UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

AVM FACULDADE INTEGRADA

AUDITORIA EXTERNA ÊNFASE NO PROCESSO DE APLICAÇÃO À

GESTÃO DE ESTOQUE

Por: Vicente Polo Puati

Orientadora Prof. Luciana Madeira

Rio de Janeiro 2016

DOCUMENTO PROTEGID

O PELA

LEI D

E DIR

EITO AUTORAL

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU

AVM FACULDADE INTEGRADA

AUDITORIA EXTERNA ÊNFASE NO PROCESSO DE APLICAÇÃO À

GESTÃO DE ESTOQUE Apresentação de monografia à AVM

Faculdade integrada para obtenção do grau de especialista em Auditoria e

Controladoria Por: Vicente Polo Puati

3

AGRADECIMENTOS

À minha família, noiva e professores que me guiaram até hoje.

4

DEDICATÓRIA

Dedico aos meus pais que dia pós dia lutaram arduamente na construção do indivíduo que sou hoje, à minha noiva que tem sido o maior presente dos céus e aos meus irmãos que foram testemunhas da caminhada para lograr êxitos na minha vida educacional e profissional.

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RESUMO

A área de estoque oferece aos auditores excelentes oportunidades para desenvolverem

recomendações por intermédio de procedimentos técnicos. A auditoria externa verifica

o planejamento da produção, os procedimentos de compra, a recepção dos materiais,

armazenamento, as quantidades de bens declarados, exames de documentos, inventários

físicos, confirmação de estoques de terceiros, fazendo assim, maior número de testes

onde necessário. Este é o ponto que me levou a pesquisar sobre o tema, mostrar como a

auditoria em estoques ajuda a melhorar o controle interno e respondendo ao problema

que vai ser investigado. A auditoria em estoque requer atenção extrema, é necessário

um planejamento rigoroso, as chances de fraudes são grandes e a auditoria se mostra

uma ferramenta de grande importância na ajuda da administração da empresa.

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METODOLOGIA

A pesquisa foi desenvolvida através de levantamento

bibliográfico/documental e pesquisas em artigos da internet como sites

especializados, www.portaldeauditoria.com.br para sua realização me fiz valer de

obras baseadas em autores nos últimos 19 anos, sendo os principais Marcelo

Almeida,William Attie, José Carlos Carvalho e Osni Moura Ribeiro no tema de

auditoria.

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I - A Auditoria o conceito 11

1.1 Origem e evolução histórica 12 1.2 Objetivo da auditoria 14 1.3 Finalidade da auditoria 15 1.4 Tipos de auditoria 16 1.5 Auditoria interna 18 1.6 Etapas do ciclo de vida da auditoria interna 19 1.7 Objetivo da auditoria interna 20

CAPÍTULO II – Controle interno 22

2.1 A importância do controle interno 23 2.2 O sistema de controle interno 25 2.3 Características do sistema de controle interno 26

CAPÍTULO III – Auditoria em estoques 28 3.1 A auditoria de estoques e a necessidade da mensuração de desperdícios 30 3.2 Controle interno nos estoques 31 3.2.1 Contabilização 32 3.2.2 Inventários físicos 32 3.2.3 Ajustes no inventário 33

3.3 Avaliação dos estoques 34 3.4 Cut-off dos estoques 36

CONCLUSÃO 37 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 38

8

INTRODUÇÃO

Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa utiliza para a

produção de seu produto ou suprimir a necessidade da própria empresa. Nos estoques

muitas vezes é possível encontrar matérias-primas, suprimentos, componentes, materiais

em processo ou produtos acabados, que geralmente é feito a rigor um controle, tanto de

processo como de disponibilidade dos itens. É sempre importante para empresa manter

seus estoques abastecidos, muitas vezes, são constituídos por seus próprios produtos.

Com isso, a área de estoques sempre vai ser um local de grande atenção da empresa,

pois é onde esta concentrada a maior parte do capital da empresa.

Os estoques são bens destinados á venda ou fabricação, relacionados com os

objetivos e atividades da empresa. Eles são importantes na apuração do lucro líquido de

cada exercício social e na determinação do valor capital circulante líquido

representando uma parcela significativa do ativo de uma empresa comercial ou

industrial, por isso, são motivos de atenção especial por parte dos auditores.

Considerando o fato de eles representarem bens físicos suscetíveis de cobiça por parte

de seus manuseadores ou mesmo de terceiros. Sob este contexto, o problema a ser

investigado na presente pesquisa, será: como a auditoria externa através de seus

procedimentos ajuda na detecção e correção de falhas nesta atividade?

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Desta forma, o objetivo da pesquisa busca analisar como a auditoria externa em

estoques ajuda a melhorar o controle interno da empresa. Esta pesquisa é importante

para que a auditoria externa apure falhas nos controles de estoque e os corrija para a

administração da empresa. Através do controle de estoques os auditores irão conferir se

as normas de estocagem estão sendo feitas de forma correta no intuito de ajudar as

empresas com a detecção de possíveis erros de fraude nas suas gestões.

O primeiro capítulo deste trabalho estará centralizado na auditoria, falarei da

sua origem, bem como as primeiras tentativas de implementação das suas técnicas nas

organizações, abrindo caminho para o segundo capítulo, onde falarei sobre o controle

interno, a gestão de estoque requer tempo, aplicação e controle. Dependendo da área de

atuação da empresa, o gerenciamento do estoque deve ser feito de forma a reduzir falhas

ou contratempos.

