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MANUAL DE PROCESSOS
SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
Versão 1.0
OUTUBRO/2012
PRESIDENTERoberto Monteiro Gurgel Santos
CONSELHEIROSRoberto Monteiro Gurgel Santos (Presidente)
Jeferson Luiz Pereira Coelho (Corregedor Nacional) Maria Ester Henriques Tavares
Taís Schilling Ferraz Almino Afonso Fernandes Adilson Gurgel de Castro
Mario Luiz Bonsaglia Claudia Maria de Freitas Chagas
Luiz Moreira Gomes Júnior Jarbas Soares Júnior
Alessandro Tramujas Assad Tito Amaral
Lázaro Guimarães Fabiano Augusto Martins Silveira
SECRETÁRIO-GERALJosé Adércio Leite Sampaio
SECRETÁRIA-GERAL ADJUNTACristina Soares de Oliveira e Almeida Nobre
SECRETÁRIA EXECUTIVASônia Márcia Fernandes Amaral
SECRETÁRIO DE GESTÃO ESTRATÉGICACristiano Rocha Heckert
Equipe de ElaboraçãoAna Karine de Almeida Andrade (Coordenadora)
Alexandre Caixeta AlbuquerqueGerson Elbert Guimarães
Isanio Lopes Araújo SantosJaquelaine Alves Pereira
Rogério Carneiro PaesSávio Neves do Nascimento
Secretaria de Gestão Estratégica Manual de processos: Coordenadoria de Orçamento e
Finanças/ Secretaria de Gestão Estratégica. – Brasília: CNMP, 2012.
38 p. il.
1. Coordenadoria de Orçamento e Finanças. 2. Secretaria de Administração I. Brasil. Conselho Nacional do Ministério Público.
Biblioteca/CNMP CDU – 658.5
Sumário1. APRESENTAÇÃO..................................................................................................................................6
2. ESTRUTURA E ATRIBUIÇÕES: COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS.......................7
3. LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS.................................................................................................9
4. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO........................................................................................................104.1 Mapa Estratégico do CNMP......................................................................................................................................10
4.2 Direcionador Estratégico dos Processos de Orçamento e Finanças..................................................................11
4.3 Cadeia de Valor da Coordenadoria de Orçamentos e Finanças.........................................................................12
5. PROCESSOS DA COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS..........................................135.1 Processo: Empenho – Fluxograma........................................................................................................................13
5.1.1 Processo: Empenho – Ficha de Rotina Administrativa..............................................................................14
5.2 Processo: Pagamento Diversos – Fluxograma.....................................................................................................15
5.2.1 Processo: Pagamento Diversos – Ficha de Rotina Administrativa..........................................................19
5.3 Processo: Guarda da Garantia Contratual – Fluxograma...................................................................................21
5.3.1 Processo: Guarda da Garantia Contratual– Ficha de Rotina Administrativa..........................................22
5.4 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Fluxograma................................................................................23
5.4.1 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Ficha de Rotina Administrativa.......................................24
5.5 Processo: Arquivamento – Fluxograma.................................................................................................................25
5.5.1 Processo: Arquivamento – Ficha de Rotina Administrativa......................................................................26
5.6 Processo: Desarquivamento – Fluxograma..........................................................................................................27
5.6.1 Processo: Desarquivamento – Ficha de Rotina Administrativa................................................................28
5.6.2 Anexo I: Formulário de Solicitação de Desarquivamento de Processos.................................................29
6. INDICADORES...................................................................................................................................306.1 Indicador <1.1>: Quantidade de Empenhos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento.......................31
6.2 Indicador <1.2>: Percentual de Empenho por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento................32
6.3 Indicador <1.3>: Quantidade de Pagamentos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento...................33
6.4 Indicador <1.4>: Percentual de Pagamento por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento............34
6.5 Indicador <1.5>: Percentual de Devolução por Não-Conformidade – Ficha de Detalhamento...................36
1. APRESENTAÇÃO
O Conselho Nacional do Ministério Público - CNMP, desde a sua criação, tem assumido como uma de suas relevantes incumbências zelar pela ética, probidade e retidão dos Membros e Servidores do Ministério Público, de maneira a contribuir para o aumento da confiança depositada pela sociedade nas Instituições que zelam pela realização da justiça.
Ao mesmo tempo, seguindo o mandato constitucional, o CNMP elegeu como prioritária a tarefa de, com criatividade e habilidade, elevar a qualidade da gestão administrativa e financeira de seus próprios quadros e do Ministério Público brasileiro. Para isso, foram elaborados e encontram-se em execução o Planejamento Estratégico do CNMP e o Planejamento Estratégico Nacional do Ministério Público.
