DOCUMENTOS E ARQUIVO

Sobre o uso do gnero masculino

e feminino no texto

A tradio da lngua Portuguesa impe o uso

do gnero masculino como neutro. Assim

em todos os Mdulos POEMA da Educao

adoptmos o masculino como neutro, mas

expressamos aqui a nossa vontade de que o

uso do feminino fosse to tradicional quanto o

do masculino como neutro em nossa lngua.

INSTITUIO RESPONSVELRepblica de MoambiqueMinistrio da Educao | MINEDDireco de Recursos HumanosMaria Celeste Onions ChitarDireco de Planificao e Cooperao Manuel Rego

Coordenao e edio Valria SallesConceito grfico e didctico Ana Alcia Lyman, Valria Salles e Zenete FranaProduo grfica Ana Alcia LymanReviso do texto Viriato Castelo-BrancoCapa Maria Carolina Sampaio Ilustraes Melchior Ferreira

AUTORES Gregrio PililoPedro Domingos Toms

REVISO TCNICA(em ordem alfabtica)Adlio Manguana Gregrio, Adla Lima Barreto, Artimiza Gonzaga, Arlanza Eduardo Sabino Dias, Azlia Baptista, Delfina Vilanculos, Eduardo Buller, Eva Rux, Fabio Eusbio Nhatsave, Hlder Monteiro, Lgia Lundo, Marta Amone, Samuel Tobias Mateus, Susanne Guamba, Toms Timba

APOIO INSTITUCIONAL

Ministrio da Funo PblicaCEDIMO - Centro de Documentao e Informao de MoambiqueArlanza Eduardo Sabino Dias

GIZ - Cooperao Alem para o Desenvolvimento Programa Boa Governao FinanceiraPro-Educao

ISBN 978-989-96885-2-0 Moambique, 2013

Para contactos, comentrios e [email protected]

DOCUMENTOS E ARQUIVOS

PLANIFICAO ORAMENTAO EXECUO MONITORIA AVALIAO

Prfacio

A obra que tenho o ensejo de prefaciar enquadra-se na orientao que assumimos e preservamos: Vamos aprender - construindo competncias para um Moambique em constante desenvolvimento. Trata-se de um dispositivo que pretende reforar a capa-cidade tcnica dos gestores da educao e est em consonncia com os objectivos de desenvolvimento institucional constantes no Plano Estratgico da Educao 2012 - 2016, assim como nos objectivos da Reforma do Sector Pblico em Moambique.

A srie de mdulos de capacitao POEMA - com temas ligados gesto descentralizada do sector - tem apoiado o Ministrio da Educao (MINED) a levar aos distritos e pro-vncias do pas uma formao profissional especfica, visando oferecer aos gestores da educao conhecimentos e instrumentos para o exerccio cabal das aces no domnio da Planificao, Execuo, Oramentao, Monitoria e Avaliao.

Os mdulos POEMA utilizam uma abordagem didctica que privilegia a prtica e a refle-xo com base em desafios reais. Por conseguinte, so um poderoso instrumento para ini-ciao dos gestores do nvel descentralizado nos meandros da administrao do sector, bem como para actualizar e consolidar os conhecimentos dos gestores mais experientes. Importa mencionar que os mdulos POEMA contm, ainda, uma biblioteca com os docu-mentos relacionados com os temas abordados.

Os mdulos POEMA so produto de um esforo conjugado de tcnicos e especialistas de vrios sectores e instituies. Este volume sobre os Documentos e Arquivos foi de-senvolvido em colaborao estreita com o Centro de Documentao de Moambique (CEDIMO), instituio adstrita ao Ministrio da Funo Pblica. Contou igualmente com o conhecimento especializado de autores e tcnicos que o testaram no terreno.

Fao votos de que este volume Documentos e Arquivos complemente os demais mdu-los POEMA e nos inspire na prestao, cada vez mais, de um servio profissional em prol de uma educao de qualidade.

Augusto Jone Lus O Ministro da Educao

2 | INTRODUO - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 3

POEMA: o que ?Alm do sentido conhecido uma pea literria em formato potico POEMA uma abreviao composta pelas letras iniciais dos principais processos do ciclo de gesto no sector pblico em Moambique: planificao, oramentao, exe-cuo, monitoria e avaliao. POEMA para todos os sectores do Governo.

Estes mdulos de capacitao em POEMA podem ser utilizados por tcnicos a todos os nveis da administrao pblica. No entanto, sendo uma iniciativa do sector da Educao, a maioria dos exemplos que aqui figuram est a ele relacio-nada: trata-se do maior sector do governo Moambicano, tanto em volume de recursos quanto em nmero de funcionrios.

A Educao, hoje, em Moambique, principalmente responsabilidade do sec-tor pblico, com alguma presena - em crescimento - do sector privado.

O Ministrio da Educao (MINED) tem a funo principal de planificar, oramen-tar e supervisar a implementao das polticas do sector - definidas no Sistema Nacional de Educao (SNE - Lei 6/92, de 6 de Maio) e no Plano Estratgico da Educao.

Nas provncias, as Direces Provinciais de Educao e Cultura (DPEC) tm o pa-pel principal de gerir a implementao das actividades de forma a se alcanar os objectivos nacionais do sector da Educao, reduzindo as disparidades entre os distritos.

As DPEC tm o papel de monitorar as tendncias histricas da provn-cia atravs dos indicadores e me-tas, identificar pontos de estran-gulamento, buscar as solues mais eficazes e de melhor rela-o entre o custo e o benefcio.

As DPEC so tambm o canal de coordenao com outros sectores provinciais para fazer constar nos planos territoriais (provncia e dis-tritos) os principais objectivos e metas especficas da Educao.

Aos distritos vm sendo atribudos de forma progressiva recursos e responsabili-dades que pertenciam h at pouco tempo aos nveis superiores de governao. Este um processo de mudana que est a gerar desafios constantes para os tcnicos gestores dos distritos, uma vez que esses se vem confrontados com novas tarefas e atribuies de forma crescente.

Nos distritos, o sector da Educao gerido pelos Servios Distritais de Edu-cao, Juventude e Tecnologia (SDEJT). Cabe aos distritos (alinea 6 do Artigo 46 do Decreto 11/2005) garantir o bom funcionamento dos estabelecimen-tos de ensino; promover a luta contra o analfabetismo e promover a ligao escola-comunidade.

Segundo o Plano Estratgico da Educao (PEE) 2012-2016, a optimizao do ciclo POEMA tem como objectivos:

i) a descentralizao da tomada de decises na gesto para melhorar o acesso ao sistema de ensino e a qualidade da aprendizagem;

ii) a profissionalizao do sistema e dos seus funcionrios;

iii) a transparncia e a responsabilizao na alocao e aplicao dos re-cursos disponveis.

Entre as prioridades para os prximos anos esto:

o desenvolvimento e gesto profissional dos recursos humanos;

a observao de padres de qualidade da Educao;

a harmonizao e integrao dos processos e instrumentos da planifica-o, oramentao, execuo, monitoria e avaliao (POEMA).

Os mdulos de capacitao em POEMA

Os mdulos de capacitao em POEMA para gestores do sistema de Educao em Moambique so o resultado de um trabalho de uma equipa multi-sectorial, multi-institucional e que conta com a participao de especialistas do gover-no e fora dele. Os mdulos so publicados como uma srie de temas, em dois formatos:

mdulos de capacitao publicados no formato de livros;

mdulos de auto-capacitao publicados no formato de DVD.


Os mdulos de capacitao POEMA inserem-se nas prioridades do PEE: os temas e os elementos do ciclo da gesto pblica so interrelacionados

e alinhados;

a abordagem didctica voltada para a realidade no terreno;

os gestores distritais participam tanto no desenvolvimento dos materiais quanto na testagem metodolgica;

o princpio filosfico dos mdulos POEMA o da harmonizao e integra-o de instrumentos de gesto sectoriais e territoriais;

o objectivo principal o da profissionalizao dos gestores do sector da Educao.

A melhoria da qualidade dos servios prestados pelos quadros do Governo Mo-ambicano um dos objectivos da Reforma do Sector Pblico, liderada pelo Mi-nistrio da Funo Pblica, e implementada por todas as instituies sectoriais e territoriais.

Para facilitadores e supervisores

Os livros POEMA, como este que o leitor tem nas mos, so destinados rea-lizao de eventos com a presena de facilitadores. Eles contm snteses dos contedos relacionados com os seus temas principais, e orientaes para a or-ganizao e facilitao de sesses de capacitao. Os facilitadores contam com instrumentos pedaggicos tais como exerccios e respostas baseados na reali-dade da Administrao Pblica, material para distribuio aos participantes dos eventos, alm de apresentaes em power point que podem ser adaptadas a diferentes situaes, e assim tambm apoiar o processo de superviso tcnica no terreno. Os livros POEMA contm ainda um manual orientador em tcnicas de facilitao.

Para auto-instruo

Os mdulos POEMA tambm existem em formato de auto-aprendizagem. Fo-ram publicados at agora 5 temas, num total de 94 horas de formao:

Planificao e Oramentao;

Gesto do Patrimnio;

Recursos Humanos;

Monitoria e Avaliao;

Habilidades Informticas.

Perguntas, comentrios e correspondncias sobre POEMA podem ser enviados para o Ministrio da Educao, utilizando o endereo electrnico:[email protected]

Para saber ainda mais sobre POEMA, visite www.poema-educacao-mocambique.blogspot.com

Perfil do facilitador do Mdulo POEMA Documentos e Arquivos

O facilitador deste mdulo deveria conhecer a estrutura e organizao da Administrao Pblica em Moambique, bem como o seu Sistema Nacional de Arquivos do Estado. desejvel que tenha alguma experincia de trabalho na secretaria ou num sector de arquivo numa instituio pblica.