O patrimônio de uma empresa é formado pelo conjunto dos elementos

necessários à sua existência e, dentre esses elementos, destaca-se o estoque físico por

constituir o principal item do ativo de muitas empresas. As atividades envolvendo a área

de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele desenvolver

recomendações construtivas, visando ao aprimoramento dos controles, redução de

custos e mensuração dos resultados, assunto que tratarei no terceiro capítulo deste

trabalho.

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Palavras chave: Auditoria, Estoques, Controle interno, Procedimentos de

Auditoria

11

CAPÍTULO I

A AUDITORIA

O CONCEITO

Osni Ribeiro (2013) define a auditoria como “técnica contábil que consiste na

verificação da exatidão e fidedigna dos dados contidos nas demonstrações contábeis,

por meio do exame minucioso dos registros de contabilidade e dos documentos que

deram origem a eles”.

É um exame sistemático das atividades em determinada instituição ou setor,

que tem por objetivo averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas

estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas.

A auditoria das demonstrações contábeis constitui o conjunto de

procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer

sobre a sua adequação, consoante os Princípios Fundamentais da

Contabilidade e as Normas Brasileiras de Contabilidade e, no que for

pertinente, a legislação específica. (CARVALHO, 2008, p.01)

12

1.1 Origem e evolução histórica

No trabalho “Origem e Conceitos de Auditoria”, o Professor Julio Sergio S.

Cardozo (FAF – UERJ, 2003 p.27 a 29) faz uma dissertação sobre o surgimento e a

evolução da auditoria.

A auditoria como a conhecemos nos dias atuais, nasceu no Reino Unido no

século passado, após inúmeros processos de falência de empreendimentos que captavam

dinheiro do povo, para aplicação em negócios altamente especulativos e, na maior parte

das vezes, pouco sérios. O volume de dinheiro em giro era muito grande como

decorrência do progresso trazido pela Revolução Industrial. Isto fez com que os

contadores da época sentissem a necessidade de se organizarem para a prestação de

serviços capaz de suprir aquele mercado profissional emergente, uma vez que eles

entendiam ser possível desenvolver uma atuação de apoio e proteção aos investidores,

através do exame das demonstrações financeiras e outros processos técnicos.

A maior preocupação dos contadores era o estabelecimento dos padrões

profissionais, de tal modo que pudessem servir de orientação para a condução dos

trabalhos de auditoria. Foi pensando assim que se organizaram associações

profissionais, sendo a primeira delas, a Sociedade dos Contadores de Edimburgo,

fundada em 1853. A partir de então, formaram-se muitas outras entidades, com

idênticos objetivos. Atualmente o “Istitute of Chartered Accountants” é a instituição

que conta com maior prestigio na Grã Bretanha.

Embora tenha sido uma invenção, por assim dizer, inglesa, a auditoria recebeu

grande impulso nos Estados Unidos, de onde são emanados os procedimentos técnicos

adotados por contadores de quase todos os países do chamado mundo capitalista

inclusive o Brasil.

Nos Estados Unidos, a auditoria foi introduzida por contadores ingleses

enviados para auditarem as firmas norte-americanas pertencentes a capitais britânicas. A

13

primeira firma de auditoria a ser estabelecida na America o fez em 1893. Aqui, também,

os contadores procuram formar associações profissionais valendo-se sempre da

experiência britânica, sendo que a associação americana de contadores públicos foi

fundada em 1987.

O “American Institute of Certified Public Accounts – AICPA”, fundado em

1916, é a entidade máxima que congrega os auditores americanos. Cabe ao AICPA a

função de orgão examinador dos candidatos a auditores independentes e, paratanto,

organiza exames de sufuciecia semi-anuais, em todos os estados americanos. O

resultado desses exames é reconhecido oficialmente .

No Brasil, somente a partir dos anos 70 é que a auditoria tomou maior impulso,

motivando a comunidade contabil a pós a promulgação de uma série de dispositivos

legais sobre o assunto. Historicamente, o desenvolvimente da auditoria em nosso País

pode ser dividido em trés fases.

1ª Até 1946, quando tivemos a promulgação do decreto-lei 9.295.

2ª De 1964 até até 1967, com oss decretos-lei 199 e 200, ambos de 25/02/67, e,

finalmente

3ª Após 1967

Até 1946, a atividade de auditoria no Brasil praticamente não existia, exceto

em empresas estrangeiras, como uma continuidade dos hábitos adotados por sua

matrizes. A esta altura só se recorria aos contadores de maior gabarito profissional, os

medalhões quando se desejava apurar alguma fraude, esclarecer suspeita de desfalque,

falência fraudulenta ou dirimir controvérsia envolvendo apuração de haveres. Era um

trabalho pericial, bem diferente de uma auditoria.

A partir de 1946, com o advento do Decreto-lei 9.295 que regulamentou a

profissão de contabilista no Brasil, nos moldes atuais, estabeleceu-se para o contador a

prerrogativa de exclusividade na execução dos trabalhos de auditoria e perícia.

