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PROJETOS CONCEITUAIS DE ESTRUTURAS TEMPORÁRIAS

DIRETRIZES GERAIS PARA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

INSTALAÇÕES TEMPORÁRIAS

Agosto/2012

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INTRODUÇÃO

Este documento tem como finalidade apresentar diretrizes gerais para a

contratação de serviços relacionados às denominadas “Instalações Temporárias”, para

fins da operação e realização da Copa das Confederações da FIFA Brasil 2013 e da Copa

do Mundo da FIFA Brasil 2014 (em conjunto, as “Competições”).

Conforme acordos firmados ao longo dos últimos anos, existem diversas

responsabilidades atribuídas ao Comitê Organizador da Copa do Mundo da FIFA Brasil

2014 (COL), à FIFA e a seus fornecedores e parceiros comerciais, atreladas às

Competições e à sua operação. Para que esses acordos sejam devidamente cumpridos, é

essencial o perfeito funcionamento das Instalações Temporárias – uma série de

estruturas e serviços acessórios aos Estádios destinados a atender às necessidades

operacionais e comerciais específicas das Competições. E a tarefa dos Responsáveis por

cada Estádio de prover os serviços das Instalações Temporárias para atender às

Competições é, sem dúvida, um grande desafio.

Vale lembrar que as Competições não ocorrem em apenas um dia, tampouco em

apenas um lugar. A Copa das Confederações da FIFA Brasil 2013 (FCC) deve ocorrer em 6

Estádios, ao passo que a Copa do Mundo da FIFA Brasil 2014 (FWC) ocorrerá em 12

Estádios. E é preciso que torcedores, atletas e delegações vivenciem em todas as Sedes,

tanto quanto possível, o mesmo padrão de excelência nos serviços.

Assim, devido à necessidade de se obterem produtos, serviços e soluções

similares para os 12 Estádios, que respeitem a mesma padronização de desempenho

técnico, cores, tamanhos e atendimento aos usuários, foi necessário o desenvolvimento

de todo um arcabouço de detalhes, plantas, memoriais, especificações, planilhas e

encargos.

Por meio do desenvolvimento de todos os conceitos presentes no material já

entregue referente às Instalações Temporárias, acredita-se que as Sedes e os

Responsáveis pelos Estádios tenham em mãos importantes elementos para que possam

analisar, complementar e também adaptar o projeto e os conceitos a cada caso

específico, seguindo parâmetros consolidados – econômicos e práticos – de execução.

Acredita-se ainda que, com esse conjunto de informações, as Sedes e os Responsáveis

pelos Estádios possam viabilizar uma solução eficiente em termos de atendimento

técnico, estético e funcional.

É de conhecimento geral também a existência de trâmites para as contratações

públicas e de prazos necessários para a preparação de editais, que podem variar

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dependendo de cada Responsável por Estádio e de cada órgão governamental, bem

como de uma complexa cadeia de informações e conceitos, que devem estar bem

consolidados e embasados tecnicamente para que se produza um material consistente.

Como forma de auxiliar as Sedes e os Responsáveis pelos Estádios na sua tarefa

de atender às obrigações assumidas a respeito das Instalações Temporárias, e tendo em

vista a complexidade da operação das Competições, que exige grande número de

insumos e processos a serem gerenciados, elencamos a seguir algumas lições extraídas

de grandes eventos realizados no Brasil, que devem servir como importantes diretrizes a

serem seguidas no planejamento e execução das Instalações Temporárias.

As diretrizes a seguir representam, portanto, orientações para auxiliar a tomada

de decisão de cada Sede e Responsável por Estádio na condução de seus processos

internos de contratação de serviços relativos às Instalações Temporárias. Lembramos, no

entanto, que a contratação desses serviços – qualquer que seja a modalidade escolhida –

é de atribuição e responsabilidade exclusivas de cada Sede e Responsável por Estádio,

que devem observar a legislação que lhes seja aplicável.

