DIOCESE DE MIRACEMA DO TOCANTINS

GUIA DE ORIENTAÇÕES PARA AS SECRETÁRIAS E SECRETÁRIOS

PAROQUIAIS DA DIOCESE DE MIRACEMA DO TOCANTINS

MIRACEMA DO TOCANTINS - 03 DE ABRIL DE 2019.

INTRODUÇÃO A secretaria paroquial é um dos principais “pilares” de uma paróquia. Direta ou indiretamente, toda a vida pastoral e administrativa de uma paróquia passa pela secretaria. Assim sendo, ter cuidado com esse espaço e dar formação às pessoas que ali atuam é fundamental para a vida missionária da paróquia, sobretudo para quem se preocupa com uma paróquia renovada e atenta aos desafios do tempo presente. Diante disso, apresentamos este guia de orientações aos secretários e secretárias paroquiais, para que, num trabalho em equipe, a secretaria paroquial cumpra eficazmente a sua missão de acolher e gerir a paróquia. 1. PERFIL DO SECRETÁRIO (A)

A(o) secretária(a) paroquial é responsável por acolher e auxiliar na proximidade entre os fiéis e a paróquia, a Igreja. É o “braço direito” do pároco, onde atua no planejamento e controle dos registros da paróquia, organização do trabalho e rotina, na atualização da agenda do padre. 1. Ter sensibilidade com as necessidades do próximo e escutar as dificuldades do dia –a- dia fazem parte da rotina das secretárias; 2. Hospitalidade e acolhimento, é preciso saber atender, ouvir, responder e orientar. É o rosto da comunidade paroquial; 3. Na secretaria paroquial é percebido o grau de organização de uma comunidade. As secretárias atuam como “cartão de visitas” e muitas vezes são responsáveis pelo primeiro contato com os sacramentos e a vida pastoral; 4. Ter iniciativa: ser pró-ativo e participativo; 5. Ser Ético (honestidade, lealdade, respeito à dignidade da pessoa humana, segredo profissional, utilizar informação e influências obtidas na posição para conseguir vantagens pessoais e outros..) 6. saber trabalhar em equipe(uma equipe de pessoas que trabalhe para alcançar um objetivo comum, sabendo lidar com as diferenças); 7. Ter espírito empreendedor da própria carreira: buscar cultura geral e aperfeiçoamento através de formação continuada; 8. Ser usuário de novas tecnologias, principalmente na área de informática; 9. Ser mediador, Ser flexível e adaptar-se a mudanças. OBS: Lei 7.377, de 30/09/85, e Lei 9.261, de 10/01/96.Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências. 1.1. Atribuições Técnicas Básicas de Domínio do Secretário 1. Administrar o planejamento e a organização do espaço físico, de seu ambiente de trabalho (manutenção de equipamento, mobiliário, decoração, etc.); 2. Manter a sala em ordem, deixando sua mesa organizada ao final do expediente, evitando o excesso de papéis sobre ela; 3. Criar um ambiente harmonioso (seja por meio de atitudes pessoais como: bom humor e bom-senso, seja no ambiente físico do escritório com plantas, espaço reservado para café, etc.). 1.2. Arquivar é: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. 1. Organizar os arquivos (fazer etiquetas com a logo da paróquia e organizar de forma que fica de fácil Acesso); 1. Organizar as pastas suspensas ou AZ, separadamente por assunto e de um ano para o outro passa a ser arquivo passivo;

1.3. Classificação dos Documentos, ex.: cadastros de funcionários, de dizimistas, certidões, Documentos paroquiais, relatórios variados, atas de reuniões, ofícios recebidos e encaminhados, cartas, memorandos e etc; 2. Essa organização também deve acontecer no computador com os documentos digitados; 3. Organização Patrimonial (levantamento, Termo de empréstimos, de aluguel etc); 4. Organização de carimbos, entrega de material(livros, liturgias, outros) ; 5. Organizar prestação de contas, realizar depósitos em bancos e fazer lançamentos de caixa, alimentar sistema, conferir extratos e outros; 6. Planejar e controlar a rotina de registro dos livros da paróquia. 1.4. Perfil do Profissional de Atendimento Apresentação Pessoal Ter cuidado consigo é um ato de amor próprio; Jamais descuide da aparência. Seja caprichoso no seu visual; Tenha bom humor e alto astral: é intolerável mau humor em quem está prestando um serviço. Procure sempre usar a dose certa do bom humor, do sorriso no rosto. Tenha empatia; Saiba escutar; Seja gentil: a gentileza é o lubrificante do atendimento. Higiene Pessoal Cabelo seco, lavado, preso ou com um penteado simples; Barba feita ou sem barba; Roupas limpas e passadas; Banho tomado e desodorante em dia; Sapatos sujos e desleixados (não precisam ser novos, mas bem cuidados). Fumar no ambiente de trabalho.(evite) Cuidados ! Maquiagem discreta; Perfumes fortes; Manutenção da higiene; Evite: decotes, saias acima do joelho, estampas extravagantes, bermudas, camisetas cavadas, calça legues, blusas apertadas; Terninhos e tailleurs em cores sóbrias; Sutiã aparecendo; Roupas exageradamente transparentes(qualquer modelo), principalmente as que deixam entrever pequenas lingeries; Barriga de fora... Blusas curtas demais, sem alças, decotes exagerados; Acessórios em excesso (brincos, pulseiras, anéis, lenços, colares, chapéus, etc.). Unhas grandes demais e com esmalte “descascando”; Cabelos despenteados ou com várias cores. 1.5. Comunicação “Quem Não se Comunica, se Trumbica”. A agenda é um instrumento fundamental na vida de todo profissional. Para o secretário, ela é um misto de memória auxiliar e instrumento para planejar, organizar e controlar os próprios compromissos e os da paroquia, registrar datas de eventos. (utilizar diariamente); Tomar conhecimento da programação e eventos da Paróquia;