Conv+em assinalar que naquela época o termo “auditoria” não era corrente, preferindo-

se “revisão de escrita” para assinalar as atividades típicas desta especialização da

profissão contábil. Nunca é de mais lembrar que o Decreto-lei em questão não criou de

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auditor, tão somente atribuiu ao contador a exclusividade para o desenvolvimento da

auditoria no Brasil, o Decreto-lei 9.295/46, teve o indiscutível mérito de preservar a

qualidade dos trabalhos, a partir do momento que exigiu maior qualificação técnica para

os profissionais executores, reservando aos bacharéis em Ciências Contábeis o direito

de praticar a auditoria.

Deacordo com Ribeiro (2013), surgiu da necessidade de se garantir a

veracidade das informações derivadas dos registros contábeis.

1.2 Objetivo da Auditoria

O objetivo geral da auditoria com o staff da administração é assessorar no

desempenho de suas funções e responsabilidades, de acordo com o planejamento e com

o programa de trabalho, avaliando se a organização, o departamento, as atividades, os

sistemas, os controles, as funções ou as operações estão atingindo os objetivos da

empresa ou organização. Também é preciso considerar como premissa a busca dos três

“Es”, sendo eles; Eficiência, Eficácia e Economicidade.

Ao falar sobre o objetivo da auditoria, Ribeiro (2013) diz que, é aumentar o

grau de confiança dos usuários em relação a seu objeto. Quando se tratar de auditoria

independente, por exemplo, cujo objeto são as demonstrações contábeis, seu objetivo

será aumentar o grau de confiança dos usuários em relação às informações contidas

nessas demonstrações que foram examinadas, corroborando desta forma

(MARCONDES, 2003, p.4), “é a emissão do parecer sobre a adequação com que as

demonstrações financeiras representam a posição financeira.”

15

Desta forma ambos autores expressam que o objetivo da auditoria denota transparência

a partir dos pareceres, aumentando a confiança na empresa.

1.3 Finalidade da auditoria

Tendo em vista que a auditoria é uma técnica contábil com múltipla ação para

Ribeiro (2013). Sua finalidade variará conforme os objetivos desejados. Quando o

objetivo da auditoria for o exame das demonstrações contábeis, sua finalidade será

expressar a opinião que assegure aumentar o grau de confiança dos usuários em relação

às respectivas demonstrações contábeis.

Quando se tratar de auditoria independente das demonstrações contábeis, o

auditor expressará a opinião garantindo, por exemplo, que as demonstrações contábeis

tenham sido elaboradas, em todos os aspectos relevantes, em conformidade com uma

estrutura de relatório financeiro aplicável.

A finalidade da auditoria é propiciar um ambiente estável nas organizações, o

uso da técnica da auditoria no controle e segurança das informações do dia a dia, deve

transmitir confiabilidade e segurança, tanto aos usuários internos como externos, além

do caráter da própria fiscalização.

16

1.4 Tipos de auditoria

Pelos conceitos emitidos, verifica-se que a auditoria compreende uma atividade

bem diversificada quanto à sua aplicação. Para maior compreensão do assunto, pode-se

dividir a auditoria em vários tipos, de acordo com a utilidade que se espera.

Objetivos pretendidos

Quanto aos objetivos a atingir, existem dois tipos de auditoria;

- Auditoria Contábil

- Auditoria Operacional

Auditoria Contábil é um sistema coordenado de verificações

especializadas praticadas em organizações administrativas, abrangendo; levantamento

dos requisitos legais atinentes à atividade desenvolvida pela organização, observação

do sistema de controles internos; exame detalhado dos registros e documentos

contábeis; verificação física dos bens declarados como existentes; confirmação de

créditos e débitos relativos a transações realizadas e comprovação se as demonstrações

contábeis expressam a realidade financeira e patrimonial do empreendimento.

A realização da Auditoria Contábil, depende da existência de critérios estabelecidos,

promulgados pelas autoridades competentes. Estas normas fornecem as bases para a

mensuração quanto à conformidade ou não da entidade auditada em relação ao

estabelecido.

A base de atuação da Auditoria Contábil é fornecida pelos princípios de

contabilidade promulgados pelo Conselho Federal de Contabilidade. A documentação

contábil e o sistema de controles internos consistem nos elementos a serem examinados

pelo auditor. Finalmente, o relatório de auditoria e o método pelo qual o auditor se

17

comunica com os usuários das demonstrações contábeis, informando-lhes de seu

julgamento a respeito.

Auditoria Operacional consiste em um sistema coordenado de

verificações especializadas realizadas em organizações administrativas, abrangendo:

coleta de dados e informações; análises específicas e cálculo de produtividade e

rentabilidade.

Este tipo especial de auditoria surgiu ao fim da II Guerra Mundial, com objetivos muito

mais amplos do que aqueles atribuídos à Auditoria Contábil. Diferentemente da

Auditoria Contábil, a Auditoria Operacional não conta com uma fonte autorizada que

lhe forneça critérios para servir de base à sua atuação. Isto é verdadeiro porque a

Auditoria Operacional se preocupa com a efetividade e eficiência de uma organização,

entendendo “efetividade” como uma medida de como uma entidade é bem sucedida na

consecução das metas e objetivos estabelecidos. “Eficiência” diz respeito como uma

organização utiliza bem os seus recursos em um nível particular de atividade. Devido à

natureza extensa da Auditoria Operacional, ela é executada por uma variedade de

profissionais. O grupo de auditoria pode ser composto por contadores, engenheiros,

analistas de sistemas, economistas e advogados. O relatório de auditoria, em

consequência, assume uma variedade de formas, a fim de atender a esta diversificação.

