Manual de Treinamento do SPASeleção de Pessoal AncoraRh

Digitalização

AncoraRh InformáticaFone : (11) 4401.1807

www.AncoraRh.com.br AncoraRh@AncoraRh.com.br

Suporte: Suporte@AncoraRh.com.br

1

Índice

2

Configuração Nesse processo você aprenderá a configurar o Omnipage para digitalização dos currículos. O Omnipage é um software que faz a digitalização do CV gerando uma imagem e depois faz o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) da imagem, ou seja, ele lê a imagem e a interpreta, gerando assim um arquivo .DOC do Word como se alguém tivesse digitado seu conteúdo.

Esse processo é feito em duas etapas:

1. Primeira Etapa: Será feita a digitalização dos currículos gerando um arquivo no formato .DOC que será aberto pelo Microsoft Word, e um arquivo no formato .TIF que poderá ser aberto pelo Imaging do windows.

2. Segunda Etapa: Será feita a classificação do currículo através do botão classificar dentro do Word, juntamente com a tela de classificação no SPA.

Vejamos então as configurações iniciais:

Iniciando o Procedimento1. Ligar o Scanner2. Acessar o OmniPage3. O OmniPage deve estar com as opções 1-2-3:

- SCAN BLACK and WHITE (DIGITALIZAR EM Preto e Branco)- AUTOMATIC (AUTOMÁTICO)

- SAVE TO FILE (SALVAR COMO ARQUIVO)

3

Configurar o tempo de pausa para início da próxima página a ser digitalizada

O OmniPage permite que seja configurado um tempo de espera (pausa) entre as folhas que devem ser digitalizadas. A finalidade é evitar que você tenha que, além de trocar a folha (isso não tem como evitar), seja necessário pressionar algum botão para iniciar a digitalização da nova folha. Desta forma, ao terminar de digitalizar a primeira folha, o OmniPage aguarda um tempo (que você aproveita para posicionar a próxima folha) e, em seguida, inicia-se a digitalização da segunda folha e assim sucessivamente até a última; somente após o término desta será necessário a intervenção do operador.

Para programar este tempo de espera (pausa), siga os seguintes passos:

1. Ative o menu do OmniPage selecione Tools (Ferramentas)2. Clique no Options e em seguida selecione a guia Scanner.3. Na tela que será apresentada, marque a opção Automatically scan pages (Digitalizar as páginas

automaticamente) e coloque o intervalo para o tempo desejado. Recomendamos 5 segundos para este processo, mas o melhor é você testar e ver o tempo que melhor se adapta.

4

Desativando o Corretor Ortográfico:

Ao terminar o processo de OCR, o OmniPage dispara um processo de correção ortográfica e de busca por palavras que ele não conhece. É muito interessante, mas não nos interessa, devido a necessidade de alta produção e também da enorme quantidade de termos técnicos e nomes que ele não reconhece. Para desativar o corretor siga os passos abaixo:

Acesse o menu Tools (Ferramentas) Item Options (Opções), Selecione a guia Proofing (Corrigir) e desative as opções de acordo com a fugura abaixo.

5

Procedimento Para a Digitalização de Curriculos

Iniciando o Procedimento:

1. Verifique as configurações: 1-Scan Blackand White ; 2- Automatic ; 3- Save to File2. Ligue scanner.3.

a) Colocar a Primeira folha do CV no Scanner.b) Pressionar o “Iniciar” do OmniPage (botão 1-2-3).

Ao concluir a digitalização da Primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de espera configurado conforme explicação anterior

6

4. Quando aparecer a seguinte poderá pressionar Stop Scannig(Interromper a Digitalização ) e assim salvar, utilizado quando o currículos tiver apenas uma folha e deseja que seja criado um arquivo por folha.

5. Se o CV tiver mais que uma folha, apenas coloque a próxima folha no scanner e aguarde que automaticamente será inicializada sua digitalização. Durante a digitalização da segunda folha, o OmniPage aproveita o tempo e vai fazendo OCR da primeira folha. Após digitalizar a última folha do CV, quando aparecer a tela acima pressione o botão STOP Scanning (Interromper a Digitalização) para finalizar, aguarde a finalização do OCR que automaticamente será apresentada a tela para salvar, conforme figura abaixo. A tela apresentada pode ser diferente da apresentada no próximo item. Não tem problema, siga então as instruções do próximo item.