Todo inicio da semana, sentar com o pároco para planejar a semana, receber orientações, lembra-lo dos compromissos e etc;(ofícios recebidos, ligações etc....) Dicas para uma Boa Comunicação - Saber escutar o cliente; - Nunca altere o tom ou o volume da voz, mesmo que a pessoa altere; - Esteja concentrado na pessoa que estiver atendendo; Não deduza o que a pessoa quer, espere ela dizer; Seja humilde ! Explique as informações sem parecer arrogante; - Tenha paciência... Muita paciência ! Em vez de dizer.........................................Diga! Retornarei a ligação à tarde”.....................“Retorno a ligação às 5 horas”. “Entregamos em pouco tempo”....................“Entregaremos em até 20 minutos”. Vou tentar me informar”..............................“Me informarei”. “Lhe atendo daqui a pouco”.......................Lhe atendo imediatamente após concluir com este pessoa aqui”. “Ele já está chegando”................................“Ele ligou, informando que chegará em 10 minutos”. 1.6. Pontos Importantes Organizar os avisos paroquiais, digitá-los de forma clara e objetiva a fim de que seja divulgados nas missas; Mural - é uma forma rápida, forma simples e barata de se levar informações aos paroquianos e visitantes, mas cuidado com o excesso de informações, zele pra que seja um mural bem organizado ou o objetivo não vai ser atingido. Atendimento telefônico Atenda ao primeiro toque; 1. Saudação: Boa Tarde !Paróquia ........João, em que posso ajudá-lo? O tom da voz é importantíssimo !!! Equivale à postura no atendimento presencial; Mostre-se prestativo; Escute com atenção; Exercite a empatia; Certifique-se que você entendeu tudo. Tudo que você for pedir a pessoa, diga: por favor ou por gentileza... Seja Claro e objetivo nas informações; Seja ágil !!! Certifique-se que a pessoa entendeu; Pergunte: - Posso ajudá-lo em algo mais? Despeça-se: - Obrigada pela ligação. Tenha um bom dia ! Evite conversas paralelas quando estiver ao telefone. A pessoa do outro lado da linha merece total atenção. Não tente manter duas conversas ao mesmo tempo!; Nunca coma ou beba quando estiver ao telefone; Seja entusiasmado quando atender ao telefone. Ajude a pessoas do outro lado da linha a sentir-se de fato bem-vinda; Tenha sempre lápis e papel na mão. Atendimento via Internet Abra os e-mail todos os dias pelos menos 2x; Velocidade de Resposta ; Brevidade das mensagens; Simplicidade e objetividade;

Peça que dê o ciente que recebeu seu e-mail; Certifique-se dos arquivos. Evite arquivos pesados; Seja elegante; Sigilo e discrição; Jamais mande um SPAM; Personalize sua mensagem; Faça o fechamento do e-mail: atenciosamente (hierarquicamente inferior) ou cordialmente (hierarquicamente superior).Assine a mensagem; Revise, revise e revise o texto antes de enviar; Crie pastas, online, pra salvar e-mail importantes. Recepcionando Cumprimente a pessoa com entusiasmo. Dê “Bom Dia!”, “Boa Tarde!” e “Boa Noite!” Sorria. Com um sorriso sincero, não um sorriso de plástico. Olhe nos olhos da pessoa; Pergunte “Em que posso ajudá-lo, senhor (a)?” Escute o Cliente com toda atenção. Um telefone, está tocando. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone a preferência de atendimento é para quem está presente; Evite chegar atrasado; Não deixe as pessoas esperando muito tempo Um telefone, está tocando. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone a preferência de atendimento é para quem está presente; Evite se envolver na frequência emocional da pessoa que está atendendo, quando esta for. A pessoa está ... Falando alto. ......fale baixo, pausadamente Irritado................Mantenha a calma Desafiando.........Não aceite, ignore Ameaçando.......Diga que é possível resolver de outra forma. Ofendendo.........Diga que compreende, e que gostaria de uma oportunidade para ajudá-lo. 1.7. Noção de Organização É necessário preparar a acompanhar as reuniões para que elas se tornem produtivas Tipos de eventos: Assembleias paroquiais ou diocesanas, palestras, seminários, festas, reuniões e etc. Reunião Definição de hora e lugar; Comunicação interna (Trabalho em equipe) Comunicação externa; Ata, registro em fotos, ornamentação, pauta, convocação, etc Frequência. Providenciar recursos tecnológicos, material de expediente, lanches e outros. Checklist: Para Dantas (20014), a organização e a condução de uma recepção não podem ser improvisadas ou deixadas ao acaso. * Mesa ou posto de trabalho: organizada e limpa. * Bloco de Anotações e caneta no lugar.

