DINAMO ARMAZENS GERAIS LTDA “TECNOLOGIA” … · Reservas de Salas ... Para filtrar a lista de registros de fornecedores selecione no campo de filtros localizado acima da lista

DINAMO ARMAZENS GERAIS LTDA – “TECNOLOGIA” INTRANET: - Sistema de Intranet da Empresa.

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Sumário:

Fluxo Operacional.................................................................................................................................. 3 Contatos..................................................................................................................................................................... 4

Passo a passo para visualização de contatos......................................................................................... 5

Passo a passo para filtragem da lista de contatos................................................................................. 6

Como ordenar a lista de contatos.......................................................................................................... 7

Como gerar uma tabela no Excel........................................................................................................... 8

Agenda Online........................................................................................................................................................... 10

Explanação............................................................................................................................................. 10

Passo a passo para inclusão de fornecedores na Agenda Online......................................................... 11

Como visualizar a lista de fornecedores na Agenda Online.................................................................. 16

Como filtrar a lista de fornecedores na Agenda Online........................................................................ 18

Como ordenar a lista de fornecedores na Agenda Online.................................................................... 19

Como gerar a lista de fornecedores no Excel........................................................................................ 20

Passo a passo para alterar um registro na lista de fornecedores.......................................................... 21

Como excluir um registro da lista de fornecedores............................................................................... 23

Passo a passo para excluir registros em massa da lista de fornecedores............................................. 24

Reservas de Salas...................................................................................................................................................... 26

Explanação.............................................................................................................................................. 26

Passo a passo para visualização das Reservas das Salas......................................................................... 27

Passo a passo para inclusão de Reservas das Salas................................................................................. 32

Tarefas...................................................................................................................................................................... 42

Explanação.............................................................................................................................................. 42

Passo a passo para habilitar um usuário na aplicação de Tarefas......................................................... 43

Passo a passo para inclusão e vinculação de Tarefas pelo Gestor (Apenas ADM)................................ 45

Como fazer a visualização e manutenção das Tarefas incluídas........................................................... 55

Como alterar a ordem da listagem dos registros de tarefas................................................................. 56

Como habilitar e bloquear registros de tarefas na lista........................................................................ 57

Como excluir definitivamente registros de tarefas na lista................................................................... 58

Como gerar relatórios das tarefas dos funcionários.............................................................................. 59

Gerando relatório por data.................................................................................................................... 60

Gerando relatório por usuário............................................................................................................... 61

Gerando relatório por estado................................................................................................................ 62

Gerando relatório de diversas formas................................................................................................... 63

Formas de visualização do relatório...................................................................................................... 64

Como ordenar os registros dos relatórios gerados................................................................................ 65

Como gerar o relatório no Excel............................................................................................................ 67

Como exibir o calendário do usuário..................................................................................................... 69

Como fazer a manutenção e o acompanhamento das tarefas no calendário....................................... 70

Tarefas Agendadas................................................................................................................................ 70

Tarefas Livres......................................................................................................................................... 74

Fazendo a inclusão de um lembrete no calendário............................................................................... 75

Como fazer a exclusão de um lembrete................................................................................................ 77


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Identificação da Especificação Funcional

MODIN-014/2012 Versão: 01

Projeto Skype nos contatos, Lista de Fornecedores, Reserva de Salas e Tarefas.

Data: 07/03/2012

Sistema: Intranet

Usuário Responsável

Nome: Caio Moscatiello

E-mail: [email protected]

Tecnologia

Nome: Leonardo Souza de Carvalho

E-mail: [email protected]

Especificações

Objetivos:

Possibilitar a visualização do Skype na lista de contatos assim como permitir a inclusão, alteração e exclusão dos mesmos somente ao administrador do sistema, fornecer uma lista de fornecedores para listagem e inclusão, uma página para reservar salas de reunião da empresa e uma aplicação que possibilita o agendamento de tarefas assim como a visualização e manutenção das mesmas no sistema.