Configurando o formato dos arquivos digitalizados:

a) Na tela que aparece automaticamente, pressione o botão OPTIONS >> para entrar com as configurações corretas.

Será apresentada a seguinte tela:

TENHA CERTEZA QUE ESTÁ CONFIGURADO COMO MOSTRADO NA FIGURA.

Esse procedimento de configurações de salvamento.1. FILES OF TYPE (Tipo de Arquivo): Microsoft Word 97 (*.doc); 2. SAVE AND LAUNCH (Salvar e Iniciar) deve estar DESMARCADA.3. PAGE RANGE (Intervalo): ALL PAGES (Todas as páginas)4. FILE OPTIONS (Opções de Arquivo): 5. CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES (Criar um arquivo para todas as páginas, usado quando o currículo tiver

mais páginas.)6. CREATE ONE FILE PER PAGE (Criar um arquivo por página, usado quando o currículo tiver apenas uma página.)7. FORMATING LEVEL: Flowing Page

a. Pressione o botão OPTIONS (Opções )será apresentada esta tela:

7

Em RETAIN GRAPHICS marque a opção AS IS e em GRAPHICS MODE escolha a opção BLACK-AND-WHITE.

Em TABLES marque a opção RETAIN TABLES e marque as outra como mostra a tela acima.Terminada a configuração clique em OK.

Agora vamos verificar as configurações da imagem :

Verifique as configurações: SAVE AS: marque a opção IMAGE FILES OF TYPE: escolha a opção TIFF Files (*.tif) SAVE AND LAUNCH: deve estar DESMARCADO. FILE OPTIONS: escolha a opção CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES. PAGE RANGE: escolha a opção ALL PAGES

8

Pressione o botão OPTIONS (Opções )será apresentada esta tela:

Em IMAGE MODE escolha BLACK-AND-WHITE e em IMAGE MODE CONVERSION escolha a opção ASK FOR CONVERSION e em MAXIMUM RESOLUTION escolha a opção 300 DPI.

9

Nessa tela em COMPRESSION escolha a opção GROUP 4, terminada as configurações clique no botão OK..

Configuração para salvar os arquivos simultaneamente

Marque a opção MULTIPLE (MÚLTIPLO) e pressione o botão OPTIONS (OPÇÕES).

Nesse momento vamos criar uma nova opção para salvar os arquivos, no entanto essa opção fará com que os arquivos sejam salvos simultaneamente. Veja as configurações:

1

a) Pressione o botão “NEW”, será aberta a tela “SAVE CONVERTER”. b) No campo “CONVERTER NAME” , digite SPA_ CV e pressione o botão OK

Veja que apareceu o nome do novo Conversor

c) Na coluna CONVERTER NAME desmarque todas as opções.d) Marque a opção MICROSOFT WORD 97 e) Na coluna SUBFOLDER FOR EXPORT digite CVSCANNER\ (não esqueça da barra invertida no final)

Ainda nesta tela:

f) Na Coluna CONVERTER NAME marque a opção TIFF FILESNa coluna SUBFOLDER FOR EXPORT digite CVIMAGEM\ (não esqueça da barra invertida no final).

1

g) Pressione o botão OK.

1

Será apresentada a seguinte tela

Certifique-se que no campo FILES OF TYPE aparece a opção criada SPA CV (*.*)

Digite o nome do arquivo (A01, A02, A03, etc) e pressione o botão OK

b) Para fazer novo currículo, pressione Ctrl+N ou selecione no Menu FILE NEW (ARQUIVO/NOVO).

c) Após digitalizar alguns currículos, executar o procedimento de classificação de currículos.

Observações – Nome do arquivo temporário O nome do arquivo temporário deve ser composto de uma letra e dois números. Ex.: A01, A02, etc. Ao atingir A99

mudar a letra. Ex.: B01, B02, etc. Não tente utilizar o nome do arquivo A100, por exemplo, pois ocorrerá um erro na seqüência.

Caso tenha mais de uma pessoa digitalizando, combine de cada uma utilizar uma letra para o nome do arquivo. Após a classificação, os arquivos classificados serão excluídos automaticamente, permitindo que a numeração A01,

A02, etc, possa ser novamente utilizada.