*Formulários e/ou documentação utilizados selecionado e posicionados. * Computador ligado. * Ambiente limpo e arrumado. * Ar-condicionado regulado. * Café e água. * Banheiros limpos. 1.8. Pontos significativos 1. Organizar o escritório (mesas, armários de arquivos) de modo a manter tudo ao alcance da mão, para a execução das atividades; 2. Ter atenção redobrada ao conferir ou revisar documentos; 3. Manter a calma diante de situações difíceis, não se esgotar diante de uma única tarefa; 4. Ainda ao final do expediente, fazer o planejamento do próximo dia de trabalho, anotando coisas importantes a serem feiras, para não correr o risco de esquecê-las 5. Ao encerrar o expediente, verificar se todos os equipamentos foram desligados, se documentos importantes e sigilosos estão devidamente guardados e se as salas estão fechadas; 1. Cabe, portanto, ao profissional de Secretariado o controle da qualidade do ambiente, de toda a execução de seu trabalho e de seus colaboradores. Procure manter-se informado sobre o que acontece na igreja, em nível de Brasil e mundo; 1. Muito cuidados com os registros, evite rasurá-los. 2. LIVRO TOMBO

2.1. O que é?

O Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa define a palavra tombar como “fazer o tombo de; inventariar; arrolar; registrar”. Portanto, “Livro de Tombo” é semelhante a Livro de Registros. Para Aurélio Buarque de Holanda, Tombo é o “registro de coisas ou fatos relativos a uma especialidade ou uma região”. É uma fonte de consulta, um registro oficial que justifica o rigorismo da sua elaboração.

Para a Igreja Católica, o Livro Tombo é de alto valor histórico. É um livro tipicamente canônico-eclesial onde são lançados os acontecimentos históricos, os atos e fatos significativo, e os procedimentos administrativos de maior relevância.

Observe-se, no entanto, que este livro não se confunde com uma possível Ata de assuntos econômicos e de acontecimentos diários da paróquia.

As anotações devem ser feitas sempre na ordem cronológica, indicando o assunto, o dia, o mês e o ano. O conteúdo precisa ser claro, objetivo, sucinto, sem prejuízo do essencial.

2.2. O que diz o Código de Direito Canônico?

O Direito Canônico prescreve.

Can. 491 - § 1. O Bispo diocesano cuide que os atos e documentos dos arquivos, também das igrejas catedrais, colegiadas, paróquias e outros existentes em seu território, sejam diligentemente conservados e se façam inventários ou catálogos, em duas cópias, uma das quais se conserve no respectivo arquivo e a outra no arquivo diocesano.

§ 2. Cuide também o Bispo diocesano que haja na diocese o arquivo histórico, e que nele os documentos que têm valor histórico sejam diligentemente guardados e ordenados sistematicamente.

Can. 535 - § 1. Em cada paróquia, haja os livros paroquiais, isto é, o livro de batizados, de casamentos, de óbitos, e outros, de acordo com as prescrições da Conferência dos Bispos ou do Bispo diocesano; cuide o pároco que esses livros sejam cuidadosamente escritos e diligentemente guardados.

§ 4. Em cada paróquia haja um cartório ou arquivo, em que se guardem os livros paroquiais, juntamente com as cartas dos Bispos e outros documentos que devem ser conservados por necessidade ou utilidade; tudo isso, que deverá ser examinado pelo Bispo diocesano ou seu delegado na visita canônica ou em outro tempo oportuno; o pároco cuide que não chegue a mãos estranhas.

§ 5. Também os livros paroquiais mais antigos sejam guardados diligentemente, de acordo com as prescrições do direito particular.

2º deve-se redigir um inventário exato e particularizado, assinado por eles dos objetos, imóveis, móveis preciosos ou de certo valor cultural, com respectiva descrição e avaliação; o inventário já redigido seja revisto.

3º conserve-se um exemplar desse inventário no arquivo da administração e o outro no arquivo da cúria; anote-se em ambos qualquer mudança que afete o patrimônio.

Nota: É de responsabilidade do bispo, dos párocos e coordenadores de comunidade conservar e transmitir às gerações futuras os documentos históricos da diocese e das comunidades paroquiais. Muitos pesquisadores têm encontrado dificuldades para levantar a história de muitas paróquias e capelas porque muitos vigários e párocos não estão atentos a uma de suas tarefas mais importantes que é a manutenção do Livro de Tombo. Esta é uma exigência disciplinar canônica que vem sendo deixada de lado pelos seus responsáveis.

2.3. O Que Deve Constar e Registrar no Livro Tombo Paroquial?

Decreto da criação da paróquia com o histórico sobre sua origem, data da ereção, limites territoriais, escritura e registro do terreno;

Nomeação e provisão do pároco, vigários paroquiais ou agentes paroquiais liberados para um trabalho específico, incluindo sua biografia e período de permanência na função;

Relação das comunidades rurais e urbanas, capelas;

Estatísticas anuais – batizados, casamentos, crismas, primeira comunhão, etc.

Relatório Financeiro Anual

Festa do padroeiro(a)

Relação dos grupos, movimentos, pastorais e associações;

Atividades significativas das comunidades, capelas ou outros centros culturais ou assistenciais; e também serviços de pastoral, conselhos de pastoral e econômico, organismos e movimentos organizados na paróquia;

Eventos marcantes na vida da comunidade, seus avanços e retrocessos;

Assembléias, encontros, plano de ação;

Visitas pastorais do bispo ou outras personalidades;

Construções, restaurações, compras e vendas de bens pertencentes à paróquia;

Necrológio do pároco ou vigário - Falecimento, causas, velório e breve biografia.

Nota: Nunca esquecer de anotar o assunto, o dia, mês e o ano.

Texto elaborado com dados do Código de Direito Canônico, e do Pe. Oscar Rodrigues de Souza – Paróquia Espírito Santo – Ivaiporã – Paraná.

3. MODELO DE ATA E JURAMENTO SUPLETÓRIO PARA BATISMO

Juramento Supletório

Aos quinze dias do mês de maio do ano de 2016, compareceu nessa paróquia diante de mim, Pe. (nome do Padre) pároco, o senhor (Nome da pessoa), que tocando nos santos evangelhos, jurou que foi batizado nessa paróquia por volta do ano de 1937, portador do RG: (numero), CPF: (número), residente na rua (nome da rua, número, cidade, cep)

Ata de Juramento Supletório

Conforme consta no livro de juramento supletório para batismo número um, folha 01 consta por meio de juramento supletório que Marcio Antônio Miranda Alves, batizado nessa paróquia por volta do ano1937.