Fluxo Operacional

Agora o sistema contará com um campo que possibilitará a adição dos contatos no Skype, uma lista de fornecedores para listagem em inclusão e uma página que possibilitará ao adm adicionar tarefas aos funcionários possibilitando a manutenção.

Especificação

No início foi criado um novo campo no banco de dados para possibilitar a inclusão dos contatos

Skype na lista, logo após foram adicionadas as rotinas que possibilitaram a inclusão e exclusão dos

contatos na página, depois foram criados os campos no BD para inclusão dos dados da nova lista

de fornecedores, terminando a lista com as rotinas necessárias para a visualização e manutenção

da mesma, na aplicação de reserva de salas, houve o mesmo processo, primeiramente foram

criados os campos no banco de dados para depois se ter início o desenvolvimento das rotinas

necessárias para o desenvolvimento da aplicação.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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Contatos

Explanação

Com as alterações realizadas na intranet agora é possível a inclusão (somente adm) e a visualização dos contatos Skype na lista de contatos.

Imagem da lista de Contatos:


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Passo a passo para visualização de contatos:

1. Primeiramente você deve clicar na opção ‘Contatos’ presente no menu lateral do

sistema como demonstrado na imagem abaixo:

2. Após isso a lista de contatos já será exibida na tela com todos os dados, listando os

contatos de todas as filiais por defeito


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Passo a passo para filtragem da lista contatos:

1. Para filtrar a lista selecione a filial desejada na parte superior e clique em filtrar:

2. No Exemplo abaixo será exibida uma lista apenas com os contatos da filial selecionada:

01 – Matriz – Machado MG.


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Como ordenar a lista de Contatos:

Clicando em qualquer uma das opções de título você obtêm a listagem de registros pelo

título selecionado.

No exemplo abaixo foi selecionado o título ‘Setor’ fazendo com que a lista fique ordenada

por este campo:


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Como gerar uma tabela no Excel:

Para gerar a tabela no Excel basta clicar na opção Gerar tabela no Excel presente na arte inferior-esquerda da tabela.


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Ao clicar na opção será gerada uma tabela no excel exatamente da mesma maneira que a presente na tela.

Com isto está finalizada a explicação sobre as novas funcionalidades da lista de contatos.


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Agenda Online

Explanação

Agora estará disponível na intranet a opção ‘Agenda Online’ que permitirá ao usuário a inclusão, edição e exclusão dos fornecedores que adicionar no sistema e a visualização dos fornecedores incluídos por ele e por todos os outros usuários. Veja o exemplo abaixo:

Nesta imagem repare que apenas um registro contém uma caixa de seleção e as opções

‘Alterar’ e ‘Excluir’, o motivo para isso é que o usuário poderá editar e excluir apenas os

fornecedores que ele mesmo incluiu no sistema.


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Passo a passo para inclusão de fornecedores na Agenda Online:

1. Para incluir um fornecedor primeiramente clique na opção ‘Incluir Fornecedor’

presente na aba Agenda Online no menu lateral do site:

Veja o Exemplo na imagem abaixo:


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2. Ao clicar na opção ‘Incluir Fornecedor’ você será direcionado para a página de

inclusão de registro onde deverá inserir todos os dados referentes ao fornecedor que

deseja incluir.

Imagem da tela de inclusão de Fornecedores:

Campos Obrigatórios:

Os campos obrigatórios são Nome, Tel1, Empresa, Departamento, Contato e Email.

