Gestão do Tempo

GESTÃO DO TEMPO

Gestão do Tempo

INTRODUÇÃO

Gestão do Tempo

“Tempo é dinheiro”.

“O tempo cura feridas”

“É tudo uma questão de tempo”

“Temos tempo de sobra”- dizem com o objectivo de nos tranquilizar.

DIMENSÕES DO TEMPO

“Toda a gente tem todo o tempo que existe”

“Somos obrigados a gastar tempo”

Gestão do Tempo

“Se não o usarmos, o tempo desaparece na mesma”

DIMENSÕES DO TEMPO

“Tudo requer tempo”

“O tempo significa coisas diferentes ao longo da vida”

“É impossível reencontrar o tempo”

“O tempo não é adaptável! É impossível gerirmos o tempo”

É possível gerirmo-nos a nós próprios

Gestão do Tempo

1. Dimensão monetária: o valor do tempo de trabalho é elevado e importa por isso disponibilizar e rentabilizar os recursos por forma a maximizar os resultados

2. Dimensão subjectiva: a maior parte de nós tem uma tendência inconsciente para funcionar de acordo com uma percepção subjectiva do tempo que nos leva a funcionar em ritmos próprios e esquemas pessoais de organização que nem sempre são compatíveis com a eficácia exigida pelas situações

3. Dimensão racional: permite-nos gerir a energia de acordo com as situações e suas exigências. Isso implica que, fixar objectivos e definir prioridades, sejam os primeiros meios a utilizar para rentabilizar o tempo.

Gestão do Tempo

TEMPO PRODUTIVO VS TEMPO IMPRODUTIVO

É o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados desejados. Por resultados, entendemos, não somente o atendimento das nossas metas profissionais, como também o atendimento das nossas metas pessoais e familiares).

TEMPO IMPRODUTIVO

É aquele no qual realizamos actividades que não nos levam a resultados desejados.

TEMPO PRODUTIVO

Gestão do Tempo

Melhorar a gestão pessoal do tempo é, em primeiro lugar, uma questão de vontade e motivação e em seguida, de prática e disciplina.

O tempo é um recurso que pode apenas ser gerido, não pode ser comprado!

A situação de competitividade actual, tem incidido não apenas:

• numa oferta mais diversificada de produtos

• na melhoria da qualidade de serviços

...como também na redução dos prazos do serviço

EFICÁCIA VS EFICIÊNCIA

Gestão do Tempo

Ser eficaz é ser eficiente

Para nos tornarmos eficazes, é necessário clarificar as prioridades pessoais, profissionais e da organização, identificando as tarefas realmente importantes, que determinam os resultados mais significativos

Ser eficaz é: conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo

Ser eficiente é: conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração óptima

“Segundo a lei de Pareto, 20% das tarefas determinam 80% dos resultados obtidos na

actividade profissional”

Gestão do Tempo

Ser eficiente implica...

Aplicar o esforço onde e quando necessário e na medida exacta do necessário para obter o efeito desejado

O objectivo é esforçarmo-nos por conseguir:

O melhor possível

O mais possível

O mínimo de energia

O melhor tempo

Qualidade

Quantidade

Economia de movimentos

Economia de tempo

Gestão do Tempo

A forma como os empregados de uma dada Empresa gerem o tempo depende do ambiente e cultura empresarial. Em muitas empresas trabalhar muitas horas é sinónimo de trabalhar muito.

Trabalhar muitas horas não é sinónimo de que se está a trabalhar bem, pois trabalhar muito tempo seguido diminui a eficiência e a produtividade

“É muito importante fazer uma boa gestão do tempo privilegiando a qualidade de vida. Gerir bem o tempo

traz felicidade e sensação de sermos produtivos”

Mas

Por isso...

GERIR O TEMPO COM EFICÁCIA

Gestão do Tempo

“O que deveria estar a fazer agora?”

“O que estou a fazer agora está

relacionado a quais objectivos e

prioridades?”

É necessário manter o foco nos objectivos e interrogarmos-nos constantemente: “O que estou a

fazer, representa o melhor uso do meu tempo agora?"

Reflectir sobre:

Gerir o tempo com eficácia, implica...

Gestão do Tempo

DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Gestão do Tempo

Desorganização do local de trabalho

Reuniões desnecessárias ou mal conduzidas

Ausência de planeamento, objectivos e prioridades

Falta de formação dos próprios colaboradores

Limites pouco claros de autoridade e de responsabilidade

Informações insuficientes ou atrasadas

FACTORES QUE AJUDAM A DESPERDIÇAR O TEMPO:

Gestão do Tempo

Gestão da crise

Dificuldade em dizer “não”

“Conversas de corredor”

Procrastinação

Delegação ineficaz

Comunicação ineficaz

Interrupções telefónicas

Visitas inesperadas

Indecisão

Gestão do Tempo

Facilita o trabalho em equipa através de uma maior cooperação

REUNIÕES

VANTAGENS

Facilita a resolução de problemas, conflitos e reclamações

Ajuda a quebrar as barreiras à comunicação

Potencia a inovação e a criatividade

Proporciona a definição/clarificação de prioridades

Contribui para a implementação de mudanças

Proporciona a aprendizagem e formação contínua

Gestão do Tempo

Reuniões desnecessárias

Deficiente preparação da reunião

REUNIÕES

CAUSAS POSSÍVEIS

Falta de agenda ou agenda longa

SOLUÇÕES

Limitar as reuniões às estritamente necessárias

Escolher os participantes adequados, assim como o dia e hora mais convenientes

Participantes mal escolhidos Preparar um guia da

reunião e no final definir 1 plano de acçãoMá condução da reunião

Falta de método na abordagem dos temas

Incapacidade de controlar as intervenções

Respeitar os horários previstos

Controlar o tempo de intervenção dos participantes

Gestão do Tempo

1- Esta reunião tem verdadeira utilidade?

