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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS –GRADUAÇÃO "LATO SENSU"
AVM FACULDADE INTEGRADA
MÉTODO DE REGISTRO DE PREÇO
Por: Odair Schmidt
Orientador:
Prof. Cleber Moreira Gonzaga
Realeza – Pr.
2012
DOCU
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS –GRADUAÇÃO "LATO SENSU"
AVM FACULDADE INTEGRADA
REGISTRO DE PREÇO
Apresentação de monografia à Faculdade Integrada,
como requisito parcial para obtenção do grau de
Especialista em Gestão Pública.
Por: Odair Schmidt
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar agradeço a Deus por tudo que
tenho e sou, e por me proporcionar tantos momentos de
felicidade em minha vida e por todas as vezes que me
deu forças para enfrentar os mais diversos desafios.
Aos meus pais, Iria e Guido, que me educaram e me
deram toda a estrutura para que me tornasse à pessoa
que sou hoje. Pela confiança e pelo amor que fortalece
todos os dias.
A minha esposa e ao meu filho que são minha razão de
viver e por estarem sempre presentes na mina vida.
Enfim, a todos que, direta ou indiretamente contribuíram
para a obtenção deste titulo.
Obrigado.
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho ás pessoas mais importantes
da minha vida: Meus pais, Guido e Iria, e em
especial a minha esposa e ao meu filho, Jeani e
Arthur, que confiaram no meu potencial para esta
conquista. Não conquistaria nada se não estivessem
ao meu lado. Obrigado, por estarem sempre
presentes, e pelos momentos de carinho, apoio e
incentivo.
RESUMO
O presente trabalho tem por objetivo compreender como o processo de
registro de preço pode reduzir os custos na aquisição e estocagem de materiais
pelos IFES. Este é um estudo teórico de conceitos relacionados à estocagem e a
compra. Com este estudo será possível compreender a importância da utilização
desse método, pelas IFES, nas compras e com isso reduzir problemas nos
processos de aquisição de bens e serviços pelos entes públicos e utilizar melhor os
recursos federais.
METODOLOGIA
Para elaboração e criação desse trabalho foi utilizada a pesquisa
bibliográfica em livros, dos quais cito os livros de Administração de materiais e
Recursos Patrimoniais, 3 Ed. –São Paulo: Saraiva, 2009 de Petronio Garcia Martins;
Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física.
São Paulo: Atlas, 1993 de Ronald Ballou; Compras: Princípios e Administração. São
Paulo: Atlas, 2000 de Peter Baily; Atualidades na Logística. São Paulo: 2004 de
Ronald Ballou, revistas especializadas, como revista brasileira de Administração,
conversas informais com servidores federais e sites da internet como:
www.comprasnet.gov.br; www.cgu.gov.br; www.planalto.gov.br.
Será alvo desse trabalho uma instituição do oeste do Paraná (não posso
citar o nome) e a UFFS(Universidade Federal da Fronteira Sul), com sede em
Chapecó Sc, onde fica centralizada toda a gestão de compras para todos os cinco
campi da Universidade, localizados em Realeza-PR, Laranjeiras do Sul-PRr,
Chapecó-SC, Erechim-RS e Cerro Largo-RS.
Utilizando-se de uma abordagem teórica abrangente e inerente aos
processos que possam evidenciar a otimização dos recursos federais nas compras
bens e serviços.
Para concretizar os objetivos propostos neste projeto, se fará necessário
levantar e estudar alguns procedimentos metodológicos como a pesquisa
exploratória, pesquisa bibliográfica, método dedutivo e coleta de dados, através da
entrevista. A pesquisa exploratória proporciona um bom planejamento do trabalho
a ser realizado e presta também maiores informações para a investigação. Já a
pesquisa bibliográfica contribui como suporte teórico para a realização do trabalho,
de acordo com bibliografias sobre o tema proposto. Dedução é a consequência
originada de um raciocínio. Partindo-se deste princípio, chega-se à conclusão de
que será um método bastante adequado para se chegar a uma conclusão lógica dos
fatos.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO............................................................................................. 7
2 COMPRAS .................................................................................................. 8
2.1 GESTÃO DE COMPRAS ...................................................................... 8
2.2 ÉTICA EM COMPRAS ........................................................................ 10
2.3 NOVAS TENDENCIAS DE COMPRAR .............................................. 11
2.3.1 EDI (Eletronic data interchange) ................................................... 11
2.3.2 INTERNET .................................................................................... 12
2.4 PAPEL DOS ESTOQUES ...................................................................... 13
2.5 JUST-IN-TIME(JIT) ............................................................................. 15
3. SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇO ..................................................... 17
4. CONCLUSÃO ........................................................................................... 26
REFERÊNCIAS ............................................................................................ 27
7
1 INTRODUÇÃO
Conforme temos acompanhado nos jornais televisionados ou jornais
impressos a Controladoria-Geral da União vem desenvolvendo trabalhos de
fiscalização da aplicação de recursos federais, onde fica claro que existem inúmeros
problemas nos processos de aquisição de bens e serviços pelos entes públicos.
