Customização do método para preparação das oficinas de trabalho

Eneida Rached CamposMaria Bernadete de Barros Piazzon

Planejamento EstratégicoRegiane Alcantara Eliel

Valéria dos Santos Gouveia MartinsMarcos Roberto Grassi

É uma ferramenta do macro plano da gestão que leva a organização a arquitetar e a se posicionar estrategicamente para alcançar um futuro planejado.

Planejamento Estratégico

Refletir sobre o Sistema de Biblioteca da Unicamp (SBU) e criar uma visão de futuro.

Articular ações em planos de trabalho para alcançar melhores resultados futuros.

Otimizar recursos existentes. Promover maior integração e compartilhamento entre todas as

pessoas das diferentes categorias profissionais e entre as diversas unidades e atividades.

Planejamento EstratégicoObjetivos

Planejamento Estratégico 2015 a 2019

“Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com o futuro de

decisões presentes.”Peter Drucker

Etapas do Planejamento Estratégico

• a missão, • os valores,• as premissas,• a visão, • os cenários, • o mapa estratégico • as ações e os projetos estratégicos

Elaboração: elementos estratégicos

Acompanhamento e implementação

Avaliação dos resultados alcançados

Vários métodos +

Participativos

Intuitivos

Normativos

Gestao por projetos

Gestao por processsos

Foi criado em 2009 por duas assessoras do HC Unicamp:

Eneida Rached Campos e Maria Bernadete de Barros Piazzon

Tem como referências os métodos: Future Search (Busca de Futuro), Planejamento Situacional e BSC (Balanced Score Card)

Aplicação do método: Estamos na 10a aplicação - SBU

Aplicações anteriores: FCM – Departamento de Pediatria e Departamento de Tocoginecologia; CECOM – duas aplicações; Programa Viva Mais, Ame de Limeira, DGRH - Diretoria Geral Recursos Humanos e DEdIC, Hospital Regional de Divinolândia.

Planejamento EstratégicoMétodo

Método com diferencial de alta participação e compartilhamento

Este método é uma das ferramentas para as organizações realizarem uma

gestão compartilhada e participativa.

O método está estruturado para promover espaços comuns e protegidos, onde até 100 pessoas colocam suas próprias opiniões e ouvem as das

outras pessoas.

Nas dinâmicas de grupo, em um dado momento, as pessoas reconhecem espaços comuns mais importantes do que os seus espaços individuais.

E assim, de forma divertida e colaborativa, os elementos tradicionais do planejamento estratégico vão sendo construídos pelos grupos.

Planejamento EstratégicoMétodo

Oficinas diferentes das tradicionais, pois:Todos participam por meio de diálogo dentro da seguinte abordagem:

Toda ideia é valida e será registrada por escrito, por meio de sentenças curtas;

As colocações orais devem ser breves e objetivas; Não enfatizar os conflitos, porém reconhecer sua existência e registrá-los;

Não discuti-los. Não conciliá-los; Buscar um território comum no qual o grupo constitui um consenso, criar

cenários futuros e propor ações correspondentes para ir ao seu encontro; Divertir-se!

Cenários futuros são colocados dentro de uma perspectiva histórica e global. Pensar globalmente antes de analisar ações localizadas. Essa abordagem favorece uma compreensão compartilhada e maior engajamento para a ação, além de aumentar as alternativas de ações potenciais.

Planejamento EstratégicoDinâmica das oficinas

PARTICIPANTES: Trazer informações, sentimentos e ideias de

forma clara. Fazer análises e projeções futuras. Propor um futuro desejado.

Planejamento EstratégicoPapéis

Grande grupo

Pequeno grupo

IndividualORIENTADORES METODOLÓGICOS

GRUPO DE APOIO

PASSADO PRESENTE FUTURO

Fases do Método de Planejamento Estratégico

ABERTURA DOS TRABALHOS PELO

NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR

ENCERRAMENTO DOS TRABALHOS PELO

NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR

Abertura e encerramento formal dos trabalhos com participantes de níveis hierárquicos superiores ao da unidade/órgão solicitante

ABERTURA/ENCERRAMENTO• Álvaro Penteado Crósta Presidente do Colegiado Gestor da SBU e Coordenador Geral da Unicamp• Regiane Alcantara Eliel Coordenadora da SBU• Valéria dos Santos Gouveia Martins Coordenadora Associada _ _ _ _ _

Grupo Estratégico• Colegiado gestor• Cruesp bibliotecas• Órgãos de fomento• CRB regional e

federal• PUCC• BC-UFSCar• Prefeitura

(Rosangela)• FAPESP

Grupo usuários e parceiros • Alunos• Reitoria• Espaco da escrita• DGA, DGRH• PG• Funcamp• DAC• AFPU• SAE• Galeria

