Dicas

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Evite surpresas ao imprimirVocê terminou sua planilha e mandou imprimi-la. Ao invés de receber uma coleção de páginas com uma

seqüência lógica, aparece uma confusa mistura de pedaços de planilha impressos sem nenhum critério. O que deu errado? Dependendo da planilha, a explicação pode ser que ela não cabe em uma única folha. Então o Excel a subdivide em trechos e imprime cada um em uma página. Solução: acesse Arquivo > Confi gurar Página. Em Planilha > Ordem da página, escolha se o Excel vai começar a imprimir o que couber em cada folha, deslocando-se de cima para baixo até a base e depois passando para o topo do conjunto seguinte ou se começa imprimindo na horizontal e depois passa para as folhas de baixo.

Copie dados de uma seqüência vertical para

uma horizontalVocê tem uma tabela com uma coluna de itens que gostaria de usar como a primeira linha de uma nova tabela? Para não ter que redigitar tudo, sele-cione as células desejadas na coluna e copie-as. Em seguida, coloque o cursor na posição inicial da nova tabela e acione Editar > Colar Especial. Na caixa de diálogo que se abre, marque a caixa Transpor.

Como quebrar linhas den-tro das células?

Para quebrar linhas dentro das células de um jeito simples, sem acessar menus, é só digitar algum texto dentro de uma célula e pressionar Alt + Enter para inserir retorno forçado, iniciando uma nova linha dentro daquela célula. Depois, digite mais texto

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Confira algumas dicas de ExcelO Excel possui uma enorme quantidade de funções e facilidades desconhecidas que, ao serem utilizadas, podem otimizar seu trabalho

e pressione Enter. O Excel irá dar quebra de linha para que to-das caibam no espaço da célula.

O que signifi ca ##### na minha célula?

Quando você faz uma fórmula, surgem caracteres (###) estra-nhos na célula? O Excel está apenas informando que não tem espaço para mostrar o resultado da sua fórmula. Para resolver basta dar um duplo clique na margem direita do cabeçalho da coluna onde está a célula afetada.

Como mover uma região de dados?

Selecione, com o mouse, toda a região que quer mudar de lugar. Clique com o botão esquerdo do mouse em qualquer borda da região (o cursor muda para uma seta). Depois, é só manter pressionado o botão enquanto você move toda a re-gião para o novo local.

Como preencher uma região com dados de uma

lista do ExcelDigite o dado na primeira célula (exemplos: Dezembro ou Sá-bado) e clique com o mouse no canto inferior direito da célula inicial (o cursor vai se transformar em uma pequena cruz). Aí é só arrastá-la até marcar toda a região desejada. Solte o botão do mouse e pronto!

Some os números de uma região

Basta selecionar com o mouse toda a região que contém os

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números a somar e clicar no botão de Soma (marcado com o símbolo de Somatória - letra grega: Sigma).

Hiperlinks como atalhoQuem trabalha muito com o Excel, geralmente fi ca

mudando de uma pasta para outra ou então muda de plani-lhas constantemente. Para poupar tempo, evite fazer ações re-petidas e inclua hiperlinks em suas planilhas. Basta selecionar uma palavra e clicar no ícone de hiperlink. Selecione o arquivo do qual deseja criar o link e pronto.

Localizar rapidamente

Quando se trabalha com uma pasta com muitas planilhas, os acessos a algumas delas não fi cam visíveis. É preciso clicar repetidamente nas setas localizadas à es-querda até encontrar a planilha desejada. Para localizar rapidamente planilhas fora de vista, clique com o botão direito do mouse nessas setas. O Excel apresentará um menu com a lista completa das planilhas.

Somar rapidamentePara visualizar o valor de uma soma de um conjunto de

células, basta selecioná-las e olhar o resultado no rodapé do Excel.

Selecionando intervalosTodo mundo sabe que se pode selecionar uma coluna

ou uma linha inteira clicando sobre seu cabeçalho. Mas quantos sabem que o mesmo efeito pode ser obtido acionando os ata-lhos Ctrl + Barra de espaço (para a coluna) e Shift + Barra de espaço (para a linha)? E tem mais, acionando-se sucessivamen-te esses dois atalhos, seleciona-se toda a planilha.

Criar gráfi co a partir de uma seqüência

Para criar um gráfi co a partir de uma seqüência de células, bas-ta digitar Alt + F1 ou simplesmente clicar em F11.