1

Digitalização de FichasAntes de digitalizar as fichas preenchidas manualmente pelo candidato, temos que saber qual é seu código no SPA. Para isso é necessário que tenha sido cadastrado pelo menos o seu nome. Outro detalhe importante é anotar na ficha o código que o SPA gerou para ele. Isso é necessário, pois após a digitalização iremos salvar o arquivo com a imagem da ficha e o nome deste arquivo será o código do candidato.

Outro detalhe é que por uma questão de praticidade e maior produção, recomendamos que sua empresa desenvolva uma ficha com apenas uma face (somente frente). Fichas com frente e verso ou os currículos de banca de jornal (ainda existem – apesar de recomendarmos neste caso o preenchimento da ficha, se possível) podem ser digitalizados também, porém a produção é menor.

Caso queira uma sugestão de ficha de apenas uma face, envie um e-mail para Suporte@AncoraRh.com.br solicitando um modelo que nós o encaminharemos.

Vejamos então os procedimentos:

Iniciando o Procedimento1. Ligar o Scanner2. Acessar o OmniPage3. O OmniPage deve estar com as opções:

Irá pressionar a SCAN Black&White (DIGITALIZAR EM Preto e Branco) AUTOMATIC (AUTOMÁTICO)

SAVE TO FILE (SALVAR COMO ARQUIVO), conforme figura abaixo

Digitalização das Fichas

1

Digitalizar uma ficha por vez e salvá-la: aplicado as fichas de uma única face, fichas de mais de uma face (frente e verso), ou aos currículos de banca de jornal (várias faces).

Digitalizar uma ficha por vez e salvar (várias faces)

Aplicação Permitido?Fichas de uma única face SimFichas de mais de uma face (frente e verso) SimCurrículos de banca de jornal Sim

a) Posicione a ficha no Scannerb) Pressionar o Botão 1 – SCAN Black&White (DIGITALIZAR Branco Preto)c) Ao concluir a digitalização da primeira página aparecerá a tela abaixo durante alguns segundos (tempo de

espera configurado conforme explicação anterior).

d) Coloque a próxima face no scanner e aguarde que automaticamente será iniciada a digitalização da segunda face, ao aparecer novamente a tela acima com os botões solicitando a ação, pressione o botão STOP SCANNING (Interromper a Digitalização) para finalizar, será apresentada a tela para salvar, conforme figura abaixo. Siga então as instruções:

e) Pressione o Botão 3. Aparecerá a seguinte tela para salvar a imagem:

Faça o seguinte: Selecione o diretório onde a imagem deve ser salva, que consta no parâmetro do sistema.

(ex: G:\WANCORA\CV\IMG)

No campo FILE NAME: Informe o nome do arquivo que é o código do candidato anotado na ficha. SAVE AS: marque a opção IMAGE

1

FILES OF TYPE: escolha a opção TIFF Files (*.tiff ) SAVE AND LAUNCH: deve estar DESMARCADO. FILE OPTIONS: escolha a opção CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES. PAGE RANGE: escolha a opção ALL PAGES. Pressione o botão CONVERTER OPTIONS, clique sobre o botão NEW será apresentada a seguinte tela:

No campo CONVERTER NAME digite SPA FICHA, e pressione o botão OK.

No FILE OPTIONS: CREATE ONE FILE FOR ALL PAGES. No item IMAGE MODE marque a opção BLACK-AND-WHITE No item IMAGE MODE CONVERSION, marque a opção ASK FOR CONVERSION. No item MAXIMUM RESOLUTION marque a opção 300 DPI. No item COMPRESSION, marque a opção GROUP 4.

Em seguida pressione o botão OK.

1

No campo FILE NAME digite o código do candidato e salve no diretório principal.

***OBS.: As configurações do botão OPTIONS deverão ser feitas somente na primeira ficha a ser salva, nas demais o Omnipage trará as configurações automaticamente.***

f) Para Digitalizar nova ficha, pressione Ctrl+N ou selecione no menu FILE NEW (ARQUIVO/NOVO). Será feita uma pergunta: “Do you want to save the current document ?” (Quer salvar o documento atual?). Responder NÃO.

1

Guia de Referência SPA Digitalização

1

Digitalização CV com duas páginas (CV Papel )

No OmniPage1. Checar Configurações: 1 – Scan B&W, 2 - Automatic, 3 – Save

to File2. Botão Iniciar 1-2-33. Após a última página: Botão “Stop Scanning” (Interromper a

digitalização)4. Aparecerá uma tela pedindo para salvar o arquivo.5. Observe as configurações:

Save as: Text Files of type: Microsoft Word 97(*.doc) Pasta _:\WANCORA\CVSCANNER File options: Create one file for all page.

