB é o desenvolvimentoEconômico e Social para ter suporte nos demaissetores. Desta forma, Impacto Econômico e no IDHpossuem 20% de peso cada. Na seqüência, definimos15% de peso para Abrangência populacional(importante atingir toda a população) e Visibilidadepara dar aceitação dos Projetos realizados peloGoverno. Os demais itens receberam peso 10%.

cDos 55 Projetos identificados e avaliados, 14 foram selecionados por atingirem scoragemmaior 3.

Projetos Selecionados:

P1- Justiça Itinerante

P2- Cidadão de Valor

P3- Educa LISARB

P4- Economia Limpa

P5- LISARB, um país de todos

P6- Cidade do Futuro

P7- Somos todos Iguais

P8- Novas Fronteiras

P9- Tolerância 0

P10- Viva Melhor

P11- Linha Direta

P12- Doe seu Conhecimento

P13- Respeito sem Fronteiras

P14- LISARB CULT

Legenda:

N = Nota

M = Média

P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14

Critério Peso N M N M N M N M N M N M N M N M N M N M N M N M N M N M

Abrangência Populacional 15% 5 0,8 5 0,8 10 1,5 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,8 5 0,8 10 1,5 10 1,5 5 0,8 5 0,8 0 0,0 0 0,0

Visibilidade 15% 10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,8 10 1,5 10 1,5 5 0,8 10 1,5 10 1,5 5 0,8 5 0,8 10 1,5 5 0,8 5 0,8

Impacto Econômico 20% 0 0,0 0 0,0 5 1,0 10 2,0 10 2,0 10 2,0 5 1,0 10 2,0 5 1,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 5 1,0 0 0,0

Custo Per Capita 10% 10 1,0 10 1,0 0 0,0 5 0,5 5 0,5 0 0,0 10 1,0 5 0,5 10 1,0 5 0,5 10 1,0 5 0,5 0 0,0 5 0,5

Impacto no IDH 20% 5 1,0 10 2,0 10 2,0 10 2,0 10 2,0 10 2,0 5 1,0 0 0,0 5 1,0 10 2,0 5 1,0 5 1,0 5 1,0 10 2,0

Impacto Educacional 10% 0 0,0 5 0,5 10 1,0 5 0,5 10 1,0 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 0 0,0 0 0,0 5 0,5 5 0,5 5 0,5

Duração do Projeto 10% 10 1,0 10 1,0 0 0,0 5 0,5 5 0,5 0 0,0 10 1,0 5 0,5 10 1,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0 0 0,0

Total 100% 5,3 6,8 7,0 7,8 9,0 7,5 6,0 5,8 7,5 4,8 3,5 4,3 3,3 3,8

c

Priorização Projeto Nota Priorização Projeto Nota

1º P5- LISARB, um país de todos 9,0 1º P5- LISARB, um país de todos 9,0

2º P4- Economia Limpa 7,8 2º P4- Economia Limpa 7,83º P6- Cidade do Futuro 7,5 3º P6- Cidade do Futuro 7,54º P9- Tolerância 0 7,5 4º P9- Tolerância 0 7,55º P3- Educa LISARB 7,0 5º P3- Educa LISARB 7,06º P2- Cidadão de Valor 6,8 6º P2- Cidadão de Valor 6,8

7º P7- Somos todos Iguais 6,0 7º P7- Somos todos Iguais 6,0

8º P8- Novas Fronteiras 5,8 8º P8- Novas Fronteiras 5,89º P1- Justiça Itinerante 5,3 9º P1- Justiça Itinerante 5,3

10º P10- Viva Melhor 4,811º P12- Doe seu conhecimento 4,3

12º P14- LISARB CULT 3,813º P11- Linha Direta 3,514º P13- Respeito sem fronteiras 3,3

Dos 14 projetos scorados durante a fase de Seleção, 9 foram priorizados, 1 para cada objetivo do Planejamento Estratégico, de forma a construir o primeiro Portfolio de LISARB atendendo as necessidades do Cliente.

P3

P1 P2

c

5

4

6

9

3

2

7

8

1

Segurança Saúde Educação EconomiaPolíticas Sociais

Gestão Pública

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Categorias

Objetivos do Planejamento Estratégico

c

Priorização Projeto Nota1º P5- LISARB, um país de todos 9,0

2º P4- Economia Limpa 7,83º P6- Cidade do Futuro 7,54º P9- Tolerância 0 7,5

5º P3- Educa LISARB 7,06º P2- Cidadão de Valor 6,8

7º P7- Somos todos Iguais 6,08º P8- Novas Fronteiras 5,89º P1- Justiça Itinerante 5,3

Priorização Projeto Nota

1º P5- LISARB, um país de todos 9,02º P4- Economia Limpa 7,8

3º P6- Cidade do Futuro 7,54º P9- Tolerância 0 7,55º P3- Educa LISARB 7,0

6º P2- Cidadão de Valor 6,8

7º P7- Somos todos Iguais 6,0

8º P8- Novas Fronteiras 5,89º P1- Justiça Itinerante 5,3

10º P10- Viva Melhor 4,8

Ao analisar o Balanceamento do Portfólio de LISARB, identificamos que não haviaprojeto priorizado para a Categoria “Saúde”. Desta forma, realizamos uma novaseleção de Projetos, sendo selecionado o Projeto “Viva Melhor” para compor oPortfólio, balanceando-o.

c

5

4

6

9

3

2

7

8

1

10

Segurança Saúde Educação EconomiaPolíticas Sociais

Gestão Pública

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Categorias

Objetivos do Planejamento Estratégico

Para uma organização permanecer ágil e manter uma vantagem competitiva, ela precisa estar “armada”com as ferramentas e práticas corretas de gerenciamento de portfólio. Segundo o PM. Survey (2013), emmais da metade das empresas que não possuem alinhamento entre Projetos e Estratégia, 65% não utilizao Balanced Socrecard (BSC) e 85% não adotaram a utilização de um processo para seleção e priorizaçãodo portfólio. Ou seja, a grande maioria das empresas não está nem engatinhando quando se trata degestão de portfólio.

Segundo um estudo recente do PMI (Pulse Portfolio Management Report 2012), 62% dos projetos emorganizações que se descrevem como altamente eficazes em gerenciamento de portfólio, atenderam ouexcederam o ROI esperado. Essas organizações altamente eficazes têm quase cinco vezes mais chances deconquistar seus objetivos estratégicos, são líderes de mercado e apresentam maiores margens de lucros.

Fonte: http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/estrategia/desafios-que-voce-enfrentara-ao-implantar-a-gestao-de-portfolio-na-sua-empresa

c

OBRIGADO!

“Não existem paísessubdesenvolvidos.

Existem paísessubadministrados.”

Peter Drucker