Quantas planilhas você quer? No Excel, sempre que você abre uma nova pasta de

trabalho são apresentadas quatro planilhas, indicadas pelas orelhas na parte inferior esquerda da tela. Caso você deseje au-mentar ou diminuir o número de planilhas, acione Ferramen-tas > Opções. Na opção Geral, indique o número desejado na caixa que tem a seguinte legenda: Número de planilhas na nova pasta. Você pode também clicar com o botão direito so-bre uma planilha no canto inferior da tela e selecionar a opção Inserir > Planilha.

O Excel parou de calcular? É fácil resolver

Para resolver, dê o comando Ferramentas > Opções e, na caixa de diálogo que se abre, traga para o primeiro plano a opção Cálculo. Ative a opção Automático. Retorne à planilha e veja que a operação foi normalizada.

Como converter texto para colunas?

Você pode eliminar o uso de fórmulas para dividir uma coluna de texto (em diversas colunas de textos), quebrando o texto por espaçamentos fi xos, por tabulação, ou por espaço etc. Aces-se o menu Dados > Texto para colunas (ou então pressione a teclas ALT + D + E). É iniciado um “assistente” do Excel que o guiará por todas as etapas necessárias à conversão pretendida.

Colocando botão para imprimir uma região

Opção rápida para imprimir uma área da planilha. Adicione o botão Defi nir Área a Imprimir à sua barra de ferramentas. Para isso, acesse o menu Ferramentas > Personalizar. Acesse

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Comandos > Categorias > Arquivo. Ainda em Comandos, ache o ícone Definir área de impressão e arraste-o para a posição desejada na barra de ferramentas. Nas próximas vezes que quiser imprimir uma área, selecione-a e clique no botão recém-definido.

Como fazer com que o di-retório padrão não seja o

“Meus Documentos”? Quando o Excel é instalado, ele aponta a pasta Meus Documen-tos como o local padrão para ler e gravar planilhas. Para mudar esse padrão, selecione Ferramentas > Opções. Em Geral, localize o campo Local Padrão do Arquivo, digite o caminho completo e pressione OK.

Duas planilhas na telaNo Excel, você pode ver mais de uma planilha na

mesma tela. Para isso, acione Janela > Nova Janela. Você tem agora duas cópias da mesma pasta de trabalho. Para vê-las, volte ao menu Janela e escolha Organizar > Horizontal. As duas pastas vão se apresentar, dividindo a tela.

Mude os nomes das planilhasQuando se trabalha com uma grande pasta de traba-

lho, é uma boa prática batizar as planilhas com nomes relativos a seu conteúdo em vez de manter os nomes padrão “Plan1”, “Plan2” etc. Para mudar o nome, selecione a guia, execute um duplo clique sobre ela e digite o novo nome.

Usando a calculadoraVocê está montando uma complexa planilha no Excel

e precisa fazer um cálculo auxiliar que não deve constar na planilha - uma pequena conta, só para verifi car uma hipótese.

Uma opção. Acesse Exibir > Barras de ferramentas > Personalizar. Em Comandos > Ferra-mentas, localize o ícone da calculadora (Personalizar), ar-raste-o com o botão esquerdo e solte-o no ponto que escolher da Barra de ferramentas. Sempre que precisar da calculadora, basta clicar no novo ícone.

Teclas de atalhoA combinação Ctrl + F copia o conteúdo (inclusive

fórmulas) da célula acima para a célula ativa; Ctrl + ; (ponto-e-vírgula) insere a data corrente na célula ativa e Ctrl + Shift + : (dois-pontos) insere a hora corrente.

AutoConclusão A função AutoConclusão completa o conteúdo de uma

célula baseado no conteúdo das células da mesma coluna quando os primeiros caracteres coincidentes são digitados. Caso isso não aconteça, acesse o menu Ferramentas > Opções > Editar e mar-que a caixa Ativar AutoConclusão para valores de células.

Auto Conclusão IIO único problema da opção AutoConclusão é que, de-

pois que você entrou com diversos valores que começam com os mesmos caracteres, nem sempre o valor apresentado pela função é aquele que você deseja. Quando isso ocorrer, use o atalho Alt + Seta para baixo. Irá surgir uma lista com os valores disponíveis e, para escolher um, basta percorrê-la com a seta e teclar Enter sobre o valor desejado.