Ser adequado que o facilitador tenha conheci-mento dos contedos de todas as sesses a partir do seu estudo, e que tenha convidado para as sesses especficas, se necessrio tcnicos conhecedores de alguns dos temas espe-cficos do mdulo, tais como o plano de classificao de documentos e as regras para a organizao dos processos individuais.


ndice

Orientaes para o facilitador 8

Objectivos 11

Sesso 1 13 A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Sesso 2 23 Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

Sesso 3 46 Documentando a circulao de documentos nos livros de registo

Sesso 4 64 Plano de Classificao de Documentos

Sesso 5 81 O arquivo de documentos na Administrao Pblica

Sesso 6 98 O caso especfico dos processos individuais

Sesso 7 115 Solues locais para produo de pastas de arquivo

Compromisso de Aco do Participante 128

Questionrio de avaliao 129

Respostas dos exerccios 131

O Manual do Facilitador 143

Equipa de realizao 166

Documentos e Arquivos

Recursos Humanos

Monitoria e Avaliao

Srie Capacitao Descentalizada em POEMA

Planificao e Oramentao

Habilidades Informticas

Gesto de Patrimnio

Gesto de Empreitada


Durante o evento

O facilitador responsvel por criar um ambiente alegre, interessante e motivador

Para uma facilitao de sucesso: Comece o dia apresentando:

Os objectivos O horrio e a sequncia das actividades

Faa uma recapitulao do que j tiver sido feito at aquele momento.

Comece e termine na hora combinada, gerindo o tempo sabiamente.

Mantenha as apresentaes breves e interactivas; encoraje os participantes a fa-zerem perguntas durante e no fim das apresentaes.

Siga as instrues propostas nos exerccios e use tcnicas diferentes durante os debates para manter a participao activa dos participantes.

D ateno permanente ao grupo, especialmente quando os relatores estiverem a apresentar os resultados dos trabalhos de grupo, assim aumentando a motivao dos participantes.

D o tempo necessrio para os participantes executarem os exerccios e para as discusses interactivas.

Mostre alegria e prazer em ajudar os participantes a aprender. Seja paciente e tolerante.

Permanea atento e saiba ouvir bem e dar valor s contribuies dos participantes.

Elogie os participantes pelos seus esforos e pela sua participao.

Seja um facilitador da aprendizagem e no um professor: um profissional compe-tente, seguro, cheio de motivao e entusiasmo pela matria!

Utilize o ciclo de aprendizagem vivencialA abordagem de capacitao em POEMA da Educao baseada na aprendizagem par-ticipativa e focalizada no participante. Esta abordagem envolve uma experincia activa, seguida pelo processo de rever, reflectir, e aplicar o aprendido atravs da experincia e da prtica.

O ciclo de aprendizagem vivencial promove o desenvolvimento de habilidades porque os participantes usam lies do seu prprio ambiente de trabalho quando consideram questes como o que eu posso ou o que eu devo fazer diferentemente no meu traba-lho, como resultado deste evento de capacitao. O facilitador vai encontrar em cada mdulo orientaes claras de como implementar esta abordagem.

Orientaes detalhadas para o facilitador podem ser encontradas no Manual do Facilitador, disponvel no CD sob o ttulo: Manual-do-Facilitador.pdf

Orientaes para o facilitador

Antes do evento

O facilitador responsvel pela preparao do evento de capacitao

Aqui esto as principais aces necessrias:

Conhecer o perfil e o nmero de participantes e as condies do local da capacitao.

Capacitar-se, lendo com cuidado os contedos, as orientaes para a facilitao, os exerccios e as respectivas respostas.

Verificar se as apresentaes em PowerPoint so adequadas ao perfil dos participantes e adapt-las caso seja necessrio.

Preparar cartazes com os contedos das apresentaes em PowerPoint se no houver energia elctrica ou um projector (data show) no local da capacitao.

Ateno: os slides reproduzidos neste volume so apenas para orientao! As apresentaes em PowerPoint esto disponveis em formato electrnico no CD para o facilitador, na capa deste livro. Adaptar qualquer material que seja necessrio, tomando em conta as caractersticas locais e dos participantes.

Adaptar e preparar os materiais indicados em cada sesso, tomando em conta as caractersticas locais e dos participantes. Cada participante deve receber o material completo da capacitao, ou seja, uma cpia deste livro. No caso disto no ser possvel, a alternativa produzir fotocpias dos materiais a serem distribudos, distribuir pasta para arquiv-las, e um CD contendo a verso electrnica dos materiais.

Coordenar com os promotores da capacitao para verificar se os participantes receberam informaes prvias, o programa, ou outra informao necessria. Verificar como ser a abertura oficial do evento.

Preparar uma lista de participantes para controlo das presenas.

Preparar os certificados a serem preenchidos e entregues no fim da capacitao.

Preparar a sala de trabalho: projector, computador, cartazes, cadeiras, etc.

H materiais preparados para o facilitador para todas as sesses de todos os mdulos. Eles se encontram no CD que acompanha este livro. No texto dos mdulos, os arquivos electrnicos esto indicados em letras vermelhas. Por exemplo: DA-Sessao3-sintese.doc. O facilitador deve conhecer todos esses documentos como parte de sua preparao, e preparar as cpias necessrias, indicadas nas orientaes para cada sesso.


Bom dia chefe! O senhor Cndido,

da Secretaria Distrital, ligou-me

esta manh. Perguntou se j

recebemos a convocatria para

a reunio de balano do PES?

Tenho aqui a referncia da carta...

1 hora depois

Veja l no livro de registo

de correspondncia entrada.

Senhora Armanda!

Localizou a carta

da Secretaria Distrital?

Quem foi que registou a entrada?

Quando que foi?

A carta entrou h duas semanas, no dia 28 de Abril. Foi a sra. Olga que recebeu.

Ahencontrei o registo de entrada da carta

no livro de registo,

mas nas pastas

de arquivo no achei.

Eu? Quando? Deixa ver!... Ento esta carta no est nas pastas?! Verifique o registo no livro de protocolo interno!

O livro de protocolo interno no foi preenchido. Se no encontrarmos a carta, teremos de solicitar ao Cndido que nos envie o convite mais uma vez...

Temos que melhorar a nossa gesto de documentos e arquivos. Ainda bem que vamos todos capacitao POEMA no prximo ms!

5 Minutos depois

Protoclo

Interno

Documentos e Arquivos Objectivos do Mdulo Reforar conhecimentos e habilidades para a aplicao das regras de gesto de documentos e arquivos estabelecidas pelo Sistema Nacional de Arquivos do Estado, no Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto.

No final do mdulo, os participantes sero capazes de produzir, enviar, receber, e arquivar documentos e de organizar os arquivos das instituies da Administra-o Pblica, de forma a optimizar a qualidade da prestao de servios pblicos aos cidados.

Resumo das competncias que se espera sejam adquiridas pelos participantes (15 horas)

Sesso 1 A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Relacionar a boa gesto de documentos e arquivos na optimizao do ciclo POEMA da Administrao Pblica

Pgina 13 Tempo: 2 horas

Sesso 2 Correspondncias: o tipo de documento mais co-mum nas instituies

Elaborar tipos de correspondncias utilizadas na Administrao Pblica, com a estrutura exigida pelos regulamentos


Sesso 3 Documentando a circula-o de documentos nos livros de registo

Realizar os procedimentos de envio e recepo de documentos, de acordo com as regras da Adminis-trao Pblica


Sesso 4 Plano de Classificao de Documentos

Utilizar o plano de classificao de documen-tos e a estrutura dos seus cdigos na gesto de documentos


Sesso 5 O arquivo de documentos na Administrao Pblica

Utilizar os cdigos do plano de classificao de documentos na identificao das pastas e fazer uso da tabela de temporalidade no processo de guarda e arquivo de documentos


Sesso 6 O caso especfico dos processos individuais

Aplicar as regras da organizao dos processos individuais na instituio


Sesso 7 Solues locais para produo de pastas de arquivo

Produzir pastas de arquivo alternativas s pastas convencionais, reciclando material local


12 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 13

Sesso 1A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

ndice da sesso

Resumo didctico da sesso 13

1.1 Objectivos: Apresentao dos objectivos do mdulo e das sesses 15

1.2 Interaco: Apresentao dos participantes e abertura da sesso 17

1.3 Contextualizao: A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

19

1.4 Sntese: A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA 20

1.5 Encerramento: Reflexo conjunta e concluso 22

Resumo didctico da sesso Objectivo: participantes sero capazes de explicar a relevncia da orga-nizao de documentos e arquivos para o ciclo POEMA da Administrao Pblica.

Tempo total necessrio: 2 horas

Material necessrio:

Cpias do texto da sntese: A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA. DA-S1-sintese.doc

Espao fora da sala de trabalhos.

Folhas de papel gigante e marcadores de feltro ou canetas grossas.

Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentaes.