A Auditoria Contábil está intimamente ligada à contabilidade, fornecendo aos

usuários a certeza quanto à verdade contida nas demonstrações contábeis. Já a Auditoria

Operacional está ligada à administração, aferindo desempenhos não necessariamente

objeto de apreciação da contabilidade tradicional.

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1.5 Auditoria interna

Para Ribeiro (2013) é a atividade de avaliação estabelecida ou fornecida como

um serviço para a entidade. Suas funções incluem, dentre outras: exame, avaliação e

monitoramento da adequação e efetividade do controle interno.

Segundo estabelecem as normas internacionais para o exercício profissional da

auditoria interna, derivadas do Institute of Internal Auditors, a auditoria interna é uma

atividade independente e objetiva, que presta serviços de avaliação e de consultoria e

tem como objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.

Portanto, a auditoria interna, também conhecida por auditoria operacional,

desenvolve-se, principalmente, por meio do exame, da avaliação e do monitoramento da

adequação e efetividade do controle interno, com o propósito, conforme vimos, de

adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.

A principal função da auditoria interna é auxiliar a organização a alcançar seus

objetivos. Ela pode ser realizada tanto por auditores internos, empregados da própria

empresa, como por auditores independentes contratados para esse fim. Os auditores

internos são as pessoas que executam as atividades da função de auditoria interna. Eles

podem fazer parte de um departamento de auditoria interna ou de uma função

equivalente, corroborando desta forma Carvalho (2008, p.305), o auditor interno “é um

empregado da empresa e, dentro de uma organização, não deve estar subordinado

àqueles cujo trabalha examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver

atividades que possa vir um dia a examinar”.

19

1.6 Etapas do ciclo de vida da auditoria interna

Conforme Ribeiro (2013), o ciclo da vida da auditoria interna pode ser dividido

em quatro etapas: planejamento, execução, relatório e follow-up.

O planejamento consiste na definição de estratégia global para o trabalho e

para o desenvolvimento de plano de auditoria. A execução consiste no desenvolvimento

dos trabalhos de auditoria com a realização dos testes necessários. É o trabalho de

campo realizado nas dependências da empresa auditada. Nesta etapa, o auditor ou a

equipe de trabalho aplica os procedimentos de auditoria conforme o planejamento. O

relatório de auditoria, que será entregue ao cliente, é um documento no qual o auditor

interno expressa sua opinião como resultado dos trabalhos de auditoria. Follow-up

consiste na auditoria das ações que foram implementadas pela administração após tomar

conhecimento das evidências de distorções existentes e devidamente incluídas no

relatório.

20

1.7 Objetivos da auditoria interna

Segundo Ribeiro (2013) as atividades da função de auditoria interna podem

incluir um ou mais dos itens a seguir:

- Monitoramento do controle interno – compreendem as responsabilidades específicas

de revisão de controles, monitoramento de sua operação e recomendação de melhorias

nestes;

- Exame das informações contábeis e operacionais – compreendem as responsabilidades

pela revisão dos meios usados para identificar, mensurar, classificar e reportar

informações contábeis e operacionais e fazer indagações específicas sobre itens

individuais, incluindo o teste detalhado de transações, saldos e procedimentos.

- Revisão das atividades operacionais – compreendem as responsabilidades por revisar a

economia, eficiência e eficácia das atividades operacionais, incluindo as atividades não

financeiras de uma entidade;

- Revisão da conformidade com leis e regulamentos – compreendem as

responsabilidades por revisar a conformidade com leis, regulamentos e outros

requerimentos externos e com políticas e normas da administração e outros

requerimentos internos;

- Gestão de risco – corresponde a ajudar a organização mediante a identificação e

avaliação das exposições significativas a riscos e a contribuição para a melhoria da

gestão de risco e dos sistemas de controle;

- Governança – consiste em avaliar o processo de governança quanto à realização de

seus objetivos de ética e valores, administração de desempenho e prestação de contas,

comunicando informações sobre risco e controle para as áreas apropriadas da

organização, e da eficácia da comunicação entre as pessoas responsáveis pela

governança, os auditores internos e independentes e a administração;

Percebe-se que os objetivos das funções de auditoria interna variam

amplamente e dependem do tamanho e da estrutura da entidade e dos requerimentos da

administração.

21

O American institute of Certified Public Accountants, define o controle interno

como o “conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para

proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis,

promover a eficiência operacional e adesão à política traçada pela administração”.

O controle interno exerce papel fundamental para o alcance dos objetivos pré-

estabelecidos pelas empresas e instituições para que não haja desvios do planejamento

efetuado, evitando riscos operacionais de imagem e de legalidade, assunto que falarei no

próximo capítulo.

22

CAPÍTULO II – CONTROLE INTERNO

Almeida (2012) define o controle interno como; “o conjunto de procedimentos,

métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis

confiáveis e ajudar a administração na conduta ordenada dos negócios da empresa”. Já

Carvalho (2008) define o controle interno como “o conjunto de procedimentos adotados

pela auditoria com vistas à salvaguarda dos ativos e à eficácia operacional”.