2º Modelo

Juramento Supletório na Falta de Batistério e Justificação de Estado Livre:

a) Se o (s) nubente (s) foi (ram) batizado (s), mas não tem (têm) certidão de batismo, de posse de uma Certidão Negativa devem ser colhidos os juramentos de duas testemunhas que saibam que ele (s) foi (ram) batizado (s) e que é(são) livre(s) para se casar(em). Podem ser pessoas da própria família, inclusive os pais.

b) No caso de um dos nubentes não ser católico, mesmo que apresente Certidão de Batismo de sua Igreja, colhe-se o juramento de duas testemunhas dizendo que o conhecem e que é livre para se casar.

c)

Cabeçalho: Nome da Paróquia, Endereço, Telefone, E-mail.

Logo da

paróquia

Juramento Supletório de Batismo

(Na impossibilidade de testemunhas)

O abaixo assinado, com_________________aos de idade, natural de _______________________ residente_______________________________________________em_________________________ Filho de......................................., Ciente de minha obrigação de dizer a verdade e da importância deste juramento, tocando os Santos Evangelhos, declaro e juro que fui batizado na Igreja Apostólica Romana.

___________________________, ______de_______________20____

Ass. ______________________________________________________

Pároco____________________________________________________

Observação: Depois você vai dar uma declaração, não vai dar uma declaração de batismo normal, vai fazer declaração da ata de juramento supletório.

4. LIVRO ATA

4.1. Definição e Finalidade A ata é um relatório escrito do que se fez ou disse em sessão de assembleia, reunião, sociedade, júri, corporação. É o registro claro e resumido das ocorrências de uma reunião de pessoas, com fim determinado.

4.2. Forma e Estrutura São elementos constitutivos da ata: a) localizadores temporais: dia, mês, ano e hora da reunião (sempre por extenso); b) espaço da reunião: local (sede da instituição, rua, número, cidade); c) nome e sobrenome das pessoas presentes, com respectivas qualificações; d) declarações do presidente e secretário; e) assuntos tratados (ordem do dia); fecho; g)assinaturas, por extenso, do presidente, secretário e participantes da reunião. E se você escrever algo errado na ata? Se perceber o erro imediatamente, risque-o e escreva a seguir “digo”, entre vírgulas, e a forma correta. Se perceber só no final, escreva “Em tempo” e faça a indicação do erro e do conserto, com a respectiva linha do texto em que o erro ocorreu. Lembretes A numeração é uma sequencia; Pode ser digitada ou transcrita pelo secretário; Não deixar espaço; As assinaturas devem ser em sequencia; Sem rasuras OBS: exemplo abaixo

DIOCESE DE MIRAC EMA DO TOCANTINS Praça Derocy Morais, 123 - Centro

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ATA 003/20XX REUNIÃO - PRÓ-REITORES

Aos quatro dias do mês de março de dois mil e ......., às oito horas e trinta, reuniram-se na sala de Reuniões da Reitoria do Instituto Federal Goiano, o Cargo/Função, Cargo/Nome completo; Cargo/Função, Nome completo; Cargo/Função, Nome completo; Cargo/Função, Nome Completo. O Presidente dá boas vindas a todos e inicia a reunião revelando sua preocupação com a questão do orçamento. Argumenta que ao ser computado o custo de cada aluno para a Instituição, devemos ter em conta que as despesas com pessoal estão incluídas. (Nome) exemplifica essa situação partindo de uma reunião que realizou com servidores dos câmpus. (Nome) opina que o servidor tem como obrigação dar a contrapartida adequada ao salário que recebe. O Presidente comunica que de 16 a 18 de março acontecerá em Natal, um evento do Conif, cujo tema envolve Políticas de Gestão de Pessoa. Depois de fazer comentários gerais sobre a programação e os palestrantes do Conif, o Presidente informa que o assunto principal da reunião de hoje diz respeito ao feriado de carnaval, mais especificamente ao período vespertino da quarta feira de cinzas. (Nome) sugere que cada pró-reitoria faça um plano de compensação e envie ao Departamento XXX. (Nome) aproveita a oportunidade para informar sobre o Geap, plano de saúde que pode ser contratado pelos servidores que se interessarem. Discutem-se informações gerais sobre esse plano. Nada mais havendo a tratar, o Presidente encerra a reunião agradecendo a presença de todos e eu, (Nome completo), lavrei esta ata que será assinada por mim e pelos demais presentes.

OBS: Exemplo Abaixo de Abertura e Fechamento de Livro Ata ou Livro Tombo.

- TERMO DE ABERTURA -

Contém o presente livro 100 (cem) folhas tipograficamente numeradas, e servira de uso para “Livro de Tombo” volume I da (nome da Paróquia), situada à rua ______, nº _______, bairro___ na cidade____ CEP____estado de _____. Nele serão fielmente anotado os principais acontecimentos da Paróquia dignos de registro.

Cidade, mês, ano.

________________________________________________ Assinatura do Pároco, Vigário ou Administrador

Carimbo da Paróquia

Cabeçalho: Nome da Paróquia, Endereço, Telefone, E-mail.

Logo da

paróquia

- TERMO DE FECHAMENTO -

Contem o presente livro (quantidade de folhas) tipograficamente numeradas, que foi utilizado para o Registro do Livro Tombo da Paróquia (nome da Paróquia), situada à rua ______, nº _______, bairro___ na cidade____ CEP____ estado de _____. O qual está sendo encerrado nesta data, tendo como última folha preenchida a de numero ...(descrito extensa da numeração), e disponibilizado para arquivamento e consulta posteriores. Cidade, mês, ano.