Sequncia da aprendizagem

Passos Objectivos Mtodos

10 min Nota de boas vindas

Motivar os partici-pantes a participar activamente nos trabalhos

Mensagem de boas vindas e palavras de abertura ditas por um responsvel da instituio (ou territrio) onde tem lugar o encontro

10 min Apresentao dos objectivos do mdulo e das sesses

Enquadrar os partici-pantes nos objecti-vos do mdulo e da sesso

Apresentao em slides ou em cartazes DA-S1-objectivos.ppt

60 min Interaco entre os participantes e as palavras-chave do assunto do mdulo

Relacionar conceitos de gesto de docu-mentos na Adminis-trao Pblica

Organizao dos partici-pantes em grupos de 4 a 5 para execuo de uma tarefa

25 min Contextualizao Contextualizar a gesto de documen-tos e arquivos no ciclo POEMA da Ad-ministrao Pblica

Visualizao de slides e distribuio da sntese da apresentao DA-S1-sintese.docDA-S1-contextualizacao.ppt

15 min Reflexo e encer-ramento

Preparar os par-ticipantes para que explorem os con-tedos das sesses seguintes

Reflexo participativa, encorajamento partilha voluntria de experncias.

1.1 Objectivos

Apresentao dos objectivos do mdulo e das sesses

Em seguida ao momento de abertura e boas vindas, o facilita-dor apresenta os objectivos do mdulo Documentos e Arquivos e das suas sesses, apresentando os slides abaixo: DA-S1-objectivos.ppt


1.2 Interaco

Apresentao dos participantes e abertura da sesso

Fase 1: 10 minutos

1. Depois de terminada a apresentao dos slides e o esclarecimento de dvidas sobre os objectivos do mdulo e das sesses, o facilitador convida os participantes a se apresentarem individualmente, dizendo o nome, a instituio em que trabalham e as funes que nela exercem.

Fase 2: 5 minutos

2. Em seguida, o facilitador convidar os participantes a se retirarem para um espao livre, onde estaro expostos 5 a 6 cartazes, contendo palavras co-bertas com um outro cartaz, em branco. Observe as palavras sugeridas para cada cartaz, no quadro que se segue.

Administrao PblicaMemriaArquivo

Utente do servio pblicoQualidade

Tempo

GestoLegalidade

Transparncia

ObjectivosComunicao

Eficincia

Confidencialidade

SeguranaOrganizao

Funcionrio do EstadoProcesso individual

Satisfao

Fase 3: 20 minutos

3. O facilitador explica que cada um dos participantes dever caminhar at qualquer um dos cartazes, sendo a lotao de cada painel de 4 ou 5 partici-pantes (dependendo do nmero total de participantes).

4. De seguida, o facilitador solicitar que cada grupo retire o cartaz de cober-tura e que discuta o significado das palavras escritas no cartaz desvendado.

5. A tarefa de cada um dos grupos consiste em formar uma frase utilizando as 3 palavras escritas no cartaz. Cada grupo dever escrever de forma leg-vel a sua frase no papel branco que cobria o cartaz, utilizando os marcado-res distribudos, para depois apresent-la aos outros grupos.

Fase 4: 15 minutos

6. No final do tempo definido, o facilitador solicitar que cada um dos grupos apresente a sua frase.

7. O facilitador apoiar os restantes grupos a colocarem questes sobre a fra-se proposta, e se for necessrio ajudar o grupo que apresenta a melhorar a sua frase. O facilitador orienta a discusso de modo a introduzir a ideia de que a boa organizao dos documentos imprescindvel para a eficincia da Administrao Pblica e para a prestao de servios de qualidade aos cidados.

Fase 5: 10 minutos

8. No final do tempo concedido para a tarefa, o facilitador pede a um ou dois participantes a sua opinio sobre o exerccio: o que aprenderam com ele?

9. Para continuar, o facilitador convidar os participantes a regressarem sala de trabalho para iniciar a sesso 1 do mdulo Documentos e Arquivos.

18 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

1.3 Contextualizao

A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

Para iniciar os trabalhos, o facilitador distribuir cpias da sntese da sesso. DA-S1-sintese.doc Em seguida, o facilitador apresentar os slides com o con-tedo da sesso 1. DA-S1-contextualizacao.ppt

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 19

1.4 Sntese

A gesto de documentos e arquivos no ciclo POEMA

POEMA uma palavra formada pelas letras iniciais dos elementos-chave do ciclo de gesto do sector pblico: Planificao, Oramentao, Execuo, Monitoria e Avalia-o. Este ciclo de gesto realiza-se com o apoio de elementos tais como a gesto de recursos humanos, a gesto do patrimnio, o sistema de contabilidade, a gesto de documentos e de arquivos, dentre outros. Para a realizao do ciclo POEMA inter-vm tambm elementos de conduo, tais como, a gesto e liderana, os mecanis-mos de parcerias e os de coordenao. O ciclo POEMA pode ser ilustrado pela figura apresentada abaixo:

1. A fase de avaliao do perodo anterior e diagnstico da presente situao inclui uma reflexo colectiva e participativa sobre os progressos feitos na implementao dos planos da instituio e sobre os pontos fortes e fracos em geral. Esta reflexo baseada na anlise dos relatrios de superviso do ano anterior e do ano corrente e na anlise dos dados estatsticos e de outras fontes de informao. Toda esta docu-mentao dever estar bem organizada nos seus devidos arquivos. Investigam-se tambm as disparidades existentes nas situaes dentro do distrito, o que s poder ser feito se a documentao estiver bem organizada. A anlise da situao pode in-

1. Avaliao do perodo anterior e diagnstico da

situao actual

2. Definio da situao futura desejada

3. Identificao das actividades e determinao

dos recursos necessrios

4. Elaborao de uma proposta do plano e do

oramento

5. Implementao do plano e monitoria das actividades

e da execuo financeira

DOCUMENTOS DOCUMENTOS D

OC

UM

EN

TO

S D

OCUMENTOS DOCUMENTOS

DOCU

MENT

OS

D

OC

UM

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TO

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POEMA


cluir perguntas como, por exemplo: ser que existe alguma relao entre o bom ou mau desempenho da escola e a organizao dos seus documentos e arquivos? Ser possvel que a qualidade dos servios prestados esteja a ser afectada pela organi-zao incorrecta dos documentos da instituio? Ser que os SDEJT no usam os relatrios da superviso por no estarem bem organizados e disponveis?

2. Nesta fase, define-se a situao pretendida para o futuro, identificando objecti-vos e metas para o perodo seguinte. Tomando em conta que os recursos so sempre limitados, as metas devem estabelecer o que prioritrio, luz dos objectivos estra-tgicos do sector (indicados no Plano Estratgico da Educao). Por exemplo: como se pretende melhorar a organizao dos processos individuais dos funcionrios e agentes a trabalhar no distrito? Quais so os passos necessrios para o desenvolvi-mento de um banco electrnico de dados dos funcionrios, para facilitar a planifica-o e oramentao das progresses e promoes? (Consulte sobre este assunto o mdulo POEMA Recursos Humanos.)

3. Nesta etapa, as actividades e os recursos humanos, materiais e financeiros ne-cessrios para execut-las so identificados de forma participativa e pormenorizada.

4. Segue-se a elaborao de um plano e proposta do oramento, que incluem um cronograma de implementao, e que se materializam no PES - Plano Econmico e Social e na proposta de oramento do sector para o Governo territorial (distrital, pro-vincial ou nacional). No sector da Educao, segue-se a elaborao de uma proposta de PdA - Programa de Actividades, e o oramento correspondente.

5. O ciclo POEMA completa-se com a implementao e com a monitoria do que foi executado, tanto em termos das actividades quanto da execuo financeira. A implementao orienta-se pelo objectivo de reduzir as disparidades entre mulheres e homens, e entre as ZIP e escolas, dentro do distrito. Na implementao, faz-se o acompanhamento colectivo e participativo da execuo das actividades e do uso dos recursos, cujo processo denominado de monitoria.

A avaliao dos resultados alcanados tem lugar no momento em que o ciclo POEMA reinicia, por forma a apoiar o diagnstico.

A implementao de cada uma das fases do ciclo POEMA implica a reviso e a con-sulta de documentos elaborados. Para melhorar a eficcia do trabalho, importante estabelecer uma administrao cuidadosa na base de uma boa produo, ordenao e arquivo dos documentos. A Administrao Pblica forma, expressa e realiza a sua vontade produzindo documentos!

Sua contribuio fundamental para a melhoria da Educao no pas. Faa bom pro-veito do mdulo POEMA Documentos e Arquivos!

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 21MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 21

1.5 Encerramento

Reflexo conjunta e concluso

No final da sesso, o facilitador pedir a um ou dois participantes para partilha-rem a sua opino sobre a importncia dos documentos no seu local de trabalho. Poder perguntar, por exemplo: Com que frequncia procura documentos e no os encontra? Como se sente em relao a isso?; Qual seria o seu sentimen-to ao entrar numa sala em que os papis e documentos esto acumulados e empoeirados? O que diria a um outro colega sobre isso?.

O facilitador solicita a dois participantes para que reflictam sobre os assuntos por eles considerados mais importantes ao longo da sesso. Poder usar perguntas como: Qual foi o momento nesta sesso de estudo em que sentiu que os con-tedos eram mais prximos da sua realidade?; Que lies desta sesso levar para casa?.

O facilitador agradece a todos por estarem juntos neste evento de relevncia para a melhoria da qualidade de prestao de servio na instituio pblica a que pertencem. Em seguida, convida a todos para avanar para a prxima ses-so, usando as seguintes palavras:

Nesta sesso, pudemos perceber que a Adminis-trao Pblica precisa de documentos e arquivos bem organizados para poder realizar seu trabalho com eficincia e qualidade, servindo ao bem p-blico, de forma a criar um ambiente de legalidade e transparncia, fundamentos da boa governa-o. Cuidar bem dos documentos e dos arquivos implica uma mudana de comportamento. Se os tratarmos apenas como papis, estaremos a des-valorizar a sua importncia. Os documentos orga-nizados em arquivos so a base da administrao do Estado e da memria institucional. Podemos assim perceber a importncia da contribuio de cada um de ns no seu cuidado e conservao. Na prxima sesso, identificaremos os momentos em que se elaboram documentos numa instituio pblica, e trataremos especificamente das corres-pondncias. Vamos sesso 2!

MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 2322 | SESSO 1 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Sesso 2Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

ndice da sesso


2.1 Abertura: Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

25

2.2 Sntese: Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

28

2.3 Passos do exerccio para o facilitador: Elaborao de documentos de acordo com as regras

42

2.4 Material de apoio para o participante: Elaborao de documentos de acordo com as regras

43


Resumo didctico da sesso

Objectivo: participantes sero capazes de elaborar vrios tipos de corres-pondncia utilizados na Administrao Pblica, de acordo com a estrutura exigida pelos regulamentos.


Material necessrio:

Cpias do texto da sntese: Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies. DA-S2-sintese.doc

Cpias do material de apoio para o exerccio. DA-S2-exercicio.doc Cpias da resposta do exerccio. DA-S2-resposta.doc Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos grupos. Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentaes.



10 min Abertura e apresentao dos objectivos da sesso

Relacionar a produo de correspondncias s actividades da Adminis-trao Pblica

Introduo da matria pelo facilitador; distribuio das cpias da sntese da sesso DA-S2-sintese.doc

40 min Correspon- dncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

Identificar os elementos a constar nas corres-pondncias, de acordo com os princpios da Administrao Pblica

Exposio dos contedos atravs de slides; discusso em plenrio DA-S2-documentos e correspondencia.ppt

45 min Exerccio: elaborao de documentos de acordo com as regras

Praticar a elaborao de documentos de acordo com os elementos estruturais que os compem

Trabalho em 4 grupos para a elaborao de dois tipos de correspondncias comuns nos servios distritais DA-S2-exercicio.doc

20 min Exerccio: apresentao dos trabalhos de grupo em plenria

Partilhar os resultados de trabalhos em grupo e discutir as prticas a adoptar

Apresentao dos trabalhos de grupo por um elemento previamente indicado e correco dos trabalhos DA-S2-resposta.doc

5 min Reflexo e encerramento

Reflectir sobre a impor-tncia da boa gesto de correspondncias e sobre os benefcios des-ta aprendizagem para a vida do participante

Os participantes comparti-lham as suas ideias sobre os benefcios desta aprendi-zagem e avaliam a sesso, motivados pelo facilitador, que encerra a sesso.


2.1 Abertura

Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

O facilitador inicia a sesso 2 dando a conhecer aos participantes que os princi-pais tpicos a serem tratados so os tipos de correspondncias nas instituies da Administrao Pblica, e os seus elementos obrigatrios.

O facilitador distribui as cpias da sntese da sesso Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies. DA-S2-sintese.doc Em seguida, poder dar a seguinte explicao:

Na sesso anterior percebemos a ligao entre a produo de documentos e as finalidades das instituies da Administrao Pblica. Nesta sesso, abordaremos o tipo de docu-mento mais frequente: as correspondncias. A documentao dos processos e actos adminis-trativos do governo so feitos pelas correspon-dncias, garantindo a memria institucional, a transparncia dos procedimentos, e ainda possibilitando a verificao da legalidade dos actos.

Com base no Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, praticaremos a elaborao de correspondncia de acordo com os requisitos exigidos, para tornar a comunicao mais efi-caz e bem organizada, garantindo o alcance dos objectivos do sector e da instituio. Bem- vindos sesso 2!

Aps a abertura, e dando continuidade sesso, o facilitador inicia a apresenta-o dos slides da sesso 2. DA-S2-documentos e correspondencia.ppt


Verifique as outras funes do SDEJT na Biblioteca do CD. Consulte o nme-ro 1 do artigo 6 do Decreto n 6/2006, de 12 de Abril. DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf

2.2 Sntese

Correspondncias: o tipo de documento mais comum nas instituies

O Servio Distrital de Educao, Juventude e Tecnologia tem como funes, den-tre outras:

garantir o bom funcionamento dos estabelecimentos de ensino e institui-es de formao de professores;

promover a alfabetizao e educao de adultos e a educao no-formal; promover a ligao escola-comunidade; promover a expanso da rede escolar, em cooperao com parceiros locais; promover a participao da rapariga no sistema da educao; promover a cultura e realizar estudos para conhecer os valores locais e as

lngua nacionais; incentivar a integrao dos jovens na comunidade e na vida profissional; garantir a prtica do desporto escolar.

Alm destas atribuies especficas do sector da Educao, a alnea a do nmero 2 do artigo 52 do Decreto n 11/2005, de 10 de Junho, estabelece que o Servio Distrital o executor dos programas e planos definidos pelos rgos do Estado de escalo superior e do Governo Distrital.

Para a realizao das suas atribuies e dos objectivos preconizados no Plano Quinquenal do Governo, no Plano Econmico e Social do distrito, e no Plano Estratgico da Educao, entre outros, o SDEJT elabora documentos tais como despachos, certides e correspondncias que circulam dentro da prpria insti-tuio, e outros documentos que podem ser produzidos na relao da institui-o com particulares ou ainda com outras instituies do Governo.

Os documentos podem ser elaborados por iniciativa do SDEJT ou em resposta a um documento recebido de outra instituio. Quando o director do servio so-


licita que seja elaborada uma carta de remessa do Relatrio do Aproveitamento Pedaggico secretaria distrital, produz-se no SDEJT um documento por inicia-tiva prpria. O relatrio a ser enviado tambm um documento produzido por iniciativa prpria.

Quer conhecer outros exemplos?

O resultado do processo de planificao anual o Programa de Actividades, PdA, que aprovado na Reunio de Planificao, e a Acta que descreve os procedimentos de aprovao pelos participantes da Reunio de Planifica-o. Reveja o mdulo POEMA sobre a Planificao e Oramentao para sa-ber mais sobre este processo.

A reunio de direco do SDEJT documentada atravs de uma Acta ou uma sntese, que inclui recomendaes que devem ser implementadas e monito-radas, e dever circular entre as vrias reparties.

O Plano de trabalho das actividades de superviso inclui a elaborao de Car-tas de Comunicao da sua realizao, se for necessrio. Outros documentos relacionados podem ser a nomeao das equipas de superviso; a elaborao do mapa-resumo da situao das escolas, alm dos relatrios de superviso. Todos estes documentos precisam de ser bem organizados! Reveja o mdu-lo POEMA sobre a Monitoria e Avaliao para saber mais sobre a superviso.

Os documentos referidos constituem memria institucional, e documentam as actividades da instituio na realizao dos seus objectivos. A maior parte dos documentos na Administrao Pblica so as correspondncias.

A correspondncia deve estar de acordo com o seu destinatrio

Documentos produzidos com a funo de comunicar, tanto interna como exter-namente, so chamados de correspondncia.

Em funo do seu objectivo, as correspondncias podem ou no ter um des-tinatrio definido, ou ser endereadas a um conjunto de instituies ou pes-soas particulares. Localize o nmero 1 e seguintes do artigo 69 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, e verifique as formas e os instrumentos para a comunicao escrita na Administrao Pblica e entre esta e os particulares. Compreendamos bem este assunto!

O Decreto n 30/2001,de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-namento dos Servios da Administrao Pblica, pode ser consultado na Bi-blioteca no CD.

Como regra geral, a correspondncia oficial entre instituies da Administrao Pblica e entre estas e os particulares feita sob a forma de ofcio e de nota.

O OFCIO utilizado na comunicao que se estabelece entre ou para dirigentes de rgos centrais do aparelho do Estado, governadores provinciais, embaixa-dores, reitores de universidades, entre outras autoridades. Este deve ser escrito em linguagem cerimoniosa e pessoal. Veja o exemplo.

REPBLICA DE MOAMBIQUE GOVERNO DO DISTRITO DE QUISSANGA

GABINETE DO ADMINISTRADOR

Ofcio n 123 / GAB / _____ / 2012Ref. Ofcio n ____/____/____ de ____/_____/______

Assunto: PARTICIPAO DA COMUNIDADE NA PLANIFICAO ESTRATGICA

Excelncia

Na sequncia do despacho de Sua Excia o Senhor Governador Provincial, de 17 de Maro de 2012, a orientar a actividade de elaborao do Plano Estratgico de Desenvolvimento do Distrito de Quissanga, foi constituda uma equipa que se deslocou ao Posto Administrativo de Bilibiza para auscultar as contribuies dos membros do Conselho Consultivo Local. Dos trabalhos realizados, foi produzido um relatrio, que enviamos em anexo.

Sem mais, apresentamos os nosso melhores cumprimentos.

Quissanga, 12 de Abril de 2012.

O ADMINISTRADOR DISTRITAL

assinatura

NOME NOME NOME(Tcnico Superior de Administrao Pblica N1)

Sua Excia. Senhor Governador da Provncia de Cabo Delgado Pemba

Av. 24 de Julho 23, Telefone e fax: 0707070707


A NOTA o instrumento mais utilizado na comunicao escrita interinstitucio-nal na Administrao Pblica, conforme o referido no nmero 2, do artigo 69 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro. Uma vez especificadas as entidades e rgos que devero receber e utilizar o ofcio na sua comunicao, as demais instituies devero fazer uso da nota nas suas correspondncias.