“O AICPA, American Institute of Certified Public Accountants (Comitê de

Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos

Certificados), por meio de Relatório Especial da Comissão de Procedimentos de

Auditoria, definiu o controle interno como sendo “o plano da organização e todos os

métodos e medidas coordenados, aplicados a uma empresa, a fim de proteger seus bens,

conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência e

estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas”.

Na realidade, estas definições reconhecem que um sistema de controle interno

se projeta além das questões diretamente relacionadas com as funções dos

departamentos de contabilidade e de finanças. Sendo assim, sem o perfeito

conhecimento do que foi planejado, é improvável que se faça um controle interno

adequado. O controle interno é essencial para efeito de todo o trabalho de auditoria e,

assim, a existência de um satisfatório sistema de controle interno reduz a possibilidade

de erros e irregularidades. Essa indicação está incorporada nas normas de auditoria e

reforça a importância do estudo e da avaliação do sistema de controle das empresas,

pelo auditor, com base na determinação da natureza, extensão e oportunidade dos

exames a serem aplicados. Note-se que a suposição é de que a probabilidade de erros e

irregularidades é reduzida, não eliminada. Dado esse fato, procedimentos de auditoria

podem ser restringidos, mas nunca eliminados pela confiança que se tenha no sistema

de controles internos.

23

2.1 A importância do controle interno

Em uma organização o controle interno representa os procedimentos ou rotinas

cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar

na condução ordenada dos negócios da empresa, representando os controles contábeis e

administrativos de maneira clara e prática. Entende-se então que todas as empresas que

têm controle interno adequado podem ter com exatidão as informações necessárias para

uma melhor gestão, auxiliando os administradores no aperfeiçoamento as operações em

busca dos objetivos a serem atingidos, aprimorando a eficiência dos processos

produtivos com redução de custos e melhoria na qualidade dos produtos e serviços,

tornando a empresa cada vez mais competitiva.

Conforme Carvalho (2008), o auditor deve efetuar o estudo e a avaliação do

sistema contábil e de controles internos da entidade, como base para determinar a

natureza, oportunidade e extensão da aplicação dos procedimentos de auditoria,

considerando:

- O tamanho e a complexidade das atividades da entidade;

- Os sistemas de informação contábil, para efeitos tanto internos quanto externos;

- As áreas de risco de auditoria;

- A natureza da documentação, em face dos sistemas de informatização adotados pela

entidade;

- O grau de descentralização de decisão, adotado pela administração da entidade;

- O grau de envolvimento da auditoria interna.

Na avaliação do sistema contábil e de controles internos pelo auditor devem ser

considerados os seguintes aspectos:

- O ambiente de controle existente na entidade;

- Os procedimentos de controle adotados pela administração da entidade.

O primeiro grupo contempla:

- A definição de funções de toda a administração;

- O processo decisório adotado na entidade;

24

- A estrutura organizacional da entidade e os métodos de delegação de autoridade e

responsabilidade;

- As políticas de pessoal e a segregação de funções;

- O sistema de controle de administração, incluindo as atribuições da auditoria interna,

se existente.

Os procedimentos de controle incluem:

- As normas para a elaboração de demonstrações contábeis e quaisquer outros informes

contábeis e administrativos, para fins internos ou externos;

- A elaboração, a revisão e a aprovação de conciliações de contas;

- A sistemática revisão da exatidão aritmética dos registros;

- A adoção de sistemas de informação computadorizados e os controles adotados na sua

implantação, alteração, acesso a arquivos e geração de relatórios;

- Os controles adotados sobre as contas que registram as principais transações da

entidade;

- O sistema de aprovação e a guarda de documentos;

- A comparação de dados internos com fontes externas de informação;

- Os procedimentos de inspeções físicas periódicas em ativos da entidade;

- A limitação do acesso físico a ativos e registros;

- A comparação dos dados realizados com dados projetados.

Um sistema de controle interno adequado garante não só ao auditor

independente obter maior credibilidade nas informações contidas nas demonstrações

contábeis, como também auxilia a administração no aperfeiçoamento das suas

operações em busca dos seus objetivos, aprimorando a eficiência dos processos

produtivos com a redução de custos e melhoria na qualidade dos produtos e serviços.

Conclui-se que controle interno é responsabilidade de todos nas organizações, e seus

mecanismos devem ser eficazes do ponto de vista dos resultados esperados, e eficientes

em termos de funcionalidade e rapidez de resposta. O controle interno não deve gerar

trabalho desnecessário tampouco encarecer ou tornar pesada a burocracia da

organização.

25

2.2 O sistema de controle interno

Um sistema de controle é uma combinação de políticas, procedimentos,

sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, mantidos pelas

organizações.

Deve ser estabelecido por determinação dos proprietários, controladores ou

administradores.

