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Contas a pagar e a receber

Introdução

As contas geradas, ou a alteração daquelas já existentes são os elementos fundamentais que

formam um meio organizado de controlar o patrimônio. Com base nos lucros ou prejuízos

apurados das atividades de uma determinada empresa, as contas obterão a função de

registrar e expor os bens, os diretos, as obrigações, situação liquida patrimonial e ainda

receitas.

Existem diversos tipos diferentes de contas, como algumas já citadas acima, contas

patrimoniais, que representam os bens, direitos e obrigações, além da situação liquida. Há

também as contas de resultados que indicam variações, como as positivas também vistas

como receitas, e as negativas sendo vistas como despesas ocorridas no patrimônio das

atividades de uma organização. São nas contas de resultados que é possível apurar os lucros

e prejuízos de cada exercício realizado.

Para cada bem ou agrupamento de bens, direitos, obrigações, ou situações, existe uma

conta especifica. Realizar corretamente a separação das contas gera para a empresa, um

registro padronizado para ser realizado nas operações para ser utilizadas para os

profissionais de contabilidade tomar a melhor decisão de maneira coerente.

As contas quando colocadas e utilizadas da maneira correta pode traduzir facilmente

qualquer elemento patrimonial, sempre verificando o mecanismo de credito e débito que diz

o aumento ou diminuição do saldo.

Contas a pagar:

Uma das contas de grande importância dentro de uma empresa, são aquelas classificadas

como contas a pagar, que pode representar uma quantidade ou valor em dinheiro que a

empresa deve a alguém ou a outra organização. Podem ser diversas as dividas para um

único individuo ou para diversos, dividas pequenas ou grandes, normalmente isso depende

do tamanho da empresa e de seus lucros. Um exemplo seria as dividas para com os

fornecedores na compra de matéria-prima e obrigações para com o governo no pagamento

de tributos.

Cada compromisso que a empresa assume perante terceiros deve ser anotado ou feita

outra forma de registro baseado em documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal,

duplicata, boleto de cobrança bancária, formulário simples de pedido ou orçamento, cópia

de cheque pré-datado ou formulário interno em que conste pelo menos o nome do credor, o

valor e a data do compromisso, ser registrado em uma planilha, formulário ou outro

documento, de tal sorte que permita com uma passada de olhos conhecer todos os

compromissos vincendos, suas datas e valores bem como o seu montante.

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Lançamento de entradas Lançamentos de baixa

N.F.

nº

Credor Data

Compra

Valor

Compra

Nº

parc.

Valor

parc.

Valor

baixa

Vencimento Data

pgto.

2344 Fornecedor

1

14\03\13 162,00 1 162,00 162,00 14\04\13 20\03\13

3434 Fornecedor

2

15\05\13 330,00 1 330,00 330,00 16\06\13

6734 Fornecedor

3

01\05\13 456,00 1 456,00 456,00 03\06\13

Total a

pagar:

948,00

Contas a Receber:

Outra conta de grande importância para a contabilidade dentro de uma organização e com

uma relação bem próxima a conta já mencionada “a pagar”, são as aulas classificadas

diretamente como contas a receber. Essas contas tem a função de informar o oposto a

mencionada anteriormente, ela indica a quantidade de dinheiro que devem a própria

empresa, logo demonstra quanto a companhia ainda pode receber em dinheiro no futuro de

certo devedor. por exemplo, compras feitas por clientes. O mesmo conceito pode ser usado

para as pessoas comuns. Contas a pagar seriam as despesas, as dívidas de certa pessoa para

com alguém e contas a receber seriam os valores que certo alguém está devendo para tal

pessoa.

Toda e qualquer operação de venda que a empresa realiza,deve, sempre baseada em

documento, ser registrado em uma planilha, formulário ou outro documento, de tal sorte

que permita com uma passada de olhos conhecer todos os compromissos vincendos, suas

datas e valores bem como o seu montante.