Outros tipos de correspondncia

Alm do ofcio e da nota, existem outros tipos de correspondncia. A INFORMA-O PROPOSTA o documento por meio do qual se fornecem factos, dados e informaes necessrios para que um rgo competente possa emitir parecer ou despacho sobre determinada matria. Se a informao for interna, a proposta apresentada a quem deve emitir o parecer ou decidir. Se a informao propos-ta for dirigida a outra instituio, a mesma dever ser encaminhada por meio de uma nota que a acompanha.

Veja um exemplo de informao proposta.

REPBLICA DE MOAMBIQUE GOVERNO DO DISTRITO DE TAMBARA

SERVIO DISTRITAL DE EDUCAO, JUVENTUDE E TECNOLOGIA

INFORMAO PROPOSTA n ________ REG /2012

PARECER DESPACHO

DATA: ____/_____/_____ Para: Exmo. Senhor Director dos SDEJT

ASSUNTO: PRODUO E USO DE MATERIAL DIDCTICO

Da anlise do relatrio do aproveitamento pedaggico do ano de 2011 e do rela-trio resultante do levantamento da situao de leitura e escrita na 3. classe nas escolas do distrito, constata-se que as escolas da ZIP Nhacafula apresentam as taxas de aproveitamento mais baixas (nos ciclos do Ensino Primrio Completo) no distrito.

Havendo necessidade de agir para melhorar os ndices de aproveitamento, vimos por meio desta propor para a apreciao do Senhor Director apoiar as escolas na produo e uso de materiais didcticos com materiais locais. Anexamos uma proposta tcnica, um plano e um calendrio de implementao para vossa anlise e deciso.

considerao e deciso superior.

CHEFE DA REPARTIO

assinatura

NOME NOME NOME(INSTRUTOR TCNICO PEDAGGICO)

Av. Julius Nyerere 425. Telefone e fax: 08080808

Tambara


Aps o despacho da autoridade competente, a comunicao aos interessados feita por cpia ou transcrio do despacho enviados aos interessados ou ainda por afixao em local pblico, como a vitrine ou quadro da instituio.

O EDITAL a correspondncia utilizada para comunicar matrias administrati-vas que sejam de interesse geral. Geralmente publicado nos meios de comuni-cao com maior circulao, mas pode ainda ser afixado na vitrina da instituio ou em pontos visveis de locais de grande concentrao como, por exemplo, mercados, escolas, hospitais.

A ORDEM DE SERVIO usada para a comunicao dentro da prpria institui-o, e fornece a destinatrios identificados as orientaes ou instrues refe-rentes ao servio. As mesmas so elaboradas em livros destinados a este tipo de documento, e as respectivas cpias devem ser distribudas aos destinatrios para sua execuo.

REPBLICA DE MOAMBIQUE GOVERNO DO DISTRITO DE LAGO


ORDEM DE SERVIO n 003/ GDSDEJT-L / ___________

Com o objectivo de promover a melhoria dos servios pblicos, e diante da neces-sidade de aprimorar o conhecimento dos funcionrios deste Servio sobre as nor-mas em vigor na Administrao Pblica sobre a gesto de arquivos e documentos, e no gozo das competncias que me so conferidas pela alnea a do nmero 1 do Decreto n 6/2006, de 12 de Abril, determino que:

1. Sero realizadas sesses de estudo dos mdulos POEMA sobre Recursos Hu-manos e Documentos e Arquivos, em todas as reparties do Servio Distrital de Educao, Juventude e Tecnologia.

2. As sesses duraro duas horas cada e tero lugar todas as Sextas-Feiras, em horrio do expediente a ser determinado pela equipa dos tcnicos.

3. A matria a estudar ser preparada antecipadamente por um tcnico que j tenha participado de uma formao POEMA, com base nas instrues pedaggicas con-tidas nos mdulos publicados.

4. As sesses devem ter incio em duas semanas.

Cumpra-se.

Metangula, 25 de Maio de 2012.

Director do SDEJT

assinatura

NOME NOME NOME(Tcnico Superior de Administrao Pblica N1)

Para conhecimento:Das reparties

Av. Nelson Mandela 100, MetangulaTelefone e fax: 06060606


A CIRCULAR pode equiparar-se ao edital, porque ambos comunicam matria de interesse geral. No entanto, a diferena est no facto de a circular ser emitida, copiada e enviada para destinatrios individualizados e identificados.

Forma e estrutura das correspondncias

A forma e a estrutura dos instrumentos de correspondncia utilizados na Admi-nistrao Pblica so indicadas nos artigos 70 e 71 do regulamento que aprova as Normas de Funcionamento dos Servios da Administrao Pblica (consulte o Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro).

A correspondncia deve ser redigida de forma correcta, clara, concisa (curta) e de uma forma cordial, tratando apenas de um assunto, devendo considerar ain-da os seguintes aspectos:

a indicao do destinatrio,

data e referncia do correspondente nmero do numerador geral (mat-ria tratada mais adiante neste mdulo) do respectivo servio,

a sigla ou cdigo e o nmero de ordem do sector que a elaborou,

a indicao da entidade ou entidades a quem o assunto deve ser levado a conhecimento,

o nmero do processo a que diz respeito, a referncia ou aditamento do documento a que se reporta (se for o caso),

as iniciais de quem a minutou, dactilografou ou digitou e a indicao do nmero de anexos (se for o caso). Quando a correspondncia no for des-tinada aos rgos da Administrao Pblica, as iniciais constaro apenas nas cpias para arquivo,

a assinatura do funcionrio que a subscreve, com o selo branco ou carimbo do servio, na ltima pgina, bem como a indicao da sua funo e nome, com a respectiva categoria ou carreira entre parnteses, devendo as restantes pginas serem numeradas e rubricadas.

A correspondncia deve ser elaborada com cpias necessrias para o copia-dor, arquivo e expedio aos destinatrios.

Os impressos ou o papel para a correspondncia devem conter:

o emblema da Repblica em uma s cor ou nas cores definidas por lei, lo-gotipo ou sigla da instituio, a designao oficial do servio, os nmeros de telefone e de fax e o endereo postal e de correio electrnico (veja como produzir documentos electrnicos contendo o emblema da Repblica no mdulo POEMA de auto-aprendizagem Habilidades Informticas),

a identificao do funcionrio ou titular do rgo subscritor (assinatura ou rubrica, com indicao do nome, funo, categoria ou carreira) e a qualidade em que assina o documento.

Observe a ilustrao dos elementos de um instrumento de comunicao escrita, atravs do exemplo de uma nota, cuja estrutura apresenta todos os requisitos mencionados.


Emblema da Repblica

Destinatrio da correspondncia

Local e data

Designao oficial do servio

RefernciaNmero de acordo com o numerador geral

Referncia do documento a que

se relaciona

Abreviatura do sector que elaborou

Qualidade em que assina

Endereo postal, telefone e do telefaxIniciais de quem digitou

Subscritor

Carreira

Leia com ateno a explicao sobre os campos do documento:

Campo Explicao sobre o preenchimentoDestinatrio da correspondncia

Localizao do destinatrio, em termos de circunscrio administrativa; localidade, posto Administrativo, distrito ou provncia.

Indicao de que uma c-pia foi enviada para outro destinatrio, na mesma caixa de destinatrio

C/C: Servio Distrital de Educao Juventude e Tecnologia de Tambara

Data do documento, abai-xo da caixa do destinatrio

A data em que o documento foi produzido. Fornece um entendimento sobre o tempo percorrido entre a produo/envio do documento e data de entrada nos servios ou insti-tuio destinatrios.

Nmero, conforme o nu-merador geral

Nmero de ordem que atribudo a cada tipo de documen-to que se emite. O nmero da nota em apreo 3787. Isto significa que a 3787 nota emitida pela Direco Provincial de Educao e Cultura de Manica no ano 2011.

Ateno!Existem tambm, alm da ordem das notas, uma ordem de avisos, uma ordem de circulares, e outra ainda de guias de remessa. Estas ordens chamam-se numerador geral, que um documento concebido logo no incio do ano, em Janeiro, pelas se-cretarias dos servios, com o objectivo de enumerar e controlar as correspondncias e documentos que produz.

Referncia do documento a que se reporta

utilizada nos casos em que a correspondncia ou docu-mento que se emite resposta a um documento submetido anteriormente.

Por exemplo, na nota ilustrada, se o destinatrio fosse responder, teria que indicar o seguinte: Ref. /nota n 3787/DPEC-M/SEC/041.12/2011.

Abreviatura do sector que elaborou

Indica o sector que produziu a carta. Dentro das instituies, existem sectores que tratam matrias especficas e que as conhecem profundamente. Na correspondncia sobre essas matrias so esses sectores que se encarregam de elaborar os documentos.


Campo Explicao sobre o preenchimentoFuncionrio Subscritor, qualidade em que o faz e sua carreira

Estes itens so necessrios para que a instituio assuma a responsabilidade sobre a carta, devendo por isso indicar: quem subscreve o seu contedo; que funes desempe-nha; e a indicao da sua carreira (entre parnteses). Estes elementos tm grande importncia no controlo a posterior no mbito do exerccio do poder administrativo, seja para fiscalizao ou para reclamao.

Iniciais de quem a digitou Relevante para controlo interno e conhecimento de quem a vai subscrever. Quando se torna necessria uma correco na forma ou contedo da carta, facilmente se identifica quem a elaborou. Serve tambm para efeitos de reconheci-mento das habilidades.

Endereo Postal Completa a indicao feita mais acima, sobre o local e data. No havendo indicao da avenida, pode-se indicar o nome do bairro, ou rea em que est localizada a instituio.