_______________________________________ Assinatura do Pároco, Vigário ou Administrador

Carimbo da Paróquia OBS: É importante que nas Paróquias, Áreas Missionárias e Comunidades crie um livro para registros de Primeira Comunhão e Crisma. Nele deve constar: Abertura, nome completo dos catequisandos e data de nascimento, nome dos pais, dia, mês, ano, nome do celebrante, local e Paróquia ou Capela onde se realizou o Sacramento.

Cabeçalho: Nome da Paróquia, Endereço, Telefone, E-mail.

Logo da

paróquia

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FREQUÊNCIA DA REUNIÃO DO CONSELHO DIOCESANO DE PASTORAL DA DIOCESE DE MIRACEMA DO TOCANTINS

Assunto: Relação das pessoas presentes na reunião do Conselho Diocesano de Pastoral, com Dom Philip Dickmans, referente a ata de número 01

Data: --------/--------/---------.

________________________________________________________ Irmã Valdilene Neves da Cruz

Secretária

Nº

Nome

Assinatura

01

02

03

04

05

06

07

08

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10

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Ata de Ocorrência

5. DECLARAÇÃO É um documento em que se manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação. Compõe-se de : a) título: DECLARAÇÃO; b) texto: nome do declarante – identificação pessoal ou profissional (ou ambas0, residência, domicílio, finalidade e exposição de assunto; c) local e data; d) assinatura (e identificação do signatário). Estrutura Pode-se iniciar uma declaração assim: Declaro para fins de prova junto ao órgão tal... Declaro, para os devidos fins, que... Declaro, a pedido verbal de….........,que …............. Obs. Modelo abaixo

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POLO DE EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA DE MIRACEMA

D E C L A R A Ç Ã O

Declaro para os devidos fins que, Flavio Sousa Silva, trabalhou neste Polo de Educação à Distância, na Rede E-Tec Brasil/IFTO, na função de tutor presencial, do curso de Informática para Internet, no período de 03/10/2011 à 01/05/2013.

Por ser verdade firmo a presente declaração em duas vias de igual teor e forma e para o mesmo efeito.

Miracema do Tocantins– TO, 18 de maio de 2017.

Atenciosamente,

Maria de Fátima Silva Coordenadora EaD/ e-Tec IFTO

Polo de Miracema

6. O PADRÃO OFICIO Há três tipos de expedientes que se diferenciam, antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. No entanto, pela especificidade dos documentos utilizados no âmbito secretaria paroquial, consideraremos o ofício e o memorando. O ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Exemplos: Memorando nº 123/2017/ ETEC/ Coordenação/ Guaraí Ofício nº 123/2017/ ETEC/ Coordenação/ Guaraí b) Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita.

Exemplo: Guaraí, 18 de maio de 2017.

c) Assunto: resumo do teor do documento. A palavra “Assunto” fica com fonte regular em negrito.

Exemplos: Assunto: Redistribuição de servidor Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores d) Destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

Exemplo: Ao Senhor José da Silva Secretário Geral da Cúria Av. Goiás n° 350, Centro – Miracema do Tocantins e) Texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introdução: apresenta o assunto que motiva a comunicação; desenvolvimento: detalha o assunto em questão. Se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; conclusão: reafirma ou simplesmente reapresenta a posição recomendada sobre o assunto. Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura é a seguinte: Introdução: “Encaminhamos, para exame e pronunciamento, a cópia do telegrama nº 12, de 1º de fevereiro de 2009, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura...” OU “Em resposta ao Ofício nº 12, de 1º de fevereiro de 2008, encaminhamos a cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2009, do Departamento Geral de Administração...” Forma de Diagramação Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral; c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel.

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as após cada parágrafo; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4; Lembretes importante Criar uma numeração e seguir; Fazer o oficio em duas vias e ter o ciente de quem recebeu e não aceitar rubrica; Não rasurar; Na dúvida pergunte, busque o dicionário ou pesquise; Não esquecer de dobrar o oficio, não entregar documento aberto; Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Arquivar, dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta;(salvar no compt. por titulo e impresso) OBS: Modelo de oficio abaixo.

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Polo de Educação à Distância de Miracema

Ofício n.º 006 / 2017 /E – Tec / Polo de Miracema

Miracema do Tocantins, 07 de abril de 2017.

À Senhora, Maria José Pereira Barbosa Diretora de Gestão EaD Assunto: Documentos diversos do polo.

Prezada Senhora,

Encaminhamos, em anexo, os seguintes documentos: Relatório da tutora Alice Costa Ribeiro - referente o mês de abril 2015, as folhas de frequencias das turmas de Agronegócio e Aquicultura referente à colação de grau, as justificativas dos cursistas Lourival Pereira Costa, Joana Maria Ribeiro Machado, Pedro Pinheiro e Silva e Maria das Dores Pereira Campos - referente suas ausência na colação de grau e as frequências das coordenadoras deste polo referente o mês de março de 2017.

Atenciosamente,

Maria de Jesus Silva

Coordenadora de EaD/ E-tec Polo de Miracema

À Senhora, Maria José Pereira Barbosa Gerência de Educação a Distância / SEDUC Palmas – TO

7. MEMORANDO

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Forma e Estrutura

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Utiliza-se muito quando a Paróquia ou empresa recebe um comunicado de feriado e deve repassar aos seus funcionários, ou comunicar uma reunião rápida e outros.

Lembretes importantes

Criar uma numeração e seguir;

Fazer em uma via;

Não rasurar;

Na dúvida pergunte, busque o dicionário ou pesquise;

Não se esqueça de pegar o ciente de quem leu;

Arquivar, dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta;(salvar no compt. por titulo e impresso).