Inserindo dias da semana em suas datas

Para saber o dia da semana correspondente a qualquer data, siga o exemplo. Abra uma nova planilha e crie na coluna C um conjunto de datas, iniciando em C1 e seguindo até C5. Agora, passe para a primeira célula da coluna anterior (no caso, B1), di-gite a fórmula =C1 e tecle Enter. Isto fará com que B1 contenha a mesma data que C1. Volte com o cursor para B1, mantenha a tecla Shift pressionada e com a seta para baixo selecione todas as células da coluna B situadas em frente às datas da coluna C. Depois, tecle Ctrl + D para propagar a fórmula para as células selecionadas. Você terá duas colunas contendo datas idênticas, ambas no mesmo formato. Selecione todas as células de uma delas e acione o menu Formatar > Células. Em Número >

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Categoria, selecione à entrada Personalizado. Na janela da di-reita, procure um formato correspondente a data e clique sobre ele. Agora, clique na caixa de entrada de dados abaixo de Tipo e substitua seu conteúdo por dddd. Clique em OK: o Excel exibirá o dia da semana ao lado de cada data.

Mantendo os títulos sempre à vista

Imagine que você está trabalhando com uma planilha que contém, na linha superior, os nomes das colunas e, depois de inserir vários dados, começa a deslocar a célula ativa para bai-xo. Em um determinado momento, as primeiras linhas desapa-recem, o que pode ser extremamente inconveniente, uma vez que são justamente as linhas que contêm os títulos das colunas e, depois de algum tempo, já não se sabe mais com que dados se está trabalhando. Mas, há um recurso para evitar isso. Aces-se o menu Janela e clique em Congelar painéis. Experimente. Carregue uma planilha, congele os painéis, mova o cursor e perceba quanto esta função pode ser útil. Para desativá-la, bas-ta acionar a mesma entrada (que, com os painéis congelados, se transforma em Descongelar painéis) do menu Janela.

Excluindo linhas ou colunasSe você precisa excluir linhas ou colunas de sua plani-

lha, o Excel fornece diversas opções. Mas, há uma forma menos conhecida: clique com o botão direito do mouse sobre uma cé-lula qualquer, escolha a opção Excluir do menu que então se abre, marque um dos botões (Linha inteira ou Coluna inteira na janela Excluir) e confi rme clicando no botão OK.

Verifi que a ortografi a em toda pasta de trabalho

Antes concluir uma planilha, é sempre aconselhável submetê-la a uma verifi cação com o corretor ortográfi co. O problema é que alguns projetos se estendem por diversas planilhas e o co-mando somente afeta a planilha corrente. Isto obriga você a re-petir o processo para cada planilha a ser verifi cada. No entanto, é simples automatizar o procedimento de modo que todas as planilhas da mesma pasta de trabalho sejam verifi cadas: basta selecioná-las todas. Assim, ao comandar a verifi cação ortográ-fi ca, ela abrangerá todas as planilhas.

Respostas condicionaisÉ muito comum termos que colocar, como resul-

tado final de um cálculo, uma resposta, composta por uma palavra ou sentença, condicionada ao resultado numérico obtido. A isso chamamos de Respostas Condicionais. Um bom exemplo, é o controle de aprovação de uma classe de

alunos. Se um aluno tirar média final maior ou igual a 5, ele estará aprovado. Em caso negativo, estará reprovado. Co-loque o cursor na célula E2 (confira imagem) e digite a fór-mula =SE(D2>=5;”APROVADO”;”REPROVADO”. Copie a fórmula por todas as demais células da coluna E, até a linha 6. Pronto, já podemos ver os resultados.

Utilize a tecla Shift para agilizar trabalhos

A tecla Shift tem algumas funcionalidades interessantes no Excel. Confira algumas: ao clicar no botão Imprimir com a tecla Shift pressionada, a função será invertida para Visu-alizar impressão. Outra possibilidade ocorre quando cli-camos sobre o botão Salvar com a tecla Shift pressionada; ele se transformará em Abrir.

Ordenar letras maiúsculas e minúsculas

O Excel não faz distinção entre letras maiúsculas e minúscu-las numa classificação, mas, se precisar ordenar uma coluna considerando o tamanho das letras, você poderá mudar um parâmetro do Excel e conseguir esse resultado. Esse recurso é muito útil quando temos listas que incluem siglas ou no-mes iguais, porém, com caixa alta e baixa. Para isso selecio-ne o menu Dados > Classificar. Clique no botão Opções e marque a caixa Diferenciar maiúscula de minúscula.

Exibir linhas em uma célula do Excel

Normalmente, a célula do Excel não permite que você veja todo o texto inserido. Se você quiser exibir o texto completo em várias linhas dentro da célula, segure a tecla Alt e pressione Enter para inserir a quebra de linha.

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