Observamos que a produo de correspondncia nas instituies ocorre duran-te a realizao de actividades rotineiras, por orientao de um superior hierr-quico, por iniciativa de um gestor do sistema ou ainda como resposta a outras recebidas.

O envio da correspondncia

Cumpridos todos os requisitos para a produo da correspondncia, resta envi--la! Neste momento, devero ser feitas cpias para o arquivo da instituio e para os destinatrios. Depois, procede-se ao respectivo envio.

Para comprovar a recepo da correspondncia cujo teor no se classifique como Segredo do Estado, Secreto, Confidencial ou Restrito, o envio feito acom-panhado de um livro de protocolo externo ou guia de remessa, instrumentos utilizados para documentar a data, o nome e a assinatura do funcionrio que receber a correspondncia na instituio destinatria.

Assim, pode-se documentar uma prova de entrada da correspondncia na ins-tituio destinatria, nos termos do artigo 79 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro.

Melhoria da gesto do envio de correspondncias

Como que os servios distritais podem corresponder com entidades em lo-cais distantes, especialmente as que esto na capital provincial? Os correios no esto em todos os distritos, e nem sempre existem fundos para deslocar um funcionrio distrital para fazer a entrega. Uma soluo aproveitar a visita de funcionrios de instituies de nvel provincial (a DPEC, por exemplo) que estiverem a trabalhar ou de passagem pelo distrito. No entanto, estes devero sempre assinar o livro de protocolo externo do servio distrital, confirmando que receberam a correspondncia.

Os distritos podem institucionalizar esta prtica atravs de um memorando de entendimento assinado entre os governos distritais e o provincial, orientando a todos os funcionrios em viagem para se informarem sobre a existncia ou no de documentos a transportar. Este procedimento ajudaria na eficcia da Ad-ministrao Pblica, pois a mesma depende de informaes e de tomadas de decises atempadas.

Os nmeros 1 e 2 do artigo 74 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro salva-guardam esses casos, orientando que podero ser utilizados meios de comuni-cao distncia, como fax, rdio, telefone ou quaisquer outros meios conven-cionados para o efeito, sempre que a urgncia do servio o exija.

Recebendo a correspondncia

Da mesma forma que o SDEJT elabora e envia documentos para vrios desti-natrios, tambm recebe correspondncia de diferentes emissores. A recepo de documentos respeita algumas regras para o encaminhamento da corres-pondncia para a devida tomada de decises, antes de serem respondidos ou arquivados.

Emisso RecepoDistribuio e

tramitaoDeciso

Resposta ou arquivo

As correspondncias recebidas podem dar origem a actividades internas (reuni-es, formao de equipas de trabalho, monitoria dos planos de actividades, etc) ou a outros documentos (comunicado, aviso, convocatrias, etc).

Os nmeros 1 e 2 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, so muito claros: toda a correspondncia e documentos dirigidos a uma instituio pblica devero ser registados no LIVRO DE ENTRADA, com a informao do


nmero de referncia da entrada, a data do documento, a sua provenincia, o resumo do assunto tratado, o destino na instituio (para a tomada de decises)e a classificao do arquivo, no acto da recepo.

Todo expediente (correspondncias) ser carimbado com a data da sua entrada, o nmero de ordem, a classificao do arquivo e a rubrica do encarregado do registo.

A classificao do arquivo deve ser realizada por funcionrios capacitados, atravs de duas operaes.

O estudo: leitura do documento, para verificar sob que assunto dever ser classificado.

A codificao: atribuio do cdigo correspondente ao assunto do documento, para orientar o arquivo na pasta com o cdigo respectivo.

O captulo 4 deste mdulo vai detalhar esta matria ao tratar do Plano de Classi-ficao de Documentos. Para saber um pouco mais sobre este assunto, consulte na Biblioteca o anexo do Decreto n 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Siste-ma Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.


2.3 Passos do exerccio para o facilitador

A elaborao de documentos de acordo com as regras

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos (A, B, C e D) e distribui entre eles as cpias do material de apoio, podendo tambm transcrever as instrues do exerccio num papel gigante ou num quadro.

2. O facilitador solicita um voluntrio para ler o exerccio em voz alta para se esclarecerem as possveis dvidas.

3. Em seguida, cada grupo vai elaborar um documento. Grupos A e C elabo-raro uma NOTA. Grupos B e D elaboraro uma INFORMAO PROPOSTA.

Fase 2: 40 minutos

4. Os grupos elaboram os seguintes documentos:

Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio DPEC do relatrio das actividades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT.

Grupos B e D: INFORMAO PROPOSTA sobre o plano anual de frias dos tcnicos do SDEJT ao director do SDEJT.

5. Cada grupo elabora o documento numa folha grande, para facilitar a apresentao. Devem indicar na correspondncia todos os elementos necessrios apresentados na sesso 2.

6. Terminado o tempo concedido para o trabalho, o facilitador sorteia os representantes dos grupos para apresentarem em plenrio.

Fase 3: 20 minutos

7. Cada representante de grupo tem 5 minutos para a apresentao.

8. Aps as apresentaes, os trabalhos so corrigidos de acordo com as dis-cusses em plenrio e com os modelos do mdulo POEMA.


9. As cpias dos modelos-resposta devem ser distribudas aos participantes, se possvel. Veja as respostas no fim deste volume POEMA. DA-S2-respos-ta.doc

10. O facilitador solicita que os grupos guardem os seus trabalhos para utiliz-los no exerccio da sesso 3, sugerindo que os mesmos passem a limpo o resultado para melhor uso desse material.

11. O facilitador agradece aos participantes pelo seu empenho no trabalho.


2.4 Material de apoio para o participante

A elaborao de documentos de acordo com as regras

Este trabalho deve ser feito em 40 minutos

1. Os participantes organizam-se em 4 grupos: A, B, C e D.

2. Os grupos devero elaborar os seguintes documentos: Grupos A e C: NOTA para acompanhar o envio do relatrio das activi-

dades realizadas no primeiro semestre pelo SDEJT DPEC. Grupos B e D: INFORMAO PROPOSTA ao director do SDEJT sobre o

plano anual de frias dos tcnicos.

3. Os trabalhos devem indicar na correspondncia todos os elementos ne-cessrios apresentados na sesso 2.

4. Se for necessrio pode-se consultar a sntese da sesso ou a biblioteca do mdulo.

5. Os grupos devero elaborar o seu documento numa folha grande, para faci-litar a visualizao e apresentao dos resultados.

6. Um representante de cada grupo apresentar o resultado do trabalho sobre a NOTA e INFORMAO PROPOSTA.

Cada representante ter 5 minutos para a apresentao.

7. Depois da apresentao e correco dos trabalhos, os grupos passam os mesmos a limpo e os guardam para utiliz-los no exerccio da sesso seguinte.

8. Podem tambm comparar as suas respostas com os documentos-modelo apresentados nas respostas do mdulo, cujas cpias sero distribudas pelo facilitador.


2.5 Encerramento


Para encerrar a sesso, o facilitador convidar dois ou trs voluntrios para destacarem o que aprenderam nesta sesso. Pode perguntar tambm como se sentiram ao longo dos trabalhos e como a sesso ser til para a sua vida profissional.

O facilitador procede ento ao encerramento da sesso usando a seguinte explicao:

De uma forma participativa, praticamos a elaborao de correspondncias tomando como base as orientaes legais para este tipo de documentos que so comuns na Administrao Pblica. Percebemos tambm a importncia da qualidade na preparao da documentao nas instituies, tanto para documentar a legalidade dos actos administrativos, como para garantir a guarda da memria institucional, proporcionando assim maior transparncia do sector pblico na realizao das actividades de prestao de servios populao.

Com os conhecimentos adquiridos, poderemos melhorar a qualidade da elaborao de docu-mentos no distrito, e facilitar a comunicao interna e interinstitucional. Na sesso 3 iremos apresentar outros instrumentos utilizados na gesto de documentos. Vamos sesso 3!

Documentos de referncia

Lei 8/2003, de 19 de Maio, que aprova a Lei dos rgos Locais do Estado.DA-S2-Lei_8_2003.pdfLei 11/2005, de 10 de Junho, que aprova o Regulamento da Lei dos rgos Locais de Estado.DA-S2-Lei_11_2005.pdfDecreto n 30/2001, de 15 de Outubro, que aprova as Normas de Funcio-namento dos Servios da Administrao Pblica.DA-S2-Decreto_30_2001_Adm_Publica.pdfDecreto n 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arquivos do Estado, SNAE.DA-S2-Decreto_36_2007_snae.pdfDecreto n 6/2006, de 12 de Abril, que aprova a estrutura e o estatuto orgnicos dos distritos.DA-S2-Decreto_6_2006_Est_org_distrito.pdf


Sesso 3Documentando a circulao de documentos nos livros de registo

ndice da sesso


3.1 Abertura: O registo de documentos em circulao 48

3.2 Sntese: O registo de documentos em circulao 51

3.3 As fases do exerccio para o facilitador: O registo apropriado dos documentos

60

3.4 Material de apoio para o participante: O registo apropriado dos documentos

62



Objectivo: participantes sero capazes de implementar os procedimentos de envio e recepo de documentos, de acordo com as regras da Adminis-trao Pblica.


Material necessrio:

Cpias do texto da sntese: O registo de documentos em circulao. DA-S3-sintese.doc

Cpias do material de apoio para o exerccio. DA-S3-exercicio.doc Cpias da resposta do exerccio. DA-S3-resposta.doc Papel gigante e marcadores de feltro para apresentar as respostas dos

grupos.