3. O primeiro campo a ser digitado é o nome do fornecedor

(campo obrigatório)


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4. O segundo campo a ser digitado é o número de telefone do fornecedor


5. O terceiro campo é o segundo número de telefone para contato do fornecedor

(campo não obrigatório)

6. O quarto campo é o terceiro número de telefone para contato do fornecedor


7. O quinto campo a ser preenchido é o nome da empresa do fornecedor


8. O sexto campo é o departamento ao qual pertence o fornecedor



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9. O sexto campo é o contato ao qual pertence o fornecedor


10. O sétimo campo é o e-mail ao qual pertence o fornecedor


11. O oitavo campo a ser preenchido é o Skype do fornecedor


12. Após ter preenchido todos os campos basta clicar no botão ‘Incluir’ para terminar o

registro


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Após o cumprimento destes passos deverá aparecer na tela uma mensagem de alerta como

a da imagem abaixo:

Clique em ‘OK’ para fechar a janela e ser direcionado novamente para a tela de inclusão de

registros.

Isso basta sobre a nova funcionalidade de inclusão de registros de fornecedores.


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Como visualizar a lista de fornecedores na Agenda Online:

Primeiramente para visualizar a lista de fornecedores clique na opção

‘Agenda Online’ ou na opção ‘Listar Fornecedores’ logo ao lado.

Imagem da opção no Menu:


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Após isso será exibida a lista de fornecedores no sistema, por defeito a

lista já irá vir filtrada pelo setor ao qual pertence o funcionário que está

logado no sistema.

Veja a imagem de exemplo abaixo:


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Como filtrar a lista de fornecedores na Agenda Online:

Para filtrar a lista de registros de fornecedores selecione no campo de filtros

localizado acima da lista o departamento que deseja filtrar:

Veja o exemplo na imagem abaixo:

Após ter selecionado o departamento basta clicar no botão filtrar para

obter a lista de registros



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Como ordenar a lista de fornecedores na Agenda Online:

Para ordenar a lista basta clicar em um dos títulos, fazendo com que a lista fique

ordenada pelo título selecionado, na imagem abaixo foi selecionado o título

Skype fazendo com que a lista ficasse ordenada por este campo.


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Como gerar a lista de fornecedores no Excel:

Para gerar a tabela no excel basta clicar na opção ‘Gerar tabela no Excel’ localizada na parte

inferior-esquerda da tabela, a tabela gerada no excel será demonstrada exatamente da

mesma maneira que estiver demonstrada na tela do site.



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Passo a passo para alterar um registro na lista de fornecedores:

1. Para editar um registro da lista de fornecedores clique na opção ‘Alterar’, repare que

apenas os registros que o próprio usuário adicionou terão esta opção.


Após clicar na opção será demonstrada a seguinte tela no site:


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2. Agora tudo o que tem a fazer é alterar o campo que desejar e clicar no botão

‘Alterar’.

3. Após isso será exibida uma mensagem na tela com a mensagem “Registro alterado com sucesso”.

4. Clique em ‘OK’ para ser redirecionado para a página da lista de contatos e finalizar a alteração do registro.


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Como excluir um registro na lista de fornecedores:

Para excluir um registro da lista de contatos clique na opção ‘Excluir’ presente no lado direito da lista. Veja exemplo na imagem abaixo:

Após clicar nesta opção será exibia uma mensagem de alerta na tela “Registro excluído com sucesso”

Clique em ‘OK’ para aceitar e ser redirecionado para a página da lista de fornecedores.


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Passo a passo para excluir registros em massa da lista de fornecedores:

1. No lado esquerdo da lista haverá algumas caixas de seleção, clique nas

caixas referentes aos registros que deseja excluir.



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2. Após selecionar os registros clique no botão “Excluir registros selecionados” presente na parte inferior da lista.


3. Será exibida na tela um alerta com a mensagem “Registros Excluídos”, clique em

‘OK’ para aceitar e ser redirecionado para a página da lista de registros.


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Reservas de Salas

Explanação

Existe uma nova aplicação na intranet chamada ‘Reservas de Salas’, essa página tem como

objetivo permitir que os usuários possam incluir reservas através de horários pré-

determinados e enviar notificações por e-mail para os funcionários que desejarem, também

será possível a inclusão de novas salas pelos administradores do sistema e uma opção para

impressão das reservas do dia para que sejam fixadas na porta das salas correspondentes.