3 PERGUNTAS ANTES DA REUNIÃO

Que aconteceria se ela não se realizasse?

Quais as consequências?

2 - Não será possível substituí-la por outra coisa?Se se trata apenas de informar, por exemplo, não bastará redigir uma nota ou telefonar?

3 - Para que se faz esta reunião?

Trata-se de informar os participantes?

De recolher informações da parte deles?

De provocar uma troca de pontos de vista?

De se conseguir um acordo?

De tomar uma decisão?

De persuadir para um novo caminho?

Gestão do Tempo

Falta de objectivos

Estimativas irrealistas do tempo

Mudança constante das prioridades

Prioridades pouco claras

PLANEAMENTO

CAUSAS POSSÍVEIS

Não contemplar os imprevistos no planeamento

Fazer em primeiro lugar tarefas secundárias ou mais agradáveis

Ausência de um plano diário escrito

Gestão do Tempo

Organizar o trabalho e a documentação

Planear o trabalho com critérios de importância e em função dos imprevistos, rever as prioridades

Fazer um plano com as rotinas e as marcações diárias, semanais e mensais

Planear as tarefas que exigem mais concentração para períodos de tempo, em que não haja grandes probabilidades de interrupção

Contemplar tarefas de menor duração ou que exigem menor concentração para períodos em que ocorrem habitualmente mais interrupções

Controlar ou filtrar as interrupções

SOLUÇÕES

Gestão do Tempo

Indecisão

Receio de se comprometer

Receio de cometer erros e assumir riscos

DECISÃO

CAUSAS POSSÍVEIS

Adiar a decisão

Querer reunir todos os dados

Não ponderar alternativas e não avaliar as consequências

SOLUÇÕES

Planear a decisão

Evitar a ocorrência de imprevistos em assuntos importantes

Avaliar alternativas

Consultar os colaboradores adequados

Decidir e agir, mesmo com algum grau de incerteza

Gestão do Tempo

Desejo de ajudar

Receio de melindrar

Necessidade de ser aceite

INCAPACIDADE DE DIZER “NÃO”

CAUSAS POSSÍVEIS

Receio de responsabilidades

Falta de objectivos pessoais

SOLUÇÕES

Fechar a porta nos períodos em que não quer ser incomodado

Explicar ao interlocutor que está concentrado numa tarefa importante

Pedir para lhe filtrarem as solicitações

Identificar o assunto e o tempo necessário para o tratarFalta de prioridades

Perspectiva de promoção ou agradecimento

Indicar outra altura mais apropriada para tratar do assunto

Gestão do Tempo

Filtragem incorrecta dos telefonemas recebidos

TELEFONEMAS

CAUSAS POSSÍVEIS

Falta de preparação dos telefonemas a fazer

SOLUÇÕES

Ter um bloco de apontamentos junto ao telefone

Não registar e anotar as informações

Preparar os telefonemas a efectuar

Desconhecimento da organização e funcionamento do serviço

Falta de método na abordagem dos temas

Comunicações longas e dispersas do objectivo

Transferir chamadas para outra pessoa

Agrupar os telefonemas a realizarPedir para filtrarem as chamadas que recebe

Controlar a comunicação centrando o interlocutor no objectivo

Gestão do Tempo

Não saber ouvir

Falta de informação

Informação inadequada, imprecisa, atrasada ou excessiva

COMUNICAÇÃO

CAUSAS POSSÍVEIS

Comunicação interpessoal ineficaz

Boatos

Reuniões mal planeadas e conduzidas

SOLUÇÕES

Planear a comunicação quando realiza contactos telefónicos ou directos

Marcar e preparar as reuniões

Controlar o processo de comunicação, escutando, fazendo perguntas e reformulando

Clarificar a informação transmitida e recebidaPedir e dar feedback sobre as acções realizadas

Gestão do Tempo

Medo de obter resultados de qualidade inferior

Falta de tempo para delegar

DELEGAÇÃO

CAUSAS POSSÍVEIS

Receio de parecer desocupado e de consequentemente “estar a mais”

SOLUÇÕES

Escolher as pessoas mais indicadas para delegar determinadas tarefas

Explicar-lhes os objectivos da tarefa e os resultados pretendidos

Fornecer-lhes todas as informações, planos e meios necessários

Falta de confiança nas capacidades e nas competências dos colaboradores

Dar o apoio necessário e controlar os resultados

Delegação mal preparada

Gestão do Tempo

Guardarmos algum tempo por dia para rever a forma como gerimos o tempo

RESUMO DAS PRINCIPAIS IDEIAS

1

2 Debruçarmo-nos sobre um assunto difícil e resolvê-lo imediatamente

Pensarmos no nosso dia quando vamos para o trabalho

Delegarmos sempre as tarefas que não tenham para nós uma relação tempo-eficiência

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