Cpias de folhas do Livro de Registo de Entrada de Correspondncias. DA-S3-entrada.pdf

Cpias de folhas do Livro de Registo de Sada de Correspondncias. DA-S3-saida.pdf

Cpias do modelo de carimbo. DA-S3-carimbo.pdf Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentaes.



5 min Resumo do contedo j visto e apresentao dos objectivos da sesso

Relacionar as regras da ela-borao de correspondn-cia com o preenchimento dos livros de registo

Introduo da matria pelo facilitador; distribui-o das cpias da sntese da sesso DA-S3-sintese.doc

40 min Uso dos livros de registo na circulao de documentos

Propor novas prticas de uso dos livros de registo de documentos, na base das experincias dos participantes

Exposio dos contedos atravs de slides; discus-so em plenrio DA-S3-livros-de-registo.ppt

45 min Exerccio: registo apropriado dos documentos

Praticar o uso dos vrios instrumentos de registo de documentos de acordo com os regulamentos

Trabalho em quatro grupos, em continuao de tarefas realizadas na sesso 2 DA-S2-exercicio.doc

25 min Apresentao dos trabalhos dos grupos e comparao com as respostas

Comparar os trabalhos dos grupos e concordar sobre as prticas mais apropria-das para utilizao dos instrumentos de registo de documentos

Apresentao dos resul-tados dos trabalhos dos grupos, discusso em plenrio e comparao com a resposta DA-S2-resposta.doc


Relacionar a aprendizagem com a experincia prvia dos participantes e avaliar a sesso

Os participantes expem as suas ideias e sentimentos, avaliando a abordagem e os contedos da sesso


3.1 Abertura

O registo de documentos em circulao

Na abertura da sesso, o facilitador far uma breve abordagem sobre os ins-trumentos utilizados na gesto de documentos, focalizando o papel dos livros de registo. Em seguida, distribui as cpias da sntese do contedo da sesso O registo de documentos em circulao. DA-S3-sintese.doc

O discurso seguinte poder ser utilizado para abrir a sesso:

Na sesso anterior identificamos os momentos de trabalho na Administrao Pblica em que so elaborados documentos, com destaque para a correspondncia, e a estrutura e os elementos que a constituem. A sesso 3, que agora se inicia, aborda o uso dos livros de registo de documentos. Todos os documentos produzidos ou recebidos numa instituio devem ser registados, tanto a fim de preservar a documentao da legalidade dos actos administrativos quanto para garantir a histria das instituies. Vamos aprender mais so-bre os livros de registos? Bem-vindos sesso 3!

Em seguida o facilitador inicia a apresentao dos slides da sesso 3. DA-S3--livros-de-registo.ppt


3.2 Sntese

O registo de documentos em circulao

Gerir documentos implica realizar procedimentos tcnicos para produzir, enviar, receber, tramitar, responder ou arquivar os documentos dos actos administrati-vos no sector pblico.

Emisso RecepoDistribuio e

tramitaoDeciso

Resposta ou arquivo

O instrumento mais utilizado na gesto da circulao de documentos o LIVRO DE REGISTO. Na legislao vigente, os nmeros 3 e 4 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, estabelecem que obrigatrio que nos servios da Administrao Pblica existam os seguintes livros:

Livro de registo de entrada de correspondncia

Destina-se ao registo da correspondncia que d entrada nas instituies p-blicas. Na recepo do documento ou correspondncia, escreve-se neste livro o nmero de ordem e data da entrada, o nmero de referncia, a data e a proveni-ncia do documento, bem como o resumo da matria de que trata (assunto), e a classificao do arquivo (conforme o n 1 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro).

Os registos so feitos na exten-so das duas pginas do livro de registo de entrada de corres-pondncia. Lembram-se do pro-grama Excel no mdulo POEMA Habilidades Informticas? As colunas do livro so os campos (tipos de informao), e as linhas so os registos individuais. Ob-serve como preencher as vrias colunas (campos).


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Carimbo de entrada de documentos

Aps o registo da entrada de um documento nos livros de registo, o documen-to dever ser carimbado, de forma visvel, no seu canto inferior esquerdo, para que a sua identificao seja a mesma que a do livro de registo. O CARIMBO de-ver ter as seguintes informaes: a referncia do documento original, incluin-do o nmero de ordem da entrada; o sector ou a repartio que o recebeu; sua classificao; a data de recepo e a rubrica do encarregado do registo. Para sa-ber mais sobre este assunto, consulte o nmero 2 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro.

REPBLICA DE MOAMBIQUE

GOVERNO DO DISTRITO DE MACHAZE


ESCOLA PRIMRIA COMPLETA DE MAZVISSANGA

ENTRADA N _______/_________/_________EM ___dia___/___ms___/___ano___ASSINATURA: _________________________

Escrever o dia, ms

e ano da entrada

Escrever abreviatura do sector por onde entra o documento

Assinatura do

funcionrio que recebeu e

registou a entrada do documento

Escrever o cdigo de classificao do

documento

Escrever o nmero do

documento conforme sua referncia de entrada

Documentos com mais do que uma pgina sero carimbados apenas com uma parte da rea do carim-bo no canto inferior direito em to-das as pginas, para que este no interfira na leitura do contedo do documento.

A figura ilustra um carimbo de en-trada de documentos:

Livro de protocolo de entrega de documentos

Cada instituio do servio pblico deve possuir os livros de protocolo externo e de protocolo interno.

Os livros de protocolo desempenham as mesmas funes: documentam a sada e entrega de documentos elaborados pela instituio. O livro de protocolo externo utilizado no envio de documentos ou correspondncia para destinatrios fora da instituio, enquanto os livros de protocolo interno documentam a circulao de documentos entre as reparties de uma mesma instituio. A separao en-tre registos de documentos faz-se saltando e cancelando uma linha do livro.

Esses so os campos das informaes que devem constar do Livro de Protocolo.

LIVRO DO PROTOCOLO

DATA

ANO DE 20____NMERO E

NATUREZA DO DOCUMENTO

DESTINATRIORUBRICA DE QUEM

OBSERVAES

DIA MS EXPEDE RECEBE

Referncia do documento e sua natureza. Ex: nota, informao,

proposta, etc

Uma observao relevante.

Em geral, o assunto da correspondncia.

O artigo 79 do Decre-to n 30/2001, de 15 de Outubro, determina que a entrega de correspon-dncia sempre feita ao seu destinatrio atravs de protocolo ou guia de remessa. Quem recebe a correspondncia deve ru-bricar e inserir a data no livro de protocolo ou na guia de remessa no acto da recepo.

56 | SESSO 3 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS MDULOS DE CAPACITAO EM POEMA | 5756 | SESSO 3 - DOCUMENTOS E ARQUIVOS

Livro de registo para correspondncia classificada

Na Administrao Pblica, h documentos ou correspondncias cuja divulga-o no autorizada pode pr em causa a segurana do Estado. Por exemplo, um processo disciplinar instaurado a um funcionrio dever ter uma classificao e tratamento diferenciado. Por esta razo, todos os servios devero ter um livro para registo de documentos classificados.

Estes documentos podem ser classificados quanto confidencialidade em Se-gredo do Estado, Secreto, Confidencial e Restrito, de acordo com a anlise dos riscos sobre os danos que causariam caso fossem divulgados sem autorizao. Para alguns documentos, o carcter classificado transitrio, pois aps um certo periodo, os seus contedos podem ser divulgados. Para saber mais sobre isso, consulte a Seco IV do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro.

Livro de registo de sada de correspondncia

Embora o Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, no se refira a este livro, a pr-tica nos distritos mostra que importante complementar o livro de protocolo com o registo da correspondncia expedida.


REGISTO NO LIVRO DE SADA DE CORRESPONDNCIA

NMERO DE ORDEM

DATADESTINATRIO LOCALIDADE

DIA MS ANO

23 15 05 2012 Direco Provincial de Educao e Cultura da Provncia de XXXXX Belo Monte

24 17 05 2012 Secretaria Distrital do Distrito de ZZZZZ Birimba

Gesto dos livros de registo

Devido sua importncia na gesto e controle dos documentos da instituio, os livros de registo devem ser conservados em lugar fresco, livres de humida-de ou da possibilidade de incndio, e seguros contra o extravio. Estas regras aplicam-se tambm a outros documentos e arquivos. Reveja as recomendaes para a guarda e conservao de documentos e arquivos nos mdulos POEMA de Gesto do Patrimnio e o de Recursos Humanos.

O n 4 do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro, estabelece que todos os livros em utilizao devero incluir o termo de abertura (na primeira folha) e o de encerramento (na ltima folha).Todas as suas folhas devem ser nu-meradas e rubricadas (no canto superior de cada pgina do livro) no acto da abertura, pelo chefe do sector que o utiliza. O termo de abertura deve indicar o nmero de pginas do livro, a sua finalidade e a data em que foi aberto. O termo de encerramento dever indicar a quantidade de folhas utilizadas no livro, a data do fim do perodo de uso e declarar encerrada a sua utilizao.

Numerador de documentos

O numerador geral o instrumento ordenador da numerao que se utiliza para a referncia dos documentos produzidos, enviados ou arquivados. Deve existir um numerador geral para cada tipo de documento produzido, enviado ou arquivado na instituio.

O numerador geral normalmente afixado em local visvel e acessvel aos fun-cionrios que produzem ou enumeram documentos para envio, para que os n-meros sejam eliminados quando tiverem sido atribudos.