OBS: Modelo de memorando abaixo.

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Memorando Nº 002/ 2017/E-tec/ Polo de Miracema

Miracema do Tocantins – TO, 22 de março de 2017.

Aos Tutores e servidores,

Assunto: Recesso de carnaval.

Prezados(as),

Informamos que o recesso da semana Santa, ocorrerá nos dias 24 e 25/03/2016, e retornamos na segunda - feira em expediente normal. Lembramos, que em relação ao curso de aquicultura haverá avaliação dia 26/03, portanto o polo abrirá no sábado a parti das 12h30mim.

Atenciosamente,

Maria de Fatima Silva Sousa

Coordenadora de EaD/ Rede e –Tec Brasil Polo de Miracema

8. PROTOCÓLO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

(Nome da empresa), inscrita no CNPJ sob o nº (Informar), com sede à (rua), nº

(informar) – (bairro), Cep: (informar) na cidade de (município) – (UF), declara ter

recebido de (nome), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), nesta data, os seguintes

documentos: (informar)

(Localidade), (dia) de (mês) de (ano)

Assinatura

(nome do responsável)

(cargo)

9. ORGANIZAÇÃO DA DIOCESE 9.1. Bispo Diocesano É o pastor da Igreja, mestre da doutrina, sacerdote do culto sagrado e ministro do governo. Como afirma a Lúmen Gentium, o Bispo é o princípio e fundamento visível da unidade da sua Diocese, e assim, ele deve sentir-se e comportar-se; Promove a participação de todos os que compõem a comunidade cristã na única missão da igreja; Apoia as iniciativas justas, estimula e coordena harmoniosamente as diversas forças que trabalham na Diocese. Orienta o governo da Diocese sobre a justiça e a verdade, evitando visões e esquemas personalistas, para caminhar juntamente com os seus. 9.2. Cúria Diocesana É o conjunto de organismos e pessoas que ajudam o Bispo no governo de toda a Diocese (Cân. 469). A nomeação dos que exercem ofícios na Cúria compete ao Bispo Diocesano (Cân. 470); estes devem prometer que cumprirão fielmente o encargo, segundo o modo determinado pelo direito ou pelo Bispo (Cân. 471). 9.3. Vigário Geral É o sacerdote constituído pelo Bispo diocesano, com poder ordinário, de acordo com o Código de Direito Canônico, para ajudá-lo no governo de toda a Diocese. É o coordenador da cúria diocesana. 9.4. Colégio dos Consultores A natureza própria do Colégio dos Consultores é auxiliar o Bispo Diocesano no governo da Diocese com seu conselho e, às vezes, com o seu consentimento, segundo as funções que lhe competem e as normas determinadas pelo Direito Canônico. É constituído por presbíteros, em número não inferior a seis e não superior a doze, livremente escolhidos pelo Bispo Diocesano entre os membros do Conselho Presbiteral. 9.5. Conselho Presbiteral É um grupo estável de sacerdotes representantes do presbitério que, à maneira de senado, ajuda o Bispo diocesano no pastoreiro da Diocese como órgão consultivo a servir o Povo de Deus em espírito de caridade e de fraternidade. Finalidade Pastoral: Promover e aplicar as linhas pastorais da Diocese, entrosando o presbitério e os demais agentes de pastoral. 9.6. Coordenador de Pastoral O seu trabalho maior é justamente de articular e dar vida as diversas pastorais e movimentos presentes na Diocese.

9.7. Conselho Diocesano de Pastoral É o órgão dinamizador da unidade pastoral na caminhada do povo de Deus que vive na Diocese. É expressão de comunhão e participação na Igreja. Seu objetivo maior é descentralizar e dinamizar o trabalho pastoral, oferecendo as devidas orientações para a evangelização. 9.8. Coordenadores das Regiões Pastorais Dinamiza o trabalho pastoral, oferecendo às paróquias a mútua cooperação nas ações evangelizadoras da Diocese. Encaminha a ação pastoral, levando em conta o Projeto Diocesano de Evangelização e suas diretrizes. 9.9. Conselho Paroquial A Paróquia é a célula viva da Igreja e lugar privilegiado em que a maioria dos fiéis tem uma experiência concreta de Cristo e de sua Igreja. É uma comunidade de comunidades, acolhe as angústias e esperanças dos homens, anima e orienta a comunhão, a participação e a missão. O Conselho Pastoral Paroquial tem como missão incentivar e planejar as ações pastorais e evangelizadoras da Paróquia. 9.10. Conselho Comunitário Coordena ações pastorais, é lugar de planejamento, execução, avaliação das atividades e busca de soluções das dificuldades. É formado por representantes das equipes de serviço, pastorais específicas e movimentos apostólicos presentes na comunidade. 10. IRMÃ VALDILENE NEVES DA CRUZ – CHANCELER E NOTÁRIA DA CÂMARA ECLESIÁSTICA.

10.1. Pastoral da Comunicação Sua Principal função dentro da Igreja é comunicar. A comunicação que a PASCOM Diocesana trabalha vai desde a comunicação entre os movimentos, paróquias, comunidades e eventos diocesanos. A PASCOM Diocesana tem como objetivo levar a palavra de Deus através dos meios de comunicação, seguindo os passos de Jesus Cristo, que foi o maior exemplo de comunicador.