A maioria dos problemas decorre da aplicação incorreta da legislação e,
especialmente, pela ausência de procedimentos eficazes de organização e
planejamento. A lei de licitação, Lei nº 8666/93, traz no artigo 15, disposições que
orientam as aquisições da forma mais planejada e rápida que, no conjunto, é o
chamado Sistema de Registro de Preços. Desde o início da vigência da lei de
licitação, as dúvidas quanto aos procedimentos e a ausência de recursos
informatizados levaram muitos gestores a se afastarem desse sistema. Ao longo do
tempo, o governo federal desenvolveu ferramentas e sistemas de informação que
permitem hoje a implementação e controle dos procedimentos por via eletrônica na
Internet no site http://www.comprasnet.gov.br. Essas ferramentas têm facilitado a
implementação do Registro de Preços e trazido nova perspectiva de utilização do
Sistema de Registro e Preços e outros recursos informatizados tal como Pregão
Eletrônico e Cotação Eletrônica. A utilização do sistema de registro de preço
possibilita e abre espaço para tornar as compras mais eficientes, melhorar o
planejamento e facilitar a aplicação regular do recursos pelos agentes públicos.
8
2 COMPRAS
2.1 GESTÃO DE COMPRAS
A atividade de Compras consiste em obter, através da licitação, do exterior
do órgão os materiais e os serviços necessários a seu funcionamento, nas
quantidades e prazos estabelecidos, respeitando os níveis de qualidade
predefinidos, ao menor preço possível. Ainda, identificam e comparam fornecedores,
firmam contratos e elaboram ordens de compra.
A gestão da aquisição - A conhecida função de
compras- assume papel verdadeiramente estratégico
nos negócios hoje em face do volume de recursos,
principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada
vez mais para trás a visão preconceituosa de que era
uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de
despesas e não um centro de lucros (Martins e
Campos Alt, 2009).
A aquisição na administração pública obedece a diversos princípios e preceitos,
estando a maioria na Constituição e em legislação específica, incluindo a Lei nº
8.666/93.
A desobediência aos princípios administrativos é uma das irregularidades mais
frequentes em compras e contratações. A inobservância aos mesmos geralmente ocorre
associada à transgressão de formalidades previstas na Lei nº 8.666/93 e Lei nº
10.520/2002, Lei que instituiu a modalidade pregão.
O TCU, tem exigido dos gestores públicos um planejamento sistemático dos
gastos e por este motivo não tem acatado "justificativas" diante do cometimento de
irregularidades e impropriedades por falhas e/ou falta deste requisito julgado essencial.
Nos últimos anos, principalmente depois de sancionada a lei complementar
nº 101, de 4 de maio de 2000, houve uma reestruturação nas varias camadas do
poder Executivo, onde está se exigindo dos gestores um melhor planejamento, uma
comunicação mais eficiente entre os setores solicitantes e a Setor de Compras/
Licitações, e com isso buscar aprimorar os procedimentos de compras e contratações.
9
Baily ET.al.(2000) afirma que as grandes empresas têm optado pelos
serviços de uma equipe especialista e dedicada em compras e suprimentos.
O departamento de compras também pode assumir vários outros papéis, um
deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores (Martins e
Campos Alt, 2009).
A conceituação de recursos patrimoniais, em bens permanentes e
materiais/serviços é bem ampla, entretanto apresentaremos o processo de aquisição
de recursos em dois grandes blocos, como na figura abaixo:
Figura 01
Classificação das compras(Pág. 87)
Toda empresa ou órgão público, na execução de seus objetivos necessita de
grande interação entre todos os seus departamentos ou processos. Essa interação
deve dar-se da forma mais eficiente possível, a fim de que tais esforços se somem.
A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e
processando informações, como também alimentando outros departamentos de
informações úteis às suas tomadas de decisão.
10
À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da
Instituição, pois bens permanentes não podem formar estoque, mas apenas
depósito provisório para a sua destinação final.