Grupo SBU• Gerentes• Bibliotecários• Profissonais

assunto adm• PT• Suporte

informática• RH

PASSADO PRESENTE FUTURO

Etapas do Método de Planejamento Estratégico : elaboração

ABERTURA DOS TRABALHOS PELO

NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR

ENCERRAMENTO DOS TRABALHOS PELO

NÍVEL ESTRATÉGICO SUPERIOR

Grupos da fase de elaboração

Grupo estratégico

Colegiado Gestor SBU

Instancias externas

Gerentes SBU observadores

Grupo usuários e parceiros

Alunos

DGA, PG, DGRH, etc…

Gerentes SBU observadores

Grupo SBU

Gerentes da SBU

Servidores da SBU

Encerramento elaboração e início

implantação

Todos

2 oficinas (3 horas cada)9 e 17 abril na Casa do LagoAbertura, Fases:presente e futuro

2 oficinas (3 horas cada)23 e 30 abril na Casa do LagoAbertura, Fases:presente e futuro

5 oficinas (3 horas cada)7,8,14,15 e 21 maio na Casa do Lago (5as) e BC (6as)Abertura, Fases: passado, presente e futuro

2 julho Casa do Lago

……..Passado

“Não há como negar a evidente necessidade da memória.” (DURAS)

“A vida só pode ser compreendida, olhando-se para trás; mas só pode ser vivida, olhando-se para frente.” (Soren Kierkegaard – filosofo dinamarques)

FATOS QUE MARCARAM A SBUDE 1963 A 2015

Grupo SBU 7 de maio manhã

Passado

Contadores da história do SBU: • Prof Ataliba• Roberto• Eliana

Recuperar fotos e videos de momentos significativos para ilustrar a oficina do dia 7 de maio do Grupo do SBU . Apenas o Grupo do SBU fará a dinâmica do passado.

Opções para documentação da etapa do passado: Escrita: tabela em ordem cronológica dos fatos relatados pelos participantes ou texto contando a história. Videos. Gráfico de linhas do tempo.

……..Presente……..

CONSTRUIR A TEIA DE TENDÊNCIAS

……..Presente…..

Tendência: propensão, inclinação, caminhar para...

Exercício individual com base em suas percepções e sentimentos.

Exemplo de teia

Grupo Estratégico + Grupo Usuarios/Parceiros + Grupo SBUTendências em ordem decrescente de votos

Tendência Votos positivos

Votos negativos

Total de votos

Documentação da teia

Presente

Grupo estratégico

Colegiado Gestor SBU

Instancias externas

Gerentes SBU

observadores

Grupo usuários e áreas fornecedoras

da Unicamp

Alunos

DGA, PG, DGRH, etc…

Gerentes SBU

observadores

Grupo SBU

Gerentes da SBU

Servidores da SBU

Dia 9 abrilManha: Grupo Estr. Teia 1Tarde: Apoio digita a Teia

Dia 10: Gerentes/apoio feedback

Dia 8 maio: Manhã: Grupo SBU Teia 3Tarde: Apoio digita a teia

Dia 11maio: Apoio compara teiasDia 12 maio: Coordenadoras power point comparação

Dia 14: Grupo SBU Cenário Externo e Interno

Dia 23abrilManha: Grupo UsuáriosParceiros Teia 2Tarde: Apoio digita a Teia

Dia 24 abrl: Gerentes/apoio feedback

Futuro……..

Estratégia:

Stratègós (do grego): stratos, "exército“ + ago, "liderança" ou "comando“.

Significado 1: a arte de planejar operações de guerra Significado 2: Arte de planejar operações com habilidade, inteligência, esperteza, criatividade, originalidade, etc…

Foco no futuro que queroSonhar: desejar muito, querer possuir, algo que vale a pena “batalhar”

“O futuro pertence àqueles que acreditam na beleza de seus sonhos”

Elleanor Roosevelt

Bons sonhos

Transportem-se para 3 anos ou mais no futuroVisualizar o Sistema de Biblioteca da UnicampVisualize a sua bibliotecaO que voces vêem, sentem, fazem

Não considerar nenhum tipo de dificuldadeO que seria fantástico acontecer nos próximos anos?Que resultados e acontecimentos você vê?Que serviços os usuários do SBU estão recebendo?Os processos do SBU (avanços tecnológicos, novos

processos)Olhe os servidores do SBU (deveres, direitos,aprendizado,

etc

Anotar um sonho por post-it + ano de realização

Categorias de sonhos (Perspectivas do BSC)

Usuários/clientes

Sociedade

Financeira

Aprendizado e crescimento (Desenvolvimento)