De acordo com o Boletim IOB – Temática Contábil e Balanços (2003, p37), ao

desenvolverem seus sistemas de controle interno, as empresas devem considerar um

conjunto de características, para que o controle alcance a eficácia desejada:

- Proteger o patrimônio e os resultados: do ponto de vista da proteção ao patrimônio, os

ativos devem refletir seu efetivo potencial de benefícios futuros. Os passivos devem

espelhar as obrigações assumidas, considerando as estratégias definidas para as decisões

de funcionamento (curto prazo) e de financiamento (longo prazo) das atividades da

empresa. Para os resultados, as receitas devem refletir os preços de venda dos produtos

e serviços, validados pelo mercado consumidor, e as despesas devem espelhar o

sacrifício consciente empreendido para obter as receitas;

-Auxiliar a administração na condução eficiente e ordenada dos negócios: aqui se

considera a delegação de autoridade para tomada de decisões operacionais pelos

empregados, no exercício das diversas atividades. Essa delegação permite estabelecer

canais adequados de comunicação, planejamento, execução e controle por toda a

organização;

-Promover e avaliar a eficiência operacional de todos os aspectos das atividades

empresariais: aqui é preciso reconhecer a ocorrência das atividades, definidas como

processos operacionais que consomem recursos para obter produtos e serviços, que

causam a ocorrência dos eventos;

- Comunicar diretrizes administrativas e estimular seu cumprimento: a gestão eficaz das

organizações considera a definição de diretrizes estratégicas, sua conversão em

objetivos de negócios, a materialização destes objetivos por meio de orçamentos, a

execução ordenada e o controle das atividades empresariais.

26

2.3 Características do sistema de controle interno

Segundo Attie (1998, p.114) Um sistema de controle interno bem desenvolvido

pode incluir o controle orçamentário, custo-padrão, relatórios operacionais periódicos,

análises estatísticas, programa de treinamento do pessoal e, inclusive auditoria interna.

Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos, como por

exemplo, estudo de tempos e movimentos e controle de qualidade.

De acordo com o Boletim IOB – Temática Contábil e Balanços (2003, p.37),

um adequado sistema de controle interno deve possuir algumas características:

- ser confiável;

- estar adequado à realidade, complexidade e porte da empresa;

- ser estável para propiciar um adequado ambiente de controle, e flexível o suficiente

para permitir modificações que contribuam para a rápida adaptação da empresa ao novo

ambiente de negócios;

- possibilitar o acompanhamento e o controle tempestivo das atividades, processos de

negócios e ciclos de transações;

- propiciar a salvaguarda dos ativos;

- permitir a otimização no uso dos recursos;

- prevenir e detectar roubos e fraudes

Além das características apresentadas, um sistema de controle interno deve

verificar se a qualificação profissional dos empregados é compatível com suas

atribuições; se a estrutura contábil é adequada e se existe uma hierarquia organizacional.

O objetivo da auditoria é a apreciação das demonstrações financeiras, as quais

não existem por si só, mas dependem de uma multiplicidade de fatores internos e

externos e de um fluxo de informações que as canalizem por meio de sistemas de

controles internos. O patrimônio de uma empresa é formado pelo conjunto dos

27

elementos necessários à sua existência e, dentre esses elementos, destaca-se o estoque

físico por constituir o principal item do ativo de muitas empresas. As atividades

envolvendo a área de estoques oferecem ao auditor excelentes oportunidades para ele

desenvolver recomendações construtivas, visando ao aprimoramento dos controles,

redução de custos e mensuração dos resultados. Em virtude da grande concorrência

existente em qualquer setor da economia e da necessidade que as empresas têm em

controlar os seus ativos, a auditoria de estoques passou também a ser utilizada como

uma ferramenta estratégica de gestão. Logo essa auditoria constitui um conjunto de

procedimentos que tem por objetivo examinar se os recursos estão sendo aplicados de

maneira eficiente, assim como verificar se os resultados das operações e programas

estão compatíveis com o que foi planejado. A auditoria de estoques representa um elo

fundamental entre o inventário e os resultados, externando de forma analítica os

possíveis atores causadores da ineficiência, tema que falarei no capítulo seguinte.

28

CAPÍTULO III – AUDITORIA EM ESTOQUES

Estoque é a quantidade de um bem armazenado ou em conservação (matérias-

primas, produtos semiacabados ou acabados). Os bens podem ser estocados para venda,

abastecimento de entressafra ou simplesmente para especulação. (Sandromi, 2000

p.223)

O rol de contas que representam o estoque varia de empresa para empresa,

podendo assim ser classificado:

- mercadoria para revenda: são mercadorias adquiridas de terceiros especificamente para

revenda;

- produtos acabados: são os produtos disponíveis para revenda que foram fabricados na

própria empresa

- produtos em elaboração: são os bens adquiridos que estão no processo de

transformação;

- matérias-primas: são os materiais ou insumos que ainda serão aplicados na produção;

- materiais auxiliares: são os itens destinados a manutenção das atividades de produção

e de consumo em geral;

- material de embalagem: são os itens destinados a embalagem ou acondicionamento de

produtos acabados;

- almoxarifado: são os estoques de consumo em geral, podendo incluir produtos de

alimentação do pessoal, materiais de escritório, peças em geral dentre outros;

- estoque em transição: material em movimento entre duas ou mais localidades, que

geralmente encontram-se geograficamente separados;

- estoques consignados: estoque, geralmente de produtos acabados, que estão em posse

de clientes, distribuidores ou agentes, cuja propriedade continua sendo do fabricante por

acordo firmado entre eles.

Segundo Almeida (2012), a verificação dos estoques para o trabalho de

auditoria é de extrema importância, nos últimos anos têm se verificado que alterações

nos estoques podem ocasionar mudanças importantes nas empresas. Os próprios

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empresários têm mostrado interesse nos estoques devido a pressão sobre preços e lucros

e a informatização que acaba ajudando no controle de estoques evitando assim erros e

fraudes tendo assim demonstrações contábeis mais concretas.