6. Clique novamente no botão 3 e observe as configurações. Save as : Image Files of Type :TIF – TIFF ag Image File Format (*.tif) Pasta :_\WANCORA\CVIMAGEM File options: Create one file for all page.

Informar nome do arquivo:A01, A02 , A03...7. Botão New (Novo) ou Ctrl+N:

Do you want to save the current document?(Quer salvar o documento atual?) R.: Não

8. Digitalizar Próximo CV (item 2)Ainda é necessário: Classificar Vide abaixo item Classificação

Digitalização CV com apenas 1 página (CV Papel )

No OmniPage9. Checar Configurações: 1 – Scan B&W, 2 - Automatic, 3 – Save

to File10. Botão Iniciar 1-2-311. Após a última página: Botão “Stop Scanning” (Interromper a

digitalização)12. Informar o nome do arquivo para Salvar o .DOC e a IMAGEM

OBSERVAR CONFIGURAÇÕES Save AS: Multiple

Files of type: SPA CV (*.*) Pasta __:\WANCORA

Informar nome do arquivo: A01, A02, A03, ...13. Botão New (Novo) ou Ctrl+N:

Do you want to save the current document?(Quer salvar o documento atual?) R.: Não

14. Digitalizar Próximo CV (item 2)Ainda é necessário: Classificar Vide abaixo item Classificação

IMPORTANTEAo fechar o Omnipape Pro 15 ele perde todas as configurações para o processo da

digitalização. Para configurá-lo, basta seguir o procedimento abaixo: Abrir o OmniPage. Acesse o menu Tools (Ferramentas) – Options (Opções) Clique na guia scanner e pressione o botão OK Na tela principal do Omnipage no item 1, altere a configuração atual para Scan

B&W. Após as configurações atualizadas, inicie a digitalização dos currículos

Ficha 1 FACE

O CADASTRO SIMPLIFICADO já deve ter sido efetuado!!!As fichas devem estar com o CÓDIGO SPA1. No OmniPage2. Botão 1- SCAN B&W (DIGITALIZAR P&B)3. Botão “Stop Scanning” (Interromper a digitalização)4. Clicar na imagem e no Botão 3 para salvar a fichaOBSERVAR CONFIGURAÇÕES

Save As: Image Files of type: SPA Ficha (*.tif) Current Page. Pasta __:\WANCORA\CV\IMG

5. Informar nome do arquivo: que é o CÓDIGO SPA anotado na ficha

6. Pressionar botão “OK” ou [Enter]

Observe que o diretório é o diretório oficial das imagens e não o temporário.

Ficha Mais de 1 FACEDigitalizar 1 ficha e salvarO CADASTRO SIMPLIFICADO já deve ter sido efetuado!!!As fichas devem estar com o CÓDIGO SPA1. No OmniPage2. Botão 1 – SCAN B&W (DIGITALIZAR P&B)3. Após última página da ficha Botão “Stop Scanning” (Interromper

a digitalização)4. Clicar na 1a imagem e no Botão 3 para salvar a fichaOBSERVAR CONFIGURAÇÕES Save AS: Image Files of type: SPA Ficha (*.tif) Create one file for all pages. All Pages. Pasta __:\WANCORA\CV\IMG

5. Informar nome do arquivo: que é o CÓDIGO SPA anotado na ficha

6. Salvar Imagem – Botão 37. Pressionar botão “OK” ou [Enter]8. Botão New (Novo) ou Ctrl+N

Do you want to save the current document?(Quer salvar o documento atual?) R.: Não

9. Digitalizar Próxima Ficha (item 2)Observe que o diretório é o diretório oficial das imagens e não o

temporário.

1

CLASSIFICAÇÃO Abrir o SPA e acessar Classificação de Currículos Windows Explorer, Pasta __:\WANCORA\CVSCANNER Marcar até 5 arquivos e abrir No Word, verificar o nome e botão Classificar No SPA preencher os campos da classificação Após o último CV, voltar para o Windows Explorer e abrir mais 5 arquivos (os CVs serão excluídos automaticamente)

Se for e-mail não esquecer de excluir o arquivo após classificação

2