O Planejamento Estratégico do CNMP para o período de 2010-2015 define objetivos estratégicos com a finalidade de melhorar a eficiência operacional do CNMP, tais como: “Aprimorar as atividades”, “Promover a informatização de processos” e “Desenvolver processos de planejamento e gestão”.
Como uma das medidas estratégicas para o aumento da eficiência, o CNMP estabeleceu o projeto "Mapeamento de Processos de Trabalho" como um dos pilares para a sua estruturação. Este projeto, encabeçado pelo Núcleo de Organização e Normatização da Secretaria de Gestão Estratégica, tem como objetivo o levantamento, o aperfeiçoamento e a documentação dos processos de trabalho e procedimentos operacionais de todas as áreas do CNMP, consolidando-os e disponibilizando-os a seus Membros e Servidores para consulta e referência.
O presente Manual de Processos Administrativos documenta as atividades lideradas pela Coordenadoria de Orçamento e Finanças da Secretaria de Administração. Este é mais um manual disponibilizado a todos do CNMP, buscando sempre a melhoria contínua das ações da Instituição.
Gostaríamos de agradecer a todos que colaboraram nesta empreitada, que mostra na prática a internalização dos valores definidos no Planejamento Estratégico do CNMP.
JOSÉ ADÉRCIO LEITE SAMPAIOSecretário-Geral do Conselho Nacional do Ministério Público
CRISTINA SOARES DE OLIVEIRA E ALMEIDA NOBRE
Secretária-Geral Adjunta do Conselho Nacional do Ministério Público
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP
6
2. ESTRUTURA E ATRIBUIÇÕES: COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
A Coordenadoria de Orçamento e Finanças é responsável, entre outras atividades, pela Conformidade
de Registro de Gestão, arquivamento de processos de pagamento, guarda de garantia contratual, empenhos e
pagamentos do CNMP. É uma unidade vinculada à Secretaria de Administração e em sua estrutura tem a Seção
de Execução Orçamentária e Financeira. Conta com o trabalho de um auxiliar administrativo, 8 servidores, entre
os quais está o Coordenador da unidade e um estagiário.
Estrutura Organizacional
À Coordenadoria de Orçamento e Finanças compete:
I - coordenar, orientar e acompanhar as atividades relativas à movimentação, aplicação e execução dos
recursos orçamentários e financeiros;
II - emitir despacho sobre a liquidação de notas fiscais, faturas e outros documentos de cobrança;
III - acompanhar a execução financeira;
IV - gerar e encaminhar os comprovantes mensais e anuais de rendimentos pagos e de retenção de
impostos e contribuições das pessoas físicas e jurídicas, sem vínculos empregatícios;
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP
7
COORDENADORIA DE GESTÃO DE
CONTRATOS E SERVIÇOS
COORDENADORIA DE GESTÃO DE PESSOAS
ASSESSORIA TÉCNICA
COORDENADORIA DE MATERIAL, COMPRAS E
CONTRATOS
COORDENADORIA DE TRANSPORTES
COORDENADORIA DE ENGENHARIA
SEÇÃO DE PATRIMÔNIO
SEÇÃO DE COMUNICAÇÕES
ADMINISTRATIVAS
SEÇÃO DE SERVIÇOS AUXILIARES
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E
FINANÇAS
SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
SECRETARIA
NÚCLEO DE CADASTRO DE PESSOAL
DIVISÃO DE INFORMAÇÕES DE
PESSOAL
SEÇÃO DE CONTRATOS
SEÇÃO DE MATERIAL
ASSESSORIA JURÍDICA
COMISSÃO PERMANENTE DE
LICITAÇÃO
SEÇÃO DE COMPRAS
SEÇÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E
FINANCEIRA
NÚCLEO DE GESTÃO DE CARREIRAS
DIVISÃO DE PAGAMENTO DE
PESSOAL
COORDENADORIA DE SERVIÇOS DE SAÚDE
BIBLIOTECA
UNIDADE DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PASSAPORTES
V - manter atualizado o cadastro dos Ordenadores de Despesa na rede bancária oficial;
VI - analisar os processos administrativos, visando ao empenho, à liquidação e ao pagamento das
despesas;
VII - verificar nos cadastros da receita distrital e federal o enquadramento fiscal (simples) dos
contribuintes, quando do pagamento;
VIII - controlar os depósitos de multas referentes ao descumprimento de cláusulas previstas nos
processos licitatórios;
IX - apropriar as despesas com materiais de consumo e permanentes;
X - realizar consulta de informações no Extrator de Dados do SIAFI com vistas à elaboração de relatórios;
XI - repassar anualmente as informações de pagamento de terceiros para a Seção de Execução
Orçamentária e Financeira elaborar e enviar a DIRF à Receita Federal;
XII - atender e aplicar as recomendações do órgão de Controle Interno;
XIII - elaborar levantamentos e pesquisas para atender questionamento de cobrança dos fornecedores;
XIV - prestar informações referentes ao uso da Guia de Recolhimento da União- GRU; e
XV - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade determinadas pela autoridade superior.