1) Contratação de Integrador

Como o conteúdo do pacote de serviços e insumos relativos às Instalações

Temporárias é bastante complexo e extenso, a participação de empresas ou pessoas com

experiência na gestão e operação de eventos – chamadas aqui de “Integradores” – no

processo de contratação pode trazer grandes benefícios para seu bom e eficiente

andamento. Esses Integradores poderiam colaborar na tarefa de gerenciar o processo e

subcontratar serviços para garantir a oferta de qualidade e do desempenho técnico

esperado. A existência de apenas um ponto de contato para o contratante também é

outro diferencial deste molde de contratação, além de facilitar a responsabilização por

eventuais atrasos ou problemas que possam ocorrer, evitando a criação de “zonas

cinzentas” de responsabilidade, muito comuns em processos com múltiplos contratados.

Resumindo, a presença de Integradores pode trazer as seguintes vantagens:

Um único ponto de contato, facilitando a interlocução com os diversos entes

envolvidos;

Facilidade de alocação de responsabilidades e cumprimento de prazos e de

qualidade;

Evitar “zonas cinzentas” de responsabilidades no processo;

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Minimizar soluções de “última hora”, comuns em eventos de complexo

gerenciamento;

Evitar muitas interfaces e atividades, concentrando as atribuições; e

Reproduz modelo adotado com sucesso na indústria da construção,

especialmente em grandes obras, em que se evita a quebra do escopo total em

diversos contratos.

2) Qualificação do Integrador

É importante destacar a necessidade de se obterem serviços de indiscutível nível

de qualidade quando se refere ao fornecimento das Instalações Temporárias para as

Competições, que são classificadas como parte integrante dos maiores eventos

esportivos mundiais. Este aspecto envolve não somente o fornecimento de locação de

tendas, cercas e pisos especiais, como também todo o suporte técnico, passagem de

cabos, manutenção de sistemas, controle de registros de variações na frequência e

potência da energia locada por geradores, aquisição de materiais, assim como 100% de

dedicação às equipes dos principais usuários, garantindo um atendimento uniforme e

sem possibilidade de falhas.

Sabe-se que o Brasil conta com fornecedores nacionais capazes de prestar esses

serviços, empresas consideradas especialistas em prover este tipo de solução completa

para os maiores organizadores de eventos no país. Sabe-se também da grande atenção

que o Brasil vem tomando internacionalmente, atraindo mais eventos de grande porte, o

que traz à indústria nacional a necessidade de investir e se equipar para atender à

demanda presente e futura. Outro fator a ser destacado é o grande volume de

equipamentos e serviços que serão demandados simultaneamente, testando a indústria

local neste desafio, já que os prazos devem ser cumpridos. Antecipa-se, também, que

empresas locais podem vir a se associar a empresas estrangeiras, seja para munir a

indústria nacional de novas tecnologias e soluções, seja para suprir a demanda imediata

dos eventos e dos clientes.

O nível de confiabilidade requerida por eventos da magnitude das Competições é

altíssimo, tendo em vista a exposição mundial por todas as mídias existentes que elas

atraem, e falhas não podem ocorrer, de modo algum. Para isso, não é somente

importante e determinante o uso de equipamentos, materiais e soluções adequados,

como também a prestação de serviços redundantes, contínuos e à disposição dos

usuários, visando à satisfação dos envolvidos. O essencial, portanto, passa a ser a solução

integrada de serviços que pode ser contratada, e não somente a aquisição de produtos.