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Passo a passo para visualização das Reservas das salas:

1. Primeiramente clique na opção ‘Reservas de Salas’ presente no menu da

intranet ou na opção ‘Incluir Reservas’.


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2. Logo após será aberta no sistema uma página como a demonstrada na imagem abaixo:

3. Selecione a filial no primeiro campo para que seja aberto outro campo mostrando


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as salas que a filial selecionada possui.

4. No campo que será aberto selecione a sala referente a filial que deseja visualizar o calendário.

5. Após isso será aberta uma tela como a demonstrada abaixo exibindo o calendário


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da filial e sala selecionada:

6. Os dias que estiverem marcados em amarelo são aqueles que possuem reservas


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agendadas, para visualizar clique em cima do dia.

7. Feito isso será exibida na tela uma tabela como a da imagem abaixo demonstrando todas as reservas do dia.


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Passo a passo para inclusão de Reservas de salas:

1. Primeiramente selecione a caixa de seleção referente ao horário que deseja reservar, no exemplo abaixo foi selecionado o horário 07:00 que quer dizer das

07h00min até as 08h00min.


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2. Selecione a filial que deseja incluir a reserva, como no exemplo abaixo:


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3. Digite o assunto a que se refere a reunião, como na imagem a seguir:


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4. Digite a descrição da reunião:


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5. Selecione se vai querer ou não enviar convites para os e-mails dos funcionários informando sobre a reunião e clique em ‘Incluir’


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Caso você tenha escolhido a opção “Não” no ‘Convite no Outlook’ será exibida uma popup como a da imagem abaixo, clique no botão confirmar para seguir o processo.

Após isso basta clicar em ‘OK’ para finalizar a inclusão e a reserva já estará feita.


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Caso você tenha escolhido a opção “Sim” no ‘Convite no Outlook’ será exibida uma popup como a da imagem abaixo:

Nesta tela você deverá selecionar os e-mails que deseja enviar a notificação da reunião


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como demonstrado no exemplo abaixo:

Caso necessite poderá filtrar os e-mails apenas por uma filial

Também poderá inserir e-mails, que não estão na lista, apenas digitando-os na caixa de


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texto e separando por ponto e vírgula “;” .

Para prosseguir basta clicar em um dos botões ‘Enviar’ presentes abaixo da caixa de texto e abaixo da lista de e-mails, feito isso será aberta uma popup como a seguir:

Esta tela serve para a confirmação dos dados que deseja incluir a reunião, caso esteja tudo


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correto, clique no botão ‘Confirmar’, feito isso será aberta duas mensagens de alerta como as da imagem abaixo, clique em ‘OK’ para finalizar o processo. Imagem 1

Imagem 2


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Tarefas

Explanação

A terceira novidade presente na intranet é a opção ‘Tarefas’, esta página tem como

objetivo a inclusão de tarefas pelos supervisores dos funcionários podendo fazer o

agendamento desta tarefa com um tempo limitado “Tarefa Agendada” ou simplesmente

incluí-lo sem data marcada “Tarefa Livre”, para que seja possível a inclusão de tarefas ao

funcionário o mesmo deverá estar habilitado na intranet.


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Passo a passo para habilitar um usuário na aplicação de Tarefas: (Apenas ADM)

1- Primeiramente clique na opção “Contas dos usuários” presente no canto superior

direito do site, como na imagem abaixo:

2- Na tela que se abre clique sobre a opção “Alterar” referente ao funcionário que

deseja habilitar.


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3- Na tela que se abre selecione a opção “Sim” ao lado de Habilitar Tarefas.

4- Feito isso clique em “Alterar” e pronto o funcionário já estará habilitado a

receber tarefas.