Fonte: Portaria CNMP-PRESI nº ,de de de 2012 que dispõe sobre as competências das unidades e
sobre as atribuições dos dirigentes subordinados à Presidência do Conselho Nacional do Ministério Público.
Telefones: (61) 3366-9255 / 9256
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP
8
3. LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ASJUR Assessoria Jurídica
COGP Coordenadoria de Gestão de Pessoas
COMCC Coordenadoria de Materiais Compras e Contratos
COOFIN Coordenadoria de Orçamentos e Finanças
NE Nota de Empenho
NL Nota de Lançamento
PE - CNMP Planejamento Estratégico do Conselho Nacional do Ministério Público
RE Relação Externa
RT Relação Intra SIAFI
SA Secretaria de Administração
SECAD Seção de Comunicações Administrativas
SECONT Seção de Contratos
SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
SPO Secretaria de Planejamento Orçamentário
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP
9
4. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
4.1 Mapa Estratégico do CNMP
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP10
4.2 Direcionador Estratégico dos Processos de Orçamento e Finanças
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP11
Descrição do Objetivo: Mapear as rotinas e implantar soluções que garantam clareza, automatização e otimização de trabalho do Conselho Nacional do Ministério Público. Indicador Definido no PE-CNMP: Índice de Informatização de Rotinas de TrabalhoFinalidade do Indicador: Medir o percentual de rotinas de trabalho já mapeados e informatizados.
Descrição do Objetivo: Desenvolver processos e melhores práticas de gestão no Conselho Nacional do Ministério Público, de acordo com as melhores práticas da Administração Pública.Indicador Definido no PE-CNMP: Número de Boas Práticas DisseminadasFinalidade do Indicador: Medir a quantidade de boas práticas disseminadas para outras áreas do Conselho Nacional do Ministério Público e para o Ministério Público.
Descrição do Objetivo: Garantir que as atividades de rotinas das áreas do Conselho Nacional do Ministério Público sejam continuamente avaliadas e aprimoradas, visando sua permanente evolução e proporcionando uma maior eficiência e rapidez. Indicador Definido no PE-CNMP: Índice de Pesquisa de Satisfação InternaFinalidade do Indicador: Medir o percentual de satisfação dos servidores do Conselho Nacional do Ministério Público com as atividades realizadas.
4.3 Cadeia de Valor da Coordenadoria de Orçamentos e Finanças
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP12
5. PROCESSOS DA COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
5.1 Processo: Empenho – Fluxograma
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP13
Empenho - Versão 1.02
Ord
enad
or d
e
Des
pesa
SPO
CO
OFI
N
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração - Aprovador: Gilcimar dos Santos/Sônia Márcia Fernandes Amaral
Iníc io Fim
0 1.Receber o processo para
emissão da Nota de Empenho ( NE)
03.S olicitar os ajustes necessários
Não
08.Assinar a NE
Anexo I :Nota de Empenho
05.Executar descentralização
Estão corretos?
02 .Conferir os documentos e as
informações necessárias à
emissão da NE
Há recursos?S im 06.Emit ir NESim 07.Assinar a NE09.Encaminhar o
processo à COMCC ou COGP
04.Solicitar descentralização
interna à S PO
Não
Aguardar o processo
5.1.1 Processo: Empenho – Ficha de Rotina Administrativa
FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVAUNIDADE: SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
FLUXOGRAMA: Empenho Versão: 1.02
ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE
01.Receber o processo para emissão da Nota de Empenho (NE) COOFIN A COOFIN recebe o processo da área interessada.
02.Conferir os documentos e as informações necessárias à emissão da NE COOFIN Conferir no processo as certidões necessárias para emissão de empenho.
03.Solicitar os ajustes necessários COOFIN Caso haja erros nas certidões a Área Interessada será diligenciada a efetuar as correções/substituições necessárias.
04.Solicitar descentralização interna à SPO COOFIN Solicitar a descentralização de recursos à SPO, no caso de não haver recursos disponíveis.
05.Executar descentralização SPO Executar a descentralização dos recursos necessários à emissão de empenho.
06.Emitir NE COOFIN Já com os recursos disponíveis, emitir a Nota de Empenho.
07.Assinar a NE COOFIN Colher a assinatura do Coordenador da CEOF.
08.Assinar a NE SA Colher a assinatura do Secretário de Administração.