Com isso, se faz necessário a utilização ou adequação aos sistemas Just-in-
time(JIT) de também chamado de Sistema de Produção enxuta, o Just in time é um
sistema de administração da logística da produção que tem por base a orientação de
que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes do momento exato
da necessidade. Os insumos (bens e serviços) necessários ao processo de
produção, no caso das empresas privadas, e necessidade de utilização nos casos
dos órgãos públicos, são adquiridos no momento de sua necessidade para a
aplicação.
O conceito pode ser aplicado em qualquer organização para otimizar as
compras e para reduzir drasticamente os estoques e, consequentemente, os custos
decorrentes.
A função compras é tão antiga e se confunde com a própria administração e
tem crescido de forma acentuada nas últimas décadas em decorrência da evolução
dos meios de comunicação e da aplicação de computadores e transmissão
eletrônica de dados (e-mail).
2.2 ÉTICA EM COMPRAS
O problema da conduta ética é comum em todas as profissões, contudo, em
algumas delas, como nos médicos, por exemplo, o assume uma dimensão mais
relevante.
Os aspectos legais e morais são
extremamente importantes para aqueles que
atuam em compras, fazendo que muitas
empresas estabeleçam um “código de conduta
ética” para todos os seus colaboradores
(Martins e Campos Alt, 2009).
No setor de compras o problema aparece com mais intensidade devido aos
altos valores monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes
11
subjetivos de decisão. Saber até onde uma decisão de comprar seguiu
rigorosamente um critério técnico, onde prevaleça o interesse público, ou se a
questão ética foi quebrada, é extremamente difícil.
O problema ético de compras não se restringe somente ao setor de
compras, mas também ao pessoal da área técnica que em algumas situações acaba
cedendo à pressão dos fornecedores, e aceita produtos que não são exatamente o
se queria comprar. Cabe á gerencia e ou á alta direção do órgão ficarem atentas a
todos essas situações, questionando sempre que possível as especificações e a sua
justificativa.
No setor público, todo o processo de licitação é claramente definido por meio
de legislação especifica cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado.
Um Critério que poderia ser adotado é o de que todos os presentes recebidos
pelo pessoal de compras, independente do valor, fosse relacionado e na
confraternização de fim de ano, todos os presentes e brindes recebidos fossem
sorteados entre os participantes da confraternização, no caso de fornecedores
oferecerem algum tipo presente ou agrado.
2.3 NOVAS TENDENCIAS DE COMPRAR
A globalização tem trazido um grande impacto na forma como as compras
são efetuadas. Hoje se fala em mercado global, e consequentemente, em compras
globalizadas. Se um órgão federal, sediado no sul, lança um edital de licitação
(pregão eletrônico), qualquer empresa, desde que preencha os requisitos, poderá
participar independente da sua localização, basta ter acesso à internet, fato que
seria impossível em épocas passadas.
2.3.1 EDI (Eletronic data interchange)
É uma das formas de compras que mais cresce atualmente é a Tecnologia
para Transmissão de dados Eletronicamente (EDI). Funciona por meio da utilização
de um computador, conectado a um modem (VAN) e a uma linha telefônica e com
um software especifico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos. O
computador do fornecedor está diretamente ligado ao computador do cliente. As
ordens ou pedidos de compra, como qualquer documento oficial, compactados,
12
criptografados, com menor custo e maior rapidez, são enviados sem a utilização de
papel. Mostraremos a seguir um esquema de funcionamento do EDI:
Figura 02
Esquema de Funcionamento do EDI (Pág. 89)
Além do EDI tradicional, muito usado por grandes organizações, está
tomando força o EDI via internet, como uma opção de baixar ainda mais o custo,
possibilitando acesso a mais empresas. Seus entraves são a questão da segurança
dos dados e a resistência das empresas que investiram grandes somas no modelo
tradicional.
2.3.2 INTERNET
Cada dia que passa, torna-se mais comum entre nós a utilização do e-mail
como veículo de transação comercial ou o e-commerce. Só precisa estar ligado a um
provedor e teremos toda a rede a nossa disposição, ou seja, toda a WWW (World
Wide Web), vinte e quatro horas por dia.
A internet como veiculo de comercio ganha a cada dia mais e mais adeptos,
pois apresenta algumas vantagens frente ao EDI:
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-investimento em tecnologia é considerado baixo, pois a internet custa bem
menos que uma VAN;
-Atinge quase todos na cadeia de suprimento;
-Pode ser operada em tempo real;
-permite tanto transação máquina-máquina, como também máquina-
homem (no EDI se permite somente transação máquina-máquina);
- Maior flexibilidade nos tipos de transação.
Segundo (Martins e Campos Alt, 2009), Na definição de um sistema de
compras é essencial a caracterização das interfaces com outras unidades
organizacionais da empresa - como planejamento e controle da produção,
recebimento, contas a pagar e qualidade - para que o sistema não apresente pontos
onde a responsabilidade pelas decisões não possam ser bem caracterizadas.