Processos

Votação nos sonhos

Sonhos em ordem decrescente de votos por perspectiva do BSC: 3 grupos

Sonho Total de votos

Documentação dos sonhos

``

Usuários

Sociedade

Financeira

Pessoas

Processos

MAPA ESTRATÉGICO DA SBU – 2015 A 2019

Futuro

Grupo estratégico

Colegiado Gestor SBU

Instancias externas

Gerentes SBU

observadores

Grupo usuários e áreas fornecedoras

da Unicamp

Alunos

DGA, PG, DGRH, etc…

Gerentes SBU

observadores

Grupo SBU

Gerentes da SBU

Servidores da SBU

Dia 17 abril – Grupo EstratégicoManha: Sonhos, Mapa EstratégicoTarde: Apoio digita sonhoDia 22: Gerentes/apoio feedback

Dia 15 maio: Manhã: Sonhos/Mapa EstratégicoTarde: Apoio digita sonhos e mapa

Dia 16maio: Gerentes/apoio feedback

Dia 30 abrilManha: Sonhos/Mapa EstratégicoTarde: Apoio digita sonhos

4 maio: Gerentes/apoio feedback

Ações/projetos estratégicos

Grupo SBU

Gerentes da SBU

Servidores da SBU

Dia 21 maio: Manhã: visao/ações e projetos estratégicosTarde: Apoio digita sonhos e mapa estratégico/Projetos/ livreto

Planejamento Estratégico da SBU

Desdobramento do Mapa Estratégico

Perspectiva:

Objetivo Estratégico:

Projetos / Ações Estratégicas Indicadores Metas2015 2016 2017 2019

Futuro: Desdobramento Mapa Estratégico

Preparação do encerramento da fase de elaboração e início da fase de

acompanhamento e implantação• 25 a 28 de maio – prazo para os gerentes inserir em os projetos em

andamento não contemplado no Planes.

• 29 de maio – Documentação das alterações dos gerentes

• 1 a 12 de junho – alinhar planos/ações com estratégias superiores

• 15 de junho – Inserir alterações nível superior e fechar

documentação.

• 27 de junho - Imprimir documentação e publicidade: Relatório,

livreto, reportagens, site,etc / Checar organização do dia 2 de julho

2 de julho - Encerramento da fase de elaboração e início da fase de acompanhamento e implantação.

Participam os membros de todos os grupos

Mesa encerramento

Divulgação dos elementos do Planejamento

Estratégico: missão, visão, valores,…, mapa estratégico,

ações/projetos e apresentação de responsáveis por

perspectiva e/ou por projetos

Entrega de relatórios, livretos, reportagem, site

Avaliação das oficinas de planejamento estratégico

Programação9 Abril – manhã - Grupo Estratégico -Abertura e etapa do presente9 Abril – tarde - Grupo de apoio documenta10 Abril – Grupo gerentes: feedback

17 abril – manhã – Grupo EstratégicoEtapa do futuro17 Abril – tarde - Grupo de apoio documenta22 Abril – Grupo gerentes: feedback

23 Abril –manhã - Grupo Usuários/ParceirosAbertura e etapa do presente23 Abril – tarde - Grupo de apoio documenta24 Abril – Grupo gerentes: feedback

30 abril –manhã – Grupo Usuários/ParceirosEtapa do futuro30 abril – tarde - Grupo de apoio documenta4 maio– Grupo gerentes: feedback

7 maio– manhã - Grupo SBUAbertura e etapa do passado7maio – tarde - Grupo de apoio documenta

8 maio–manhã Grupo SBU Etapa do presente8 maio – tarde - Grupo de apoio documenta11 maio – Grupo apoio compara teias12 maio – Coordenadores avaliam comparação

14 maio – manhã - Grupo SBU Etapa do presente14 maio – tarde - Grupo de apoio documenta

15 de maio – manhã – Grupo SBUEtapa do futuro 15 maio – tarde - Grupo de apoio documenta18 maio - Grupo gerentes: feedback

21de maio – manhã – Grupo SBU: visão/projetos21 maio – tarde - Grupo de apoio documenta22 Maio - Grupo gerentes: feedback25 a 28 maio - incorporar projetos fora do planes29 maio – documenta projetos incorporados1 a 12 junho – alinha nível superior15 junho – documenta alinhamentos28 junho – Fechamento doc e impressões/ check encerramento 2 julho – TODOS – encerramento elaboração e

início do acompanhamento /implantação

Etapas do Planejamento Estratégico

• a missão, • os valores,• os princípios• as premissas,• a visão, • os cenários, • o mapa estratégico • as ações e os projetos estratégicos

Elaboração: elementos estratégicos – 9 abril a 2 julho de 2015

Acompanhamento e implementação – 2 julho 2015 a 2019Avaliação dos resultados alcançados – 2 julho 2015 a 2019

Vários métodos +

Participativos

Intuitivos

Normativos

Gestao por projetos

Gestao por processsos

Próximos passos:

Definição da programação para as etapas de acompanhamento, implementação e avaliação de resultados do Planejamento

Estratégico da SBU 2015 a 2019.

Muito obrigada!