09.Encaminhar o processo à COMCC ou COGP COOFIN Encaminhar o processo já empenhado à COMCC ou COGP, conforme o caso.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP14
5.2 Processo: Pagamento Diversos – Fluxograma
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP15
Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 1)C
OO
FIN
Ord
enad
or
de
Des
pesa
Ges
tor d
o Co
ntra
to
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral
1 1.C onf erir o proc esso Está correto?
1 2.Ass inar a autorização de
pagam ento
S im
Iníc io 0 1.Receber Nota Fiscal
02.Ates tar
0 9 .A jus tar as pendências
0 3.Juntar a docum entação
necess ária para pagam ento
0 4 .Enc aminhar à S EC AD para
autuação
Aguardar o proc esso
0 5.Encam inhar para conform idade
1 3.Ass inar a autorização de
pagam ento
1 4.Encam inhar à COOFIN para pagam ento
A
06.Receber o processo para conformidade
07.Verif icar docum entação da em presa e ates to
Está em conf orm idade ?
10.Em it ir despacho c om a autorização
de pagam ento
08.Encam inhar ao Gestor para ajus te
das pendências
Não
S im
Não
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP16
Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 2)CO
OFI
NO
rden
ador
de
D
espe
saG
esto
r do
Con
trat
oCoordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral
2 0.Efetuar pagam ento e
retenç ões
2 1.A nex ar ao process o os docum entos
gerados no S IA FI
Necess it a autor izaç ão v ia
S IA FI?
BS im
2 2.Em itir Relaç ão Ex terna (RE)
Não
Anex o I :Relação Ex terna
(RE )
A 15.Em it ir o parec er de retenção de
t r ibutos
1 7.S olic itar descentralização à
S PO
1 6 .C onf er ir Not a de Em penho e Nota de
Lançam ent o
Há s aldo no em penho ?
S im
Não
Aguardar o process o
1 9.Reforçar a Nota de Lançam ento
( NL)
C
Há s aldo na cont a c ontábil de cont rato ?
Não
S im
1 8.Ref orçar a Nota de Em penho (NE )
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP17
Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 3)CO
OFI
NO
rden
ador
de
Des
pesa
Ges
tor
do C
ontr
ato
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral
B 2 3.A ut or izar no S IA FI
2 4.A ut or izar no S IA FI
2 6.Em it ir Relaç ão Intra S IA FI
27.As s inar/hom ologar
2 8.As s inar/hom ologar
A nex o II:Relação Intra S IAFI
(RT)
3 0 .A s s inar
3 1 .A s s inar aut or ização para o
banco efet iv ar o pagam ento
3 2.Lev ar a RE ao banco
3 3.Rec eber a v ia protoc olada pelo
banc o
C 2 9 .C onf er ir Relação Ex terna ( RE)
2 5 .Inf orm ar à C OOFIN
D
D
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP18
Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 4)C
OO
FIN
Ord
enad
or d
e D
espe
saG
esto
r do
C
ontr
ato
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral
3 4.Juntar a relaç ão de ordens
bancárias ou RT ao proc ess o
3 5 .Analis ar Regis t ro de Ges tão
Doc um ent alEs tá c or reto?
3 6.Ef et uar c orreção
Não
Fim3 7.Em it ir o
Relat ór io de C onf orm idade
S im
Anexo III:Relat ór io de
C onform idade
D 3 8 .Arquiv am ento
C OOFIN
3 3.Rec eber a v ia protocolada pelo
banco
5.2.1 Processo: Pagamento Diversos – Ficha de Rotina Administrativa
FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVASECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
FLUXOGRAMA: Pagamentos Diversos Versão: 1.07
ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE ÁREA RESPONSÁVEL PROCEDIMENTO
01.Receber Nota Fiscal Gestor do Contrato Receber Nota Fiscal de compra.
02.Atestar Gestor do Contrato Atestar da Nota Fiscal.
03.Juntar a documentação necessária para pagamento Gestor do Contrato Juntar a documentação necessária para pagamento.
04.Encaminhar À SECAD para autuação Gestor do Contrato Encaminhar À SECAD para autuação
05.Encaminhar para conformidade Gestor do Contrato Encaminhar para conformidade
06.Receber o processo para conformidade COOFIN Receber o processo para conformidade
07.Verificar documentação da empresa e atesto COOFIN Verificar se a documentação da empresa está correta e atestar a situação.
08.Encaminhar ao Gestor para ajuste das pendências COOFIN Remeter as autos do processo para ajustes, caso haja pendências na documentação da empresa.
09.Ajustar as pendências Gestor do Contrato Ajustar as pendências existentes na documentação da empresa.
10.Emitir despacho com a autorização de pagamento COOFIN Emitir despacho de conformidade para autorização de pagamento.