2.4 PAPEL DOS ESTOQUES
O estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo
do compras e da própria administração, onde o mesmo sempre foi alvo da atenção
dos gerentes.
Nas empresas os estoques têm por finalidade funcionar como amortecedor
(buffer), pois a velocidade com que as mercadorias são recebidas é usualmente
diferente da velocidade com que são consumidas/utilizadas.
Conseguir um equilíbrio é o grande objetivo e o desafio da filosofia Just-in-
time aplicada na gestão do estoque, em que os estoques podem ser nulos.
Nas IFES( Instituições Federais de Ensino Superior), ou em qualquer
empresa a gestão do fluxo de chegada é função do compras. Já a gestão do fluxo
de saída é função da distribuição (almoxarifado). A harmonização dos dois fluxos é
função do planejamento.
A função compras, inicia-se com a identificação e a identificação e a
seleção de fornecedores habilitados a atender às necessidades referentes a prazo,
quantidade e qualidade do solicitante. Atender aos clientes ou ao setor solicitante,
como no caso IFES, com a quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da
maioria das empresas ou órgãos estatais. Assim, a rapidez e presteza na
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distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na
obtenção de sucesso na aquisição de produtos e serviços.
Não é nenhuma novidade ouvirmos que “estoque custa dinheiro”. A
afirmativa é verdadeira. A necessidade de manter estoques acarreta uma série de
custos às organizações ou aos IFES. Os japoneses, pioneiros nos estudos dos Just-
in-Tim, consideram os estoques uma forma de desperdício.
No serviço Público um dos maiores problemas de se manter itens no
estoque é a obsolescência e quanto maior o estoque, maiores as chances de os
materiais ou equipamentos se tornarem obsoletos.
Figura 03
Quadro de Custos diretamente proporcionais (estoques)
Os custos de armazenagem incluem os custos de oportunidade, estocagem
e manuseio do material, perdas e furtos, obsolescência e o custo de dinheiro público
investido.
15
Para eliminar os desperdícios os estoques devem ser eliminados ou
reduzidos a um mínimo possível. Essa afirmação, é umas das pedras fundamentais
do Just-in-time, onde o ideal de um estoque mínimo seria o de se chegar ao fluxo de
uma única peça.
Segundo Moura(2004), a armazenagem possui ainda um aspecto de
elevada consideração, que é a capacidade de causar impacto direto nos custos do
negócio como um todo, pois assimila significativamente parcela dos custos logísticos
considerados á cadeia como um todo.
Como é sabido, se mantidas as previsões de consumo e tempo de
atendimento constantes não haveria necessidade de manter estoques de segurança,
contudo, isso não acontece e é necessário que certa quantidade de itens fique em
estoques para casos onde aumente o consumo ou na situação de atraso nas
entregas.
A manutenção de estoques traz vantagens e desvantagens aos órgãos
públicos ou empresas. Compete ao administrador de materiais encontrar o ponto de
equilíbrio adequado à empresa ou instituição pública.
2.5 JUST-IN-TIME(JIT)
Como já foi dito anteriormente, os japoneses foram os pioneiros nos
estudos dos Just-in-time, chamado de Sistema de Produção enxuta, o Just-in-time é
um sistema de administração da logística da produção que tem por base a
orientação de que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes do
momento exato da necessidade. Os insumos (bens e serviços) necessários ao
processo de produção, no caso das empresas privadas, e necessidade de utilização
nos casos dos órgãos públicos, são adquiridos no momento de sua necessidade
para a aplicação.
O sistema Just-in-time é um método de produção com objetivo de disponibilizar
os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários
para que o custo de estoque seja menor. (Martins e Campos Alt, 2009).
16
O JIT, que é baseado na qualidade e flexibilidade do processo de compras,
otimização da produção e redução nos custos de estoque e esse método também
pode ser atualizado como mecanismo para acionar o processo de compras.
Para Ballou (1993, p. 17),
numa economia livre, é responsabilidade dos empresários promoverem as
ações logísticas necessárias; as empresas enfrentam esta responsabilidade
com notável grau de eficácia e eficiência. Contudo, as empresas operam dentro
de um ambiente que muda constantemente, devido avanços tecnológicos, às
alterações na economia e na legislação e a disponibilidade de recursos.
Portanto, a filosofia da administração se altera com o tempo, de forma a se
adaptar as novas exigências de desempenho para as firmas.