10.2. Membro do Conselho Diocesano de Pastoral Secretária do Conselho Diocesano de Pastoral. Responsável em lavrar as atas com os principais assuntos das reuniões do Conselho Diocesano de Pastoral. 10.3. Membro do Conselho Diretor da Cáritas Diocesana Secretária do Conselho Diretor da Cáritas. Responsável em lavrar as atas com os principais assuntos das reuniões da diretoria da Cáritas. Auxilia nas atividades desenvolvidas pela Cáritas Diocesana. 10.4. Departamento de Patrimônio É o Departamento responsável pelos bens materiais da Diocese, estendendo-se às Paróquias e outras Instituições a ela vinculadas. Este Departamento tem a finalidade de cuidar do arquivo de documentos como escrituras, registros, matrículas e plantas dos terrenos de sua propriedade, reformas, edificações, restaurações, ampliações ou demolições, cumprindo as obrigações legais.

11. CHANCELARIA O serviço de Chancelaria é responsável por cuidar para que todos os atos da Diocese sejam redigidos e despachados precisando lugar, dia, mês e ano. Os mesmos são guardados em arquivo próprio. 11.1. Arquivo de Registros Canônicos A Diocese mantém o serviço de arquivo responsável pela guarda de toda documentação de registros de autorização de Casamento Religioso, Crisma, Decretos, Provisões, Ereções de Paróquias, Ordenações e outros documentos Canônicos. Os mesmos são guardados na chancelaria em meio eletrônico, livros impressos e arquivos próprios. 11.2. Livro de Crisma Livro em que se registra as crismas de toda a diocese. As fichas deverão ser digitadas conforme modelo padrão que se encontra na Cúria Diocesana e enviadas com antecedência no e-mail da diocese, correios ou pessoalmente. 11.3. Livro Tombo Diocesano: Livro tipicamente canônico-eclesial, onde são lançados os atos e fatos significativos, os acontecimentos históricos, os procedimentos administrativos de maior relevância da Diocese de Miracema do Tocantins.

11.4. Departamento de Estatística da Igreja Atualiza anualmente o “Questionário Estatístico Geral Anual” com as os principais dados: Identificação da Circunscrição Eclesiástica, Dados Estatísticos, Levantamento dos processos matrimoniais e outros. 11.5. Sistema CERIS Alimenta e atualizar anualmente, ou quando necessário o sistema CERIS para o anuário Católico da CNBB com os devidos dados referentes à Diocese de Miracema do Tocantins. 12. CÂMARA ECLESIÁSTICA A Câmara Eclesiástica na Diocese tem as seguintes funções: esclarecer as pessoas sobre aspectos relativos aos processos de declaração de nulidade de matrimônio e auxiliar o Tribunal Eclesiástico de Palmas na elaboração de relatórios dos referidos processos. A Câmara reger-se-á de acordo com orientações e normas do Direito Canônico. 13. PADRE DEJOCE VANDERLEI ADORNO – JUIZ AUDITOR DA CÂMARA ECLESIÁSTICA

O bispo diocesano pode constituir, na própria diocese, uma seção (câmara) de instrução com um ou mais auditores e um notário, para recolher provas e notificar os atos. Sua tarefa principal é auxiliar o Tribunal Eclesiástico Regional no cumprimento da sua missão, sobretudo, nas Causas de Nulidade Matrimonial e colaborar com o Bispo Diocesano nas causas que não sejam de competência própria dos Tribunais Eclesiásticos.

14. DIÁCONO MANOEL ALVES FERREIRA NETO – ECÔNOMO

Esse cargo é o responsável direto pela gestão dos bens da diocese, tem controle sobre as receitas e despesas e presta contas ao Bispo e ao Conselho. A função é executiva e também de gerência. O ecônomo executa as decisões que foram tomadas pelo Bispo e pelo Conselho, mas também tem como ofício coordenar algumas atividades que estão relacionadas à economia. Alguns exemplos são as escolhas de compra, orçamentos, contato com fornecedores, análise e decisão sobre qual é o melhor. O Economato lida diariamente com os setores que estão localizados fisicamente, no prédio da Cúria: Tesouraria e Departamento Pessoal, principalmente a Contabilidade. Além disso, questões do Patrimônio. Também é seu dever zelar pela relação com as paróquias, notar se há alguma em situação de dificuldade financeira. O ecônomo tem que estar atento a essas informações por causa da prestação de contas à Receita Federal, da qual a Igreja não está isenta, mesmo que possua imunidade tributária. “Precisa comprovar todo dinheiro que entra e que sai, para garantir a imunidade”. 15. LIDIANE ROSÁLVES SILVA – TESOUREIRA DO ECONOMATO

15.1. Departamento Financeiro: Tesouraria e Contabilidade O Departamento Financeiro tem como atribuições coordenar as atividades financeiras nas áreas de Tesouraria, Controle de Planejamento Financeiro, acompanhar os valores da Tesouraria através dos movimentos de Caixa e Controles Bancários Internos, bem como acompanhar os registros de contas a pagar e a receber, dentro dos objetivos estabelecidos pela Diocese. O Serviço de Contabilidade é responsável pela centralização do registro contábil da própria Diocese e das Paróquias (Matrizes e Capelas) conforme prescrição do Código de Direito Canônico e legislação fiscal do país, baseando-se num Plano de Contas, além de prestar assessoria às Paróquias nesta área. 15.2. As funções da Tesouraria As principais funções de uma tesouraria são: administrar pagamentos e recebimentos, controlar o fluxo de caixa, e captar e aplicar os recursos financeiros, contratação. E para que a gestão financeira funcione como um relógio, todas essas atividades precisam estar muito bem alinhadas, já que são interdependentes e fundamentais no processo geral.

15.3. Administração de Pagamentos e Recebimentos A tesouraria deve conhecer a fundo a capacidade de pagamento da diocese, tornando o cumprimento dos prazos desse processo atualizado e eficiente.