Ao enviar uma nota com a referncia 765/SDEJT/RAP/032/2011, o nmero 765 ser eliminado do numerador geral, para indicar que este j foi usado numa correspondncia.

Guia de remessa

A guia de remessa funciona como um livro de protocolo externo. Geralmente utilizada para envio de material quando o seu destinatrio se encontra muito distante da instituio remetente.

REPBLICA DE MOAMBIQUEGOVERNO DO DISTRITO DE NAMARROI


GUIA DE REMESSA No. _______________ / SDEJT / 2012

No. do DOCUMENTO DESTINATRIO EXPEDIDOR

Entregue por: ____________________ Recebido por: _________________

Data: ____/____/____ Data: ____/____/____

A boa gesto dos principais instrumentos de documentao da circulao de correspondncias nas instituies pblicas aumentar a eficincia da prestao de servios, respondendo ao compromisso do Governo Moambicano com o ci-dado e seu direito a servios de qualidade.

Escreve-se aqui a referncia do documento e o assunto

Escreve-se aqui o nome da instituio que envia o

documento


3.3 Passos do exerccio para o facilitador

O registo apropriado dos documentos

Fase 1: 5 minutos

1. O facilitador divide os participantes em 4 grupos (A, B, C e D) e em seguida distribui aos participantes as cpias do exerccio e das pginas dos livros de registo e do carimbo.

DA-S3-exercicio.doc DA-S3-entrada.pdf DA-S3-saida.pdf DA-S3-carimbo.pdf

2. O facilitador solicita que um voluntrio leia o exerccio em voz alta, e ajuda a esclarecer as dvidas que possam surgir.

3. O facilitador explica que o grupo A trabalha com o grupo C, e o grupo B trabalha com o grupo D.

Fase 2: 40 minutos

4. O facilitador ir utilizar nesta sesso os resultados dos trabalhos de grupo da sesso 2 (veja as orientaes para o facilitador, na sesso 2).

Grupos A e C: recebero a Informao-Proposta e enviaro a Nota produzida na sesso anterior.

Grupos B e D: recebero a Nota e enviaro a Informao-proposta produzida na sesso anterior.

5. Todos os grupos devem interagir na elaborao do trabalho, utilizando os instrumentos apresentados na sesso 3. Os carimbos podero ser criados (desenhados) pelos grupos nos documentos recebidos.

6. Cada grupo dever indicar um secretrio para realizar os procedimentos de envio e recepo.

Fase 3: 20 minutos

7. Terminado o tempo concedido para a preparao do trabalho, o facilitador convida os grupos: A diante de B, e C diante de D, para enviarem e receberem os documentos produzidos.

8. Aps as trocas de documentos, o facilitador escolhe um representante de um dos grupos para resumir procedimentos de envio e recepo utilizados.

9. Aps a apresentao, o facilitador auxilia a discusso das prticas utilizadas para que se possam uniformizar os procedimentos.

Fase 4: 5 minutos

10. O facilitador ajuda os grupos a clarificarem todas as questes, antes de agradecer a todos e encerrar a sesso, distribuindo a resposta dos exerccios. DA-S3-resposta.doc


3.4 Material de apoio para o participante

O registo apropriado dos documentos

Este trabalho deve ser feito em 40 minutos.

1. Cada grupo trabalhar com os documentos produzidos no exerccio da ses-so 2.

2. Os grupos devem utilizar os instrumentos para envio e recepo de corres-pondncia explicados na sesso 3.

3. Para o exerccio, os grupos utilizaro cpias dos livros de registo e do carim-bo, distribudas pelo facilitador.

Grupos A e C: recebem a Informao-Proposta e enviam a Nota produzida na sesso anterior.

Grupos B e D: recebem a Nota e enviam a Informao-proposta produzida na sesso anterior.

Ateno: no preencher os campos que exigem cdigos ou classificao!

4. O grupo A interage com o grupo B, e o grupo C interage com o grupo D para elaborar os procedimentos de troca de documentos solicitados.

5. Os grupos devem indicar um secretrio para realizar os procedimentos de envio e recepo diante do outro grupo.

6. No final, o facilitador escolher um grupo para explicar todos os procedi-mentos em plenrio.

7. Os outros grupos devem estar preparados para complementar as explica-es com as lies aprendidas durante o exerccio.

3.5 Encerramento


No final, o facilitador pedir aos participantes para compartilharem com os cole-gas o que aprenderam de mais importante nesta sesso.

O facilitador poder ainda convidar dois ou trs voluntrios para expressarem os seus sentimentos em relao s experincias da sesso ou sobre a utilidade da sesso para a vida.

O facilitador procede ento ao encerramento da sesso, usando a seguinte explicao:

Na sesso 3 interagimos com os instrumentos de gesto de documentos e praticamos a sua utilizao. Podemos desde j iniciar a utiliza-o mais eficaz destes instrumentos nos nossos locais de trabalho para uma gesto que resulta em uma prestao de servios de qualidade. Para avanar com a nossa formao, a prxi-ma sesso abordar o plano de classificao de documentos, que o instrumento ordena-dor de base para o arquivo de documentos. Est preparado? Vamos sesso 4!

Documento de Referncia

Decreto 36/2007, de 27 de Agosto, que cria o Sistema Nacional de Arqui-vos do Estado, SNAE. DA-S3-Decreto_36_2007_snae.pdf


Sesso 4Plano de Classificao de Documentos

ndice da sesso


4.1 Abertura: Plano de Classificao de Documentos 66

4.2 Sntese: Plano de Classificao de Documentos 69

4.3 Passos do exerccio para o facilitador: Utilizao de cdigos na refe-rncia de documentos

77

4.4 Material de apoio para o participante: Utilizao de cdigos na referncia de documentos

79



Objectivo: participantes sero capazes de utilizar o plano de classificao de documentos e a estrutura dos seus cdigos na gesto de documentos e arquivos.

Tempo necessrio: 2 horas

Material necessrio: Cpias do texto da sntese Plano de Classificao de Documentos.

DA-S4-sintese.doc Cpias do material de apoio para o exerccio. DA-S4-exercicio.doc Cpias da resposta do exerccio. DA-S4-resposta.doc Papel gigante e marcadores de feltro para os trabalhos dos grupos. Cpias do plano de classificao de documentos relacionados s activi-

dades-meio. DA-S4-plano-classificacao-actividades-meio.pdf

Computador e projector, ou cartazes preparados com as apresentaes.



5 min Resumo do contedo j visto e apresentao dos objectivos da sesso

Relacionar os temas sobre a gesto de docu-mentos com o uso do cdigo de classificao para o arquivo

Introduo da matria pelo facilitador; distribuio das cpias da sntese da sesso DA-S4-sintese.doc

20 min Apresentao do Plano de Classificao de Documentos

Identificar os cdigos do plano de classifica-o de documentos, sua estrutura e razo de aplicao

Exposio dos conte-dos atravs de slides; discusso em plenrio DA-S4-plano_classi-fica.ppt

55 min Exerccio: utilizao de cdigos na referncia de documentos

Praticar procedimentos para incluir o cdigo de classificao na refern-cia dos documentos

Trabalho em quatro grupos para praticar a classificao DA-S4-exercicio.doc

35 min Apresentao das concluses dos trabalhos realizados pelos grupos e comparao com as respostas

Identificar e concordar sobre os procedimentos apropriados na utili-zao dos cdigos de classificao, de acordo com a legislao

Apresentao de re-sultados pelos grupos sorteados; discusso em plenrio e compa-rao com a resposta DA-S4-resposta.doc


Relacionar a aprendiza-gem com a experincia prvia dos participantes e avaliar a sesso

Os participantes expem suas ideias e sentimentos, avalian-do a abordagem e os contedos da sesso


O facilitador distribui as cpias da sntese da sesso Plano de classificao de documentos. DA-S4-sintese.doc Em seguida, apresenta os contedos dos slides da sesso 4. DA-S4-plano_classifica.ppt

4.1 Abertura

Plano de Classificao de Documentos

O facilitador inicia a sesso 4 dando a conhecer que os principais tpicos so o plano de classificao de documentos e arquivo, a sua estrutura e os cdigos que o compem, abordados de uma forma prtica atravs da elaborao de documentos. O facilitador poder usar as seguintes palavras:

Na sesso anterior pusemos em prtica os instru-mentos de gesto de correspondncias, olhando para os momentos de produo, envio, recepo e divulgao. A utilizao do plano de classifi-cao de documentos possibilita o armazena-mento e a busca rpida dos documentos nos arquivos, organizando a memria da instituio, tanto do ponto de vista legal como histrico. um assunto que todos os funcionrios da Admi-nistrao Pblica devem conhecer bem! Faam bom proveito e bem-vindos sesso 4!


4.2 Sntese da apresentao

O plano de classificao de documentos

Introduo

Nas sesses estudadas at agora, pudemos observar que na referncia dos do-cumentos dever constar, para alm do nmero do documento conforme o nu-merador geral, tambm a classificao do arquivo.

Harmonizar = fazer com que as partes entrem em harmonia e que traba-lhem bem em conjunto para um determinado fim.

O mesmo decreto aprovou tambm um Plano de Classificao de Documen-tos para Actividades-Meio, que funciona como o Classificador de Arquivo referido no nmero 1, do artigo 76 do Decreto n 30/2001, de 15 de Outubro.

Actividades-Meio = actividades comuns a todas as instituies da Admi-nistrao Pblica.

Classificador de arquivo

O Decreto n 36/2007, d

Documents

DOCUMENTOS E ARQUIVO