DESENVOLVIMENTO PESSOAL: GESTÃO DO TEMPO E DA INFORMAÇÃO

jfonsecapires@aese.pt

PORQUE É IMPORTANTE?

Tempo é dinheiro

O tempo é um inimigo subtil que ataca fugindo...que ataca fugindo...

É no tempo, com tempo,que nos conformamos, como profissionais e como pessoas...

a)

Multitasking facilita movimentar-se

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

Multitasking facilita movimentar-se pelas mais simples “tarefas” da lista...mas não ajuda a avançar pelas mais árduas...;

o nosso cérebro é mais apto quando se focaliza numa coisa de cada vez;

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

(3 F’s de P. Drucker)

a) Filtro: ficar com o que é crítico;

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

b) Foco: tempo dedicado, sem interrupções

c) Forgetting: descanso

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

CO

M S

IGN

IFIC

AD

OProcurar relevância...

RELEVANTEDESALINHADO

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

FOCADO NO OBJECTIVO

CO

M S

IGN

IFIC

AD

O

Stefania Lucchetti, The Principle of Relevance

IRRELEVANTE INSIGNIFICANTE

PrioridadesSUMÁRIO

Trabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

A – os itens mais importantes (A1: o mais importante neste grupo)

B – os seguintesC – os menos importantes

(Sistema de Alan Lakein)

clássicas”

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

Classificar c/ 2 critérios:

Importância

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

Urgência

a) tempo limite ou deadlineb) tempo que leva a fazerc) tempo que temos para o fazer

clássicas”

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

Getting Things Done (David Allen)

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

Listas “To Do” muitas vezes são insuficientes...

Listas e “Respostas clássicas”

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

1. inventariar (todas as coisas que reclamam a atenção); capturar

2. processar (o que representam e o que necessitam); clarificar

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

3. organizar;

4. rever; reflectir

5. fazer; comprometer

Listas e “Respostas clássicas”

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Papel do Dirigente

Gestão dos emails e telefone

Material (ideias, pedidos, emails, etc)

Inventariar

múltipla

Que tipo de acção requer?

Sim

Informação

Em espera

Lixo

Não

Requer

acção?

única

Calendarizar

Lista de projectos

Próximas acções

Deferir

Fazê-lo!

pode fazer-se em 2’?

Delegar

Sim Não

Devo ser eu a fazer?

Sim Não

Desdobrar em

acções

Calendário (tarefas e encontros)

Próximas acções

Contexto: local, pessoa ou instrumento necessário para

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”local, pessoa ou instrumento necessário para completar a acção

� escritório� casa� Agendas (com pessoas concretas)� telefone� computador (sub-grupo: net)� compras� tempo livre

Listas e “Respostas clássicas”

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Gestão dos emails e telefone

Papel do Dirigente

Gestão dos emails

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

processar e organizar; (para que seja funcional; esvaziar)

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Gestão dos emails e telefone

Papel do Dirigente

Gestão de tempo do Dirigente...

... é, também, gestão do tempo das pessoas que dirige.

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Gestão dos emails e telefone

Papel do Dirigente

Experiência (250 supervisores; 200 organizações, 1 ano)

(The multiplier effect of good time management,

http://www.accel-team.com)

Identificar as 3 mais importantes condutas da Alta Direcção que os fazem perder tempo:

O chefe pára junto a mim para

SUMÁRIOTrabalhadores do Conhecimento

Multitasking

Responsabilidade

Gestão do Tempo

Listas e “Respostas clássicas”

• O chefe pára junto a mim para “socializar”, interrompendo trabalho prioritário

• Tudo o que me chega deve ser feito “já”

• As reuniões convocadas são desneces-sárias, ou o é a minha presença, ou tratam-se assuntos irrelevantes, ou duram mais tempo que o necessário

GTD:

1. Inventariar

2. Processar

3. Organizar

4. Rever

5. Fazer

Gestão dos emails e telefone

Papel do Dirigente

THE ONLY WAY TO GET IMPORTANTTHINGS DONE, TONY SCHWARTZ, HBR, MAY 24, 2011

O segredo “contra-intuitivo” para que as coisas se façam consiste em torná-las mais automáticas, consiste em torná-las mais automáticas, de forma a que requeiram menos esforço…

Uma série de rotinas no meu dia-a-dia asseguram que eu me ocupe das coisas que para mim são mais importantes.

BIBLIOGRAFIA:

� The 7 Habits of Highly Effective People (Stephen R. Covey)

� First things first (Stephen R. Covey)

� Getting Things Done: � Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (David Allen) http://www.davidco.com/

� Managing Oneself, HBR, (Peter Drucker)

BIBLIOGRAFIA (II):

� Towards a Better Understanding of Context and Context-Awareness (Anind K. Dey and Gregory D. Abowd)

� Stefania Lucchetti, The Principle of Relevance, www.stefanialucchetti.com

� http://www.cs.cmu.edu/~pausch/ (Randy Pausch)

� https://www.mckinseyquarterly.com/Organization/Talent/Recovering_from_information_overload_2735 (Derek Dean and Caroline Webb)mation_overload_2735 (Derek Dean and Caroline Webb)

� http://en.wikipedia.org/wiki/Time_management (wikipedia)

� http://www.youtube.com/watch?v=Qo7vUdKTlhk&feature=related

� http://zenhabits.net/2007/05/massive-gtd-resource-list/

� http://download.pocketinformant.com/9/Reference.pdf

� GTD em papel: http://www.germinar.pt/blog/2011/2/18/implementar-gtd-em-papel.html