11.Conferir o processo COOFIN Conferir o processo.
12.Assinar a autorização de pagamento COOFIN Autorizar pagamento do processo de compra, que esteja em conformidade com a COOFIN.
13.Assinar a autorização de pagamento Ordenador de Despesa Autorizar pagamento do processo de compra, que esteja em conformidade com a COOFIN.
14.Encaminhar à COOFIN para pagamento Ordenador de Despesa Encaminhar à COOFIN para pagamento.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP19
15.Emitir o parecer de retenção de tributos COOFIN Emitir o parecer de retenção de tributos.
16.Conferir Nota de Empenho e Nota de Lançamento COOFIN Conferir os dados da Nota de Empenho e a Nota de Lançamento.
17.Solicitar descentralização à SPO COOFIN O Coordenador da COOFIN solicita a descentralização à SPO.
18.Reforçar a Nota de Empenho (NE) COOFIN Reforçar a Nota de Empenho.
19.Reforçar a Nota de Lançamento (NL) COOFIN Reforçar a Nota de Lançamento.
20.Efetuar pagamento e retenções COOFIN Efetuar pagamento e retenções necessários. Observar o Manual Pagamentos-SIAFI elaborado pela unidade.
21..Anexar ao processo os documentos gerados no SIAFI COOFIN Anexar documentos ao processo.
22.Emitir Relação Externa (RE) COOFIN Emitir a Relação Externa, no caso de não haver necessidade de autorização via SIAFI.
23.Autorizar no SIAFI COOFIN Autorizar pagamento no sistema SIAFI.
24.Autorizar no SIAFI Ordenador de Despesa Autorizar pagamento no sistema SIAFI.
25.Informar à COOFIN Ordenador de Despesa Informar a autorização pagamento no sistema SIAFI à COOFIN.
26.Emitir Relação Intra SIAFI COOFIN Emitir Relação Intra SIAFI, no caso de haver necessidade de autorização via SIAFI.
27.Assinar/homologar COOFIN O Coordenador assina e homologa o pagamento.
28.Assinar/homologar Ordenador de Despesa O ordenador de despesa assina e homologa o pagamento.
29.Conferir Relação Externa (RE) COOFIN Conferir a Relação Externa emitida.
30.Assinar COOFIN O Coordenador assina a Relação Externa emitida.
31.Assinar autorização para o banco efetivar o pagamento
Ordenador de Despesa Assinar autorização para o banco efetivar o pagamento.
32.Levar a RE ao banco COOFIN Levar a Relação Externa ao banco.
33.Receber a via protocolada pelo banco COOFIN Receber a via protocolada pelo banco.
34.Juntar a relação de ordens bancárias ou RT ao processo
COOFIN Juntar a relação de ordens bancárias ou Relação Intra SIAFI ao processo.
35.Analisar Registro de Gestão Documental COOFIN Analisar o Registro de Gestão Documental.
36.Efetuar correção COOFIN Efetuar correção no Registro de Gestão Documental.
37.Emitir o relatório de conformidade COOFIN Emitir o Relatório de Conformidade Diário e anexá-lo ao processo.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP20
38.Arquivamento COOFIN Proceder ao processo de arquivamento.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP21
5.3 Processo: Guarda da Garantia Contratual – Fluxograma
Manual de Rotinas Administrativas COTRAN- SA - CNMP 22
Guarda da Garantia Contratual - Versão 1.0
COO
FIN
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração - Aprovador: Gilcimar dos Santos/Sônia Márcia Fernandes Amaral
Início Fim01.Receber a garantia da SECONT
02.Analisar o parecer da AS JUR e
conferir com a garantia
03.Ass inar o recebimento 04.Regis trar 05.Prov idenciar a
guarda
5.3.1 Processo: Guarda da Garantia Contratual– Ficha de Rotina Administrativa
FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVASECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
FLUXOGRAMA: Guarda da Garantia Contratual Versão: 1.0
ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE
01.Receber a garantia da SECONT COOFIN Receber a garantia contratual da SECONT.
02.Analisar o parecer da ASJUR e conferir com a garantia COOFIN Analisar o parecer da ASJUR e conferir a compatibilidade da garantia com a manifestação daquela Assessoria.
03.Assinar o recebimento COOFIN Assinar o recebimento.
04.Registrar COOFIN Registrar o recebimento da garantia na planilha de controle da COOFIN.