15.4. Administração do Fluxo de Caixa Para que se tenha uma boa gestão financeira é essencial que a tesouraria mantenha um rigoroso controle do fluxo de caixa, combinando as datas das projeções de recebimento com as dos efetivos pagamentos das contas da diocese. A gestão do fluxo de caixa também pode servir para decidir quais serão as contas pagas, visando recuperar a estabilidade financeira mais rapidamente.

15.5. Aplicação dos Recursos Uma ótima gestão de tesouraria também passa pelo planejamento da aplicação dos recursos financeiros da igreja. Nessa área, a diocese deve manter uma reserva considerável de dinheiro para servir como capital de giro e conseguir pagar suas despesas com agilidade, sem perder dinheiro com juros, por exemplo.

15.6. Recursos Humanos e Administrativos Acompanha e orientar os secretários paroquiais referente ao Sistema Théos nas paróquias e comunidades da Diocese de Miracema. Fazer o controle interno, acompanhamento, conferencia e prestação de contas da contabilidade vinda das paróquias, bem como acompanhar junto a SERCON Contabilidade, as demandas contábeis necessárias. Fica ainda sob a responsabilidade, o controle das obrigações fiscais como: IPTU, ITR, IPVA, multas por infrações de transito, acompanhamento da documentação e seguro da frota da diocese, bem como orientações referentes a documentação necessária em departamentos públicos, UNIMED e outros. 15.7. CONTRATAÇÃO E DEMISSÃO Responsável em recolher documentos necessários para contratação ou demissão de funcionários. Os documentos necessários são: Carteira de trabalho, documentos pessoais, exame médico de admissão ou demissão, foto 3x4, comprovante de endereço, documentação dos filhos menor de 14 anos. 15.8. PRESTAÇÃO DE CONTAS Recolhe as prestações de contas das Paróquias, Comunidades e Áreas Missionárias e encaminha para a SERCON Contabilidade. A prestação de contas das paróquias deverá ser entregue na Cúria Diocesana ate o dia 15 de cada mês perante documento de protocolo. 16. CONTAS PARA DEPÓSITOS DÉCIMA DIOCESANA Banco do Brasil AG: 0862-1 C/C: 46406-6 Favorecido: DIOCESE DE MIRACEMA SEMINÁRIO Banco do Brasil AG: 0862-1 C/C: 25005-8 Favorecido: DIOCESE DE MIRACEMA UNIMED Banco do Brasil AG: 0862-1 C/C: 28274-X Favorecido: DIOCESE DE MIRACEMA FUNDO DO CLERO Banco do Brasil AG: 0862-1 C/C: 47407-X Favorecido: DIOCESE DE MIRACEMA OBS.: Todas as coletas (Coleta para a Evangelização, Campanha da Fraternidade, Lugares Santos, Óbolo de São Pedro, Missões e Santa Infância) deverão ser depositadas no:

Banco do Brasil AG: 0862-1 C/C: 46406-6 Favorecido: DIOCESE DE MIRACEMA CENTRO DE TREINAMENTO DE LÍDERES – CTL - (AG: 0862-1 – C/C 32.846-4) – Favorecido CTL Diocese de Miracema. OBS: Conta somente para encontros e formação no referido centro – E-mail: ctlmiracema@gmail.com 17. FLÁVIO MENDES RIBEIRO – MODERADOR DA CÚRIA E SECRETÁRIO DO BISPADO

17.1. Cúria Diocesana: Pastoral e Administração Conforme define o Código do Direito Canônico: “A Cúria Diocesana consta dos Organismos e pessoas que ajudam o bispo no governo de toda a Diocese principalmente na direção da ação Pastoral, no cuidado da administração da diocese e exercício do poder judiciário” (Cân 469). Como sede administrativa da Diocese, a Cúria Diocesana, tem sua rotina diária, através das diversas atividades e é coordenada pelo Vigário Geral. 17.2. Secretariado Diocesano de Pastoral O Secretariado Diocesano de Pastoral é o espaço de articulação, execução e encaminhamento das atividades diocesanas. É o lugar responsável pela centralização das informações e documentações, expedição de comunicações e publicações, elaboração de materiais dos diferentes serviços de pastoral e prestação dos serviços de tesouraria e economia. O(a) coordenador do Secretariado é o(a) Coordenador Diocesano de Pastoral. 17.3. Moderador da Cúria Cabe, sob a autoridade do Bispo, coordenar o que se refere ao despacho das questões administrativas e também cuidar que os funcionários da cúria cumpram devidamente o ofício que lhes foi confiado. Dirige, orienta e coordena as atividades da Cúria. 17.4. Procuração Para Banco Responsável em providenciar os documentos para emissão das procurações. Os documentos necessários são: Padre: Documentos pessoais, comprovante de endereço da paróquia, nome do banco e conta. Tesoureiro(a): Documentos pessoais, comprovante de endereço, profissão, certidão de casamento. 17.5. Dados Estatísticos dos Sacramentos

Recolhe os dados enviados das Paróquias, Comunidades e Áreas Missionárias,

contabiliza e envia à CNBB. Os dados deverão ser enviados à Cúria Diocesana,

anualmente até o dia 10 de janeiro.

DADOS ESTATISTICOS ANUAL DOS SACRAMENTOS

(01 de janeiro a 31 de dezembro)

SACRAMENTOS

BATIZADOS QUANTIDADE

Até 1 ano

De 1 a 7

Depois dos 7 anos

TOTAL

1ª EUCARISTIA QUANTIDADE

TOTAL

MATRIMÔNIOS QUANTIDADE

Entre católicos

Entre um católico e um não católico

TOTAL

CATECÚMENOS QUANTIDADE

Preparados para sacramentos

TOTAL