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3. SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇO
Trata-se de um procedimento com base em planejamento de um ou mais
órgãos/ entidades públicos para futura contratação de bens e serviços, por meio de
licitação na modalidade de concorrência ou pregão, em que as empresas
vencedoras assumem o compromisso de fornecer bens e serviços a preços e prazos
registrados em uma ata específica.
De acordo com o disposto no parágrafo único do artigo 1º do Decreto
3.931/01,temos as seguintes definições:
• Sistema de Registro de Preços – SRP: conjunto de procedimentos para registro
formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para
contratações futuras;
• Ata de Registro de Preços: documento vinculativo, obrigacional, com característica
de compromisso para futura contratação, onde se registram os preços,
fornecedores, órgãos participantes e condições a serem praticadas, conforme as
disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;
• Órgão Gerenciador: órgão ou entidade da Administração Pública responsável pela
condução do conjunto de procedimentos do certame para registro de preços e
gerenciamento da Ata de Registro de Preços dele decorrente; e
• Órgão Participante: Órgão que participa dos procedimentos iniciais do SRP e
integra a Ata de Registro de Preços.
A contratação só é realizada quando melhor convier aos órgãos/entidades que
integram essa Ata.
Diante de tantas dificuldades e dúvidas do Gestor público, é importante
buscar as soluções para organização e planejamento que se adéquem à legislação
e que possibilitem a melhoria da logística de aquisição de bens e serviços no setor
público, aliada a redução dos custos dos seus estoques.
O Sistema de Registro de Preços - SRP permite implementar essa redução
de custos por meio de procedimentos próprios e controle informatizado sobre as
aquisições. Viabiliza-se, assim, uma espécie de almoxarifado virtual onde são
efetuados estoques de bens e serviços sem a necessidade de armazenagem e o
consequente pagamento. O pagamento somente ocorre no momento da efetiva
entrega do bem ou serviço. Esse conceito está em consonância com o chamado e já
citodo Just-in-time que é amplamente utilizado na iniciativa privada.
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Se bem aplicado, o Sistema de Registro de Preços – SRP – pode ser uma
solução para as preocupações do Gestor Público, quanto aos processos de
aquisição de bens e serviços.
IMPLEMENTAÇÃO
O processo de registro de preço em um órgão ou em uma entidade se resume
basicamente em alguns passos:
I. Conveniência do SRP
Relacionar criteriosamente, e de forma detalhada, os tipos de bens e serviços e as
especificações do que normalmente é adquirido. Avaliar também aspectos
relacionados à forma de aquisição: Aquisição única x armazenamento x prazo (por
exemplo).
II. Setorização - Padronização – Centralização
Inicialmente deve-se agrupar o conjunto de produtos de mesma natureza, a fim de
que seja avaliada a possibilidade de padronização. O processo de planejamento
deve implicar a avaliação das vantagens e desvantagens da setorização e eventual
centralização de aquisições.
Há exemplos de municípios que implementaram o Sistema de Registro de Preços
juntamente com um processo de descentralização de compras, com a criação de
órgãos Gerenciadores em Secretarias, como nas de Saúde, Cultura, Esporte e
Lazer, Educação, Trabalho e Administração. Considerando os aspectos levantados,
vantagens e desvantagens da centralização, o importante é entender que o
aperfeiçoamento se faz a partir da própria experiência de cada unidade, tendo em
vista as suas peculiaridades, pois o Sistema de Registro de Preços não significa a
necessidade de centralização de forma absoluta.
III. Escolha dos servidores
Para avaliar a implementações do novo sistema, deve-se constituir um grupo
multidisciplinar, se possível, oriundo de vários setores, como por exemplo:
• comissão de licitação da Administração;
• almoxarifado da Administração;
• órgãos requisitantes e consumidores de bens e produtos da Administração;
• analistas de sistemas e/ou programadores da Administração.
IV. Escolha do Órgão Gerenciador
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O órgão gerenciador ou os órgãos gerenciadores devem ser escolhidos com base
em aspectos tais como: maior capacidade técnica, melhor estrutura e habitualidade
na realização de contratações.
V. Definir sistemas informatizados
• Para definição dos recursos de tecnologia de informação a serem utilizados, é
preciso avaliar junto com o setor de informática aspectos técnicos, e ainda:
• Manter contatos e esclarecer possibilidades junto ao Ministério do Planejamento
para utilização dos recursos do Compras-Net, considerando a Portaria Nº 04/2005
do MP;
• Encaminhar de ofício e aguardar resposta do Ministério do Planejamento;
• Avaliar também outras alternativas/sistemas, considerando sempre o custo x
benefício envolvido e as necessidades para operacionalização do SRP.