05.Providenciar a guarda COOFIN Providenciar a guarda.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP23
5.4 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Fluxograma
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP24
Retirada da Garantia Contratual - Versão 1.0
COO
FIN
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração - Aprovador: Gilcimar dos Santos/Sônia Márcia Fernandes Amaral
Iníc io Fim0 1.Receber a s olic itação da
SEC ONT
0 2.Realizar a pes quisa na
planilha
0 3.Ret irar a garant ia
0 4.Encam inhar à S EC ONT
0 5.A rquiv ar o m em orando
5.4.1 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Ficha de Rotina Administrativa
FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVASECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
FLUXOGRAMA: Retirada da Garantia Contratual Versão: 1.0
ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE
01.Receber a solicitação da SECONT COOFIN Receber o memorando de solicitação da SECONT.
02.Realizar a pesquisa na planilha COOFIN Realizar a pesquisa na planilha de controle de contratos da COOFIN.
03.Retirar a garantia COOFIN Retirar a garantia.
04.Encaminhar à SECONT COOFIN Encaminhar a garantia contratual à SECONT.
05.Arquivar o memorando COOFIN Arquivar o memorando de solicitação.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP25
5.5 Processo: Arquivamento – Fluxograma
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP26
Arquivamento - Versão 1.0CO
OFI
N
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração - Aprovador: Gilcimar dos Santos/Sônia Márcia Fernandes Amaral
Iníc io
Fim01.Receber o
processo original da S ECONT v ia sistema
03.Autorizar o arquivamento no
processo
04.Arquivar v ia s istema
06.Proceder ao arquivamento f ís ico
02.Arquivar o processo de
pagamento após a conformidade
05.Alimentar a planilha de
endereçamento
5.5.1 Processo: Arquivamento – Ficha de Rotina Administrativa
FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVASECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
FLUXOGRAMA: Arquivamento Versão: 1.0
ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE ÁREA RESPONSÁVEL PROCEDIMENTO
01.Receber o processo original da SECONT via sistema COOFIN Receber o processo original da SECONT via o sistema de tramitação de processos.
02.Arquivar o processo de pagamento após a conformidade COOFIN Arquivar o processo de pagamento após a conformidade.
03.Autorizar o arquivamento no processo COOFIN O Coordenador deverá determinar o arquivamento no processo.
04.Arquivar via sistema COOFIN Arquivar no sistema de tramitação de processos.
05.Alimentar a planilha de endereçamento COOFIN Atualizar a planilha de endereçamento, para localização posterior do processo.
06.Proceder ao arquivamento físico COOFIN Proceder ao arquivamento físico, conforme a contratada e a modalidade.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP27
5.6 Processo: Desarquivamento – Fluxograma
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP28
Desarquivamento - Versão 1.0CO
OFI
NÁ
rea
Dem
anda
nte
Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral
08.Juntar cópia do formulário ao
processo
Iníc io02.Encaminhar à
COOFIN
03.Receber o formulário
04.Pesquisar no sistem a
05.Analisar a solicitação
07.Desarquivar o processo fís ico
06.Pesquisar o endereçamento
11.Autorizar10.Encaminhar ao
Coordenador da COOFIN
09.Desarquivar v ia s is tema
13.Movim entar para a área
demandante
12.Encaminhar ao serv idor que fez a
análiseFim
01.Preencher o formulário de Solicitação de
Desarquivamento de Processos
Anex o I:Formulário de Solicitação de
Desarquivamento de Processos
5.6.1 Processo: Desarquivamento – Ficha de Rotina Administrativa
FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVASECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS
FLUXOGRAMA: Desarquivamento Versão: 1.0
ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE ÁREA RESPONSÁVEL PROCEDIMENTO
01.Preencher formulário de desarquivamento Área demandante Preencher formulário de desarquivamento.
02.Encaminhar à COOFIN Área demandante Encaminhar à COOFIN.
03.Receber o formulário COOFIN Receber o formulário.
04.Pesquisar no sistema COOFIN Pesquisar no sistema de tramitação de processos (Fênix).
05.Analisar a solicitação COOFIN Analisar a solicitação.
06.Pesquisar o endereçamento COOFIN Pesquisar o endereçamento dentro do arquivo físico.
07.Desarquivar o processo físico COOFIN Desarquivar o processo físico.
08.Juntar cópia do formulário ao processo COOFIN Juntar cópia do formulário ao processo físico.
09.Desarquivar via sistema COOFIN Desarquivar via sistema.
10.Encaminhar ao Coordenador da COOFIN COOFIN Encaminhar ao Coordenador da COOFIN.
11.Autorizar COOFIN O Coordenador da COOFIN poderá autorizar o desarquivamento.
12.Encaminhar ao servidor que fez a análise COOFIN Encaminhar ao servidor que fez a análise.
13.Movimentar para a área demandante COOFIN Movimentar para a área demandante.