O trabalho de João Lúcio (1998) “auditoria dos estoques”, diz que a auditoria

nos estoques têm a importância de conferir a exatidão dos saldos demonstrados no

Balanço Patrimonial e/ou declarado no livro próprio de registro de inventário das

empresas, utilizando alguns procedimentos que visam assegurar a existência e a

propriedade dos estoques. O auditor deve efetuar testes de contagem, anotando-os em

seus papéis de trabalho e examinar as folhas do inventário para confirmar a existência

dos itens por ele testados. Esses testes devem ser tanto mais numerosos quanto maior

for ou mais complexo e diversificado for o inventário.

Pela auditoria em estoques, podem-se descobrir métodos utilizados pelos

sonegadores para tentar ocultar do auditor fiscal, tal prática, como é o caso da

superavaliação e a subavaliação de estoques.

Dentre os procedimentos de auditoria dos estoques, o levantamento específico,

tem sido uma técnica útil. Alguns consideram indiferente o procedimento de auditoria

dos estoques, porém, nunca deixará de ser sempre uma questão atual e um instrumento

de grande valia para o auditor.

Para Gellati e Meneghetti (2007) que em seu trabalho “a importância da

auditoria nos estoques”, explica sobre a avaliação do controle interno feito pelos

auditores dentro da empresa.

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3.1 A auditoria de estoques e a necessidade da mensuração de

desperdícios

Uma vez que os estoques constituem um dos principais ativos da organização,

uma ação necessária à eficácia da auditoria é determinar as quantidades e a qualidade

dos mesmos, assim como conferir a exatidão dos cálculos referentes a seu valor. A

empresa deve buscar uma organização no sentido de controlar e fazer vigilância

permanente de seus estoques, sua guarda e movimentação.

O controle, portanto, deve ser relacionado relacionalmente dimensionado, não

podendo ser maior do que o necessário para que a empresa não comprometa o seu

capital de giro, nem muito pequeno para que não comprometa o suprimento das

necessidades da empresa. O descontrole dos estoques pode ocasionar sérias

consequências à empresa, como o aumento de custos e de despesas financeiras,

ociosidade de recursos e redução da lucratividade. Outro aspecto que deverá ser

mensurado são as perdas provocadas pelas rupturas, furtos, erros operacionais, avarias e

alguns outros tipos de desperdícios.

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3.2 Controle interno nos estoques

Attie (1998) comenta em seu trabalho que o controle interno tem por objetivo a

determinação do escopo de trabalho para o auditor, os procedimentos a utilizar, a data e

a extensão dos trabalhos. Cada companhia tem seu controle interno de acordo com suas

necessidades, muito embora isto seja variável de companhia para companhia, a

administração deve estabelecer os controles internos que lhe concedam alguma

segurança para efeito de sua gestão. Para Attie, alguns exemplos de controle interno

são:

- Segregação de funções entre a guarda física dos estoques e a contabilização;

- Autorização de compra por pessoa de nível;

- Utilização de requisição de materiais para produção;

- Utilização de coleta de preços para compra;

- Apontamentos das horas trabalhadas na produção;

- Registro perpétuo do estoque;

- Determinação de ponto mínimo de estoque;

- Conciliação periódica entre o registro perpétuo e o razão sintético de estoques;

- Contagens rotativas de estoques;

- Sistema de custo integrado à contabilidade;

- Segregação de funções entre o setor de compras e o de recebimento;

- Contagem física quando da recepção e emissão de documento comprobatório.

Através do conhecimento das vendas e compras realizadas a partir desse

controle, poderão ser visualizados pela empresa os registros de controle de estoque e a

viabilidade financeira da empresa.

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3.2.1 contabilização

Almeida (2012, p.117) diz que os estoques são classificados no ativo

circulante, observando sempre os produtos acabados em primeiro lugar, os produtos em

processo em segundo e as matérias-primas em terceiro, sendo classificados em ordem

decrescente de grau de liquidez.

3.2.2 Inventários físicos

Segundo Franco e Marra (2001), o inventário físico faz a contagem e inspeção

de todos os estoques existentes, fazendo também a avaliação dos mesmos.

Ao auditor cabe observar o desenvolvimento do inventário físico.

Todavia, o auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de

realização de inventário, não só para comparecer, mas, para verificar

se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que

julgar necessários. (Franco e Marra, 2001, p.400)

Franco e Marra (2001), listam pontos fundamentais para um auditor na

elaboração de um inventário físico;

- Estabelecer horário para a realização do inventário;

- Estabelecer que haja arrumação adequada dos estoques;

- Definir quantas contagens serão necessárias;

- Realizar antecipadamente um pré inventário, em alguns setores, quando possível;

- Determinar que os produtos acabados sejam os primeiros a serem inventariados;

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- Determinar que seja efetuada com antecedência a indicação quanto aos itens com

pouca movimentação ou obsoletos;

- Determinar quais os critérios de contagem;

- Determinar que as fichas de controle dos estoques fiquem sob custódia do responsável

pelo setor e sejam liberadas somente quando do final do inventário

- Indicar pessoa exclusiva para ser responsável pelos serviços de “corte” de

documentação, isto é, entradas, saídas, requisições, ordens de produção e etiquetas;

- Estipular a paralisação da produção e de setores do almoxarifado;

- Determinar que no controle das etiquetas de inventário seja elaborado um quadro de

distribuição, que identifique as emitidas, canceladas e rasuradas;

- Na ocorrência de etiquetas rasuradas, sejam estas canceladas, emitindo-se outras.

Quanto maior for o estoque, maior será o risco de fraude ou roubos, o auditor

deve se ater a este fato e fazer maiores números de testes.

3.2.3 Ajustes do inventário

O ajuste no inventário apura e corrige as diferenças após os inventários,

alterando qualquer erro não visto na montagem do inventário.

Franco e Marra (2001, p.403), mostram que depois do inventário é normal que

sejam apuradas diferenças em relação aos registros. Se tais diferenças forem relevantes,

devem ser propostos ajustes nos registros para que o montante que venha a figurar no

ativo do balanço seja correto e adequado.

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3.3 Avaliação dos estoques

Não basta apenas manter um controle e planejamento dos estoques em termos

de quantidade, o estoque deve ser avaliado, também em termos de preço.

A avaliação dos estoques segundo Franco e Marra (2001) deve ser feita pelos

preços de custo ou mercado, escolhendo o menor. É um princípio derivado na prudência

administrativa, do conservadorismo. Os critérios são utilizados baseados na função da

empresa, organização e seu controle.

Segundo Franco e Marra (2001), depois de escolher o critério de avaliação, este

deve ser conservado exercício após exercício, para que os próximos resultados que

vierem a ser apurados sejam uniformes. Caso não ocorra, há o risco de se chegar a um

resultado operacional errado.

“As mudanças não são proibidas, mas quando ocorrer, seus efeitos devem ser

quantificados e revelados. A revelação é feita através de nota explicativa

esclarecedora”. (FRANCO e MARRA, 2001, p.405)

Os métodos de avaliação mais conhecidos são:

- Custo real específico, onde cada item dos estoques tem seu custo conhecido e por ele é

avaliado;

- Custo médio ponderado, onde se apura o custo ponderado de cada espécie de produto,

durante o exercício, aplicando-se essa média ao estoque final desse produto;

- Sistema de custo peps, onde se fez a avaliação pelo custo da primeira entrada;

- Sistema ueps, onde a avaliação é pelo custo da última entrada.

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Sistema peps: primeiro a entrar, primeiro a sair ou (first in, first out), este

sistema usa o custo do lote mais antigo quando da venda da mercadoria até que se

esgotem as quantidades desse estoque, partindo posteriormente ao lote mais antigo,

assim sucessivamente.

Sistema UEPS: Último a entrar, primeiro a sair ou (last in, first out), diferente

do peps, este sistema visa a saída do último lote a entrar.

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3.4 Cut-off dos estoques

Segundo Attie (1998), o cut-off tem como meta a correta contabilização das

transações em seus períodos de competência. O auditor deve verificar se todos os

estoques existentes de propriedade da companhia foram apropriadamente incluídos nos

estoques, e os que não pertencem foram retirados. O cut-off trabalha com a

independência de dois exercícios sociais separados apenas pela mudança cronológica de

uma data previamente definida pela administração, como sendo a de encerramento do

exercício social.

Pode acontecer de mercadorias terem sido incluídas no estoque sem que

tenham feito a devida contabilização, ou de vendas realizadas em períodos errados. Com

o tempo esses feitos irão se compensar, mas o exercício social ora auditado, terá sido

influenciado pelos erros da contabilização em exercícios errados.

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Conclusão

Como a auditoria externa através de seus procedimentos ajuda na

detecção e correção de falhas nesta atividade?

A auditoria nos estoques propõe a verificação da organização, o

planejamento e o controle do estoque, adotando alguns procedimentos para

verificar o inventário físico, para ter a certeza de que os materiais existem nos

devidos estoques, evitando assim erros ou fraudes. A auditoria em estoques

requer um planejamento cuidadoso e investimentos em tempo, empenho e

custo. O auditor efetuará testes de contagem, fazendo anotações em seus

papéis de trabalho. Esses testes devem ser mais numerosos o quanto maior for

o tamanho do estoque e a quantidade de seus itens. Algumas empresas tratam

os estoques apenas como despesas já pagas, em outras representam o ativo

mais importante a ser auditado, por isso as chances de ocorrerem erros ou

fraudes são grandes e a auditoria através de seus procedimentos ajudará

nesse trabalho para a administração da empresa ter um controle melhor neste

setor evitando tais problemas, acarretando desta forma em mais credibilidade

no seu ativo e maior transparência.

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BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

ATTIE, WILLIAM, AUDITORIA CONCEITOS E APLICAÇÕES 3ª Ed. São Paulo

Atlas, 1988

CARVALHO, JOSÉ CARLOS DE OLIVEIRA, AUDITORIA GERAL E PUBLICA 2ª

Ed São Paulo, Elsever 2008

FRANCO, HILÁRIO, MARRA, ERNESTO. AUDITORIA CONTÁBIL 4ª Ed São

Paulo, Atlas, 2001

PROFESSOR (L.D) JULIO SERGIO S. CARDOZO FAF-UERJ, 2003

RIBEIRO, OSNI MOURA, AUDITORIA FÁCIL 2ª Ed São Paulo, 2013

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