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Passo a passo para inclusão e vinculação de Tarefas pelo Gestor: (Apenas ADM)

1. Em uma conta de administrador, primeiramente clique na opção ‘Vincular Tarefas’.

Será exibida a seguinte tela:


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2. Preencha o primeiro campo com o nome da Tarefa que deseja incluir para o

funcionário.

3. No segundo campo digite a descrição das atividades que deverão ser executadas pelo

usuário.

4. Para prosseguir clique no botão ‘Incluir’ presente abaixo do campo de descrição.


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5. Feito isso será exibida na tela a mensagem ‘Registro Incluído’ na tela, clique em “OK”.

6. Agora você deverá vincular a tarefa incluída ao funcionário, para isso clique na opção

‘Vincular Tarefas’.


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A seguinte tela irá se abrir no site:


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7. No primeiro campo selecione o funcionário que deseja vincular a tarefa incluída.

8. No segundo campo selecione a tarefa que deseja vincular ao funcionário.


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9. No terceiro campo selecione o tipo de tarefa que deseja vincular ao funcionário, se é

uma “Tarefa Agendada” com tempo limitado para término ou se deseja incluir uma

“Tarefa Livre” sem prazo como tempo incerto para ser concluída.

Caso seja selecionada a opção “Tarefa Livre” a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo:


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Agora basta selecionar a caixa “Enviar notificação por email” para que seja enviada uma

mensagem de alerta ao funcionário com a tarefa vinculada ao mesmo ou não.

Para finalizar o processo clique no botão ‘Incluir’ na área inferior da caixa de vinculação.


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Será exibida a seguinte mensagem de alerta na tela “Email enviado com sucesso”, clique em

OK.

Logo após será exibida outra mensagem “Registro incluído”, clique em OK para finalizar.

Caso seja selecionada a opção “Tarefa Agendada” a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo:


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Neste caso deverá selecionar os dias que dará ao funcionário para a execução da tarefa

clique em um dia qualquer e arraste, a tela ficará como no exemplo abaixo:


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Para finalizar clique na opção ‘Incluir’, ao receber as duas mensagens de confirmação clique

em “OK”.


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Como fazer a visualização e manutenção das Tarefas incluídas:

Para visualizar a lista de tarefas clique na opção “Listar Tarefas” presente no Menu da

intranet.

Ao clicar será aberta no site a seguinte tela:


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Como alterar a ordem da listagem dos registros de tarefas:

É possível alterar a ordem da lista clicando em qualquer um dos títulos presente na lista.


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Como habilitar e bloquear registros de tarefas na lista:

Você também terá a opção de habilitar e desabilitar tarefas clicando em “Alterar” para que

elas apareçam ou não na tela de Vinculação de Tarefas.

Para habilitar ou bloquear uma tarefa basta clicar na opção desejada e clicar no botão

“Alterar” como abaixo:


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Como excluir definitivamente registros de tarefas na lista:

Também será possível a exclusão definitiva das tarefas que não irá mais reutilizar, para isso

basta clicar na opção “Excluir” presente do lado do registro na lista.


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Como gerar relatórios das tarefas dos funcionários:

Primeiro clique na opção relatório presente no menu da intranet, como abaixo:

Após isso será aberta a seguinte tela:


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É possível gerar o relatório através de três filtros, através dos quesitos data, usuário e

estado.

Gerando relatório por data:

Primeiramente selecione a data do início do relatório, depois a de término,

como demonstrado abaixo:

Selecione a caixa localizada ao lado esquerdo de “Relatório por Data:”


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Após isso basta clicar no botão “Gerar Relatório” para obter a lista.