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP29
5.6.2 Anexo I: Formulário de Solicitação de Desarquivamento de Processos
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP
30
6. INDICADORES
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP31
6.1 Indicador <1.1>: Quantidade de Empenhos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP32
INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR:
DEFINIÇÃO DO INDICADOR:
PROCESSOS ASSOCIADOS: - Empenho
UNIDADE/SECRETARIA Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração SIGLA COOFIN/SA
FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.1> = Número de empenhos realizados no mês UNIDADE DE MEDIDA: Valor Absoluto
PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 0 (Zero)
DISPONIBILIZAÇÃO:DATA DO ÚLTIMO PREENCHIMENTO: RESPONSÁVEL PELA COLETA:
METAS:HIST ÓRICO DOS RESULT ADOS: MET AS DE LONGO PRAZO:
Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Indicador
COLETA PERIÓDICAMês/Ano janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012
Nº de Empenhos
Mês/Ano janeiro/2013 fevereiro/2013 março/2013 abril/2013 maio/2013 junho/2013 julho/2013 agosto/2013 setembro/2013 outubro/2013 novembro/2013 dezembro/2013
Nº de Empenhos:
GRÁFICO
GRÁFICO:
Ficha de Detalhamento de IndicadorQuantidade de Empenhos Realizados por Mês
<I.1> Quantidade de Empenhos Realizados por Mês
Medir o volume de empenhos realizados pela COOFIN no mês.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 100
2
4
6
8
10
12
Linha 21
6.2 Indicador <1.2>: Percentual de Empenho por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP33
INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR: <I.2> Percentual de Empenho por Natureza de Despesa
DEFINIÇÃO DO INDICADOR:
PROCESSOS ASSOCIADOS: - Empenho
UNIDADE/SECRETARIA Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração SIGLA COOFIN/SA
FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.2> = [Valor empenhado por cada natureza de despesa/Valor total empenhado]x100 UNIDADE DE MEDIDA: Percentual
PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 0 (Zero)
DISPONIBILIZAÇÃO:DATA DO ÚLTIMO PREENCHIMENTO: RESPONSÁVEL PELA COLETA:
METAS:HIST ÓRICO DOS RESULT ADOS: MET AS DE LONGO PRAZO:
Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017
Indicador
COLETA PERIÓDICA
Natureza da Despesa
Despesas Empenhadas
Mês/Ano
janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012
339046 Auxilio-Alimentacao339049 Auxilio-Transporte339092 Despesas De Exercicios Anteriores339014 Diarias - Pessoal Civil339093 Indenizacoes E Restituicoes339037 Locacao De Mao-De-Obra339030 Material De Consumo339147 Obrig.Tribut.E Contrib-Op.Intra-Orcamentarias319013 Obrigacoes Patronais319113 Obrigacoes Patronais - Op.Intra-Orcamentarias339047 Obrigacoes Tributarias E Contributivas319016 Outras Despesas Variaveis - Pessoal Civil319008 Outros Beneficios Assistenciais339008 Outros Beneficios Assistenciais339139 Outros Serv.Terceiros-Pes.Jurid-Op.Intra-Orc.339036 Outros Servicos De Terceiros - Pessoa Fisica339039 Outros Servicos De Terceiros-Pessoa Juridica339033 Passagens E Despesas Com Locomocao319011 Vencimentos E Vantagens Fixas - Pessoal Civil449052 Equipamentos E Material Permanente449051 Obras E Instalacoes449039 Outros Servicos De Terceiros- Pessoa JuridicaTotal de Empenhos
:GRÁFICO
GRÁFICO:
Ficha de Detalhamento de IndicadorPercentual de Empenho por Natureza de Despesa
Medir o nível de execução orçamentária (empenho) de cada natureza de despesa pelo valor total empenhado.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
6.3 Indicador <1.3>: Quantidade de Pagamentos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP34
INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR:
DEFINIÇÃO DO INDICADOR:
PROCESSOS ASSOCIADOS: - Pagamentos Diversos
UNIDADE/SECRETARIA Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração SIGLA COOFIN/SA
FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.3> = Número de pagamentos realizados no mês UNIDADE DE MEDIDA: Valor Absoluto
PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 0 (Zero)
DISPONIBILIZAÇÃO:DATA DO ÚLTIMO PREENCHIMENTO: RESPONSÁVEL PELA COLETA:
METAS:HIST ÓRICO DOS RESULT ADOS: MET AS DE LONGO PRAZO:
Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Indicador
COLETA PERIÓDICAMês/Ano janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012
Nº de pagamentos realizados
Mês/Ano janeiro/2013 fevereiro/2013 março/2013 abril/2013 maio/2013 junho/2013 julho/2013 agosto/2013 setembro/2013 outubro/2013 novembro/2013 dezembro/2013
Nº de pagamentos realizados:
GRÁFICO
GRÁFICO:
:
Ficha de Detalhamento de IndicadorQuantidade de Pagamentos Realizados por Mês
<I.3> Quantidade de Pagamentos Realizados por Mês
Medir o volume de pagamentos realizados pela COOFIN no mês.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
0
2
4
6
8
10
12
Linha 21