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Assim, no sentido de buscarem-se Integradores com qualificação adequada para

colaborar com as Competições, a conjugação dos seguintes elementos pode ser

proveitosa:

Salutar possuir experiência comprovada no mesmo tipo de contratação em

eventos de grande porte, a nível nacional ou internacional;

Solicitar visita prévia aos locais de montagem das estruturas temporárias e

interlocução com os responsáveis pela construção dos Estádios, no sentido de

verificar o alcance dos contratos vigentes nos locais de montagem e possíveis

interferências;

Avaliar a atribuição de nota técnica mínima aos proponentes, propondo um

sistema de qualificação com possibilidade de corte caso não se alcance as

premissas estabelecidas;

Determinar um valor mínimo sobre o capital social que a empresa deve possuir

para poder participar do certame;

Determinar a necessidade de obtenção de seguro tipo performance bond, seguro-

garantia, pelos proponentes, garantindo a continuidade dos trabalhos em casos

extremos de falência, insolvência ou incapacidade técnica do contratado, entre

outros.

3) Definição do escopo do Integrador

Experiências semelhantes também demonstram ser mais eficiente e seguro

separar algumas contratações do escopo das atividades do Integrador.

É oportuno separar os serviços ligados à energia técnica para a transmissão

televisiva das Competições, que deve ter 100% de confiabilidade. Pela relevância crítica

desse item, contratá-lo separadamente dos demais serviços relativos às Instalações

Temporárias pode ser de grande valia para seu resultado exitoso – visto que a prestação

simultânea dos serviços de energia técnica com os demais pode dificultar o desempenho

de todos. Além disso, as esperadas experiência e capacidade técnica adequadas para

suprir tais serviços podem dificultar significativamente a identificação de fornecedores

não somente no Brasil, mas em qualquer país do mundo, caso se pretenda que o

Integrador os coordene em conjunto com outras atividades.

Adiciona-se a isso o fator da demanda constante dos clientes e a grande

especificidade que este fornecimento de energia exige, que é completamente diferente

de trabalhos como a construção de cercas, pisos, tendas, mobiliário, etc. O crivo técnico

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a ser estabelecido para este serviço de suprimento de energia deve, na medida do

possível, ser bastante elevado e vir acompanhado de comprovações técnicas em eventos

de grande magnitude – como, a título de exemplo, experiências bem sucedidas com a

FIFA ou a UEFA, ou em eventos de porte semelhante.

A definição clara do escopo de serviços a serem contratados e do nível de

atendimento e dos prazos é fundamental para tornar a relação saudável entre

contratante e contratado. Além disso, como o porte das Competições demanda

adaptações constantes em campo e soluções alternativas, é importante determinar os

alcances do contrato, que devem ser focados no atendimento das premissas de

qualidade, prazos e soluções técnicas das áreas civil, elétrica, de TI, ar condicionado e

conectividade entre as áreas.

Os principais objetivos do Integrador podem ser:

Garantir a entrega total de todos os requerimentos da FIFA relacionados aos dois

eventos, conforme consta dos contratos previamente assinados pelas Sedes e

pelos Responsáveis pelos Estádios e de demais diretrizes ou requerimentos

aplicáveis;

Garantir que os serviços, equipamentos, materiais e sistemas empregados (e seus

componentes) sejam executados levando como premissa os mais altos e

adequados padrões para um evento internacional esportivo;

Minimizar os custos relacionados com o escopo em questão;

Permitir, conforme experiências pretéritas demonstram, que alguns aspectos

tenham seu custo de contratação minimizados, como, por exemplo, mediante:

o Compras antecipadas;

o Compras centralizadas; e

o Compras em volume.

As vantagens de se concentrar a aquisição dos serviços em um Integrador

facilitam muito o controle, a redução de preços e a confiabilidade dos resultados. Assim,

cabe às Sedes e aos Responsáveis pelos Estádios estudar as possibilidades de redução de

custos e tomar a decisão mais adequada.

Em resumo, o escopo dos trabalhos pode compreender planejamento,

detalhamento de projeto, fornecimento, configuração, locação de espaços e elementos,

aprovações legais, construção de áreas, instalações das mesmas, operação, manutenção,

limpeza, desmontagem, remoção e recuperação das áreas envolvidas, tendo como

principais itens:

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Serviços de civil: regularização de piso, nivelamentos, recomposição, abertura de

valas, etc.;

Instalações: instalações elétricas, ar condicionado, hidráulicas, TI, telecom;

Elementos portáteis de grande porte: tendas, cercas, pisos elevados, containers,

sanitários, cercas;

Equipamentos de pequeno porte: cones, miudezas, decorações, elementos

acessórios, etc.;

Mobiliário: mesas, cadeiras, divisórias, etc.;

Serviços de energia: geradores.

Assim, é oportuno contar com proponentes que demonstrem estarem

adequadamente capacitados para executar ou subcontratar, com elementos confiáveis

de gestão, manutenção e redundância, tais serviços.

4) Interferências com contratos existentes

Quando temos eventos desta magnitude e contratos de construção de estádios

em andamento, também com prazos improrrogáveis, em que dois ou mais contratados

passam a dividir o mesmo canteiro, local de trabalho ou acessos às áreas, não é incomum

que haja controvérsias sobre as atribuições de cada ator envolvido. De acordo com o

cronograma de instalação das Instalações Temporárias, diversas áreas adjacentes ao

Estádio serão ocupadas por instalações que podem fazer parte do escopo dos trabalhos

do Integrador a ser contratado, estando estas instalações ou em áreas pertencentes ao

escopo de obras do construtor do Estádio ou em áreas adjacentes que possam interferir

com a logística da obra do Estádio, em fase final de execução.

É fundamental, portanto, total integração, planejamento, cooperação e respeito

às ocupações das áreas, fazendo com que os cronogramas interajam e não se conflitem.

Existirão várias áreas de escopo do Estádio que deverão sofrer interferência para a

montagem das estruturas temporárias, mesmo antes do término das obras, assim como

outras que deverão recompor áreas adaptadas após o término das Competições. Para

isso, também é oportuna a contratação de seguros especiais que garantam que os

contratos serão respeitados e que cubram eventuais imprevistos, divergências ou

emergências que tenham que ser executadas para atender a demandas eventuais, sem

comprometer os prazos e a qualidade da entrega.

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5) Interferências com o meio existente

As Instalações Temporárias ocuparão áreas existentes dentro ou fora do Estádio.

Os projetos tiveram a diretriz de ocupação máxima de áreas internas do Estádio, no

sentido de proporcionar economia na montagem de tendas e estruturas externas. No

entanto, em alguns casos, isso não foi possível, fazendo com que o uso de espaços

exteriores fosse adotado. Nestes casos, é muito comum haver interferências com o meio

existente, como árvores, ruas, calçadas, cercas e outros elementos que, devido à

inexistência de outros espaços úteis, devem ser removidos ou ocupados e

posteriormente recuperados. Um bom planejamento e visitas ao local podem ser muito

úteis e certamente farão com que o orçamento eventualmente estipulado pelo

Integrador seja o mais correto possível.

6) Aprovações legais

Estruturas temporárias também demandam projetos e aprovações legais em

órgãos competentes. Estas aprovações não seguem uma regra comum e variam

conforme o Município e o Estado. Corpo de Bombeiros, Defesa Civil, Prefeituras e

Secretarias do Meio Ambiente são órgãos que usualmente devem ser consultados para

garantir a aprovação e uso de estruturas temporárias. Algumas vezes, adaptações devem

ser realizadas nos sistemas de combate a incêndio ou nas áreas de evacuação do público

ocupante de um espaço, ou mesmo permissões especiais devem ser obtidas para

ocupação de uma área com vegetação restritiva ou margens de lagos, etc. Tudo isso

deve ser cuidadosamente planejado pela Sede e pelo Responsável pelo Estádio após o

projeto de ocupação ter sido executado, visando minimizar os problemas.

7) Projetos

Elemento fundamental no sucesso da fabricação, montagem e da precisão do

orçamento, o projeto executivo ou de fabricação deve ser executado, idealmente, pelo

Integrador, após orçamento realizado tendo como base o projeto básico. Considera-se

ideal o detalhamento das soluções conceituais pelo Integrador, pois a responsabilidade

pelo correto desempenho dos elementos e dos sistemas idealmente deve ficar a cargo

deste fornecedor, não havendo dúvidas quanto à responsabilização de eventuais

problemas que possam acontecer. A solução de projeto com o Integrador propicia a

chamada engenharia de valor, que é a busca de alternativas técnicas distintas das

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planejadas anteriormente, visando maior agilidade, economia e qualidade no produto

final, sem alteração de preços.

8) Proposta técnica

É muito importante que a eventual contratação de fornecedores não deixe de

levar em consideração sua experiência técnica e sua capacidade de cumprir o contrato –

tanto financeiramente como fisicamente (capacidade instalada). É fundamental que o

responsável pelo Estádio avalie detalhadamente os aspectos técnicos das propostas de

contratação, no sentido de avaliar corretamente as propostas técnicas antes de se

abrirem os preços, evitando o risco contratual de empresas que não consigam entregar

com qualidade as soluções contratadas, ou que falhem nos prazos. Qualificações e

certificações podem ser um bom molde de adaptação de empresas a conceitos de

qualidade consolidados internamente.

9) Sustentabilidade

É recomendado que seja solicitado o cumprimento de certas práticas sustentáveis

já bem comuns no mercado referentes ao uso racional de materiais, água e energia na

produção de soluções e elementos, mesmo que de modo temporário. O uso de

instalações temporárias pode ser considerado uma solução que não agride o meio

ambiente e que não deixa custos operacionais, pois só se aplica à realização das

Competições, mas também, por outro lado, deve-se ter cuidado com o uso

indiscriminado de elementos de madeira não certificada, desperdício de água, etc. Um

crivo de sustentabilidade também pode ser útil na seleção do contratado e também na

determinação dos sistemas de água e energia a serem utilizados nas instalações

temporárias.

10) Tipo de contratação

Sempre com a preocupação de viabilizar ao máximo os investimentos e buscar a

forma mais eficiente para alocação de recursos, é importante que as Sedes e os

Responsáveis pelos Estádios procurem o modelo de contratação mais adequado às suas

realidades, de modo a selecionar empresas e grupos com reconhecida capacidade

tecnológica e financeira, capazes de desempenhar os empreendimentos previstos com a

qualidade estabelecida, além de cumprir rigorosamente os prazos estabelecidos.

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É importante lembrar que alterações em projetos e nas implantações podem

ocorrer após o processo seletivo do Integrador e mesmo durante a implantação em

campo das Instalações Temporárias. Interferências podem ser minimizadas com um bom

projeto, premissas, planejamento e levantamento de campo, mas não podem ser

completamente evitadas. A documentação de projeto e planilhas fornecidas levou em

conta premissas gerais de fornecimento, contratação e quantidades, mas, ainda assim, é

recomendado que exista flexibilidade no processo, cabendo ao contratante estabelecer

mecanismos de contratação que possibilitem algumas alterações de quantidades e

alcance de serviços. É oportuno, portanto, incluir um planejamento de alterações e

premissas na documentação da concorrência a ser fornecida pelo proponente, prevendo

a possibilidade de haver essas alterações, que serão decorrentes do melhor

detalhamento das operações por parte do COL e da FIFA.

11) Serviços de energia para transmissão televisiva

É especialmente desejado que os serviços de fornecimento de energia técnica

para a transmissão televisiva sejam realizados por fornecedores especializados – e,

preferencialmente, com experiência internacional em eventos similares. Por isso, para

garantir eficiência e segurança nos serviços, é salutar que esse escopo seja tratado de

modo distinto da contratação do Integrador, seguindo regras específicas de contratação

com alta demanda de qualidade técnica e conhecimento envolvidos.