VI. Modelo de portaria e outros documentos
Deve-se definir os modelos de portarias e outros documentos a serem utilizados
para operacionalização do sistema.
VII. Reuniões para audiência Prévia
Em primeiro lugar, é importante salientar que qualquer mudança nos procedimentos
de trabalho e, consequentemente, no ambiente interno da organização, exige uma
ampla discussão. Isso se faz necessário para vencer eventuais barreiras culturais, e
ainda para efetiva divulgação dos novos métodos a serem implementados. Assim,
entendemos que sejam necessárias dois tipos de reuniões a saber:
A primeira, para incluir a participação da comunidade interna da organização
que permitirá o engajamento na busca de todos os dados necessários à
operacionalização e dessa forma a garantir a qualidade do sistema.
A segunda, que se faz após a conclusão da elaboração da minuta do edital,
convocando todos os interessados tais como os possíveis fornecedores e ainda a
comunidade envolvida no processo. Ela tem por objetivo esclarecer especificações e
ainda as garantias que se apresenta para a Administração e para o fornecedor,
permitindo a transparência do processo e a melhoria da qualidade.
O Sistema de Registro de Preços é regido basicamente por três normativos
que definem as formalidades necessárias para seu processamento. Surge
originalmente na Lei nº 8.666/93, a qual dispõe que, sempre que possível, as
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compras deverão ser realizadas mediante Sistema de Registro de Preços, nos
seguintes termos:
“Art. 15. As compras, sempre que possível, deverão:
I - atender ao princípio da padronização, que imponha compatibilidade de
especificações técnicas e de desempenho, observadas, quando for o caso, as
condições de manutenção, assistência técnica e garantia oferecidas;
II - ser processadas através de sistema de registro de preços;
(...)
§ 1º O registro de preços será precedido de ampla pesquisa de mercado.
§ 2º Os preços registrados serão publicados trimestralmente para orientação da
Administração, na imprensa oficial.”
No âmbito federal, a matéria é regulamentada pelo Decreto nº 3.931/01
(parcialmente alterado pelo Decreto nº 4.342/02). Seu art. 3º exigia que a cotação
dos preços fosse feita necessariamente pela modalidade concorrência, do tipo
menor preço ou, excepcionalmente, do tipo técnica e preço. No entanto, com a
edição da Lei nº 10.520/02, permitiu-se que essa cotação fosse feita também pela
modalidade Pregão (vide art. 11), necessariamente no tipo menor preço.
Posteriormente, o Decreto nº 5.450/05 permitiu que a cotação do SRP fosse feita
também por meio do Pregão Eletrônico (vide art. 25, §§ 7ºe 8º).
Ressalta-se que a operacionalização do SRP nos Estados, Distrito Federal e
Municípios dependerá de regulamentação própria, podendo, caso entendam
pertinente, utilizarem as orientações contidas nos regulamentos Federais.
Fases do SRP A seguir, mostra-se em sequência o procedimento completo, que começa
com o surgimento da demanda por parte dos órgãos participantes.
Planejamento:
Uma vez identificada a demanda e obtendo-se a autorização do órgão
superior, o órgão gerenciador deverá dar início ao planejamento que será a base do
procedimento do Sistema de Registro de Preços. O planejamento pode ser
detalhado a seguir:
21
Convite
O órgão gerenciador deverá convidar todos os órgãos da Administração
Pública interessados para participar do Sistema de Registro de Preços.
Planilha de Levantamento
Após o recebimento do convite, os órgãos participantes irão elaborar uma
Planilha de levantamento de demanda constando os itens que irão desejar que
sejam registrados. Assim, as Planilhas de Levantamento se tratam dos
levantamentos anuais com a relação dos bens ou serviços que os Órgãos
Participantes desejam que tenham seus preços registrados.
Cada Órgão Participante efetua o seu levantamento e envia a planilha ao
Órgão Gerenciador, com os quantitativos de suas Unidades Consumidoras
consolidados.
Padronização das especificações de bens e serviços
Após o recebimento dos levantamentos, o órgão gerenciador irá elaborar a
padronização dos itens solicitados, visando a elaboração de uma só especificação
que atenda a todos.
Reunião com Fornecedores
Como já colocado antes, após a fase de padronização dos itens pelo órgão
gerenciador, deverá, se necessário, reunir-se com os fornecedores para sanar
questões acerca dos bens ou serviços a serem registrados.