O ditado de que "quem quer receber vai atrás", tem colaborado bastante com o

insucesso das ME e PE que via de regra não dedicam suficiente atenção ao assunto, são

pontualmente cobradas, mas descuidam das suas cobranças, é preciso estabelecer critérios

e metodologias para que esta atividade assuma o seu grau de importância, encontramos

tantos descalabros que terminamos por incluir entre as nossas planilhas uma dedicada

somente ao que denominamos contencioso, sobre o qual vamos discorrer.

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Lançamento de entradas Lançamentos de baixa

N.F.

nº

Cliente Vencimento Valor

venda

Nº

parc.

Valor

parc.

Valor

baixa

Vencimento Data

pgto.

3486 Cliente 1 14\03\13 70,00 1 70,00 70,00 14\04\13 20\03\13

6345 Cliente 2 15\05\13 35,00 1 35,00 35,00 16\06\13

1232 Cliente 3 01\05\13 240,00 1 240,00 240,00 03\06\13

Total

Receber:

345,00

Sistema conta a pagar e receber:

Como todas as técnicas, a contabilidade também tem se desenvolvido com base nas novas

tecnologias, métodos antes utilizados em papeis como a classificação de contas, já não são

mais usados, sendo agora um procedimento mais evoluído e que pode cada vez ser

aperfeiçoado ainda mais, sempre visando agilidade em respostas, organização e resultados

precisos.

Como visto nos próprios exemplos dados as técnicas para a organização de contas do

patrimônio, pode ser feita por tabelas eletrônicas, como por exemplo o Excel, e com o

conhecimento necessário dar foco a único objetivo especifico e deixando as vezes funções

desnecessárias para o indivíduos desacopladas. Além de planilhas eletrônicas, ainda existe

recursos mais específicos ainda como é o uso de softwares para gerenciar contas, como por

exemplo, o aplicativo “SERIUS-GP”, ou ainda outros como “Henning Contas a

Pagar/Receber” e “Toast Invoice”. Esses softwares têm funções básicas como criar contas,

salvar contas a pagar ou a receber e até outros tipos de contas. Normalmente apenas o

usuário devera ser capaz de fornecer os dados corretos com o auxilio das informações no

programa, como o preenchimento de formas de pagamento, vencimento, valor, nº de

documento, histórico, e todos os outros campos necessários. Normalmente esses aplicativos

tem a capacidade de diversos cálculos, como o de juros ou descontos, e ainda saldo. Todo o

documento com as informações fornecidas são salvas pelo sistema, por isso é necessário

usar apenas programas confiáveis e não qualquer um que seja de fácil acesso, existem

alguns softwares que irão até mesmo disponibilizar o método para ser registrada senhas e

melhorar a segurança das informações financeiras.

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Abaixo uma imagem de um sistema bem completo porem ainda um software gratuito como

exemplo (“SERIUS-GP”) .

Além desses programas, que fornecem um pouco mais de segurança, obrigando-o a criar

contas e senhas paras a contas, também existem os programas que são mais genéricos com

a única função de auxiliar melhor a visualização, porem não fornece total proteção, como o

próprio nome já diz, apenas um genérico de um bom sistema de contas a pagar e a receber.

Aqui é demonstrada a imagem de um desses programas genéricos porem bem conhecido

(“Henning Contas a Pagar/Receber”)

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Conclusão:

Novamente é visto que a organização de contas é processo trabalhoso, porem é um

processo para facilitar algo ainda mais difícil. A organização das contas é tão importante que

cada vez mais é trabalhado para se criar as melhores técnicas para aperfeiçoa-las como os

softwares diretamente ligados a cálculos. Esses sistemas ainda tentam focar na segurança

das informações financeiras, ou seja, na importância que as contas registrada em qualquer

tipo de sistema possam fornecer.

Referencia:

http://www.baixaki.com.br/categorias/209-contas-a-pagar-e-receber.htm

http://www.ivansantos.com.br/contas.htm

http://www.contasapagar.org/contabilidade/

http://www.vemconcursos.com/arquivos/aulas/Ricardo_Contab_Cap5.pdf