12) Infraestrutura das Instalações Temporárias

Considerando-se o cronograma específico de execução das redes e valas para

passagem de cabeamentos de fibra ótica para servir às diversas áreas temporárias

localizadas no entorno dos Estádios, bem como o fato de esse serviço tomar um tempo

maior do que as montagens das Instalações Temporárias, recomenda-se contratar o

mesmo separadamente, também motivado pela sua especificidade e ligação maior com

a área civil e de drenagem, e por não ser exclusivamente relacionado à área de locação

de equipamentos ou montagem de eventos. Assim, recomenda-se adiantar esta

contratação e separar o seu escopo do restante das estruturas.

13) FCC e FWC conjuntas

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A Copa das Confederações da FIFA Brasil 2013 será disputada entre 4 a 6 Estádios

no Brasil do dia 15 ao dia 30 Junho de 2013. O calendário das partidas já foi anunciado,

considerando a versão contendo a participação das 6 Sedes, ainda cabendo confirmação.

A Copa do Mundo da FIFA Brasil 2014 será disputada em 12 Estádios no Brasil a partir do

dia 12 de junho até o dia 13 de julho 2014. O calendário das partidas foi anunciado em 20

de outubro de 2011.

É importante destacar que as demandas para a FCC são menores que as da FWC

em termos de quantidade de espaços, dimensões das áreas, etc. As mesmas Sedes e

Estádios que terão a FCC em 2013 sediarão a FWC em 2014. A documentação entregue

contempla os dois modos de operação – que, em alguns casos, possui algumas distinções

até de localizações de áreas. Experiências demonstram que um modelo de contratação

que contemple a escala dos dois eventos será mais econômico do que um modelo que

contemple apenas um dos eventos isoladamente, acontecendo com um ano de intervalo.

Como parte dos elementos será construída e parte alugada, muitas das áreas que serão

construídas podem permanecer e serem aproveitadas um ano depois, economizando o

investimento e minimizando perdas. A locação pode ser negociada em escala e com a

garantia de uso após um ano, tendo vantagens, certamente, nas negociações com o

Integrador. Em virtude disso, toda a documentação envolvendo as duas Competições

estão sendo entregues, o que possibilita a cada Sede e Responsável por Estádio decidir a

melhor maneira de organizar e gerenciar o processo contratual.

14) Planejamento

É salutar que as Sedes e os Responsáveis pelos Estádios se empenhem para que a

construção e instalação das áreas temporárias nos Estádios estejam solidamente

definidas, diante da necessidade de certeza quanto ao pronto e seguro aporte dos

recursos. Em qualquer hipótese, sugere-se que as diversas esferas, instâncias e órgãos

governamentais envolvidos atuem de forma integrada e imediata, estabelecendo,

prontamente, os convênios necessários para viabilizar os empreendimentos dentro dos

prazos fixados pelo COL e pela FIFA.

Um cronograma detalhado e preciso é necessário, considerando os prazos legais

de aquisição, quando cabível. Apesar de diversas áreas necessitarem de ocupação a partir

de um mês antes da Competição, existem outras que serão ocupadas pelo menos 6

meses antes da Competição, segundo cronograma esquemático contido no material

entregue às Sedes e aos Responsáveis pelos Estádios. Assim, é extremamente

importante que uma equipe dedicada de cada Sede realize entendimentos com o COL no

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sentido de dirimir dúvidas ou esclarecer conceitos, padrões e moldes contratuais,

visando ao cumprimento dos prazos estabelecidos dentro da qualidade desejada.

15) Gerenciamento

Sugere-se discriminar meios eficazes para o gerenciamento e a fiscalização da

execução das estruturas temporárias, inclusive por meio de terceiros especialmente

contratados para este fim ou por meio de secretarias públicas locais, permitindo-se, em

interlocução permanente e direta com o COL, o monitoramento do cumprimento dos

prazos de execução e do atendimento dos requisitos técnicos da FIFA. Assim, é

recomendado que haja uma entidade realizando a centralização dos controles e a

organização do cumprimento dos prazos, custos e escopo contratados.