Adesão
Após a elaboração da planilha consolidada, contendo todos os itens
propostos de forma padronizada, essa planilha será encaminhada aos Órgãos
Participantes por meio do Termo de Adesão, para que estes garantam a sua quota
de participação no SRP, ou seja, em quais produtos ou serviços e com quais
quantidades irão participar. Assim, o Termo de Adesão é o documento pelo qual o
Órgão Participante efetiva participação no Registro de Preços.
É por meio do Termo de Adesão que o Órgão Participante Prévio garante a
reserva do quantitativo para as futuras aquisições.
Elaboração da Planilha Consolidada (Plano Anual de Compras)
• A Consolidação das Demandas é realizada pela soma de todos os quantitativos
constantes dos Termos de Adesão considerando:
• Bens e serviços de consumo habitual e com quantidades significativas;
• Especificação completa do bem ou serviço (contendo todas as exigências técnicas
22
necessárias);
• Periodicidade, prazos e locais de entrega; e
• Quantidades mensais estimadas de consumo.
Assim, a Planilha Consolidada é a união de todas as planilhas de levantamento que
contém a relação dos bens e serviços, especificação e quantitativos que vão compor
o Termo de Adesão, que irão compor o edital de SRP.
Elaboração do Edital:
Após a conclusão de todas as fases supracitadas, o Órgão Gerenciador irá
proceder a elaboração do edital. Dessa forma, o Edital da SRP será o instrumento
convocatório da licitação para o SRP, onde se apresenta os itens que se deseja
registrar e todas as condições previstas para participação no processo licitatório e as
futuras contratações. Dependendo do definido para o processo, poderá ser um edital
de Pregão ou Concorrência.
Licitação
Não são grandes as diferenças entre a licitação comum e a fase de licitação
no SRP. Devese ter atenção que, como o SRP não obriga a aquisição, não há a
necessidade de reserva de orçamento. Também não existe a fase de adjudicação,
mas apenas a de registro, com a elaboração da Ata de registro de preços - logo
após o resultado do certame.
A Ata de Sistema de Registro de Preços é, assim, o documento celebrado
entre o Órgão Gerenciador e os fornecedores onde se registram os preços
propostos resultantes da licitação, os órgãos participantes e todas as condições das
contratações futuras.
Contratação
A contratação é realizada por cada órgão participante ou, eventualmente, por
órgão que tenha sido “carona” no procedimento. Nesse momento é que, por meio do
Órgão Gerenciador, o participante efetua o pedido de fornecimento com a
correspondente reserva do orçamento e formalização do contrato.
O Contrato ou Instrumento Equivalente é o documento no qual se estabelece
o vínculo entre o fornecedor e o Órgão Participante. Como já visto, pode ser por
meio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho ou autorização de
compra. No documento, o fornecedor se obriga a entregar o bem ou a prestar o
serviço contratado, obrigando-se a Administração a contratar o objeto da avença,
quando necessário, mediante o pagamento do valor respectivo após a entrega.
23
Acompanhamento
A fase do acompanhamento do SRP pode ser descrita em quatro situações:
Baixas nos quantitativos
A cada efetivação de contratação efetuada pelo Órgão Participante, o Órgão
Gerenciador deverá realizar a baixa no quantitativo total deste órgão, para que este
não ultrapasse a respectiva quota indicada no Termo de Adesão.
Alterações na Ata de Registro de Preços
O Órgão Gerenciador deverá conduzir e ter controle, efetuando as anotações
necessárias, de todas as negociações com os fornecedores, reequilíbrio econômico-
financeiro, aumento no quantitativo, inclusão de Órgãos Participantes a posteriori,
entre outras, assim como a eventual aplicação das sanções.
Pesquisas de Mercado
A Ata de Registro de Preços tem duração de 01 ano. Assim, para que durante
esse período se observe o equilíbrio econômico-financeiro, o Órgão Gerenciador
deve realizar pesquisa trimestral de mercado, observando se o preço registrado é
condizente com o preço praticado, tomando as devidas ações porventura
necessárias.
Publicação Trimestral
Finalizando, observa-se que os preços registrados deverão ser publicados
trimestralmente na imprensa oficial, de forma a atender ao §2º do art. 15 da Lei
Federal 8.666/93.
Principais vantagens do SRP Para o gestor • É formalizado apenas uma espécie de termo de compromisso para contratação
futura por meio da Ata de Registro de Preços;
• A contratação ocorre quando surgir a necessidade da aquisição dos bens e
serviços para consumo;
• A legislação não obriga a aquisição da totalidade dos bens/serviços estimados na
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licitação;
• O orçamento é apenas disponibilizado quando da efetiva contratação. Ou seja, a
gestão orçamentária e financeira torna-se mais eficiente;
• Há uma otimização/redução dos estoques e contratações com a consequente
redução de custos de armazenamento;
• Após assinatura da ata, as contratações são realizadas num tempo muito menor;
• O processo de compras se torna mais simples e concentrado e, assim, ocorre uma
redução do número de licitações.
• Com a desburocratização, possibilita-se a ampliação do uso do poder de compra,
viabilizando mais agilidade na hora de contratar e mais economia.
• A melhoria do planejamento induz ao aprendizado/ conscientização dos
funcionários e ao maior controle.
• Padronização das especificações de bens e serviços, além da unificação dos
preços.
• Outros órgãos públicos que não participaram do processo podem se habilitar para
contratar os bens e serviços registrados na Ata, com a concordância do fornecedor.
Para o controle social
• Maior transparência das aquisições por meio da Publicação da licitação e da
publicação trimestral.
Para os fornecedores
• Os fornecedores menores podem participar na medida em que não precisam ter
grandes estoques para entrega imediata.
• Após a homologação da licitação e assinatura da ata, tem-se a garantia de um
processo mais ágil para requisição, autorização de entrega, empenho e
recebimento.
• Possibilidade eventual de fornecer quantidade maior, além do registrado e para
órgãos não participantes do edital, mas que se habilitem como “carona” .
No Registro de preço pode se adquirir bens em geral e bens e serviços de
informática. Segundo o Parágrafo único do artigo 2º do Decreto 3931/2001, poderá
ser realizado registro de preços para contratação de bens e serviços de informática,
obedecida à legislação vigente, desde que devidamente justificada e caracterizada a
vantagem econômica. Quanto aos serviços, em função da unidade de medida,
evitando-se a contratação de várias empresas para a execução dos serviços numa
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mesma localidade, assegurando-se a responsabilidade contratual e o princípio da
padronização.
A Administração não está obrigada a contratar somente pelo fato de ter uma
ata de registro de preços vigente. Toda vez que for necessário se pode fazer nova
licitação em face de questões que podem decorrer de novos condicionantes internos
e externos. Essa regra é definida no artigo 7º do Decreto 3.931/01:
“Art. 7º A existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as
contratações que deles poderão advir, facultando-se a realização de licitação específica
para a aquisição pretendida, sendo assegurado ao beneficiário do registro a preferência de
fornecimento em igualdade de condições.”
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4. CONCLUSÃO
Os gestores públicos estão reconhecendo, finalmente, a necessidade de se
estabelecer um conceito bem definido de compras, uma vez que começam a
compreender melhor o fluxo contínuo dos produtos e serviços, tempo-estoque na
solicitação de compras, na distribuição e os aspectos relativos aos procedimentos
legais previstos em lei e as responsabilidades que lhes podem ser atribuídas por
impudência, negligencia, imprudência, ou mesmo por atos elícitos.
As compras atualmente feitas por órgãos governamentais tem suas
motivações na redução dos níveis de estoque, só comprar o que se precisa em
determinado momento. Isso não ocorrendo há risco desses produtos se tornarem
obsoletos e ainda, os ordenadores de despesas ou responsáveis pelas compras
serem responsabilizados por compras mal planejadas. Com isso está se buscando
cada vez mais a formação de parcerias entre empresas e o governo, o advento de
novas tecnologias de informação estão contribuindo favoravelmente para adoção de
regimes de suprimento Just-in-time(JIT), especialmente, com a utilização de
sistemas como o Registro de Preços pelos órgãos estatais.
Intimamente ligada aos avanços em tecnologia de informática esta á a
mudança na postura sobre o que significa uma boa administração. Um conceito que
está em questão há um bom tempo é o de ser ético nas compras ou decisões, pois o
dinheiro emprega em órgãos estatais vem do meu, do seu bolso, ou seja, é dinheiro
de todos os brasileiros contribuintes e por isso merece respeito e zelo por todos os
gestores que estão a frente de órgãos governamentais.
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REFERÊNCIAS
MARTINS, Petrônio Garcia; CAMPOS ALT, Paulo Renato; Administração de materiais e Recursos Patrimoniais, 3 Ed. –São Paulo: Saraiva, 2009. MARTINS, Reinaldo A. et. AL. Atualidades na Logística. São Paulo: 2004. NOVAES, Antonio Galvão. Logística e gerenciamento da cadeia de distribuição. BALLOU, Ronald. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, 199 3. BAILY, PeterA[et al.]. Compras: Princípios e Administração. São Paulo: Atlas, 2000. BALLOU, Ronald H. Decisões de compras e programação de suprimentos. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001, www.comprasnet.gov.br www.cgu.gov.br www.planalto.gov.br, lei 8.666/93, 8.112/90,