Gerando relatório por usuário:

Primeiramente selecione o usuário do relatório do qual deseja gerar o relatório,


Selecione a caixa localizada ao lado esquerdo de “Relatório por Usuário:”



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Gerando relatório por estado:

Primeiramente selecione o estado do relatório do qual deseja gerar o relatório,


Selecione a caixa localizada ao lado esquerdo de “Relatório por Estado:”



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Gerando relatório de diversas formas:

Também é possível gerar relatórios combinando os três filtros, para isso basta

clicar nas caixas de seleção dos filtros que desejará utilizar, como na imagem

abaixo:



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Formas de visualização do relatório:

Os relatórios gerados terão um aspecto parecido com o da imagem abaixo, mostrando o id

da tarefa, o nome do funcionário que deverá cumpri-la, o e-mail, a tarefa, o tipo da tarefa, a

data para início, a data para término e o Estado em que se encontra a tarefa (Aguardando

ou Encerrada):


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Como ordenar os registros dos relatórios gerados:

Para ordenar a lista dos relatórios gerados basta clicar em um dos títulos do relatório como

demonstrado na imagem abaixo:


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Veja o exemplo dessa mesma lista ordenada pelo campo ‘Data para Início’:


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Como gerar o relatório no Excel:

Para gerar o relatório no Excel clique na opção ‘Gerar Relatório no Excel’ situada abaixo da

lista como demonstrado na imagem abaixo.

Exemplo:

As caixas que aparecem com o número de id em Verde são as tarefas que o usuário

cumpriu no tempo determinado com sucesso, as que estão em Amarelo são tarefas que

ainda estão em andamento e as que estiverem em Vermelho são aquelas que foram

cumpridas fora do prazo, ou seja, são as tarefas atrasadas.


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Caso existam comentários por parte do usuário, eles serão listados logo abaixo de cada

tarefa, como abaixo:


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Como exibir o calendário do usuário:

Para exibir o calendário clique na opção “Exibir Calendário” como demonstrado abaixo:

Após clicar na opção será exibido o calendário com as tarefas do usuário como a seguir:


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Como fazer a manutenção e o acompanhamento das tarefas no calendário:

1- Tarefas Agendadas:

Para visualizar as tarefas agendadas, primeiramente clique em um dos dias que estejam em

amarelo e em forma de link.

Após clicar em um dos dias será aberta uma tela semelhante a imagem abaixo:


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Primeiramente você deve clicar em sim ou não para informar se já terminou a tarefa.

Caso seja selecionada a opção “Não” a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo:

Atenção: Neste caso você apenas incluirá um comentário sobre o que fez referente a esta

tarefa neste dia e ela permanecerá aparecendo no calendário pois ainda não estará


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encerrada.

Selecione o dia, mês e ano em que executou a tarefa e digite um comentário como

demonstrado abaixo:

Feito isso basta clicar no botão ‘Atualizar’ para finalizar o processo.


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Caso seja selecionada a opção “Sim” a tela deverá ficar com um aspecto igual ao da imagem abaixo:

Atenção: Neste caso você estará encerrando a tarefa, este será o seu último comentário e o

registro já não aparecerá mais no calendário apenas no relatório.


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2- Tarefas Livres e Tarefas Atrasadas:

Para fazer a manutenção nas tarefas livres e das Atrasadas basta apenas seguir os mesmos

passos que os das Tarefas Agendadas bastando apenas clicar em seus nomes situados nos

quadrados presentes no canto direito da tela como demonstrado a seguir:


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Fazendo a inclusão de um lembrete no calendário:

Primeiro clique na opção ‘Incluir lembrete+’ situada no quadrado amarelo no canto

esquerdo da tela, depois de clicar verá uma imagem com a demonstrada abaixo:

Na tabela que se abriu embaixo do calendário você deverá selecionar a data do lembrete,

fazer a descrição no campo logo abaixo e clicar em ‘Incluir’.


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Feito isso, o lembrete ficará visível na caixa amarela, com sua descrição e data como

demonstrado abaixo:

Quando o sistema for acessado no dia do lembrete, o mesmo aparecerá em forma de alerta

na homepage, como demonstrado a seguir:


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Como fazer a exclusão de um lembrete:

Para excluir um lembrete basta clicar no link ‘Excluir’ dentro da caixa amarela de lembretes

na tela do calendário.

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