6.4 Indicador <1.4>: Percentual de Pagamento por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP35
INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR: <I.4> Percentual de Pagamento por Natureza de Despesa
DEFINIÇÃO DO INDICADOR:
PROCESSOS ASSOCIADOS:
UNIDADE/SECRETARIA Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração SIGLA COOFIN/SA
FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.4> = [Valor pago por cada natureza de despesa/Valor total empenhado por cada natureza de despesa]x100 UNIDADE DE MEDIDA: Percentual
PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 1 (Uma)
DISPONIBILIZAÇÃO:DATA DO ÚLTIMO PREENCHIMENTO: RESPONSÁVEL PELA COLETA:
METAS:HIST ÓRICO DOS RESULT ADOS: MET AS DE LONGO PRAZO:
Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Indicador
COLETA PERIÓDICA
Natureza da Despesa Itens de Informação
Mês/Ano
janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012
339046 Auxilio-AlimentacaoDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339049 Auxilio-TransporteDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339092 Despesas De Exercicios AnterioresDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339014 Diarias - Pessoal CivilDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339093 Indenizacoes E RestituicoesDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339037 Locacao De Mao-De-ObraDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339030 Material De ConsumoDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339147 Obrig.Tribut.E Contrib-Op.Intra-OrcamentariasDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
319013 Obrigacoes PatronaisDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
319113 Obrigacoes Patronais - Op.Intra-OrcamentariasDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339047 Obrigacoes Tributarias E ContributivasDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
319016 Outras Despesas Variaveis - Pessoal CivilDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
319008 Outros Beneficios AssistenciaisDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
Ficha de Detalhamento de IndicadorPercentual de Pagamento por Natureza de Despesa
Medir o nível de execução financeira (pagamento) dos empenhos por natureza de despesa.
- Empenho- Pagamentos Diversos
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP36
339008 Outros Beneficios AssistenciaisDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339139 Outros Serv.Terceiros-Pes.Jurid-Op.Intra-Orc.Despesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339036 Outros Servicos De Terceiros - Pessoa FisicaDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339039 Outros Servicos De Terceiros-Pessoa JuridicaDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
339033 Passagens E Despesas Com LocomocaoDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
319011 Vencimentos E Vantagens Fixas - Pessoal CivilDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
449052 Equipamentos E Material PermanenteDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
449051 Obras E InstalacoesDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
449039 Outros Servicos De Terceiros- Pessoa JuridicaDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador
:GRÁFICO
339046 Auxilio-Alimentacao
339049 Auxilio-Transporte
...
0,0
20,0
40,0
60,0
80,0
100,0
0,0
20,0
40,0
60,0
80,0
100,0
0,0
20,0
40,0
60,0
80,0
100,0
6.5 Indicador <1.5>: Percentual de Devolução por Não-Conformidade – Ficha de Detalhamento
Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP37
INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR:
DEFINIÇÃO DO INDICADOR:
PROCESSOS ASSOCIADOS: - Pagamentos Diversos
UNIDADE/SECRETARIA Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração SIGLA COOFIN/SA
FÓRMULA DE CÁLCULO: UNIDADE DE MEDIDA: Percentual
PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 1 (Uma)
DISPONIBILIZAÇÃO:DATA DO ÚLTIMO PREENCHIMENTO: RESPONSÁVEL PELA COLETA:
METAS:HIST ÓRICO DOS RESULT ADOS: MET AS DE LONGO PRAZO:
Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Indicador
COLETA PERIÓDICAMês/Ano janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012
Nº de pagamentos devolvidos por não-conformidade
Total de pagamentos analisados
Indicador
Mês/Ano janeiro/2013 fevereiro/2013 março/2013 abril/2013 maio/2013 junho/2013 julho/2013 agosto/2013 setembro/2013 outubro/2013 novembro/2013 dezembro/2013
Nº de pagamentos devolvidos por não-conformidade
Total de pagamentos analisados
Indicador:
GRÁFICO
GRÁFICO:
Ficha de Detalhamento de IndicadorPercentual de Devolução por Não-Conformidade
<I.5> Percentual de Devolução por Não-Conformidade
Medir o percentual de processos devolvidos por não-conformidade aos gestores de contrato em relação ao total de processos analisados pela área de conformidade no mês.
<I.5> = Número de processos devolvidos por não-conformidade/Total de processos analisados pela conformidade
0
2
4
6
8
10
12
Realização: